Khóa luận Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng - Nguyễn Thị Huyền

76 trang huongle 230

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng - Nguyễn Thị Huyền", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_to_chuc_ke_toan_von_bang_tien_tai_cong.doc

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng - Nguyễn Thị Huyền

Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Lời mở đầu Trong những năm gần đây, nền kinh tế nước ta là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Cơ chế thị trường đã ngày càng tỏ rõ tính ưu việt so với cơ chế quản lý cũ. Bên cạnh đó, tháng 11 năm 2006, Việt Nam chính thức gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO đã tạo điều kiện phát triển cũng như thách thức rất lớn đối với nền kinh tế cả nước nói chung và đối với từng doanh nghiệp, từng ngành nghề kinh doanh nói riêng. Nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến, hoàn thiện và đổi mới cả về hình thức lẫn nội dung hoạt động. Đó là đổi mới công nghệ, lao động và quản lý, nắm bắt các nhu cầu của thị trường một cách chính xác, nhanh nhạy để có những biện pháp đúng đắn. Chỉ có những doanh nghiệp tổ chức tốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách hiệu quả thì mới có thể tồn tại và phát triển trong cạnh tranh. Cũng giống như nhiều doanh nghiệp khác để hoà nhập với nền kinh tế thị trường, Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ PETROLIMEX Hải Phòng luôn chú trọng công tác hạch toán kế toán sao cho ngày càng hoàn thiện và đạt hiệu quả cao nhất. Xuất phát từ thực tế trên, bằng những kiến thức đã học và qua thòi gian thực tập tại Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimẽ Hải Phòng, em đã chọn thực hiện khoá luận với đề tài: “Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng” Nội dung của khoá luận gồm các phần sau: Chương I: Lý luận chung về tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải phòng Chương III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng Bài khóa luận này của em được hoàn thành là nhờ sự giúp đỡ, tạo điều kiện của Ban lãnh đạo cũng như các cô, chú, anh, chị trong Công ty, đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của Th.s Phạm Văn Tưởng. Tuy nhiên do còn hạn chế về trình độ và Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 1
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng thời gian nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo và góp ý của các bạn để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 16 tháng 6 năm 2009 Sinh viên Nguyễn Thị Huyền Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 2
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Chương I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, tồn tại dưới hình thức tiền tệ bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Với tính thanh khoản cao nhất, vốn bằng tiền được dùng để áp dụng cho nhu cầu thanh toán, thực hiện việc mua sắm hoặc các chi phí sản xuất của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp được thực hiện thường xuyên, liên tục. 1.1.2 Nhiệm vụ của vốn bằng tiền - Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền, thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền. - Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám đốc việc thanh toán không dùng tiền mặt. - Tính toán xác định ngoại tệ chính xác quy đổi tiền Việt Nam theo giá thực tế - Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền. Thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ và phát hiện các chênh lệch vốn bằng tiền. 1.1.3 Phân loại vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán 1.1.3.1 Phân loại vốn bằng tiền Vốn bằng tiền được phân loại như sau: - Theo chức năng của vốn bằng tiền (Vật ngang giá chung) + Tiền Việt Nam + Ngoại tệ + Vàng, bạc, đá quý - Dựa vào địa chỉ bảo quản: + Tiền mặt tại quỹ Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 3
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng + Tiền gửi ngân hàng + Tiền đang chuyển 1.1.3.2 Phân loại các nghiệp vụ thanh toán Trong doanh nghiệp có rất nhiều các nghiệp vụ thanh toán khác nhau nảy sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, dưới góc độ cung cấp thông tin cho quản lý, kế toán vốn bằng tiền thường phân loại các nghiệp vụ thanh toán như sau: - Thứ nhất là quan hệ thanh toán giữa các nhà cung cấp: Đây là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. - Thứ hai là quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng. Mối quan hệ này phát sinh trong quá trình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ ra bên ngoài. Khi khách hàng chấp nhận mua (chấp nhận thanh toán) khối lượng hàng hoá mà doanh nghiệp chuyển giao hoặc khách hàng đặt trước tiền hàng cho doanh nghiệp sẽ phát sinh quan hệ này. - Thứ ba là quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách nhà nước: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước về các khoản thuế và các khoản phải thu khác. - Thứ tư là quan hệ giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh. Đây là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp tham gia liên doanh với các doanh nghiệp khác hoặc doanh nghiệp đứng ra tổ chức hoạt động liên doanh. - Thứ năm là quan hệ thanh toán nội bộ: Là mối quan hệ thanh toán phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp, bao gồm quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với công nhân viên chức, giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp chính hay giữa doanh nghiệp với các doanh nghiệp thành viên trực thuộc lẫn nhau. - Thứ sáu là các mối quan hệ thanh toán khác. Ngoài các mối quan hệ trên, trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp còn phát sinh các mối quan hệ thanh toán khác như quan hệ thanh toán với ngân hàng, các chủ tín dụng khác về thanh toán tiền vay, quan hệ thanh toán các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ, quan hệ thanh toán các khoản phải thu, phải trả khác. Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 4
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 1.1.4 Ý nghĩa của vốn bằng tiền Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc để mua sắm vật tư, hàng hoá phục vụ sản xuất kinh doanh, vùa là kết quả của việc mua bán hoăc thu nợ các khoản công nợ. Chính vì vậy quy mô của vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lưu động. Ngoài ra vốn bằng tiền còn được sử dụng để thanh toán nợ, trả lương, trả công cho người lao động tại doanh nghiệp cũng như các khoản chi phí phát sinh tại doanh nghiệp như: tiền điện, tiền nước, tiền cước viễn thông Vốn bằng tiền giúp cho các doanh nghiệp có cơ sở để tính toán và kiểm tra kết cấu tối ưu của vốn lưu động bỏ ra. Vốn bằng tiền nhằm đảm bảo về mặt tài chính cho quá trình tái sản xuất tiến hành được thuận lợi với số phương tiện tài chính tối ưu. 1.1.5 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán 1.1.5.1 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là tài sản gắn liền với quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nên trong quá trình quản lý cần tôn trọng các nguyên tắc sau: - Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam(VNĐ), trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác. -Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch( Tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh) để ghi sổ kế toán. Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt, gửi vào ngân hàng hoặc thanh toán công nợ bằng ngoại tệ thì được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên có các tài khoản 1112, 1122 được quy đổi Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 5
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán bằng một trong các phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất truớc, giá thực tế đích danh( như một hàng hoá đặc biệt). Nhóm tài khoản vốn bằng tiền có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ. Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì phản ánh số chênh lệch này trên các tài khoản doanh thu tài chính (TK 515) hoặc chi phí tài chính (TK 635). Số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố vào thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Ngoại tệ được kế toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” (Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán) - Vàng bạc đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh vàng bạc đá quý. Vàng bạc đá quý phải theo dõi số lượng, trong lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại Khi tính giá xuất vàng bạc đá quý có thể áp dụng 1 trong 4 phương pháp tính giá hàng tồn kho. 1.5.1.2 Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần tôn trọng các nguyên tắc sau: - Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng. Thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời. - Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán cần kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. - Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo Đồng Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 6
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng - Đối với các khoản phải trả, phải thu bằng vàng bạc đá quý, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng, nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp. Tuyệt đối không được bù trừ số dư hai bên nợ, có của một tài khoản thanh toán như tài khoản 131, 331 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán. 1.2 Kế toán tiền mặt tại quỹ 1.2.1 Nguyên tắc kế toán tiền mặt 1. Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi vào bên nợ tài khoản 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên nợ tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”. 2. Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. 3. Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập, xuất quỹ đính kèm. 4. Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. 5. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tiền mặt tồn quỹ thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định lại nguyên nhân và kiến nghị biện pháp sử lý chênh lệch. 6.Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 7
