Khóa luận Hoàn thiện tổ chức kế toán Vốn bằng tiền - Trần Thị Ngọc Hải

93 trang huongle 160

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện tổ chức kế toán Vốn bằng tiền - Trần Thị Ngọc Hải", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_to_chuc_ke_toan_von_bang_tien_tran_thi.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện tổ chức kế toán Vốn bằng tiền - Trần Thị Ngọc Hải

Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng LỜI NÓI ĐẦU Mỗi đơn vị kinh tế là một tế bào của nền kinh tế xã hội. Nền kinh tế xã hội càng phát triển thì kế toán ngày càng giữ vai trò hết sức quan trọng trong quản lý kinh doanh, vì nó là bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý tài chính có vai trò tích cực trong quản lý điều hành và kiểm soát của các hoạt động kinh tế của Nhà nƣớc cũng nhƣ các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn có một bộ phận vốn dừng lại ở hình thái tiền tệ, bộ phận này gọi là Vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền là loại tài sản đặc biệt, là vật ngang giá chung nên trong quá trình quản lý rất dễ xảy ra tham ô, lãng phí do vậy vốn bằng tiền cần đƣợc quản lý một cách chặt chẽ. Với kiến thức đã học trong nhà trƣờng và thực tế tìm hiểu tại Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức kế toán Vốn bằng tiền”, nhằm củng cố nâng cao kiến thức và hi vọng góp một phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện các nghiệp vụ cơ bản về kế toàn tài chính của doanh nghiệp. Nội dung của bài khoá luận gồm 3 phần nhƣ sau: Phần 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán Vốn bằng tiền trong Doanh nghiệp Phần 2: Thực tế tổ chức kế toán Vốn bằng tiền tại XN Vật tƣ và Vận tải Phần 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán Vốn bằng tiền tại XN Vật tƣ và Vận tải Trong thời gian thực hiện khoá luận em đã nhận đƣợc sự giúp đỡ của thầy cô trong khoa QTKD và đặc biệt là sự giúp đỡ chỉ bảo nhiệt tình của ThS. Hoà Thị Thanh Hƣơng, mặc dù đã cố gắng rất nhiều, nhƣng do trình độ còn hạn chế và thời gian có hạn nên khoá luận không tránh khỏi những thiếu sót. Do đó em rất mong nhận đƣợc sự góp ý phê bình của các thầy cô giáo để bài khoá luận đƣợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 28 tháng 06 năm 2010 Sinh viên Trần Thị Ngọc Hải Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 1
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng PHẦN 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VỐN BẰNG TIỀN VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1. Tổng quan về vốn bằng tiền 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của vốn bằng tiền 1.1.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền: Trong nền kinh tế thị trƣờng có sự điều tiết của Nhà nƣớc, một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trƣờng và làm ăn có hiệu quả thì nhất thiết phải có một lƣợng vốn nhất định. Qua mỗi giai đoạn vận động vốn không ngừng biến đổi cả về hình thái biểu hiện lẫn quy mô. Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản lƣu động, đƣợc biểu hiện dƣới hình thái tiền tệ, nó tồn tại dƣới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phƣơng tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.1.2. Đặc điểm vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tƣợng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nƣớc. 1.1.2. Phân loại vốn bằng tiền  Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp đƣợc chia thành: - Tiền Việt Nam - Ngoại tệ - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý  Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp gồm: - Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang đƣợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 2
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng - Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng. - Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phƣơng tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái nmnày sang trạng thái khác. 1.1.3. Vị trí và vai trò của vốn bằng tiền trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1.1.3.1. Vị trí: Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ khi bƣớc vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều nhất thiết cần một lƣợng vốn bằng tiền nhất định, trên cơ sở tạo lập vốn kinh doanh của doanh nghiệp, dùng nó vào việc mua sắm tài sản cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó vốn bằng tiền có một vị trí rất quan trọng, nó quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 1.1.3.2. Vai trò của vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa đƣợc sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tƣ, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Thiếu vốn là một trong những trở ngại và là một trong những nguyên nhân kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó vốn bằng tiền đóng một vai trò rất quan trọng, đảm bảo cho công tác sản xuất, kinh doanh đƣợc liên tục đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp. 1.1.4. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán Vốn bằng tiền 1.1.4.1.Vai trò của kế toán Vốn bằng tiền: Trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc quản lý và sử dụng vốn là một khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trƣởng hay suy thoái của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là đối tƣợng có khả năng phát sinh rủi ro hơn các loại tài sản khác, vì vậy nó cần đƣợc quản lý chặt chẽ, thƣờng xuyên kiểm tra kiểm soát các khoản thu chi bằng tiền là rất cần thiết. Trong quản lý ngƣời ta sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau nhƣ thống kê, Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 3
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng phân tích các hoạt động kinh tế nhƣng kế toán luôn đƣợc coi là công cụ quản lý kinh tế quan trọng nhất. Với chức năng ghi chép, tính toán, phản ánh giám sát thƣờng xuyên liên tục sự biến động của vật tƣ, tiền vốn, bằng các thƣớc đo giá trị và hiện vật, kế toán cung cấp các tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Các thông tin kinh tế tài chính do kế toán cung cấp giúp cho chủ doanh nghiệp và những ngƣời quản lý doanh nghiệp nắm vững tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nhƣ việc sử dụng vốn để từ đó thấy đƣợc mặt mạnh, mặt yếu để có những quyết định và chỉ đạo sao cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. 1.4.1.2. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền. - Giám đốc thƣờng xuyên thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng. - Hƣớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thƣờng xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt. - Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời. 1.2. Tổ chức kế toán Vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp. 1.2.1. Những quy định chung về hạch toán kế toán Vốn bằng tiền. - Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, trừ trƣờng hợp đƣợc phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác. - Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào Ngân hàng phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch (Tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 4
