Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TM Nghĩa Minh - Trần Thị Ngọc Trâm

94 trang huongle 30

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TM Nghĩa Minh - Trần Thị Ngọc Trâm", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_to_chuc_cong_tac_ke_toan_von_bang_tien.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TM Nghĩa Minh - Trần Thị Ngọc Trâm

Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng LỜI MỞ ĐẦU Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Trong điều kiện hiện nay phạm vi hoạt động của doanh nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nước mà đã được mở rộng, tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới. Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong công tác kế toán của doanh nghiệp chia ra làm nhiều khâu, nhiều phần hành nhưng giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả cao. Do đó, việc tổ chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đưa ra những thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quản lý có thể nắm bắt được những thông tin kinh tế cần thiết, đưa ra những quyết định tối ưu nhất về đầu tư, chi tiêu trong tương lai như thế nào. Bên cạnh nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ, sổ sách về tình hình lưu chuyển tiền tệ, qua đó chúng ta biết đươc hiệu quả kinh tế của đơn vị mình. Thực tế ở nước ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước, hiệu quả sử dụng vốn đầu tư nói chung và vốn bằng tiền nói riêng còn rất thấp, chưa khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sử dụng chúng trong nền kinh tế thị trường để phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán bị buông lỏng kéo dài. Xuất phát từ những nhận thức trên, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH TM Nghĩa Minh em đã đi sâu tìm hiểu công tác kế toán vốn bằng tiền và chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình là “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TM Nghĩa Minh”. Bài khóa luận gồm ba chương : Chương I: Lý luận chung về vốn bằng tiền và công tác kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp. 1
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Chương II:Tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TM Nghĩa Minh Chương III: Một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TM Nghĩa Minh Trong quá trình nghiên cứu, em đã nhận dược sự giúp đỡ nhiệt tình của tập thể ban lãnh đạo, phòng tài chính kế toán Công ty cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo – Ths. Đồng Thị Nga. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do khả năng nghiên cứu còn hạn chế nên bài khóa luận của em còn nhiều thiếu sót. Vì vậy em rất mong được sự chỉ bảo góp ý của các thầy cô giáo cũng như các cán bộ kế toán của công ty để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày tháng năm 2014 Sinh viên Trần Thị Ngọc Trâm 2
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1. Tổng quan về vốn bằng tiền 1.1.1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền a, Khái niệm vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền của các đơn vị là một bộ phận tài sản lưu động làm chức năng ngang giá chung trong mối quan hệ mua bán trao đổi được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ. Vốn bằng tiền là loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng. b, Phân loại vốn bằng tiền:  Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành - Tiền Việt Nam: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trường Việt nam như các đồng: Đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp (FFr), yên Nhật (JPY), đô la Hồng Kông (HKD), mác Đức (DM) . - Vàng bạc, kim loại quý, đá quý, ngân phiếu: Là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.  Theo địa điểm bảo quản, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm - Tiền mặt tại quỹ: Gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. - Tiền gửi ngân hàng : Là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý, đá quý, ngân phiếu mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng. - Tiền đang chuyển: Là tiền trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác. 3
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 1.1.2. Đặc điểm của vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là loại vốn có tính lưu động nhanh chóng. Trong điều kiện hiện nay của Công ty càng phải có kế hoạch hóa cao việc thu chi tiền mặt. Việc thanh toán qua ngân hàng không những đáp ứng nhu cầu kinh doanh mà còn tiết kiệm được thời gian. Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp đồng thương mại. 1.1.3. Vai trò và nhiệm vụ của kê toán vốn bằng tiền trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh ngiệp a, Vai trò của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: Vốn bằng tiền có một vai trò rất quan trọng, nó quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền được sử dụng trong việc mua sắm hàng hóa hoặc thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp. Thiếu vốn là một trong những khó khăn, trở ngại đến sự phát triển của doanh nghiệp. Trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc quản lý và sử dụng vốn là một khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp. Vì vậy việc quản lý chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra kiểm soát các khoản thu chi bằng tiền là rất cần thiết. Với chức năng ghi chép, tính toán, phản ánh giám sát thường xuyên liên tục sự biến động của vật tư, tiền vốn, bằng các thước đo giá trị và hiện vật, kế toán cung cấp các tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán cung cấp các thông tin tài chính giúp cho giám đốc và những người quản lý doanh nghiệp nắm vững tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh 4
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng doanh cũng như việc sử dụng vốn để từ đó thấy được mặt mạnh để phát huy và mặt yếu để đề ra những biện pháp khắc phục. b, Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: Bên cạnh những vai trò nêu trên kế toán vốn bằng tiền có những nhiệm vụ sau: - Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền. Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ. - Giám sát thường xuyên thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng đảm bảo chi tiêu tiết kiệm có hiệu quả. Qua đó, phát hiện, ngăn chặn các hành vi tham ô, lãng phí tiền và hành vi vi phạm chế độ kế toán tài chính. Vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị nhằm phục vụ cho việc thu nhận, xử lý, hệ thống hóa vốn bằng tiền tại đơn vị. 1.2. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp 1.2.1. Nguyên tắc hạch toán kế toán vốn bằng tiền  Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam.  Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó trên Tài khoản 007 - Ngoại tệ các loại. Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt, gửi vào Ngân hàng hoặc thanh toán công nợ ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên có các TK 1112 được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 hoặc TK 1122 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, giá thực tế đích danh.  Đối với vàng bạc, kim loại quý, đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim loại quý, đá quý phải theo dõi số lượng trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ. Giá nhập vào trong kỳ được tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể được tính theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, giá thực tế đích danh. 5
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 1.2.2. Kế toán tiền mặt tại quỹ Tiền mặt tại quỹ là lượng tiền để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh của danh nghiệp. Do thủ quỹ chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản trong két sét an toàn của công ty, khi tiến hành nhập quỹ tiền mặt hay xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép xuất. Tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: Giấy bạc ngân hàng Việt Nam, ngân phiếu, các loại ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý, đá quý. 1.2.2.1. Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ Khi hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau:  Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập xuất quỹ tiền mặt. Đới với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị ) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”.  Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị.  Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.  Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.  Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hằng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ sách kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác nhận và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. 1.2.2.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 – Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. - Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam. 6
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng - Tài khoản 1113 – Vàng, bạc, kim loại quỹ, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim loại quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ. 1.2.2.3. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt - Phiếu chi - Phiếu thu - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán - Biên lai thu tiền - Hóa đơn GTGT - Các chứng từ khác có liên quan. 1.2.2.4. Sổ sách sử dụng để hạch toán tiền mặt - Sổ nhật ký chung - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt - Sổ cái TK111 - Các sổ sách có liên quan đến kế toán tiền mặt 1.2.2.5. Kết cấu tài khoản tiền mặt  Bên Nợ: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý, đá quý nhập quỹ. - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt là ngoại tệ).  Bên Có: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý, đá quý xuất quỹ. - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt là ngoại tệ).  Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt. 7
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 1.2.2.6. Kế toán chi tiết tiền mặt a, Đối với tiền mặt là tiền Việt Nam  Tài khoản sử dụng : TK 1111 – Tiền Việt Nam  Chứng từ để hạch toán kế toán tiền măt là tiền Việt Nam là phiếu thu, phiếu chi. Ngoài phiếu thu, phiếu chi là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản 1111 còn có các chứng từ gốc khác có liên quan kèm vào phiếu chi, phiếu thu như giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn bán hàng, biên lai thu tiền, các hợp đồng Chứng từ sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ được kế toán phản ánh và ghi chép vào các sổ sách có liên quan. Khi phát sinh nghiệp vụ thu, chi tiền mặt kế toán sẽ lập phiếu thu (phiếu chi) trình giám đốc, kế toán trưởng duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền, sau đó kế toán phần hành sẽ tiến hành định khoản và cập nhật số liệu vào sổ quỹ tiền mặt, sổ cái và các sổ liên quan. Cuối kỳ kế toán đối chiếu số liệu để lên bảng cân đối và báo cáo kế toán khác. Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi: Lệnh thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng. Trên cơ sở các lệnh thu, chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu, phiếu chi. - Thủ tục thu: + Phiếu thu được đóng thành quyển và được đánh số theo thứ tự từ 1 đến n trang trong một năm. + Số phiếu thu cũng được đánh thứ tự từ 1 đến n và mang tính nối tiếp từ quyển này sang quyển khác. + Mỗi lần lập phiếu thu, kế toán dùng giấy than viết 3 liên (đặt giấy than lên viết 1 lần) và phải ghi tương đối đầy đủ các yếu tố trong phiếu thu. Phiếu thu lập xong phải lưu lại cuống 1 liên, 1 liên giao cho người nộp, 1 liên giao cho thủ quỹ giữ lại để làm thủ tục nhập quỹ, ghi sổ quỹ sau đó định kỳ chuyển cho kế toán có liên quan. - Thủ tục chi: + Phiếu chi được lập thành quyển và được đánh số thứ tự từ 1 đến n trong cả năm . + Số của phiếu chi cũng được đánh liên tục từ 1 đến n và mang tính nối tiếp từ quyển này sang quyển khác . + Khi lập phiếu chi chỉ cần lập 2 liên. Liên 1 lưu lại nơi lập phiếu, liên 2 đưa thủ quỹ để chi tiền và không giao cho người nhận 1 liên phiếu chi nào hết. 8
