Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng

108 trang huongle 310

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_to_chuc_cong_tac_ke_toan_tien_luong_va.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng

LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày nay, một xã hội, một doanh nghiệp đƣợc coi là phát triển khi lao động có năng suất, có chất lƣợng và đạt hiệu quả cao. Nhƣ vậy, nhìn từ góc độ “Những vấn đề cơ bản trong sản xuất” thì lao động là một những yếu tố rất quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh. Nhất là trong tình hình hiện nay, khi nền kinh tế bắt đầu chuyển sang nền kinh tế lao động tri thức thì lao động có trí tuệ, có kiến thức, có kỹ thuật cao sẽ trở thành nhân tố hàng đầu trong việc tạo ra năng suất cũng nhƣ chất lƣợng lao động. Trong quá trình lao động ngƣời lao động đã hao tốn một lƣợng sức lao động nhất định, do đó muốn quá trình sản xuất kinh doanh đƣợc diễn ra liên tục thì ngƣời lao động phải đƣợc tái sản xuất sức lao động. Trên cơ sở tính toán sức lao động của ngƣời lao động bỏ ra với số lƣợng sản phẩm tạo ra cũng nhƣ doanh thu thu đƣợc từ số lƣợng sản phẩm đó, doanh nghiệp trích ra một phẩn để trả cho ngƣời lao động đó chính là tiền công của ngƣời lao động (tiền lƣơng). Tiền lƣơng mà doanh nghiệp trả cho ngƣời lao động đƣợc dùng để bù đắp sức lao động mà ngƣời lao động đã bỏ ra. Xét về mối quan hệ thì lao động và tiền lƣơng có mối quan hệ mật thiết và tác động qua lại với nhau. Nhƣ vậy, trong các chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp, yếu tố con ngƣời luôn đƣợc đặt ở vị trí hàng đầu. Ngƣời lao động chỉ phát huy hết năng lực và khả năng của mình khi sức lao động mà họ bỏ ra đƣợc đền bù xứng đáng dƣới dạng tiền lƣơng. Gắn liền với lƣơng là các khoản trích theo lƣơng nhƣ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn. Đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đến ngƣời lao động. Có thể nói rằng, tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng là mối quan tâm của toàn doanh nghiệp và ngƣời lao động. Chính vì vậy việc hạch toán, phân bổ chính xác tiền lƣơng cùng các khoản trích theo lƣơng vào giá thành sản phẩm sẽ
một phần giúp cho doanh nghiệp có sức cạnh tranh trên thị trƣờng nhờ giá cả hợp lý. Qua đó cũng góp phần cho ngƣời lao động thấy quyền và nghĩa vụ của mình trong việc tăng năng suất lao động, từ đó thúc đẩy việc nâng cao chất lƣợng lao động trong doanh nghiệp. Mặt khác việc tính đúng, tính đủ và thanh toán kịp thời tiền lƣơng cho ngƣời lao động cũng là động lực giúp họ hăng say sản xuất và tin tƣởng vào sự phát triển của doanh nghiệp. Là một công ty cổ phần, nên đối với Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng việc xây dựng một cơ chế trả lƣơng phù hợp, hạch toán đủ và thanh toán kịp thời nhằm nâng cao đời sống, tạo niềm tin, khuyến khích ngƣời lao động hăng say lao động là một việc rất cần thiết luôn đƣợc đặt ra hàng đầu. Nhận thức đƣợc vấn đề trên, trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng em đã chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng” để nghiên cứu và viết thành chuyên đề này. Với những hiểu biết còn hạn chế và thời gian thực tập chƣa đủ dài, với sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo Công ty, phòng Kế toán tài vụ cũng nhƣ sự hƣớng dẫn nhiệt tình của cô giáo Trƣơng Thị Thuỷ, em hy vọng sẽ nắm bắt đƣợc phần nào về sự hiểu biết đối với lĩnh vực kế toán tiền lƣơng trong Công ty. Chuyên đề gồm 3 chƣơng: Chƣơng I: Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong doanh nghiệp. Chƣơng II: Thực trạng công tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Xây dựng số 9 Hải Phòng. Chƣơng III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Xây dựng số 9 Hải Phòng.
CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Một số vấn đề cơ bản về hạch toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong doanh nghiệp: 1.1.1 Khái niệm, bản chất, vai trò và chức năng của tiền lƣơng 1.1.1.1 Khái niệm, bản chất của tiền lƣơng: Lao động là hoạt động có mục đích, có ý thức của con ngƣời nhằm thay đổi những vật thể tự nhiên cho phù hợp với những nhu cầu của con ngƣời . Nói cách khác lao động là sự tiêu dùng sức lao động trong hiện thực. Trong quá trình phát triển của nền sản xuất, vai trò của sự lao động, của nhân tố con ngƣời ngày càng tăng lên. Sản xuất ra của cải vật chất là hoạt động cơ bản của loài ngƣời, nó không phải là hoạt động nhất thời, đơn nhất mà thƣờng xuyên, liên tục, tức là tái sản xuất. Trong các nội dung của tái sản xuất, tái sản xuất sức lao động là nhân tố chủ yếu và đầu tiên. Sức lao động là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và trong quá trình sản xuất nó bị hao mòn, do đó phải đƣợc tái sản xuất để thực hiện quá trình sản xuất tiếp theo. Tái sản xuất sức lao động còn bao hàm việc đào tạo, đổi mới thế hệ lao động cũ bằng thế hệ lao động mới có chất lƣợng cao hơn, phù hợp với trình độ mới của tƣ liệu sản xuất. Tái sản xuất sức lao động đƣợc thực hiện thông qua tiền lƣơng. Tiền lƣơng (tiền công) là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Hay nói cách khác, tiền lƣơng chính là phần thù lao lao động đƣợc biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho ngƣời lao động căn cứ vào thời gian, khối lƣợng và chất lƣợng công việc của họ.
Trong quan hệ kinh tế tiền lƣơng phản ánh mối quan hệ kinh tế xảy ra giữa ngƣời sử dụng lao động và ngƣời lao động. Trong quan hệ buôn bán, tiền lƣơng là giá cả của sức lao động. Vai trò của tiền lƣơng đối với nhà quản lý kinh doanh, tiền lƣơng là một trong những đòn bẩy,công cụ kinh tế quan trọng trong công tác quản lý kinh doanh. Đối với doanh nghiệp, tiền lƣơng là một bộ phận cấu thành nên giá trị sản phẩm do ngƣời lao động tạo ra. Tuỳ theo cơ chế quản lý mà tiền lƣơng có thể đƣợc xác định là một bộ phận cấu thành nên chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá trị sản phẩm hay đƣợc xác định là một bộ phận của doanh thu – kết quả tài chính cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Mục đích của các nhà sản xuất là lợi nhuận, còn mục đích của ngƣời cung ứng sức lao động là tiền lƣơng. Do vậy tiền lƣơng không chỉ mang bản chất là chi phí tiền lƣơng mà còn là một bộ phận thu nhập chủ yếu, cơ bản thƣờng xuyên của ngƣời lao động trong doanh nghiệp. Đối với ngƣời lao động, tiền lƣơng nhận đƣợc thoả đáng sẽ là động lực kích thích năng lực sáng tạo để làm tăng năng suất lao động. Nếu năng suất lao động tăng sẽ làm cho lợi nhuận của doanh nghiệp tăng, do đó nguồn phúc lợi của doanh nghiệp mà ngƣời lao động đƣợc nhận lại cũng tăng. Nó là phần bổ sung thêm cho tiền lƣơng làm tăng thu nhập và lợi ích của ngƣời cung ứng lao động. Mặt khác, khi lợi ích của ngƣời lao động đƣợc đảm bảo bằng các mức lƣơng thoả đáng sẽ tạo ra sự gắn kết cộng đồng giữa những ngƣời lao động với mục tiêu và lợi ích của doanh nghiệp, xoá bỏ ngăn cách giữa chủ doanh nghiệp với ngƣời lao động, làm cho ngƣời lao động có trách nhiệm hơn, tự giác hơn đối với các hoạt động của doanh nghiệp. Một vấn đề khác mà không một doanh nghiệp nào không quan tâm đó là mức lƣơng tối thiểu. Mức lƣơng tối thiểu dùng để đo lƣờng sức lao động thông thƣờng trong điều kiện làm việc bình thƣờng, yêu cầu một kỹ năng đơn giản, với
một khung giá các tƣ liệu sinh hoạt hợp lý. Đây chính là cái “ngƣỡng” cuối cùng cho sự trả lƣơng của tất cả các ngành, các doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn có sức lao động để sản xuất kinh doanh thì phải trả mức lƣơng thấp nhất không thấp hơn mức lƣơng tối thiểu mà Nhà nƣớc quy định. Đồng thời doanh nghiệp phải tính giữa chi phí và doanh thu trong đó tiền lƣơng là một chi phí rất quan trọng ảnh hƣởng tới việc tạo lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. Chúng ta cần phân biệt giữa hai khái niệm của tiền lƣơng: - Tiền lƣơng danh nghĩa: là số tiền mà ngƣời sử dụng lao động trả cho ngƣời lao động. Số tiền này nhiều hay ít phụ thuộc trực tiếp vào năng suất lao động, trình độ, kinh nghiệm làm việc ngay trong quá trình lao động. - Tiền lƣơng thực tế: đƣợc hiểu là số lƣợng hàng hoá tiêu dùng và số dịch vụ cần thiết mà ngƣời lao động đƣợc hƣởng và có thể mua đƣợc bằng tiền lƣơng thực tế đó. 1.1.1.2 Vai trò của tiền lƣơng: Tiền lƣơng có một vai trò rất lớn không chỉ đối với riêng bản thân ngƣời lao động mà còn với cả nền kinh tế đất nƣớc. Vai trò đó đựơc thể hiện ở những điểm sau: Tiền lƣơng luôn gắn liền với ngƣời lao động, là nguồn sống chủ yếu của bản thân ngƣời lao động và gia đình họ, tiền lƣơng kích thích ngƣời lao động nâng cao năng lực làm việc của mình, phát huy mọi khả năng vốn có để tạo ra năng suất lao động, vƣơn tới tầm cao hơn của tài năng, sức lực và sáng tạo góp phần thúc đẩy kinh tế phát triển. Tiền lƣơng tác động tích cực đến việc quản lý kinh tế, tài chính, quản lý lao động, kích thích sản xuất. Chính từ vai trò đặc biệt quan trọng của tiền lƣơng, để tiền lƣơng thực sự là thƣớc đo cho mỗi hoạt động của từng cơ sở kinh tế, từng ngƣời lao động và là đòn bẩy kinh tế, đòi hỏi tiền lƣơng phải thực hiện đƣợc chức năng cơ bản của nó đảm
bảo tái sản xuất sức lao động không những duy trì đƣợc cuộc sống thƣờng ngày trong suốt quá trình làm việc, bảo đảm tái sản xuất sức lao động một cách tốt nhất mà còn đủ khả năng để dự phòng cho cuộc sống lâu dài khi không còn khả năng lao động hoặc trong những trƣờng hợp gặp bất trắc, rủi ro. 1.1.1.3 Chức năng của tiền lƣơng: Từ khái niệm, bản chất của tiền lƣơng đã nêu ở trên có thể thấy tiền lƣơng có 3 chức năng chính nhƣ sau: - Chức năng tái sản xuất sức lao động: Quá trình tái sản xuất sức lao động đƣợc thực hiện bằng việc trả công cho ngƣời lao động thông qua lƣơng. Bản chất của sức lao động là sản phẩm của lịch sử luôn đƣợc hoàn thiện và nâng cao nhờ thƣờng xuyên khôi phục và phát triển, còn bản chất của tái sản xuất sức lao động là có một lƣợng tiền lƣơng nhất định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động mới, tích luỹ kinh nghiệm, nâng cao trình độ, hoàn thành kỹ năng lao động. Thu nhập của ngƣời lao động dƣới hình thức tiền lƣơng đƣợc sử dụng một phần đáng kể vào việc tái sản xuất giản đơn sức lao động mà chính bản thân họ đã bỏ ra cho quá trình lao động nhằm mục đích duy trì năng lực làm việc lâu dài, có hiệu qủa cho các quá trình sau và phần còn lại đảm bảo cho các nhu cầu thiết yếu của các thành viên gia đình ngƣời lao động hoà nhập và biến động cùng với biến động của nền kinh tế. - Chức năng là công cụ quản lý của doanh nghiệp: Trong hoạt đông sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ngƣời sử dụng lao động bao giờ cũng đứng trƣớc một vấn đề là làm thế nào để đạt đƣợc lợi nhuận cao nhất. Để thực hiện đƣợc mục tiêu đó, các nhà doanh nghiệp phải kết hợp nhịp nhàng và quản lý nghệ thuật các yếu tố trong kinh doanh (tƣ liệu lao động, đối tƣợng lao động và lao động). Ngƣời sử dụng lao động có thể kiểm tra giám sat, theo dõi ngƣời lao động làm việc theo kế hoạch, tổ chức của mình thông qua việc chi trả lƣơng cho họ, phải đảm bảo chi phí mình bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu
quả cao nhất. Qua đó ngƣời sử dụng lao động sẽ quản lý chặt chẽ về số lƣợng và chất lƣợng lao động của mình để trả công xứng đáng cho ngƣời lao động. - Chức năng kích thích người lao động (đòn bẩy kinh tế): Khi đƣợc trả công thích đáng ngƣời lao động sẽ say mê, hứng thú, tích cực làm việc, phát huy tinh thần sáng tạo và tự học hỏi nâng cao trình độ. Họ gắn chặt trách nhiệm của mình với lợi ích của doanh nghiệp, nơi họ làm việc và cống hiến. Vì vậy, một mức lƣơng thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển tăng năng suất lao động. Do đó, tiền lƣơng là công cụ khuyến khích vật chất, tạo ra sự kích thích có hiệu quả trong công việc của ngƣời lao động. - Chức năng thước đo giá trị sức lao động: Tiền lƣơng biểu thị giá cả sức lao động có nghĩa nó là thƣớc đo để xác định mức tiền công các loại lao động, là căn cứ để thuê mƣớn lao động, là cơ sở để xác định đơn giá sản phẩm. Ngoài các chức năng kể trên còn có một số chức năng khác nhƣ: chức năng điều hoà lao động, chức năng giám sát. 1.1.2 Nguyên tắc tính trả lƣơng: Theo Bộ luật lao động, tiền lƣơng của ngƣời lao động do ngƣời sử dụng lao động và ngƣời lao động thoả thuận với nhau trong hợp đồng lao động và đƣợc tính trả theo năng suất lao động, hiệu quả và chất lƣợng công việc. Mức lƣơng hợp đồng phải lớn hơn mức lƣơng tối thiểu do Nhà nƣớc quy định (650.000đ/tháng – Theo Nghị định 33/2009/NĐ-CP ngày 6/4/2009). Mặt khác, để điều tiết thu nhập, giảm hố ngăn cách giữa ngƣời giàu và ngƣời nghèo Nhà nƣớc đã đề ra thuế thu nhập dành cho những ngƣời có tổng thu nhập từ 5.000.000đ trở lên. Thuế thu nhập đƣợc đánh theo phƣơng pháp luỹ tiến.