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh) để ghi sổ kế toán. Trƣờng hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt, gửi vào Ngân hàng hoặc thanh toán công nợ ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam thì đƣợc quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên Có các TK 1112, 1122 đƣợc quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 hoặc TK 1122 theo một trong các phƣơng pháp: Bình quân gia quyền, Nhập trƣớc, xuất trƣớc; Nhập sau, xuất trƣớc; Giá thực tế đích danh (nhƣ một loại hàng hóa đặc biệt). Nhóm Tài khoản Vốn bằng tiền có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ. Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì phản ánh số chênh lệch này trên các TK doanh thu, chi phí tài chính (nếu phát sinh trong giai đoạn SXKD, kể cả doanh nghiệp SXKD có hoạt động đầu tƣ XDCB) hoặc phản ánh vào TK 413 (Nếu phát sinh trong giai đoạn đầu tƣ XDCB - giai đoạn trƣớc hoạt động). Số dƣ cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải đƣợc đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố ở thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Ngoại tệ đƣợc kế toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên Tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” (Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán). - Đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản Vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lƣợng, trọng lƣợng, quy cách, phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đƣợc tính theo giá thực tế (Giá hoá đơn hoặc giá đƣợc thanh toán) khi tính giá xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý có thể áp dụng 1 trong 4 phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 5
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng  Nhóm tài khoản 11 – Vốn bằng tiền, có 3 tài khoản: - Tài khoản 111 – Tiền mặt; - Tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng; - Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển. 1.2.2. Hạch toán kế toán tiền mặt Mỗi doanh nghiệp đều có một lƣợng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thƣờng tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: giấy bạc ngân hàng Việt Nam, các loại ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp đƣợc tập trung tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. 1.2.2.1. Kế toán chi tiết tiền mặt a. Đối với tiền mặt là tiền Việt Nam  Các chứng từ, sổ sách sử dụng: Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu, chi. Lệnh thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc ngƣời có uỷ quyền) và kế toán trƣởng. Trên cơ sở các lệnh thu, chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu, chi. Phiếu thu (hoặc Phiếu chi): Do kế toán lập từ 2 đến 3 liên (đặt giấy than viết một lần hoặc in theo mẫu qui định), sau khi ghi đầy đủ nội dung trên phiếu và ký tên vào phiếu, chuyển cho kế toán trƣởng duyệt (riêng phiếu chi phải có chữ ký của thủ trƣởng đơn vi) một liên lƣu tại nơi lập phiếu, các liên còn lại chuyển cho thủ quỹ để thu (hoặc chi) tiền. Sau khi nhập (hoặc xuất) tiền thủ quỹ phải đóng dấu “đã thu” hoặc “đã chi” và ký tên vào phiếu thu, giữ một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho ngƣời nộp (hoặc nhận) tiền. Cuối ngày chuyển cho kế toán để ghi sổ. Trƣờng hợp phiếu thu, phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp, liên gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đƣợc đóng dấu. Phiếu thu, phiếu chi đƣợc đóng thành từng quyển và phải ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi phiếu thu (phiếu chi), số của từng phiếu thu (phiếu chi) phải đánh liên tục trong 1 kì kế toán. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 6
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Ngoài phiếu thu, phiếu chi là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản 111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi nhƣ: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng, biên lai thu tiền Kế toán tiền mặt sau khi nhận đƣợc phiếu thu, phiếu chi kèm theo chứng từ gốc do thủ quỹ chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên các chứng từ để tiến hành định khoản. Sau đó mới ghi vào “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” theo trình tự phát sinh của các khoản thu, chi (nhập, xuất) tiền mặt, tính ra số tồn quỹ vào cuối ngày. “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” dùng cho kế toán tiền mặt đƣợc mở theo mẫu số S07a- DN tƣơng tự sổ quỹ tiền mặt, chỉ khác là có thêm cột F “tài khoản đối ứng” để kế toán định khoản nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bên Nợ, bên Có TK 111- Tiền mặt  Nguyên tắc hạch toán: - Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu đƣợc chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”. - Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp đƣợc quản lý và hạch toán nhƣ các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có Phiếu thu, Phiếu chi và có đủ chữ ký của ngƣời nhận, ngƣời giao, ngƣời cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trƣờng hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. - Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất, quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 7
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. b. Đối với tiền mặt là ngoại tệ  Các quy định chung: Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ Liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán. Bên Có TK 1112 đƣợc quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 theo một trong các phƣơng pháp: Bình quân gia quyền; Nhập trƣớc, xuất trƣớc; Nhập sau, xuất trƣớc; Giá thực tế đích danh (nhƣ một loại hàng hoá đặc biệt). Tiền mặt bằng ngoại tệ ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007 “Ngoại tệ các loại” (TK ngoài Bảng Cân đối kế toán). Việc quy đổi ra đồng Việt Nam phải tuân thủ các quy định sau: - Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật tƣ, hàng hoá, tài sản cố định dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. - Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả đƣợc ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phá sinh. Các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc hạch toán vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá. - Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả. Số chênh Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 8
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc hach toán vào tài khoản 413.  Hạch toán thu đối với ngoại tệ: Nhập quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ, kế toán căn cứ vào tỷ giá giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá mua bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để quy đổi sang Đồng Việt Nam  Hạch toán chi đối với ngoại tệ: Xuất quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ để thanh toán, chi trả cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nếu có chênh lệch giữa tỷ giá thực tế thu ngoại tệ trong kỳ và tỷ giá ngày phát sinh nghiệp vụ chi ngoại tệ thì phản ánh số chênh lệch này trên tài khoản 515 (nếu lãi tỷ giá hối đoái) hoặc tài khoản 635 - Chi phí tài chính (nếu lỗ tỷ giá hối đoái):  Thời điểm cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán) theo tỷ giá hối đoái bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc công bố tại thời điểm cuối năm tài chính, có thể phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái (lãi hoặc lỗ). Doanh nghiệp phải chi tiết khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ này của hoạt động đầu tƣ xây dựng cơ bản (giai đoạn trƣớc hoạt động) (TK 4132) và của hoạt động sản xuất, kinh doanh (TK 4131): c. Đối với tiền mặt là vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các tài sản này thì phản ánh vào TK 111 (1113). Do vàng, bạc, đá quý có giá trị cao nên khi mua cần có đầy đủ các thông tin nhƣ: ngày mua, mẫu mã, độ tuổi, giá thanh toán Các loại vàng, bạc, đá quý đƣợc ghi sổ theo giá thực tế, khi xuất có thể sử dụng một trong Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 9