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán. Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên có TK 1112 được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, Giá thực tế đích danh, Nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước. Tiền mặt bằng ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007 “Ngoại tệ các loại” (TK ngoài bảng cân đối kế toán). 7. Đối với vàng, bạc, kim khí đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí đá quý. Việc nhập, xuất vàng, bạc, đá quý kim khí được hạch toán như hàng tồn kho, khi sử dụng để thanh toán chi trả được hạch toán như ngoại tệ. 1.2.2 Chứng từ hạch toán tiền mặt tại quỹ Mọi khoản thu chi tiền mặt phải có chứng từ hợp lệ, hợp pháp chứng minh. Chứng từ phải có chữ ký của chủ doanh nghiệp và kế toán trưởng. Các chứng từ thường được sử dụng trong kế toán tiền mặt bao gồm: - Phiếu thu: (Mẫu số 01 - TT): Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có phiếu thu. Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. - Phiếu chi: (Mẫu số 02 - TT): Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 8
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng chi có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có phiếu chi. Phiếu chi do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế xuất quỹ (bằng chữ) vào phiếu chi trước khi ký và ghi rõ họ tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nhận tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ phiếu chi kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. - Giấy đề nghị tạm ứng: (Mẫu số 03 – TT) là căn cứ xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. - Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng: (Mẫu số 04 - TT) là chứng từ liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán. - Giấy đề nghị thanh toán: (Mấu số 05 – TT) dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) làm thủ tục thanh toán. - Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 – TT) là giấy biên nhận của đơn vị hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc của người nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để người nộp thanh toán với đơn vị nộp tiền hoặc lưu quỹ. 1.2.3 Tài khoản hạch toán Tài khoản 111 “Tiền mặt” có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. - Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam. - Tài khoản 1113 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: phản ánh tình hình vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 “Tiền mặt” như sau: Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 9
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Bên Nợ: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ). Bên Có: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ. - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ). Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt. 1.2.4 Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu 1.2.4.1 Kế toán tăng quỹ tiền mặt (ghi nợ TK 111) 1) Thu tiền từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ 1a) Doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 1111 Có TK 5111 Có TK 3331 1b) Doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 1111 Có TK 5111 2) Thu tiền từ hoạt động tài chính hoặc thu nhập khác Nợ TK 1111 Có TK 515 Có TK 711 Có TK 3331 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 10
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 3) Thu tiền từ các khoản nợ phải thu Nợ TK 1111 Có TK 131, 136, 138, 141 4) Thu tiền từ các hoạt động đi vay ngắn hạn, dài hạn Nợ TK 1111 Có TK 311, 341, 338 5) Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ Nợ TK 1111 Có TK 1121 6) Được nhà nước hoàn thuế bằng tiền mặt Nợ TK 1111 Có TK 333 7) Nhận ký quỹ ngắn hạn, dài hạn Nợ TK 1111 Có TK 338 Có TK 344 8) Thu hồi các khoản đã ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn Nợ TK 1111 Có TK 144 Có TK 244 9) Thu hồi các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn nhập quỹ Nợ TK 1111 Có TK 121,128 Có TK 221,222,223,228 10) Được nhà nước cấp vốn hoặc nhận vốn góp liên doanh Nợ TK 1111 Có TK 411 11) Kiểm kê phát hiện thừa quỹ tiền mặt Nợ TK 1111 Có TK 3381 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 11
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 1.2.4.2 Kế toán giảm quỹ tiền mặt (ghi có TK 111) 1) Xuất quỹ tiền mặt để mua sắm vật tư, hàng hoá 1a) Doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213 Nợ TK 621, 627, 641, 642 Nợ TK 133 Có TK 1111 1b) Doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213 Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 1111 2) Chi tiền để trả các khoản nợ phải trả: Nợ TK 331, 333, 311, 341, 334, 338 Có TK 1111 3) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng Nợ TK 1121 Có TK 1111 4) Xuất quỹ tiền mặt để ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn Nợ TK 144, 244 Có TK 1111 5) Xuất quỹ tiền mặt để trả các khoản nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn Nợ TK 338, 344 Có TK 1111 6) Xuất quỹ tiền mặt đầu tư tài chính Nợ TK 121, 128 Nợ TK 211, 222, 228 Có TK 1111 7) Kiểm kê quỹ phát hiện thiếu tiền mặt Nợ TK 1381 Có TK 1111 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 12
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Sơ đồ số: 1 KẾ TOÁN TIỀN MẶT (VNĐ) 112 (1121) 111 (1111) 112 (1121) Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt Gửi tiền vào ngân hàng 131, 136, 138 141, 144 244 Thu hồi các khoản nợ phải thu Chi tạm ứng, ký cược, ký quỹ 141, 144, 244 121, 128, 221, 222,223, 228 Thu hồi các khoản ký quỹ, Đầu tư ngắn hạn, dài hạn ký cược bằng tiền mặt bằng tiền mặt 121,128,221,222,223,228 152,153,156,157,611,211,213,217 Thu hồi các khoản đầu tư Mua vật tư, hàng hoá, công cụ, TSCĐ bằng tiền mặt 515 635 133 Lãi Lỗ 311,341 311,315,331,333,334,336,338 Vay ngắn hạn, dài hạn Thanh toán nợ bằng tiền mặt 411,441 627,641,642,635,811 Nhận vốn góp, vốn cấp bằng tiền măt Chi phí phát sinh bằng tiền mặt 511,512,515,711 133 Doanh thu, thu nhập khác bằng tiền mặt Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 13
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 1.2.4.3 Kế toán ngoại tệ tại quỹ 1) Bán hàng thu bằng ngoại tệ Nợ TK 1112: Tỷ giá thực tế phát sinh Có TK 5111 Có TK 3331 2) Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng ngoại tệ 2a) Nếu phát sinh lãi tỷ giá Nợ TK 1112: Tỷ giá thực tế Có TK 131: Tỷ giá ghi nhận nợ Có TK 515: Lãi tỷ giá 2b) Phát sinh lỗ tỷ giá Nợ TK 1112: Tỷ giá thực tế Nợ TK 635: Lỗ tỷ giá Có TK 131: Tỷ giá ghi nhận nợ 3) Mua sắm vật tư, hàng hoá, tài sản cố định bằng ngoại tệ 3a) Nếu lãi tỷ giá Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213 Nợ TK 621, 627, 641, 642 Nợ TK 133 Có TK 1112 Có TK 515 3b) Nếu phát sinh lỗ tỷ giá Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213 Nợ TK 621, 627, 641, 642 Nợ TK 133 Nợ TK 635 Có TK 1112 4) Chi ngoại tệ để trả nợ các khoản nợ phải trả Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 14
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 4a) Nếu phát sinh lãi tỷ giá Nợ TK 311, 331, 333, 341, 334, 338: Tỷ giá ghi nhận nợ Có TK 1112 Có TK 515 4b) Nếu phát sinh lỗ tỷ giá Nợ TK 311, 331, 333, 341, 334, 338: Tỷ giá ghi nhận nợ Nợ TK 635 Có TK 1112 Sơ đồ số: 2 KẾ TOÁN TIỀN MẶT - NGOẠI TỆ (Giai đoạn doanh nghiệp đang sản xuất kinh doanh) 131,136,138 111 (1112) 311,315,331,334,336,341,342 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ hoặc BQLNH 515 635 515 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ 511,515,711 152,153,156,211,213,217,241,627,642 Doanh thu, thu nhập tài chính, thu Mua vật tư, hàng hoá, tài sản khác bằng ngoại tệ(tỷ giá dịch vụ bằng ngoại tệ thực tế hoặc BQLNH) Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH 515 635 Lãi Lỗ (Đồng thời ghi Nợ TK 007) (Đồng thời ghi Có TK 007) 413 413 Chênh lệch tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh Giá lại số dư ngoại tệ cuối năm giá lại số dư ngoại tệ cuối năm Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 15
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 1.2.4.4 Kế toán vàng bạc, kim khí quý, đá quý 1) Mua vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ Nợ TK 1113 Có TK 1111 2) Nhận ký cược, ký quỹ bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ Nợ TK 1113 Có TK 3386 Có TK 344 3) Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 3a) Nếu phát sinh lãi tỷ giá Nợ TK 1113: Tỷ giá tại thời điểm phát sinh Có TK 131: Tỷ giá ghi nhận nợ Có TK 515 3b) Nếu phát sinh lỗ tỷ giá Nợ TK 1113: Tỷ giá tại thời điểm phát sinh Nợ TK 635 Có TK 131: Tỷ giá ghi nhận nợ 4) Hoàn trả vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đã nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn Nợ TK 338, 344 Có TK 1113 5) Xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý để thanh toán với người bán 5a) Nếu phát sinh lãi tỷ giá: Nợ TK 331: Tỷ giá ghi nhận nợ Có TK 1113: Tỷ giá thực tế xuất quỹ Có TK 515 5b) Nếu phát sinh lỗ tỷ giá Nợ TK 331 Nợ TK 635 Có TK 1113 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 16
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng 1.3.1 Nguyên tắc kế toán tiền gửi ngân hàng 1. Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (Uỷ nhiệm chi, Uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, ) 2. Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chêch lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) (Nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc ghi và bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (Nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ. 3.Ở những đơn vị có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại). 4. Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. 5. Trường hợp gửi tiền vào Ngân hàng bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào thời điểm phát sinh. Trường hợp mua ngoại tệ gửi vào Ngân hàng được phản ánh theo tỷ giá mua thực tế phải trả. Trường hợp rút tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ thì được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán TK 1122 theo một trong các Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 17