Theo NĐ/2003/197/CP ngày 31/12/1994 quy định: Làm công việc gì, chức vụ gì hƣởng lƣơng theo công việc đó, chức vụ đó thông qua hợp đồng lao động và thoả ƣớc lao động tập thể. Đối với công nhân và nhân viên trực tiếp sản xuất kinh doanh, cơ sở để xếp lƣơng là tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật. Đối với ngƣời phục vụ quản lý doanh nghiệp là tiêu chuẩn xếp hàng doanh nghiệp theo độ phức tạp về hiệu quả sản xuất kinh doanh. Việc trả lƣơng phải theo kết quả sản xuất kinh doanh và doanh nghiệp phải đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nƣớc, không đƣợc thấp hơn mức lƣơng tối thiểu hiện hành. 1.1.3 Các hình thức trả lƣơng: Tiền lƣơng trả cho ngƣời lao động phải quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, trả lƣơng theo số lƣợng và chất lƣợng lao động có ý nghĩa rất to lớn trong việc động viên ngƣời lao động phát huy tinh thần dân chủ cơ sở, thúc đẩy họ hăng say lao động sáng tạo, nâng cao năng suất lao động nhằm tạo ra nhiều của cải vật chất cho xã hội. Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích của việc quy định các hình thức trả lƣơng là nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Theo điều 7 nghị định số 114/2002/NĐ - CP ngày 31/12/2002 nhà nƣớc quy định cụ thể phƣơng pháp tính lƣơng trong các doanh nghiệp nhà nƣớc hay các loại hình doanh nghiệp khác cũng áp dụng theo 3 hình thức tiền lƣơng bao gồm: trả lƣơng theo thời gian, theo sản phẩm và tiền lƣơng khoán. Điều 58 BLLĐ quy định: Ngƣời sử dụng lao động có quyền lựa chọn các hình thức trả lƣơng theo thời gian, theo sản phẩm, theo khoán nhƣng phải duy trì hình thức trả lƣơng đã chọn trong một thời gian nhất định và thông báo cho ngƣời lao động biết.
1.1.3.1 Hình thức trả lƣơng theo thời gian: Trả lƣơng theo thời gian là hình thức trả lƣơng cho ngƣời lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và trình độ thành thạo tay nghề. Nghĩa là căn cứ vào số lƣợng thời gian làm việc và cấp bậc lƣơng quy định cho các ngành nghề để tính trả lƣơng cho ngƣời lao động. Thƣờng áp dụng cho lao động là công tác văn phòng nhƣ hành chính quản trị, tổ chức lao động, tài vụ - kế toán, hoặc những loại công việc chƣa xây dựng đƣợc định mức lao động, chƣa có giá lƣơng sản phẩm. Cách tính lƣơng theo thời gian có thể chia ra: - Lƣơng tháng: mức lƣơng tháng là tiền lƣơng trả cố định trên cơ sở hợp đồng lao động. Cách tính: LƢƠNG THÁNG =Ltt x ( Hcb + Hpc ) Trong đó: Ltt: Mức lƣơng tối thiểu do nhà nƣớc quy định Hcb: Hệ số thang bậc lƣơng của từng ngƣời Hpc: Hệ số các khoản phụ cấp - Lƣơng tuần: là tiền lƣơng trả cho một tuần làm việc đƣợc xác định trên cơ sở tiền lƣơng tháng. Cách tính: Mức lƣơng tháng x 12 LƢƠNG TUẦN = 52 - Lƣơng ngày: là tiền lƣơng trả cho một ngày làm việc đƣợc xác định trên cơ sở tiền lƣơng tháng.
Cách tính: Mức lƣơng tháng LƢƠNG NGÀY = 22 (hoặc 24,26) ngày * Ƣu điểm: Phù hợp với công việc không có định mức hoặc không nên định mức Tính toán đơn giản, dễ hiểu, áp dụng cho cán bộ công nhân viên làm việc ở bộ phận gián tiếp, những nơi không có điều kiện xác định chính xác khối lƣợng công việc hoàn thành. * Nhƣợc điểm: Chƣa đảm bảo các nguyên tắc phân phối theo lao động vì chƣa tính đến một cách đầy đủ chất lƣợng lao động, do đó chƣa phát huy đầy đủ chức năng đòn bẩy kinh tế của tiền lƣơng trong việc kích thích sự sản xuất, chƣa phát huy hết khả năng sẵn có của ngƣời lao động. Do vậy, khi áp dụng hình thức tiền lƣơng theo thời gian cần thực hiện một số biện pháp phối hợp nhƣ: giáo dục chính trị tƣ tƣởng, động viên khuyến khích vật chất tinh thần dƣới hình thức tiền thƣởng, thƣờng xuyên kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động và sử dụng thời gian lao động. Việc phối hợp nhiều biện pháp sẽ tạo cho ngƣời lao động tự giác lao động có kỷ luật, có kỹ thuật và có năng suất lao động cao hơn. 1.1.3.2 Hình thức trả lƣơng theo sản phẩm: Tiền lƣơng tính theo sản phẩm là tiền lƣơng tính trả cho ngƣời lao động theo kết quả lao động – khối lƣợng sản phẩm, công việc và lao vụ đã hoàn thành, bảo đảm đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lƣợng đã quy định và đơn giá tiền lƣơng tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc lao vụ đó. Hình thức này đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lƣợng với chất lƣợng lao
động, khuyến khích ngƣời lao động hăng say lao động sáng tạo, tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Tiền lƣơng sản phẩm phụ thuộc vào đơn giá tiền lƣơng của một sản phẩm, công đoạn chế biến sản phẩm, số lƣợng sản phẩm hoặc số lƣợng công việc mà ngƣời lao động hoàn thành đủ tiêu chuẩn quy định. Điều kiện để thực hiện tính lƣơng theo sản phẩm là: - Xây dựng đơn giá tiền lƣơng. - Phải tổ chức hạch toán ban đầu sao cho xác định đƣợc chính xác kết quả của từng ngƣời hoặc từng nhóm lao động (càng chi tiết càng tốt). - Doanh nghiệp phải bố trí việc làm đầy đủ cho ngƣời lao động. - Phải có hệ thống kiểm tra chất lƣợng chặt chẽ. Việc trả lƣơng theo sản phẩm có thể tiến hành theo các hình thức sau: - Trả lương theo sản phẩm trực tiếp (không hạn chế): Theo hình thức này tiền lƣơng phải trả cho ngƣời lao động đƣợc tính: Tiền lƣơng đƣợc Số lƣợng (khối lƣợng) Đơn giá lĩnh trong tháng SP công việc hoàn thành tiền lƣơng Tiền lƣơng theo sản phảm trực tiếp đƣợc tính cho từng ngƣời lao động hay cho một tập thể ngƣời lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất, đã đánh giá đúng kết quả lao động. - Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: Tiền lƣơng sản phẩm gián tiếp đƣợc tính cho từng ngƣời lao động hay một tập thể ngƣời lao động thuộc bộ phận gián tiếp nhƣ công nhân phụ làm công việc phục vụ sản xuất nhƣ vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dƣỡng máy móc hƣởng lƣơng phụ thuộc vào kết quả lao động của bộ phận trực tiếp sản xuất. Tiền lƣơng đƣợc Tiền lƣơng đƣợc lĩnh Tỷ lệ lƣơng lĩnh trong tháng của bộ phận trực tiếp gián tiếp
Tiền lƣơng theo sản phẩm gián tiếp không khuyến khích lao động gián tiếp nâng cao chất lƣợng công việc mà chỉ khuyến kích lao động gián tiếp quan tâm đến việc phục vụ cho lao động trực tiếp sản xuất. - Trả lương theo sản phẩm có thưởng: Là tiền lƣơng tính theo sản phẩm trực tiếp hay gián tiếp kết hợp với chế độ khen thƣởng của doanh nghiệp quy định nhƣ thƣởng chất lƣợng sản phẩm – tăng tỷ lệ sản phẩm chất lƣợng cao, thƣởng tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, - Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: Là tiền lƣơng tính theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với xuất tiền thƣởng luỹ tiến theo mức hoàn thành vƣợt mức sản xuất sản phẩm. Hình thức trả lƣơng theo sản phẩm có thể áp dụng một cách thuận lợi và phát huy đầy đủ ƣu điểm của hình thức này doanh nghiệp phải xây dựng, một hệ thống định mức lao động thật hợp lý, xây dựng đƣợc đơn giá tiền lƣơng cho từng loại sản phẩm, từng loại công việc, lao vụ một cách khoa học hợp lý. Bên cạnh đó doanh nghiệp phải xây dựng chế độ thƣởng phạt rõ ràng, xây dựng suất thƣởng luỹ kế thích hợp với từng loại sản phẩm, công việc lao vụ. Việc nghiệm thu các sản phẩm, công việc lao vụ phải đƣợc tổ chức quản lý một cách chặt chẽ, đảm bảo đầy đủ, đúng số lƣợng, chất lƣợng quy định. Các điều kiện cần thiết cho quá trình sản xuất cũng phải đảm bảo nhu cầu cung ứng vật tƣ, thiết bị, điện, các điều kiện về an toàn 1.1.3.3 Hình thức trả lƣơng khoán: Hình thức tiền lƣơng khoán làm cho ngƣời lao động quan tâm đến số lƣợng và chất lƣợng lao động của mình, ngƣời lao động có tinh thần trách nhiệm cao với sản phẩm mình làm ra. TIỀN LƢƠNG KHOÁN = Đơn giá khoán x Khối lƣợng công việc
1.1.4 Một số chế độ tính lƣơng khác: - Chế độ phụ cấp: Phụ cấp lƣơng là khoản tiền lƣơng doanh nghiệp trả thêm cho ngƣời lao động khi họ làm việc ở những điều kiện đặc biệt. Theo điều 4 Thông tƣ số 20/LB – TT ngày 2/6/1993 của Liên bộ Lao đông – Thƣơng binh Xã hội – Tài chính: + Phụ cấp làm đêm: Nếu ngƣời lao động làm thêm giờ vào ban đêm (từ 22h đến 6h sáng) thì ngoài số tiền trả cho những giờ làm thêm ngƣời lao động còn đƣợc hƣởng phụ cấp làm đêm Tiền lƣơng cấp bậc 30% Số giờ Phụ hoặc chức vụ tháng hoặc làm đêm cấp (kể cả phụ cấp công việc) 40% làm Số giờ tiêu chuẩn quy định trong tháng đêm Trong đó: 30% đối với những công việc không thƣờng xuyên làm việc ban đêm. 40% đối với những công việc thƣờng xuyên làm việc theo ca (chế độ ba ca) hoặc chuyên làm việc đêm. + Phụ cấp trách nhiệm: Nhằm bù đắp cho những ngƣời vừa trực tiếp sản xuất hoặc làm công tác chuyên môn, nghiệp vụ vừa kiểm nghiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc làm những công việc đòi hỏi trách nhiệm cao đƣợc xác định trong mức lƣơng. Gồm có các mức lƣơng: 0,1; 0,2; 0,3; 0,4 so với mức lƣơng tối thiểu tuỳ thuộc vào công tác quản lý của mỗi lao động.
Phụ cấp trách nhiệm đƣợc tính trả cùng kỳ lƣơng hàng tháng. Đối với doanh nghiệp khoản phụ cấp này đƣợc tính vào đơn giá tiền lƣơng và hạch toán vào giá thành hoặc chi phí lƣu thông. + Chế độ trả lương thêm giờ: Theo điều 7 Nghị định 114/NĐ – CP ngày 31/12/2002 những ngƣời làm việc trong thời gian ngoài giờ làm việc quy định trong hợp đồng lao động đƣợc hƣởng tiền làm thêm giờ. Cách tính: Tg = Tt x Hg x Gt Trong đó: - Tg: tiền lƣơng trả thêm giờ - Tt: tiền lƣơng giờ thực tế - Hg; tỷ lệ % lƣơng trả thêm - Gt: số giờ làm thêm Mức lƣơng trả thêm Nhà nƣớc quy định: - Bằng 150% nếu làm thêm vào ngày thƣờng - Bằng 200% nếu làm thêm vào ngày nghỉ cuối tuần - Bằng 300% nếu làm việc vào ngày lễ Nếu doanh nghiệp bố trí làm việc vào ban đêm, ngoài lƣơng hƣởng theo thời gian còn phải trả thêm ít nhất 30% theo lƣơng thực tế cho ngƣời lao động. 1.1.5 Quỹ tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng trong doanh nghiệp: 1.1.5.1 Quỹ tiền lƣơng trong doanh nghiệp: - Quỹ tiền lƣơng của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lƣơng mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Thành phần quỹ tiền lƣơng bao gồm nhiều khoản nhƣ lƣơng thời gian, lƣơng sản phẩm, phụ cấp( cấp bậc, khu vực, chức vụ ), tiền thƣởng trong sản xuất. Quỹ lƣơng là một yếu tố của chi phí sản xuất của các đơn vị sản xuất kinh doanh.
Theo quy định của bộ luật lao động, Điều 182 quy định: “Nơi sử dụng lao động từ 10 ngƣời trở lên thì ngƣời sử dụng lao động phải lập sổ lao động, sổ lƣơng, sổ BHXH”. - Phụ cấp theo tiền lƣơng: Phụ cấp lƣơng là tiền trả công lao động ngoài tiền lƣơng để bù đắp thêm do có những yếu tố không ổn định hoặc vƣợt quá điều kiện bình thƣờng nhằm khuyến khích ngƣời lao động yên tâm làm việc. Theo TT số 10 - LĐTBXH ngày 19/04/1995 quy định có các loại phụ cấp: Phụ cấp khu vực, Phụ cấp thu hút, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp lƣu động, phụ cấp độc hại và nguy hiểm, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp ca đêm. - Tiền thƣởng: Chế độ tiền thƣởng bao gồm những quy định của Nhà nƣớc và của đơn vị sử dụng lao động nhằm khuyến khích ngƣời lao động làm việc có năng suất, chất lƣợng và hiệu quả. Tiền thƣởng cho cho ngƣời lao động phải đƣợc xác định phù hợp với phần tiền lƣơng cơ bản và làm sao để tiền lƣơng không mất đi tác dụng của nó đối với ngƣời lao động. Chế độ thƣởng ở các đơn vị sản xuất kinh doanh rất đa dạng và phong phú về hình thức. Quỹ tiền thƣởng đƣợc tạo thành từ nhiều nguồn khác nhau của doanh nghiệp: hiệu quả sản xuất kinh doanh; thực hiện tốt hợp đồng kinh tế; từ chất lƣợng sản phẩm v.v.Cơ sở thƣởng đƣợc xác định là hiệu quả của doanh nghiệp; việc làm lợi của ngƣời lao động đối với doanh nghiệp do quy chế thƣởng đã quy định. Quỹ tiền lƣơng trong doanh nghiệp cần đƣợc quản lí và kiểm tra chặt chẽ, đảm bảo việc sử dụng hợp lí và hiệu quả. Quỹ tiền lƣơng thực tế phải thƣờng xuyên đối chiếu với kế hoạch trong mối quan hệ với việc thực hiện kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp trong kì nhằm phát hiện các khoản tiền lƣơng không hợp lí, kịp thời đề ra các biện pháp nâng cao năng suất lao động góp phần hạ chi phí giá thành.