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng các phƣơng pháp tính giá thực tế nhƣ: phƣơng pháp giá đơn vị bình quân; nhập trƣớc, xuất trƣớc; nhập sau, xuất trƣớc hay phƣơng pháp thực tế đích danh. 1.2.2.2. Kế toán tổng hợp tiền mặt  Chứng từ, sổ sách sử dụng Cũng tƣơng tự nhƣ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp tiền mặt sử dụng các chứng từ để hạch toán nhƣ phiếu thu, phiếu chi, các lệnh chi, các hợp đồng Khi phát sinh nghiệp vụ thu, chi tiền kế toán sẽ lập phiếu thu (phiếu chi) trình giám đốc, kế toán trƣởng duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền và cập nhật số liệu vào sổ quỹ tiền mặt, sau đó kế toán tiền mặt sẽ tiến hành định khoản, ghi sổ cái và các sổ liên quan. Cuối kỳ kế toán tiền mặt đối chiếu số liệu để lên bảng cân đối và các báo cáo kế toán khác.  Tài khoản sử dụng Để hạch toán tiền mặt tại quỹ kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm: Bên Nợ: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ; - Số tiền mặt, ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê; - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ). Bên Có: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ; - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê; - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ). Số dƣ bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ,vàng bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 10
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Tài khoản 111 – Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt - Tài khoản 1112 – Tiền ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu chi ngoại tệ - Tài khoản 1113 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ.  Sơ đồ kế toán Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 11
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng a. Kế toán tổng hợp thu chi tiền mặt bằng tiền Việt Nam Kế toán tổng hợp thu chi tiền mặt bằng tiền Việt Nam đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.1) : 112 (1121) 111 (1111) 112 (1121) Rút tiền gửi Ngân hàng Gửi tiền mặt nhập quỹ tiền mặt vào Ngân hàng 131, 136, 138 141, 144, 244 Thu hồi các Chi tạm ứng, ký cƣợc, khoản nợ phải thu ký quỹ bằng tiền mặt 141, 144, 244 121, 128, 221 Thu hồi các khoản ký cƣợc, Đầu tƣ ngắn hạn, ký quỹ bằng tiền mặt dài hạn bằng tiền mặt 121, 128, 221 152, 153, 156 Thu hồi Mua vật tƣ, hàng hóa, cc, các khoản đầu tƣ TSCĐ bằng tiền mặt 311, 341 133 Vay ngắn hạn, Thuế GTGT đƣợc KT vay dài hạn 411, 441 627, 641, 642 Nhận vốn góp, vốn cấp Chi phí phát sinh bằng tiền mặt bằng tiền mặt 511, 512, 515, 711 311, 315, 331 Doanh thu HĐSXKD và HĐ Thanh toán nợ khác bằng tiền mặt bằng tiền mặt 3331 Thuế GTGT phải nộp Sơ đồ 1.1. Kế toán tiền mặt (VNĐ) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 12
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng b. Kế toán tổng hợp thu chi tiền mặt bằng ngoại tệ Kế toán tổng hợp thu chi tiền mặt bằng ngoại tệ đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau: (sơ đồ 1.2) : 131, 136, 138 111 (1112) 311, 331, 336, 338 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ ghi sổ hoặc bình quân liên Ngân hàng 515 635 515 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ 511, 515, 711 152, 153, 156, 133 Doanh thu, TN tài chính, thu Mua vật tƣ, hàng hóa, công nhập khác bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ (Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế tại thời điểm PS nghiệp vụ) tại thời điểm PS nghiệp vụ 515 635 Lãi Lỗ 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm Tất cả các nghiệp vụ trên đều phải đồng thời ghi đơn TK 007 - Ngoại tệ các loại. 007 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ - Doanh thu, TN tài chính, - Mua vật tƣ, hàng hóa, công TN khác bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ Sơ đồ 1.2. Kế toán tiền mặt (Ngoại tệ) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 13
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng 1.2.3. Kế toán tiền gửi Ngân hàng Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác đƣợc thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừa chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán. Theo chế độ quản lý tiền mặt, toàn bộ số tiền của doanh nghiệp trừ số đƣợc giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoả thuận của doanh nghiệp với Ngân hàng) đều phải gửi vào tài khoản tại Ngân hàng. Các khoản tiền của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt nhƣ tiền lƣu ký, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, thƣ tín dụng. Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số dƣ của từng loại tiền gửi. 1.2.3.1. Kế toán chi tiết tiền gửi Ngân hàng a. Đối với tiền gửi Ngân hàng là tiền Việt Nam  Chứng từ, sổ sách dùng để hạch toán chi tiết tiền gửi Ngân hàng - Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng. - Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. - Sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán bằng VNĐ (S31-DN), sổ chi tiết bán hàng, bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi ngân hàng,  Nguyên tắc hạch toán trên tài khoản 112 - TGNH - Căn cứ để hạch toán trên Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, ). - Khi nhận đƣợc chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 14
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chƣa xác định đƣợc nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) (Nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (Nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ. - Ở những đơn vị có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại). - Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở từng Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. b. Đối với tiền gửi Ngân hàng là ngoại tệ:  Sổ sách sử dụng: Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán bằng ngoại tệ ( S32-DN), sổ chi tiết theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ (S33-DN),  Nguyên tắc hạch toán: - Trƣờng hợp gửi tiền vào Ngân hàng bằng ngoại tệ thì phải đƣợc quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh (Sau đây gọi tắt là tỷ giá giao dịch BQLNH). Trƣờng hợp mua ngoại tệ gửi vào Ngân hàng đƣợc phản ánh theo tỷ giá mua thực tế phải trả. - Trƣờng hợp rút tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ thì đƣợc quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán TK 1122 theo một trong các phƣơng pháp: Bình quân gia quyền, Nhập trƣớc, xuất trƣớc; Nhập sau, xuất trƣớc; Thực tế đích danh. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 15