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng phương pháp: Bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước, giá thực tế đích danh. 6. Trong giai đoạn sản xuất kinh doanh (Kể cả hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh vừa có hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản) các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngoại tệ nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch này được hạch toán vào bên Có TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” (Lãi tỷ giá) hoặc bên Nợ TK 635 “Chi phí tài chính” (Lỗ tỷ giá). 7. Các nghiệp vụ kinh tế pát sinh trong giai đoạn đầu tư XDCB (Giai đoạn trước hoạt động) nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch tỷ giá thì các khoản chênh lệch liên quan đến tiền gửi ngoại tệ này được hạch toán vào TK 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái” (4132). 1.3.2 Chứng từ hạch toán tiền gửi ngân hàng Căn cứ để hạch toán tiền gửi ngân hàng là các chứng từ bao gồm: giấy báo Nợ, giấy báo Có hoặc bảng sao kê của Ngân hàng kèm theo chứng từ gốc (Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi ) 1.3.3 Tài khoản hạch toán Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam: phản ánh số tuền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng Đồng Việt Nam. - Tài khoản 1122 - Ngoại tệ: phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra Đồng Việt Nam. - Tài khoản 1123 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng. Bên Nợ: - Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào Ngân hàng. - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ. Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 18
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Bên Có: - Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý rút ra từ Ngân hàng. - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại ệ cuối kỳ Số dư bên Nợ: Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn gửi tại Ngân hàng. 1.3.4 Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu 1) Nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền đang chuyển Nợ TK 112 Có TK 113 2) Nhận lại tiền đã ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn bằng tiền gửi ngân hàng Nợ TK 112 Có TK 144, 244 3) Doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác bằng tiền gửi ngân hàng Nợ TK 112 Có TK 511, 514, 711 Có TK 3331 4) Phản ánh lãi tiền gửi ngân hàng Nợ TK 112 Có TK 515 5) Thu hồi các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn 5a) Nếu phát sinh lãi Nợ TK 112 Có TK 121, 128 Có TK 221, 222, 228 Có TK 515 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 19
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 5b) Nếu phát sinh lỗ Nợ TK 112 Nợ TK 635 Có TK 121, 128 Có TK 221, 222, 228 6) Mua sắm vật tư, hàng hoá, tài sản cố định hoặc cổ phiếu bằng tiền gửi ngân hàng Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213 Nợ TK 621, 627, 641, 642, 811 Nợ TK 133 Có TK 112 7) Chuyển tiền gửi ngân hàng đã ký quỹ ngắn hạn, dài hạn Nợ TK 144, 244 Có TK 112 8) Thanh toán các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Nợ TK 521, 531, 532 Nợ TK 3331 Có TK 112 9) Trả vốn góp, cổ tức, lợi nhuận cho các bên góp vốn Nợ TK 411, 421, 338 Có TK 112 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 20
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Sơ đồ số: 3 KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG (VNĐ) 111 112(1121) 111 Gửi tiền mặt vào ngân hàng Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt 131,136,138 141,144,244 Thu hồi các khoản nợ phải thu Chi tạm ứng, ký cược, ký quỹ bằng tiền gửi ngân hàng 141,144,244 121,128,221,222,223,228 Thu hồi các khoản ký quỹ, ký cược Đầu tư ngắn hạn, dài hạn bằng Ký quỹ, bằng tiền gửi ngân hàng tiền gửi ngân hàng 121,128,221,222,223,228 152,153,156,157,611,211,213,217 Thu hồi các khoản đầu tư Mua vật tư, hàng hoá, công cụ, 515 635 TSCĐ bằng tiền gửi ngân hàng Lãi Lỗ 133 311,341 Vay ngắn hạn, dài hạn 311,315,331,333,334,336,338 Thanh toán nợ bằng tiền 411,441 gửi ngân hàng Nhận vón góp, vốn cấp 627,641,642,635,811 bằng tiền gửi ngân hàng Chi phí phát sinh bằng 511,521,515,711 tiền gửi ngân hàng Doanh thu, thu nhập khác 133 bằng tiền gửi ngân hàng Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 21
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Sơ đồ số: 4 KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG - NGOẠI TỆ (Giai đoạn doanh nghiệp đang sản xuất kinh doanh) 131,136,138 112 (1121) 311,315,331,334,336,341,342 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ 515 635 515 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ 511,515,711 152,153,156,211,213,217,241,627,642 Doanh thu, thu nhập tài chính, thu Mua vật tư, hàng hoá, tài sản khác bằng ngoại tệ(tỷ giá dịch vụ bằng ngoại tệ thực tế hoặc BQLNH) Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH 515 635 Lãi Lỗ (Đồng thời ghi Nợ TK 007) (Đồng thời ghi Có TK 007) 413 413 Chênh lệch tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh Giá lại số dư ngoại tệ cuối năm giá lại số dư ngoại tệ cuối năm Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 22
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 1.4 Kế toán tiền đang chuyển 1.4.1 Nguyên tắc kế toán tiền đang chuyển Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, đã gửi vào bưu điện để chuyển vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có, trả cho các đơn vị khác hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại Ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của Ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau: - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào Ngân hàng. - Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho các đơn vị khác. - Thu tiền bán hàng nộp thuế vào Kho bạc (Giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và Kho bạc Nhà nước). 1.4.2 Tài khoản hạch toán Tài khoản 113 - Tiền đang chuyển có 2 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1131 - Tiền Việt Nam: phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển. - Tài khoản 1132 - Ngoại tệ: phản ánh số ngoại tệ đang chuyển Bên Nợ: - Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ đã nộp vào Ngân hàng hoặc đã gửi bưu điện để chuyển vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có. - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ. Bên Có: - Số kết chuyển vào tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng, hoặc tài khoản có liên quan. - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ. Số dư bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển cuối kỳ. Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 23
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 1.4.3 Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu 1. Thu tiền bán hàng, tiền nợ của khách hàng hoặc các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào Ngân hàng (không qua quỹ) nhưng chưa nhận được giấy báo có của Ngân hàng: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển (1131, 1132) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Thu nợ của khách hàng) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Nếu có) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính Có TK 711 - Thu nhập khác 2. Xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có của Ngân hàng Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển (1131, 1132) Có TK 111 - Tiền mặt (1111, 1112) 3. Làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ở Ngân hàng để trả cho chủ nợ nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển (1131, 1132) Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121, 1122) 4. Khách hàng trả trước tiền mua hàng bằng séc, đơn vị đã nộp séc vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có của Ngân hàng Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển (1131, 1132) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng 5. Ngân hàng báo Có các khoản tiền đang chuyển đã vào tài khoản tiền gửi của đơn vị Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121, 1122) Có TK 113 - Tiền đang chuyển ( 1131, 1132) 6. Ngân hàng báo Nợ các khoản tiền đang chuyển đã chuyển cho người bán, người cung cấp dịch vụ Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 113 - Tiền đang chuyển (1131, 1132) Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 24
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 7. Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào tỷ giá giao gịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố, đánh giá lại số dư ngoại tệ trên TK 113 - Nếu chênh lệch tỷ giá tăng Nợ TK 113: Tiền đang chuyển (1132) Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái - Nếu chênh lệch tỷ giá giảm Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái Có TK 113: Tiền đang chuyển (1132) Sơ đồ số: 5 KẾ TOÁN TIỀN ĐANG CHUYỂN 111,112 113 112 Xuất tiền mặt gửi vào ngân hàng Nhận được giấy báo có của ngân hoặc chuyển tiền gửi ngân hàng trả hàng về số tiền đã gửi nợ nhưng chưa nhận được giấy báo 131 331 Thu nợ nộp thẳng vào ngân Nhận được giấy báo Nợ của hàng nhưng chưa nhận được ngân hàng về số tiền đã trả nợ giấy báo Có 511,512,515,711 Thu tiền nộp thẳng vào ngân 413 hàng nhưng chưa nhận được Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giấy báo Có 333(3331) giá lại số dư ngoại tệ cuối năm Thuế GTGT 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 25
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng 2.1 Tổng quan về công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng 2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển công ty Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng được thành lập theo quyết định số 1705/2000/QĐ-BTM ngày 07 tháng 12 năm 2000 của Bộ thương mại trên cơ sở cổ phần hoá Xí nghiệp sửa chữa tàu Hồng Hà - một bộ phận trực thuộc Công ty vận tải xăng dầu đường thuỷ I với vốn điều lệ đăng ký lần đầu là 8,1 tỷ đồng. Đến nay sau 9 năm hoạt động, Công ty đã nâng vốn điều lệ lên 34,8 tỷ đồng. Tên công ty: Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng Tên tiếng Anh: Hai Phong Petroliex transportation and services joint stock company Tên viết tắt: PTS Hai Phong Địa chỉ trụ sở: Số 16 Ngô Quyền - Quận Ngô Quyền – TP Hải Phòng Điện thoại: 0313.837.441 Vốn điều lệ: 34.800.000.000 VNĐ Khi chuyển sang công ty cổ phần năm 2000, vốn điều lệ đăng ký của công ty là 8.100.000.000 VNĐ. Đến cuối năm 2004, công ty nâng vốn điều lệ lần thứ nhất lên 11.600.000.000 VNĐ. Năm 2005, công ty nâng vốn điều lệ lần hai lên 17.400.000.000 VNĐ. Sang năm 2008,theo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, công ty đã phát hành thêm cổ phần để nâng vốn điều lệ lên thành 34.800.000.000 VNĐ. Với đặc thù là công ty cổ phần được thành lập từ việc cổ phần hoá một bộ phận trực thuộc Công ty Vận tải xăng dầu đường thuỷ I – đơn vị Anh hùng lao động trong thời kỳ đổi mới, nên Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng đã có những điều kiện thuận lợi nhất định ngay từ khi bắt đầu đi vào hoạt động. Đó chính là sự kế thừa các thành tựu đã đạt được, những truyền thống lao động, bề dày kinh nghiệm và sự nhất quán, đoàn kết nội bộ trong sản xuất – Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 26
