Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng - Ngô Nguyễn Ngọc Thương

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng - Ngô Nguyễn Ngọc Thương

1. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng LỜI MỞ ĐẦU Yếu tố con ngƣời là một trong những nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Để ngƣời lao động chuyên tâm gắn bó và mang hết khả năng trình độ, sự nhiệt huyết của mình ra để phục vụ cho doanh nghiệp, đó là mong muốn của nhà quản lý. Làm đƣợc điều này sẽ mang lại chodoanh nghiệp những lợi ích không thể tính toán đƣợc. Nhƣng điều đó không đơn giản, nó tổng hợp ở nhiều yếu tố, trong đó yếu tố quan trọng là thu nhập của ngƣời lao động. Tiền lƣơng là biểu thị bằng tiền của chi phí nhân công mà doanh nghiệp trả cho ngƣời lao động theo thời gian và công việc của họ đã cống hiến. Tiền lƣơng là thu nhập chủ yếu của ngƣời lao động. Tiền lƣơng mà doanh nghiệp trả cho ngƣời lao động đƣợc dùng để bù đắp sức lao động mà ngƣời lao động đã bỏ ra. Xét về mối quan hệ thì lao động và tiền lƣơng có quan hệ mật thiết và tác động qua lại với nhau. Trong các chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp, yếu tố con ngƣời luôn đặt ở vị trị hàng đầu. Ngƣời lao động chỉ phát huy hết khả năng khi sức lao động mà họ bỏ ra đƣợc đền bù xứng đáng. Xuất phát từ đặc điểm, ý nghĩa, tầm quan trọng của việc trả lƣơng cho ngƣời lao động, việc hạch toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong các doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng, đƣợc sự giúp đỡ và chỉ dẫn tận tình của giáo viên hƣớng dẫn em đã hoàn thành đề tài: “Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng”. Đề tài tốt nghiệp gồm ba phần: Chƣơng 1: Những lý luận chung về công tác tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại các doanh nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng công tác tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng. Chƣơng 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 1
2. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TRONG DOANH 1.1. Những vấn đề chung về tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong doanh nghiệp. 1.1.1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong doanh nghiệp. Quá trình phát triển của xã hội loài ngƣời dƣới bất kỳ chế độ nào, việc tạo ra của cải vật chất đều không tách rời lao động. Lao động với tƣ cách là hoạt động chân tay và trí óc sử dụng công cụ lao động, biến đối tƣợng lao động thành các sản phẩm có ích phục vụ cho cuộc sống. Nhƣ vậy lao động là diều kiện đầu tiên cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài ngƣời. Để đảm bảo liên tục quá trình tái sản xuất, trƣớc hết phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động. Điều đó có nghĩa là sức mà con ngƣời hao phí trong quá trình sản xuất phải đƣợc bồi hoàn dƣới dạng thù lao lao động. Tiền công hay tiền lƣơng là phần thù lao lao động đƣợc biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho ngƣời lao động căn cứ vào thời gian, khối lƣợng, chất lƣợng sản phẩm họ làm ra. Thực chất tiền lƣơng là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động của ngƣời làm công. Tiền lƣơng là nguồn thu nhập chính của ngƣời lao động. Nó là nguồn đảm bảo cuộc sống của bản thân ngƣời lao động và gia đình họ. Đối với doanh nghiệp khối lƣợng tiền lƣơng trả cho ngƣời lao động đƣợc coi là khoản chi phí kinh doanh. Ngoài tiền lƣơng, công nhân viên chức còn đƣợc nhận các khoản trợ cấp xã hội nhƣ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Tại các doanh nghiệp, hạch toán tiền lƣơng là công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh. Việc hạch toán chi phí lao động có tầm quan trọng đặc biệt vì nó là cơ sở xác định giá thành sản phẩm, chi phí quản lý, chi phí bán hàng. Mặt khác nó còn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ và phúc lợi xã hội. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 2
3. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Dƣới mọi hình thức kinh tế xã hội tiền lƣơng luôn đƣợc coi là một bộ phận quan trong của giá trị hàng hoá. Nó chịu tác động của nhiều yếu tô nhƣ kinh tế, chính trị, xã hội, lịch sử. Ngƣợc lại tiền lƣơng cũng tác động đối với phát triển sản xuất, cải thiện đời sống và ổn định chế độ chính trị xã hội. Chính vì thế không chỉ ở tầm vĩ mô là nhà nƣớc mà ngay cả ngƣời chủ sản xuất, ngƣời lao động đều quan tâm đến chính sách tiền lƣơng. Chính sách tiền lƣơng phải thƣờng xuyên đƣợc đổi mới cho phù hợp với điều kiện kinh tế chính trị xã hội của từng nƣớc trong từng thời kỳ. Trong sản xuất kinh doanh tiền lƣơng là một yếu tố quan trọng của chi phí sản xuất, nó có quan hệ trực tiếp và có tác động đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Để xác định tiền lƣơng , tiền công hợp lý cần phải có cở sở tính đúng, tính đủ giá trị của sức lao động. Đó là giá trị của các yếu tố đảm bảo quá trình tái sản xuất sức lao động, đảm bảo cho ngƣời lao động hoà nhập với thị trƣờng xã hội, thống nhất với giá cả hàng hoá khác hình thành trong từng vùng. Để có một nhân thức đúng về tiền lƣơng, phù hợp với cơ chế quản lý mới, khái niệm tiền lƣơng phải đáp ứng một số yêu cầu sau: - Phải quan niệm sức lao động là một loại hàng hoá của thị trƣờng yếu tố sản xuất. Tính chất hàng hoá của sức lao động có thể bao gồm không chỉ lực lƣợng lao động làm việc trong khu vực kinh tế tƣ nhân, lĩnh vực sản xuất kinh doanh thuộc sở hữu nhà nƣớc mà cả đối với công chức, viên chức trong lĩnh vực quản lý nhà nƣớc, quản lý xã hội. - Tiền lƣơng phải trả là tiền trả cho sức lao động, tức là giá cả của hàng hóa sức lao động mà ngƣời sử dụng và ngƣời cung ứng thoả thuận với nhau theo luật cung cầu, giá cả trên thị trƣờng. - Tiền lƣơng là bộ phận cơ bản hoặc duy nhất trong thu nhập của ngƣời lao động đồng thời là một trong các yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó, tiền lƣơng đƣợc định nghĩa nhƣ sau: “ Tiền lƣơng là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá cả yếu tố sức lao động mà ngƣời Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 3
4. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng sử dụng phải trả cho ngƣời cung ứng lao động tuân theo nguyên tắc cung cầu, giá cả thị trƣờng và pháp luật hiện hành của nhà nƣớc “. Một số khái niệm về tiền lƣơng: - Tiền lƣơng danh nghĩa là khái niệm chỉ số lƣợng tiền tệ mà ngƣời sử dụng lao động phải trả cho ngƣời cung ứng lao động căn cứ vào hợp đồng thoả thuận giữa hai bên trong việc thuê lao động. Trên thực tế, mọi mức lƣơng trả cho ngƣời lao động đều là tiền lƣơng danh nghĩa. Song bản thân tiền lƣơng danh nghĩa lại chƣa thể cho ta một nhận thức đầy đủ về mức trả công thực tế cho ngƣời lao động. Lợi ích mà ngƣời cung ứng sức lao động nhận đƣợc ngoài việc phụ thuộc vào mức lƣơng danh nghĩa còn phụ thuộc vào giá cả hàng hoá, dịch vụ và số lƣợng thuế mà ngƣời lao động sử dụng tiền lƣơng đó để mua sắm hoặc đóng thuế. - Tiền lƣơng thực tế là số lƣợng tƣ liệu sinh hoạt và dịch vụ mà ngƣời lao động có thể mua đƣợc bằng tiền lƣơng của mình sau khi đã đóng các khoản thuế theo quy định. - Tiền lƣơng tối thiểu từ trƣớc đến nay đƣợc xem là cái ngƣỡng để xây dựng các mức lƣơng khác, tạo thành hệ thống tiền lƣơng của một ngành nào đó, hoặc hệ thống tiền lƣơng chung thống nhất của một nƣớc, là căn cứ để xác định chính sách tiền lƣơng. Với quan niệm nhƣ vậy, mức lƣơng tối thiểu đƣợc coi là một yếu tố rất quan trọng của một chính sách tiền lƣơng, nó liện hệ chặt chẽ với ba yếu tố: mức sống trung bình dân cƣ của một nƣớc, chỉ số giá cả hàng hoá sinh hoạt, loại lao động và điều kiện lao động. Tiền lƣơng tối thiểu là mức lƣơng trả cho ngƣời làm công việc đơn giản nhất( không qua đào tạo ) với điều kiện lao động và môi trƣờng lao động bình thƣờng. Luật hoá mức lƣơng tối thiểu nhằm hạn chế sự giãn cách quá lớn giữa tiền lƣơng danh nghĩa và tiền lƣơng thực tế, là hình thức can thiệp của chính phủ vào chính sách tiền lƣơng trong điều kiện thị trƣờng lao động luôn có số cung tiềm tàng lớn hơn số cầu. - Tiền thƣởng thực chất là khoản tiền bổ sung cho tiền lƣơng nhằm quán triệt hơn nguyên tắc phân phối theo lao động và nâng cao hiệu quả trong sản xuấ Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 4
5. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng kinh doanh của các doanh nghiệp. Tiền thƣởng là một trong những biện pháp khuyến khích vật chất đối với ngƣời lao động trong quá trình làm việc qua đó nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lƣợng sản phẩm, rút ngắn thời gian làm việc. 1.1.2. Vai trò của tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong doanh nghiệp. Tiền lƣơng nhằm đảm bảo chi phí để tái sản xuất sức lao động. Đây là chi phí để tái sản xuất sức lao động. Đây là thấp nhất của tiền lƣơng phải nuôi sống ngƣời lao động và duy trì sức lao động của họ. - Vai trò kích thích của tiền lƣơng: vì động cơ của tiền lƣơng, ngƣời lao động phải có trách nhiệm cao trong công việc, tiền lƣơng phải tạo ra đƣợc sự say mê nghề nghiệp, không ngừng nâng cao trình độ về chuyên môn và các lĩnh vực khác. - Vai trò điều phối lao động của tiền lƣơng: với tiền lƣơng thoả đáng, ngƣời lao động tự nguyện nhận mọi công việc đƣợc giao dù ở đâu, làm gì hay bất cứ khi nào trong điều kiện sức lực và trí tuệ của họ cho phép. - Vai trò quản lý lao động của tiền lƣơng: doanh nghiệp sử dụng công cụ tiền lƣơng còn với mục đích khác là thông qua theo dõi trả lƣơng mà kiểm tra theo dõi giám sát ngƣời lao động làm việc theo ý đồ của mình, đảm bảo tiền lƣơng chi ra phải đem lại kết quả và hiệu quả rõ rệt. Hiệu quả của tiền lƣơng không chỉ tính theo tháng. Đối với doanh nghiệp, tiền lƣơng là một yếu tố của chi phí sản xuất. Đối với ngƣời cung ứng sức lao động, tiền lƣơng là nguồn thu nhập chủ yếu. Mục đích của ngƣời sử dụng lao động là lợi nhuận còn mục đích của ngƣời lao động là tiền lƣơng. Đối với ngƣời lao động, tiền lƣơng nhận đƣợc thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy năng lực sáng tạo để làm tang năng suất lao động. Mặt khác khi năng suất lao động tăng thì lợi nhuận doanh nghiệp sẽ tăng , do đó nguồn phúc lợi của Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 5
6. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng doanh nghiệp mà ngƣời lao động nhận đƣợc cũng sẽ tăng lên, nó là phẩn bổ sung thêm cho tiền lƣơng, làm tăng thu nhập và tăng lợi ích cho ngƣời cung ứng sức lao động. Tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên với mục tiêu và lợi ích của doanh nghiệp, xoá bỏ sự ngăn cách giữa ngƣời chủ doanh nghiệp và ngƣời lao động làm cho ngƣời lao động có trách nhiệm hơn, tự giác hơn trong công việc. Ngƣợc lại, nếu doanh nghiệp trả lƣơng không hợp lý thì chất lƣợng công việc bị giảm sút, hạn chế khả năng làm việc. Biểu hiện rõ nhất là tình trạng cắt xén thời gian làm việc, lãng phí nguyên, nhiên vật liệu và thiết bị. Từ đó dẫn đến tình trạng di chuyển lao động sang các doanh nghiệp khác có mức lƣơng hấp dẫn hơn, làm mất nguồn nhân lực quan trọng 1.1.3. Nhiệm vụ, yêu cầu của hạch toán tiền lƣơng. Trong một doanh nghiệp, để công tác kế toán hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và trở thành một công cụ đắc lực phục vụ công tác quản lý toàn doanh nghiệp thì nhiệm vụ của bất kỳ công tác kế toán nào cũng đều phải dựa trên đặc điểm, vai trò của đối tƣợng đƣợc kế toán. Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng cũng không nằm ngoài quy luật này. Tính đúng thù lao lao động và thanh toán đầy đủ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng cho ngƣời lao động một mặt kích thích ngƣời lao động quan tâm đến thời gian lao động, đến chất lƣợng và kết quả lao độg mặt khác góp phần tính đúng đắn và đầy đủ chi phí và giá thành sản phẩm, hay chi phí của hoạt động. Vì vậy kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng phải thực hiện những nhiệm cụ cơ bản sau đây: - Theo dõi, ghi chép, phản ánh, tổng hợp chính xác, đầy đủ, kịp thời về số lƣợng chất lƣợng, thời gian lao động. Tính toán các khoản tiền lƣơng, tiền thƣởng, các khoản trợ cấp phải trả cho ngƣời lao động và tình hình thanh toán các khảon đó cho ngƣời lao động. Kiểm tra việc sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lƣơng trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và việc sử dụng các quỹ này. - Tính toán và phân bổ các khoản chi phí tiền lƣơng và các khoản trích Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 6
7. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng theo lƣơng và chi phí sản xuất, kinh doanh theo từng đối tƣợng. Hƣớng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn; mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng đúng chế độ. - Lập báo cáo về lao động, tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, đề xuất biện pháp để khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động, ngăn ngừa những vi phạm kỷ luật lao động, vi pham chính sách chế độ về lao động, tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng. 1.2. Hạch toán số lƣợng, thời gian, kết quả lao động. 1.2.1. Hạch toán số lƣợng lao động. Để quản lý lao động về mặt số lƣợng, doanh nghiệp sử dụng sổ theo dõi lao động. Sổ này hạch toán về mặt số lƣợng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề (cấp bậc kỹ thuật) của công nhân viên. Phòng lao động có thể lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho tueng bộ phận để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Căn cứ vào chứng từ ban đầu là bảng chấm công tại mỗi bộ phận, phòng kế toán tập hợp và hạch toán số lƣợng lao động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng chấm cộng kế toán có thể nắm đƣợc từng ngày có bao nhiêu ngƣời làm việc, bao nhiêu ngƣời nghỉ với lý do gì. 1.2.2. Hạch toán thời gian lao động. Hạch toán thời gian lao động là công việc đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác ngày công, giờ công làm việc thực tế cũng nhƣ ngày nghỉ việc, ngừng việc của từng ngƣời lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Trên cơ sở này tính lƣơng phải trả cho ngƣời lao động. Bảng chấm công là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 7
8. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng gian lao động trong các doanh nghiệp. Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc trong tháng thực tế và vắng mặt của cán bộ công nhân viên trong tổ, đội, phòng ban Bảng chấm công phải lập riêng cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban và dùng trong một tháng. Danh sách ngƣời lao động ghi trong sổ danh sách lao động của tƣng bộ phận đƣợc ghi trong bảng chấm công, số liệu của chúng phải khớp nhau. Tổ trƣởng tổ sản xuất hoặc trƣởng các phòng ban là ngƣời trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đợn vị của mình. Trong bảng chấm công những ngày nghỉ theo quy định nhƣ ngày lễ tết, chủ nhật đều phải đƣợc ghi rõ ràng. Bảng chấm công phải để tại một địa điểm công khai để ngƣời lao động giám sát thời gian lao động của chính mình. Cuối tháng tổ trƣởng, trƣởng phòng tập hợp tình hình sử dụng lao động cung cấp cho kế toán phụ trách. Nhân viên kế toán kiểm tra và xác nhận hàng ngày trên bảng chấm công; sau đó tiền hành tập hợp số liệu báo cáo tổng hợp lên phòng lao động tiền lƣơng. Cuối tháng, các bảng chấm công đƣợc chuyển cho phòng kế toán để tiến hành tính lƣơng. Đối với các trƣờng hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động thì phải có phiếu nghỉ ốm do bệnh viện, cơ sở y tế cấp và xác nhận. Còn đối với các trƣờng hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân nào đều phải đƣợc phản ánh vào biên bản ngừng việc, trong đó nêu rõ nguyên nhân ngừng việc và ngƣời chịu trách nhiệm đẻ làm căn cứ tính lƣơng và xử lý thiệt hại xảy ra. Những chƣng từ này đƣợc chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ tính trợ cấp, bảo hiểm xã hội sau khi đã đƣợc tổ trƣởng căn cứ vào những chứng từ đó ghi vào bảng chấm công theo những kí hiệu quy định. 1.2.3. Hạch toán kết quả lao động. Hạch toán kết quả lao động là một nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý và hạch toán lao động ở các doanh nghiệp. Công việc tiến hành là ghi chép chính xác kịp thời số lƣợng hoặc chất lƣợng sản phẩm hoặc khối lƣợng công việc hoàn thành của từng cá nhân, tập thể làm căn cứ tính lƣơng và trả lƣơng chính xác. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 8
9. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp, ngƣời ta sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau để hạch toán kết quả lao động . Các chứng từ ban đầu đƣợc sử dụng phổ biến để hạch toán kết quả lao động là phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành , hợp đồng giao khoán, Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm (công việc) hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân ngƣời lao động. Phiếu này so ngƣời giao việc lập và phải có đầy đủ chữ ký của ngƣời giao việc , ngƣời nhận việc, ngƣời kiểm tra chất lƣợng sản phẩm và ngƣời duyệt. Phiếu đƣợc chuyển cho kế toán tiền lƣơng để tính lƣơng áp dụng trong hình thức trả lƣơng theo sản phẩm. Hợp đồng giao khoán công việc là chứng từ giao khoán ban đầu đối với trƣờng hợp giao khoán công việc. Đó là bản ký kết giữa ngƣời giao khoán và ngƣời nhận khoán với khối lƣợng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao đông cho ngƣời nhân khoán. Trƣờng hợp khi nghiệm thu phát hiện sản phẩm hỏng thì cán bộ kiểm tra chất lƣợng cùng với ngƣời phụ trách bộ phận lập phiếu báo hỏng để làm căn cứ lập biên bản xử lý. Số lƣợng, chất lƣợng công việc đã hoàn thành và đƣợc nghiệm thu đƣợc ghi vào chứng từ hạch toán kết quả lao động mà doanh nghiệp sử dụng và sau khi đã ký duyệt nó đƣợc chuyển về phòng kế toán tiền lƣơng làm căn cứ tính lƣơng và trả lƣơng cho công nhân thực hiện. 1.2.4. Hạch toán thanh toán với ngƣời lao động. Dựa trên cơ sở các chứng từ hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiền lƣơng tiến hành tính lƣơng sau khi kiểm tra các chứng từ trên. Công việc tính lƣơng, tính thƣởng và các khoản khác phải tra cho ngƣời lao động theo hình thức lƣơng đang áp dụng tại công doanh nghiệp, kế toán lao động tiền lƣơng lập bảng thanh toán tiền lƣơng, bảng thanh toán tiền thƣởng. Bảng thanh toán tiền lƣơng là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lƣơng, Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 9
10. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng phụ cấp cho ngƣời lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh. Bảng thanh toán lƣơng đƣợc thanh toán cho từng bộ phận tƣơng ứng với bảng chấm công. Trong bảng thanh toán tiền lƣơng, mỗi công nhân viên đƣợc ghi một dòng căn cứ vào bậc lƣơng, mức lƣơng, thời gian làm việc để tính lƣơng cho từng ngƣời. Sau đó kế toán lao động tiền lƣơng lập bảng thanh toán tiền lƣơng tổng hợp cho toàn doanh nghiệp, tổ đội, phòng ban. Bảng thanh toán tiền lƣơng cho toàn doanh nghiệp sẽ chuyển sang cho kế toán trƣởng, thủ trƣởng đơn vị ký duyệt. Trên cơ sở đó kế toán viết phiếu chi và thanh toán lƣơng cho từng bộ phận. Việc thanh toán lƣơng cho ngƣời lao động thƣờng đƣợc chia làm hai kỳ trong tháng : + Kỳ 1: tạm ứng. + Kỳ 2: thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản phải khấu trừ vào lƣơng của ngƣời lao động theo chế độ quy định. Tiền lƣơng đƣợc trả tận tay ngƣời lao động hoặc tập thể lĩnh lƣơng đại diện do thủ quỹ phát. Khi nhận các khoản thu nhập, ngƣời lao động phải ký vào bảng thanh toán tiền lƣơng. Đối với ngƣời lao động nghỉ phép vẫn đƣợc hƣởng lƣơng thì phần lƣơng này cũng đƣợc tính và chi phí sản xuất kinh doanh. Việc nghỉ phép thƣờng đột xuất, không đều đặn giữa các tháng trong năm do đó cần tiến hành trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép của công nhân vào chi phí của từng kỳ hạch toán. Nhƣ vậy sẽ không làm cho giá thành sản phẩm bị biến đổi đột ngột. Các chứng từ ban đầu đƣợc sử dụng để tính tiền lƣơng, tiền thƣởng và các khoản phụ cấp cũng là cơ sở để tính trích quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn bởi vì các khoản này tính theo phần trăm của lƣơng và các khoản thu nhập khác của ngƣời lao động. Ngoài ra, khi ngƣời lao động đƣợc hƣởng bảo hiểm xã hội, kế toán phải lập phiếu nghỉ hƣởng bảo hiểm xã hội cho từng ngƣời và từ các phiếu này kế toán phải lập bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 10
11. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng 1.3. Các hình thức tiền lƣơng, quỹ lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong doanh nghiệp. 1.3.1. Các hình thức tiền lƣơng. Việc tính và trả lƣơng cho ngƣời lao động là rất quan trọng, ngƣời sử dụng lao động phải tính đúng lƣơng cho ngƣời lao động. Việc trả lƣơng phải đảm bảo đƣợc các nguyên tắc sau: - Trả lƣơng ngang nhau cho lao động nhƣ nhau. Trả công ngang nhau cho lao động nhƣ nhau xuất phát từ nguyên tắc phân phối theo lao động. Những ngƣời lao động khác nhau về tuổi tác, giới tính, trình độ nhƣng có mức hao phí lao động nhƣ nhau thi đƣợc trả lƣơng nhƣ nhau. - Đảm bảo năng suất lao động tăng nhanh hơn tiền lƣơng bình quân. Tăng tiền lƣơng dẫn đến tăng chi phí sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động lại làm giảm chi phí cho từng đơn vị sản phẩm. Một doanh nghiệp chỉ thực sự làm ăn hiệu quả khi chi phí nói chung giảm đi, tức mức giảm chi phí do tăng năng suất lao động phải lớn hơn mức tăng chi phí do tăng tiền lƣơng bình quân. - Đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lƣơng giữa những ngƣời lao động làm các nghề khác nhau trong nền kinh tế quốc dân. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo sự công bằng, bình đẳng trong trả lƣơng cho ngƣời lao động. 1.3.1.1. Hình thức trả lƣơng theo thời gian. Tiền lƣơng trả theo thời gian chủ yếu áp dụng với những ngƣời làm công tác quản lý. Đối với công nhân sản xuất thì hình thức trả lƣơng này chỉ áp dụng ở những bộ phận lao động bằng máy móc là chủ yếu, hoặc những công việc không thể tiến hành định mức một cách chặt chẽ và chính xác hoặc vì tính chất của sản xuất nếu thực hiện việc trả công theo sản phẩm sẽ không đảm bảo chất lƣợng sản phẩm, không đem lại hiệu quả thiết thực. Ƣu điểm của hình thức trả lƣơng theo thời gian là đơn giản dễ quản lý, tình toán nhanh chóng, dễ dàng. Tuy nhiên nhƣợc điểm của hình thức này là tiền lƣơng của ngƣời lao động nhận không liên quan trực tiếp đến sự đóng góp lao động của họ vì thế vì thế sự Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 11
12. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng khuyến khích tinh thần lao động là hạn chế. Hình thức trả lƣơng theo thời gian có hai loại: + Hình thức tra lƣơng theo thời gian đơn giản. + Hình thức trả lƣơng theo thời gian có thƣởng. Chế độ trả lƣơng theo thời gian đơn giản là chế độ tra lƣơng mà tiền lƣơng nhận đƣợc của mỗi ngƣời công nhân do mức lƣơng cấp bậc cao hay thấp và thời gian thực tế làm việc nhiều hay ít quyết định. Chế độ trả lƣơng này chỉ áp dụng ở những nơi khó xác định mức lao động chính xác, kho đánh giá công việc chính xác. Tiền lƣơng theo thời gian có thể tính theo các đơn vị thời gian nhƣ: tháng, tuần, ngày, giờ. - Lƣơng tháng đƣợc quy định sẵn đối với từng bậc lƣơng trong các thang lƣơng, nó có nhiều nhƣợc điểm bởi không tính đƣợc ngƣời làm việc nhiều hay ít ngày trong tháng, do đó không có tác dụng khuyến khích tận dụng đủ số ngày làm việc quy định. Lƣơng tháng thƣờng áp dụng để trả lƣơng cho nhân viên làm công tác quản lý hành chính, quản lý kinh tế và các nhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất. Mức lƣơng tháng = Mức lƣơng cơ bản *(hệ số lƣơng + hệ số phụ cấp) - Mức lƣơng tuần đƣợc trả cho ngƣời lao động căn cứ vào mức lƣơng tháng và số tuần thực tế trong tháng. Lƣơng tuần áp dụng trả cho các đối tƣợng lao động có thời gian lao động không ổn định mang tính chất thời vụ. Tiền lƣơng tháng * 12 tháng Tiền lƣơng tuần = Số tuần làm việc theo chế độ - Lƣơng ngày trả cho ngƣời lao động căn cứ vào mức lƣơng tháng và số ngày làm việc trong tháng. Lƣơng ngày thƣờng áp dụng để trả lƣơng cho lao động trực tiếp hƣởng lƣơng, tính lƣơng cho ngƣời lao động trong những ngày hội họp, học tập hoặc làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ tính trợ cấp bảo hiểm xã hội. Hình thức này có ƣu điểm đơn giản, dễ tính toán, phản ánh đƣợc trình dộ kỹ thuật và điều kiện làm việc của ngƣời lao động. Song nó chƣa gắn liền lƣơng với Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 12
13. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng kết quả lao động của từng ngƣời nên không kích thích việc tận dụng thời gian lao động, nâng cao năng suất lao động và chất lƣợng sản phẩm. Tiền lƣơng tháng Tiền lƣơng ngày = Số ngày làm việc theo chế độ - Mức lƣơng giờ tính dựa trên cơ sở mức lƣơng ngày, nó đƣợc áp dụng để trả lƣơng cho lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hƣởng theo sản phẩm. Ƣu điểm của hình thức này là tận dụng đƣợc thời gian lao động của công nhân nhƣng nhƣợc điểm vẫn chƣa gắn liền tiền lƣơng với kết quả lao động với từng ngƣời, theo dõi phức tạp. Thực tế cho thấy đơn vị thời gian để trả lƣơng càng ngắn thì việc trả lƣơng càng gần với mức độ hao phí lao động thực tế của ngƣời lao động. Tiền lƣơng ngày Tiền lƣơng giờ = Số giờ làm việc theo chế độ Hình thức trả lƣơng theo thời gian có thƣởng là sự kết hợp giữa hình thức trả lƣơng theo thời gian đơn giản với các chế độ tiền thƣởng khi ngƣời lao động đạt đƣợc các chỉ tiêu nhƣ đảm bảo đủ ngày, giờ công, chất lƣợng hiệu quả lao động. Chế độ này chủ yếu áp dụng đối với những công nhân làm việc nhƣ công nhân sửa chữa, công nhân điều khiển, công nhân làm việc ở những khâu sản xuất có trình độ cơ khí hoá. Tiền lƣơng = Lƣơng theo thời gian đơn giản + tiền thƣởng Hình thức này khắc phục nhƣợc điểm của hình thức trả lƣơng theo thời gian giản đơn. Nó vừa phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc của từng ngƣời lao động, vừa gắn chặt thành tích công tác của từng ngƣời thông qua các chỉ tiêu xét thƣởng đạt đƣợc. Vì vậy nó khuyến khích ngƣời lao động quan tâm đến trách nhiệm và kết quả công tác. Do đó cùng với sự phát triển của khoa hoc kỹ thuật thì chế độ tiền lƣơng này ngày càng đƣợc mở rộng hơn. Để phát huy đầy đủ tác dụng, đem lại hiệu quả kinh tế cao, khắc phục những nhƣợc điểm của hình thức trả lƣơng theo thời gian cần lƣu ý: trả lƣơng Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 13
14. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng theo thời gian chỉ có kết quả khi tốc độ công việc đƣợc thực hiện bằng máy móc theo dây chuyền, khi công ty coi chất lƣợng sản phẩm là yếu tố quan trọng, khi việc sản xuất đa dạng. 1.3.1.2. Hình thức trả lƣơng theo sản phẩm. Hình thức này đƣợc áp dụng trả lƣơng cho công nhân sản xuất tạo ra sản phẩm. Tiền lƣơng trả theo sản phẩm là tiền lƣơng mà ngƣời lao công nhân nhận đƣợc phụ thuộc vào đơn giá công cho sản phẩm sản xuất ra theo đúng quy cách chất lƣợng và số lƣợng sản phẩm sản xuất ra. Phƣơng pháp này có tác dụng khuyến khích ngƣời lao động nâng cao năng suất lao động, đặc biệt là những ngƣời muốn nâng cao thu nhập vì tiền lƣơng của họ phụ thuộc trực tiếp vào sản phẩm do họ làm ra. Việc tính toán cũng nhƣ thanh toán lƣơng cho ngƣời lao động nhanh chóng kịp thời do tiền lƣơng đơn giản dễ hiểu. Tuy nhiên nhƣợc điểm lớn của phƣơng pháp này là do chú trọng đến số lƣợng sản phẩm sản xuất ra, ngƣời lao động sẽ không chú ý nhiều đến chất lƣợng sản phẩm làm ra. Bên cạnh đó, ngƣời lao động chỉ nhận đƣợc lƣơng khi có sản phẩm sản xuất ra, nhƣng thực tế đôi khi doanh nghiệp ngừng sản xuất do những sự cố nhƣ mất điện, thiếu nguyên vật liệu thì phƣơng thức trả lƣơng theo sản phẩm sẽ không hiệu quả. Do vậy hình thức trả lƣơng theo sản phẩm chỉ thích hợp với các công việc mà ở đó dây chuyền sản xuất đảm bảo liên tục, các công viêcj có thể định mức đƣợc. Hình thƣc này gồm các chế độ: + Chế độ trả lƣơng theo sản phẩm trực tiếp cá nhận. + Chế độ trả lƣơng theo sản phẩm tập thể. + Chế độ trả lƣơng theo sản phẩm có thƣởng + Chế độ trả lƣơng theo sản phẩm luỹ tiến. + Chế độ trả lƣơng theo sản phẩm gián tiếp. - Tiền lƣơng trả theo sản phẩm trực tiếp là tiền lƣơng trả cho ngƣời lao động đƣợc tính trực tiếp theo số lƣợng sản phẩm. Sản phẩm này phải đúng quy Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 14
15. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng cách, phẩm chất, định mức kinh tế và đơn giá tiền lƣơng sản phẩm đã quy định. Số lƣợng( khối lƣợng) X Đơn giá tiền lƣơng Tiền lƣơng = công việc hoàn thành Tiền lƣơng sản phẩm trực tiếp đƣợc sử dụng để tính lƣơng cho từng ngƣời lao động hay cho một tập thể ngƣời lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất. Đơn giá tiền lƣơng đƣợc xây dựng căn cứ vào mức lƣơng cấp bậc và định mức thời gian hoặc định mức số lƣợng cho công việc đó. Ngoài ra nếu có phụ cấp khu vực thì đơn giá tiền lƣơng còn đƣợc cộng thêm phụ cấp khu vực. Hình thức trả lƣơng theo sản phẩm trực tiếp là hình thức đƣợc sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp phải trả lƣơng cho ngƣời lao động trực tiếp. Vì nó có ƣu điểm đơn giản, dễ tính, quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, sản phẩm làm ra càng nhiều thì lƣơng càng cao. Do đó khuyến khích đƣợc ngƣời lao động quan tâm đến mục tiêu. Tuy nhiên hình thức này có nhƣợc điểm là dễ nảy sinh tình trạng công nhân chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân, lợi ích cục bộ không quan tâm đến lợi ích chung của tập thể đơn vị. - Tiền lƣơng trả theo sản phẩm tập thể là chế độ trả lƣơng trong đó tiền lƣơng đƣợc trả cho một nhóm ngƣời lao động, cho khối lƣợng công việc mà họ đã thực hiện và sau đó tiền lƣơng của mỗi ngƣời đƣợc phân chia theo một phƣơng pháp nhất định. Tiền lƣơng của mỗi ngƣời lao động nhận đƣợc phụ thuộc vào mức lƣơng cấp bậc, thời gian làm việc, mức lao động, nhóm và khôi lƣợng công việc hoàn thành. Tiền lƣơng thực tế cả nhóm đƣợc tính theo: Tiền lƣơng = Đơn giá tiền lƣơng * Sản lƣợng thực tế hoàn thành Chế độ trả lƣơng này có tác dụng nâng cao ý thức trách nhiệm, tinh thần tập thể, tinh thần hợp tác phối hợp một cách có hiệu quả giữa các công nhân trong một tổ, nhóm để cả tổ làm việc có hiệu quả hơn, khuyến khích các tổ làm việc theo mô hình tổ tự quản. Chế độ trả lƣơng sản phẩm tập thể có hạn chế là không khuyến khích tăng năng suất lao động cá nhânvì tiền lƣơng phụ thuộc vào Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 15
16. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng kết quả hoạt động của của cả tổ, có thể phát sinh tình trạng ỷ lại đối với các công nhân. - Tiền lƣơng trả theo sản phẩm có thƣởng là sự kết hợp trả lƣơng theo sản phẩm và phần tiền thƣởng. Phần tiền lƣơng tính theo đơn giá cố định và số lƣợng sản phẩm đã hoàn thành, còn phần tiền thƣởng sẽ căn cứ vào mức độ hoàn thành vƣợt mức các chỉ tiêu kế hoạch về mặt số lƣợng công việc để tính. Tiền lƣơng = TL + TL (1 x h x m )/100 Trong đó: TL: tiền lƣơng theo sản phẩm với đơn giá cố định. m: phần trăm tiền thƣởng cho tỷ lệ hoàn thành vƣợt mức. h: phần trăm hoàn thành vƣợt mức đƣợc thƣởng. Chế độ tiền lƣơng này khuyến khích công nhân tích cực làm việc hoàn thành vƣợt mức sản lƣợng để tăng tiền lƣơng nhận đƣợc qua việc trả thƣởng cho những sản phẩm hoàn thành vƣợt mức. Việc phân tích, tính toán, xác định các chỉ tiêu thƣởng không chính xác hợp lý có thể làm tăng chi phí tiền lƣơng, bội cho quỹ tiền lƣơng. - Tiền lƣơng trả theo sản phẩm luỹ tiến đƣợc áp dụng ở những khâu yếu trong sản xuất. Trong chế độ này áp dụng hai loại đơn giá để trả cho những sản phẩm đã hoàn thành và đơn giá luỹ tiến dùng để tính trả cho những sản phẩm vƣợt mức khởi điểm (đơn giá luỹ tiến là đơn giá cố định nhân với tỷ lệ tăng đơn giá). Tiền lƣơng = ĐG x Qtt + ĐG x k (Qtt – Qo) Trong đó ĐG: đơn giá cố định tính theo sản phẩm. Qo: sản lƣợng mức khởi điểm. Qtt: sản lƣợng thực tế hoàn thành. k: tỷ lệ tăng thêm để có đƣợc sản phẩm luỹ tiến. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 16
17. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Việc tăng đơn giá cho những sản phẩm vƣợt mức khởi điểm làm cho công nhân tích cực làm việc tăng năng suất. Chế độ này làm cho tốc độ tăng của tiền lƣơng lớn hơn tốc độ tăng của năng suất lao động. - Tiền lƣơng trả theo sản phẩm gián tiếp đƣợc áp dụng để trả lƣơng cho những ngƣời làm công việc gián tiếp nhƣ phụ trợ hay phục vụ mà công việc của họ ảnh hƣởng nhiều đến kết quả lao động của công nhân chính hƣởng lƣơng theo sản phẩm. Đơn giá tiền lƣơng đƣợc tính theo công thức: Lcb ĐG = M x Qo Trong đó ĐG: đơn giá tiền lƣơng cho công nhân phục vụ. Lcb: lƣơng cơ bản của công nhân phục vụ. M: mức phục vụ của công nhân phục vụ. Qo: mức sản lƣợng của công nhân chính. Tiền lƣơng của công nhân phục vụ nhận đƣợc là: Tiền lƣơng = Đơn giá tiền lƣơng * mức hoàn thành của công nhân chính. Ngoài ra ở nhiều đơn vị sản xuất, tiền lƣơng của bộ phận lao động quản lý cũng đƣợc hƣởng lƣơng theo sản phẩm gián tiếp. Chế độ lƣơng này khuyến khích công nhân phục vụ tốt hơn cho hoạt động của công nhân chính, góp phần tăng năng suất lao động của công nhân chính. Tiền lƣơng của công nhân phụ phụ thuộc vào kết quả làm việc của công nhân chính, mà kết quả này nhiều khi lai chịu tác động của nhiều yếu tố khác. Do vậy, chế độ trả lƣơng này có thể hạn chế sự cố gắng làm việc của công nhân phụ hoặc không đánh giá chính xác công việc của công nhân phụ. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 17
18. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng 1.3.1.3. Hình thức trả lƣơng khoán. Chế độ trả lƣơng khoán áp dụng cho những công việc nếu giao từng chi tiết bộ phận nhỏ sẽ không có lợi, mà phải giao toàn bộ khôi lƣợng công việc cho công nhân (nhóm công nhân) hoàn thành trong một thời gian nhất định. Chế độ này áp dụng cho cả cá nhân và tập thể. Tiền lƣơng đƣợc tính nhƣ sau: Tiền lƣơng = ĐG x Qtt Trong đó ĐG: đơn giá khoán cho một sản phẩm hay một công việc. Qtt: số lƣợng sản phẩm, công việc đƣợc hoàn thành. Theo hình thức này, công nhân đƣợc giao việc và tự chịu trách nhiệm với công việc đó cho tới khi hoàn thành. Có 2 phƣơng pháp khoán: khoán công việc và khoán quỹ lƣơng. - Khoán công việc: theo hình thức này, doanh nghiệp quy định mức tiền lƣơng cho mỗi công việc hoặc khối lƣợng sản phẩm hoàn thành. Ngƣời lao động căn cứ vào mức lƣơng này có thể tính đƣợc tiền lƣơng của mình thông qua khối lƣợng công việc mình đã hoàn thành. Cách trả lƣơng này áp dụng cho những công việc lao động đơn giản, có tính chất độ xuất nhƣ bốc dỡ hàng, sửa chữa nhà cửa - Khoán quỹ lƣơng: theo hình thức này, ngƣời lao động biết trƣớc số tiền lƣơng mà họ sẽ nhận sau khi hoàn thành công việc và thời gian hoàn thành công việc đƣợc giao. Căn cứ vào khôi lƣợng từng công việc hoặc khối lƣợng sản phẩm và thời gian cần thiết để hoàn thành mà doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lƣơng. Trả lƣơng theo cách khoán quỹ lƣơng áp dụng cho những công việc không thể định mức cho từng bộ phận công việc hoặc những công việc mà xét ra giao khoán từng công việc chi tiết thì không có lợi về mặt kinh tế, thƣờng là những công việc cần hoàn thành đúng thời hạn. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 18
19. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Trả lƣơng theo cách này tạo cho ngƣời lao động có sự chủ động trong công việc sắp xếp tiến hành công việc của mình từ đó tranh thủ thời gian hoàn thành công việc đƣợc gian. Còn đối với ngƣời giao khoán thì yên tâm về thời gian hoàn thành. Nhƣợc điểm của phƣơng pháp trả lƣơng này là dễ gây ra hiện tƣợng làm bừa làm ẩu không đảm bảo chất lƣợng do muốn đảm bảo thời gian hoàn thành. Vì vậy, muốn áp dụng phƣơng pháp này thì công tác kiểm nghiệm chất lƣợng sản phẩm trƣớc khi giao nhận phải đƣợc coi trọng, thực hiện chặt chẽ. 1.3.2. Quỹ lƣơng. Quỹ lƣơng là toàn bộ số tiền lƣơng trả cho số công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý, sử dụng và chi trả lƣơng. Quỹ tiền lƣơng của doanh nghiệp gồm: - Tiền lƣơng trả cho ngƣời lao động trong thời gian làm việc thực tế và các khảon phụ cấp thƣờng xuyên nhƣ phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụ cấp khu vực - Tiền lƣơng trả cho ngƣời lao động trong thời gian ngừng sản suất, do những nguyên nhân khách quan, thời gian cho phép. - Các khoản phụ cấp thƣờng xuyên: phụ cấp học nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp dạy nghề, phụ cấp công tác lƣu động, phụ cấp cho những ngƣời làm công tác khoa học – kỹ thuật có tài năng. Về phƣơng diện hạch toán kế toán, quỹ lƣơng của doanh nghiệp đƣợc chia thành 2 loại: tiền lƣơng chính, tiền lƣơng phụ + Tiền lƣơng chính: là tiền lƣơng trả cho ngƣời lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính gồm tiền lƣơng cấp bậc và các khoản phụ cấp. + Tiền lƣơng phụ: là tiền lƣơng trả cho ngƣời lao động trong thời gian họ không thực hiện nhiệm vụ chính, thời gian ngƣời lao động nghỉ phép, nghỉ lễ, ngừng sản xuất đƣợc hƣởng lƣơng theo chế độ. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 19
20. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Trong công tác hạch toán kế toán tiền lƣơng chính của công nhân sản xuất đƣợc hạch toán trực tiếp vào chi phí từng loại sản phẩm, tiền lƣơng phụ của công nhân sản xuất đƣợc hạch toán và phân bổ gián tiếp vào chi phí sản xuất các loại sản phẩm có liên quan theo tiêu phân bổ thích hợp. 1.3.3. Các khoản trích theo lƣơng. 1.3.3.1. Bảo hiểm xã hội. Nhằm từng bƣớc mở rộng và nâng cao việc đảm bảo vật chất giúp phần ổn định đời sống cho ngƣời lao động và gia đình trong trƣờng hợp ngƣời lao động ốm đau, thai sản, hết tuổi lao động, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, mất việc hoặc các khó khăn khác. Mọi ngƣời lao động có tham gia đóng bảo hiểm xã hội đều có quyền hƣởng. chính sách bảo hiểm xã hội đƣợc áp dụng, đối với tất cả các thành viên trong xã hội. Chính sách bảo hiểm xã hội đƣợc áp dụng đối với tất cả các thành viên trong xã hội, đối với tất cả ngƣời la ođộng làm việc trong mọi thành phần kinh tế. Việc quản lý và sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội phải thống nhất theo chế độ tài chính của nhà nƣớc và theo nguyên tắc hạch toán độc lập. Từ ngày 1/1/2010, mức trích lập bảo hiểm xã hội là 22% trên quỹ tiền lƣơng tiền công đóng bảo hiểm xã hội. Trong đó ngƣời lao động đóng góp 6% và ngƣời sử dụng lao động đóng góp 16%. Tỷ lệ này cứ 2 năm sẽ tăng thêm 2% ( trong đó ngƣời lao động đóng góp thêm 1% và ngƣời sử dụng lao động đóng góp thêm 1%) cho đến kho tỷ lệ trích lập đạt 26%, trong đó ngƣời lao động đóng 8% và ngƣời sử dụng lao động đóng 18%. 1.3.3.2. Bảo hiểm y tế. Thực chất của bảo hiểm y tế là sự trợ cấp y tế cho ngƣời tham gia bảo hiểm nhằm giúp đỡ họ một phần nào đủ trang trảt tiền khám, chữa bệnh, tiền viện phí, thuốc men. Mục đích của bảo hiểm y tế là tạo lập một mạng lƣới bảo vệ sức khoẻ cho toàn bộ cộng đồng, không kể đến địa vị xã hội hay mức thu nhập cao hay thấp, bảo hiểm y tế áp dụng cho những ngƣời tham gia đóng góp bảo hiểm y tế thông qua việc mua thẻ bảo hiểm. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 20
21. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đối với ngƣời lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên, ngƣời lao động là ngƣời quản lý doanh nghiệp hƣởng tiền lƣơng, cán bộ, công chức viên chức thì mức trích lập bảo hiểm y tế bằng 4,5% mức tiền lƣơng cơ bản của ngƣời lao động, trong đó ngƣời sử dụng lao động đóng góp 3% và ngƣời lao động đóng góp 1,5%. 1.3.3.3. Bảo hiểm thất nghiệp. Bảo hiểm thất nghiệp ra đời sẽ giúp phần ổn định đời sống và hỗ trợ cho ngƣời lao động đƣợc học ngề và tìm việc làm, sớm đƣa họ trở lại làm việc. Bên cạnh đó bảo hiểm thất nghiệp cũng làm giảm gánh nặng cho ngân sách nhà nƣớc và doanh nghiệp. Bảo hiểm thất nghiệp là một biện pháp hỗ trợ ngƣời lao động trong nền kinh tế thị trƣờng. Bên cạnh việc hỗ trợ một khoản tài chính đảm bảo ổn định cuộc sống cho ngƣời lao động trong thời gian mất việc thì mục đích chính của bảo hiểm thất nghiệp là thông qua các hoạt động đào tạo nghề, tƣ vấn, giới thiệu việc làm, sớm đƣa những lao động thất nghiệp tìm đƣợc một việc làm mới thích hợp và ổn định. Tỷ lệ trích lập bảo hiểm thất nghiệp của doanh nghiệp của doanh nghiệp là 2% trong đó ngƣời lao động đóng góp 1% và ngƣời sử dụng lao động đóng góp 1%, ngoài ra hàng tháng nhà nƣớc hỗ trợ từ ngân sách bằng 1% quỹ tiền lƣơng, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của những ngƣời lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp. 1.3.3.4. Kinh phí công đoàn. Công đoàn là một tổ chức đoàn thể đại diện cho ngƣời lao động nói lên tiếng nói chung cảu ngƣời lao động, đứng ra bảo vệ quyền lợi cho ngƣời lao động. Đồng thời, công đoàn cũng là ngƣời hƣớng dẫn, điều chỉnh thái độ của ngƣời lao động đối với công việc, với ngƣời sử dụng lao động. Theo chế độ hiện hành hàng tháng doanh nghiệp trích 2% kinh phí công đoàn trên tổng sô tiền lƣơng thực tế phải trả công nhân viên trong tháng và tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tƣợng sử dụng lao động. Toàn Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 21
22. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng bộ số kinh phí công đoàn trích đƣợc một phần nộp lên cơ quan công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. 1.4. Tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong doanh nghiệp. 1.4.1. Chứng từ sử dụng. Tiền lƣơng có vai trò hết sức quan trọng tỏng doanh nghiệp. Nó là công cụ khuyến khích ngƣời lao động và là bộ phận cấu thành nên chi phí của doanh nghiệp. Sổ sách của bộ phận lao động tiền lƣơng trong doanh nghiệp đƣợc lập dựa trên cơ sở các chứng từ ban đầu lập khi tuyển dụng, nâng bậc, thôi việc, mọi biến động về lao động đƣợc ghi chép kịp thời vào sổ lao động làm căn cứ cho việc tính lƣơng phải trả và các chế độ khác cho ngƣời lao động. Hệ thống chứng từ kế toán tiền lƣơng tại các doanh nghiệp sử dụng bao gồm Bảng chấm công Bảng thanh toán lƣơng Bảng thanh toan bảo hiểm xã hội. Bảng thanh toán tiền thƣởng Phiếu làm thêm giờ. Phiếu xác nhận công việc, hợp đồng giao khoán, Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số chứng từ khác liên quan. 1.4.2. Tài khoản sử dụng. - TK 334 – Phải trả công nhân viên: phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán cho ngƣời lao động của doanh nghiệp về tiền lƣơng và các khoản có tính chất lƣơng thuộc về thu nhập của ngƣời lao động. Kết cấu và nội dung của tài khoản: + Số dƣ đầu kỳ: phản ánh các khảon tiền lƣơng, tiền thƣởng còn phải trả cho ngƣời lao động lúc đầu kỳ. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 22
23. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng + Phát sinh tăng (ghi bên có): phản ánh tiền lƣơng phải trả cho các bộ phận trong doanh nghiệp, tiền lƣơng phải tả cho công nhân nghỉ phép hoặc công nhân nghỉ theo mùa vụ. + Phát sinh giảm (ghi bên nợ): phản ánh số tiền lƣơng doanh nghiệp đã trả cho cán bộ công nhân viên, các khoản khấu trừ vào lƣơng của ngƣời lao động. Tài khoản 334 có thể có số dƣ bên Nợ nếu số tiền đã trả quá số phải trả về tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng và các khoản khác cho công nhân viên. - TK 338 – Phải trả phải nộp khác: phản ánh các khoản trích theo lƣơng (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn) + Số dƣ đầu kỳ (bên Có): phản ánh số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn có ở đơn vị đầu lỳ hạch toán. + Phát sinh tăng (ghi bên Có): phản ánh các khoản trích theo lƣơng phải trả cho các bộ phận + Phát sinh giảm (ghi bên Nợ): phản ánh số tiền đã nộp lên cơ quan cấp trên, cơ quan bảo hiểm. + Số dƣ cuối kỳ: phản ánh số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn có ở đơn vị cuối kỳ. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 23
24. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng 1.4.3. Trình tự hạch toán. 1.4.3.1. Hạch toán tiền lƣơng. TK 141,138,338,333 TK334 TK622,627,641,642 Các khoản khấu trừ vào Lƣơng và các khoản mang tính lƣơng chất lƣơng phải trả ngƣời lao động TK3383 TK111,112 BHXH phải trả ngƣời lao động Thanh toán tiền lƣơng và các khoản cho CNVC TK 431 TK 512 Tiền thƣởng phải trả ngƣời lao động Thanh toán lƣơng bằng sản phẩm TK 335 TK 3331 Phải trả tiền lƣơng nghỉ phép Thuế GTGT của công nhân sản xuất nếu trích trƣớc Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán tiền lƣơng. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 24
25. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng 1.4.3.1. Hạch toán các khoản trích theo lƣơng. TK334 TK338 TK622,627,641,642 Số BHXH phải trả Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định tính trực tiếp cho CNVC vào chi phí. TK334 Trích BHXH, BHYT, BHTN TK111,112 theo tỷ lệ qui định trừ vào thu nhập của CNVC Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan quản lý TK111,112 Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Thu hồi BHXH, KPCĐ chi vƣợt, chi hộ đƣợc cấp Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lƣơng Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 25
26. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng 1.5. Vận dụng hệ thống sổ sách vào tổ chức hạch toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng. Việc tổ chức hạch toán và ghi sổ tổng hợp tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơnglà phụ thuộc vào hình thức ghi sổ mà doanh nghiệp chọn. Chế độ hình thức ghi sổ kế toán đƣợc quy định áp dụng thống nhất đối với doanh nghiệp bao gồm 4 hình thức: + Nhật ký chứng từ: có đặc trƣng riêng về số lƣợng và loại sổ. trong hình thức này có 10 nhật ký chứng từ đƣợc đánh số từ số 1 – 10. Hình thức kế toán này tâp hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo tài khoản đối ứng Nợ. Nhật ký chứng từ kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế, kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. + Nhật ký sổ cái: là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi đặc trƣng về số lƣợng sổ, loại sổ, kết cấu sổ. Đặc trƣng của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký sổ cái. + Chứng từ ghi sổ: hình thức kế toán này có đặc trƣng cơ bản là căn cứ trực tiếp ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Chứng từ này do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. + Nhật ký chung: là hình thức kế toán đơn giản số lƣợng sổ sách gồm: sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết. Đặc trƣng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều phải đƣợc ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 26
27. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Chøng tõ gèc NhËt ký chung Sæ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi TK B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ hoặc cuối tháng. Đối chiếu. Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chung. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 27
28. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng CHƢƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MATEXIM HẢI PHÒNG 2.1.Khái quát chung về công ty cổ phần Matexim Hải Phòng. Tên doanh nghiệp : Công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Tên tiếng Anh : Material and Techial Export-Import Corporation Tên giao dịch : MATEXIM HAI PHONG Trụ sở : Số 1 Lê Lai - Ngô Quyền - Hải Phòng Mã số thuế : 0200575118 Tài khoản : 710A – 00359 Ngân hàng Công thƣơng-Hồng Bàng-Hải Phòng 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần Matexim Hải phòng Công ty cổ phần MATEXIM tiền thân là Chi nhánh vật tƣ Hải Phòng thuộc công ty thiết bị toàn bộ trực thuộc Tổng công ty máy động lực và máy nông nghiệp - Bộ công nghiệp, đƣợc thành lập cách đây trên 30 năm và thành lập lại theo Quyết định số 214/QĐ/TCNSDT do Bộ trƣởng Bộ công nghiệp nặng cấp ngày 05/03/1993. Giai đoạn 1985 – 1993: Tiền thân của Công ty cổ phần MATEXIM là Xí nghiệp giao nhận vật tƣ Hải Phòng. Thời kì này chức năng chủ yếu của Xí nghiệp chỉ đơn thuần là kho chuyên lƣu giữ tiếp nhận vật tƣ thiết bị và giao lại cho các đơn vị trên toàn quốc theo kế hoạch và chỉ đạo của cấp trên.Thời kì này các chức năng kinh doanh chƣa phát triển. Đây là giai đoạn sơ khai của bƣớc chuyển từ chế độ bao cấp sang chế độ kinh doanh xã hội chủ nghĩa. Thực ra giai đoạn này chỉ là chuẩn bị vẫn còn nặng nề tƣ tƣởng bao cấp. Kế hoạch hàng năm do cấp trên phân bổ, hầu nhƣ số lƣợng mặt hàng chủ yếu tập trung vào hàng kim khí. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 28
29. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Giai đoạn 1993 – 1998: Năm 1993 khi Xí nghiệp chuyển thành Chi nhánh vật tƣ Hải Phòng, lãnh đạo chi nhánh đã có nhiều cải tiến đáng kể. Đây là giai đoạn tự trang trải, là giai đoạn khó khăn nhất của chi nhánh, là thời kì thực hiện nghị quyết trung ƣơng Đảng VII, tiến hành đổi mới về mọi mặt. Quản lý kinh tế xã hội trong thời gian này bắt đầu có xu hƣớng mở rộng và đổi mới, dần xoá bỏ bao cấp, các đơn vị đƣợc tƣ do tìm hƣớng đi phù hợp với điều kiện thực tế. Tình hình đó buộc các cấp lãnh đạo Chi nhánh và cán bộ công nhân viên cùng phải năng động hơn, mạnh dạn tìm các đối tác, mở rộng lĩnh vực kinh doanh, đa dạng hoá các mặt hàng. Dần dần các nợ đọng cũng thu hồi đƣợc một phần, nợ cũ thanh toán hết, bắt đầu tích luỹ đƣợc, làm ăn có lãi, ổn định đƣợc một số mặt hàng chủ lực, xây dựng khách hàng truyền thống. Giai đoạn 1998 – 2003: giai đoạn tập thể lãnh đạo chi nhánh đã có nhiều đổi mới tích cực về mọi mặt. Hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh đã hoà nhập và thích nghi trong cơ chế thị trƣờng có sự quản lý của nhà nƣớc theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa. Giai đoạn đầu năm 2004 đến nay: do có xu hƣớng hội nhập của nền kinh tế thế giới và chủ trƣơng chính sách của Đảng và Nhà Nƣớc về việc chuyển đổi cơ câu doanh nghiệp Nhà nƣớc sang công ty cổ phần. Chi nhánh đã đƣợc chuyển đổi thành Công ty cổ phần MATEXIM theo Quyết định số 198/2003/QĐ – BCN ngày 27/11/2003 của Bộ trƣởng bộ công nghiệp. Qua quá trình hoạt động, với nỗ lực và quyết tâm của ban lãnh đạo và tập thể Công ty đã khắc phục khó khăn và nhanh chóng phát triển thành một đơn vị dựa trên nền tảng cạnh tranh bằng chữ tín và khả năng linh hoạt đáp ứng cung cấp vật tƣ, thiết bị của khách hàng. 2.1.2. Đặc điểm kinh doanh của Công ty CP Matexim Hải Phòng 2.1.2.1. Chức năng của công ty. - Kinh doanh các mặt hàng: + Sắt thép và các vật tƣ phục vụ sản xuất thép, kim loại màu, thứ liệu, phế Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 29
30. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng liệu sắt thép, kim loại màu, nhựa + Phân bón, hoá chất, vật tƣ nông nghiệp + Vật liệu xây dựng, trang trí nội thất + Phƣơng tiện vận tải + Gỗ và các sản phẩm từ gỗ; than, khoáng sản + Các loại vật tƣ, thiết bị và hàng hoá khác - Khai thác, tiếp nhận, bảo quản và vận chuyển vật tƣ, thiết bị, hàng hoá - Cho thuê kho bãi, văn phòng, nhà xƣởng - Kinh doanh bất động sản - Nuôi trồng, chế biến thuỷ hải sản, nông/lâm sản - Đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá 2.1.2.2. Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong qúa trình hoạt động. Trụ sở của công ty đuợc đặt ở một nơi rất thuận lợi, đó là nằm ngay ở vị trí đầu mối giao thông, thuận lợi trong việc giao dịch kinh doanh, trao đổi về thông tin kinh tế thị trƣờng. Công ty có đƣợc một tổng giám đốc có năng lực điều hành, quản lý tốt, có những phƣơng pháp, đƣờng lối phát triển công ty đúng đắn mang tính chiến luợc. Đây cũng chính là cơ sở để bộ máy công ty vận hành và phát triển vững chắc trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay. Lợi thế so sánh với các công ty khác trên địa bàn của công ty là vị thế kinh doanh và uy tín của công ty trên thị trƣờng trong lĩnh vực phân phối thép xây dựng. Công ty đã trải qua một thời gian dài với nhiều năm phát triển bền vững trong lĩnh vực này. - Sự khó khăn thƣờng gặp của công ty là vốn kinh doanh. Nhu cầu sử dụng vốn của công ty khá lớn do đó để huy động một lƣợng vốn lớn đáp ứng kịp Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 30
31. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng thời trong kinh doanh là rất khó khăn. Công ty đang đi vào hoạt động trong thời kỳ Đảng và Nhà nƣớc có chủ trƣơng đẩy mạnh sức cạnh trạnh của nền kinh tế nên công ty phải đƣơng đầu với nhiều rủi ro hơn trong kinh doanh. 2.1.2.4. Những thành tích cơ bản của công ty cổ phần Matexim trong những năm qua. Từ năm 2001 với chức năng là tổng đại lý tại phía bắc cho công ty thép Miền Nam, Matexim Hải Phòng đã xây dựng thành công và đƣa thép Miền Nam vốn chỉ quen thuộc ở thị trƣờng phía Nam trở thành thƣơng hiệu có vị thế trên toàn quốc. Từ đó công ty đã xúc tiến rộng rãi lĩnh vực phân phối thép xây dựng cho các nhà sản xuất thép. Hiện tại công ty còn là nhà phân phối chính thức các sản phẩm thép xây dựng cho các công ty thép nhƣ: Thép VSC- POSSCO, Thép Việt – Úc, công ty gang thép Thái Nguyên, Trong thời gian qua công ty đã cung cấp các sản phẩm thép xây dựng cho nhiều công trình lớn trên phạm vi toàn quốc: công trình nhà máy xi măng Cẩm Phả, nhà máy đóng tàu Bạch Đằng, công trình cầu cảng Đình Vũ, 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Công ty hoạt động và điều hành theo mô hình, cơ cấu tổ chức của một công ty cổ phần gồm có: đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, ban kiểm soát, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ. - Đại hội đồng cổ đông: quyết định tổng số cổ phần đƣợc quyền chào bán và mức cổ tức hàng năm của từng cổ phần, bầu hội đồng quản trị và ban kiểm soát, thông qua điều lệ công ty, - Hội đồng quản trị: có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi của công ty, quyết định chiến lƣợc phát triển của công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức giám đốc, phó giám đốc, kế toán trƣởng, - Ban kiểm soát: kiểm tra tính hợp lý của các hoạt động quản lý, điều hành Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 31
32. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng hoạt động kinh doanh, ghi chép sổ sách kế toán, báo cáo tài chính. - Ban giám đốc gồm: + Tổng giám đốc: do hội đồng quản trị bổ nhiệm và bãi nhiệm theo đề nghị của các thành viên trong hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm chung về hoạt động kinh doanh, trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực kinh doanh, quản lý, đề bạt, điều động nhân sự, nâng lƣơng + Phó tổng giám đốc: do tổng giám đốc bổ nhiệm và bãi nhiệm theo đề nghị của hội đồng quản trị ; chiu trách nhiệm chung về các mặt hoạt động kinh doanh. - Phòng kinh doanh: tổng hợp phân tích mọi hoạt động kinh doanh có hiệu quả, tham mƣu cho ban giám đốc, xây dựng phƣơng án kinh doanh, soạn thảo hợp đồng kinh tế, triển khai thực hiện các phƣơng án kinh doanh Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 32
33. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản Ban kiểm soát trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng kinh Phòng tổ chức Phòng tài chinh kế doanh hành chính toán Cửa hàng kinh doanh Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty CP Matexim HP - Phòng tài chính kế toán: tham mƣu cho ban giám đốc về quản lý hoạt động tài chính, hạch toán kế toán , tổng hợp số liệu, báo cáo kết quả hoạt đông kinh doanh tình hình sử dụng tài chính, tiền vốn, bảo đảm quyền chủ động trong kinh doanh; thƣc hiện chế độ báo cáo định kì, đáp ứng yêu cầu kiểm tra thanh tra về tài chính của cấp trên. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 33
34. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng - Phòng tổ chức hành chính: quản lý về văn thƣ lƣu trữ, mua sắm các thiết bị văn phòng theo yêu cầu; quản lý ngƣời lao động, giải quyết các chế độ chính sách đối với ngƣời lao động nhƣ chế độ tiền lƣơng, bảo hiểm, hƣu trí, 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng. 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Để thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của công tác kể toán cũng nhƣ yêu cầu hạch toán kế toán của công ty, công ty cổ phần Matexim Hải Phòng đã cố gắng tổ chức công tác kế toán một cách khoa học hợp lý, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành của nhà nƣớc và vận dụng thích ứng với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Kế toán trƣởng Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Thủ quỹ tổng hợp thanh toán kho công nợ Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế toán của công ty CP Matexim HP. Phòng tài chính kế toán gồm 6 ngƣời, mỗi ngƣời có chức năng nhiệm vụ khác nhau, cụ thể nhƣ sau: - Kế toán trƣởng: là ngƣời chịu trách nhiệm chung trƣớc giám đốc về công tác kế toán, trực triếp phụ trách công tác chỉ đạo điều hành về tài chính, tổ chức và hƣớng dẫn thực hiện các chính sách, chế độ quy định của nhà nƣớc. - Kế toán tổng hợp: là ngƣời thay kế toán trƣởng điều hành công tác kế toán tài chính khi kế toán trƣởng đi vắng; căn cứ vào số liệu của các kế toán phần hành thực hiện công tác kế toán cuối kỳ, xác định kết quả kinh doanh, lập Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 34
35. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng báo cáo, kiểm tra giám sát các hoạt động tài chính phát hiện ngăn chặn các trƣờng hợp vi phạm. - Kế toán thanh toán: theo dõi thu chi tiền mặt, tiền lƣơng, các khoản thanh toán qua ngân hàng, các khoản vay ngân hàng, chí phí nghiệp vụ kinh doanh; kiểm soát chứng từ thu chi và báo cáo tình hình thu chi. - Kế toán công nợ: theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả, thu chi tiền mặt, các khoản vay ngân hàng để từ đó kịp thời thực hiện việc thanh toán các khoản nợ và đòi nợ từ khách hàng; tính lƣơng,chi tạm ứng, viết hóa đơn bán hàng. - Kế toán kho: cập nhật chi tiết lƣợng hàng hoá, dụng cụ xuất ra, lƣợng mua vào; tiến hành kiểm kê đối chiếu sổ sách với thủ kho về lƣợng nhập, xuất, tồn kho; theo dõi quản lý tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định kịp thời phân bổ vào chi phí. - Thủ quỹ : phản ánh thu, chi, tồn quỹ tiền mặt đối chiếu thực tế với sổ sách, phát hiện các sai sót; bảo quản tiền mặt của công ty, thực hiện thu chi theo đúng nguyên tắc 2.1.4.2. Tổ chức hệ thống chứng từ. Công ty đã tổ chức, vận dụng hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính. 2.1.4.3. Tổ chức hệ thống tài khoản. Công ty đã tổ chức, vận dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 35
36. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng 2.1.4.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán. Để phù hợp tình hình kinh doanh thực tế, công ty áp dụng hệ thông kế toán theo hình thức “Nhật ký chung” Chứng từ Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 2.3.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Quy trình hạch toán theo hình thức “Nhật ký chung” nhƣ sau: - Hàng ngày từ các chứng từ kế toán, kế toán vào sổ nhật ký chung và sổ chi tiết. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 36
37. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng -Từ sổ nhật ký chung, định kỳ kế toán vào sổ cái các tài khoản. - Cuối tháng từ sổ chi tiết kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết và đối chiếu với sổ cái. Từ sổ cái kế toán lập bảng cân đối số phát sinh. -Từ bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo tài chính. Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ: sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết. 1.4.5.Tổ chức hệ thống báo cáo. Ngoài 4 báo cáo tài chính ( Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính ) doanh nghiệp còn sử dụng thêm một số báo cáo để phuc vụ cho yêu cầu quản trị nhƣ: Báo cáo doanh thu, báo cáo các khoản nợ phải thu phải trả. 2.2. Thực trạng tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty cổ phần Matexim. 2.2.1. Hạch toán lao động. Hạch toán lao động bao gồm hạch toán thời gian lao động, hạch toán số lƣợng lao động và hạch toán kết quả lao động. Lao động tại công ty có đặc điểm: cán bộ quản lý là những ngƣời tốt nghiệp đại học, cao đẳng, trung cấp tại các trƣờng trong nƣớc; số lao động làm việc tại bộ phận bán hàng chủ yếu là lao động phổ thông. - Để hạch toán đƣợc số lao động trong toàn công ty trƣớc hết cần xác định số lao động trong các phòng ban tại thời điểm hạch toán dựa vào hợp đồng lao động và dựa trên sổ theo dõi lao động của công ty do bộ phận nhân sự theo dõi. Bộ phận nhân sự lập sổ theo dõi theo động cho toàn công ty và cho từng phòng ban để nắm chắc tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện có. Trƣởng các phòng ban có nhiệm vụ theo dõi số lƣợng lao động, kịp thời thông báo khi có sự thay đổi. - Để hạch toán thời gian lao động, công ty sử dụng bảng chấm công. Bảng Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 37
38. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng chấm công là chứng từ dùng để ghi chép thời gian lam việc và vắng mặt thực tế của ngƣời lao động trong tháng. Bảng chấm công đƣợc lập riêng cho từng phòng ban quản lý, từng cửa hàng, đội xe và đội bảo vệ. Trƣởng phòng, đội trƣởng là ngƣời trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào thực tế. Bảng chấm công đƣợc để công khai để ngƣời lao động có thể trực tiếp theo dõi. Đối với các lái, phụ xe của đội xe thì hàng ngày khi nhận xe phải sử dụng phiếu giao nhận xe trong đó ghi rõ ngày giờ nhận xe, trả xe và tình trạng của xe khi bàn giao. - Để hạch toán kết quả lao động, đối với công ty có sự khác biệt giữa các bộ phận. Đối với các phòng ban quản lý sử dụng bản đánh giá kết quả công việc. Đối với các cửa hàng sử dụng phiếu xác nhận số lƣợng hàng hoá tiêu thụ. Đối với đội xe sử dụng phiếu xác nhận công việc. Các phiếu này đƣợc lập thành 2 liên: 1 liên lƣu và 1 liên chuyển cho kế toán tiền lƣơng làm cơ sở tính và thanh toán lƣơng cho ngƣời lao động. 2.2.2. Chứng từ, tài khoản, sổ sách sử dụng. 2.2.2.1. Chứng từ sử dụng. - Bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc. - Bảng tính lƣơng, các khoản trích theo lƣơng. - Bảng thanh toán lƣơng, tạm ứng lƣơng. - Giấy xin nghỉ ốm, giấy khám sức khoẻ. - Phiếu chi lƣơng. Cùng với bảng chấm công thì các phiếu chi lƣơng, các bảng tính lƣơng thanh toán lƣơng, bảng tính các khoản trích theo lƣơng đƣợc kế toán sử dụng làm căn cứ để ghi hạch toán tiền lƣơng. 2.2.2.2. Tài khoản và sổ sách sử dụng. - Các tài khoản đƣợc sử dụng để hạch toán tiền lƣơng là: TK 334- Phải trả ngƣời lao động; TK 338- Phải trả phải nộp khác; TK 141- Tạm ứng; Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 38
39. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng - Các sổ sách đƣợc sử dụng là: sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản. Kế toán công ty mở sổ chi tiết tài khoản 334 theo dõi cho các đối tƣợng là khối văn phòng và bộ phận bán hàng. Để theo dõi các khoản trích theo lƣơng, kế toán mở các sổ chi tiết 3382- Kinh phí công đoàn; 3383- Bảo hiểm xă hội; 3384- Bảo hiểm y tế. 2.2.3. Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng 2.2.3.1. Tính lƣơng cho nhân viên quản lý doanh nghiệp. Đối với nhân viên quản lý, công ty áp dụng hình thức trả lƣơng theo thời gian. Tiền lƣơng của ngƣời lao động bao gồm lƣơng chính, các khoản phụ cấp. TL = TLc + PC + TN Trong đó: + TL: tiền lƣơng tháng nhận đƣợc. + TLc: tiền lƣơng chính. + PC: các khoản phụ cấp. + TN: tiền trách nhiệm. - Tiền lƣơng chính đƣợc xác định theo hợp đồng lao động mà ngƣời lao động kí kết với công ty. Tiền lƣơng công ty cam kết trả là lƣơng tháng (ngƣời lao động đƣợc nghỉ ngày thứ 7 và chủ nhật), từ đó xác định mức lƣơng ngày trả cho ngƣời lao động. Tiền lƣơng ngƣời lao động nhận đƣợc tƣơng ứng với số ngày ngƣời lao động làm việc thực tế (đƣợc tính trong bảng chấm công ). - Các khoản phụ cấp đƣợc trả cho ngƣời lao động theo quy định của công ty và cũng đƣợc ghi trong hợp đồng lao động. Các khoản phụ cấp bao gồm tiền ăn ca, tiền xăng xe, tiền điện thoại. + Tiền ăn ca 300.000 đ. + Tiền xăng xe 200.000 đ. + Tiền điện thoại 100.000 đ. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 39
40. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng - Ngƣời lao động là trƣởng các phòng ban và đội bảo vệ nhận đƣợc tiền trách nhiệm + Tiền trách nhiệm cho nhân viên bảo vệ 200.000 đ. + Tiền trách nhiệm cho ngƣời là trƣởng các phòng ban 500.000 đ. Ví dụ1: Nhân viên phòng kế toán Nguyễn Thị Lan Anh + mức lƣơng tháng là 2.500.000 đ. + số ngày công thực tế là 23. + các khoản phụ cấp là 500.000 đ. + làm thêm giờ ngày thứ bảy, chủ nhật là 12 giờ Mức lƣơng ngày = 2.500.000/23 = 108.695đ Tiền làm thêm giờ = 108.695/8 *12 *2 = 326.085đ Lƣơng = 2.500.000/23*23 + 500.000 + 326.085 = 3.326.085đ - Đối với ngày nghỉ lễ và thứ bảy,chủ nhật, ngƣời lao động có làm việc thì lƣơng đƣợc tính: thứ bảy,chủ nhật đƣợc tính gấp 2 lần, ngày nghỉ lễ đƣợc tính gấp 3 lần so với ngày thƣờng. Ví dụ 2: Nhân viên bảo vệ Nguyễn Văn Phú + mức lƣơng tháng 2.000.000 đ. + số ngày công thực tế 23. + các khoản phụ cấp 500.000 đ. + tiền trách nhiệm 200.000 đ. Lƣơng = 2.000.000/23*23 + 500.000 + 200.000 = 2.700.000đ. 2.2.3.2. Tính lƣơng cho nhân viên bán hàng. Đối với nhân viên bán hàng, công ty áp dụng hình thức trả lƣơng theo thời gian và trả lƣơng theo doanh thu. Tiền lƣơng của ngƣời lao động bao gồm lƣơng chính, các khoản phụ cấp và lƣơng theo doanh thu. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 40
41. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng TL = TLc + Ldt + PC Trong đó: + TL: tiền lƣơng tháng nhận đƣợc. + TLc: tiền lƣơng chính. + PC: các khoản phụ cấp. + Ldt: lƣơng theo doanh thu. + TN: tiền trách nhiệm. - Tiền lƣơng chính đƣợc xác định theo hợp đồng lao động mà ngƣời lao động kí kết với công ty. Tiền lƣơng công ty cam kết trả là lƣơng tháng, từ đó xác định mức lƣơng ngày trả cho ngƣời lao động. Tiền lƣơng ngƣời lao động nhận đƣợc tƣơng ứng với số ngày ngƣời lao động làm việc thực tế (đƣợc tính trong bảng chấm công ). - Các khoản phụ cấp đƣợc trả cho ngƣời lao động theo quy định của công ty và cũng đƣợc ghi trong hợp đồng lao động. Các khoản phụ cấp bao gồm tiền ăn ca, tiền xăng xe, tiền điện thoại. + Tiền ăn ca 300.000 đ. + Tiền xăng xe 200.000 đ. + Tiền điện thoại 100.000 đ. - Lƣơng theo doanh thu là khoản tiền lƣơng đƣợc trả theo số lƣợng hàng mà nhân viên bán đƣợc trong tháng. Ngƣời lao động khi bán đƣợc số lƣợng hàng nhất định thì nhận đƣợc số tiền theo quy định của công ty. Theo quy định của công ty, trong tháng mỗi nhân viên bán hàng khi bán đƣợc 100 tấn hàng thì cứ bán thêm đƣợc 10 tấn hàng nhân viên đƣợc 50.000đ. Ví dụ: nhân viên Nguyễn Mạnh Cƣờng + Mức lƣơng tháng 1.500.000đ. + Số ngày công 23. + Phụ cấp 600.000 Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 41
42. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng + Lƣơng theo doanh thu: 500.000 ( bán đƣợc 200 tấn hàng) + Tiền làm thêm giờ thứ bảy, chủ nhật là 391.302đ Lƣơng = 1.500.000/23*23 + 600.000 + 500.000 + 391.302 = 2.991.302đ 2.2.3.3. Tính lƣơng cho đội xe. Đối với đội xe, công ty áp dụng hình thức trả lƣơng theo thời gian và trả lƣơng theo chuyến hàng. Tiền lƣơng của ngƣời lao động bao gồm lƣơng chính, các khoản phụ cấp và lƣơng theo chuyến hàng. TL = TLc + Ldt + PC Trong đó: + TL: tiền lƣơng tháng nhận đƣợc. + TLc: tiền lƣơng chính. + PC: các khoản phụ cấp. + Ldt: lƣơng theo chuyến hàng. - Tiền lƣơng chính đƣợc xác định theo hợp đồng lao động mà ngƣời lao động kí kết với công ty. Tiền lƣơng công ty cam kết trả là lƣơng tháng, từ đó xác định mức lƣơng ngày trả cho ngƣời lao động. Tiền lƣơng ngƣời lao động nhận đƣợc tƣơng ứng với số ngày ngƣời lao động làm việc thực tế ( đƣợc tính trong bảng chấm công ). - Các khoản phụ cấp đƣợc trả cho ngƣời lao động theo quy định của công ty và cũng đƣợc ghi trong hợp đồng lao động. Khoản phụ cấp của đội lái xe bao gồm tiền ăn ca và tiền điện thoại cho lái xe. + Tiền ăn ca 300.000 đ + Tiền xăng xe 200.000đ + Tiền điện thoại 100.000 đ - Tiền lƣơng theo chuyến hàng là số tiền ngƣời lao động nhận đƣợc cho mỗi lần chở hàng cho khách hàng. Theo quy định của công ty thì mỗi xe chở trên 14 chuyến đƣờng dài, từ chuyến thứ 15 mỗi chuyến đƣợc nhận 200.000đ Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 42
43. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng (chia đều cho lái xe và phụ xe) và cứ 2 chuyến nội tỉnh thì đƣợc tính là 1 chuyến đƣờng dài. Ví dụ: Lái xe Nguyễn Văn Vũ + mức lƣơng tháng 2.000.000 đ. + số ngày công 23. + các khoản phụ cấp 600.000 đ, tiền trách nhiệm 200.000đ + số chuyến xe đƣờng dài 17, số chuyến trên định mức là 3 Lƣơng = 2.000.000/23*23 + 600.000 + 200.000 + 3* 100.000 =3.100.000 đ 2.2.3.4. Tính các khoản trích theo lƣơng. Đối với các nhân viên trong công ty thì ngoài tiền lƣơng nhận đƣợc, nhân viên còn đƣợc nhân thêm khoản trợ cấp phúc lợi xã hội khác nhƣ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Bên cạnh đóng góp của nhân viên, công ty cũng đóng góp vào quỹ này theo tỷ lệ mà nhà nƣớc quy định. - Quỹ bảo hiểm xã hội đƣợc hình thành bằng việc trích 20% tổng tiền lƣơng trong quỹ lƣơng cơ bản của cong ty trong đó 15% sẽ đƣợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty; phần còn lại 5% do ngƣời lao động đóng góp và đƣợc trừ trực tiếp vào lƣơng hàng tháng của cán bộ nhân viên. Quỹ bảo hiểm xã hội sẽ đƣợc nộp lên cơ quan bảo hiểm xã hội. Hàng tháng khi có nghiệp vụ phát sinh, công ty ứng trả cho công nhân viên. Đến cuối tháng, công ty chuyển chứng từ tới cơ quan bảo hiểm xã hội quận để làm thủ tục thanh toán giữa công ty và cơ quan bảo hiểm. Mức bảo hiểm xã hội của nhân viên = 75% lƣơng cơ bản * số ngày nghỉ hƣởng lƣơng. Số ngày nghỉ hƣởng lƣơng bảo hiểm xã hội không vƣợt quá số ngày theo chế độ. - Quỹ bảo hiểm y tế đƣợc hình thành bằng việc trích 3% trên tổng quỹ lƣơng cơ bản của công ty, trong đó 2% do công ty đóng góp đƣợc tính vào chi Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 43
44. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng phí, 1% do ngƣời lao động đóng góp và đƣợc trừ vào lƣơng. - Quỹ kinh phí công đoàn đƣợc hình thành bằng việc trích 2% trên tổng quỹ lƣơng phải trả ngƣời lao động và toàn bộ khoản nay đƣợc công đóng góp tính vào chi phí của công ty. Theo quy định của nhà nƣớc mức lƣơng tối thiểu là 650.000đ. Việc tính các khoản trích theo lƣơng đƣợc thực hiện nhƣ sau: công ty sử dụng lƣơng tối thiểu và hệ số lƣơng để tính quỹ lƣơng cơ bản từ đó tính các khoản trích theo lƣơng. Ví dụ: Nhân viên phòng kế toán Nguyễn Thị Lan Anh có hệ số lƣơng là 2,77, lƣơng tháng nhận đƣợc là 3.326.085đ + Các khoản trích theo lƣơng tính vào chi phí: Bảo hiểm xã hội = 2,77 * 650.000 * 15% = 270.075đ. Bảo hiểm y tế = 2.77 * 650.000 * 2% = 36.010đ Kinh phí công đoàn = 3.326.085 * 2% = 66.522đ + Các khoản trừ vào lƣơng: Bảo hiểm xã hội = 2.77 * 650.000 * 5% = 90.025đ Bảo hiểm y tế = 2.77 * 650.000 * 1% = 18.005đ 2.2.3.5. Kế toán tổng hợp tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng. Trong tháng khi phát sinh các nghiệp vụ về tiền lƣơng, từ chứng từ gốc kế toán lập phiếu kế toán ghi rõ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định khoản và số tiền. Từ phiếu kế toán, kế toán ghi sổ nhật ký chung. Từ sổ nhật ký chung, kế toán vào sổ cái các tài khoản. Ví dụ 1: Công ty thanh toán lƣơng tháng 11 vào ngày 10/12. Kế toán dựa vào bảng thanh toán lƣơng tháng 11 để viết phiếu chi lƣơng: phiếu chi số 11(Biểu số 01) số tiền 176.125.324 đ. Kế toán lập phiếu kế toán số 34/12 định khoản: Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 44
45. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Nợ TK 334 176.125.324 Có TK 111 176.125.324 Từ định khoản trên kế toán ghi sổ nhật ký chung (Biểu số 10) Từ sổ nhật ký chung kế toán ghi sổ cái TK 334 (Biểu số 11), TK 111. - Ví dụ 2: Cuối tháng kế toán tập hợp các bảng chấm công tại các phòng ban (Biểu số 04), các phiếu xác nhận công việc để thực hiện việc tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng cho ngƣời lao động. Kế toán lập các bảng thanh toán lƣơng (Biểu số 05), bảng tính các khoản trích theo lƣơng, các khoản trừ vào lƣơng cho các phòng ban (Biểu số 06). Dựa vào các bảng tính cho từng phòng ban, kế toán lập bảng tổng hợp cho toàn công ty. Căn cứ vào bảng lƣơng tổng hợp thanh toán lƣơng cho cả công ty (Biểu số 07) và bảng phân bổ tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội (Biểu số 08) để phản ánh số tiền lƣơng các khoản phụ cấp phải trả cho ngƣời lao động và các khoản trích theo lƣơng, kế toán lập phiếu kế toán số 122/12 (Biểu số 09) định khoản nhƣ sau: Tính lƣơng: Nợ TK 641 87.269.530 Nợ TK 642 101.160.850 Có TK 334 188.430.380 Trích theo lƣơng: Nợ TK 641 7.409.621 Nợ TK 642 10.832.277 Có TK 338 18.241.898 Dựa vào bảng tổng hợp thanh toán lƣơng toàn công ty (Biểu số 07) để phản ánh các khoản trừ vào lƣơng của ngƣời lao động kế toán lập phiếu kế toán số 123/12 định khoản nhƣ sau: Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 45
46. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Nợ TK 334 5.108.220 Có TK 338 5.108.220 Từ các định khoản trên kế toán vào sổ nhật ký chung ( biểu số 10). Từ sổ nhật ký chung vào các sổ cái TK 334 (Biếu số 11), TK 338 (Biểu số 12 ), TK 641 (Biểu số 14), TK 642 (Biểu số 13) và vào các sổ chi tiết TK 334, 338 mở chi tiết cho từng đối tƣợng ( các biểu số 15, số 16, số 17, số 18, số 19). - Ví dụ 3: Trong kỳ phát sinh các trƣờng hợp nghỉ nhân viên nghỉ ốm và xác định là đƣợc cơ quan bảo hiểm thanh toán thì công ty sẽ thanh toán trƣớc cho ngƣời lao động. Sau đó căn cứ vào các chứng từ mà công ty tập hợp đã gửi lên, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ thanh toán số tiền àa công ty đã trả cho ngƣời lao động. Dựa vào giấy chứng nhận nghỉ việc hƣởng bảo hiểm xã hội (Biểu số 02), kế toán sẽ lập danh sách ngƣời lao động nghỉ việc hƣởng bảo hiểm trợ cấp (Biểu số 03) và tính ra số tiền phải trả cho ngƣời lao động. Kế toán lập phiếu kế toán số 121 định khoản: Nợ TK 138 444.511 Có TK 334 444.511 Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 46
47. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần MATEXIM Hải Phòng Mẫu số: 02 – TT Địa chỉ: Số 1 Lê Lai - Ngô Quyền - HP (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển số: 10 Ngày 10 tháng 12 năm 2009 Số: PC11 Nợ: 334 Có: 111 Họ tên ngƣời nhận tiền: theo bảng lƣơng tháng 11 Có: 111 Địa chỉ: công ty cổ phần Matexim Lý do chi: tiền lƣơng Số tiền: 176.125.324 (Viết bằng chữ:) Một trăm bảy mƣơi sáu triệu một trăm hai mƣơi lăm nghìn ba trăm hai mƣơi tƣ đồng. Kèm theo: 01 chứng từ gốc Ngày 15 tháng 12 năm 2009. Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Ngƣời lập Ngƣời trƣởng phiếu nhận tiền (ký, họ tên, (ký, họ tên) đóng dấu) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phạm Văn Hoàng Việt Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):Nguyễn. .T. Hát Thu Chu Hải Nam + Tỷ giá ngoại tệ: + Số tiền quy đổi: Biểu số 01: Phiếu chi Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 47
48. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng TÊN CƠ SỞ Y TẾ Mẫu số: C65-HD (Ban hành theo QĐ số:51/2007/QĐ- BTC ngày 22/6/2007 của Bộ trƣởng BTC) Số KB/BA GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ VIỆC HƢỞNG BHXH Quyển số: Số: Họ và tên: Phạm Đức Vinh ngày tháng năm sinh 26/05/1983 Đơn vị công tác: Công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Lý do nghỉ việc: Viêm khớp Số ngày cho nghỉ: 4 ngày. (Từ ngày 14/12 đến hết ngày 17/12) XÁC NHẬN CỦA PHỤ TRÁCH ĐƠN VỊ Ngày .tháng năm . Số ngày thực nghỉ 4 ngày Y BÁC SĨ KCB (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 02: Giấy chứng nhận nghỉ hƣởng BHXH Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 48
49. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Tên đơn vị : Công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Mã đơn vị : DANG SÁCH NGƢỜI LAO ĐỘNG ĐỀ NGHỊ HƢỞNG CHẾ ĐỘ ỐM ĐAU Tháng 12 năm 2009 Số hiệu tài khoản Mở tại Tổng số lao động Trong đó nữ: Số đơn vị đề nghị Số sổ Tiền lƣơng Thời gian Số ngày nghỉ Số tiền STT Họ và tên Ghi chú BHXH đóng BHXH đóng BHXH Lk đầu Trong kỳ năm 1 Phạm Đức Vinh 2004105 1.599.000 1 N 6 T 4 4 218.045 Nv bán hàng 2 Nguyễn Thị Thuý 6062722 1.521.000 2 N 3 T 2 2 103.705 Nv kinh doanh 3 Lê Thanh Hƣơng 6363885 1.800.500 4 N 9 T 2 2 122.761 Nv kinh doanh Tổng cộng 444.511 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc Biểu số 03: Danh sách ngƣời lao động đề nghị hƣởng chế độ. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 49
50. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Bộ phận: Phòng kế toán BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 12 NĂM 2009 Ngày trong tháng Quy ra công S Chức Nghỉ việc Nghỉ việc T Họ và tên Lƣơng Hƣởng vụ 1 2 3 4 5 6 7 25 26 27 28 29 30 31 hƣởng hƣởng % T thời gian BHXH 100% lƣơng lƣơng 1 Tạ Bích Loan TP x x x x x x x x x x 23 2 Lê Thanh Hƣơng NV x x x x x x x x x x 23 3 Chu Hải Nam NV x x x x x x x x x x 23 4 Nguyễn Thị Lan Anh NV x x x x x x x x x x 23 5 Nguyễn Thị Thuỷ NV x x x x x x x x x x 23 6 Vũ Thị Hà Thu NV x x x x x x x x x x 23 Cộng 138 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc Biểu số 04: Bảng chấm công. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 50
51. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Bộ phận: Phòng kế toán BẢNG THANH TOÁN LƢƠNG THÁNG 12 NĂM 2009 S Các khoản trừ vào Tiền T Chức Ngày Lƣơng Tiền làm lƣơng Ký Họ tên Phụ cấp trách Tổng lƣơng Thực nhận T vụ công chính thêm giờ nhận nhiệm BHXH BHYT 1 Tạ Bích Loan KTT 23 4.000.000 700.000 500.000 521.739 5.721.739 143.000 28.600 5.550.139 2 Lê Thanh Hƣơng NV 23 3.000.000 500.000 391.305 3.891.305 108.225 21.645 3.761.435 3 Chu Hải Nam NV 23 2.700.000 500.000 352.173 3.552.173 97.500 19.500 3.435.173 4 Nguyễn Thị Lan Anh NV 23 2.500.000 500.000 326.085 3.326.085 90.025 18.005 3.218.055 5 Nguyễn Thị Thuỷ NV 23 2.500.000 500.000 326.085 3.326.085 90.025 18.005 3.218.055 6 Vũ Thị Hà Thu NV 23 2.500.000 500.000 326.085 3.326.085 90.025 18.005 3.218.055 Tổng 17.200.000 3.200.000 500.000 2.243.472 23.143.472 618.800 123.760 22.400.912 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc Biểu số 05: Bảng thanh toán lƣơng. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 51
52. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Bộ phận: Phòng kế toán BẢNG TÍNH CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG THÁNG 12 NĂM 2009 S Các khoản trích theo lƣơng tính vào chi phí Các khoản trừ vào lƣơng Chức Hệ Lƣơng T Họ và tên vụ số tối thiểu BHXH BHYT KPCĐ Tổng BHXH BHYT Tổng T 1 Tạ Bích Loan KTT 4.4 650.000 429.000 57.200 114.435 600.635 143.000 28.600 171.600 2 Lê Thanh Hƣơng NV 3.33 650.000 324.675 43.290 77.826 445.791 108.225 21.645 129.870 3 Chu Hải Nam NV 3.00 650.000 292.500 39.000 71.043 402.543 97.500 19.500 117.000 4 Nguyễn Thị Lan Anh NV 2.77 650.000 270.075 36.010 66.522 372.607 90.025 18.005 108.030 5 Nguyễn Thị Thuỷ NV 2.77 650.000 270.075 36.010 66.522 372.607 90.025 18.005 108.030 6 Vũ Thị Hà Thu NV 2.77 650.000 270.075 36.010 66.522 372.607 90.025 18.005 108.030 Tổng 1.856.400 247.520 462.870 2.566.790 618.800 123.760 742.560 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc Biểu số 06: Bảng tính các khoản trích theo lƣơng. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 52
53. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần Matexim Hải Phòng BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN LƢƠNG TOÀN CÔNG TY THÁNG 12 NĂM 2009 S Các khoản trừ vào lƣơng Tiền trách Tiền làm T Bộ phận Lƣơng Phụ cấp Tổng lƣơng Thực nhận nhiệm thêm giờ T BHXH BHYT 1 Quản lý doanh nghiệp 76.900.000 16.300.000 4.700.000 3.260.850 101.160.850 2.590.900 518.180 98.051.770 - Các phòng ban 58.400.000 12.300.000 3.000.000 3.260.850 76.960.850 2.083.900 416.780 74.460.170 - Tổ bảo vệ 18.500.000 4.000.000 1.700.000 24.200.000 507.000 101.400 23.591.600 2 Bán hàng 64.000.000 13.300.000 4.100.000 5.869.530 87.269.530 1.665.950 333.190 85.270.390 - Cửa hàng kinh doanh 32.300.000 7.800.000 2.100.000 5.869.530 48.069.530 935.350 187.070 46.947.110 - Đội xe 31.700.000 5.500.000 2.000.000 39.200.000 730.600 146.120 38.323.280 Tổng 140.900.000 29.600.000 8.800.000 9.130.380 188.430.380 4.256.850 851.370 183.322.160 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc Biểu số 07: Bảng tổng hợp thanh toán lƣơng. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 53
54. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần Matexim Hải Phòng BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƢƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI THÁNG 12 NĂM 2009 S TK 334 TK 338 T Đối tƣợng Trách Tổng cộng Lƣơng Phụ cấp Thêm giờ Tổng BHXH BHYT KPCĐ Tổng T nhiệm 1 TK 641 64.000.000 13.300.000 4.100.000 5.869.530 87.269.530 4.997.850 666.380 1.745.391 7.409.621 94.679.151 2 TK 642 76.900.000 16.300.000 4.700.000 3.260.850 101.160.850 7.772.700 1.036.360 2.023.217 10.832.277 111.993.127 3 TK 334 4.256.850 851.370 5.108.220 5.108.220 Cộng 140.900.000 29.600.000 8.800.000 9.130.380 188.430.380 17.027.400 2.554.110 3.768.608 23.350.118 211.780.498 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc Biểu số 08: Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 54
55. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần MATEXIM Hải Phòng Mẫu số: 01 - TT Địa chỉ: Số 1 Lê Lai - Ngô Quyền - HP (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) PHIẾU KẾ TOÁN Số: 122/12 Ngày: 31/12/2009 Nội dung: Cuối tháng tính lƣơng phải trả ngƣời lao động và các khoản trích theo lƣơng tính vào chi phí. STT Diễn giải TK nợ TK có Số tiền 1 Tính ra lƣơng phải trả tháng 12 641 334 87.269.530 642 334 101.160.850 2 Các khoản trích theo lƣơng tính 641 338 7.409.621 vào chi phí 642 338 10.832.277 Cộng 206.672.278 Số tiền bằng chữ: Kèm theo: 01 chứng từ gốc Kế toán trƣởng Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 09: Phiếu kế toán Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 55
56. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần MATEXIM Hải Phòng Mẫu số: S03a - DN Địa chỉ: Số 1 Lê Lai - Ngô Quyền - HP (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm2009 Đơn vị tính: VNĐ Ngày Số hiệu Chứng từ Số phát sinh ghi Diễn giải TK sổ SH NT Nợ Có Nợ Có Phát sinh trong kỳ . . 10/12 PKT 31/12 Thanh toán lƣơng 334 176.125.324 34/12 tháng 11 111 176.125.324 31/12 PKT 31/12 Tính ra bảo hiểm trả 138 444.511 121/12 cho ngƣời lao động 334 444.511 31/12 PTK 31/12 Tính ra lƣơng phải 641 87.269.530 122/12 trả tháng 12 642 101.160.850 334 188.430.380 31/12 PKT 31/12 Các khoản trích theo 641 7.409.621 122/12 lƣơng tính vào chi 642 10.832.277 phí 338 18.241.898 31/12 PKT 31/12 Các khoản trừ vào 334 5.108.220 123/12 lƣơng 338 5.108.220 . Cộng phát sinh 84.200.767.168 84.200.767.168 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc Chu Hải Nam Biểu số 10: TạSổ Bích nhật Loan ký chung. Phạm Văn Hát Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 56
57. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần MATEXIM Hải Phòng Mẫu số: S03b - DN Địa chỉ: Số 1 Lê Lai - Ngô Quyền – HP (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tháng 12 năm 2009 Tên TK: Phải trả ngƣời lao động Số hiệu: TK 334 Ngày Chứng từ Số tiền SHTK tháng Số Ngày Diễn giải đối ứng Nợ Có ghi sổ hiệu tháng Số dƣ đầu kỳ 174.291.780 10/12 PKT 10/12 Thanh toán lƣơng 111 174.291.780 34/12 tháng 11 31/12 PKT 31/12 Tính ra bảo hiểm trả cho 138 444.511 121/12 ngƣời lao động 31/12 PKT 31/12 Tính ra lƣơng phải trả 641 87.269.530 122/12 tháng 12 642 101.160.850 31/12 PKT 31/12 Các khoản trừ vào lƣơng 338 5.108.220 123/12 Cộng phát sinh 179.400.000 188.874.891 Số dƣ cuối kỳ 183.766.671 Ngày 31 tháng 12 năm 2009. Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Chu Hải Nam Tạ Bích Loan Phạm Văn Hát Biểu số 11: Sổ cái Tk 334 Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 57
58. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần MATEXIM Hải Phòng Mẫu số: S03b - DN Địa chỉ: Số 1 Lê Lai - Ngô Quyền - HP (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tháng 12 năm 2009 Tên TK: Phải trả phải nộp khác Số hiệu: TK 338 Ngày Chứng từ Số tiền SHTK tháng Số Ngày Diễn giải đối ứng Nợ Có ghi sổ hiệu tháng Số dƣ đầu kỳ 43.457.522 31/12 PKT 31/12 Các khoản trích theo 641 7.409.621 122/12 lƣơng tháng 12 642 10.832.277 31/12 PKT 31/12 Các khoản trừ vào lƣơng 334 5.108.220 123/12 Cộng phát sinh . 23.350.118 Số dƣ cuối kỳ 66.807.640 Ngày 31 tháng 12 năm2009. Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Chu Hải Nam Tạ Bích Loan Phạm Văn Hát Biểu số 12: Sổ cái Tk 338 Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 58
59. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần MATEXIM Hải Phòng Mẫu số: S03b - DN Địa chỉ: Số 1 Lê Lai - Ngô Quyền – HP (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tháng 12 năm 2009 Tên TK: Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu: TK 642 Ngày Chứng từ Số tiền SHTK tháng Ngày Diễn giải Số hiệu đối ứng Nợ Có ghi sổ tháng Số dƣ đầu kỳ - - . 31/12 PK 31/12 Tính ra lƣơng phải trả 334 101.160.850 122/12 tháng 12 31/12 PK 31/12 Các khoản trích theo 338 10.832.277 122/12 lƣơng tính vào chi phí 31/12 PK 31/12 Cuối tháng kết chuyển 911 184.030.356 126/12 Cộng phát sinh 184.030.356 184.030.356 Số dƣ cuối kỳ - - Ngày 31 tháng 12 năm2009. Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Chu Hải Nam Tạ Bích Loan Phạm Văn Hát Biểu số 13: Sổ cái Tk 642 Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 59
60. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần MATEXIM Hải Phòng Mẫu số: S03b - DN Địa chỉ: Số 1 Lê Lai - Ngô Quyền - HP (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tháng 12 năm 2009 Tên TK: Chi phí bán hàng Số hiệu: TK 641 Ngày Chứng từ Số tiền SHTK tháng Số Ngày Diễn giải đối ứng Nợ Có ghi sổ hiệu tháng Số dƣ đầu kỳ - - . 31/12 PK 31/12 Tính ra lƣơng phải trả 334 87.269.530 122/12 tháng 12 31/12 PK 31/12 Các khoản trích theo 338 7.409.621 122/12 lƣơng tính vào chi phí 31/12 PK 31/12 Cuối tháng kết chuyển 911 365.879.010 126/12 Cộng phát sinh 365.879.010 365.879.010 Số dƣ cuối kỳ - - Ngày 31 tháng 12 năm2009. Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Chu Hải Nam Tạ Bích Loan Phạm Văn Hát Biểu số 14: Sổ cái Tk 641 Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 60
61. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần MATEXIM Hải Phòng Mẫu số S38-DN Địa chỉ: Số 1 Lê Lai - Ngô Quyền – HP (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tên TK: Phải trả ngƣời lao động Số hiệu:334 Bộ phận: Quản lý doanh nghiệp Ngày Chứng từ TK đối Số phát sinh Số dƣ tháng Diễn giải ứng ghi sổ SH NT Nợ Có Nợ Có - Số dƣ đầu kỳ 96.890.920 10/12 PKT 10/12 Thanh toán lƣơng t11: -Các phòng ban 111 73.299.320 23.592.600 34/12 -Tổ bảo vệ 111 23.592.600 - 31/12 PKT 31/12 Tính ra lƣơng t12: - Các phòng ban 642 76.960.850 76.960.850 122/12 -Tổ bảo vệ 642 24.200.000 101.160.850 31/12 PKT 31/12 Các khoản trừ vào lƣơng: -Các phòng ban 338 2.500.680 98.660.170 123/12 -Tổ bảo vệ 338 608.400 898.051.770 - Cộng sps trong kỳ 100.000.000 101.160.850 - Số dƣ cuối kỳ 102.616.954 Ngày 31 tháng 12 năm2009. Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc Biểu số 15: Sổ chi tiết Tk 334 Sinh viên: Ngô NguyễnChu Hải Ngọc Nam Thƣơng - Lớp: QT1002K Tạ Bích Loan 61 Phạm Văn Hát
62. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần MATEXIM Hải Phòng Mẫu số S38-DN Địa chỉ: Số 1 Lê Lai - Ngô Quyền – HP (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tên TK: Phải trả ngƣời lao động Số hiệu:334 Bộ phận: Bán hàng Ngày Chứng từ TK đối Số phát sinh Số dƣ tháng Diễn giải ứng ghi sổ SH NT Nợ Có Nợ Có - Số dƣ đầu kỳ 77.400.860 10/12 PKT 10/12 Thanh toán lƣơng t11: -Các cửa hàng 111 41.377.580 36.023.280 34/12 -Đội xe 111 36.023.280 - 31/12 PKT 31/12 Tính ra lƣơng t12: -Các cửa hàng 641 48.069.530 48.069.530 122/12 -Đội xe 641 39.200.000 87.269.530 31/12 PKT 31/12 Các khoản trừ vào lƣơng: -Các cửa hàng 338 1.122.420 86.147.110 123/12 -Đội xe 338 876.720 85.270.390 - Cộng sps trong kỳ 79.400.000 87.269.530 - Số dƣ cuối kỳ 85.270.390 Ngày 31 tháng 12 năm2009. Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc Biểu số 16: Sổ chi tiêt Tk 334 Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 62 Chu Hải Nam Tạ Bích Loan Phạm Văn Hát
63. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần MATEXIM Hải Phòng Mẫu số S38-DN Địa chỉ: Số 1 Lê Lai - Ngô Quyền – HP (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tên TK: Phải trả phải nộp khác Số hiệu:3332 Đối tƣợng: Kinh phí công đoàn Ngày Chứng từ TK đối Số phát sinh Số dƣ tháng Diễn giải ứng ghi sổ SH NT Nợ Có Nợ Có - Số dƣ đầu kỳ 7.252.000 31/12 PKT 31/12 Các khoản trích theo lƣơng tính vào chi phí 641 1.745.391 8.997.391 122/12 642 2.023.217 11.020.608 . - Cộng sps trong kỳ 3.859.912 - Số dƣ cuối kỳ 11.020.608 Ngày 31 tháng 12 năm2009. Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc Biểu số 17: Sổ chi tiết Tk 338 Chu Hải Nam Tạ Bích Loan Phạm Văn Hát Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 63
64. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần MATEXIM Hải Phòng Mẫu số S38-DN Địa chỉ: Số 1 Lê Lai - Ngô Quyền – HP (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tên TK: Phải trả phải nộp khác Số hiệu:3383 Đối tƣợng: Bảo hiểm xã hội Ngày Chứng từ TK đối Số phát sinh Số dƣ tháng Diễn giải ứng ghi sổ SH NT Nợ Có Nợ Có - Số dƣ đầu kỳ 34.054.800 31/12 PKT 31/12 Các khoản trích theo lƣơng tính 641 4.997.850 39.052.650 vào chi phí 122/12 642 7.772.700 46.825.350 31/12 PKT 31/12 Khoản trừ vào lƣơng 334 4.256.850 51.082.200 122/12 - Cộng sps trong kỳ - 17.471.911 - Số dƣ cuối kỳ 51.082.200 Ngày 31 tháng 12 năm2009. Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc Biểu số 18: Sổ chi tiết Tk 338 Sinh viên: Ngô ChuNguyễn Hải Nam Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002KTạ Bích Loan 64 Phạm Văn Hát
65. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng Đơn vị: Công ty cổ phần MATEXIM Hải Phòng Mẫu số S38-DN Địa chỉ: Số 1 Lê Lai - Ngô Quyền – HP (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tên TK: Phải trả phải nộp khác Số hiệu:3384 Đối tƣợng: Bảo hiểm y tế Ngày Chứng từ TK đối Số phát sinh Số dƣ tháng Diễn giải ứng ghi sổ SH NT Nợ Có Nợ Có - Số dƣ đầu kỳ 5.108.220 31/12 PKT 31/12 Các khoản trích theo lƣơng tính vào chi phí 641 666.380 5.774.600 122/12 642 1.036.360 6.810.960 31/12 PKT 31/12 Khoản trừ vào lƣơng 334 851.370 7.662.330 122/12 - Cộng sps trong kỳ 2.554.110 - Số dƣ cuối kỳ 7.662.330 Ngày 31 tháng 12 năm2009. Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc Biểu số 19: Sổ chi tiết Tk 338 Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng - Lớp: QT1002K 65 Chu Hải Nam Tạ Bích Loan Phạm Văn Hát
66. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng CHƢƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MATEXIM HẢI PHÒNG 3.1. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng. 3.1.1. Nhận xét chung. Công ty trải qua nhiều năm phát triển và trƣởng thành, công ty đã khẳng định đƣợc vị trí của mình trên thị trƣờng. Cùng với tăng nhanh về về doanh thu thì quỹ tiền lƣơng của công ty cũng tăng theo. Nhờ vậy, thu nhập của ngƣời lao động đƣợc cải thiện, đó là yếu tố quan trọng giúp cho công ty ngày càng phát triển. Công ty từng bƣớc đẩy mạnh kinh doanh theo phƣơng thức ký kết hợp đồng với các đơn vị và phát triển mạnh thị trƣờng bán lẻ. Công ty cũng không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, nâng cao hiệu quả làm việc của ngƣời lao động. Công ty cũng có một đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng với sự phân công công việc một cách hợp lý tạo ra sự nhịp nhàng trong quản lý và đem lại hiệu quả cao trong công việc. 3.1.2. Ƣu điểm. - Về công tác quản lý lao động tại công ty là hợp lý đƣợc thể hiện thông qua: Tại mỗi phòng ban trong công ty đều có sổ theo dõi lao động và có sổ theo dõi cho toàn công ty. Số lƣợng lao động tại công ty và các phòng ban đƣợc xác định rõ ràng. Điều này giúp cho ngƣời quản lý nắm bắt đƣợc mọi sự thay đổi và dễ dàng trong việc thay đổi, điều chuyển công tác, hay tuyển dụng khi có nhu cầu. Bảng chấm công đều đƣợc sử dụng ở các phòng ban thể hiện sự quản lý Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng – Lớp QT 1002K 66
67. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng chặt chẽ của công ty. Bảng chấm công do trƣởng các phòng ban ghi chép nhƣng đƣợc công khai để ngƣời lao động có thể kiểm tra theo dõi trực tiếp. Việc này làm cho việc chấm công đƣợc chính xác, ngƣời lao động đƣợc phản ánh đúng công sức đã bỏ ra. - Về hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán của công ty: Hệ thống sổ sách kế toán của công ty đƣợc mở đúng theo mẫu quy định của Bộ tài chính, cập nhật và ghi chép tốt các sổ sách kế toán chi tiết thống nhất với các sổ tổng hợp và báo cáo kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán đƣợc tập hợp đầy đủ, lƣu giữ tốt. Chứng từ đảm bảo tính đầy đủ hợp lý, hợp lệ nhƣ việc có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan và sẽ đƣợc thông qua kế toán trƣởng và giám đốc ký duyệt. Điều này là cơ sở pháp lý và tạo thuận lợi cho việc hạch toán, thanh toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng đƣợc đảm bảo đầy đủ, nhanh chóng, chính xác. - Về bộ máy kế toán cuả công ty: Bộ máy kế toán của công ty làm việc tích cực và có sự phân công công việc rõ ràng và hợp lý, mỗi ngƣời làm phần việc của mình và chịu trách nhiệm khi xảy ra sai sót. Nhân viên phòng kế toán chịu sự giám sát của ban giám đốc và các kế toán viên chịu sự kiểm tra, giám sát, của kế toán trƣởng do đó việc thực hiện công việc tài chính của công ty luôn đƣợc đảm bảo và hoạt động đạt hiệu quả cao. - Về cách tính và trả lƣơng cho cán bộ công nhân viên: Công ty áp dụng hình thức trả lƣơng theo thời gian và lƣơng theo doanh thu là phù hợp với một công ty thƣơng mại trong nên kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay. Việc theo dõi tính toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và chủ động thanh toán trƣớc cho ngƣời lao động đã giúp cho ngƣời lao động hƣởng chế độ tốt hơn và có niềm tin vào sự quan tâm của công ty đến đời sống ngƣời lao động. Các Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng – Lớp QT 1002K 67
68. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Matexim Hải Phòng khoản ngƣời lao động phải đóng góp đƣợc trừ trực tiếp vào lƣơng và đƣợc thể hiện rõ ràng trong bảng thanh toán lƣơng do đó thuận tiện cho ngƣời lao động và công ty trong việc theo dõi và hạch toán. Hàng tháng đến kỳ lĩnh lƣơng thì nhân viên kế toán tiền lƣơng in ra bảng thanh toán lƣơng cho toàn công ty và từng phòng ban. Trƣởng các phòng ban có trách nhiệm trực tiếp lĩnh lƣơng tháng của đơn vị mình và phát cho từng nhân viên trong phòng, tổ, đội. 3.1.2. Hạn chế. - Việc ghi chép sổ sách kế toán, tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng: Công việc kế toán vẫn đƣợc làm thủ công do đó khi công việc nhiều xảy ra nhiều sai sót, và có sự chậm trễ trong công việc. Việc tính toán lƣơng và các khoản trích theo lƣơng gặp nhiều khó khăn. - Về hạch toán lao động: Tuy công ty sử dụng bảng chấm công để theo dõi thời gian làm việc của ngƣời lao động ở từng phòng ban, tổ, đội nhƣng thực tế hiệu quả chƣa cao. Thực tế ngƣời lao động tự chấm công vào đầu giờ làm việc nên xảy ra trƣờng hợp chấm công hộ. Và theo cách này thì ngƣời lao động chỉ đƣợc quản lý về mặt số lƣợng lúc đầu giờ; chất lƣợng công việc và việc đảm bảo đủ thời gian lao động không đƣợc theo dõi chặt chẽ. Việc sử dụng lao động đạt hiệu quả chƣa cao. Tại các cửa hàng, hiệu quả làm việc của một số nhân viên bán hàng thấp, không đạt đƣợc doanh số nhƣ yêu cầu. - Về cách khoản trích theo lƣơng thì công ty chƣa tiến hành đóng bảo hiểm thất nghiệp cho ngƣời lao động mặc dù trong năm 2009 đã có quy định. - Công ty chƣa có các khoản khen thƣởng dành cho thành tích của ngƣời lao động, chƣa quan tâm nhiều đến các khoản phúc lợi dành cho ngƣời lao động. - Về việc trả lƣơng cho ngƣời lao động thì công ty nhiều lần chậm trả lƣơng cho ngƣời lao động. Sinh viên: Ngô Nguyễn Ngọc Thƣơng – Lớp QT 1002K 68