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng - Trong giai đoạn sản xuất, kinh doanh (Kể cả hoạt động đầu tƣ xây dựng cơ bản của doanh nghiệp SXKD vừa có hoạt động đầu tƣ XDCB) các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngoại tệ nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch này đƣợc hạch toán vào bên Có TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” (Lãi tỷ giá) hoặc vào bên Nợ TK 635 “Chi phí tài chính” (Lỗ tỷ giá). - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong giai đoạn đầu tƣ XDCB (giai đoạn trƣớc hoạt động) nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch tỷ giá liên quan đến tiền gửi ngoại tệ này đƣợc hạch toán vào TK 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái” (4132).Kế toán thực hiện tƣơng tự phần kế toán thu chi tiền mặt bằng ngoai tệ Ngoài ra, để theo dõi chi tiết các loại nguyên tệ kế toán mở sổ chi tiết TK 007. - Ở thời điểm cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản tiền gửi ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. Doanh nghiệp phải hạch toán chi tiết khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ này của hoạt động đầu tƣ xây dựng cơ bản (giai đoạn trƣớc hoạt động) vào TK 4132 và của hoạt động sản xuất, kinh doanh vào TK 4131. 1.2.3.2. Kế toán tổng hợp tiền gửi Ngân hàng  Chứng từ, sổ sách sử dụng: Giấy báo nợ, giấy báo có, bản sao kê, lệnh chuyển có, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, Ngoài ra còn sử dụng các sổ sách tổng hợp liên quan  Tài khoản sử dụng Hạch toán tiền gửi Ngân hàng (TGNH) đƣợc thực hiện trên tài khoản 112- TGNH. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này nhƣ sau: Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 16
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Bên Nợ: - Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí gửi vào Ngân hàng; - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ. Bên Có: - Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí rút ra từ Ngân hàng; - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ. Số dƣ bên Nợ: Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí hiện còn gửi tại Ngân hàng. Tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng, có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng Đồng Việt Nam. - Tài khoản 1122 – Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra Đồng Việt Nam. - Tài khoản 1123 – Vàng, bạc, kim khí quí, đá quí: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào, rút ra, và hiện đang gửi tại Ngân hàng. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 17
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng a. Kế toán tiền gửi Ngân hàng bằng tiền Việt Nam Kế toán tiền gửi Ngân hàng bằng tiền Việt Nam đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.3) : 111 112 (1121) 111 Gửi tiền mặt Rút tiền gửi Ngân hàng vào Ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 131, 136, 138 141, 144, 244 Thu hồi các Chi tạm ứng, ký cƣợc, khoản nợ phải thu ký quỹ bằng tiền gửi NH 141, 144, 244 121, 128, 221 Thu hồi các khoản ký cƣợc, Đầu tƣ ngắn hạn, ký quỹ bằng tiền gửi NH dài hạn bằng tiền gửi NH 121, 128, 221 152, 153, 156 Thu hồi Mua vật tƣ, hàng hóa, cc, các khoản đầu tƣ TSCĐ bằng TGNH 311, 341 133 Vay ngắn hạn, Thuế GTGT đƣợc KT vay dài hạn 411, 441 627, 641, 642 Nhận vốn góp, vốn cấp Chi phí phát sinh bằng tiền mặt bằng tiền gửi NH 511, 512, 515, 711 311, 315, 331 Doanh thu HĐSXKD và HĐ Thanh toán nợ bằng khác bằng tiền gửi tiền gửi Ngân hàng 3331 Thuế GTGT phải nộp Sơ đồ 1.3. Kế toán tiền gửi Ngân hàng (VNĐ) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 18
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng b. Kế toán tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ : Kế toán tiền gửi Ngân hàng là ngoại tệ đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.4) : 131, 136, 138 112 (1122) 331, 336, 338 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ ghi sổ hoặc bình quân liên Ngân hàng 515 635 515 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ 511, 515, 711 152, 153, 156, 133 Doanh thu, TN tài chính, thu Mua vật tƣ, hàng hóa, công nhập khác bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ (Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế tại thời điểm PS nghiệp vụ) tại thời điểm PS nghiệp vụ 515 635 Lãi Lỗ 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm Tất cả các nghiệp vụ trên đều phải đồng thời ghi đơn TK 007 - Ngoại tệ các loại. 007 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ - Doanh thu, TN tài chính, - Mua vật tƣ, hàng hóa, công TN khác bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ Sơ đồ 1.4. Kế toán tiền gửi Ngân hàng (Ngoại tệ) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 19
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng 1.2.4. Kế toán tiền đang chuyển Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nƣớc, đã gửi bƣu điện để chuyển cho Ngân hàng nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Có, trả cho đơn vị khác hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Nợ hay bản sao kê của Ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trƣờng hợp sau: - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào Ngân hàng; - Chuyển tiền qua bƣu điện để trả cho đơn vị khác; - Thu tiền bán hàng nộp thuế vào Kho bạc (Giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với ngƣời mua hàng và Kho bạc Nhà nƣớc). 1.2.4.1. Chứng từ sử dụng: - Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc - Các chứng từ gốc kèm theo khác nhƣ: séc các loại, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. 1.2.4.2. Tài khoản sử dụng: Việc hạch toán tiền đang chuyển đƣợc thực hện trên tài khoản 113- “Tiền đang chuyển”. Nội dung và kết cấu của tài khoản này nhƣ sau: Bên Nợ: - Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ đã nộp vào Ngân hàng hoặc đã gửi bƣu điện để chuyển vào Ngân hàng nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Có; - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ. Bên Có: - Số kết chuyển vào Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng, hoặc tài khoản có liên quan; Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 20
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ. Số dƣ bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển cuối kỳ. Tài khoản 113 - Tiền đang chuyển, có 2 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1131 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển. - Tài khoản 1132 - Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển. 1.2.4.3. Nguyên tắc kế toán tiền đang chuyển Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nƣớc hoặc đã gửi vào bƣu điện để chuyển cho ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng hối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ lệ trả cho đơn vị khác nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo nợ hay bảng sao k ê chi ti ết của ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền Ngân hàng Việt Nam và ngoại tệ các loại phát sinh trong các trƣờng hợp: - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng. - Chuyển tiền qua bƣu điện để trả cho đơn vị khác. - Các khoản tiền cấp phát, trích chuyển giữa đơn vị chính với đơn vị phụ thuộc, giữa cấp trên với cấp dƣới giao dịch qua Ngân hàng nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Nợ hoặc báo Có Kế toán theo dõi tiền đang chuyển cần lƣu ý: - Séc bán hàng thu đƣợc phải nộp vào Ngân hàng trong phạm vi thời hạn giá trị của séc. - Các khoản tiền giao dịch giữa các đơn vị trong nội bộ qua ngân hàng phải đối chiếu thƣờng xuyên để phát hiện sai lệch kịp thời. - Tiền đang chuyển có thể cuối tháng mới phản ánh một lần sau khi đã đối chiếu với ngân hàng. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 21