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi để chi tiền sau khi đã có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc công ty. Người nhận tiền sau khi đã nhận đủ số tiền phải ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Căn cứ vào số tiền thực chi thủ quỹ ghi vào sổ quỹ cuối ngày chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ. Thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay, trong trường hợp cần thiết phải làm thủ tục ủy quyền cho người khác làm thay và được sự đồng ý bằng văn bản của giám đốc công ty. Những trường hợp phải chi các khoản không có hóa đơn tài chính như chi hoa hồng, thuê cá nhân thì người được giao nhiệm vụ chi tiêu phải lập báo cáo về số tiền chi có xác nhận của trưởng đơn vị trực tiếp quản lý và được giám đốc duyệt chi. Với những nghiệp vụ chi tiền tạm ứng thì các cá nhân có nhu cầu tạm ứng phải viết giấy đề nghị tạm ứng rồi gửi lên phòng kế toán - tài chính của công ty. Sau khi được sự đồng ý tạm ứng của giám đốc và kế toán trưởng thì kế toán tiến hành lập phiếu chi và thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi đó chi tiền cho người đề nghị tạm ứng. Trường hợp phiếu thu, phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp, liên gửi ra ngoài doanh nghiệp phải được đóng dấu. Phiếu thu, phiếu chi được đóng thành từng quyển và phải ghi sổ từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi phiếu thu, phiếu chi, số của từng phiếu thu, phiếu chi phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Kế toán tiền mặt sau khi nhận được phiếu thu, phiếu chi kèm theo chứng từ gốc do thủ quỹ chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên các chứng từ để tiến hành định khoản. Sau đó mới ghi vào sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt theo trình tự phát sinh của các khoản thu, chi (nhập, xuất) tiền mặt tính ra số tiền quỹ vào cuối ngày. 9
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng  Kế toán tổng hợp thu chi tiền mặt bằng tiền Việt Nam được thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.1): 112(1121) 111(1111) 112(1121) Rút tiền gửi ngân hàng Gửi tiền mặt nhập quỹ tiền mặt vào ngân hàng 131,136,138 141,144,244 Chi tạm ứng ký cược ký quỹ Thu hồi các khoản nợ phải thu bằng tiền mặt 141,144,244 121,128,221 Thu hồi các khoản ký cược Đầu tư ngắn hạn ký quỹ bằng tiền mặt dài hạn bằng tiền mặt 121,128,221 152.153.156 Thu hồi Mua vật tư, hàng hóa,cc các khoản đầu tư TSCĐ bằng tiền mặt 311,341 133 Thuế GTGT được KT Vay ngắn hạn Vay dài hạn 411,441 627,641,642 Nhận vốn góp, vốn cấp chi phí phát sinh bằng tiền mặt bằng tiền mặt 511,512,515,711 311,315,331 Doanh thu HĐSXKD và HĐ Thanh toán nợ khác bằng tiền mặt bằng tiền mặt 3331 Thuế GTGT phải nộp Sơ đồ 1.1. kế toán tiền mặt (VNĐ) 10
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng b, Đối với tiền mặt là ngoại tệ Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán. Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả được ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào TK 413 – Chênh lệch tỷ giá. Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả. Số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào tài khoản 413. Bên Có TK 1112 được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền. Nhập trước xuất trước, Nhập sau xuất trước, Giá thực tế đích danh (như một loại hàng hóa đặc biệt). Tiền mặt bằng ngoại tệ ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi chi tiết theo từng loại nguyên tệ TK 007 “ngoại tệ các loại” (TK ngoài bảng cân đối kế toán).  Kết cấu tài khoản 007- Ngoại tệ các loại Bên Nợ : Số ngoại tệ thu vào ( Nguyên tệ) Bên Có : Số ngoại tệ xuất ra ( Nguyên tệ). Số dư bên nợ : Số ngoại tệ còn lại tại doanh nghiệp (Nguyên tệ).  Kết cấu tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá. 11
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng  Nợ Tài khoản 413 Có Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của vốn bằng tiền ,vật tư ,hàng hóa của vốn bằng tiền,vật tư,hàng hóa và nợ phải thu có gốc ngoại tệ và nợ phải thu có gốc ngoại tệ Chênh lệch tỷ giá phát sinh Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm tăng của các khoản nợ phải trả có của các khoản nợ phải trả có gốc gốc ngoại tệ ngoại tệ, Xử lý chênh lệch giá Xử lý chênh lệch giá Chênh lệch tỷ giá cần phải được xử Chênh lệch tỷ giá còn lại lý  Hạch toán thu đối với ngoại tệ: Nhập quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ, kế toán căn cứ vào tỷ giá giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá mua bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để quy đổi sang Đồng Việt Nam.  Hạch toán chi đối với ngoại tệ: Xuất quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ để thanh toán, chi trả cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu có chênh lệch giữa tỷ giá thực tế thu ngoại tệ trong kỳ và tỷ giá ngày phát sinh nghiệp vụ chi ngoại tệ thì phản ánh số chênh lệch này trên tài khoản 515 – Doanh thu tài chính ( nếu lãi tỷ giá hối đoái ) hoặc tài khoản 635 – Chi phí tài chính ( nếu lỗ tỷ giá hối đoái). Thời điểm cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán) theo tỷ giá hối đoái bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm cuối năm tài chính, có thể phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái (lãi hoặc lỗ). Doanh nghiệp phải chi tiết khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ này của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản giai đoạn trước hoạt động (TK 4132) và của hoạt động sản xuất kinh doanh (TK 4131). 12
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Kế toán tổng hợp thu chi tiền mặt bằng ngoại tệ được thể hiện qua sơ đồ sau ( sơ đồ 1.2 ) 131,136,138 111(1112) 311,331,336,338 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ ghi sổ hoặc bình quân của ngoại tệ liên ngân hàng xuất dùng 515 635 515 635 Lãi lỗ Lãi Lỗ 511,515,711 152,153,156,133 Doanh thu, TN tài chính, thu Mua vật tư, hàng hóa, công nhập khác bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ (tỷ giá thực tế hoặc BQLNH Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế tại thời điểm PS nghiệp vụ) cuả ngoại tệ tại thời điểm xuất dùng PS nghiệp vụ 515 635 Lãi Lỗ 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm giá lại số dư ngoại tệ cuối năm Tất cả các nghiệp vụ đề phải đồng thời ghi đơn TK 007 – Ngoại tệ các loại 007 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ - Doanh thu, TN tài chính, - Mua vật tư, hàng hóa, công TN khác bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ Sơ đồ 1.2. Kế toán tiền mặt (Ngoại tệ) 13
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng c, Đối với tiền mặt là vàng bạc, kim loại quý, đá quý. Ở những doanh nghiệp có vàng, bạc, kim loại quý, đá quý nhập quỹ tiền mặt thì việc nhập, xuất được hạch toán như các loại hàng tồn kho, khi sử dụng để thanh toán chi trả được hạch toán như ngoại tệ. Các loại vàng, bạc, đá quý được ghi sổ theo giá thực tế, khi xuất có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá thực tế như: Phương pháp giá đơn vị bình quân, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, tính giá đích danh. Vàng, bạc, kim loại quý, đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim loại quý, đá quý. Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các tài sản này thì phản ánh vào TK 111 (1113). Do vàng, bạc, kim loại quý, đá quý giá trị cao nên khi mua cần có đầy đủ các thông tin như: Ngày mua, mẫu mã, độ tuổi, giá thanh toán 1.2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng: Tiền gửi ngân hàng là một bộ phận của vốn bằng tiền mà công ty ký gửi tại ngân hàng. Công ty phải gửi tất cả vốn bằng tiền vào ngân hàng ngoài số tiền để lại công ty việc rút gửi hoặc trích để chi trả bằng tiền gửi ngân hàng thì phải có chứng từ nộp lĩnh hoặc có chứng từ thanh toán thích hợp. Với các thể thức thanh toán và phương thức thanh toán không dùng tiền mặt được phản ánh vào TK 112. Đối với những công ty có những tổ chức, bộ phận trực thuộc có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi, mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận lợi cho việc giao dịch, thanh toán. Kế toán phải tổ chức kế toán chi tiết theo từng loại tiền gửi, từng ngân hàng kho bạc, công ty tài chính để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Trong quá trình kinh doanh công ty gửi tiền vào ngân hàng để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán. Khi cần chi tiêu công ty phải làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền. Việc hạch toán TGNH được công ty mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi. Các khoản tiền của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim loại quý, đá quý, trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như tiền lưu ký, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, thư tín dụng. Việc thanh toán giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác được thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán vừa thuận tiện, nhanh chóng vừa 14
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng lại đảm bảo an toàn. Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số dư của từng loại tiền gửi. 1.2.3.1. Nguyên tắc hạch toán tiền gửi Ngân hàng Khi hạch toán tiền gửi Ngân hàng cần tôn trọng một số quy định sau:  Căn cứ để hạch toán trên Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, ).  Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch ( nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1381) nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng hoặc ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả khác” (3388) nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng. Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.  Ở những đơn vị có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi ( Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại).  Phải tổ chức hạch toán chi tiết sổ tiền gửi theo từng tài khoản ở từng Ngân hàng để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.  Trường hợp gửi tiền vào Ngân hàng bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh. Trường hợp mua ngoại tệ gửi vào Ngân hàng được phản ánh theo tỷ giá mua thực tế phải trả. Trường hợp rút tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ thì được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán TK 1122 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, giá thực tế đích danh. 15
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng  Trong giai đoạn sản xuất, kinh doanh kể cả hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp SXKD vừa có hoạt động đầu tư XDCB các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngoại tệ nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch này được hạch toán vào bên Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá) hoặc vào bên Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá).  Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong giai đoạn đầu tư XDCB (giai đoạn trước hoạt động ) nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch tỷ giá liên quan đến tiền gửi ngoại tệ này được hạch toán vào TK 413 ( 4132). Kế toán thực hiện tương tự phần kế toán thu chi tiền mặt bằng ngoại tệ. 1.2.3.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản để hạch toán tiền gửi Ngân hàng là TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng Đồng Việt Nam. - Tài khoản 1122 – Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra đồng Việt Nam - Tài khoản 1123 – Vàng, bạc, kim loại quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim loại quý, đá quý, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng. 1.2.3.3. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng - Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng. - Các chứng từ khác : Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiện thu. Hằng ngày căn cứ vào chứng từ “Báo Nợ”, “Báo Có” của Ngân hàng ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Kế toán tiền gửi Ngân hàng sử dụng các sổ kế toán tổng hợp tùy thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng. 1.2.3.4. Sổ sách sử dụng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng - Nhật ký chung - Sổ tiền gửi Ngân hàng - Bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi Ngân hàng - Sổ cái TK 112 - Các sổ sách có liên quan đến tiền gửi 16