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng kinh doanh. Công ty là đơn vị thành viên của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, được sử dụng thương hiệu PETROLIMEX và được Tổng công ty tạo điều kiện giúp đỡ trong việc đầu tư kỹ thuật, vật chất và con người. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã được thừa hưởng thị trường vận tải xăng dầu bằng đường sông với đội tàu chở dầu lớn nhất phía Bắc do Tổng công ty xăng dầu Việt Nam chỉ định. Ngoài ra, với việc tiên phong trong lĩnh vực cổ phần hoá theo chủ trương chính sách của Đảng và Nhà Nước, Công ty cũng được hưởng nhiều ưu đãi trong hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần làm giảm bớt khó khăn trong những năm đầu mới đi vào hoạt động theo mô hình mới. 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh Công ty Petrolimex Hải Phòng là một doanh nghiệp kinh doanh nhiều nghành nghề kinh doanh khác nhau. Hiện nay công ty có những ngành nghề kinh doanh sau: - Kinh doanh vận tải - Kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu - Sửa chữa và đóng mới phương tiện thuỷ. Sản xuất sản phẩm cơ khí - Xuất nhập khẩu, mua bán vật tư, thiết bị, hàng hoá khác - Dịch vụ hàng hải và các dịch vụ thương mại - Kinh doanh, đại lý khí hoá lỏng - Nạo vét luồng lạch, san lấp mặt bằng, xây dựng cơ sở hạ tầng và phát triển nhà, kinh doanh vật liệu xây dựng, môi giới, dịch vụ nhà đất - Vận tải hành khách đường thuỷ và đường bộ - Kinh doanh cảng biển - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, kinh doanh kho bãi. Trong đó lĩnh vực vận tải thuỷ, lĩnh vực kinh doanh xăng dầu và lĩnh vực sửa chữa cơ khí là những lĩnh vực kinh doanh truyền thống và chủ đạo của công ty. 2.1.3 Thuận lợi, khó khăn, thành tích của công ty trong qúa trình hoạt động * Thuận lợi: - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của công nhân lao động và cán bộ quản lý điều hành của công ty sau những năm hoạt động theo mô hình cổ phần hoá đã được Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 27
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng nâng lên rõ rệt. - Công ty đã nhận được sự quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ của Uỷ ban nhân dân thành phố, các sở, ban, nghành thành phố và đặc biệt là Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. - Sự đoàn kết nhất trí cao của người lao động dưới sự lãnh đạo đúng đắn của Ban lãnh đạo Công ty - Uy tín của công ty trên thị trường ngày càng được củng cố và nâng cao, được khách hàng trong và ngoài ngành tín nhiệm. Những thuận lợi cơ bản này đã giúp công ty hoàn thành vượt mức kế hoạch sản suất kinh doanh trong năm 2008 vừa qua. * Khó khăn Sự cạnh tranh gay gắt trong cơ chế thị trường, sự biến động tăng bất thường của giá cả vật tư, nhiên, nguyên vật liệu, nhất là tình hình suy thoái kinh tế toàn cầu đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản suất kinh doanh của Công ty. Kinh doanh vận tải là 1 trong những nghành chủ đạo của Công ty, mặc dù được đầu tư lớn nhưng hoạt động không hết công suất (chỉ đạt trên 60% năng lực vận chuyển) nhưng các đơn vị cung ứng xăng dầu trong nghành vẫn còn thuê phương tiện bên ngoài vận chuyển chiếm đến 20-30% khối lượng cần vận chuyển bằng đường thủy của nghành trong khu vực. 100% các tầu của Công ty được lắp đặt máy bơm công suất lớn nhưng không được bơm hàng. Chi phí nhiên liệu và các chi phí khác (Chi phí sửa chữa, cảng phí, BHLĐ ) trong kết cấu giá thành vận tải đều tăng nhưng giá cước được áp dụng từ năm 1997 đến nay không những không tăng mà còn giảm. Kinh doanh cơ khí do giá vật liệu tôn sắt thép không ổn định đứng ở mức cao nhất từ trước tới nay nên đã ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm cũng như ảnh hưởng đến lượng khách hàng vào sửa chữa và đóng mới. * Thành tích - Từ ngày thành lập Công ty: 27/12/2000 đến nay Công ty đều nhận được Bằng khen của Bộ thương mại, UBND Thành phố Hải Phòng. Đặc biệt năm 2004 Công Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 28
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng ty được Thủ tướng Chính phủ tặng bằng khen. - Năm 2007, Công ty đã được Bộ công thương và UBND Thành phố Hải Phòng tặng cờ thi đua suất sắc. - Năm 2008, Công ty được xếp hạng trong Top 20 doanh nghiệp tiêu biểu trên thị trường chứng khoán Viêt Nam và nhận cúp vàng thương hiệu chứng khoán uy tín do các tổ chức bình chọn. 2.1.4 Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của công ty Mô hình quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến trức năng,kêt hợp giữa sự chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành chính trong doanh nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các nhân viên chức năng các cấp Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 29
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ THƯ KÝ CÔNG TY/ CÁN BỘ TRỢ BAN GIÁM ĐỐC GIÚP HĐQT Phòng Tổ Phòng Kế Phòng Kinh Phòng Kỹ Phòng Đầu tư Phòng An chức Hành toán Tài doanh thuật Vật tư Kinh doanh toàn chính chính Bất động sản Công ty TNHH 1 thành viên Các cửa hàng xăng dầu Đội tàu Đóng tàu PTS Hải Phòng Sơ đồ số 6: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 30
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán Kế toán Kế toán thuế xăng dầu vận tải Thủ quỹ Sơ đồ số 7: Sơ đồ bộ máy kế toán công ty Công tác kế toán của công ty do một bộ phận chuyên trách đảm nhận thuộc phòng Kế toán tài chính. Trong phòng, mỗi người có một chức năng và nhiệm vụ khác nhau được tổ chức theo sơ đồ 2. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. - Kế toán trưởng ( trưởng phòng kế toán): chịu trách nhiệm về: + Tham mưu cho Giám đốc chỉ đạo các đơn vị thực hiện các chế độ quản lý tài chính, tiền tệ theo quy đinh của Bộ Tài chính và hướng dẫn của công ty. + Lập kế hoạch và báo cáo Giám đốc thường xuyên tình hình chi tiêu tại công ty. + Cùng các phòng ban liên quan chịu trách nhiệm báo cáo và đề xuất kịp thời những vấn đề vướng mắc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + Trên cở sở báo cáo định kỳ của tất cả các đơn vị trong công ty có trách nhiệm kiểm tra, quyết toán, báo cáo kịp thời những vấn đề bất thường và tham mưu biện pháp xử lý + Chịu trách nhiệm chỉ đạo hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu của Hội đồng quản trị + Chịu trách nhiệm sắp xếp, tổ chức bộ máy ké toán của phòng Tài chính kế toán phù hợp với chức năng nhiệm vụ của phòng. Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 31
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng + Chịu trách nhiệm phổ biến và hướng dẫn kiến thức nghiệp vụ tài chính cho các nhân viên của phòng + Thiết lập mục tiêu định kỳ và kế hoạch thực hiện mục tiêu của phòng liên quan đến nghiệp vụ kế toán, hướng dẫn các nhân viên của phòng thực hiện theo + Thiết lập và phê duyệt các tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng liên quan đến nghiệp vụ tài chính kế toán. + Kiểm tra và báo cáo kế toán của nhân viên trong phòng phát sinh hàng ngày. + Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp hàng năm trình giám đốc trên cơ sở tổng hợp kế hoạch chi tiết của các đơn vị, phòng ban. + Chịu trách nhiệm khác theo quy định của công ty và Giám đốc phân công Quyền hạn của Kế toán trưởng: + Ký xác nhận các bảng chấm công, thanh toán tiền lương, tiền công của phòng + Duyệt chi các khoản thanh toán của các phòng ban, đơn vị đã được người có thẩm quyền phê duyệt. + Ký giấy đi đường cho khách tới làm việc tại công ty có liên quan đến công việc của phòng + Có quyền cho cán bộ công nhân viên trong phòng nghỉ theo quy định + Đề xuất hình thức kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên dưới quyền khi vi phạm kỷ luật lao động và nội quy – quy định của công ty theo đúng trình tự quy định + Có quyền tạm đình chỉ đối với cán bộ công nhân viên dưới quyền khi có hành vi vi phạm nghiêm trọng nội quy – quy định của công ty theo quy định tại quy trình phân quyền + Có quyền yêu cầu các phòng ban liên quan cung cấp thông tin, hồ sơ phục vụ cho công tác tài chính kế toán + Có quyền từ chối thanh quyết toán đối với các hồ sơ không phù hợp với quy định của pháp luật và của công ty. - Phó phòng kế toán: Chịu trách nhiệm chủ động về vấn đề nghiệp vụ hạch toán kế toán trong công Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 32
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng ty, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết phần hành kế toán kinh doanh nhà để bán và nguồn vốn của công ty. Phó phòng kế toán có quyền chủ động xử lý các vấn đề liên quan về mặt nghiệp vụ hạch toán kế toán, yêu cầu các bộ phận khác trong công ty cung cấp các thông tin phục vụ cho công việc, từ chối lập chứng từ thanh toán khi phát hiện các chứng từ không hợp lệ và ký thay kế toán trưởng ngoài nhiệm vụ được phân công khi Kế toán trưởng đi vắng. - Nhân viên kế toán thuế: Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý, đề xuất kịp thời các vấn đề liên quan đến phần hành kế toán về tiền mặt, kế toán thuế, kế toán các khoản đầu tư xây dựng cơ bản và chịu trách nhiệm quản lý công nợ tạm ứng nội bộ công ty. Nhân viên kế toán thuế có quyền yêu cầu các bộ phận khác trong công ty cung cấp các thông tin phục vụ công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình, có quyền lập chứng từ thanh toán khi phát hiện các chứng từ không hợp lệ - Nhân viên kế toán xăng dầu: Có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, quyết toán, hạch toán, đề xuất kiến nghị có liên quan đến phần hành kế toán về tiền gửi ngân hàng; kế toán tiền vay; kế toán xăng dầu; theo dõi, quản lý chi phí xe sitéc; chịu trách nhiệm theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ; trích khấu hao tài sản và công cụ phân bổ dài hạn hàng tháng; lập báo cáo công nợ tổng hợp toàn công ty theo quy định. Nhân viên kế toán xăng dầu có quyền yêu cầu các bộ phận liên quan trong công ty cung cấp các thông tin phục vụ công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình. - Nhân viên kế toán vận tải: chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý, đề xuất kịp thời các vấn đề liên quan đến kế toán khối vận tải, kế toán vật tư, kế toán sửa chữa tài sản cố định và đầu tư chứng khoán. Nhân viên kế toán vận tải có quyền yêu cầu các bộ phận khác trong công ty cung cấp các thông tin phục vụ công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình, có quyền lập chứng từ thanh toán khi phát hiện các chứng từ không hợp lệ - Thủ quỹ công ty: Chịu trách nhiệm thu tiền mặt hoặc các chứng khoán có giá trị và chi tiền theo chứng từ thu chi hợp lệ đã được phê duyệt; chịu trách nhiệm mở, theo dõi, quản lý và báo cáo về sổ quỹ tiền mặt; kiểm kê số tồn quỹ thực tế và Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 33