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng 1.2.4.4. Sơ đồ kế toán tiền đang chuyển Kế toán tiền đang chuyển đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.5) : 111, 112 113 111 Xuất tiền mặt gửi vào NH Nhận đƣợc giấy báo Có hoặc chuyển TGNH trả nợ của NH về số tiền đã gửi chƣa nhận đƣợc giấy báo Có 131, 138 331, 333, 338 Thu nợ nộp thẳng vào NH nhƣng Nhận đƣợc giấy báo Có chƣa nhận đƣợc giấy báo Có của NH về số tiền đã trả nợ 511, 512, 515, 711 Thu tiền bán hàng nộp vào NH chƣa nhận đƣợc GBC 3331 Thuế GTGT phải nộp 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm Sơ đồ 1.5. Kế toán tiền đang chuyển Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 22
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng 1.2.5. Các hình thức ghi sổ kế toán Vốn bằng tiền: Thực hiện ghi chép vào sổ sách kế toán là công việc có khối lƣợng rất lớn và phải thực hiện thƣờng xuyên, hàng ngày. Do đó, cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý hệ thống kế toán mới có thể tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu của công tác quản lý tại doanh nghiệp hoặc các báo cáo kế toán gửi cho cấp trên hay tại cơ quan Nhà nƣớc. Hình thức tổ chức sổ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lƣợng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phƣơng pháp ghi chép từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán. Việc lựa chọn nội dung và hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc vào một số điều kiện sau: + Đặc điểm của từng loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất phức tạp của hoạt động tài chính, quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, khối lƣợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít. + Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý. + Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán. + Điều kiện và phƣơng tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán. Hiện nay, theo chế độ quy định có 5 hình thức tổ chức sổ kế toán : - Nhật ký- sổ cái - Nhật ký chung - Nhật ký chứng từ - Chứng từ ghi sổ - Kế toán máy Mỗi hình thức đều có ƣu nhƣợc điểm riêng và chỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện thích hợp. Dƣới đây là trình tự ghi sổ kế toán của các hình thức ghi sổ: Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 23
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng  Hình thức Nhật ký chung: Phiếu thu, chi, giấy đề nghị tạm ứng, Sổ Nhật ký SỔ NHẬT KÝ Sổ quỹ tiền mặt, tiền đặc biệt CHUNG gửi SỔ CÁI TK 111, 112 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.6. Kế toán vốn bằng tiền của hình thức Nhật ký chung Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 24
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng  Hình thức Chứng từ ghi sổ: Phiếu thu, chi, HĐGTGT, UNC, giấy báo có, . Sổ quỹ Bảng tổng Sổ chi tiết tiền mặt hợp chứng TK 111, và ngoại từ cùng 112, 113 tệ loại Đăng ký chứng CHỨNG TỪ GHI SỔ TK 111, 112, 113 từ ghi sổ SỔ CÁI TK 111, Bảng tổng 112, 113 hợp chi tiết tài khoản 111, 112, 113 BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.7. Kế toán vốn bằng tiền của hình thức Chứng từ ghi sổ Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 25
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng  Hình thức Nhật ký chứng từ: Phiếu thu, chi, UNC, giấy báo có, sao kê tài khoản, . Sổ kế toán chi tiết TK 111, 112, NHẬT KÝ CHỨNG TỪ BẢNG 113 KÊ SỐ 1, SỐ 1, 2 BẢNG KÊ SỐ 2 Bảng tổng SỔ CÁI TK 111, hợp chi 112 tiết TK 111, 112, 113 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.8. Kế toán vốn bằng tiền của hình thức Nhật ký chứng từ Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 26
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng  Hình thức Nhật ký sổ cái: Phiếu thu, chi, HĐGTGT, UNC, giấy báo có, Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ chi tiền mặt, chứng từ cùng loại tiết TK tiền mặt 111, ngoại tệ 112, 113 NHẬT KÝ - SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết TK 111, 112, 113 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.9. Kế toán vốn bằng tiền của hình thức Nhật ký sổ cái  Hình thức Kế toán máy Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán máy là công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán đƣợc quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 27
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và Báo cáo tài chính theo quy định. CHỨNG TỪ SỔ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG - Báo cáo tài chính TỪ KẾ TOÁN - Báo cáo kế toán CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Sơ đồ 1.10. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán máy Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 28
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng PHẦN 2 THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI XÍ NGHIỆP VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI 2.1. Giới thiệu chung về Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp Vật tư và Vận tải. Chi nhánh Công Ty Cổ phần Đầu tƣ Thƣơng mại & Dịch vụ - TKV - Xí Nghiệp Vật Tƣ và Vận Tải đóng tại số 4 Cù Chính Lan - phƣờng Minh Khai - Hồng Bàng - Hải Phòng tiền thân là 1 Tổng kho thiết bị của Bộ công nghiệp nặng đƣợc hình thành từ thời kỳ chiến tranh chống Mỹ cứu nƣớc (1969) làm nhiệm vụ tiếp nhận, bảo quản, cung cấp thiết bị máy móc cho ngành Công nghiệp. Trong giai đoạn đế quốc Mĩ đánh phá miền Bắc ác liệt nhất với nhiệm vụ là tiếp nhận, vận chuyển hàng hoá trong ngành cũng nhƣ giải toả an toàn hàng hoá qua Cảng Hải Phòng, toàn thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp đã hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Khi đất nƣớc thống nhất, Xí nghiệp lúc đó là Tổng kho II thuộc Công ty Vật tƣ - Bộ Điện và Than. Xí nghiệp vẫn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ tiếp nhận và bảo quản hàng hoá dự trữ của Bộ Điện và Than. Đến đầu năm 1988, Tổng kho II sát nhập với Xí nghiệp Giao nhận vận chuyển lấy tên là Xí nghiệp Kinh doanh Dịch vụ Vật tƣ và Vận tải thuộc Công ty Xuất nhập khẩu Than (Coalimex) - Bộ Mỏ và Than (sau này chuyển thành Bộ Năng Lƣợng). Lúc này ngoài nhiệm vụ tiếp nhận và bảo quản hàng hoá dự trữ, Xí nghiệp còn đƣợc giao nhiệm vụ vận tải thuỷ, vận tải bộ vật tƣ thiết bị cho ngành Than. Khi nhà nƣớc thành lập một số Tổng công ty nhƣ: Tổng công ty 90, Tổng công ty 91 Trong đó có Tổng công ty Than Việt Nam đƣợc thành lập năm 1995, Xí nghiệp Kinh doanh Dịch vụ tách khỏi Công ty Coalimex và trực thuộc Công ty Thƣơng mại và Dịch vụ tổng hợp – TVN theo quyết định số 1214 TVN/TCNS ngày 04/07/1995 của Tổng Công ty Than Việt Nam. Thực hiện chƣơng trình đổi mới Cổ phần hoá Doanh nghiệp của Nhà nƣớc cũng nhƣ ngành Than, đến năm 2005, Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải với tên gọi Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 29