1.1.5.2 Các khoản trích theo lƣơng trong doanh nghiệp: a, Bảo hiểm xã hội: Trong trƣờng hợp lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động nhƣ khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hƣu trí mất sức hay tử tuất sẽ đƣợc hƣởng khoản trợ cấp nhằm giảm bớt khó khăn trong cuộc sống, đó là khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội (BHXH). Chính vì vậy, BHXH là một chính sách kinh tế xã hội quan trọng của Nhà nƣớc. Nó không những không xác định khía cạnh kinh tế mà còn phản ánh chế độ xã hội. BHXH là sự đảm bảo ở mức độ nhất định về mặt kinh tế cho ngƣời lao động và gia đình họ. BHXH là hệ thống gồm 3 tầng: - Tầng 1: là tầng cơ sở để đáp ứng mọi cá nhân trong xã hội, trong đó yêu cầu cả ngƣời nghèo dù khả năng đóng góp BHXH của những ngƣời này là rất thấp. - Tầng 2: là tầng bắt buộc cho những ngƣời có công ăn việc làm ổn định. - Tầng 3: là sự tự nguyện của những ngƣời muốn đóng góp bảo hiểm cao. Mục đích của BHXH là tạo lập một mạng lƣới an toàn xã hội nhằm bảo vệ ngƣời lao động khi gặp rủi ro hoặc khi về già không có nguồn thu nhập. Quỹ BHXH đƣợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ phần trăm tiền lƣơng phải trả thanh toán cho công nhân để tính vào chi phí sản xuất và trừ vào lƣơng công nhân. Theo quy định hiện hành là bằng 20% so với tổng lƣơng cơ bản. Trong đó: + Ngƣời sử dụng lao động đóng góp bằng 15% so với tổng quỹ lƣơng cơ bản của ngƣời lao động trong doanh nghiệp, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Trong đó 10% để chi cho các chế độ hƣu trí, tử tuất và 5% để chi cho các chế độ ốm đau thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. + Ngƣời lao động đóng bằng 5% tiền lƣơng tháng để chi các chế độ hƣu trí và tử tuất.
+ Nhà nƣớc đóng và hỗ trợ thêm để đảm bảo thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội đối với ngƣời lao động. Việc tổ chức thu bảo hiểm xã hội do tổ chức bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện. Quỹ BHXH đƣợc quản lý thống nhất theo chế độ tài chính của nhà nƣớc, hạch toán độc lập và đƣợc Nhà nƣớc bảo hộ. (Điều 149 BLLĐ và nghị định 12/CP ngày 26/01/1995) Hàng tháng các doanh nghiệp căn cứ vào kế hoạch quỹ lƣơng để đăng ký mức nộp với cơ quan BHXH tỉnh, thành phố. Chậm nhất ngày cuối tháng đồng thời với việc trả lƣơng, doanh nghiệp trích nộp BHXH. Cuối mỗi quý, doanh nghiệp cùng cơ quan BHXH đối chiếu danh sách trả lƣơng và quỹ tiền lƣơng để lập bảng xác nhận số BHXH đã nộp và xử lý số chênh lệch theo quy định. Nếu nộp chậm, doanh nghiệp sẽ phải chịu nộp phạt theo mức lãi suất ngân hàng. b, Bảo hiểm y tế (BHYT): Nhằm xã hội hoá việc khám chữa bệnh, ngƣời lao động còn đƣợc hƣởng chế độ khám chữa bệnh không mất tiền bao gồm các khoản chi phí, thuốc men khi ốm đau. Điều kiện để ngƣời lao động đƣợc khám chữa bệnh không mất tiền là họ phải có thẻ bảo hiểm y tế. Mục đích của BHYT là tạo lập một mạng lƣới bảo vệ sức khoẻ cho toàn dân bất kể địa vị xã hội, mức thu nhập cao hay thấp. Về đối tƣợng, BHYT áp dụng cho những ngƣời tham gia đóng BHYT thông qua việc mua bảo hiểm, trong đó chủ yếu là ngƣời lao động. Quỹ BHYT đƣợc hình thành từ sự đóng góp của những ngƣời tham gia bảo hiểm và một phần hỗ trợ của Nhà nƣớc. Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3% trên tổng quỹ lƣơng cơ bản, trong đó:
+ Ngƣời sử dụng lao động nộp 2% trên tổng quỹ lƣơng cơ bản tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. + Khấu trừ vào lƣơng của ngƣời lao động 1%. Quỹ BHYT đƣợc nộp lên cơ quan chuyên môn (thƣờng dƣới hình thức mua BHYT) để bảo vệ chăm sóc sức khoẻ công nhân viên. Quỹ BHYT đƣợc sử dụng chi cho ngƣời lao động thông qua mạng lƣới y tế, khi ngƣời lao động ốm đau thì mọi chi phí về khám chữa bệnh đều đƣợc cơ quan BHYT chi trả thông qua dịch vụ khám chữa bệnh ở các cơ sở y tế chứ không chi trả trực tiếp cho bệnh nhân (ngƣời lao động). c, Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Kinh phí công đoàn là quỹ tài trợ hoạt động công đoàn các cấp. Đây là nguồn đáp ứng cho nhu cầu chỉ tiêu của công đoàn. Quỹ KPCĐ đƣợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tiền lƣơng phải trả và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích kinh phí công đoàn là 2% trên lƣơng thực tế của ngƣời lao động, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Quỹ KPCĐ đƣợc phân cấp quản lý và chi tiêu theo chế độ quy định: 1% nộp lên cấp trên, 1% chi cho hoạt động công đoàn cơ sở. Việc chi tiêu quỹ KPCĐ phải chấp hành theo đúng quy định, tổ chức công đoàn các cấp có trách nhiệm quản lý việc sử dụng quỹ theo đúng mục đích. d, Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Bảo hiểm thất nghiệp là một chính sách kinh tế xã hội mới và rất tiến bộ, nó góp phần trợ giúp cho những ngƣời lao động bị thất nghiệp hay mất việc làm do một số nguyên nhân nào đó. Tỷ lệ trích BHTN hiện hành là 2% trên tổng quỹ lƣơng cơ bản, trong đó: + Ngƣời sử dụng lao động nộp 1% trên tổng quỹ lƣơng cơ bản tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ Khấu trừ vào lƣơng của ngƣời lao động 1%. Để kích thích ngƣời lao động rèn luyện tay nghề, nâng cao trình độ lao động gắn bó lâu dài với công ty, doanh nghiệp cần sử dụng có hiệu quả lực lƣợng lao động, hoàn thiện công tác tổ chức tiền lƣơng và chế độ sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. 1.1.6 Trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép theo kế hoạch của CNTTSX: - Khái niệm: Theo quy định hàng năm ngƣời lao động đƣợc nghỉ phép theo số ngày nhất định đƣợc hƣởng nguyên lƣơng cấp bậc. Để điều hoà khoản tiền lƣơng của công nhân sản xuất, tính giá thành sản phẩm đƣợc ổn định, kế toán phải tiến hành trích trƣớc tiền lƣơng công nhân nghỉ phép vào chi phí nhằm hình thành nguồn vốn, khi nào tiền lƣơng công nhân nghỉ phép thực tế phát sinh sẽ lấy từ nguồn trích trƣớc để chi. - Mức trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép của công nhân hàng tháng: Hàng năm ngƣời lao động đƣợc nghỉ từ 10 đến 15 ngày hƣởng nguyên lƣơng, thƣờng ngƣời ta chỉ tập trung vào các ngày lễ, tết, hè Do đó việc phân bổ lƣơng phép thực tế sẽ không đồng đều trong chi phí sản xuất kinh doanh giữa các tháng trong năm nhất là đối với công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, vì khi họ nghỉ việc sẽ không có số lƣợng sản phẩm mà tiền lƣơng vẫn phải chi làm cho giá thành tăng cao có thể tạo ra lỗ giả, nên kế toán phải điều hoà tiền lƣơng nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. Mức trích trƣớc tiền lƣơng Tiền lƣơng chính thực tế Tỷ lệ tiền lƣơng phép kế = phải trả công nhân x trích hoạch của CNTTSX rực tiếp trong tháng trƣớc Tỷ lệ Tổng số lƣơng phép kế hoạch năm của CNTTSX trích = x 100 % trƣớc Tổng số lƣơng chính kế hoạch năm của CNTTSX
Cũng có thể trên cơ sở kinh nghiệm nhiều năm, doanh nghiệp tự xác định một tỷ lệ trích trƣớc tiền lƣơng phép kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất một cách hợp lý. Cũng cần lƣu ý rằng, xu thế của các nhà kế toán hiện nay là không trích trƣớc lƣơng phép kế hoạch của công nhân sản xuất nữa. 1.2 Tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng: 1.2.1 Yêu cầu khách quan, nhiệm vụ, nguyên tắc kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng - Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng không chỉ liên quan đến quyền lợi của ngƣời lao động mà còn liên quan đến chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lƣơng của nhà nƣớc. Tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng đƣợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, là một bộ phận trong giá thành sản xuất. Nếu sử dụng lao động và trả lƣơng hợp lý thì không những đảm bảo và nâng cao đời sống của ngƣời lao động mà còn khuyến khích tính sáng tạo của ngƣời lao động, tiết kiệm đƣợc chi phí và hạ giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Đó là mục tiêu của bất cứ doanh nghiệp nào trong quá trình sản xuất kinh doanh. Từ đó đòi hỏi DN phải đặt ra yêu cầu quản lý thông qua tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng. - Nhiệm vụ hạch toán kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng ở doanh nghiệp: + Tổ chức hạch toán thời gian, số lƣợng, chất lƣợng, kết quả lao động của từng ngƣời lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lƣơng và các khoản trợ cấp cho ngƣời lao động, kiểm tra việc sử dụng lao động, việc chấp hành các chính sách chế độ về lao động tiền lƣơng trợ cấp BHXH và việc sử dụng hợp lí chính xác chi phí tiền lƣơng. + Tính toán phân bổ chính xác chi phí tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, các đối tƣợng sử dụng có liên quan. Hƣớng dẫn và kiểm tra các bộ phận
trong doanh nghiệp thực hiện đúng các chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lƣơng và các khoản trích theo đúng chế độ, đúng phƣơng pháp kế toán. + Định kì tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ lƣơng cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận khác có liên quan. + Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiệp, ngăn chặn hành vi vi phạm chế độ chính sách về lao động tiền lƣơng. + Lƣu trữ và quản lý các sổ sách kế toán tiền lƣơng theo đúng quy định của chế độ kế toán - Nguyên tắc hạch toán: + Phải có đầy đủ, kịp thời các chứng từ kế toán về lao động tiền lƣơng. + Phải hoàn thiện các chứng từ kế toán về các mặt thời gian và địa điểm phát sinh. Tổ chức chỉ đạo, hƣớng dẫn việc thực hiện ghi chép ban đầu cho từng cá nhân, từng bộ phận trong đơn vị. 1.2.2 Hạch toán lao động, tính lƣơng, phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại doanh nghiệp. 1.2.2.1 Hạch toán lao động: * Phân loại lao động trong doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp quy mô dù nhỏ dù lớn đều có lao động thực hiện các chức năng khác nhau. Căn cứ trên các tiêu thức khác nhau ngƣời ta phân loại lao động dựa trên các tiêu thức khác nhau. - Phân loại lao động theo thời gian lao động: + Lao động thƣờng xuyên bao gồm cả lao động ngắn hạn và dài hạn. + Lao động thời vụ có tính tạm thời.