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt với tài khoản tiền mặt của kế toán thuế; hàng tuần lập báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt. Nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán thuế phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Ngoài ra thủ quỹ công ty còn chịu trách nhiệm tham mưu, tổ chức khám sức khoẻ định kỳ, mua, theo dõi và cấp phát thuốc cho cán bộ công nhân viên trong công ty. 2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ của công ty Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. 2.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản của công ty Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quy định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. 2.2.4 Tổ chức sổ kế toán tại công ty Hiện nay công ty đang sử sụng phần mềm kế toán máy VACOM của công ty Công nghệ phần mềm kế toán STC để hạch toán kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung (sơ đồ 3) Chứng từ SỔ KẾ TOÁN kế toán -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết PHẦN MỀM KẾ TOÁN Bảng tổng -Báo cáo tài hợp chứng chính từ kế toán Máy vi tính -Báo cáo kế cùng loại toán quản trị Sơ đồ số 8 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Ghi chú: : Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 34
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng * Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức nhật ký chung của Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng Chứng từ gốc Sổ kế toán chi Sổ nhật ký chung tiết Sổ quỹ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ số 9: Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức nhật ký chung Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng, cuối quý : Đối chiếu, kiểm tra Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 35
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 2.3 Thực trạng về tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng 2.3.1 Kế toán tiền mặt tại công ty * Chứng từ sử dụng - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy tạm ứng - Giấy nộp tiền - Các chứng từ khác có liên quan * Tài khoản sử dụng Hiện nay công ty sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán kế toán theo hình thức nhật ký chung. Trong quá trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền, công ty sử dụng tài khoản 111 “ Tiền mặt”. * Quy trình luân chuyển chứng từ Quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng được mô tả bằng sơ đồ sau: Sổ quỹ Tiền Phiếu Thu, Phiếu Chi mặt Nhật ký chung Sổ cái TK 111 Sơ đồ số 10: Quy trình hạch toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Phiếu chi được đính kèm với hoá đơn GTGT liên 2 (Giao cho khách hàng) Phiếu thu được đính kèm với hoá đơn GTGT liên 3 (Nội bộ) Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 36
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 2.3.1.1 Kế toán thu tiền mặt Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng có nguồn thu chủ yếu là từ hoạt động kinh doanh vận tải thuỷ, kinh doanh xăng dầu và dịch vụ sửa chữa cơ khí. Ngoài ra công ty còn có nguồn thu khác từ lãi tiền gửi ngân hàng, hoạt động mua bán chứng khoán. * Ví dụ 1: - Ngày 26/12/2008, Căn cứ vào Đề nghị rút tiền của phòng Kế toán-Tài chính đã được giám đốc ký duyệt, thủ quỹ công ty đến ngân hàng rút tiền gửi về quỹ tiền mặt. Kế toán nhập số liệu vào phần mềm máy tính và in phiếu thu số 2153. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 1111: 100.000.000 Có TK 1121NQ: 100.000.000 ĐỀ NGHỊ RÚT TIỀN Hải Phòng ngày 25 tháng 12 năm 2008 Kính gửi: - ÔNG TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY - PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Tên tôi là: Vũ Thị Nết Đơn vị công tác: Phòng Kế toán – Tài chính Để phục vụ cho việc chi tiêu tiền mặt tại Công ty, đề nghị Tổng Giám đốc Công ty cho rút tiền gửi tại ngân hàng về quỹ tiền mặt với số tiền là : 100.000.000 đồng (Một trăm triệu đồng chẵn.) Kính mong Tổng Giám đốc xem xét giải quyết. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KT-TC NGƯỜI ĐỀ NGHỊ Nguyễn Văn Hùng Phạm Ngọc Anh Vũ Thị Nết Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 37
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Đơn vị: CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG Mẫu số 02 – TT Địa chỉ: 16 Ngô Quyền, Ngô Quyền, Hải Phòng Ban hành theo QĐ số Mã số thuế: 0200412699 15/2006/QĐ-BTC Ngày Telefax: (84-031) 767201 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU THU Số CT 2153 Ngày 26/12/2008 TK NỢ 1111 TK CÓ 1121 INDO Người nộp tiền: Vũ Thị Nết Địa chỉ: Phòng Kế toán – Tài Chính Lý do: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Số tiền: 100.000.000 đồng Bằng chữ: Một trăm triệu đồng chẵn Kèm theo: chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Văn Hùng Phạm Ngọc Anh Phạm Thị Hạnh Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một trăm triệu đồng chẵn. Người nộp tiền Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Vũ Thị Nết Vũ Thị Nết Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): Số tiền quy đổi: Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 38
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng * Ví dụ 2: Ngày 13 tháng 12 năm 2008, ông Nguyễn Minh Trường có làm giấy tạm ứng số tiền là 13.860.000 đồng để đi mua hàng. Sau khi mua hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán lập giấy thanh toán tiền tạm ứng và phiếu thu số tiền tạm ứng thừa. Kế toán định khoản: Nợ TK 1111: 1.860.000 Nợ TK 152: 12.000.000 Nợ TK 13311: 600.000 Có TK 141: 13.860.000 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 39
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng HOÁ ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KB/2008 Liên 2: Giao khách hàng 0062359 Ngày 14 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Toàn Thắng Địa chỉ: 76 Hạ Lý- Hải Phòng Số tài khoản: 28346791 Điện thoại: (0313) 856277 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải phòng Địa chỉ: 16 Ngô Quyền – Ngô Quyền - Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền Mặt MS: 0200412699 ST Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số Đơn giá Thành tiền T tính lượng A B C 1 2 3=1 2 01 Ống rồng D100 chịu xăng mét 15 600.000 9.000.000 02 Mỡ chịu xăng Kg 25 160.000 4.000.000 Cộng tiền hàng : 12.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 600.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 12.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đào Thị Tuyết Nguyễn Thị Lan Anh Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 40
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Đơn vị: CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG Địa chỉ: 16 Ngô Quyền, Ngô Quyền, Hải Phòng Mã số thuế: 0200412699 Telefax: (84-031) 767201 GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 18 tháng 12 năm 2008 Số CT 376/H Họ, tên người thanh toán: Nguyễn Minh Trường Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: I / Số tiền tạm ứng: 13.860.000 II / Số tiền đã chi: 12.600.000 STT TK CÓ Số tiền Diễn giải 1 13311 600.000 Thuế GTGT 2 152 12.000.000 Thanh toán tiền mua hàng III / Chênh lệch: 1/ Số tạm ứng chi không hết: 1.860.000 2/ Chi quá số tạm ứng: Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người T - Toán (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Nguyễn Văn Hùng Phạm Ngọc Anh Phạm Thị Hạnh Nguyễn Minh Trường Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 41
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Đơn vị: CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG Mẫu số 02 – TT Địa chỉ: 16 Ngô Quyền, Ngô Quyền, Hải Phòng Ban hành theo QĐ số Mã số thuế: 0200412699 15/2006/QĐ-BTC Ngày Telefax: (84-031) 767201 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU THU Số CT 2109 Ngày 18/12/2008 TK NỢ 1111 TK CÓ 141 Người nộp tiền: Nguyễn Minh Trường Địa chỉ: Phòng Vật Tư Lý do: Thu tiền tạm ứng thừa Số tiền: 1.860.000 đồng Bằng chữ: Một triệu tám trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn Kèm theo: 1 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Văn Hùng Phạm Ngọc Anh Phạm Thị Hạnh Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu tám trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn. Người nộp tiền Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Minh Trường Vũ Thị Nết Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): Số tiền quy đổi: Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 42
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng * Ví dụ 3: Ngày 18/12/2008: Cửa hàng xăng dầu số 5 bán hàng cho công ty xây dưng trang trí Thăng Long theo hoá đơn GTGT số 0061544. Đến ngày 22/12/2008, Công ty xây dựng trang trí Thăng Long thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp. Kế toán in phiếu thu và định khoản: Nợ TK 1111: 67.854.024 Có TK 131XD: 67.854.024 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 43