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng đầy đủ: Chi nhánh Công ty CP Đầu tƣ Thƣơng mại & Dịch vụ - TKV - Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải thuộc Công ty Cổ phần Đầu tƣ Thƣơng mại và Dịch vụ - TKV - Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng Sản Việt Nam. 2.1.1.1. Tình hình, đặc điểm của Xí nghiệp Vật tư và Vận tải. Tên đầy đủ của xí nghiệp: Chi nhánh Công ty Cổ phần Đầu tƣ Thƣơng mại và dịch vụ - TKV - Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải. Tên viết tắt: Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải. Mã số thuế: 02 00170658001 Giám đốc: Ông Nguyễn Văn Sỹ Địa chỉ: Số 4 Cù Chính Lan - Hồng Bàng - Hải Phòng. Điện thoại: (031) 3.823141 Fax: (031) 3.842984 Đăng ký kinh doanh số 0213001311 do Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tƣ Thành phố Hải Phòng cấp ngày 16/03/2007. Đơn vị chủ quản: Công ty Cổ phần Đầu tƣ Thƣơng mại và Dịch vụ – TKV. Tên giao dịch (tiếng Anh): ITASCO Trụ sở giao dịch: Số 1 Phan Đình Giót – Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: (04) 3.664.7595 Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Nhà nƣớc. Quy mô hoạt động: Doanh nghiệp lớn  Ngành nghề kinh doanh: Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0213001311 do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tƣ Thành phố Hải Phòng cấp đăng ký thay đổi lần thứ 2 ngày 16/03/2007, Ngành nghề kinh doanh của đơn vị bao gồm: + Sản xuất phụ tùng ô tô và các bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ. + Đóng tàu và cấu kiện nổi (đóng tầu đẩy 150 - 200 mã lực, xà lan 250 - 500 tấn) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 30
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng + Bán ô tô và các xe có động cơ khác, phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của xe ô tô và xe có động cơ. + Bán buôn hàng may mặc, hàng giày dép, máy móc thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, máy xây dựng, các loại máy khác. + Bán buôn máy móc thiết bị điện, vật liệu điện, xăng dầu, sắt thép. + Vận tải hàng hoá bằng đƣờng bộ, đƣờng thuỷ. + Kho bãi và lƣu trữ hàng hoá trong kho. 2.1.2. Những thuận lợi và khó khăn của Xí nghiệp Vật tư và Vận tải trong quá trình hoạt động. 2.1.2.1. Thuận lợi. Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải có địa chỉ tại Số 4 Cù Chính Lan – Hồng Bàng - Hải Phòng, quy mô hoạt động SXKD vừa với những điều kiện thuận lợi về môi trƣờng: Hải Phòng là thành phố Cảng có nền công nghiệp phát triển mạnh với vị trí thuận lợi tạo điều kiện cho việc giao lƣu buôn bán, thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế, có nhiều tiềm năng thu hút các nhà đầu tƣ trong và ngoài nƣớc, Hải Phòng cũng là thành phố có nhiều cảnh quan đẹp thu hút khách du lịch tham quan tạo mối quan hệ kinh tế các vùng, nguồn lao động dồi dào, con ngƣời Hải Phòng năng động, sáng tạo, biết tìm tòi, học hỏi và phát huy cái mới, giám đƣơng đầu với thử thách. Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải một đơn vị có bề dày về hoạt động tiếp nhận, vận chuyển vật tƣ hàng hoá với 07 đoàn xà lan thì 06 đoàn đƣợc đóng gần đây nhất, phù hợp với hoạt động vận chuyển hiện nay. Bên cạnh đó đƣợc sự giúp đỡ của Bộ Năng Lƣợng, cùng với mối quan hệ làm ăn lâu dài đã tạo điều kiện thúc đẩy hoạt động SXKD của Xí nghiệp phát triển. Đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ nghiệp vụ, trình độ tay nghề cao đã tạo nên bộ máy tổ chức đồng bộ, ăn khớp, hoạt động có hiệu quả, góp phần tạo nên sự vững mạnh của Xí nghiệp. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 31
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Trong suốt quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp, chính sự lãnh đạo của Ban giám đốc cùng với sự đoàn kết tập thể, sự nhất trí trong mọi hoàn cảnh, mọi hoạt động của cán bộ công nhân viên là yếu tố cơ bản giúp Xí nghiệp luôn đạt đƣợc những thành tích trong SXKD và thực hiện tốt nghĩa vụ của mình với Ngân sách Nhà nƣớc, trở thành đơn vị dẫn đầu toàn Công ty Đầu tƣ Thƣơng mại và Dịch vụ - Tổng Công ty Than Việt Nam. 2.1.2.2. Khó khăn. Phạm vi hoạt động SXKD của Xí nghiệp chủ yếu trong ngành than nhƣng do cơ chế thị trƣờng, Xí nghiệp vẫn phải chịu ảnh hƣởng rất lớn của sự cạnh tranh giữa các đơn vị trong ngành có cùng đặc điểm SXKD, chƣa kể đến đơn vị ngoài ngành. 2.1.2.3. Những thành tích cơ bản mà Xí nghiệp Vật tư và vận tải đạt được trong những năm gần đây. Những thành tích mà Xí nghiệp đạt đƣợc thể hiện cụ thể trong bảng kết quả về một số chỉ tiêu chủ yếu của Xí nghiệp ba năm gần đây nhƣ sau: STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 GT tổng sản lƣợng Đồng 97.808.972.006 194.421.138.379 245.837.422.516 2 Doanh thu thuần Đồng 139.647.826.973 236.236.083.009 288.471.354.945 3 Tổng chi phí Đồng 139.229.011.048 232.781.983.551 285.801.950.898 4 Lợi nhuận Đồng 418.815.925 3.454.099.548 2.669.404.047 5 Lao động BQ Ngƣời 196 198 198 6 Tiền lƣơng BQ Đồng 5.090.000 5.872.000 6.471.000 * Thông qua các số liệu ở bảng trên ta có thể thấy đƣợc những thành tích Xí nghiệp đạt đƣợc trong năm 2009 so với năm trƣớc - Giá trị tổng sản lƣợng của Xí nghiệp tăng 51.416.284.200đ - Số lao động BQ của Xí nghiệp kkông đổi so năm 2008 - Doanh thu thuần tăng 52.235.271.900đ - Tổng chi phí tăng 53.019.922.300đ - Lợi nhuận giảm 784.695.501đ Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 32
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Nhƣ vậy, trong năm 2009, Xí nghiệp đã thực hiện tốt công tác quản lý, sử dụng nhân tố lao động một cách hiệu quả làm tăng các chỉ tiêu kinh tế. Đây là một kết quả đáng đƣợc phát huy. Có nhiều yếu tố tích cực dẫn đến kết quả trên: Do đội ngũ cán bộ quản lý nhiều kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cũng nhƣ năng lực lãnh đạo ngày càng đƣợc nâng cao, nên đã góp phần thúc đẩy hoạt động SXKD của Xí nghiệp ngày càng phát triển. Do đội ngũ công nhân viên các tổ đội năng động, có kinh nghiệm về trình độ tay nghề, có thức trách nhiệm, luôn hoàn thành xuất sắc công việc đƣợc giao đem lại hiệu quả kinh tế cao trong công việc . 2.1.2.4. Tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Vật tư và Vận tải. Căn cứ vào quy mô, chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề sản xuất kinh doanh Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải đã tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến chức năng (Sơ đồ 2.1) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 33
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, điều hành của Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP P.GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT KINH DOANH PHÒNG PHÒNG KỸ PHÒNG PHÒNG TỔ PHÒNG PHHÒNG XƢỞNG S.C PHÒNG PHÒNG VẬN TẢI THUẬT T.NHẬN CHỨC T.CHÍNH KẾ HOẠC THỦY CẤP KINH THỦY VẬT TƢ HÀNG HÓA H.CHÍNH KẾ TOÁN PHÁT DOANH ĐOÀN ĐOÀN ĐOÀN ĐOÀN ĐOÀN ĐOÀN ĐỘI XE KHO QUẢNG TVN05 TVN06 TVN08 TVN09 TVN36 TVN46 KAMA YÊN Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 34
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng  Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý của Xí nghiệp:  Giám đốc Xí nghiệp. Là ngƣời điều hành mọi hoạt động SXKD của Xí nghiệp. Là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc Xí nghiệp và các cơ quan quản lý, cơ quan pháp luật Nhà nƣớc về toàn bộ hoạt động của Xí nghiệp về thu nộp các khoản phải nộp cho Nhà nƣớc và cấp trên. Điều hành trực tiếp và giao nhiệm vụ tham mƣu cho 2 Phó Giám đốc theo chức năng của mỗi ngƣời. Điều hành trực tiếp một số phòng nghiệp vụ về hoạt động SXKD bao gồm: - Phòng tổ chức hành chính về một tổ chức nhân sự, lao động tiền lƣơng. - Phòng kế hoạch về kế hoạch SXKD và ký kết các hoạt động kinh tế. - Phòng kế toán tài chính về quản lý tài chính, quản lý chi phí trong hoạt động SXKD về báo cáo tài chính và các khoản thu nộp. - Đội vận tải về kế hoạch SXKD của đội và các hợp đồng vận tải hàng hóa cho các nhà máy điện, đạm. - Chi nhánh kho Quảng Yên về tổ chức nhân sự quản lý SXKD chung. - Xƣởng sửa chữa phƣơng tiện thủy về tổ chức nhân sự, quản lý về SXKD, sửa chữa phƣơng tiện thủy và ngoài Xí nghiệp.  Phó Giám đốc kinh doanh. Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Xí nghiệp về các lĩnh vực trực tiếp tham gia điều hành quản lý kinh doanh của Xí nghiệp gồm: - Điều hành trực tiếp phòng kinh doanh về mua bán vật tƣ, hàng hóa.  Phó giám đốc kỹ thuật Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Xí nghiệp về công tác kỹ thuật, an toàn lao động tham gia điều hành: - Điều hành trực tiếp xƣởng sửa chữa về kỹ thuật, phƣơng án sửa chữa phƣơng tiện cho Xí nghiệp cũng nhƣ bên ngoài. - Điều hành trực tiếp phòng vận tải thủy bao gồm các đoàn phƣơng tiện thủy. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 35