Giúp doanh nghiệp có thể lên kế hoạch sử dụng bồi dƣỡng hay tuyển dụng khi cần thiết. Mặt khác nó giúp việc xác định các khoản nghĩa vụ đối với ngƣời lao động, nhà nƣớc đƣợc chính xác. - Phân loại lao động theo quan hệ với qúa trình sản xuất: + Lao động trực tiếp: là bộ phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hoặc lao vụ dịch vụ. + Lao động gián tiếp: là bộ phận lao động tham gia gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lí kinh tế - Phân loại lao động theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Lao động thực hiện chức năng sản xuất + Lao động thực hiện chức năng bán hàng + Lao động thực hiện chức năng quản lí Phân loại lao động giúp cho việc tập hợp chi phí lao động đƣợc kịp thời, chính xác, phân định đƣợc chi phí sản xuất và chi phí thời kỳ khi công việc đƣợc hạch toán. * Hạch toán số lƣợng lao động Việc theo dõi này đƣợc phản ánh trên sổ danh sách lao động của doanh nghiệp. Sổ danh sách lao động đƣợc mở cho toàn doanh nghiệp và từng bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp. Trên sổ thể hiện các thông tin nhƣ: số lƣợng lao động hiện có, tình hình tăng giảm lao động, di chuyển lao động, trình độ lao động, tuổi đời, tuổi nghề Số lƣợng lao động của doanh nghịêp đƣợc phản ánh trên sổ sách dựa vào số lao động hiện có của doanh nghiệp bao gồm số lƣợng từng loại lao động theo nghề nghiệp công việc và trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, bao gồm cả số lao động
dài hạn và số lao động tạm thời, cả lực lƣợng lao động trực tiếp, gián tiếp, và lao động thuộc lĩnh vực khác ngoài sản xuất. Hạch toán số lƣợng lao động là việc theo dõi kịp thời chính xác tình hình biến động tăng giảm số lƣợng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lƣơng phải trả và các chế độ khác cho ngƣời lao động. Lao động trong doanh nghiệp gồm nhiều loại nhƣ dài hạn, tạm thời, trực tiếp hay gián tiếp lao động trong doanh nghiệp lại biến đổi hàng năm. Vì vậy doanh nghiệp phải theo dõi số lao động của mình để cung cấp thông tin cho quản lý. Căn cứ ghi sổ là chứng từ ban đầy về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc Việc hạch toán số lƣợng lao động đƣợc phản ánh trên sổ danh sách lao động của doanh nghiệp và sổ danh sách lao động cho từng bộ phận. Sổ này do phòng tổ chức lập theo mẫu quy định và đƣợc chia thành hai bản: + Một bản do phòng lao động doanh nghiệp quản lý ghi chép + Một bản do phòng kế toán ghi chép Các chứng từ này đƣợc phòng tổ chức lập mỗi khi có các quyết định tƣơng ứng. Mọi biến động đều phải ghi chép kịp thời vào sổ danh sách lao động để trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lƣơng phải trả và các chế độ khác cho ngƣời lao động đƣợc kịp thời, chính xác. Sổ lao động là căn cứ để vào danh sách ngƣời lao động trong bảng chấm công và chứng từ hạch toán kết quả lao động cho ngƣời lao động ở các bộ phận. * Hạch toán thời gian lao động Hạch toán thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời chính xác thời gian lao động của từng ngƣời trên cơ sở đó để tính tiền lƣơng phải trả cho ngƣời lao động đƣợc chính xác. Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất nghỉ việc của từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Kế toán sử dụng các chứng từ là bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ, phiếu nghỉ BHXH. Bảng chấm công đƣợc lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của từng ngƣời lao động. Chứng từ hạch toán thời gian lao động bao gồm: Bảng chấm công, Phiếu làm thêm giờ, Phiếu nghỉ hƣởng BHXH. - Bảng chấm công đƣợc lập hàng tháng, theo dõi từng ngày trong tháng của từng cá nhân, từng tổ đội sản xuất, từng bộ phận. Tổ trƣởng sản xuất, tổ công tác hoặc những ngƣời đƣợc uỷ quyền ghi hàng ngày theo quy định. Cuối tháng căn cứ theo thời gian lao động thực tế (số ngày công, số ngày nghỉ) để tính lƣơng. Và tổng hợp thời gian lao động của từng ngƣời lao động trong từng bộ phận. Bảng chấm công phải đƣợc treo công khai để mọi ngƣời kiểm tra và giám sát. - Phiếu làm thêm giờ (hoặc phiếu làm thêm) đƣợc hạch toán chi tiết cho từng ngƣời theo số giờ làm việc. - Phiếu nghỉ hƣởng BHXH dùng cho trƣờng hợp ốm đau, con ốm, nghỉ thai sản, nghỉ tai nạn lao động. Chứng từ này do cơ quan y tế hoặc do bệnh viện cấp và đƣợc ghi vào bảng chấm công. * Hạch toán kết quả lao động - Hạch toán kết quả lao động là việc ghi chép kịp thời chính xác số lƣợng, chất lƣợng sản phẩm hoàn thành của từng công nhân viên để từ đó tính lƣơng, tính thƣởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lƣơng phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác định năng suất lao động kiểm tra tình hình định mức lao động của từng bộ phận và doanh nghiệp. - Chứng từ thƣờng sử dụng là: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu nhập kho, bảng theo dõi công tác từng tổ - Kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau, tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh nghiệp. Mặc dù sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhƣng các chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết nhƣ tên công
nhân, tên công việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lƣợng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu, kỳ hạn và chất lƣợng công việc hoàn thành đã đƣợc nhiệm thu. Dựa trên các chứng từ đã lập về số lƣợng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động, kế toán lập " Bảng thanh toán tiền lƣơng" cho từng tổ, từng đội, từng phân xƣởng và các phòng ban dựa trên kết quả tính lƣơng cho từng ngƣời lao động. Nhƣ vậy, hạch toán lao động vừa có tác dụng quản lý, huy động, sử dụng lao động, đồng thời là cơ sở để DN tính tiền lƣơng phải trả cho ngƣời lao động. Cho nên để tính đúng tiền lƣơng cho CNV thì điều kiện trƣớc tiên là phải hạch toán lao động chính xác đầy đủ và khách quan. 1.2.2.2 Tính lƣơng, phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại doanh nghiệp: Việc tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, kế toán phải tính riêng cho từng ngƣời lao động, tổng hợp lƣơng theo từng tổ, đội sản xuất, từng phòng ban. Trƣòng hợp trả lƣơng cho tập thể ngƣời lao động, kế toán phải tính lƣơng phải trả cho từng khối lƣợng công việc hoàn thành và hƣớng dẫn chia lƣơng cho từng thành viên trong nhóm tập thể đó theo các phƣơng pháp chia lƣơng nhất định đảm bảo công bằng, hợp lý.Việc tính lƣơng đƣợc tiến hành trên cơ sở các chứng từ hạch toán lao động: Bảng chấm công, bảng thanh toán sản phẩm hoặc công việc hoàn thành và các chính sách, chế độ về lao động, tiền lƣơng mà nhà nƣớc ban hành. Để thanh toán tiền lƣơng và các khoản phải trả cho CNV, kế toán tiền lƣơng lập "Bảng thanh toán tiền lƣơng" cho từng tổ đội phòng ban. Căn cứ vào kết quả tính lƣơng cho từng ngƣời, trên bảng thanh toán tiền lƣơng cần ghi rõ từng khoản tiền lƣơng(lƣơng sản phẩm, lƣơng thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngƣời lao động còn đƣợc lĩnh. Sau khi kế toán kiểm tra, xác nhận và kí giám đốc duyệt và chuyển cho kế toán viết phiếu chi và thanh toán lƣơng cho các bộ phận.
Thông thƣờng việc thanh toán lƣơng và các khoản khác cho ngƣời lao động tại các doanh nghiệp đƣợc chia làm 2 kỳ: + Kỳ 1: tạm ứng lƣơng, căn cứ vào tình hình lƣơng đƣợc trả trong một thời gian để ngƣời ta ấn định lƣơng tạm ứng ở kì 1. + Kỳ 2: Nhận số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập. Mỗi lần lĩnh lƣơng ngƣời lao động phải kí vào cột " Kí nhận ". - Trƣờng hợp áp dụng tiền thƣởng cho ngƣời lao động cần tính toán và lập "Bảng thanh toán tiền thƣởng" để theo dõi và chi trả cho ngƣời lao động theo đúng quy định. - Trƣờng hợp ngƣời lao động nghỉ ốm, nghỉ đẻ, nghỉ tai nạn lao động thì kế toán dựa trên cơ sở " Phiếu nghỉ hƣỏng BHXH" và "biên bản tai nạn lao động" để tính toán và tổng hợp vào "Bảng thanh toán BHXH". Sau khi kế toán tính tổng số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng ngƣời sẽ chuyển cho trƣỏng ban BHXH của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trƣởng duyệt chi. - Trên cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động do các tổ, phòng gửi đến nhƣ: Bảng chấm công, hợp đồng giao khoán, bảng thanh toán tiền lƣơng và BHXH tiến hành lập bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng. Ngoài tiền lƣơng và các khoản trích bảng phân bổ còn phản ánh các khoản chi phí phải trả. - Số liệu tổng hợp phân bổ tiền lƣơng, trích BHXH, BHYT, KPCĐ đƣợc sử dụng cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất, ghi sổ kế toán cho các đối tƣợng liên quan căn cứ vào bảng phân bổ kế toán tiến hành ghi vào sổ cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi đi cho các bộ phận quản lý liên quan. Phòng kế toán mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung cho toàn doanh nghiệp. Tiền lƣơng, trợ cấp BHXH và tiền thƣởng chi trả cho CNV phải kịp thời, đầy đủ trực tiếp với ngƣời lao động, yêu cầu công nhân viên khi nhận cũng cần thực hiện kiểm tra và có kiến nghị nếu thấy không hợp lý.
1.2.3 Kế toán tổng hợp tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại doanh nghiệp 1.2.3.1 Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo nội dung, phƣơng pháp lập, kì chứng từ theo quy định của luật kế toán và các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán lao động và tiền lƣơng.Các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để chi trả lƣơng và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngƣời lao động và là tài liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả các biện pháp quản lý lao động vận dụng ở doanh nghiệp. Do đó, DN cần phải vận dụng và lập các chứng từ ban đầu về lao động phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng, đầy đủ số lƣơng, chất lƣợng lao động. Các chứng từ hạch toán bao gồm các chứng từ kế toán sau: + Bảng chấm công (Mẫu số 01a - LĐTL) Bảng này đƣợc lập riêng cho từng bộ phận tổ, đội nhằm cung cấp chi tiết số ngày công của từng ngƣời lao động theo tháng hoặc theo tuần. + Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu số 01b - TĐTL) + Giấy đi đƣờng (Mẫu số 04 - LĐTL) + Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05 – LĐTL) Xác nhận số sản phẩm hay số công việc hoàn thành của đơn vị hay cá nhân ngƣời lao động. Phiếu này do ngƣòi giao việc lập, bộ phận hành chính thu nhận và ký duyệt trƣớc khi chuyển đến kế toán làm chứng từ để căn cứ trả lƣơng. + Hợp đồng giao khoán ( Mẫu số 08 ) Là bản ký kết giữa ngƣời giao khoán và ngƣời nhận giao khoán về khối lƣợng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó, đồng thời là cơ sở để thanh toán tiền công cho ngƣời lao động nhận khoán. + Biên bản thanh lí ( nghiệm thu ) hợp đồng giao khoán ( Mẫu số 09 )
+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng ( Mẫu số 010 ) + Bảng phân bổ tiền lƣơng và Bảo hiểm xã hội. ( Mẫu số 011 ) + Biên bản điều tra tai nạn lao động: Biên bản này nhằm xác định một cách chính xác cụ thể tai nạn lao động xảy ra tại đơn vị. 1.2.3.2 Tài khoản kế toán: Để hạch toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, kế toán sử dụng các TK: TK 334, 338 và các tài khoản có liên quan 622, 627, 641, 642, 111, 112. * Tài khoản 334: " Phải trả ngƣời lao động ". - Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả tình hình thanh toán các khoản phải trả cho ngƣời lao động của doanh nghiệp về lƣơng, tiền công, tiền thƣởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác thuộc về thu nhập của ngƣời lao động. - Tài khoản này đƣợc phân tích thành 2 tài khoản cấp 2: + TK 3341 “Phải trả công nhân viên”: dùng phản ánh các khoản thanh toán với ngƣời lao động của doanh nghiệp. + TK 3348 “Phải trả ngƣời lao động khác”: dùng để phản ánh tình hình thanh toán với ngƣời lao động khác không thuộc lao động trong danh sách của doanh nghiệp. Kết cấu: - Bên Nợ: + Các khoản tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng có tính chất lƣơng, BHXH và các khoản đã trả đã chi, đã ứng trƣớc cho ngƣời lao động. + Các khoản khấu trừ vào tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng có tính chất lƣơng và các khoản phải trả phải chi cho ngƣời lao động. - Bên Có: + Các khoản tiền lƣơng, tiền công tiền thƣởng có tính chất lƣơng và các khoản khác phải trả phải chi cho ngƣời lao động.
- Số dƣ bên có: Các khoản tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng có tính chất lƣơng và các khoản khác còn phải trả cho ngƣời lao động. - Tài khoản 334 có thể có số dƣ bên Nợ. Số dƣ bên Nợ Tài khoản 334 rất cá biệt - nếu có phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng và các khoản khác cho ngƣời lao động. * TK 338: " Phải trả, phải nộp khác " Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đƣợc phản ánh ở tài khoản 334. Trong công tác kế toán tiền lƣơng theo dõi trên 3 TK cấp 2 sau: * TK 3382: " Kinh phí công đoàn " - Tài khoản này phản ánh tình hình trích và thanh toán công đoàn ở đơn vị. Kết cấu: - Bên Nợ: + Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở. + KPCĐ đã nộp. - Bên Có: + Trích KPCĐ vào chi phí kinh doanh - Số dƣ bên có: KPCĐ chƣa nộp, chƣa chi. - Số dƣ bên nợ: KPCĐ vƣợt chi * TK 3383: " BHXH " TK này phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội ở đơn vị. Kết cấu: - Bên Nợ: + BHXH phải trả cho công nhân viên chức. + BHXH đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH - Bên Có: + Trích BHXH vào chi phí kinh doanh
+ Trích BHXH trừ vào thu nhập của công nhân viên chức. - Số dƣ bên có: BHXH chƣa nộp - Số dƣ bên nợ: BHXH vƣợt chi * TK 3384: " BHYT " - Tài khoản này phản ánh nguồn tình hình trích và thanh toán BHYT theo quy định. Kết cấu: - Bên Nợ: + Nộp BHYT - Bên Có: + Trích BHYT tính vào chi phí kinh doanh. + Trích BHYT trừ vào thu nhập của công nhân viên chức - Số dƣ bên có: BHYT chƣa nộp. * Nhóm tài khoản chi phí sử dụng nhân công. + TK 622, 6271, 6421, 241, 623. Các tài khoản khác có liên quan: 335, 111,112. 1.2.3.3 Hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu: + Kế toán tiền lƣơng. * Tính ra lƣơng và phụ cấp các khoản có tính chất tiền lƣơng phải trả cho ngƣời lao động, kế toán ghi: Nợ TK 622, 627(1) Nợ TK 641 (1), 642 (1), 241 Có TK 334. * Tiền thƣởng lấy từ quỹ khen thƣởng phải trả cho ngƣời lao động, trợ cấp phúc lợi, trợ cấp BHXH, kế toán ghi: Nợ TK 431(1), 431(2) Nợ TK 338(3)
Có TK 334 * Các khoản khấu trừ vào tiền lƣơng theo quy định Nợ TK 334: Tổng số các khoản khấu trừ vào thu nhập của ngƣời lao động. Có TK 338(3), 338(4): Số BHXH, BHYT, BHTN phải trích từ lƣơng. Có TK 141: Số tạm ứng trừ vào lƣơng. Có TK 138: Các khoản bồi thƣờng vật chất, thiệt hại. Có TK 333(5): Thuế thu nhập cá nhân phải nộp. * Đối với các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ và doanh nghiệp có trích trƣớc lƣơng phép của công nhân trực tiếp sản xuất thì số lƣơng phép thực tế phải trả cho ngƣời lao động thực tế phát sinh trong kỳ ghi: Nợ TK 335: phải trả công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm Có TK 334: Tổng số lƣơng phép phải trả cho ngƣời lao động trong kỳ. * Xác định số tiền còn phải thanh toán cho ngƣời lao động và tiến hành thanh toán cho ngƣời lao động: Nợ TK 334 Có TK 111, 112 * Nếu thanh toán thù lao cho ngƣời lao động bằng vật tƣ, hàng hóa: BT1) Ghi nhận giá vốn vật tƣ, hàng hóa. Nợ TK 632: ghi tăng gá vốn hàng bán Có TK 152, 153, 154, 155 BT2) Ghi nhận giá thanh toán: Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán Có TK 512: Giá thanh toán không có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp + Kế toán các khoản trích theo lƣơng. * Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định Nợ TK 622, 627 (1), 641 (1), 642 (1): 20 %
Nợ TK 241: 20% Nợ TK 334: 7% Có TK 338: 27% - 3382: 2% - 3383: 22% - 3384: 3% * Khi nhận trợ cấp BHXH do cơ quan BHXH cấp: Nợ TK 111, 112 Có TK 338(3) * Khi nhận kinh phí công đoàn do cơ quan Công đoàn cấp trên cấp: Nợ TK 111, 112 Có TK 338(2) * Phản ánh tiền nộp phạt do nộp chậm BHXH: Nợ TK 627, 641, 642 Nợ TK 138 Có TK 338 * Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ Nợ TK 338(2, 3, 4) Có TK 111, 112. * Phản ánh trợ cấp BHXH, phải trả cho ngƣời lao động: Nợ TK 3383 Có TK 334 * Chi tiêu kinh phí công đoàn để lại doanh nghiệp: Nợ TK 3382 Có TK 111, 112
1.2.3.4 Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu: Để tiến hành lập bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, kế toán cần căn cứ trên cơ sở các chứng từ về lao động, tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong tháng. Kế toán tiến hành tổng hợp tiền lƣơng phải trả cho từng đối tƣợng sử dụng lao động để ghi cột chi có Tk 334 có các dòng cho phù hợp và tỉ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo từng đối tƣợng. Sử dụng để tính ra số tiền phải trích BHXH, BHYT, KPCĐ để ghi vào cột có Tk 3383, 3384, 3382. Số liệu ở bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng để ghi vào các sổ kế toán có liên quan tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị đồng thời đƣợc sử dụng để kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành thực tế của sản phẩm dịch vụ. Dƣới đây là sơ đồ kế toán tổng hợp tiền lƣơng, thƣởng (Sơ đồ 1.1) và sơ đồ kế toán các khoản trích theo lƣơng ( Sơ đồ 1.2 )
SƠ ĐỒ 1.1: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP TIỀN LƢƠNG, THƢỞNG. 111,112 334 622,627,641,642 Ứng và thanh toán lƣơng các Lƣơng và khoản mang tính khoản khác cho ngƣời lao động chất lƣơng phải trả ngƣòi LĐ (5) (1) 138,141,333,338 335 Các khoản khấu trừ vào lƣơng và Phải trả tiền lƣơng nghỉ phép thu nhập của ngƣời lao động của CNSX nếu trích trƣớc (6) (2) 512 4311 Trả lƣơng thƣởng cho ngƣời lao Tiền lƣơng phải trả động = sản phẩm, hàng hoá ngƣời lao động (7) (3) 333 (33311) 3383 BHXH phải trả Thuế GTGT (nếu có) ngƣời lao động (4)
Ghi chú: (Sơ đồ 1.1 ) (1): Hàng tháng căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng và các chứng từ hạch toán lao động, kế toán xác định số tiền lƣơng phải trả cho công nhân viên và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh ở các bộ phận, đơn vị, các đối tƣợng sử dụng lao động số tiền ghi nợ các TK 622, 627, 641, 642 bao gồm tiền lƣơng chính, lƣơng phụ, phụ cấp lƣơng cho công nhân viên. (2): Phản ánh các khoản tiền lƣơng đã trích trƣớc của công nhân trực tiếp sản xuất nghỉ phép phát sinh trong kỳ.( trích trong kỳ trƣớc ) (3): Số tiền thƣởng phải trả cho ngƣời lao động trích từ quỹ khen thƣởng nhƣ thƣởng do hoàn thành định mức sản phẩm thƣởng sáng kiến, cải tiến kỹ thuật (4): Tính khoản BHXH phải trả thay lƣơng cho công nhân viên khi bị ốm đau thai sản, tai nạn lao động. (5): Ứng trƣớc hoặc thực thanh toán các khoản tiền công, tiền thƣởng, các khoản mang tính chất tiền lƣơng và các khoản phải trả khác cho công nhân viên bằng tiền mặt hoặc thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng. (6): Các khoản khấu trừ vào lƣơng và thu nhập của công nhân viên bao gồm tiền tạm ứng (TK 141 ), các khoản bồi thƣờng vật chất thiệt hại (TK 1388 ) khoản thuế thu nhập của công nhân viên mà ngƣời lao động nộp cho nhà nƣớc (TK 3338) và khoản phải trả khác, phải nộp khác. (7): Trả lƣơng, thƣởng cho ngƣời lao động bằng sản phẩm, hàng hoá. Đối với trƣờng hợp này đồng thời phải ghi nhận giá vốn.