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng HOÁ ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KB/2008 Liên 3: Nôi bộ 0061544 Ngày 18 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng:Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex HP Địa chỉ: 16 Ngô Quyền -Hải Phòng Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0200412699 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Xây dựng trang trí Thăng Long Địa chỉ: 132 Lê Thánh Tông - Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền Mặt MS: 0200820994 ST Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số Đơn giá Thành tiền T tính lượng A B C 1 2 3=1 2 01 Dầu Dizegel Lít 6615 8416 55671840 Cộng tiền hàng : 55.671.840 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5.567.184 LPXD: 6.615.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 67.854.024 Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi bảy triệu tám trăm năm mươi tư nghìn không trăm hai mươi tư đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Vũ Bích Thuỷ Nguyễn Văn Hùng Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 44
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Đơn vị: CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG Mẫu số 02 – TT Địa chỉ: 16 Ngô Quyền, Ngô Quyền, Hải Phòng Ban hành theo QĐ số Mã số thuế: 0200412699 15/2006/QĐ-BTC Ngày Telefax: (84-031) 767201 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU THU Số CT 2145 Ngày 22/12/2008 TK NỢ 1111 TK CÓ 131 Người nộp tiền: Vũ Bích Thuỷ Địa chỉ: Công ty Xây dựng trang trí Thăng Long Lý do: Thanh toán tiền mua dầu theo hoá đơn GTGT số 0061544 Số tiền: 67.854.024 đồng Bằng chữ: Sáu mươi bảy triệu tám trăm năm mươi tư nghìn không trăm hai mươi tư đồng. Kèm theo: 1 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Văn Hùng Phạm Ngọc Anh Phạm Thị Hạnh Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Sáu mươi bảy triệu tám trăm năm mươi tư nghìn không trăm hai mươi tư đồng. Người nộp tiền Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Vũ Bích Thuỷ Vũ Thị Nết Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): Số tiền quy đổi: Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 45
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2008 (trích) Đơn vị tính: Đồng Chứng Từ Số Hiệu Phát Sinh Loại Số Diễn Giải Ngày CT TK Nợ Có CT 18/12/08 2109 PT Thanh toán tiền tạm ứng thừa 1111 1,860,000 152 120,000,000 1331 600,000 141 13,860,000 22/12/08 2145 PT Cty Xdựng trang trí Thăng Long thanh toán tiền hàng 1111 67,854,024 131XD 67,854,024 26/12/08 2153 PT Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt 1111 100,000,000 1121NQ 100,000,000 . Tổng cộng 225,123,967,915 225,123,967,915 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 46
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Tài khoản 111 - Tiền Mặt (trích) Đơn vị tính: đồng Chứng Từ TK Đối Số tiền Ngày Số Trích Yếu Ứng Nợ Có Dư đầu 323,843,796 Tổng PS 3,681,475,550 3,705,799,649 Dư cuối 299,519,697 Tạm ứng làm dung tích tàu 3388 17/12 PC2152 PTS 02 VTT 10,000,000 Thanh toán tiền tạm ứng 18/12 PT2109 thừa 141 1,860,000 Cty xdựng trang trí Thăng 22/12 PT2145 Long thanh toán tiền hàng 131XD 67,854,024 Rút tiền gửi ngân hàng về 1121 26/12 PT2153 nhập quỹ tiền mặt INDO 100,000,000 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 47
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ QUỸ TIỀN MẶT THÁNG 12/2008 (trích) Đơn vị tính: đồng PS Ngày Thu Chi Diễn Giải TK PS Nợ Có Số Dư Dư đầu kỳ 323,843,796 Thanh toán 18/12 2109 tiền tạm ứng 141 1,860,000 116,582,505 thừa Cty xdựng trang trí Thăng 22/12 2145 Long thanh 131XD 67,854,024 184,436,529 toán tiền hàng Rút tiền gửi ngân hàng về 1121 26/12 2153 nhập quỹ tiền INDO 100,000,000 284,436,529 mặt Dư cuối kỳ 299,519,697 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 48
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 2.3.1.2 Kế toán chi tiền mặt * Ví dụ 1: - Ngày 17/12/08, ông Phạm Văn Chuynh ở tàu PTS 02 làm phiếu đề nghị tạm ứng 10.000.000 đồng để làm dung tích tàu PTS 02. Sau khi đã được giám đốc ký duyệt, phòng kế toán in phiếu chi số 2152 và chi tiền. Kế toán định khoản: Nợ TK 3388VTT: 10.000.000 Có TK 1111: 10.000.000 PHIẾU TẠM ỨNG Tên tôi là: Phạm Văn Chuynh Bộ phận công tác: Tàu PTS 02 Đề nghị tạm ứng: 10.000.000 đồng (bằng chữ): mười triệu đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Làm dung tích tàu PTS 02 Thời hạn thanh toán: Hết tháng 12 năm 2008 Ngày 17 tháng 12 năm 2008. Duyệt tạm ứng: 10.000.000 đồng Người xin tạm ứng Người duyệt Phạm Văn Chuynh Nguyễn Văn Hùng Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 49
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Địa chỉ: 16 Ngô Quyền, Ngô Quyền, Hải Phòng Ban hành theo QĐ số Mã số thuế: 0200412699 15/2006/QĐ-BTC Ngày Telefax: (84-031) 767201 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU CHI Ngày: 17/12/2008 Số CT: 2152 Tài khoản ghi nợ: 3388VTT 10.000.000 Người nhận tiền: PTS 02 - Phạm Văn Chuynh Địa chỉ: PTS02 Về khoản: Tạm ứng làm dung tích tàu PTS 02 Số tiền: 10.000.000 đ Bằng chữ: Mười triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người nhận tiền Thủ quỹ (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Nguyễn Văn Hùng Phạm Ngọc Anh Phạm Thị Hạnh Phạm Văn Chuynh Vũ Thị Nết * Ví dụ 2: Trong tháng 12/2008, Công ty mua máy in EPSON LQ 2180. Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0073517, kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán, in phiếu chi số 2179 và định khoản: Nợ TK 2114: 11.629.000 Nợ TK 1331: 1.162.900 Có TK 1111: 12.791.900 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 50
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng HOÁ ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KB/2008 Liên 2: Giao khách hàng 0073517 Ngày 24 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM Song Ngọc Địa chỉ: 102 Tôn Đức Thắng – Lê Chân - Hải Phòng Số tài khoản: 28388239 Điện thoại: (0313) 757026 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải phòng Địa chỉ: 16 Ngô Quyền – Ngô Quyền - Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền Mặt MS: 0200412699 ST Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số Đơn giá Thành tiền T tính lượng A B C 1 2 3=1 2 01 Máy in EPSON LQ 2180 Chiếc 1 11.629.000 11.629.000 Cộng tiền hàng : 11.629.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.162.900 Tổng cộng tiền thanh toán: 12.791.900 Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu bảy trăm chín mươi mốt nghìn chín trăm đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đào Thị Tuyết Nguyễn Thị Lan Anh Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 51
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Địa chỉ: 16 Ngô Quyền, Ngô Quyền, Hải Phòng Ban hành theo QĐ số Mã số thuế: 0200412699 15/2006/QĐ-BTC Ngày Telefax: (84-031) 767201 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU CHI Ngày: 24/12/2008 Số CT: 2179 Tài khoản ghi nợ: 2114 11.629.000 Người nhận tiền: Công ty TNHH TM Song Ngọc Địa chỉ: 102 – Tông Đức Thắng – Lê Chân - HP Về khoản: Mua máy in EPSON LQ 2180 Số tiền: 12.791.900 Bằng chữ: Mười hai triệu bảy trăm chín mươi mốt nghìn chín trăm đồng . Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người nhận tiền Thủ quỹ (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Nguyễn Văn Hùng Phạm Ngọc Anh Phạm Thị Hạnh Đào Thị Tuyết Vũ Thị Nết * Ví dụ 3: Căn cứ vào bảng thanh toán lương sản phẩm tháng 11/2008 và bảng chi phí khoán cho tàu PTS 02 tháng 11/2008, kế toán định khoản và in phiếu chi số 2147 về khoản thanh toán lương cho tàu PTS 02. Nợ TK 334: 16.938.245 Có TK 1111: 16.938.245 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 52
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Địa chỉ: 16 Ngô Quyền, Ngô Quyền, Hải Phòng Ban hành theo QĐ số Mã số thuế: 0200412699 15/2006/QĐ-BTC Ngày Telefax: (84-031) 767201 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU CHI Ngày: 16/12/2008 Số CT: 2147 Tài khoản ghi nợ: 334 16.938.245 Người nhận tiền: PTS 02 - Phạm Văn Chuynh Địa chỉ: PTS02 Về khoản: Thanh toán lương tàu PTS 02 tháng 11 Số tiền: 16.938.245 đ Bằng chữ: Mười sáu triệu chín trăm ba mươi tám nghìn hai trăm bốn mươi lăm đồng. Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người nhận tiền Thủ quỹ (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Nguyễn Văn Hùng Phạm Ngọc Anh Phạm Thị Hạnh Phạm Văn Chuynh Vũ Thị Nết Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 53
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2008 (trích) Đơn vị tính: Đồng Chứng Từ Số Hiệu Phát Sinh Loại Số Diễn Giải Ngày CT TK Nợ Có CT 16/12/08 2147 PC Thanh toán lương cho tàu PTS 02 334 16.938.245 1111 16.938.245 17/12/08 2152 PC Tạm ứng làm dung tích tàu PTS 02 3388VTT 10.000.000 1111 10.000.000 24/12/08 2179 PC Mua máy in EPSON LQ 2180 2114 11.629.000 1331 1.162.900 1111 12.791.900 . Tổng cộng 225,123,967,915 225,123,967,915 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 54
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Tài khoản 111 - Tiền Mặt (trích) Đơn vị tính: đồng Chứng Từ TK Đối Số tiền Ngày Số Trích Yếu Ứng Nợ Có Dư đầu 323,843,796 Tổng PS 3,681,475,550 3,705,799,649 Dư cuối 299,519,697 Thanh toán lương tàu 16/12 PC2147 PTS 02 334 16.938.245 Tạm ứng làm dung tích tàu 3388 17/12 PC2152 PTS 02 VTT 10.000.000 Mua máy in EPSON 24/12 PC2179 LQ 2180 211 11.629.000 1331 1.162.900 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 55
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ QUỸ TIỀN MẶT THÁNG 12/2008 (trích) Đơn vị tính: đồng Ngày Thu Chi Diễn Giải TK PS Nợ PS Có Số Dư Dư đầu kỳ 323,843,796 Thanh toán 16/12 2147 lương cho tàu 334 16,938,245 183,259,372 PTS 02 Tạm ứng làm 17/12 2152 dung tích tàu 3388 10,000,000 163.528.505 PTS 02 VTT Mua máy in 24/12 2179 EPSON LQ 2114 11,629,000 206,752,894 2180 1331 1,162,900 205589994 Dư cuối kỳ 299,519,697 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 56
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 2.3.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng * Ví dụ 1: Ngày 05/12/2008, phòng kế toán phát lệnh chi số 119 yêu cầu ngân hàng INDOVINA chi trả số tiền là 2.500.000.000 đồng cho Công ty xăng dầu khu vực III để thanh toán tiền mua xăng dầu. Kế toán định khoản: Nợ TK 3311: 2.500.000.000 Có TK 1121INDO: 2.500.000.000 NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM LỆNH CHI Liên: PAYMENT ORDER Số/No: 119 NH Ngày/Date: 05/12/2008 Tên đơn vị trả tiền/ payer: CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HP Tài khoản nợ/ Debit A/C: 012010000215453 Tại ngân hàng/ With bank: INDOVINA Tỉnh,TP: HẢI PHÒNG Số tiền bằng số Số tiền bằng chữ: Hai tỷ năm trăm triệu đồng chẵn 2 500 000 000 Amount in words: Tên đơn vị nhận tiền: CTY XĂNG DẦU KHU VỰC 3 Tài khoản có/credit/ A/C: 003.100.000156.0 Tại ngân hàng/ With bank: TMCP NGOẠI THƯƠNG VN Tỉnh, TP: HẢI PHÒNG Nội dung thanh toán: Trả tiền mua xăng dầu Remarks: Ngày hạch toán/Accounting date: . Đơn vị trả tiền/ Payer Giao dịch viên Kiểm soát viên Kế toán Chủ tài khoản Teller Supervisor Accountant A/c holder Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 57