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng  Phòng tổ chức hành chính. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Xí nghiệp về công tác nhân sự, lao động, tiền lƣơng và công tác nội chính trong Xí nghiệp Có nhiệm vụ tổ chức và quản lý nhân sự, lao động về tiền lƣơng của toàn Xí nghiệp, tổ chức quản lý phục vụ hành chính và quản lý điều hành hoạt động 05 xe con phục vụ trong Xí nghiệp.  Phòng kế hoạch Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Xí nghiệp về lập kế hoạch SXKD của Xí nghiệp, ký kết các hợp đồng kinh tế, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch theo các kỳ báo cáo, quản lý trực tiếp Đội Ô tô (bao gồm 10 xe Kamaz) vận chuyển than cho các Mỏ  Phòng kế toán tài chính Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Xí nghiệp về công tác thống kê, kế toán, tổ chức hạch toán quá trình SXKD, quản lý tài chính của Xí nghiệp. Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Xí nghiệp, trƣớc bộ máy quản lý tài chính cấp trên, trƣớc nhà nƣớc( thuế, tài chính ) về công tác hạch toán quá trình SXKD và việc chấp hành chế độ kế toán, tài chính. Có nhiệm vụ tham mƣu giúp việc cho lãnh đạo Xí nghiệp, cho các phòng ban chức năng, Xƣởng, Đội, cho mỗi công nhân viên về chế độ quản lý tài chính, chế độ tiền lƣơng, chi phí trong mỗi hoạt động SXKD.  Phòng tiếp nhận hàng hóa Chịu sự điều hành của Phó giám đốc kinh doanh về công tác lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện tiếp nhận và vận chuyển hàng hóa ủy thác của Tập đoàn, Công ty và các đơn vị thành viên trong Tập đoàn.  Phòng kinh doanh Chịu sự điều hành trực tiếp của Phó giám đốc kinh doanh về công tác kinh doanh hàng hóa, vật tƣ, thiết bị phụ tùng cung cấp cho các đơn vị trong và ngoài ngành.  Phòng kĩ thuật vật tư Chịu sự điều hành trực tiếp của Phó giám đốc kỹ thuật về vật tƣ, phụ tùng thay thế, kỹ thuật, an toàn của các phƣơng tiện vận tải trong Xí nghiệp, theo dõi tình hình xuất tồn kho vật tƣ hàng hoá của Xí nghiệp, theo dõi công tác sửa chữa phƣơng tiện của Xí nghiệp. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 36
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng  Phòng vận tải thuỷ Chịu sự điều hành trực tiếp của Phó giám đốc Xí nghiệp về công tác thực hiện các hợp đồng vận chuyển hàng với các đơn vị. Lập kế hoạch và tiến độ SXKD cho 6 đoàn phƣơng tiện thuỷ để vận chuyển than phục vụ trong và ngoài ngành.  Phòng cấp phát hàng Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc kinh doanh về công tác quản lý kho bãi và cầu cảng, giao nhận hàng hoá dự trữ của Tập đoàn.  Xưởng sửa chữa phương tiện thuỷ Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Xí nghiệp về cơ cấu quản lý nhân sự, quản lý kinh tế dƣới sự chỉ đạo của Phó giám đốc kỹ thuật về phƣơng diện lập dự toán sửa chữa phƣơng tiện cho Xí nghiệp, đảm bảo đúng kỹ thuật, chất lƣợng cho phƣơng tiện khi sửa chữa kể cả trong và ngoài Xí nghiệp.  Đội thanh tra bảo vệ Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng Tổ chức hành chính, làm công tác bảo vệ toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật của Xí nghiệp. Tổ chức phòng, chữa cháy cho toàn bộ hệ thống văn phòng, kho tàng, bến bãi. Tổ chức quản lý về dân quân tự vệ theo yêu cầu của quân sự địa phƣơng. 2.1.2.5. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán, hình thức kế toán, chính sách kế toán áp dụng tại Xí nghiệp Vật tư và Vận tải. a. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán. Xí nghiệp tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán đƣợc thực hiện tập trung ở phòng kế toán. Tại phòng Tài chính - kế toán, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ ban đầu, phân loại xử lý ghi sổ, hệ thống hoá số liệu, thực hiện chế độ báo cáo tài chính tháng, quý, năm để cung cấp thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý tài chính và cung cấp với các cơ quan quản lý Nhà nƣớc theo quy định. Việc tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp tạo ra đƣợc những mối quan hệ giữa các phần hành kế toán nhằm thực hiện đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động SXKD của Xí nghiệp. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp hoạt động có hiệu quả, thu thập thông tin nhanh chóng chính xác, kịp thời và tiết kiệm chi phí, đƣợc trình bày nhƣ trang sau (Sơ đồ 2.2) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 37
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải KẾ TOÁN TRƢỞNG Kế toán hàng Kế toán công Kế toán lƣơng – Kế toán Thuế, Kế toán Kế toán thanh Kế toán giá hóa nợ BH TSCĐ Nguyên, vật toán thành, thủ liệu quỹ - KT thuế và - KT vốn - KT các - KT BHXH, các khoản - KT nguyên bằng tiền - KT công nợ - Quản lý quã phải trả. khoản phải BHYT, KPCĐ, phải nộp nhiên vật liệu, - Tiền mặt& tiền mặt - Doanh thu thu của KH, - Các khoản NSNN, nộp công cụ, dụng tiền gửi ngân - KT giá hàng hóa, tiêu - Doanh thu phải thu, phải cấp trên cụ hàng thành vận tải thụ, tập hợp dịch vụ trả khác - TSCĐ - Giá thành thủy, bộ chi phí SXKD SX BHLĐ Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 38
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Theo sơ đồ trên:  Trưởng phòng kế toán: Là ngƣời trực tiếp phụ trách, điều hành toàn bộ, nghiệp vụ của phòng kế toán. Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Xí nghiệp, kế toán công ty về kết quả hoạt động của bộ máy kế toán Xí nghiệp, chịu trách nhiệm về số liệu, thông tin do bộ máy kế toán Xí nghiệp cung cấp. Trực tiếp tham gia công tác nghiệp vụ trong bộ máy kế toán của Xí nghiệp làm công tác kế toán tổng hợp, xác định kết quả SXKD, tổng hợp Báo cáo Tài chính và phân tích các hoạt động kinh tế của Xí nghiệp.  Kế toán hàng hoá: Phụ trách các phần hành bao gồm: Theo dõi các hoạt động kinh doanh hàng hoá của Xí nghiệp (xác định doanh thu, chi phí bán hàng hoá), các khoản công nợ phải trả cho ngƣời bán, tập hợp chi phí SXKD toàn Xí nghiệp.  Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu của khách hàng, theo dõi doanh thu các hoạt động dịch vụ vận tải bộ, thuỷ, sửa chữa phƣơng tiện thuỷ, cho thuê phƣơng tiện và cho thuê kho bãi và cảng của Xí nghiệp.  Kế toán lương và Bảo hiểm: Tính và thanh toán tiền lƣơng, thƣởng và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản vay phải trả Ngân hàng và cán bộ công nhân viên.  Kế toán thuế, TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động về tài sản, trích khấu hao, tình hình sửa chữa TSCĐ. Kê khai và hạch toán thuế và các khoản nộp ngân sách, các khoản trích nộp cấp trên (Công ty).  Kế toán giá thành và thủ quỹ: Theo dõi thu chi tiền mặt tại Xí nghiệp, đồng thời theo dõi giá thành của các đoàn phƣơng tiện trong Xí nghiệp. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 40