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 1.2.3.5. Kết cấu tài khoản tiền gửi Ngân hàng Nợ Tài khoản- 112 Có Số dư đầu kỳ:Các khoản tiền Việt Nam ,ngoại tệ,vàng ,bạc kim loại đá quý gửi vào Ngân hàng từ kỳ trước Số phát sinh: Các khoản tiền Việt Các khoản tiền Việt Nam ,ngoại Nam ,ngoại tệ,vàng ,bạc kim loại đá tệ, vàng bạc kim loại đá quý rút ra từ quý gửi vào Ngân hàng ngân hàng. Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ. cuối kỳ Số dư cuối kỳ: tiền Việt Nam,ngoại tệ ,vàng bạc,kim loại đá quý hiện còn gửi tại Ngân hàng 1.2.3.6. Kế toán chi tiết tiền gửi Ngân hàng a, Đối với tiền gửi Ngân hàng là tiền Việt Nam  Tài khoản sử dụng : TK 1121 – Tiền gửi Việt Nam  Chứng từ sử dụng - Giấy báo có - Giấy báo nợ - Bản sao kê của Ngân hàng - Các chứng từ khác như séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu Căn cứ để hạch toán tiền gửi ngân hàng là giấy báo có, giấy báo nợ hoặc bảng kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm thu, chi) Khi nhận các chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời nếu cuối tháng vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân của chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu trong giấy báo hay bảng sao kê của ngân hàng. Sang 17
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng tháng sau phải tiếp tục kiểm tra, đối chiếu và tìm ra nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh số liệu ghi sổ. Kế toán tiền gửi Ngân hàng bằng tiền Việt Nam được thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.3). 111 112(1121) 111 Gửi tiền mặt Rút tiền gửi Ngân hàng vào Ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 131,136,138 141,144,244 Thu hồi các khoản nợ phải thu Chi tạm ứng ký cược ký quỹ bằng tiền gửi NH 141,144,244 121,128,221 Thu hồi các khoản ký cược Đầu tư ngắng hạn ký quỹ bằng tiền gửi NH dài hạn bằng tiền gửi NH 121,128,221 152.153.156 Thu hồi Mua vật tư, hàng hóa,cc các khoản đầu tư TSCĐ bằng TGNH 311,341 133 Thuế GTGT được KT Vay ngắn hạn Vay dài hạn 411,441 627,641,642 Nhận vốn góp, vốn cấp Chi phí phát sinh bằng tiền gửi NH bằng tiền gửi NH 511,512,515,711 311,315,331 Doanh thu HĐSXKD và HĐ Thanh toán nợ khác bằng tiền gửi NH bằng tiền gửi NH 3331 Thuế GTGT phải nộp Sơ đồ 1.3. kế toán tiền gửi Ngân hàng (VNĐ) 18
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng b, Đối với tiền gửi Ngân hàng là ngoại tệ  Ở thời điểm cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá các khoản tiền gửi ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. Doanh ngiệp phải hạch toán chi tiết khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ này của hoạt động đầu tư XDCB giai đoạn trước hoạt động vào TK 4132 và của hoạt động sản xuất, kinh doanh vào TK 4131.  Kế toán tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ được thể hiện qua sơ đồ sau (Sơ đồ 1.4) 131,136,138 112(1122) 311,331,336,338 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ ghi sổ hoặc bình quân của ngoại tệ liên ngân hàng xuất dùng 515 635 515 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ 511,515,711 152,153,156,133 Doanh thu, TN tài chính, thu Mua vật tư, hàng hóa, công nhập khác bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ (tỷ giá thực tế hoặc BQLNH Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế tại thời điểm PS nghiệp vụ) cuả ngoại tệ tại thời điểm xuất dùng PS nghiệp vụ 515 635 Lãi Lỗ 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm giá lại số dư ngoại tệ cuối năm 19
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Tất cả các nghiệp vụ đề phải đồng thời ghi đơn TK 007 – Ngoại tệ các loại 007 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ - Doanh thu, TN tài chính, - Mua vật tư, hàng hóa, công TN khác bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ Sơ đồ 1.4. Kế toán tiền gửi Ngân hàng (Ngoại tệ) 1.2.4. Kế toán tiền đang chuyển Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho Ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại Ngân hàng hối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ lệ trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo có hay bản sao kê của Ngân hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc Nhà nước, đã gửi bưu điện để chuyển cho Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có, trả cho đơn vị khác hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được Giấy báo Nợ hay bản sao kê của Ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền Ngân hàng Việt Nam và ngoại tệ các loại phát sinh trong các trường hợp: - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng. - Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác. - Thu tiền bán hàng nộp thuế vào Kho bạc ( Giao tiền tay ba giữa doanh ngiệp với người mua hàng và Kho bạc Nhà nước). - Các khoản tiền cấp phát, trích chuyển giữa đơn vị chính với đơn vị phụ thuộc, giữa cấp trên với cấp dưới giao dịch qua Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hoặc báo Có Kế toán theo dõi tiền đang chuyển cần lưu ý: - Séc bán hàng thu được phải nộp vào Ngân hàng trong phạm vi thời hạn giá trị của séc. - Các khoản tiền giao dịch giữa các đơn vị trong nội bộ qua Ngân hàng phải đối chiếu thường xuyên để phát hiện sai lệch kịp thời. 20
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng - Tiền đang chuyển có thể cuối tháng mới phản ánh một lần sau khi đã đối chiếu với Ngân hàng. Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển , có 2 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1131 – Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển. - Tài khoản 1132 – Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển 1.2.4.1. Chứng từ sử dụng: - Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc - Các chứng từ gốc kèm theo khác như : séc các loại, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu. 1.2.4.2. Kết cấu tài khoản tiền đang chuyển: Nợ Tài khoản- 113 Có Số dư đầu kỳ :Các tài khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ đã nộp vào Ngân hàng hoặc đã gửi bưu điện để chuyển vào Ngân hàng còn tồn kỳ trước. Số phát sinh: Các tài khoản tiền Số kết chuyển vào Tài khoản 112 – mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam, Tiền gửi Ngân hàng, hoặc tài khoản ngoại tệ đã nộp vào Ngân hàng có liên quan. hoặc đã gửi bưu điện để chuyển vào Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do Ngân hàng nhưng chưa nhận được đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền giấy báo Có. đang chuyển cuối kỳ. Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ đang chuyển cuối kỳ. Số dư cuối kỳ:Các khoản tiền còn đang chuyển cuối kỳ. 21
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 1.2.4.3. Sơ đồ kế toán tiền đang chuyển Kế toán tiền đang chuyển được thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.5) 111,112 113 111 Xuất tiền mặt gửi vào NH Nhận được giấy báo Có hoặc chuyển TGNH trả nợ của NH về số tiền đã gửi chưa nhận được giấy báo Có 131,138 331,338 Thu nợ nộp thẳng vào NH nhưng Nhận được giấy báo Có Chưa nhận được GBC của NH về số tiền đã trả nợ 511,512,515,711 Thu tiền bán hàng nộp vào NH Chưa nhận được GBC 3331 Thuế GTGT phải nộp 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm giá lại số dư ngoại tệ cuối năm Sơ đồ 1.5. Kế toán tiền đang chuyển 22
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 1.2.5. Các hình thức ghi sổ kế toán vốn bằng tiền: Việc ghi chép vào sổ sách kế phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý mới có thể tăng năng suất lao động của nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các chỉ tiêu kinh tế hoặc các báo cáo kế toán gửi cho cấp trên hay tại cơ quan nhà nước. Hình thức tổ chức sổ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lượng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán. Mỗi hình thức kế toán có nội dung, ưu điểm và phạm vi áp dụng thích hợp. Do vậy các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào những cơ sở lựa chọn hình thức kế toán để xác định hình thức kế toán thích hợp cho đơn vị mình nhằm phát huy tốt nhất vai trò chức năng của kế toán trong công tác quản lý. Việc lựa chọn nội dung và hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc vào một số điều kiện sau: - Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý. - Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán - Điều kiện và phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán Hiện nay, theo chế độ quy định có 5 hình thức tổ chức sổ kế toán: + Nhật ký - sổ cái + Nhật ký chung + Nhật ký chứng từ + Chứng từ ghi sổ + Kế toán máy Sau đây là sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo các hình thức 23
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - sổ cái Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có Sổ, thẻ kế Bảng tổng toán chi tiết hợp kế TK111,112, 113 toán chứng từ các loại Bảng tổng Sổ quỹ tiền NHẬT KÝ SỔ CÁI hợp chi tiết mặt, ngoại tệ TK111,112, 113 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày: Chi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: Hằng ngày kế toán căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi vào sổ Nhật ký - sổ cái. Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký – sổ cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết TK111,112,113. Sau khi khóa sổ thẻ kế toán chi tiết cuối tháng (cuối quỹ) lập bảng tổng hợp chi tiết TK111,112,113 và đối chiếu với sổ nhật ký – sổ cái. Số liệu trên Nhật ký- sổ cái và trên bảng tổng hợp chi tiết sau khi khóa sổ được kiểm tra đối chiếu nếu khớp đúng sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính. 24
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có . Sổ quỹ tiền Sổ nhật ký Sổ thẻ kế toán chi mặt, ngoại tệ chung tiết TK111,112,113 Sổ cái Bảng tổng hợp chi TK111,112,113 tiết TK111,112,113 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hằng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: Hằng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có hợp lệ kế toán định khoản kế toán rồi ghi vào sổ NKC theo thứ tự thời gian. Trường hợp đơn vị mở sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt. Sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ NKC để ghi vào sổ cái TK111,112,113. Đồng thời với việc ghi sổ NKC các nghiệp vụ được ghi vào sổ kế toán chi tiết TK111,112,113. Cuối tháng, cuối quý ,cuối năm cộng số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối phát sinh số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết thì được dùng để lập các Báo cáo tài chính. 25
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký- chứng từ Chứng từ kế toán và bảng phân bổ Bảng kê số 1, Nhật ký chứng Sổ thẻ kế toán chi số2 từ số 1, số 2 tiết TK111,112,113 Sổ cái Bảng tổng hợp chi TK111,112, tiết TK111,112,113 113 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hằng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi trực tiếp vào các Nhật ký - chứng từ hoặc bản kê, sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng khóa sổ cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết TK111,112,113, bảng tổng hợp chi tiết TK111,112,113 rồi ghi trực tiếp vào sổ cái TK111,112,113. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ số 1, số 2, bảng kê số 1, số 2 và các bảng tổng hợp chi tiết TK111,112,113 được dùng để lập báo cáo tài chính. 26