SƠ ĐỒ 1.2: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG. 334 3382,3383,3384,3388 622,627,641,642 Trích Số BHXH phải trả BHXH (17%) trực tiếp cho CNV BHYT (3%) KPCĐ( 2%) tính vào chi phí 111, 112 334 Nộp KPCĐ, BHYT, BHXH Trích BHXH (7%), cho cơ quan quản lí BHYT (1,5%) tính trừ lƣơng 111, 112 Chi tiêu kinh phí công đoàn Số BHXH, KPCĐ chi vƣợt tại cơ sở.(1%) đƣợc cấp 1.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán để hạch toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong công ty. Tuỳ vào đặc điểm, quy mô của mỗi doanh nghiệp mà kế toán thực hiện ghi sổ theo 1 trong 5 hình thức sau. - Hình thức Nhật ký sổ cái - Hình thức Nhật ký chứng từ - Hình thức Chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật ký chung.
- Hình thức kế toán máy. * Hình thức sổ kế toán " Nhật ký sổ cái ": áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ quản lý tập trung, nghiệp vụ phát sinh ít và đơn giản, tài khoản sử dụng không nhiều. Quá trình thực hiện gồm các loại sổ sau: Sổ Nhật ký sổ cái TK 334, TK 335, TK 338. Sổ chi tiết TK 334, 335, 338 * Hình thức sổ kế toán " Nhật ký chứng từ": áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp, có trình độ quản lý và kế toán cao, thực hiện kế toán thủ công. Hình thức này sử dụng các loại sổ sau: Nhật ký chứng từ số 1, 2,7,10. Sổ chi tiết các TK 334, 335, 338 Bảng kê số 4, 5, 6 * Hình thức sổ kế toán " Chứng từ ghi sổ": áp dụng đối với mọi loại hình doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp phù hợp với các điều kiện kế toán thủ công và kế toán máy. Quá trình thực hiện gồm các loại sổ sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái các TK 334, 335, 338 Sổ chi tiết các TK 334, 335, 338. * Hình thức sổ kế toán " Nhật kí chung ": áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, phù hợp áp dụng kế toán máy. Quá trình thực hiện gồm các loại sổ sau: Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 334, TK 335, TK 338 Sổ chi tiết TK 334, TK 338. Hiện nay các doanh nghiệp phổ biến áp dụng hình thức sổ kế toán " Nhật ký chứng từ " và " Nhật ký chung ".
* Hình thức kế toán máy: Để khắc phục những hạn chế và khó khăn trong công tác kế toán thủ công, hiện nay rất nhiều DN đã ứng dụng phần mềm máy tính trong công tác kế toán. Đó chính là việc thiết kế và sử dụng các chƣơng trình phần mềm theo đúng nội dung, trình tự của phƣơng pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin kế toán trên máy vi tính. Với sự ứng dụng này, bộ phận kế toán giảm bớt thực hiện thủ công một số khâu nhƣ: ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán chỉ phải thực hiện các công việc phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra và phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đƣa ra các quyết định phù hợp. Việc tổ chức công tác kế toán bằng phần mềm máy tính phải tuân theo các nội dung và yêu cầu của tổ chức công tác kế toán, đồng thời từng nội dung có đặc điểm riêng phù hợp với việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. Vì vậy, tổ chức kế toán máy phải đảm bảo các nguyên tắc sau: + Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng. + Đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. + Đảm bảo phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ kế toán của doanh nghiệp. + Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hoá cao, trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật trong công tác kế toán. + Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả. Tổ chức công tác kế toán trên máy tính thực hiện theo những nội dung sau: + Tổ chức mã hoá các đối tƣợng cần quản lý: Là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tƣợng cần quản lý, nhằm cho phép nhận
diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tƣợng trong quá trình xử lý thông tin, tăng tốc độ xử lý, đảm bảo độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Việc xác định các đối tƣợng cần mã hoá là hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu quản trị DN. Riêng đối với kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng đối tƣợng chủ yếu phải đƣợc mã hoá là: Danh mục chứng từ, danh mục cán bộ CNV. + Tổ chức chứng từ kế toán: Là khâu đầu tiên của công tác kế toán với những nội dung: Xây dựng hệ thống danh mục chứng từ; tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức kiểm tra thông tin trong chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ. Công đoạn này nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tƣợng sử dụng. + Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Ngoài việc sử dụng tài khoản kế toán cấp I, cấp II theo quy định trong chế độ kế toán hiện hành, căn cứ vào yêu cầu của DN, kế toán xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết để làm cơ sở mã hoá, cài đặt trong chƣơng trình phần mềm kế toán. + Tổ chức hệ thống kế toán: Mỗi hình thức kế toán có một hệ thống sổ kế toán và trình tự hoá thông tin khác nhau. Với mỗi hình thức kế toán và yêu cầu quản lý, sử dụng thông tin chi tiết của từng doanh nghiệp, các chƣơng trình phần mềm kế toán sẽ đƣợc thiết kế để xử lý và hệ thống hoá thông tin kế toán tự động trên máy tính theo đúng yêu cầu.
CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 9 HẢI PHÒNG 2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng số 9 Hải Phòng: 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty * Giới thiệu khái quát về công ty: Tên giao dịch: Công ty cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng Tên giao dịch tiếng Anh: Hai Phong construction no 9 joint stock company Loại hình Doanh nghiệp: Công ty cổ phần Năm thành lập: 1974 Trụ sở chính: Số 259 đƣờng Hà Nội – Thƣợng Lý – Hồng Bàng – Hải Phòng Điện thoại : (031)3.525111 Fax: (031)3.52379 Giấy phép kinh doanh số: 0203001183 do Sở Kế hoạch đầu tƣ Hải Phòng cấp lần 2 ngày 01/10/2007 Mã số thuế: 0200159608 Công ty mở hai tài khoản để giao dịch tại hai Ngân hàng với các số tài khoản tƣơng ứng: - Ngân hàng Công thƣơng Hồng Bàng Hải Phòng: 102020000211628 - Ngân hàng Đầu tƣ và Phát triển Hải Phòng: 3211000000261 Vốn điều lệ hiện nay của Công ty là 11.700.000.000đ, trong đó: - Vốn Nhà nƣớc là 1.040.130.000 (chiếm 8,89%) - Vốn của các cổ đông trong và ngoài doanh nghiệp là 10.659.870.000 (chiếm 91,11%)
* Quá trình hình thành và phát triển công ty: Công ty xây dựng số 9 trƣớc kia và Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng hiện nay đƣợc thành lập trên cơ sở hợp nhất giữa Công ty xây dựng Hồng Bàng và Công ty sửa chữa nhà Thành phố Hải Phòng từ tháng 11 năm 1996. Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng đƣợc chuyển đổi theo quyết định số 3539 QĐ/UB ngày 24/12/2004 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. Sau khi hợp nhất Công ty đã đƣợc xếp loại doanh nghiệp hạng III. Tháng 4/1998, trên cơ sở phát triển sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp đƣợc UBND thành phố xét duyệt, quyết định nâng lên xếp hạng II và từ đó đến nay công ty ổn định sản xuất kinh doanh luôn đạt hiệu quả cao, hàng năm đều đƣợc UBND thành phố tặng bằng khen và Sở xây dựng Hải Phòng tặng cờ thi đua xuất sắc. Năm 2003 đƣợc Bộ xây dựng tặng bằng khen. Năm 2004 đƣợc Sở xây dựng tặng bằng khen. Năm 2005 đƣợc UBND thành phố Hải Phòng tặng cờ thi đua xuất sắc. Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng đã có những bƣớc phát triển về nhiều mặt trong sản xuất kinh doanh. Công ty đã hợp tác với nhiều cơ quan, đơn vị kinh doanh trên địa bàn để khai thác tối đa các lợi thế nhân lực, mở rộng kinh doanh trên lĩnh vực xây dựng và phát triển hạ tầng cơ sở ở Thành phố và diện rộng trong cả nƣớc. Với 35 năm xây dựng và trƣởng thành, với bề dày kinh nghiệm, với đội ngũ cán bộ quản lý kỹ thuật giàu kinh nghiệm cùng đội ngũ công nhân lành nghề và máy móc thiết bị tiên tiến, Công ty đã xây dựng hàng trăm công trình dân dụng và công nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài thành phố. 2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty - Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, hệ thống công trình hạ tầng cơ sở và công trình công cộng đô thị, nông thôn, công trình giao thông, thủy lợi vừa và nhỏ. - Xây dựng nhà ở bán theo cơ chế kinh doanh.
- San lấp mặt bằng. - Tƣ vấn lập dự án đầu tƣ xây dựng, tƣ vấn xây dựng công trình dan dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi vừa và nhỏ. - Kinh doanh vật liệu xây dựng, vật tƣ, điện máy xây dựng. - Kinh doanh dịch vụ thƣơng mại, khách sạn, nhà hàng phục vụ hội thảo, văn phòng đại diện cho các lĩnh vực hoạt động phát triển kinh tế xã hội. 2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 2.1.3.1 Mô hình tổ chức hoạt động: Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TỔNG GIÁM ĐỐC Phó Tổng giám đốc P.KH Đầu tƣ P.TC – P.Chế P.KTTV Đ ộ i XD Xí nghiệp Xí nghiệp Xí nghiệp Đội XD số 2 XD số 3 XD số 7 XD số 8 số 1 2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận (phòng ban): 1) Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. 2) Hội đồng quản trị: là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông. 3) Ban kiểm soát: là tổ chức thay mặt toàn thể cổ đông thực hiện giám sát HĐQT, Tổng giám đốc trong việc quản lý điều hành Công ty, kiểm soát mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị, điều hành Công ty.
4) Tổng giám đốc: là ngƣời có quyền cao nhất điều hành mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật. 5) Phó tổng giám đốc: là ngƣời giúp việc cho Tổng giám đốc, thay mặt Tổng giám đốc giải quyết các công việc khi Tổng giám đốc đi vắng, trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc và các hoạt động liên quan đến lĩnh vực mà mình chịu trách nhiệm. 6) Phòng TCHC & PC: - Tham mƣu giúp Tổng giám đốc về công tác tổ chức bộ máy, sắp xếp lao động giải quyết các chính sách liên quan đến ngƣời lao động. - Xây dựng kế hoạch dài hạn về các phƣơng án phát triển Công ty. - Xây dựng phƣơng án trả lƣơng cho CBCNV và triển khai phƣơng án sau khi đƣợc duyệt. - Tham mƣu giúp Tổng giám đốc trong công tác thanh tra, bảo vệ nội bộ. - Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo, khen thƣởng, kỷ luật, BHXH, BHYT. - Phụ trách công tác bảo vệ an toàn lao động, bảo hộ lao động, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh công cộng. 7) Phòng KHKT & Đầu tƣ: - Tham mƣu giúp Tổng giám đốc xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn bao gồm kế hoạch nguồn vốn sự nghiệp. - Tham mƣu sản xuất, kế hoạch tiền lƣơng và kế hoạch vật tƣ thiết bị. - Tham mƣu giúp Tổng giám đốc giao kế hoạch tháng, quý, năm cho các đơn vị sản xuất trực tiếp thuộc công ty và kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt kế hoạch đƣợc giao. - Tổng hợp lập báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của Công ty theo quy định của Nhà nƣớc và những báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất theo yêu cầu nhiệm vụ của Công ty.
- Tham mƣu giúp Tổng giám đốc soạn thảo các hợp đồng kinh tế theo đúng nội dung của pháp lệnh hợp đồng kinh tế và các quy định của Nhà nƣớc . Đồng thời giúp Tổng giám đốc giám sát quá trình thực hiện hợp đồng, phát hiện và đề xuất với Tổng giám đốc những biện pháp giải quyết những vƣớng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng. 8) Phòng KTTV: - Tham mƣu giúp Tổng giám đốc thực hiện các chế độ kế toán nhà nƣớc hiện hành. - Xây dựng và triển khai kế hoạch thu chi vụ, tháng, quý, năm. - Theo dõi, hạch toán việc mua bán, chi phí, xuất nhập hàng hoá vật tƣ thiết bị. - Kiểm tra, giám sát chi tiêu tài chính. - Hạch toán kế toán kết quả của sản xuất kinh doanh dịch vụ hàng quý, 6 tháng và cả năm. 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty đƣợc tổ chức rất linh hoạt. Xét trong toàn bộ Công ty thì bộ máy kế toán đƣợc tổ chức theo hình thức tập trung. Kế toán trong phòng kế toán tài vụ của Công ty là kế toán tổng hợp. Với các phòng hành chính thuộc Công ty thì có nhiệm vụ lập các bảng chấm công và các tài liệu có liên quan khác tới hoạt động kinh doanh của Công ty cho tới phòng kế toán – tài vụ tập hợp vào sổ. Riêng trong các tổ đội và xí nghiệp xây dựng thì chỉ tập hợp và tính giá thành công trình quyết toán để trình lên Công ty thông qua phòng kế toán – tài vụ, còn các hoạt động kế toán khác diễn ra bình thƣờng nhƣ với một cơ sở kinh doanh độc lập. Phòng kế toán – tài vụ trong Công ty gồm bảy nhân viên, thực hiện các nghiệp vụ kế toán cần thiết.