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng INDOVINA BANK Ltd. HAI PHONG BRANCH 360 TRAN PHU HAI PHONG DAILY STATEMENT Report run on: December 5, 2008 Date: 05 - Dec - 08 Customer Account: 3003888-001(VND) Account Description:342110000038884(VND) CT CP VT&DVU PETROLIMEX HP Address: SO 16 DUONG NGO QUYEN HAI PHONG Date Bank Ref Dr Amount Cr Amount Description Beginning balance 3,175,602,359 FTANGALTB- RECD NHTMCP NGOAI THUONG VN B/O CTY XANG DAU 5-Dec-08 130DV01090610020 2,500,000,000 KHU VUC III Total 2,500,000,000 Ending balance 675,602,359 This is a System generated statement and does not require an authorized signature./. Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 58
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng * Ví dụ 2: Ngày 15/12/2008, Công ty nhận được lệnh chuyển có và bảng sao kê tài khoản chi tiết của ngân hàng Công thương về khoản thanh toán tiền đổ dầu theo hoá đơn số 13510, 68498, 68490. Kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán và định khoản: Nợ TK 1121 NQ: 369.389.265 Có TK 131 XD: 369.389.265 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 59
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng THANH TOÁN ĐIỆN TỬ LIÊN NGÂN HÀNG LỆNH CHUYỂN CÓ Mã KS: MTV 2310 Số bút toán: 00000019 Loại giao dịch: Lệnh chuyển có giá trị thấp Thời điểm trung tâm xử lý: Số hiệu giao dịch: 10000028 Ngày, giờ nhận:15/12/2008-13:40:56 Ngân hàng gửi: NHTMCP Quân Đội CN Hải Phòng Mã NH: 31311001 TK nợ Ngân hàng nhận: NHCT Ngô Quyền HP Mã NH: 31201003 TK có Người phát lệnh: GENERAL TRADE TRANSPORTATION JOINT Địa chỉ/số CMND: STOCK COMPANY 341 DA NANG RD., HAI PHONG ,VIET NAM Tài khoản: 2531100023008 Tại NH: 31311001- NHTMCP Quân Đội CN Hải Phòng Người nhận lệnh: CTY CP VT VA DVU PETROLIMEX HP Địa chỉ/số CMND: Tài khoản:102010000215453 Tại NH: 31201003-NHCT Ngô Quyền HP Chương - loại - khoản - hạn mục: Nội dung: TRA TIEN DO DAU THEO HD 13510,68498,68490 Số tiền bằng số: 369.389.265 Số tiền bằng chữ: Ba trăm sáu mươi chín triệu ba trăm tám mươi chín nghìn hai trăm sáu mươi lăm đồng. Kế toán Kiểm soát Chủ tài khoản Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 60
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM SAO KÊ TÀI KHOẢN CHI TIẾT STATEMENT OF ACCOUNT Từ ngày 15/12/08 đến ngày 15/12/08 Số tài khoản: 102010000215453 Tiền tệ: VNĐ Tên tài khoản: CTY CP VTAI VA DVU PETROLIMEX HP Số dư đàu kỳ: 307.256.493 Số dư cuối kỳ: 676.645.758 Ngày phát Số Nội dung giao dịch Doanh số phát sinh sinh chứng từ Nợ Có Thanh toán tiền đổ dầu 15/12/08 173 theo HD 13510, 68498, 369.389.265 68490 CỘNG PHÁT SINH 369.389.265 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 61
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng * Ví dụ 3: Ngày 21/ 12/2008, công ty nhận được Uỷ Nhiệm Chi từ ngân hàng INDOVINA về khoản thanh toán tiền mua dầu Diezel tháng 7/ 2008 của công ty cổ phần Lisemco2. Kế toán công ty định khoản: Nợ TK 1121 INDO: 20.000.000 Có TK 131 XD: 20.000.000 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 62
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 (trích) Đơn vị tính: đồng Chứng Từ Phát Sinh Loại Số Diễn Giải Số Hiệu TK Ngày CT Nợ Có CT . 5/12/08 119 NH Trả tiền mua XD ( Cty xăng dầu KV3) 3311 2,500,000,000 1121 2,500,000,000 Tổng công ty XDVN tạm ứng cước vận tải 7/12/08 136 NH tháng 11/2008 1121 3,000,000,000 131VT 3,000,000,000 9/12/08 147 NH Trả một phần nợ gốc vốn vay 3151 70,000,000 1121 70,000,000 Thu tiền đổ dầu theo 15/12/08 173 NH HĐ13510,68498,68490 1121 369,389,265 13881 369,389,265 Công ty Lisemco 2 thanh toán tiền mua dầu 21/12/08 184 NH diezel tháng 7/2008 1121INDO 20,000,000 131XD 20,000,000 Tổng Cộng 225,123,967,915 225,123,967,915 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 63
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1121 INDO - Tiền gửiVNĐ Ngân hàng INDOVINA Từ ngày 01/12/08 đến ngày 31/12/08 (trích) Đơn vị tính: đồng Chứng Từ TK Đối Số tiền Trích Yếu Ngày Số Ứng Nợ Có Dư đầu 1,754,616,195 Tổng PS 6,768,075,830 8,113,753,664 Dư cuối 408,938,361 CHXD số 1 nộp tiền 03/12/08 106 hàng 13881 177,000,000 Trả tiền mua XD ( Cty 05/12/08 119 xăng dầu KV3) 3311 2,500,000,000 Rút tiền gửi về quỹ 13/12/08 156 tiền mặt 1111 2,000,000,000 Cty Lisemco 2 thanh 21/12/08 184 toán tiền mua dầu 131 20,000,000 diezel tháng 7/08 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 64
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1121 NQ - Tiền gửi VNĐ Ngân hàng CT Ngô Quyền Từ ngày 01/12/08 đến ngày 31/12/08 (trích) Đơn vị tính: đồng Chứng Từ TK Đối Số tiền Trích Yếu Ngày Số Ứng Nợ Có Dư đầu 252,876,691 Tổng PS 4,664,720,508 4,913,249,152 Dư cuối 4,348,047 Tổng công ty XDVN tạm ứng cước vận tải 07/12/08 136 tháng 11/2008 131VT 3,000,000,000 Trả một phần nợ gốc 09/12/08 147 vốn vay 3151 70,000,000 BCH liên đoàn lao động trả tiền mua 14/12/08 172 xăng dầu 13881 11,545,000 Thu tiền DD theo HĐ 15/12/08 173 13510,68498,68490 13881 369,389,265 Trả tiền mua xăng 24/12/08 189 dầu 3311 100,000,000 31/12/08 195 Nộp tiền vào TK 1111 10,000,000 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 65
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX HẢI PHÒNG SỔ CÁI TÀI KHOẢN TỔNG HỢP Từ ngày 01/12/08 đến ngày 31/12/08 Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng (trích) Đơn vị tính: đồng Chứng Từ TK Đối Số tiền Trích Yếu Ngày Số Ứng Nợ Có Dư đầu 2,007,492,886 Tổng PS 11,432,796,338 13,027,002,816 Dư cuối 413,286,408 CHXD số 1 nộp tiền 03/12/08 106 hàng 13881 177,000,000 Trả tiền mua XD ( Cty 05/12/08 119 xăng dầu KV3) 3311 2,500,000,000 Tổng công ty XDVN tạm ứng cước vận tải 07/12/08 136 tháng 11/2008 131VT 3,000,000,000 Trả một phần nợ gốc 09/12/08 147 vốn vay 3151 70,000,000 Rút tiền gửi về quỹ tiền 13/12/08 156 mặt 1111 2,000,000,000 BCH liên đoàn lao động trả tiền mua xăng 14/12/08 172 dầu 13881 11,545,000 Thu tiền DD theo HĐ 15/12/08 173 13510,68498,68490 13881 369,389,265 Cty Lisemco 2 thanh toán tiền mua dầu 21/12/08 184 diezel tháng 7/08 131XD 20,000,000 24/12/08 189 Trả tiền mua xăng dầu 3311 100,000,000 31/12/08 195 Nộp tiền vào TK 1111 10,000,000 . Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 66
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Chương III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng được chính thức cổ phần hoá từ tháng 7 năm 2000. Đến nay, sau 9 năm hoạt động, công ty đã đạt được những thành tích đáng kể và ngày càng hoàn thiện hơn trong việc tổ chức bộ máy quản lý cũng như trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Thành công đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán vốn bằng tiền của phòng Kế toán – Tài chính của công ty. 3.1.1 Ưu điểm - Bộ máy kế toán của công ty vô cùng gọn nhẹ và linh hoạt, bao gồm 6 người. Mỗi nhân viên trong phòng kế toán đều có trình độ chuyên môn cao, xử lý vững các nghiệp vụ kế toán chuyên môn mà mình đảm nhiệm. Liên quan đến phần hành kế toán tiền mặt do nhân viên kế toán thuế chịu trách nhiệm. Liên quan đến phần hành kế toán tiền gửi ngân hàng do nhân viên kế toán xăng dầu đảm nhiệm. - Công tác kiểm tra các chứng từ kinh tế phát sinh trước khi nó trở thành chứng từ kế toán được thực hiện rất nghiêm ngặt. Do đó các chứng từ kế toán của công ty đều là các chứng từ hợp lý, hợp lệ. - Việc theo dõi, quản lý tiền mặt trong két sắt, kiểm kê số tồn quỹ thực tế và đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ với tài khoản tiền mặt của kế toán thuế được thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Do đó, nếu có chênh lệch sẽ kịp thời xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. - Công ty xử dụng phần mềm kế toán máy để hạch toán kế toán nên quá trình vào sổ sách kế toán được thực hiện nhanh chóng và đầy đủ. 3.1.2 Những hạn chế - Hiện tại, phần mềm kế toán máy mà công ty đang sử dụng chưa cập nhật được mẫu sổ sách kế toán theo quy định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Việc sử dụng mẫu sổ mới là phù hợp với quy định và giúp các thông tin trong sổ sách được rõ ràng và cụ thể hơn. - Công ty không sử dụng TK 113 - “Tiền đang chuyển”, nên không phản ánh Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 67
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng được tình hình biến động của vốn bằng tiền. Ví dụ bán hàng thu tiền nộp thẳng vào ngân hàng nhưng đến cuối kỳ kế toán mà ngân hàng chưa gửi giấy báo Có, do đó không thể phản ánh kịp thời phần doanh thu trong kỳ kế toán đó mà phải để đến kỳ sau, dẫn đến không thể phản ánh được đầy đủ, kịp thời lượng vốn bằng tiền hiện có của doanh nghiệp. - Nhìn chung, khả năng thanh toán của công ty trong năm 2008 là tốt nhưng xét về khả năng thanh toán nhanh là rất thấp. Điều này có thể làm ảnh hưởng uy tín của công ty trên thị trường. - Công ty bị chiếm dụng vốn nhiều hơn so với khoản đi chiếm dụng. Điều này chứng tỏ khả năng thu hồi vốn chậm, thời hạn thu tiền của doanh nghiệp ngày càng dài hơn, doanh nghiệp khó có điều kiện tích luỹ. 3.2 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng Trong quá trình thực tập và nghiên cứu về tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng, em xin đưa ra một số biện pháp sau:  Biện pháp 1: Công ty nên thay đổi mẫu sổ kế toán theo mẫu sau: Hiện tại, mẫu sổ kế toán mà công ty đang sử dụng chưa đúng theo mẫu chuẩn của Bộ Tài chính. Đối với phần hành kế toán vốn bằng tiền, công ty nên thay đổi hai mẫu sổ là Sổ Cái và Sổ Quỹ Tiền Mặt. Cụ thể như sau: Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 68