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Phiếu thu, Phiếu chi, Gi ấy báo nợ, Giấy báo có . Sổ quỹ tiền Sổ thẻ kế Bảng tổng mặt, ngoại tệ toán chi tiết hợp kế toán TK111,112, chứng từ 113 Sổ đăng ký chứng Chứng từ ghi sổ từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK111,112, TK111,112,113 113 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hằng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: Hằng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái TK111,112,113. Cuối tháng, cuối quý căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã đối chiếu sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính. 27
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Phiếu thu, Sổ kế toán phiếu chi, giấy Phần mềm báo nợ, giấy kế toán - Sổ tổng hợp báo có - Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế - Báo cáo tài chính toán cùng loại MÁY VI TÍNH - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chiếu, kiểm tra: Hằng ngày kế toán căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phềm mềm kế toán. Cuối tháng (cuối quý) hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính.Cuối tháng, cuối quý, hoặc cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 28
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM NGHĨA MINH 2.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH thương mại Nghĩa Minh 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH TM Nghĩa Minh. Công ty TNHH TM NGhĩa Minh được thành lập ngày 19/06/2006 theo giấy phép kinh doanh số 0203001201 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hải Phòng. Quá trình xây dựng và phát triển của công ty đã đạt được kết quả nhất định và góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của toàn thành phố. Tên giao dịch : Công ty TNHH TM Nghĩa Minh Tên viết tắt : NGHIA MINH TRADICO Tên tiếng anh : NGHIA MINH TRADING JOINT STOCK COMPANY Mail : nghiaminh1305@gmail.com Người đại diện : Nguyễn Thị Hài Mã số thuế : 0200938867 Địa chỉ: +Trụ sở : Số 557 – Trần Tất Văn – Tràng Minh – Kiến An - Hải Phòng Telephone : 0313.876.727 Fax : 0313.546.124 Vốn điều lệ của công ty : 4.000.000.000 Những thuận lợi và khó khăn và thành tích của công ty: + Thuận lợi : - Công ty đã xây dựng tốt bộ máy quản lý và tuyển dụng đào tạo, đội ngũ lao động có trình độ, chuyên môn, tay nghề. Ban lãnh đạo công ty giàu kinh nghiệm, biết khai thác và phát huy năng lực của cán bộ công nhân viên. - Công ty đã khai thác, tận dụng lợi thế của mình để tăng nguồn vốn của mình. Công ty luôn gương mẫu và ưu tiên hàng đầu cho Ngân sách Nhà nước và thu nhập của cán bộ, công nhân viên. - Bên cạnh đó, công ty hình thành trên địa bàn có điều kiện giao thông thuận lợi góp phần không nhỏ trong quá trình phân phối và tiêu thụ sản phẩm của công ty. - Khách hàng của công ty phần lớn là khách hàng quen. Công ty không những duy trì tốt quan hệ đó mà còn tăng cường mở rộng hợp tác với bạn hàng khác với mục tiêu mở rộng địa bàn hoạt động kinh doanh. 29
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng - Các sản phẩm, hàng hóa của công ty rất đa dạng. Có thể đáp ứng nhu cầu phong phú của khách hàng. + Khó khăn : - Bên cạnh những thuận lợi trên công ty cũng gặp không ít những khó khăn : Là một công ty mới thành lập lại trên địa bàn có rất nhiều doanh nghiệp cùng kinh doanh trong lĩnh vực này. Do đó đối thủ cạnh tranh tương đối lớn đòi hỏi công ty cần làm tốt công đối thủ tác thị trường và dịch vụ chăm sóc khách hàng để thu hút khách hàng. - Trong giai đoạn hiện nay ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên công ty luôn cố gắng nỗ lực khắc phục khó khăn, nâng cao hiệu quả kinh doanh. + Những thành tích cơ bản mà công ty đã đạt được trong những năm qua - Hầu hết các sản hoạt động mua bán,dịch vụ của công ty thực hiện trong năm 2012 đạt mức tăng trưởng khá cao so với thực hiện năm 2011. - Để đạt được mức tăng trưởng và sản lượng như trên là do ban lãnh đạo công ty đã bám sát tình hình chỉ đạo kịp thời và có sự phối hợp đồng bộ giữa các đơn vị trong công ty. Kinh doanh tiếp tục được mở rộng và hoàn thiện dịch vụ vận chuyển được chú ý và duy trì bổ sung phương tiện vận tải cho các khu vực. - Những kết quả mà công ty đạt được trong những năm gần đây rất đáng khích lệ sử dụng vốn vay chủ động tiếp cận nguồn vốn vay thương mại để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng mua sắm trang thiết bị không ngừng mở rộng và phát triển sản xuất. Công ty phát triển với tốc độ cao về quy mô, chất lượng và hiệu quả kinh doanh. 2.1.2. Đặc điểm kinh doanh của công ty  Về nhân lực của công ty: Hiện nay công ty có đội ngũ công nhân viên có năng lực chuyên môn cao và rất nhiệt tình với công việc. Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty hiện nay là 21 người.  Về cơ sở vật chất của công ty: Hiện nay công ty đang từng bước hiện đại hóa cơ sở vật chất để phục vụ công tác hành chính và công tác kinh doanh giúp cho nhân viên trong công ty được làm việc trong một môi trường đầy đủ, tiện nghi với máy móc, thiết bị, dụng cụ quản lý hiện đại.  Về ngành nghề kinh doanh: Xuất phát từ cơ cấu nguồn vốn cũng như tình hình cơ sở vật chất hiện có công ty đã không ngừng phát triển kinh doanh, đa dạng các loại hình dịch vụ 30
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm : + Sản xuất bao bì từ plastic,hạt nhựa trang trí + Tái chế phế liệu,tái chế phế liệu phi kim loại + Vận tải hàng hóa + Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt,đường bộ + Dịch vụ xuất khẩu hàng hóa + Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của moto,xe máy 2.1.3. Quy trình kinh doanh: Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Thương mại bao gồm phân phối và lưu thông hàng hóa. Đặc điểm cơ bản khác biệt giữa doanh nghiệp kinh doanh thương mại và doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp thương mại không trực tiếp tạo ra sản phẩm. Nó đóng vai trò trung gian môi giới cho người sản xuất và tiêu dùng. Doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp trực tiếp tạo ra của cải vật chất phục vụ cho nhu cầu của xã hội. Doanh nghiệp thương mại thừa hưởng kết quả của doanh nghiệp sản xuất. Vì thế chi phí mà doanh nghiệp thương mại bỏ ra chỉ bao gồm: Giá phải trả cho người bán và các chi phí bỏ ra để quá trình bán hàng diễn ra thuận tiện, đạt hiệu quả cao. Hoạt động kinh tế chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là lưu chuyển hàng hóa. Quá trình lưu chuyển hàng hóa thực chất là quá trình đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua hoạt động mua bán trao đổi sản phẩm hàng hóa nhằm thỏa mãn nhu cầu hàng hóa của khách hàng Quá trình lưu chuyển hàng hóa được thực hiện theo hai phương thức: Bán buôn và bán lẻ. Trong đó bán buôn là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại. Đặc điểm của hàng hóa bán buôn là hàng hóa vẫn nằm trong lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Do đó giá trị và giá trị sử dụng hàng hóa chưa được thực hiện. Còn bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người xử lý hoặc các tổ chức đơn vị kinh tế mua về mang tính chất sản xuất nội bộ . Sự vận động hàng hóa trong kinh doanh thương mại không giống nhau. Tùy thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng khác nhau có sự vận động khác nhau. Do đó chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hóa cũng khác nhau giữa các loại hàng. 31
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và quy chế quản lý của công ty TNHH TM Nghĩa Minh 2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Doanh nghiệp thương mại là một doanh nghiệp chuyên làm nhiệm vụ lưu thông hàng hóa vừa là người mua hàng vừa là người bán hàng để thực hiện tốt và có hiệu quả. Nhiệm vụ của một doanh nghiệp thương mại là phải tổ chức bộ máy quản lý trên cơ sở hiệu quả và tiết kiệm nhất. Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Nghĩa Minh là một đơn vị hạch toán độc lập. Do đó công ty đã tổ chức một bộ máy quản lý trên cơ sở tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế thúc đẩy kinh doanh phát triển tạo điều kiện cho doanh nghiệp tồn tại. Ngay sau khi cổ phần hóa công ty đã thực hiện sắp xếp lại hoạt động kinh doanh. Bộ máy quản lý với phương châm một người làm được nhiều việc. Do vậy nhiều phòng ban được sát lập với nhau. Chủ tịch kiêm giám đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Kho hàng Đội vận chuyển Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 2.1.4.2. Quy chế quản lý:  Chủ tịch kiêm giám đốc: Là chủ quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Chủ tịch kiêm giám đốc công ty có những quyền và nghĩa vụ sau: 32
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng + Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các cán bộ khác của công ty. + Quyết định phương án phát triển công ty + Quyết định chiến lược phát triển của công ty. + Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn của các cá nhân khác. 2.1.5. Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH TM Nghĩa Minh 2.1.5.1. Mô hình bộ máy kế toán tại công ty: Tổ chức công tác kế toán bao gồm việc xây dựng các quy trình hạch toán, phân công quy định mối liên hệ giải quyết công việc giữa các nhân viên kế toán cũng như với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác, bộ máy kế toán gọn nhẹ để thực hiện tốt công tác hạch toán, quản lý tốt tài sản, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin cho quản lý với chi phí thấp nhất luôn là mong muốn cuả các nhà quản lý. Công ty TNHH TM Nghĩa Minh tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, theo mô hình này công ty chỉ có một phòng kế toán duy nhất, mọi công việc kế toán đều được thực hiện tại đây. Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán vốn Kế toán công nợ Kế toán doanh Thủ quỹ bằng tiền thu Sơ đồ 2.2. Mô hình bộ máy kế toán tại Công ty Chức năng nhiệm vụ của từngbộ phận :  Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp) : Tổng hợp mọi số liệu chứng từ mà kế toán viên giao cho. Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ. Có trách nhiệm phụ trách chung mọi hoạt động của phòng kế toán. Tham mưu kịp thời với giám đốc tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của công ty cho giám đốc. Định kỳ kế toán trưởng dựa vào các thông tin từ các nhân viên trong 33
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng phòng kế toán đối chiếu với sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các đối tượng khác có nhu cầu thông tin về tài chính của công ty. Các kế toán viên có nhiệm vụ hạch toán các khoản thu chi toàn công ty tính theo chế độ tài chính kế toán do nhà nước và cơ quan chức năng quy định. Xử lý các nghiệp vụ kế toán trong quá trình hoạt động kinh doanh, quản lý vốn, phản ánh tình hình sử dụng hiệu quả các nguồn vốn và tài sản của công ty.  Kế toán vốn bằng tiền: Chịu trách nhiệm theo dõi quỹ tiền mặt, TGNH, tiến hành thanh toán với người mua, người bán, thanh toán các khoản lương bảo hiểm theo dõi thanh toán với ngân sách và cấp trên.  Kế toán doanh thu: Là kế toán theo dõi tình hình bán hàng, tổng hợp doanh thu, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho.  Kế toán công nợ: Theo dõi và tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý.  Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm bảo quản tiền mặt, phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện những sai sót và xử lý kịp thời đảm bảo tồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dư trên sổ sách. Định kỳ cuối tháng, quý, năm phòng kế toán công ty sẽ tổng hợp số liệu lập báo cáo đó trình lên giám đốc công ty. 2.1.5.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty: Để áp ứng nhu cầu quản lý và thuận tiện cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh công ty TNHH TM Nghĩa Minh sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công ty không sử dụng phần mềm kế toán.  Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.  Ưu và nhược điểm: Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép. Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp nhiều.  Phạm vi sử dụng: Ở doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều tài khoản, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng. 34