Hình 2.2: Sơ đồ Bộ máy kế toán tại Công ty Kế toán trƣởng K ế Kế Kế Kế toán Thủ Kế Kế toán toán toán toán tiền quỹ toán theo dõi tổng theo công theo thanh lƣơng dõi h ợp dõi toán BHXH TSCĐ nợ thuế 2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: Phòng kế toán – tài vụ có nhiệm vụ: Tổ chức quản lý mọi mặt hoạt động của phòng cũng nhƣ các hoạt động khác của Công ty có liên quan đến công tác tài chính kế toán nhƣ tổng hợp thu chi, công nợ, giá thành, hạch toán dự toán sử dụng nguồn vốn, quản lý tiêm mặt, ngân phiếu, thanh toán, quản lý nghiệp vụ thống kê ở các đơn vị - Kế toán trưởng: + Phụ trách chung,chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng nhƣ các hoạt động khác của Công ty có liên quan tới công tác tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của Công ty. + Tổ chức công tác kế toán, thống kê trong Công ty phù hợp với chế độ quản lý tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của Nhà nƣớc. + Thực hiện các chính sách chế độ về công tác tài chính kế toán. + Kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng. + Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ theo quy định.
+ Trực tiếp chỉ đạo kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ thống kê – kế toán các đơn vị trong Công ty. + Kế toán các khoản phải thanh toán với Ngân sách Nhà nƣớc. - Kế toán tổng hợp: + Kế toán tổng hợp chi phí giá thành. + Xác định kết quả kinh doanh. - Kế toán theo dõi TSCĐ: Theo dõi TSCĐ, hang tháng tính khấu hao, sửa chữa lớn, thực hiện kiểm kê đánh giá lại TSCĐ theo quy định. - Kế toán theo dõi công nợ: Đôn đốc các khoản công nợ trả chậm khó đòi. - Kế toán theo dõi thuế: Theo dõi thuế GTGT, thuế môn bài, thuế đầu ra, thuế đầu vào - Kế toán thanh toán: + Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trƣớc khi lập phiếu thu chi. + Cùng thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu sử dụng tồn quỹ sổ sách và thực tế. + Giao dịch với Ngân hàng về các khoản thanh toán qua Ngân hàng của Công ty. + Kiểm tra tính hợp pháp các chứng từ trƣớc khi thanh toán tạm ứng. - Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: + Thanh toán tiền lƣơng, thƣởng phụ cấp cho đơn vị theo lệnh của giám đốc. + Thanh toán BHXH, BHYT cho ngƣời lao động theo chế độ quy định. + Theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ tiền lƣơng của Công ty. + Theo dõi các khoản thu chi của Công đoàn. - Thủ quỹ: + Chịu trách nhiệm trong công tác thu chi tiền mặt và tồn quỹ của Công ty. + Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ theo quy định. + Quản lý các hồ sơ gốc của tài sản, các giấy tờ có giá trị nhƣ tiền, ngân phiếu.
2.1.5 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán và hình thức ghi sổ kế toán 2.1.5.1 Nguyên tắc tổ chức kế toán và các chính sách kế toán chủ yếu: Quá trình luân chuyển chứng từ kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo nguyên tắc sau: tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp (kế toán ở các tổ đội và Công ty). Bộ phận kế toán sẽ kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ kế toán đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán trong Công ty bao gồm các bƣớc cụ thể sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán: Công ty sử dụng danh mục các chứng từ kế toán theo quy định của Nhà nƣớc,ví dụ nhƣ - Về lao động tiền lƣơng: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lƣơng, bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng, - Về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán Các kế toán viên và kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc xí nghiệp ký duyệt. Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Các chứng từ và ghi chép kế toán trong Công ty đƣợc phân loại cụ thể để đảm bảo cho việc tìm kiếm đƣợc dễ dàng. Lƣu trữ và bảo quản chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán đƣợc lƣu trữ tại kho (với các chứng từ lâu năm) và tại tủ lƣu trữ của phòng kế toán. Cuối kỳ kế toán trƣởng, kế toán tổng hợp lập đầy đủ các báo cáo quyết toán theo chế độ kế toán hiện hành nộp cấp trên. Các báo cáo tuân thủ đầy đủ chế độ kế toán về mẫu biểu bao gồm: - Bảng cân đối kế toán
- Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản - Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh * Các chính sách kế toán chủ yếu: - Áp dụng chính sách kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính. - Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam (VND). - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho tại các xí nghiệp và đội xây dựng là phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, tính giá trị hàng xuất kho theo phƣơng pháp FIFO (nhập trƣớc – xuất trƣớc). - TSCĐ đƣợc kiểm kê theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. 2.1.5.2 Hình thức sổ kế toán đang áp dụng: Dựa vào đặc điểm, tình hình cụ thể của Công ty, bộ máy kế toán Công ty đã chọn hình thức kế toán Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Hình 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các Bảng phân bổ Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng Sổ cái hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra - Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các bảng kê có liên quan. Cuối tháng chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê vào nhật ký chứng từ. - Cuối tháng, khoá sổ các Nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái một lần.
- Riêng đối với các tài khoản phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê đƣợc chuyển sang các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết của các tài khoản liên quan. - Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để dối chiếu với sổ cái. - Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu trong Nhật ký chứng từ, bản kê và các bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập Bảng cân dối kế toán và Báo cáo tài chính. 2.2 Thực trạng công tác kế toán lao động tiền lƣơng và các khoản trích theo tiền lƣơng ở Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng: 2.2.1 Hạch toán lao động và quy định về tiền lƣơng của lao động 2.2.1.1. Hạch toán số lƣợng lao động: Công ty cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với tổng số 170 cán bộ công nhân viên ( tính đến 8/8/2009, không kể số lƣợng lao động theo thời vụ). Lao động trong công ty có thể phân thành: - Khối lao động gián tiếp: hƣởng lƣơng quản lý doanh nghiệp, bao gồm toàn bộ cán bộ công nhân viên làm trong các phòng ban quản lý công ty. - Khối lao động trực tiếp: đây là bộ phận ngƣời lao động trực tiếp làm sản phẩm. Tiền lƣơng của họ đƣợc tính theo đơn giá, khối lƣợng công việc. Về cơ cấu, toàn bộ lao động của công ty đƣợc phân loại trong bảng sau:
Bảng 2.1: Bảng tổng hợp về cơ cấu lao động STT Chỉ tiêu Số lƣợng Tỷ lệ (ngƣời) (%) 1 Lao động gián tiếp 50 29,41 2 Lao động trực tiếp 120 70,59 Cộng 170 100 Nhìn vào bảng trên có thể đánh giá khái quát: Cơ cấu lực lƣợng lao động của công ty bao gồm lao động gián tiếp, lao động trực tiếp với tỷ lệ lần lƣợt là 29,41% ; 70,59%. Nhƣ vậy lực lƣợng lao động trực tiếp chiếm tỷ lệ lớn hơn rất phù hợp với quy mô hoạt động đang ngày càng đƣợc mở rộng trong năm 2009 của công ty với chức năng chủ yếu là nhận thầu, thi công các công trình xây dựng lớn và nhỏ. Song để xem xét tính chất lao động của công ty, không chỉ quan tâm theo dõi về mặt số lƣợng mà còn luôn chú trọng đến chất lƣợng lao động. Sự đánh giá đó đƣợc thể hiện qua bảng phân loại trình độ nhân viên Bảng 2.2:
Bảng 2.2: Bảng phân loại trình độ lực lƣợng lao động STT Chỉ tiêu Số lƣợng Tỷ lệ (ngƣời) ( % ) Lực lƣợng cán bộ công nhân viên 50 29,41 1 - Cán bộ có trình độ Đại học và trên Đại học 37 21,76 - Cán bộ có trình độ trung cấp và sơ cấp 13 7,65 Lực lƣợng lao động sản xuất: 120 70,59 2 - Thợ kỹ thuật bậc 4 6/7 55 32,35 - Thợ kỹ thuật bậc 2 3/7 30 17,65 - Lao động phổ thông. 35 20,59 Cộng 170 100 Bảng phân bổ trên đã thể hiện cơ bản trình độ của công nhân viên trong công ty tại thời điểm hiện nay. * Tổ chức hạch toán số lƣợng lao động: Hạch toán số lƣợng lao động thực chất là phân loại lao động theo nghề nghiệp, tính chất công việc và theo trình độ cấp bậc kỹ thuật của công nhân viên trong công ty. Việc hạch toán đƣợc theo dõi chi tiết trên các sổ nhƣ sổ danh sách lao động, báo cáo sử dụng lao động Việc quản lý lao động tại công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng chỉ đƣợc quản lý trên sổ sách thông thƣờng không đƣợc mã hoá trên phần mềm kế
toán, do vậy việc đối chiếu để tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tiến hành mất nhiều thời gian, độ chính xác tuyệt đối khó đảm bảo. Việc quản lý lao động không chỉ đƣợc thực hiện ở phòng tổ chức hành chính mà còn đƣợc thực hiện ở dƣới các xí nghiệp. Các xí nghiệp có nhiệm vụ nắm rõ quân số lao động từng ngày của bộ phận mình. Các chứng từ thƣờng đƣợc sử dụng để ghi vào sổ sách là: Quyết định tiếp nhận lao động; Giấy xin chuyển công tác; Quyết định thôi việc; Quyết định nghỉ hƣu. Cuối kỳ từng bộ phận lao động - tiền lƣơng của các xí nghiệp sẽ lập báo cáo về tình hình sử dụng lao động để gửi về phòng tổ chức hành chính. 2.2.1.2 Hạch toán thời gian lao động: Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là "Bảng chấm công". Bảng này đƣợc lập hàng tháng và đƣợc lập riêng cho từng bộ phận, từng tổ, đội lao động trong đó phản ánh số ngày làm việc thực tế, số ngày làm việc trong tháng của ngƣời lao động. Bảng chấm công do tổ trƣởng các phòng ban trực tiếp ghi và để công khai để ngƣời lao động có thể theo dõi. Bảng chấm công là cơ sở cho việc tính toán kết quả lao động của từng cá nhân ngƣời lao động. Bảng 2.3 A: “Bảng chấm công tháng 11 năm 2009 Đội xây dựng số 7” Bảng 2.3 B: “Bảng chấm công tháng 11 năm 2009 Khối văn phòng công ty”
Đơn vị: Công ty CP xây dựng số 9 HP Địa chỉ: Số 259 đƣờng Hà Nội – Hồng Bàng – Hải Phòng BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 11 năm 2009 STT Họ và tên Số ngày Tổng Ký 1 2 3 15 16 28 29 30 tên 1 Đoàn Văn Xoan x x x x x x 24 2 Nguyễn Thị Phƣơng x x x x x x 25 3 Đỗ Văn Cƣờng x x x x x x 26 4 Đinh Đức Nhuận x x x x x x 25 5 Phan Văn Quang x x x x x x 23 6 Trần Xuân Hoà x x x x x x 24 38 Nguyễn Văn Lân x x x x x x 24 39 Nguyễn Văn Dũng x x x x x x 23 40 Nguyễn Văn Hồng x x x x x x 24 Cộng BẢNG 2.3 A: BẢNG CHẤM CÔNG ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 7
Đơn vị: Công ty CP xây dựng số 9 HP Mẫu số 01 – LĐTL Địa chỉ: Số 259 đƣờng Hà Nội – Hồng Bàng – Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 11 năm 2009 Ngày trong tháng Quy ra công Cấp bậc lƣơng hoặc STT Họ và tên Hƣởng Hƣởng chức vụ 1 2 3 30 Hƣởng lƣơng TG lƣơng SP BHXH 1 Vũ Đức Đông x x x x x 27 2 Vũ Mạnh Hùng 5,32 x x x x x 27 3 Ninh Văn Thanh 3.58 x x x x x 27 4 Trần Thuý Hạt 4.99 x x x x x 27 5 Vũ Thị Mon 4.2 x x x x x 27 6 Đào Thị Liễu 3.89 x x x x x 27 20 Bùi Văn Chƣơng x x x x x 27 Cộng: 540 BẢNG 2.3 B: BẢNG CHẤM CÔNG KHỐI VĂN PHÒNG CÔNG TY
Trong bảng chấm công ghi rõ ngày làm việc và số ngày nghỉ để từ đó làm cơ sở tính lƣơng cho ngƣời lao động trong đơn vị. Ghi vào bảng chấm công ngày làm việc thực tế, số ngày nghỉ theo chế độ, ốm đau thai sản của từng ngƣời trong phòng ban xí nghiệp. Hàng ngày tổ trƣởng (phòng, ban ) hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền chấm công tiến hành chấm công cho từng ngƣời trong tổ (bộ phận) theo ký hiệu quy định đúng với thực tế. Thời gian chấm công đƣợc quy định từ ngày 01 đến tận ngày cuối cùng tháng. Ngày cuối tháng, ngƣời chịu trách nhiệm chấm công của từng phòng ban, bộ phận trong công ty có nhiệm vụ tổng hợp số công nhân thực tế làm việc, số ngày vắng mặt của từng ngƣời lao động, sau đó báo cáo trƣớc bộ phận mình về tình hình ngày công đối với từng ngƣời. Sau khi đã thống nhất về số ngày công chấm trong bảng chấm công của từng ngƣời, trƣởng phòng và các tổ trƣởng, đội trƣởng chuyển bảng chấm công (các đội, xƣởng đã chia sẵn lƣơng khoán) lên phòng tài chính kế toán. Khi nhận đƣợc bảng chấm công thì kế toán lao động tiền lƣơng tiến hành tổng hợp các chỉ tiêu về lao động, thời gian lao động để tiến hành kiểm tra lại việc chia lƣơng tại các tổ đội, tính lƣơng phải thanh toán cho ngƣời lao động trong tổ đội và toàn công ty. Ngoài bảng chấm công công ty còn sử dụng các chứng từ nhƣ phiếu báo làm thêm giờ, phiếu nghỉ BHXH Với hệ thống chứng từ đã đƣợc quy định sử dụng thống nhất đã tạo cho cán bộ kế toán theo dõi không chỉ về thời gian mà cả số lƣợng lao động một cách đúng đắn, kịp thời phát hiện những việc làm sai trái xảy ra. 2.2.1.3. Tổ chức hạch toán kết quả lao động. Kết quả lao động đƣợc biểu hiện bằng số lƣợng (khối lƣợng) sản phẩm công việc đã hoàn thành của từng ngƣời hay từng nhóm ngƣời lao động. Ở Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng với sản phẩm mang tính đơn chiếc, tính chất công
việc lớn, khối lƣợng công việc nhiều và phức tạp nên kết quả lao động thƣờng gắn với từng tổ, từng đội, từng bộ phận. Chứng từ thƣờng sử dụng cho việc hạch toán kết quả lao động là phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu nhập kho, hợp đồng giao khoán, bảng theo dõi công tác của tổ và chứng từ quan trọng nhất làm cơ sở tính lƣơng chính là " Biên bản nghiệm thu khối lƣợng hoàn thành " của từng tổ, từng đội. Chứng từ hạch toán kết quả lao động này do ngƣời lập ký (thƣờng là các đội trƣởng, xƣởng trƣởng ) và đƣợc cán bộ kỹ thuật giám sát xác nhận. Đây là cơ sở để tính tiền lƣơng khoán cho từng ngƣời cũng nhƣ cho các đội sản xuất và để xác định năng suất lao động. Hạch toán lao động rõ ràng chính xác kịp thời mới có thể tính đúng, tính đủ lƣơng cho ngƣời lao động trong công ty, quy trình mà Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng đang thực hiện về cơ bản là đảm bảo. 2.2.2 Tính lƣơng và các khoản phải trả cho ngƣời lao động 2.2.2.1 Phƣơng pháp tính tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng: Quy định trả lƣơng và các hình thức trả lƣơng trong Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng. Quy định chung của việc tính lƣơng trong đơn vị: Căn cứ vào nghị đinh của Chính phủ về đổi mới tiền lƣơng và thu nhập trong các doanh nghiệp, Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng quy đinh việc trả lƣơng phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Việc trả lƣơng phải theo đúng quy định của Nhà nƣớc, phù hợp với hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty(theo hệ số riêng của Công ty) đảm bảo không thấp hơn mức lƣơng tối thiểu do Nhà nƣớc quy định. (Căn cứ Nghị định số 33/2009/NĐ-CP ngày 6-4-2009 của Chính phủ về việc điều chỉnh mức lƣơng tối thiểu chung từ 540.000đ/tháng lên 650.000đ/tháng.)