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng CT CP vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng 16-Ngô Quyền-Hải Phòng SỔ CÁI Tháng 12 năm 2008 Tên tài khoản: Tiền gửi ngân hàng Số hiệu: 112 Ngày Chứng từ Số hiệu Số tiền STT tháng ghi Diễn giải TK đối Số hiệu Ngày tháng dòng Nợ Có sổ ứng Số dư đầu tháng 2.007.492.886 Số phát sinh trong tháng 12/03/2008 106 12/03/2008 CHXD số 1 nộp tiền hàng 10 13881 177.000.000 12/05/2008 119 12/05/2008 Trả tiền mua XD ( Cty xăng dầu KV3) 11 3311 2.500.000.000 12/07/2008 136 12/07/2008 Tổng công ty XDVN tạm ứng cước vận tải tháng 11/2008 12 131VT 3.000.000.000 12/09/2008 147 12/09/2008 Trả một phần nợ gốc vốn vay 13 3151 70.000.000 13/12/08 156 13/12/08 Rút tiền gửi về quỹ tiền mặt 14 1111 2.000.000.000 14/12/08 172 14/12/08 BCH liên đoàn lao động trả tiền mua xăng dầu 15 13881 11.545.000 15/12/08 173 15/12/08 Thu tiền DD theo HĐ 13510,68498,68490 16 13881 369.389.265 21/12/08 184 21/12/08 Cty Lisemco 2 thanh toán tiền mua dầu diezel tháng 7/08 18 131XD 20.000.000 24/12/08 189 24/12/08 Trả tiền mua xăng dầu 19 3311 100.000.000 31/12/08 195 31/12/08 Nộp tiền vào TK 20 1111 10.000.000 Cộng số phát sinh tháng 11.432.796.338 13.027.002.816 Số dư cuối tháng 413.286.408 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 69
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng CT CP vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng 16-Ngô Quyền-Hải Phòng SỔ QUỸ TIỀN MẶT THÁNG 12/2008 Ngày Số hiệu chứng từ Số tiền Diễn Giải Ghi chú tháng Thu Chi Thu Chi Tồn 18/12 2109 Thanh toán tiền tạm ứng thừa 1.860.000 116.582.505 22/12 2145 Cty xdựng trang trí Thăng Long thanh toán tiền hàng 67.854.024 184.436.529 26/12 2153 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 100.000.000 284.436.529 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 70
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng  Biện pháp 2: Công ty nên sử dụng thêm TK 113 - “ Tiền đang chuyển” Để việc hạch toán kế toán vốn bằng tiền của công ty được chi tiết, cụ thể và đầy đủ hơn, Công ty nên sử dụng thêm tài khoản 113 - “ Tiền đang chuyển”. Việc sử dụng thêm tài khoản này không những phản ánh được đầy đủ lượng vốn bằng tiền hiện có của công ty mà còn giúp cho việc quản lý tài chính được kịp thời và chính xác hơn. Tài khoản 113 dùng để phản ánh các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, đã gửi vào bưu điện để chuyển vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có, trả cho các đơn vị khác hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại Ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của Ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau: - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào Ngân hàng. - Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho các đơn vị khác. - Thu tiền bán hàng nộp thuế vào Kho bạc (Giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và Kho bạc Nhà nước). * Việc sử dụng TK 113 được tuân thủ theo nguyên tắc: Bên Nợ: - Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ đã nộp vào Ngân hàng hoặc đã gửi bưu điện để chuyển vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có. - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ. Bên Có: - Số kết chuyển vào tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng, hoặc tài khoản có liên quan. - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ. Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 71
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng Số dư bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển cuối kỳ.  Biện pháp 3: Về khả năng thanh toán Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 A. Tổng tài sản ngắn hạn 50.387.293.880 49.842.200.947 B.Hàng tồn kho 33.481.709.376 30.968.665.242 C.Nợ ngắn hạn 42.553.675.327 33.219.350.097 Hệ số thanh toán nhanh (A-B)/C 0.39 0.57 Năm 2007, công ty có 39% tài sản ngắn hạn có tính thanh khoản cho mỗi đồng nợ đến hạn. Năm 2008, công ty có 57 % tài sản có tính thanh khoản cho mỗi đồng nợ đến hạn. Khả năng thanh toán nhanh của công ty mặc dù tăng lên so với năm 2007 nhưng vẫn không đảm bảo khả năng chi trả nợ đến hạn. Nguyên nhân do: - Tài sản ngắn hạn giảm, chiếm 49,77% so với tổng tài sản. - Giá trị hàng tồn kho quá lớn, chiếm 30,93 % so với tổng tài sản. - Tiền và tương đương tiền chiếm tỷ trọng rất thấp, chưa được 1% so với tổng tài sản. Trong kỳ công ty lại đầu tư vào chứng khoán ngắn hạn trị giá 4.378.778.127 đồng. Do đó các khoản trích lập dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn cũng tăng lên đáng kể là 3.490.727.200 đồng. Như vậy, khả năng thanh toán nhanh của công ty là rất thấp. Điều này có thể làm giảm uy tín của công ty trên thị trường. Công ty cần có những biện pháp thích hợp để tăng khả năng thanh toán, củng cố niềm tin với khách hàng. Một số biện pháp: - Cần nhanh chóng hoàn thiện và đưa vào bàn giao khu nhà Đông Hải thuộc quận Hải An - Hải Phòng để làm giảm chi phí hàng tồn kho. - Thực hiện các biện pháp quảng cáo, tiếp thị để sớm tìm được đầu ra cho khu nhà Đông Hải sau khi bàn giao, nhanh chóng thu hồi được vốn đầu tư.  Biện pháp 4: Về quản trị các khoản phải thu: Năm 2008 các khoản phải thu ngắn hạn tăng lên 2.882.739.241 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 23 %. Trong đó: Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 72
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng + Phải thu khách hàng tăng lên khá lớn 3.842.170.176 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 199,98 %. Điều này cho thấy công ty đã để khách hàng chiếm dụng vốn rất lớn. Công tác quản trị các khoản phải thu chưa thực sự hiệu quả. Công ty cần có biện pháp để thu hồi các khoản phải thu, giảm tối đa các khoản nợ xấu khó đòi. + trước cho người bán tăng lên 132.504.937 đồng tăng 3,05%. Do công ty đang đầu tư vào lĩnh vực bất động sản, đang bắt đầu triển khai một số dự án như khu nhà đất Đằng Hải, khu đất Phú Vân và dự án đang đi vào hoàn thiện là dự án nhà khu đất Đông Hải thuộc Quận Hải An – Hải Phòng. Các khoản trả trước cho người bán chủ yếu là trả trước cho công ty cổ phần xây dựng Ngô Quyền là 3.388.000.000 đồng, công ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải là 1.074.000.000 đồng. Tuy nhiên công ty cũng cần cân nhắc kỹ việc tăng các khoản trả trước cho người bán sẽ làm cho khoản bị chiếm dụng vốn tăng lên quá cao sẽ không tốt. Vốn của doanh nghiệp bị ứ đọng nhiều. Năm 2007, bình quân cứ 24 ngày thì các khoản phải thu hoàn thành 1 vòng quay. Năm 2008, bình quân 26 ngày thì mới hoàn thành 1 vòng các khoản phải thu. Nguyên nhân là do năm 2008, tốc độ tăng của doanh thu thấp hơn tốc độ tăng của các khoản phải thu bình quân.Tuy nhiên, ta thấy thời gian bình quân của 1 vòng quay khá dài ( gần 30 ngày). Để quản lý tốt các khoản phải thu, công ty cần có các chính sách tín dụng tốt, Chính sách tín dụng bao gồm các yếu tố: tiêu chuẩn bán chịu, thời hạn bán chịu, thời hạn chiết khấu, tỷ lệ chiết khấu. Bên cạnh đó, để tăng hiệu quả của biện pháp, công ty nên thực hiện đồng thời với các việc sau: - Trước khi quyết định cho nợ thì Công ty nên điều tra khả năng thanh toán của khách hàng. Khi khả năng thanh toán quá thấp thì Công ty sẽ không đồng ý cho nợ, hoặc phải có bảo lãnh để tránh nợ khó đòi. - Công ty cần quản lý chặt chẽ công nợ của khách hàng, đưa ra mức công nợ tối đa cho mỗi đối tượng, không để công nợ quá nhiều. - Với đối tượng khách hàng quen, đã có uy tín với công ty thì 1 tháng thanh toán 1 lần, đối với khách hàng mới giao dịch hoặc khả năng thanh toán thấp thì cứ Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 73
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng 15 ngày phải thanh toán 1 lần. Nếu không thanh toán sẽ không cho nợ nữa. Phụ biểu : Bảng phân tích tình hình tài sản và nguồn vốn Năm 2007 Năm 2008 Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Chỉ tiêu (đồng) (%) (đồng) (%) A. TỔNG TÀI SẢN 83,469,662,618 100 100,148,196,675 100 I, Tài sản ngắn hạn 50,387,293,880 60.37 49,842,200,947 49.77 1,Tiền và các khoản tương đương tiền 2,789,597,513 3.34 712,806,105 0.71 2,Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 1,181,605,600 1.42 2,069,656,627 2.07 3,Các khoản phải thu ngắn hạn 12,579,448,041 15.07 15,462,187,282 15.44 4,Hàng tồn kho 33,481,709,376 40.11 30,968,665,242 30.92 5,Tài sản ngắn hạn khác 354,933,350 0.43 628,885,691 0.63 II, Tài sản dài hạn 33,082,368,738 39.63 50,305,995,728 50.23 1,Các khoản phải thu dài hạn 42,701,000 0.05 42,701,000 0.04 2,Tài sản cố định 28,135,736,151 33.71 37,454,536,282 37.4 3,Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 4,657,000,000 5.58 9,657,000,000 9.64 4,Tài sản dài hạn khác 246,931,587 0.3 3,151,758,446 3.15 B. NGUỒN VỐN 83,469,662,618 100 100,148,196,675 100 I,Nợ phải trả 47,792,611,092 57.26 33,838,874,858 33.79 1,Nợ ngắn hạn 42,553,675,327 50.98 33,219,350,097 33.17 2, Nợ dài hạn 5,238,935,765 6.28 619,524,761 0.62 II, Nguồn vốn chủ sở hữu 35,677,051,526 42.74 66,309,321,817 66.21 1, Nguồn vốn, quỹ 35,484,697,468 42.51 65,538,260,539 65.44 2, Nguồn kinh phí 192,354,058 0.23 771,061,278 0.77 Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 74
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng KẾT LUẬN Vốn bằng tiền là một bộ phận rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó gắn liền với tất cả các khâu trong quá trình sản xuất . Do đó tổ chức kế toán vốn bằng tiền là một bộ phận rất quan trọng trong việc hạch toán kế toán. Qua thời gian thực tập tại Công ty đã giúp em thu được những kiến thức thực tế về tình hình tài chính của công ty. Đó là nhờ sự giúp đỡ tận tình của th â và các cô, chú, anh , chị phòng Tài chính kế toán Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hải Phòng Do những hạn chế nhất định về thời gian và trình độ nên bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong sự chỉ bảo của các thầy cô và ý kiến đóng góp của các bạn để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn.! Hải Phòng,ngày 16 tháng 6 năm 2009. Sinh viên Nguyễn Thị Huyền Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 75
Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty PTS Hải Phòng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hệ thống tài khoản kế toán – NXB Tài chính 2. Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ kế toán – NXB Tài chính 3. ‘Tài chính doanh nghiêp hiện đại”- chủ biên PGS.TS Trần Ngọc Thơ- Trường Đại học Kinh Tế TP HCM- NXB Thống Kê năm 2005. 4. Một số tài liệu do Công ty PTS cung cấp. Sinh viên : Nguyễn Thị Huyền- Lớp : QT 903K 76