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.3) Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có . Sổ nhật ký Sổ quỹ tiền Sổ thẻ kế toán chi chung mặt, ngoại tệ tiết TK111,112,113 Sổ cái Bảng tổng hợp chi TK111,112,113 tiết TK111,112,113 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sơ đồ 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ Ghi chú: Ghi hằng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: Với hình thức kế toán nhật ký chung hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu chi, phiếu thu, giấy báo có, giấy báo nợ để lập định khoản kế toán ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK111,112,113. Cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ cái và lấy số liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản tổng hợp. Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi sổ nhật ký chung phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết TK111,112,113. Cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào đó lập các bảng tổng hợp chi tiết TK111,112,113 để đối chiếu với sổ cái. 35
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp số liệu, bảng cân đối số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính. 2.1.5.3. Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty: Công ty TNHH TM Nghĩa Minh là một công ty hạch toán độc lập. công ty hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của hàng hóa, kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Giá trị hàng tồn kho được xác định theo phương pháp tính giá bình quân gia quyền cả kỳ . Công ty áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng để tính giá trị hao mòn của tài sản cố định. Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán ban hành quyết định số 48 ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. 2.2. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH TM Nghĩa Minh Kế toán vốn bằng tiền là phần hành kế toán không thể thiếu được đối với tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty. Nó là công cụ điều chỉnh quản lý và sử dụng tài sản. Nó đảm bảo quyền tự chủ tài chính của công ty, kế toán vốn bằng tiền giúp công ty xác định mức vốn cần thiết quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh. Nó đảm bảo cho các nhu cầu chi trả thanh toán thường xuyên, hằng ngày và đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra liên tục thường xuyên. Trong qúa trình hoạt động kinh doanh công ty thường xuyên sử dụng các loại vốn bằng tiền đáp ứng nhu cầu thanh toán giữa công ty với các đối tượng trong mối quan hệ mua bán hàng hóa, các khoản thuế phải nộp, tiền lương, bảo hiểm xã hội, thanh toán nội bộ công ty và các khoản phí khác bằng tiền. Vì vậy, công ty rất coi trọng việc kiểm soát vốn bằng tiền, sử dụng vốn bằng tiền sao cho hiệu quả, khoa học, hợp lý và kịp thời. Vốn bằng tiền của công ty TNHH TM Nghĩa Minh bao gồm: Tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng. Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là VNĐ. Trường hợp công ty có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng thì đều được quy đổi ngoại tệ ra VNĐ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. 36
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 2.2.1. Tổ chức kế toán tiền mặt tại công ty Tiền mặt là số vốn bằng tiền được thủ quỹ bảo quản trong két sắt an toàn của công ty, thủ quỹ chỉ được xuất tiền ra khỏi quỹ khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ. Công ty không phát sinh hoạt động về ngoại tệ hay vàng bạc, kim loại quý, đá quý. Nguyên tắc quản lý tiền mặt tại công ty được chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ hiện hành của Nhà nước. Kế toán tiền mặt phản ánh các nghiệp vụ thu tiền mặt vào quỹ như thu tiền bán hàng, lĩnh tiền gửi ngân hàng về quỹ, thu tạm ứng và các khoản thu khác. Phản ánh các khoản chi tiền mặt phát sinh trong kỳ kế toán như chi lương cán bộ công nhân viên, lương thưởng, chi tạm ứng, chi nộp ngân hàng, chi thanh toán các hội nghị, tiếp khách, trang thiết bị, công cụ dụng cụ đồ dùng Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền mặt, giữ gìn, bảo quản do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ là người được giám đốc công ty bổ nhiệm và chịu trách nhiệm giữ quỹ. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm bảo quản, quản lý và thực hiện mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu chi tiền mặt. Tất cả khoản thu chi tiền mặt đều có chứng từ hợp lệ (phiếu thu, phiếu chi) và phải có đầy đủ chữ ký của người thu hoặc chi tiền và đóng dấu “ đã thu tiền” , “ đã chi tiền” lên chứng từ. Phiếu thu, phiếu chi được lập làm 2 đến 3 liên. Cuối mỗi ngày, căn cứ vào các chứng từ để ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm gửi theo các chứng từ để kế toán ghi sổ quỹ tiền mặt ghi sổ. - Phiếu chi được kèm với HĐGTGT ( Liên 2: Giao cho khách hàng) - Phiếu thu được kèm với HĐGTGT ( Liên 3: Nội bộ) Thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay, trong trường hợp cần thiết phải làm thủ tục ủy quyền cho người khác làm thay và được sự đồng ý bằng văn bản của giám đốc công ty. Kế toán quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ hoặc sổ kế toán. Nếu chênh lệch thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra, xác định lại và kiến nghị biện pháp giải quyết. Kế toán tiền mặt sau khi nhận được báo cáo quỹ (có kèm theo chứng từ gốc) sẽ tiến hành đối chiếu số liệu trên từng chứng từ với số liệu trên sổ quỹ. Sau khi đối chiếu xong kế toán sẽ định khoản để ghi NKC và lên sổ cái TK tiền mặt đồng thời kế toán cũng ghi nhập vào sổ thu, sổ chi tiền mặt.  Tài khoản sử dụng: 111 – Tiền mặt 37
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng  Các chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt + Phiếu thu + Phiếu chi + Hóa đơn GTGT + Giấy nộp tiền + Giấy thanh toán tiền + Biên lai thu tiền + Giấy đề nghị tạm ứng  Các sổ sách sử dụng trong kế toán tiền mặt + Sổ quỹ tiền mặt + Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt + Sổ nhật ký chung + Sổ cái TK 111 + Sổ kế toán tổng hợp TK 111 + Sổ kế toán chi tiết TK 111  Quy trình luân chuyển chứng từ Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt tại công ty thể hiện qua sơ đồ sau ( sơ đồ 2.4) Phiếu thu, phiếu chi Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết TM Sổ quỹ tiền Sổ cái TK 111 Bảng tổng hợp chi mặt tiết TM Bảng cân đối SPS Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt Ghi chú Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Đối chiếu : 38
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Khi có nghiệp vụ thu chi tiền mặt xảy ra, kế toán sẽ căn cứ vào hóa đơn bán hàng hoặc mua hàng để lập phiếu thu hoặc phiếu chi sẽ được chuyển cho thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, đồng thời ghi sổ quỹ. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kế toán tổng hợp sẽ vào sổ nhật ký chung, vào sổ chi tiết tài khoản tiền mặt, từ sổ nhật ký chung sẽ vào sổ cái tiền mặt, cuối quý căn cứ vào sổ chi tiết và sổ cái đã lập kế toán vào sổ tổng hợp chi tiết, bảng cân đối tài khoản và báo cáo kế toán cho quý đó. 2.2.1.1. Kế toán chi tiết tiền mặt a, Kế toán thu tiền mặt Các nguồn thu chủ yếu của công ty bao gồm - Thu từ việc bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu thuế GTGT hay không chịu thuế GTGT - Thu từ các khoản trợ cấp, trợ giá từ Ngân sách Nhà nước - Thu từ hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác - Thu hồi từ các khoản nợ phải thu - Nhận vốn góp liên doanh - Thu tạm ứng - Thu lãi từ tiền gửi Ngân hàng - Các khoản thu khác Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền căn cứ vào các hóa đơn, các giấy thanh toán tiền, kế toán tiền mặt lập phiếu thu tiền mặt. Sau khi được kế toán trưởng kiểm duyệt phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để ghi tiền. Sau đó thủ quỹ sẽ ghi số tiền thực nhận vào phiếu thu đóng dấu đã thu và lấy vào phiếu thu. Tháng 12 năm 2012 công ty trách nhiệm hữu hạng thương mại Nghĩa Minh có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản thu. Sau đây là một số nghiệp vụ chủ yếu: Nghiệp vụ 1: Ngày 03/12/2012 công ty TNHH SX Hoàng Quân trả tiền hàng còn nợ theo HĐ0012874 mua từ ngày 25/11/2012 số tiền 18.700.000 đồng (chưa VAT 10%). Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0012874 (Liên3: Nội bộ), kế toán viết phiếu thu số 658. 39
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/12P Liên 3: Nội bộ 0012874 Ngày 25 tháng 11 năm 2012 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM NGhĩa Minh Địa chỉ: 557 Trần Tất Văn – Tràng Minh – Kiến An - HP Số tài khoản: Điện thoại: 0313876727 MS: 0 2 0 0 9 3 8 8 7 6 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH SX Hoàng Quân Số tài khoản: Hình thức thanh toán : Chưa thanh toán MS: 0 2 0 0 6 4 6 3 5 7 Tên hàng hóa Đơn vị STT Số lượng Đơn giá Thành tiền dịch vụ tính A B C 1 2 3 1 Nhựa phế liệu kg 5000 3,400 17.000.000 Cộng tiền hàng: 17.000.000 Thuế GTGT: 10 % tiền thuế GTGT: 1.700.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 18.700.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu lăm trăm bảy mươi nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên ) (Ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên) Biểu 2.1 : Hóa đơn GTGT 0012874 40
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH TM NGHĨA MINH Mẫu số :05-TT Theo QĐ số: 48/2006/QĐ/BTC Địa chỉ: Số 557 Trần Tất Văn,Kiến An,HP Ngày 14 tháng 09 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ Tài Chính PHIẾU THU Số : 658 Ngày 3 tháng 12 năm 2012 Nợ TK111:20.570.000 Có TK131:20.570.000 Họ tên người nộp tiền : Công ty TNHH SX Hoàng Quân Địa chỉ : 146/33 Tôn Đức Thắng – Lê Chân - HP Lý do nộp : Tiền hàng 17.000.000 + VAT 1.700.000 Số tiền : 18.700.000 Số tiền viết bằng chữ: : Mười tám triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn Đã nhận đủ số tiền : Mười tám triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo: HĐGTGT0012874 Ngày 3 tháng 12 năm 2012 Giám đốc Kế toán Người nộp tiền Người lập phiểu Thủ quỹ (ký,họ tên,đóng dấu) trưởng (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Biểu 2.2 : Phiếu thu tiền mặt 658 Nghiệp vụ 2: Ngày 26/12/2012 bán giấy phế liệu giặt cho công ty TNHH SXTM Xuân Phát đã thu bằng tiền mặt tổng cộng tiền thanh toán 19.800.000 đồng theo HĐGTGT 0013041. Căn cứ vào hóa đơn này kế toán viết phiếu thu số 738. 41
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/12P Liên 3: Nội bộ 0013041 Ngày 26 tháng 12 năm 2012 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM Nghĩa Minh Địa chỉ: 557 Trần Tất Văn– Tràng Minh – Kiến An - HP Số tài khoản: Điện thoại: 0313876727 MS: 0 2 0 0 9 3 8 8 7 6 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH SXTM Xuân Phát Số tài khoản: Hình thức thanh toán : Tiền mặt MS: 0 2 0 0 1 7 0 5 8 8 Tên hàng hóa Đơn vị STT Số lượng Đơn giá Thành tiền dịch vụ tính A B C 1 2 3 1 Giấy phế liệu Kg 3000 6000 18.000.000 Cộng tiền hàng: 18.000.000 Thuế GTGT: 10 % tiền thuế GTGT: 1.800.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 19.800.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu tám trăm nghìn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên ) (Ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên) Biểu 2.3 : Hóa đơn GTGT 0013041 42