Căn cứ thông tƣ số 12/2006/TT-BLĐTBXH ngày 1-4-2006 của Bộ Lao động Thƣơng binh xã hội hƣớng dẫn điều chỉnh tiền lƣơng và phụ cấp lƣơng trong doanh nghiêp theo Nghị định 33/2009/NĐ-CP ngày 6-4-2009 của Chính Phủ. Căn cứ vào tình hình thực tế trong sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng, vào mức độ hoàn thành kế hoạch sản lƣợng, doanh thu Công ty đã đạt đƣợc trong năm 2008. Áp dụng mức lƣơng tối thiểu 650.000đ từ ngày 1/5/2009. - Cơ chế trả lƣơng phải khuyến khích đƣợc ngƣời lao động từ công nhân trực tiếp sản xuất đến những ngƣòi có những ngƣời có trình độ chuyên môn kỹ thuât, phát huy đƣợc năng lực của mỗi ngƣời trong công việc đƣợc giao. Kết quả tiền lƣơng phải gắn liền vơi năng suất lao động, chất lƣợng và kết quả công việc. - Đối với ngƣời lao động làm thêm giờ, ngoài giờ tiêu chuẩn thì phải đƣợc hƣởng lƣơng theo đúng quy định của Công ty. Các hình thức trả lƣơng trong Công ty: Hiện nay Công ty áp dụng ba hình thức trả lƣơng cho công nhân là: - Hình thức trả lƣơng theo thời gian: Theo hình thức này quỹ lƣơng trả cho CBCNV trong những ngày không tham gia sản xuất (vắng mặt) nhƣng vẫn đƣợc hƣởng 100% lƣơng cơ bản. Trả lƣơng cho CBCNV trong những ngày lễ, tết, nghỉ học họp, nghỉ phép năm, nghỉ những ngày hiếu, hỷ. - Hình thức trả lƣơng theo ngày công: Tiền lƣơng trả theo hình thức này áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất tại các tổ đội, xí nghiệp xây dựng. Hình thức này chủ yếu căn cứ vào số ngày công thực tế đi làm và đơn giá ngày công theo quy định của Sở xây dựng. Quy chế trả lƣơng đƣợc xây dựng trên cơ sở đảm bảo tiền lƣơng đƣợc hƣởng phù hợp với trình độ năng lực, mức độ công hiến của mỗi cá nhân đối với DN. Thực hiện nguyên tắc ngƣời làm nhiều, đạt hiệu quả chất lƣợng cao đƣợc hƣởng
lƣơng nhiều. Đảm bảo đƣợc tính công bằng, chính xác trong việc trả lƣơng cho ngƣời lao động trong đơn vị. * Các khoản phụ cấp, tiền thƣởng thanh toán cho CNV. - Quy định về phụ cấp trong công ty: Ngoài các khoản lƣơng chính, CNV trong Công ty còn đƣợc hƣởng các khoản phụ cấp theo quy định của Nhà nƣớc và của Công ty. + Phụ cấp trách nhiệm: áp dụng đối với các Trƣởng – Phó phòng của các phòng ban trong Công ty, Đội trƣởng – Đội phó các đội xây dựng, Chủ tịch công đoàn, Thủ quỹ. Mức phụ cấp trách nhiệm = Hệ số trách nhiệm x Mức lƣơng tối thiểu. Hệ số trách nhiệm đối với Trƣởng phòng, Đội trƣởng: 0,4 Hệ số trách nhiệm đối với Phó phòng, Đội phó: 0,3 Hệ số trách nhiệm đối với Chủ tịch công đoàn, Thủ quỹ: 0,1 - Quy định về tiền thưởng: Quy định về tiền thƣởng tuỳ theo quy định của Công ty từng thời kỳ hoặc từng năm. Quỹ khen thƣởng dùng để: + Thƣởng cuối năm hoặc thƣờng kỳ trên cơ sở năng suất lao động và thành tích công tác của mỗi cán bộ, công nhân viên trong Công ty. + Thƣởng đột xuất cho những cá nhân, tập thể trong Công ty. * Các khoản trích theo lƣơng BHXH, BHYT, KPCĐ. Theo quy định hiện nay hàng tháng Công ty căn cứ vào tiền lƣơng cấp bậc (lƣơng cơ bản) của CNV để trích 25% lƣơng cơ bản nộp cho quỹ BHXH cấp trên. Số tuyệt đối này sẽ đƣợc công ty khấu trừ vào lƣơng tháng của CNV (Với tỷ lệ 7%) và tính vào chi phí sản xuất trong tháng( với tỷ lệ 18%). Còn đối với quỹ KPCĐ theo nhƣ chế độ kế toán, hàng tháng Công ty căn cứ tiền lƣơng thực tế của công nhân viên để trích 2% KPCĐ tính vào chi phí sản xuất, trong đó 1% Công ty giữ lại để chi tiêu cho hoạt động công đoàn DN nhƣ: thăm
hỏi khi CNV ốm đau, bệnh tật hay tổ chức cho CNV đi thăm quan du lịch, kỷ niệm những ngày lễ tết. 2.2.2.2. Tính lƣơng và các khoản phải trả cho ngƣời lao động. Cuối tháng trên cơ sở quy chế trả lƣơng đã đƣợc quy định cụ thể của Công ty đồng thời trên số liệu hạch toán về thời gian và kết quả lao động, kế toán sẽ tiến hành tính tiền lƣơng và trợ cấp BHXH phải trả cho CNV. Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng đã áp dụng hình thức trả lƣơng theo tháng, bộ phận kế toán trong phòng Kế toán tài vụ tiến hành tính lƣơng cho toàn bộ công nhân viên khối văn phòng. Còn kế toán tại các tổ, đội xây sẽ lập bảng thanh toán lƣơng cho các tổ, đội xây dựng đó. Cuối mỗi quỹ kế toán tại các tổ, đội xây dựng này sẽ gửi các chứng từ và sổ sách có liên quan lên phòng Kế toán tài vụ. Để thanh toán tiền lƣơng và các khoản phải trả cho CNV, kế toán lập bảng thanh toán tiền lƣơng và BHXH (nếu có phải thanh toán) cho từng tổ, đội các phòng ban. Bảng thanh toán lƣơng và BHXH đƣợc lập về cơ bản đúng quy định và chế độ kế toán hiện hành. Các chứng từ làm cơ sở để chi trả lƣơng và các khoản phải trả cho ngƣời lao động là: Bảng chấm công, phiếu nghỉ hƣởng BHXH, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, hợp đồng giao khoán Bảng 2.4 A: “Bảng thanh toán lƣơng tháng 11 – 2009 Đội xây dựng số 7” Bảng 2.4 B: “Bảng thanh toán lƣơng tháng 11 – 2009 Khối văn phòng công ty”
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 9 HP BẢNG THANH TOÁN LƢƠNG ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 7 Tháng 11 năm 2009 STT HỌ VÀ TÊN LƢƠNG CHÍNH LƢƠNG NGOÀI GIỜ TỔNG KÝ Số công Đơn giá Thành tiền Số công Đơn giá Thành tiền CỘNG TÊN 1 Đoàn Văn Xoan 24 60.000 1.440.000 1.440.000 2 Nguyễn Thị Phƣơng 25 55.000 1.375.000 1.375.000 3 Đỗ Văn Cƣờng 26 75.000 1.950.000 1.950.000 4 Đinh Đức Nhuận 25 80.000 2.000.000 2.000.000 5 Phan Văn Quang 23 80.000 1.840.000 1.840.000 6 Trần Xuân Hoà 24 60.000 1.440.000 1.440.000 38 Nguyễn Văn Lâm 24 73.000 1.752.000 1.752.000 39 Nguyễn Văn Dũng 23 72.000 1.656.000 1.656.000 40 Nguyễn Văn Hồng 24 76.000 1.824.000 1.824.000 Cộng 64.506.000 64.506.000 BẢNG 2.4 A: BẢNG THANH TOÁN LƢƠNG ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 7
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 9 HP BẢNG THANH TOÁN LƢƠNG KHỐI VĂN PHÒNG CÔNG TY Tháng 11 năm 2009 Phụ cấp Nộp BHXH, Ngày Hệ số Lƣơng Hệ số tăng STT Họ và tên trách Ăn ca Tổng cộng BHYT, công lƣơng cơ bản Hệ số Tiền nhiệm BHTN 1 Vũ Mạnh Hùng 26 5,32 3.458.000 0,6 2.074.800 260.000 5.792.800 242.060 2 Ninh Văn Thanh 26 3,58 2.327.000 0,4 930.800 195.000 260.000 3.712.800 176.540 3 Trần Thuý Hạt 26 4,99 3.243.500 0,5 1.621.750 325.000 260.000 5.450.250 245.245 4 Vũ Thị Mon 26 5,65 3.672.500 0,5 1.836.250 260.000 5.768.750 257.075 5 Đào Thị Liễu 26 4,2 2.730.000 0,4 1.092.000 195.000 260.000 4.277.000 204.750 17 Lê Thị Huyền Thu 26 2,65 1.722.500 0,3 516.750 260.000 2.499.250 120.575 18 Dƣơng Thị Nguyệt 26 1,99 1.293.500 0,3 388.050 260.000 1.941.550 90.545 19 Đào Quang Đang 26 2.000.000 2.000.000 20 Bùi Văn Chƣơng 26 2.000.000 2.000.000 Cộng 58,13 51.784.500 14.494.350 975.000 4.420.000 71.673.850 2.704.065 BẢNG 2.4 B: BẢNG THANH TOÁN LƢƠNG ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 7
Khoản thu nhập của mỗi CNV nhận đƣợc trong 01 tháng sẽ bao gồm các khoản lƣơng chính (lƣơng khoán), lƣơng phụ, các khoản phụ cấp theo quy định trừ đi các khoản khấu trừ (bao gồm BHXH, BHYT và các khoản phải khấu trừ khác). Sau đây là cách tính lƣơng cụ thể cho từng bộ phận lao động trong Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng. Công thức TN = Ltt – Các khoản giảm trừ TN = (Ltg + Pc) - (BHXH + BHYT + BHTN) – (KPCĐ + ĐP) Trong đó: - TN: Tổng thu nhập người lao động được hưởng trong tháng. - Ltt: Lương thực tế - Ltg: Lương thời gian. - Pc: Phụ cấp trách nhiệm - BHXH + BHYT + BHTN: Khoản trích theo quy định của nhà nước trừ vào lương cơ bản của CBCNV. BHXH + BHYT +BHTN = 7% Lcb = 7% ltt x Hcb - Lcb: Lương cơ bản - Hcb: Hệ số lương theo cấp bậc - ltt: Lương tối thiểu theo quy định của nhà nước. - KPCĐ: Khoản trích kinh phí công đoàn trừ vào lương thực tế của CBCNV (Theo quy định của Tổng Công ty). KPCĐ = 1% Ltt - ĐP: Khoản trích đảng phí chỉ áp dụng đối với đảng viên công ty. (Theo quy định của Tổng Công ty). ĐP = 1% Ltt (nếu có) 2.2.2.2.1. Tính lương thời gian, lương bổ sung cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. ltt x Hcb x 100% Ltg = x Số công lƣơng làm lƣơng thời gian
Ngày công chế độ Số công lƣơng làm lƣơng thời gian: là số ngày vắng mặt của CBCNV nhƣng vẫn đƣợc tính để hƣởng lƣơng thời gian, phải đảm bảo các yêu cầu cụ thể của Công ty, hoặc theo đúng quy định của Nhà nƣớc: - Hiện nay Doanh nghiệp áp dụng 9 ngày nghỉ (lễ, tết) chế độ theo quy định của Nhà nƣớc. - Nghỉ phép theo chế độ phải có “Giấy xin nghỉ phép” của ngƣời lao động và “Giấy nghỉ phép” thể hiện sự đồng ý của đại diện Công ty Ví dụ 1: Anh Nguyễn Văn Sơn (nhân viên phòng KHKT & Đầu tƣ) trong tháng 11 đã nghỉ 2 ngày phép theo chế độ. Có giấy “Đơn xin nghỉ phép” biểu số 2.6 và “Giấy nghỉ phép” biểu số 2.7
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc  ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP Kính gửi: - TGĐ Công ty cổ phần xây dựng số 9 - Trƣởng phòng KHKT & Đầu tƣ Tôi tên: Nguyễn Văn Sơn Đơn vị công tác: Phòng KHKT & Đầu tƣ Địa chỉ thƣờng trú: 4/234 Trại Chuối – Hồng Bàng – Hải Phòng Nay, tôi làm đơn này xin đề nghị lãnh đạo Công ty cho tôi đƣợc nghỉ phép + Từ ngày: 4/11/2009 đến ngày 6/11/2009 + Lý do: Giải quyết công việc gia đình + Tôi đã bàn giao công việc trong thời gian nghỉ phép lại cho: Anh Nguyễn Văn Chung Kính mong ban lãnh đạo Công ty xem xét và chấp thuận. Trân trọng. Hải Phòng, ngày 2 tháng 11 năm 2009 Ý kiến của Thủ trƣởng đơn vị Kính đơn BIỂU 2.6: ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc  GIẤY NGHỈ PHÉP Số:146/GNP Cấp cho Ông (Bà): Nguyễn Văn Sơn Đơn vị công tác: Phòng KHKT & Đầu tƣ Nghỉ phép tiêu chuẩn năm 2009 Từ ngày 04 tháng 12 năm 2009 Đến ngày 06 tháng 12 năm 2009 Nơi nghỉ phép: + Quận: Hồng Bàng + Thành Phố: Hải Phòng Ngày 03 tháng 12 năm 2009 Thủ trƣởng đơn vị BIỂU 2.7: GIẤY NGHỈ PHÉP
Căn cứ vào hai chứng từ trên, kế toán tính lƣơng cho anh Nguyễn Văn Sơn nhƣ sau: Kỹ sƣ Sơn có: Hcb = 3,89 Anh Nguyễn Văn Sơn đƣợc hƣởng lƣơng phép (Ltg): = Lcb x Hcb / ngày công chế độ x số công phép = 650.000 x 3,89 / 26 x 2 = 48.625 đồng 2.2.2.2.2 Tính lương theo ngày công cho công nhân viên trực tiếp sản xuất tại các tổ, đội, xí nghiệp xây dựng * Đặc điểm các đội xây dựng và xí nghiệp xây dựng: Trong Công ty Cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng có hai đội xây dựng và ba xí nghiệp xây dựng nhƣng chỉ có hai xí nghiệp xây dựng 7 và 8 đặt trụ sở tại Công ty. Nhìn chung trong các xí nghiệp xây dựng đều bao gồm: 1 giám đốc, 1 nhân viên kế toán, các cán bộ kỹ thuật. Những nhân viên này đều thuộc biên chế của công ty, đƣợc công ty mua bảo hiểm xã hội. Với các đội xây dựng thì bộ máy tổ chức có thể đơn giản hơn nhƣ: không có một nhân viên kế toán thực sự mà chỉ là nhân viên kế toán theo hợp đồng, không đƣợc biên chế, đƣợc các tổ đội thuê để tổng hợp chi phí, tính giá thành khi cần thiết (trong các tổ đội thì chỉ có đội trƣởng đội xây dựng là đƣợc công ty mua bảo hiểm). Công nhân lao động trong các tổ đội chủ yếu là công nhân lao động theo hợp đồng, thậm chí là cả với các công nhân lành nghề. Điều này tuy rằng gây nên những hạn chế về quyền lợi trong vấn đề mua bảo hiểm cho công nhân viên nhƣng mặt khác lại tạo sự chủ động cho họ trong việc tìm kiếm công việc. * Khi có một hợp đồng kinh tế giữa công ty với một bên A, công ty sẽ ký hợp đồng giao khoán nội bộ cho các xí nghiệp thành viên (xí nghiệp sẽ tự mua nguyên vật liệu, thuê nhân công ) để thi công công trình. Khi xí nghiệp thi công xây dựng xong, kế toán tại các xí nghiệp sẽ tự làm quyết toán, lúc này công ty sẽ ký với bên A để chấp nhận quyết toán. Khi đã có quyết toán xí nghiệp gửi về
phòng tài vụ của công ty. Kế toán tại phòng tài vụ tập hợp các chứng từ, sổ sách, để lập báo cáo chi tiết danh mục công trình. Số liệu trong bảng báo cáo này chính là giá thành và cũng là số tiền xí nghiệp đƣợc thanh toán (sau khi đã trừ đi số tiền trích nộp quản lý phí cho công ty). Xí nghiệp phải có trách nhiệm tập hợp chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí khác để gửi về phòng kế toán lƣu giữ. Và tất cả các chi phí này không đƣợc hạch toán thành các sổ sách riêng biệt mà chỉ đƣợc hạch toán trong Báo cáo và quyết toán giá thành công trình. Ví dụ Báo cáo giá thành công trình và quyết toán trƣờng Đại học Hải Phòng (Biểu 2.8) Cơ chế khoán của Công ty đƣợc thể hiện một cách rõ ràng qua “Hợp đồng giao khoán nội bộ” (Biểu 2.9)
CÔNG TY CP XÂY DỰNG SỐ 9 BÁO CÁO GIÁ THÀNH CÔNG TRÌNH VÀ QUYẾT TOÁN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG ĐƠN VỊ THI CÔNG: XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 7 Stt Tên công trình Tổng quyết toán Tiền % nộp Thuế GTGT Đội đƣợc thanh Giá thành công trình Lãi lỗ cả thuế công ty phải nộp toán Vật liệu Nhân công Máy CP quản lý (+) (-) (3,5%) (TK 621) (TK 622) (TK 623) khác (TK 627) I Xây lại đoạn tƣờng bị 55.575.000 1.945.125 5.052.273 48.577.602 đổ và sửa chữa mái chống nóng II Xây mới nhà ăn sinh viên 500 chỗ 1 Phần khung cứng 966.272.079 33.819.523 87.842.916 844.609.640 2 Phần hoàn thiện 665.383.088 26.615.324 60.489.372 578.278.393 Cộng 1.687.230.167 62.379.971 153.384.561 1.471.465.635 979.360.051 362.103.000 32.800.000 97.202.584 584 Stt Tên công trình Tổng quyết toán Tiền % nộp Thuế GTGT Đội đƣợc thanh Số liệu theo quyết toán Lãi lỗ cả thuế công ty phải nộp toán Vật liệu Nhân công Máy CP quản lý (+) (3,5%) (TK 621) (TK 622) (TK 623) khác (-) (TK 627) Tổng cộng theo 975.398.067 333.706.798 29.129.469 quyết toán CHI PHÍ QLÝ CỦA GIÁ THÀNH CT GỒM: - Lƣơng bộ phận quản lý 57.400.000 - Chi phí khởi công + nghiệm thu bàn giao CT 17.250.900 - Chi phí lán trại 6.177.500 - Chi phí khác 16.373.600
UBND THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 9 HP Độc lập – Tự do – Hạnh phúc    Hải Phòng, ngày 8 tháng 8 năm 2008 HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN THI CÔNG XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC KINH DOANH THUỘC NỘI BỘ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 9 HẢI PHÒNG Số: 02/HĐNB - Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Nhà nước ban hành ngày 25/9/1989 và Nghị định số 17 ngày 16/1/1990 hướng dẫn thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế. - Căn cứ quyết định số 3539 QĐ/UB ngày 24/12/2004 của UBND Thành phố Hải Phòng về việc chuyển Công ty xây dựng số 9 là doanh nghiệp nhà nước thành Công ty cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng và chức năng quyền hạn của Tổng giám đốc công ty. - Căn cứ các quy định về quản lý XDCB của Nhà nước và quy chế quản lý SXKD thuộc nội bộ Công ty. Để thực hiện hợp đồng kinh tế số 02 ngày 8 tháng 8 năm 2008 Công ty cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng đã ký với: Trƣờng Đại học Hải Phòng Nhận thầu: Xây dựng nhà lớp học 3 tầng trung tâm ngoại ngữ Tại địa điểm: Số 17 Phan Đăng Lƣu – Kiến An – Hải Phòng Tổng gía trị dự toán: 1.400.000.000 Xét năng lực của Ông (Bà): Đinh Văn Khánh Là: Giám đốc xí nghiệp xây dựng số 7 Số CMND: 030929792 CAHP cấp ngày 27/3/1980
Địa chỉ: Số 46 Lũng Đồng – Đằng Hải – Hải An – Hải Phòng Đƣợc Tổng giám đốc Công ty giao nhiệm vụ quản lý tổ chức thi công. Nay Công ty cổ phần xây dựng số 9 Hải Phòng ký hợp đồng giao thầu khoán gọn cho XN, đội (chủ công trình) chịu trách nhiệm trƣớc Công ty về mọi mặt: quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm theo pháp lệnh và các quy định của Nhà nƣớc ban hành. ĐIỀU I: Về kỹ thuật tổ chức thi công, an toàn lao động: 1 - Đảm bảo kỹ thuật, mỹ thuật công trình đúng đồ án thiết kế đƣợc duyệt (kể cả thiết kế, dự toán bổ sung). Tính cả thời gian bảo hành theo quy định của Nhà nƣớc. 2 - Thi công đúng quy trình quy phạm kỹ thuật, đúng biện pháp tổ chức thi công đƣợc duyệt (nếu có). Đảm bảo tuyệt đối an toàn lao động đối với cán ộ công nhân viên tham gia xây dựng công trình. Nếu để xảy ra tai nạn lao động thì Giám đốc, Đội trƣởng hoặc chủ thi công công trình phải chịu trách nhiệm toàn diện và trực tiếp trƣớc pháp luật và ngƣời lao động cùng thân nhân của ngƣời lao động theo đúng luật lao động của Nhà nƣớc ban hành. 3 - Phải tổ chức nghiệm thu khối lƣợng theo điểm dừng kỹ thuật, nghiệm thu kỹ thuật, nghiệm thu bàn giao công trình theo đúng quy định của Công ty và Nhà nƣớc. ĐIỀU II: Về kinh tế và thanh toán quyết toán công trình: 1 - XN, Đội hoặc Chủ thi công công trình phải chịu trách nhiệm trực tiếp và toàn diện về tổ chức hạch toán công trình (lời được hưởng, lỗ phải chịu) theo sự hƣớng dẫn của Phòng kế toán tài vụ Công ty thu quản lý phí là 15% (mƣời lăm phần trăm) theo tổng giá trị quyết toán công trình đƣợc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt hoặc tổng gía trị hàng hoá thực hiện (các loại thuế XN, Đội phải nộp theo quy định, các loại Bảo hiểm XN, Đội phải đóng 100% cho người lao động thuộc đơn vị mình quản lý).
2 - XN, Đội hoặc chủ thi công công trình khi quyết toán đã đƣợc duyệt và đƣợc thanh toán phải thanh toán hoàn hết vốn vay cho Công ty (cả phần vay tự chịu, lãi, tỷ lệ trích nộp và các loại bảo hiểm cho ngƣời lao động). Phải nộp đủ các hồ sơ chứng từ báo cáo gía thành công trình, hợp đồng AB, hợp đồng giao khoán nội bộ, hồ sơ thiết kế dự toán, các văn bản nghiệm thu bàn giao hoàn công công trình về Phòng kế toán tài vụ và Phòng KHKT & Đầu tƣ để quản lý và lƣu gĩƣ. ĐIỀU III: Trách nhiệm của Công ty: 1 - Cùng với XN, Đội giải quyết vƣớng mắc với chủ đầu tƣ trong quá trình tổ chức thi công xây dựng đến khi hoàn thành bàn giao công trình và thanh lý hợp đồng với chủ đầu tƣ. 2 - Cùng với XN, Đội tổ chức nghiệm thu bàn giao công trình với chủ đầu tƣ sau khi đã nghiệm thu nội bộ. 3 - Tổ chức thanh toán với XN, Đội kịp thời khi đƣợc chủ đầu tƣ chuyển tiền thanh toán công trình. ĐIỀU IV: 1 - Công ty, XN, Đội (chủ thi công) công trình cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã nêu trong hợp đồng. 2 - Hợp đồng làm thành 04 bản, Công ty, phòng KHKT & ĐT, Phòng kế toán tài vụ và XN, Đội để theo dõi thực hiện. XN, ĐỘI THI CÔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 9 HP Đinh Văn Khánh TGĐ.Vũ Đức Đông BIỂU 2.9: HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN NỘI BỘ
Những điều đƣợc nêu trong “Hợp đồng giao khoán nội bộ” có thể cho thấy Công ty đã khoán hết cho các tổ, đội, xí nghiệp xây dựng bên dƣới (lời đƣợc hƣởng, lỗ phải chịu) và chỉ chịu trách nhiệm thu quản lý phí của các tổ, đội, xí nghiệp khi công trình đƣợc hoàn thành bàn giao. Chính sách khoán này có ƣu điểm là dù các tổ, đội, xí nghiệp xây dựng có lỗ hay lãi thì vẫn phải trích nộp quản lý phí cho Công ty. Điều này làm cho doanh thu của Công ty khá ổn định, không bị ảnh hƣởng và biến động nhiều. Chính vì vậy, việc thuê nhân công để thực hiện thi công các công trình và trả lƣơng cho các công nhân này là do Giám đốc các tổ, đội, xí nghiệp chịu trách nhiệm. Do các công nhân này đƣợc thuê mang tính chất thời vụ nên kế toán tại các tổ đội xây dựng đã áp dụng hình thức trả lƣơng theo ngày công. LƢƠNG THEO Số ngày công Đơn giá ngày công NGÀY CÔNG theo quy định theo quy định Ví dụ 2: Anh Đoàn Văn Xoan là công nhân của đội xây dựng số 7, căn cứ vào số ngày công thực tế đi làm và đơn giá ngày công, kế toán tính lƣơng cho anh Xoan nhƣ sau: - Ngày công thực tế đi làm của anh Xoan: 24 - Đơn giá ngày công: 60.000đ => Lƣơng chính của anh Xoan: 24 x 60.000 = 1.440.000đ 2.2.2.2.3 Tính mức trợ cấp BHXH của công nhân viên và các khoản trích vào chi phí doanh nghiệp Việc trích lập và chi trả BHXH đều thực hiện theo đúng quy định của Nhà nƣớc * Theo NĐ 12/CP ngƣời lao động đƣợc hƣởng BHXH theo các trƣờng hợp. - Trợ cấp ốm đau, kế hoạch hóa gia đình: Ngày đƣợc nghỉ (trừ ngày lễ, chủ nhật) ngƣời làm công tác tính BHXH sẽ tính cho ngƣời lao động hƣởng 75% lƣơng cơ bản, trong trƣờng hợp bản thân ốm đau, hoặc nghỉ trông con ốm.
- Chế độ trợ cấp thai sản: Nữ công nhân viên sinh con thứ nhất, thứ hai đƣợc nghỉ theo chế độ. Trợ cấp một lần mỗi tháng trƣớc khi nghỉ đƣợc hƣởng bằng một tháng lƣơng đóng BHXH. Trợ cấp khi nghỉ việc sinh con, nuôi con hoặc nuôi con nuôi bằng tiền lƣơng đóng BHXH tháng trƣớc khi nghỉ. Mức trợ cấp nghỉ việc thai sản, khám thai, nạo sảy thai thì đƣợc hƣởng 100% lƣơng cơ bản. - Để có thể hƣởng trợ cấp BHXH thì ngƣời lao động phải nộp cho kế toán tiền lƣơng các chứng từ theo đúng quy định nhƣ: Sổ khám chữa bệnh, biên lai thu viện phí, giấy khai sinh, giấy nghỉ hƣởng BHXH có chữ ký của y bác sỹ, dấu của bệnh viện thì mới đƣợc làm chế độ chi trả BHXH. Kế toán tiền lƣơng sẽ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ của các chứng từ, nếu thấy tất cả đều hợp lệ, căn cứ vào các chứng từ kế toán lập "Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH" cho CNV đồng thời phản ánh số ngày nghỉ chế độ trên bảng chấm công. Ví dụ 3: Phạm Văn Nam (Phòng KHKT & Đầu tƣ) trong tháng 11 nghỉ ốm 3 ngày do cảm cúm không đi làm đƣợc. Kế toán căn cứ vào “Giấy chứng nhận nghỉ ốm hƣởng BHXH” của cơ sở y tế (Biểu 2.9)