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH TM NGHĨA MINH Mẫu số :05-TT Theo QĐ số: 48/2006/QĐ/BTC Địa chỉ: Số 557 Trần Tất Văn –Kiến An-HP Ngày 14 tháng 9 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ Tài Chính PHIẾU THU Số : 738 Ngày 26 tháng 12 năm 2012 Nợ TK111:19.800.000 Có 511: 18.000.000 Có TK3331:1.800.000 Họ tên người nộp tiền : Công ty TNHH SXTM Xuân Phát Địa chỉ : 63 Nguyễn Bỉnh Khiêm - Ngô Quyền - HP Lý do nộp : Tiền hàng 18.000.000 + VAT 1.800.000 Số tiền : 19.800.000 Số tiền viết bằng chữ: : Mười chín triệu tám trăm nghìn đồng. Đã nhận đủ số tiền : Mười chín triệu tám trăm nghìn đồng. Kèm theo: HĐGTGT0013041 Ngày 26 tháng 12 năm 2012 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiểu Thủ quỹ (ký,họ tên, đóng dấu) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Biểu 2.4 : Phiếu thu tiền mặt 738 Nghiệp vụ 3: Ngày 31/12/2012 thu tiền tạm ứng chi không hết từ chị Đoàn Thị Phương nhập quỹ. Trước khi thanh toán số tiền tạm ứng chi không hết chị Đoàn Thị Phương viết giấy thanh toán tiền tạm ứng. Trình bày số tiền đã nhận và chi (kèm theo các chứng từ có liên quan) để chứng minh số tiền đã chi và xác định số tiền hoàn ứng còn lại. 43
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Số : 30 Nợ TK 111: Có TK 141: - Họ và tên người thanh toán: Đoàn Thị Phương - Bộ phận: Phòng kinh doanh - Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng 70.000.000 1. Số tạm ứng kỳ trước chi không hết 2. Số tạm ứng kỳ này 70.000.000 - Phiếu chi số : ngày 26 tháng 12 năm 70.000.000 2012 II. Số tiền đã chi: 52.360.000 1. Chứng từ HĐGTGT số 0035479 ngày 52.360.000 26/12/2012 2 III. Chênh lệch 17.640.000 1. Số tạm ứng chi không hết ( I - II) 17.640.000 2. Chi quá số tạm ứng ( II – I) Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.5 : Giấy thanh toán tiền tạm ứng số 30 44
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/12P Liên 2: Giao cho khách hàng 0035479 Ngày 26 tháng 12 năm 2012 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TMDV Nhật Long Địa chỉ: Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0 2 0 0 2 0 4 5 0 2 Họ tên người mua hàng: Đoàn Thị Phương Tên đơn vị: Công ty TNHH TM Nghĩa Minh Số tài khoản: Hình thức thanh toán : .Chuyển khoản MS: 0 2 0 0 6 3 0 2 6 3 Tên hàng hóa Đơn vị STT Số lượng Đơn giá Thành tiền dịch vụ tính A B C 1 2 3 1 Hạt nhựa đen phế Kg 6000 5.000 30.000.000 liệu 4000 4.400 17.600.000 2 Hạt nhựa xanh Kg phế liệu Cộng tiền hàng: 47.600.000 Thuế GTGT: 10 % tiền thuế GTGT: 4.760.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 52.360.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm hai triệu ba trăm sáu mươi nghìn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên ) (Ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên) Biểu 2.6 : Hóa Đơn GTGT 0035479 45
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH TM NGHĨA MINH Mẫu số :05-TT Theo QĐ số: 48/2006/QĐ/BTC Địa chỉ: Số 557,Trần Tất Văn ,Kiến An,HP Ngày 14 tháng 09 năm 2006 Mã số thuế:0200630263 Của Bộ trưởng Bộ Tài Chính PHIẾU THU Số : 865 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Nợ TK111:17.640.000 Có TK 141:17.640.000 Họ tên người nộp tiền : Đoàn Thị Phương Địa chỉ : Phòng kinh doanh Lý do nộp : Thu tiền hoàn ứng Số tiền : 17.640.000 Số tiền viết bằng chữ: : Mười bảy triệu sáu trăm bốn mươi nghìn đồng. Đã nhận đủ số tiền : Mười bảy triệu sáu trăm bốn mươi nghìn đồng. Kèm theo : Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiểu Thủ quỹ (ký,họtên,đóngdấu) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Biểu 2.7 : Phiếu thu tiền mặt 865 46
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng b, Kế toán chi tiền mặt: Các nguồn chi chủ yếu của công ty bao gồm: - Chi tạm ứng - Chi mua vật tư, tài sản, hàng hóa, công cụ dụng cụ, nhiên liệu - Chi thanh toán lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên. - Chi trả nợ cho người bán và ngân hàng - Chi các khoản nộp ngân sách nhà nước. - Các khoản chi khác. Khi phát sinh các nghiệp vụ chi tiền, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi phần tiền sau khi có đầy đủ chữ ký kế toán trưởng và của giám đốc công ty. Căn cứ vào số tiền thực chi của thủ quỹ ghi vào sổ quỹ đến cuối ngày thì chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ . Tháng 12 năm 2012 công ty TNHH TM Nghĩa Minh có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản chi. Sau đây là một số nghiệp vụ chủ yếu: Nghiệp vụ 4: Ngày 6/12/2012 Công ty nộp tiền điện tháng 11 tổng số tiền thanh toán là 4.398.807 đồng. Có HĐGTGT (liên2) số 3865313. Căn cứ vào hóa đơn kế toán viết phiếu chi số 425. 47
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng HÓA ĐƠN TIỀN ĐIỆN GTGT Mẫu số: 01 GTKT- 2LN-01 (liên 2: Giao cho khách hàng) Ký hiệu: AA/2012T Số: 3865313 Cty TNHH MTV điện lực HP Kỳ:4 Từ 1/11/2012 đến ngày 30/11/2012 Điện lực: Kiến An MST 0200340211-028 Phiên: Địa chỉ:Số 29 Nguyễn Lương Bằng-Kiến An – HP Sổ GCS: TN105-089 Điện thoại: 0312218530 Tài khoản 2107211.000001 Tên & Địa chỉ khách hàng: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Nghĩa Minh Số 557 Trần Tất Văn- Kiến An-HP Mã KH:000707442 Số C.tơ: 10460 Điện Đơn Chỉ số mới Chỉ số cũ Hệ số nhân Thành tiền TT giá 146141 142847 1 3294 1.214 3.998.916 Cộng 3294 3.998.916 Thuế suất GTT: 10%. Thuế GTGT 399.891 Tổng cộng tiền thanh toán 4.398.807 Số viết bằng chữ: Bốn triệu ba trăm chín mươi tám nghìn tám trăm lẻ bẩy đồng. Biểu 2.8 : Hóa đơn tiền điện 3865313 48
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI Mẫu số :05-TT NGHĨA MINH Theo QĐ số: 48/2006/QĐ/BTC Địa chỉ: Số 557 Trần Tất Văn,Kiến An,HP Ngày 14 tháng 9 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ Tài Chính PHIẾU CHI Số: 425 Ngày 6 tháng 12 năm 2012 Nợ TK 642 : 3.998.916 Nợ 1331: 399.891 Có TK 111 : 4.398.807 Họ tên người nhận tiền : Lưu Thị Hà Giang Địa chỉ : Cty TNHH MTV điện lực HP Lý do chi : Thanh toán tiền điện 3.998.916 + VAT 399.891 Số tiền : 4.398.807 (Viết bằng chữ) : Bốn triệu ba trăm chín mươi tám nghìn tám trăm lẻ bẩy đồng. Kèm theo: Ngày 6 tháng 12 năm 2012 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận (ký,họ tên,đóng dấu) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Biểu 2.9 : Phiếu chi tiền mặt 425 Nghiệp vụ 5: Ngày 10/12/2012 công ty thanh toán lương tạm ứng cho cán bộ công nhân viên tháng 12 số tiền 9.200.000 đồng. Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán lương tạm ứng tháng 12 lập phiếu chi số 476. 49
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Công ty TNHH TM Nghĩa Minh Số 557 Trần Tất Văn –Kiến An – Hải Phòng BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG TẠM ỨNG Tháng 12 năm 2012 STT Họ và tên Chức vụ Số tiền tạm ứng Ký tên 1 Trần Văn Huấn KT 400.000 Huấn 2 Nguyễn Văn Hiệp KT 500.000 Hiệp 3 Trần Quốc Kiên KD 500.000 Kiên 4 Trần Quốc Sơn KD 500.000 Sơn 5 Đoàn Văn Đường KD 500.000 Đường 6 Trần Văn Khánh KT 500.000 Khánh 7 Lê Trung Thành KD 500.000 Thành 8 Nguyễn Đức Dũng VC 500.000 Dũng 9 Phạm Văn Quân VC 500.000 Quân 10 Lê Hồng Ninh Lái xe 500.000 Ninh 11 Trần Văn Hiệp Lái xe 400.000 Hiệp 12 Trần Quang Huy Lái xe 500.000 Huy 13 Nguyễn Duy Bình Lái xe 400.000 Bình 14 Lê Văn Khanh Lái xe 500.000 Khanh 15 Tô Văn Đạt Lái xe 1.000.000 Đạt 16 Tô Văn Nguyên Lái xe 1.500.000 Nguyên 17 18 19 Tổng 9.200.000 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.10. Bảng thanh toán lương tạm ứng 50
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI Mẫu số :05-TT NGHĨA MINH Theo QĐ số: 48/2006/QĐ/BTC Địa chỉ: Số 557 –Trần Tất Văn- Kiến An-HP Ngày 14 tháng 9 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ Tài Chính PHIẾU CHI Số: 476 Ngày 10 tháng 12 năm 2012 Nợ TK 334 : 9.200.000 Có TK 111 : 9.200.000 Họ tên người nhận tiền : Trần Thị Hiền Địa chỉ : Phòng kế toán Lý do chi : Tạm ứng lương tháng 12 (Viết bằng chữ) : Chín triệu hai trăm nghìn đồng. Kèm theo: Ngày 10 tháng 12 năm 2012 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Biểu 2.11 : Phiếu chi tiền mặt 476 Nghiệp vụ 6: Ngày 28/12/2012 anh Nguyễn Huy Thành xin tạm ứng tiền mua hàng số tiền 65.000.000 đồng. Khi đó anh Thành sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng giải trình lên giám đốc để giám đốc ký duyệt. Sau khi được giám đốc ký duyệt xong anh Thành sẽ cầm giấy đề nghị tạm ứng này giao cho kế toán, kế toán căn cứ vào đó viết phiếu chi số 510. Sau đó thủ quỹ sẽ xuất quỹ chi cho anh Thành. 51
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – tự do – hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 28 tháng 12 năm 2012 Số: 65 Kính gửi: Giám đốc công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại NGhĩa Minh Tên tôi là: Nguyễn Huy Thành Địa chỉ: Phòng kinh doanh Đề nghị tạm ứng số tiền: 65.000.000 Viết bằng chữ: Sáu mươi lăm triệu đồng chẵn Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền mua hàng Thời hạn thanh toán: Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.12 : Giấy đề nghị tạm ứng 52
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI Mẫu số :05-TT NGHĨA MINH Theo QĐ số: 48/2006/QĐ/BTC Địa chỉ: Số 557 Trần Tất Văn – Kiến An-HP Ngày 14 tháng 9 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ Tài Chính PHIẾU CHI Số: 510 Ngày 28 tháng 12 năm 2012 Nợ TK 141 : 65.000.000 Có TK 111 : 65.000.000 Họ tên người nhận tiền : Nguyễn Huy Thành Địa chỉ : Phòng kinh doanh Lý do chi : Tạm ứng tiền mua hàng (Viết bằng chữ) : Sáu mươi lăm triệu đồng chẵn Kèm theo: Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 28 tháng 12 năm 2012 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Biểu 2.13 : Phiếu chi tiền mặt 510 53
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH TM NGHĨA MINH Số 557 Trần Tất Văn,Tràng Minh,Kiến An,HP SỔ NHẬT KÝ CHUNG Trích tháng 12 Năm 2012 ĐVT: Đồng Chứng từ Đã SH Số phát sinh NT STT Diễn giải ghi TK GS SH NT dòng Nợ Có SC ĐƯ A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang Số phát sinh 3/12 PT658 3/12 TNHH SX Hoàng × 111 18.700.000 Quân trả tiền hàng × 131 18.700.000 còn nợ 6/12 PC425 6/12 × 642 3.998.916 Cty nộp tiền điện × 1331 399.891 tháng 11 × 111 4.398.807 10/12 PC476 10/12 Tạm ứng lương × 334 9.200.000 tháng 12 × 111 9.200.000 26/12 PX32 26/12 × 632 16.000.000 Thu tiền bán hàng × 156 16.000.000 PT738 26/12 công ty TNHH × 111 19.800.000 SXTM Xuân Phát × 511 18.000.000 × 3331 1.800.000 28/12 PC510 28/12 Tạm ứng cho anh × 141 65.000.000 Thành mua hàng × 111 65.000.000 31/12 PT865 31/12 Chị Đoàn Thị × 111 17.640.000 Phương thanh × 141 17.640.000 toán tiền tạm ứng . Cộng số phát sinh 322.282.861.955 322.282.861.955 Biểu 2.14 : Sổ nhật ký chung 54
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH TM NGHĨA MINH Số 557 Trần Tất Văn-Tràng Minh- Kiến An-Hải Phòng SỔ QUỸ TIỀN MẶT Trích tháng 12 năm 2012 ĐVT : Đồng NT SH chứng từ Số tiền Ghi NT GS Diễn giải CT Thu Chi Thu Chi Tồn chú A B C D E 1 2 3 G Số dư đầu kỳ 291.273.140 Số phát sinh . 3/12 3/12 PT658 CTY TNHH SX 18.700.000 309.973.140 Hoàng Quân trả tiền hàng còn nợ 5/12 5/12 PT660 Rút tiền gửi nhập 104.265.000 414.238.140 quỹ tiền mặt 6/12 6/12 PC425 Cty nộp tiền điện 4.398.807 409.839.333 tháng 11 10/12 10/12 PC476 Tạm ứng lương 9.200.000 400.639.333 tháng 12 20/12 20/12 PT712 Thu tiền hàng còn 14.500.000 415.139.333 nợ 26/12 26/12 PT738 Thu tiền bán hàng 19.800.000 434.939.333 của cty Xuân Phát 28/12 28/12 PC510 Tạm ứng cho Thành 65.000.000 369.939.333 31/12 31/12 PT865 Chị Phương thanh 17.640.000 387.579.333 toán tiền tạm ứng Cộng phát sinh 45.136.009.847 45.274.233.868 Số dư cuối kỳ 153.049.119 Biểu 2.15 : Sổ quỹ tiền mặt 55
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH TM NGHĨA MINH Số 557 Trần Tất Văn- Tràng Minh –Kiến An -HP SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT Tài khoản: 1111 Loại quỹ: Tiền mặt VN Trích tháng 12 năm 2012 ĐVT: Đồng SH chứng từ TK Số PS Ghi NT GS NT CT Diễn giải Số tồn Thu Chi ĐƯ Nợ Có chú A B C D E F 1 2 3 G Số dư đầu kỳ 291.273.140 Số phát sinh 3/12 3/12 PT658 Cty TNHH SX Hoàng Quân trả tiền hàng 131 18.700.000 309.973.140 còn nợ 5/12 5/12 PT660 Rút tiền gửi nhập quỹ tiền mặt 112 104.265.000 414.238.140 6/12 6/12 PC425 642 3.998.916 410.249.224 Cty nộp tiền điện tháng 11 1331 399.891 409.839.333 10/12 10/12 PC476 Tạm ứng lương tháng 12 334 9.200.000 400.639.333 20/12 20/12 PT712 Thu tiền hàng còn nợ 131 14.500.000 415.139.333 26/12 26/12 PT738 511 18.000.000 433.139.333 Thu tiền bán hàng 3331 1.800.000 434.939.333 28/12 28/12 PC510 Tạm ứng cho anh Thành mua hàng 141 65.000.000 369.939.333 31/12 31/12 PT865 Chị Phương thanh toán tiền tạm ứng 141 17.640.000 387.579.333 . Cộng phát sinh 45.136.009.847 45.274.233.868 Số dư cuối kỳ 153.049.119 Biểu 2.16 : Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt 56
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH TM NGHĨA MINH Số 557 Trần Tất Văn- Tràng Minh –Kiến An -HP SỔ CÁI Trích tháng 12 năm 2012 Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu TK: 111 ĐVT: Đồng Nhật ký Chứng từ SH Số tiền NT chung Diễn giải TK GS Trang STT SH NT ĐƯ Nợ Có sổ dòng Số dư đầu kỳ 291.273.140 Số phát sinh 3/12 PT658 3/12 Cty TNHH Hoàng Quân trả tiền hàng 131 18.700.000 5/12 PT660 5/12 Rút tiền gửi nhập quỹ tiền mặt 112 104.265.000 6/12 PC425 6/12 642 3.998.916 Cty nộp tiền điện tháng 11 1331 399.891 10/12 PC476 10/12 Tạm ứng lương tháng 12 334 9.200.000 20/12 PT712 20/12 Thu tiền hàng còn nợ 131 14.500.000 26/12 PT738 26/12 Thu tiền bán hàng của cty TNHH Xuân 511 18.000.000 Phát 3331 1.800.000 28/12 PC510 28/12 Tạm ứng cho anh Thành mua hàng 141 65.000.000 31/12 PT865 31/12 Chị Phương thanh toán tiền tạm ứng 141 17.640.000 Cộng phát sinh 45.136.009.847 45.274.233.868 Số dư cuối kỳ 153.049.119 Biểu 2.17 : Sổ cái tiền mặt 57
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 2.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty Tiền gửi ngân hàng là một bộ phận của vốn bằng tiền mà công ty ký gửi tại ngân hàng. Công ty phải gửi tất cả vốn bằng tiền vào ngân hàng (ngoài số tiền để lại công ty) việc rút gửi hoặc trích để chi trả bằng tiền gửi ngân hàng thì phải có chứng từ nộp lĩnh hoặc có chứng từ thanh toán thích hợp với các thể thức thanh toán và phương thức thanh toán không dùng tiền mặt được phản ánh vào TK 112. Hiện nay công ty thực hiện giao dịch với 2 ngân hàng là: + Ngân hàng TMCP SÀI GÒN – HÀ NỘI (SHB) + Ngân hàng công thương Việt Nam ( Vietinbank)  Tài khoản sử dụng: Tài khoản để hạch toán tiền gửi ngân hàng là TK 112. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tất cả các loại tiền của đơn vị gửi tại Ngân hàng. Công ty không phát sinh hoạt động về ngoại tệ hay vàng bạc, kim loại quý, đá quý.  Các chứng từ sử dụng + Giấy nộp tiền + Giấy báo có + Giấy báo nợ + Ủy nhiệm chi + Lệnh chuyển tiền + Phiếu tính tiền lãi  Các sổ sách sử dụng + Sổ phụ khách hàng + Sổ tiền gửi Ngân hàng + Sổ nhật ký chung + Sổ tổng hợp chi tiết tiền gửi NH + Các sổ kế toán tổng hợp + Các sổ kế toán chi tiết liên quan.  Trình tự ghi sổ kế toán tiền gửi Ngân hàng tại Công ty TNHH TM Nghĩa Minh 58
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền gửi Ngân hàng tại công ty được thể hiện qua sơ đồ sau ( sơ đồ 2.5): Giấy báo nợ, báo có, séc CK, giấy nộp tiền Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết TK 112 Sổ cái TK 112 Bảng tổng hợp chi tiết TK 112 Bảng cân đối SPS Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.5. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán TGNH Ghi chú: Ghi hằng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc như giấy báo nợ, giấy báo có, séc chuyển khoản, giấy nộp tiền, sổ phụ tài khoản kế toán tiến hành ghi vào nhật ký chung và đồng thời ghi sổ chi tiết tài khoản 112. Sổ chi tiết TK 112 được mở chi tiết theo từng Ngân hàng. Từ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 112, cuối tháng tổng hợp từ sổ chi tiết kế toán tiến hành ghi vào bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái kế toán lập bảng cân đối số phát sinh sau đó lập báo cáo tài chính. 2.2.2.1. Kế toán chi tiết tiền gửi Ngân hàng tại công ty: Một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 12 năm 2012 liên quan đến tiền gửi Ngân hàng. 59
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Nghiệp vụ 7: Ngày 2/12/2012 Công ty cổ phần thương mại Bình An trả tiền hàng cho công ty TNHH TM Nghĩa Minh số tiền 500.400.000 đồng. Công ty nhận được giấy báo có, sổ phụ của ngân hàng và sổ tài khoản chi tiết. NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM VIETINBANK GIẤY BÁO CÓ/CREDIT SLIP Ngày/date:02/12/2012 ĐƠN VỊ THỤ HƯỞNG: Tên tài khoản/Custumer name:CTY TN HHTM NGHIA MINH Số tài khoản/Account number :10201-000080392-8 ĐƠN VỊTRẢ TIỀN: Tên tài khoản/Customer name: CTY CP TM BINH AN Số tài khoản/Account number: Chúng tôi xin thông báo đã ghi CÓ tài khoản của quý khách: Nội dung/Content Số tiền/Amount Chuyển khoản 500.400.000 Tổng số tiền/Amount 500.400.000 Số tiền bằng chữ: Năm trăm triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. Giao dịch viên/TELLER Kiểm soát/CHECKER Biểu 2.18. Giấy báo có 60
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM VIETINBANK SỔ PHỤ KHÁCH HÀNG Ngày 02 tháng 12 năm 2012 Số tài khoản: 10201-000080392-8 Loại tiền: VND Loại tài khoản: Tiền gửi thanh toán Mã khách hàng:0002099278 Tên khách hàng: CTY TNHH TM NGHIA MINH Ngày giao dịch Diễn giải Số bút toán Nợ Có Số dư đầu ngày 25.695.000 02/12/2010 Cty CPTM BINH 100602500175\ SGO 500.400.000 AN CKHOAN TK CTY TNHH TM NGHIA MINH Số dư cuối ngày 526.095.000 KẾ TOÁN KIỂM SOÁT Biểu 2.19. Sổ phụ khách hàng 61
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM VIETINBANK SỔ PHỤ TÀI KHOẢN TIỀN GỬI Từ 01/12/2012 đến ngày 31/12/2012 Mã khách hàng: 0002099278 Loại tài khoản: Tiền gửi thanh toán Khách hàng:CTY TNHH TM NGHIA MINH Địa chỉ :557 Trần Tất Văn,Tràng Minh,Kiến An ,Hải Phòng MST :0200938876 Tài khoản: 10201-000080392-8 Loại tiền :VND Ngày giao Diễn giải Số chứng từ Ghi Nợ Ghi Có dịch 02/12/2012 Cty CPTM ĐT 1060250000175/SGO 500.400.000 BINH AN NHAP TIEN VAO TK CTY NGHIA MINH 31/12/2012 THU GOC/LAI TK CHSF25061294189 1.509.413 VAY KẾ TOÁN KIỂM SOÁT Biểu 2.20. Sổ chi tiết tài khoản Nghiệp vụ 8: Ngày 20/12/2012 công ty TNHH TM Nghĩa Minh nộp tiền vào tài khoản của công ty tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn – Hà Nội để trả tiền hàng công ty TNHH Phát triển TM và DV Quang Hà số tiền 1.300.000.000 đồng. Ngân hàng sẽ gửi cho cty giấy báo nợ, giấy báo có và sổ phụ khách hàng. 62
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Biểu 1: Giấy Ủy nhiệm chi 63
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Biểu 2 :Giấy nộp tiền 64
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng SHB NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN –HÀ NỘI GIẤY BÁO CÓ/CREDIT SLIP Ngày/Date:20/12/2012 ĐƠN VỊ THỤ HƯỞNG/BENEFICIARY: Tên tài khoản/Customer name: CTY TN TM NGHIA MINH Số tài khoản/Account number:1000027476 ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN/PAYMENT Tên tài khoản/Customer name: Số tài khoản/Account number: Chúng tôi xin thông báo đã ghi Có tài khoản của quý khách số tiền theo chi tiết sau: Nội dung/Content Số tiền/Amuont NOP TIEN TK CTY 1.300.000.000 Tổng số tiền 1.300.000.000 Số tiền bằng chữ: Một tỷ ba trăm triệu đồng chẵn Giao dịch viên/TELLER Kiểm soát/CHECKER Biểu 2.23. Giấy báo có 65
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng SHB NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN – HÀ NỘI SỔ PHỤ KHÁCH HÀNG Ngày 20 tháng 12 năm 2012 Số tài khoản: 1000027476 Loại tiền: VND Loại tài khoản: Tiền gửi thanh toán Mã số khách hàng:1210001328 Khách hàng: CTY TNHH TM NGHIA MINH Ngày giao Diễn giải Số bút Nợ Có dịch toán Số dư đấu ngày 5.076.109 20/12/2012 Nộp tiền vào tài khoản 1.300.000.000 Số dư cuối ngày 1.305.076.109 KẾ TOÁN KIỂM SOÁT Biểu 2.24. Sổ phụ khách hàng 66
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng SHB NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN HÀ NỘI GIẤY BÁO NỢ/DEBIT SLIP Ngày/date:20/12/2012 ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN/PAYMENT Tên tài khoản/Customer name:CTY TNHH TM NGHIA MINH Số tài khoản/Account number : 1000027476 Mã số thuế/CMT/Tax code/ID card :020093876 ĐƠN VỊ THỤ HƯỞNG/BENEFICIARY Tên tài khoản/Customer name: CTY TNHH PHAT TRIEN TM VA DV QUANG HA Số tài khoản/Accuont number:1001515302 Mã số thuế/CMT/Tax code/ID card: 0201189228 Chúng tôi xin thông báo đã ghi Nợ tài khoản của quý khách số tiền theo chi tiết sau: Nội dung/Content Số tiền/Amuont Thanh toán tiền hàng 1.300.000.000 Thu phí CITI BANK 1.001.000 Tổng số tiền 1.301.001.000 Số tiền bằng chữ: Một tỷ ba trăm linh một triệu không trăm lẻ một nghìn đồng. GIAO DỊCH VIÊN/TELLER KIỂM SOÁT/CHECKER Biểu 2.25. Phiếu báo nợ 67
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng SHB NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN- HÀ NỘI SỔ PHỤ KHÁCH HÀNG Ngày 20 tháng 12 năm 2012 Số tài khoản: 1000027476 Loại tiền: VND Loại tài khoản: Tiền gửi thanh toán Mã khách hàng:1210001328 Tên khách hàng:CTY TNHH TM NGHIA MINH Ngày giao dịch Diễn giải Số bút toán Nợ Có Số dư đầu ngày 1.305.076.109 20/12/2010 TT tiền hàng 1000602500214 1.300.000.000 20/12/2010 Thu phí 1.001.000 CITIBank Số dư cuối ngày 4.075.109 KẾ TOÁN KIỂM SOÁT Biểu 2.26. Sổ phụ khách hàng 68
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng SỔ TÀI KHOẢN CHI TIẾT STATEMENT OF ACCOUNT Từ ngày 01/12/2012 đến ngày 31/12/2012 Sổ tài khoản/ Account Number 1000027476 Tiền tệ/ Currentcy VND Tên tài khoản/ Account Name CTY TNHH TM NGHIA MINH Mã khách hàng :1210001328 Ngày phát sinh Số CT Nội dung giao dịch Doanh số PS/Transaction Amount No/ Debit Co/ Credit 20/12/12 1 Nộp tiền vào TK 0.00 1.300.000.000 20/12/12 2 Cty Hòa Dung TT 1.300.000.000 20/12/12 3 Thu phí 1.001.000 CITIBANK HA NOI 1.300T . 31/12/2012 2 NOP TIEN VAO 55.000.000 TK Giao dịch viên Kiểm soát viên Biểu 2.27. Sổ chi tiết tài khoản Nghiệp vụ 9: Ngày 31/12/2012 chị Nguyễn Thị Hài nộp tiền vào tài khoản công ty tại Ngân hàng VietinBank số tiền 55.000.000 đồng. Ngân hàng sẽ viết giấy nộp tiền mặt giao cho chị làm căn cứ đã nộp tiền vào tài khoản công ty. Đồng thời Ngân hàng sẽ gửi giấy báo có cho công ty xác nhận số tiền đã nộp. 69
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Biểu 1: Giấy nộp tiền 70
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng SHB NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN –HÀ NỘI GIẤY BÁO CÓ Ngày 31 tháng 12 năm 2012 ĐƠN VỊ THỤ HƯỞNG/BENEFICIARY: Tên tài khoản/Customer name: CTY TN TM NGHIA MINH Số tài khoản/Account number:1000027476 ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN/PAYMENT Tên tài khoản/Customer name: Số tài khoản/Account number: Chúng tôi xin thông báo đã ghi có tài khoản của quý khách số tiền theo chi tiết sau: Nội dung Số tiền Tiền gửi 55.000.000 Tổng số tiền 55.000.000 Số tiền bằng chữ: Năm mươi lăm triệu đồng chẵn GIAO DỊCH VIÊN/TELLER KIỂM SOÁT/CHECKER Biểu 2.28. Giấy báo có 71
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng SHB NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN –HÀ NỘI SỔ PHỤ KHÁCH HÀNG Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Số tài khoản: 1000027476 Loại tiền: VND Loại tài khoản: Tiền gửi thanh toán Số ID khách hàng: 1210001328 Khách hàng:Cty TNHH TM Nghĩa Minh Ngày giao Diễn giải Số bút toán Nợ Có dịch Số dư đấu ngày 1.672.459 31/12/2012 Nộp tiền vào 00070520 55.000.000 TK Số dư cuối ngày 56.672.459 KẾ TOÁN KIỂM SOÁT Biểu 2.29. Sổ phụ khách hàng 72
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng SỔ TÀI KHOẢN CHI TIẾT STATEMENT OF ACCOUNT Từ ngày 31/12/2012 đến ngày 31/12/2012 Sổ tài khoản/ Account Number 100027476 Tiền tệ/ Currentcy VND Tên tài khoản/ Account Name :CT TNHH TM NGHIA MINH Số dư đầu ngày/ Beginning date 1.672.459 Số dư cuối ngày/Ending date 51.672.459 Mã khách hàng :1210001328 Ngày phát sinh Số CT Nội dung giao dịch Doanh số PS/Transaction Amount No/ Debit Co/ Credit 20/12/12 1 NOP TIEN VAO 1.300.000.000 TK . 1 31/12/12 NOP TIEN VAO 0.00 55.000.000 TK Giao dịch viên Kiểm soát viên Biểu 2.30. Sổ chi tiết tài khoản 73
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH TM NGHĨA MINH Số 557 Trần Tất Văn- Kiến An –Hải Phòng SỔ NHẬT KÝ CHUNG Trích tháng 12 Năm 2012 ĐVT: Đồng Chứng từ Số phát sinh Đã SH NT STT Diễn giải ghi TK GS SH NT dòng Nợ Có SC ĐƯ A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang . Số phát sinh 2/12 22T 2/12 × 112 500.400.000 Cty Bình An thanh × 511 454.909.091 toán tiền hàng × 3331 45.490.909 6/12 46V 6/12 CTY TNHH BT trả tiền × 112 240.000.000 hàng còn nợ × 131 240.000.000 13/12 44T 13/12 × 331 5.214.000 Tạm ứng tiền in bao bì × 112 5.214.000 . 20/12 60V 20/12 Cty trả tiền hàng cho × 156 1.181.818.182 cty TNHH TM và DV × 133 118.181.818 Quang Hà × 112 1.300.000.000 . 31/12 72V 31/12 Rút quỹ tiền mặt gửi × 112 55.000.000 vào NH × 111 55.000.000 Cộng số phát sinh 322.282.861.955 322.282.861.955 Biểu 2.31. Sổ nhật ký chung 74
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH TM NGHĨA MINH Số:557 Trần Tất Văn –Kiến An –Hải Phòng SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Nơi mở tài khoản giao dịch: Ngân hàng CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM Số hiệu tài khoản tại nơi mở: 10201-000080392-8 Trích tháng 12 năm 2012 ĐVT : Đồng NT chứng từ Diễn giải TK Số tiền Ghi GS SH NT ĐƯ Thu(gửivào) Chi (rút ra) Còn lại chú A C D E F 1 2 3 F Số dư đầu kỳ 1.390.861 Số phát sinh 2/12 22T 2/12 Cty Bình An trả tiền 511 454.909.091 501.790.861 hàng 3331 45.490.909 13/12 44T 13/12 Tạm ứng tiền in bao bì 331 5.214.000 496.576.861 18/12 50T 18/12 Cty An Đạt Thành trả 131 35.640.000 532.216.861 tiền hàng còn nợ 26/12 65T 26/12 Nộp tiền vào tài khoản 111 220.000.000 752.216.861 30/12 76T 30/12 Trả tiền hàng cty Long 156 336.325.455 382.258.861 Khánh 133 33.632.545 Cộng phát sinh 28.888.131.512 28.888.597.050 Dư cuối kỳ 925.323 Biểu 2.32. Sổ tiền gửi Ngân hàng Vietinbank. 75
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH TM NGHĨA MINH Số 557 Trần Tất Văn,Tràng Minh,Kiến An,HP SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Nơi mở tài khoản giao dịch: Ngân hàng TMCP SÀI GÒN- HÀ NỘI Số hiệu tài khoản tại nơi mở: 1000027476 Trích tháng 12 năm 2012 ĐVT: Đồng NT chứng từ Diễn giải TK Số tiền Ghi GS SH NT ĐƯ Thu(gửivào) Chi (rút ra) Còn lại chú A C D E F 1 2 3 F Số dư đầu kỳ 1.909.802 Số phát sinh 6/12 46V 6/12 Cty TNHH Bình Thủy trả tiền hàng còn nợ 131 240.000.000 241.909.802 8/12 50V 8/12 Cty CP Hoàng An thanh toán tiền hàng 511 1.500.000.000 3331 150.000.000 1.891.909.802 20/12 60V 20/12 Cty trả tiền hàng cty TNHH phát triển TM và DV 156 1.181.818.182 Quang Hà 133 118.181.818 591.909.802 27/12 66V 17/12 Trả gốc tiền vay 311 280.000.000 311.909.802 28/12 69V 28/12 Ngân hàng trả lãi 515 1.030.327 312.940.129 31/12 72V 31/12 Nộp tiền vào Ngân hàng 111 55.000.000 362.940.129 Cộng phát sinh 68.608.048.373 68.608.879.497 Dư cuối kỳ 1.078.678 Biểu 2.33. Sổ tiền gửi Ngân hàng SHB. 76
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH TM NGHĨA MINH Số 557 Trần Tất Văn –Kiến An –Hải Phòng SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT TIÊN GỬI NGÂN HÀNG Tháng 12 năm 2012 ĐVT: Đồng Mã Số dư ĐK Số PS Số dư CK STT Tên NH NH Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 VietinBank 112T 1.390.861 28.888.131.512 28.888.597.050 925.323 2 SHB 112V 1.909.802 68.608.048.373 68.608.879.497 1.078.678 Tổng cộng 3.300.663 97.496.179.885 97.497.476.547 2.004.001 Biểu 2.34. Sổ tổng hợp chi tiết tiền gửi Ngân hàng 77
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CÔNG TY TNHH TM NGHĨA MINH Số:557 Trần Tất Văn –Kiến An –Hải Phòng SỔ CÁI Trích tháng 12 năm 2012 Tên tài khoản: Tiền gửi Ngân hàng Số hiệu: 112 ĐVT: Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải NKC SH Số tiền SH NT Tr STT TK Nợ Có sổ dòng ĐƯ Số dư đầu kỳ 3.300.663 Số phát sinh Cty TNHH Bình An 2/12 22T 2/12 511 454.909.091 TT tiền hàng VAT đầu ra 3331 45.490.909 CTY TNHH Bình Thủy 6/12 46V 6/12 131 240.000.000 trả tiền hàng còn nợ 13/12 44T 13/12 Tạm ứng tiền in bao bì 331 5.214.000 Cty trả tiền hàng cho 20/12 60V 20/12 cty TNHH TM DV 156 1.181.818.182 Quang Hà VAT đầu vào 133 118.181.818 28/12 69V 28/12 Ngân hàng trả lãi 515 1.030.327 Rút quỹ tiền mặt gửi 31/12 72V 31/12 111 55.000.000 vào NH Cộng phát sinh 97.496.179.885 97.497.476.547 Số dư cuối kỳ 2.004.001 Biểu 2.35. Sổ cái tiền gửi Ngân hàng 2.2.3. Kế toán tiền đang chuyển tại công ty TNHH TM Nghĩa Minh Hiện nay công ty không phát sinh nghiệp vụ này 78
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM NGHĨA MINH 3.1. Đánh giá chung về tình hình tổ chức quản lý, tổ chức kế toán tại công ty TNHH TM Nghĩa Minh Kể từ khi thành lập đến nay công ty TNHH TM Nghiã Minh sau nhiều năm đi vào hoạt động kinh doanh đã trải qua không ít những khó khăn và thách thức đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt lại có lạm phát cao như hiện nay. Nhưng chính những khó khăn thách thức đó đã giúp cho doanh nghiệp càng nỗ lực, phát huy thế mạnh của mình để từng bước vươn lên phát triển khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Điều đó được thể hiện bằng những thành tích trong nhiều năm qua công ty đã đạt được, phải nói đến phần lớn sự đóng góp rất quan trọng của bộ máy quản lý công ty nói chung và bộ máy kế toán nói riêng. Công tác kế toán của công ty thực sự là công cụ đắc lực phục vụ cho lãnh đạo công ty trong việc kiểm tra giám sát tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, tình hình sử dụng vốn giúp cho lãnh đạo có những chủ trương, biện pháp tích cực trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh. Công ty không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thỏa đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra nguồn cung cấp hàng hóa dồi dào và một thị trường tiêu thụ hàng hóa ổn định. Hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu kế hoạch đề ra không ngừng tăng doanh thu và thu nhập cho công ty từng bước cải thiện nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên chức. Công ty đã xây dựng riêng cho mình một bộ máy quản lý gọn nhẹ, linh hoạt, khoa học. Các phòng ban được sắp xếp một cách hợp lý, phù hợp với quy mô của công ty nhằm phục vụ tốt cho công tác quản lý kinh doanh. Phòng tài chính kế toán với chức năng thực hiện công tác kế toán tài chính của công ty đã không ngừng biến đổi cả về cơ cấu lẫn phương pháp làm việc nó từng bước hoàn thiện nhằm cung cấp những thông tin tài chính chính xác để các cấp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn về quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Có đội ngũ cán bộ trẻ trung năng động, sáng tạo, có trình độ chuyên môn cao tận tình với công việc giúp cho công ty có những thành tích đáng ghi nhận. Do khối lượng công việc hạch toán lớn nên lao động kế toán được phân 79
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng công theo các phần hành hành kế toán. Việc phân công lao động kế toán như vậy cũng rất phù hợp, tạo điều kiện cho kế toán viên chuyên môn hóa trong công việc, tích lũy kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành của mình một cách nhanh chóng. Hơn nữa, giữa các kế toán viên luôn có quan hệ tác nghiệp trong công việc nên việc cung cấp trao đổi thông tin giữa các phần hành rất nhanh chóng, kịp thời tạo điều kiện cung cấp số liệu, các báo cáo cho ban lãnh đạo công ty khi cần thiết. Có thể nói, mô hình kế toán mà công ty đang áp dụng đã phát huy vai trò của nó, góp phần quan trọng vào việc phân công lao động một cách hợp lý, hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh. 3.2. Nhận xét cụ thể về công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ TNHH TM Nghĩa Minh Công ty luôn đảm bảo đúng nguyên tắc hạch toán kế toán đặc biệt là trong công tác quản lý vốn bằng tiền để tránh được những thất thoát, gian lận quỹ tiền mặt đồng thời sử dụng tốt nhất những đồng vốn hiện có. Công ty TNHH TM Nghĩa Minh trong thời gian qua đã có nhiều biện pháp nhằm hoàn thiện, đổi mới trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị mình. Vì vậy, công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty đã đạt được những thành tựu góp phần quan trọng vào qúa trình phát triển của công ty trong thời kỳ đổi mới. Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại những yếu kém cần khắc phục. 3.2.1. Những ưu điểm:  Về công tác quản lý: Công ty TNHH TM Nghĩa Minh là một doanh nghiệp hạch toán độc lập công ty đã tìm cho mình một bộ máy quản lý, một phương thức kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Công ty có những biện pháp quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu, các bộ phận một cách nhịp nhàng và có hiệu quả. Bên cạnh đó công ty luôn bổ sung thêm các cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn và năng lực tốt đồng thời có những chế độ khen thưởng cũng như kỷ luật kịp thời nhằm tạo kỷ cương doanh nhiệp cũng như khuyến khích người lao động làm việc.  Về tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, khoa học, hoạt động có nề nếp, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Mô hình này không những tạo điều kiện thuận lợi cho ban giám đốc trong việc kiểm tra, giám sát tình hình tài chính để 80
Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng có thể đưa ra những quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời mà còn tạo điều kiện cho công tác phân công lao động chuyên môn hóa theo các phần hành kế toán nâng cao trình độ nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm của cán bộ kế toán. Mỗi nhân viên kế toán trong công ty phụ trách một phần hành kế toán riêng biệt giúp cho công tác kế toán được chuyên môn hóa, tiết kiệm thời gian, chi phí và chính xác hơn. Bên cạnh đó đòi hỏi giữa các phần hành kế toán phải có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán ghi chép. Từ đó tạo điều kiện kiểm tra đối chiếu phát hiện kịp thời những sai sót. Giúp cho ban lãnh đạo đánh giá được hiệu quả kinh doanh qua đó đề ra được những biện pháp khắc phục.  Về công tác kế toán vốn bằng tiền: Công tác kế toán vốn bằng tiền là một khâu quan trọng trong công tác kế toán của công ty. Công ty đã có những biện pháp tốt trong việc tổ chức hạch toán quản lý và sử dụng vốn bằng tiền. Hàng ngày kế toán luôn cập nhật phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền của công ty thông qua các loại sổ sách. Định kỳ đều thực hiện kiểm kê quỹ điều chỉnh số liệu nhằm phát hiện sai sót và hạn chế những gian lận trong quá trình quản lý vốn. Bên cạnh đó kế toán luôn thường xuyên và có quan hệ tốt với Ngân hàng. Tập hợp theo dõi đầy đủ các chứng từ và đối chiếu với Ngân hàng. Công ty luôn mở sổ theo dõi chi tiết tình hình biến động về tiền gửi theo từng Ngân hàng, mỗi Ngân hàng có một sổ theo dõi riêng giúp cho việc kiểm tra và quản lý thuận lợi và dễ dàng đảm bảo tính chính xác.  Về hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp. Đây là hình thức sổ kế toán đơn giản về quy trình hạch toán, giúp cho kế toán thuận tiện trong việc ghi chép, xử lý số liệu kế toán mà còn tiết kiệm được thời gian và công sức, tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời. Với sự hỗ trợ của kế toán máy Excel, việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian và công sức.  Về chứng từ kế toán sử dụng: Công ty sử dụng đúng chứng từ theo Chế độ kế toán doanh nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/06/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính). Chứng từ kế toán của công ty được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đúng số liên theo quy 81