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng b. Hình thức ghi sổ kế toán, chính sách và phƣơng pháp kế toán áp dụng tại Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải.  Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại Xí nghiệp - Công ty áp dụng hình thức kế toán máy theo hình thức Nhật kí – chứng từ. Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán theo một chƣơng trình phần mềm. Hiện nay Xí nghiệp đang sử dụng phần mềm CADS 2002 do Tổng công ty thuê chuyên gia lập trình và cài đặt theo hình thức Nhật kí chứng từ. Từ màn hình máy tính, kích đúp vào biểu tƣợng CADS 2002, nhập mật khẩu ngƣời sử dụng màn hình, giao diện màn hình sẽ hiện ra. Sơ đồ 2.3. Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh: CHỨNG TỪ SỔ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG - Báo cáo tài chính TỪ KẾ TOÁN - Báo cáo kế toán CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Do Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải sử dụng phần mềm kế toán CASD 2002 nên từ các chứng từ gốc đƣợc kế toán nhập số liệu vào phần mềm sau đó phần mềm tự chạy vào các sổ sách có liên quan. Đến cuối tháng hoặc cuối quý thì in các sổ Tổng hợp. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo hình thức kế toán Nhật kí – chứng từ nên có các loại sổ không hoàn toàn giống mẫu sổ của hình thức Nhật kí chứng từ ghi bằng tay nhƣ: Bảng kê, Nhật kí chứng từ, Sổ chi tiết, Sổ cái. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 41
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Màn hình giao diện CADS 2002 Chính sách kế toán áp dụng tại Xí nghiệp Vật tư và Vận tải. - Kế toán hàng tồn kho tại Xí nghiệp theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phƣơng pháp thẻ song song. - Tính giá xuất kho theo phƣơng pháp đích danh. - Kế toán thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. - Phƣơng pháp tính khấu hao cơ bản TSCĐ theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. - Niên độ kế toán từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dƣơng lịch. - Đơn vị tiền tệ: Xí nghiệp áp dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. 2.2. Thực tế tổ chức kế toán Vốn bằng tiền tại Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải. Vốn bằng tiền của Xí nghiệp bao gồm tiền mặt tồn quỹ và tiền gửi ngân hàng. Tại Xí nghiệp chỉ phát sinh các nghiệp vụ là Đồng Việt Nam, không phát sinh các giao dịch liên quan đến ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. 2.2.1. Thực tế tổ chức kế toán tiền mặt tại Xí nghiệp Vật tư và Vận tải Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 42
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng - Tiền mặt đƣợc thủ quỹ bảo quản trong két sắt an toàn của Xí nghiệp. - Nguyên tắc quản lý tiền mặt tại Xí nghiệp đƣợc chấp hành nghiêm chỉnh các quy định và chế độ quản lý, lƣu thông tiền tệ hiện hành của Nhà nƣớc. - Thủ quỹ đảm nhận việc thu chi tiền mặt ở quỹ của Xí nghiệp. Khi phát sinh nghiệp vụ về tiền mặt, kế toán tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi. 2.2.1.1. Chứng từ sử dụng - Phiếu thu - Phiếu chi - Hóa đơn GTGT - Giấy nộp tiền - Giấy thanh toán tiền. - Biên lai thu tiền - Giấy đề nghị thanh toán 2.2.1.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản 111 - Tiền mặt 2.2.1.3. Sổ sách sử dụng - Sổ quỹ tiền mặt. - Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt - Nhật kí chứng từ số 1 - Bảng kê số 1 - Bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản - Sổ cái tài khoản 111 2.2.1.4. Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt a. Kế toán chi tiết tiền mặt.  Các nghiệp vụ thu tiền mặt Các nghiệp vụ thu tiền mặt chủ yếu của Xí nghiệp bao gồm : - Thu từ việc bán hàng hoá, kinh doanh dịch vụ, cho thuê kho bãi. - Thu tạm ứng - Các khoản thu khác Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 43
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng  Lập phiếu thu trên phần mềm - Phiếu thu do kế toán lập: Sau khi nhập đầy đủ nội dung trên phiếu, kế toán in ra 2 liên và kí vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trƣớc khi ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu “Đã thu tiền”. Nhƣ vậy Phiếu thu đƣợc đính kèm và lƣu trữ với các chứng từ gốc khác nhƣ Hóa đơn GTGT (Liên 3: Nội bộ). Nghiệp vụ 1 : Ngày 04/11/2009, Công ty Khánh Chi nộp tiền thuê kho bãi cho Xí nghiệp. Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0006675 (Biểu số 2.1), kế toán viết phiếu thu số PT255A (Biểu số 2.2) Từ màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Giao dịch chọn danh mục Chứng từ kế toán, màn hình hiện lên danh mục Phiếu thu, sau đó kích chuột trái vào Phiếu thu màn hình xuất hiện của sổ bao gồm một loạt Phiếu thu, ấn Enter sẽ xuất hiện Phiếu thu gần nhất, ấn F4 hiện lên Phiếu thu mới tiếp theo sau đó kế toán tiến hành nhập số liệu. Ấn F10 phần mềm tự động lƣu thì số liệu trên phiếu thu đi vào Sổ chi tiết TK111. Giao diện phiếu thu Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 44
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2. 1 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG MB/2008 B Liên 3 : Lƣu nội bộ 0006675 Ngày 04 tháng 11 năm 2009 Đơn vị bán hàng: CN CTY CP ĐẦU TƢ THƢƠNG MẠI VÀ DV TKV – XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI Địa chỉ: Số 04 – Cù Chính Lan - HP Số tài khoản: 0 2 0 0 1 7 0 2 5 8 Điện thoại: MS: 0 6 0 6 0 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Thƣơng mại và vận tải Khánh Chi Địa chỉ: 84 Trần Khánh Dƣ, Ngô Quyền - Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 0 2 0 0 7 4 7 6 3 1 1 2 8 3 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lƣợng4 6 Đơn giá Thành tiền Tính A B C 1 2 3=1x2 1 Thuê kho bãi tháng 11/2009 5.200.000 Cộng tiền hàng: 5.200.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 520.000 Tổng cộng tiền thanh toán 5.720.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm triệu bảy trăm hai mƣơi nghìn đồng chẵn. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 45
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.2 Đơn vị: XN Vật tƣ và Vận tải Mẫu số 01 -TT Địa chỉ: Số 2 Cù Chính Lan - HP Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC PHIẾU THU Số: PT 330 Ngày 04 tháng 11 năm 2009 Nợ: 1111 Có: 511, 3331 Ngƣời nộp tiền: Bùi Thị Gấm (Công ty Khánh Chi) Địa chỉ: 84 Trần Khánh Dƣ, Ngô Quyền, HP Lý do nộp: Thu tiền thuê kho bãi tháng 11/09 Số tiền: 5.720.000 đ ( viết bằng chữ ) Năm triệu bảy trăm hai mƣơi nghìn đồng chẵn. Kèm theo chứng từ gốc Đã nhận đủ tiền (viết bằng chữ): Năm triệu bảy trăm hai mươi nghìn đồng chẵn. Ngày 04 tháng 11 năm 2009 Thủ trƣởng đơn vị Kế toán trƣởng Ngƣời lập phiếu Ngƣời nộp Thủ quỹ  Các nghiệp vụ chi tiền mặt Các nghiệp vụ chi tiền mặt chủ yếu của Xí nghiệp bao gồm : - Chi tạm ứng - Chi mua vật tƣ, tài sản, hàng hóa, công cụ dụng cụ, nhiên liệu - Chi thanh toán lƣơng, thƣởng cho cán bộ công nhân viên - Chi trả nợ cho ngƣời bán và Ngân hàng - Chi các khoản nộp ngân sách Nhà nƣớc - Các khoản chi khác  Lập phiếu chi trên phần mềm - Phiếu chi do kế toán lập, sau khi nhập đầy đủ nội dung trên phiếu, kế toán in ra 1 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký của ngƣời lập phiếu, kế toán trƣởng, giám đốc, thủ quỹ mới đƣợc xuất quỹ. Và khi nhận đủ số tiền, ngƣời nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Thủ quỹ dùng phiếu chi này để ghi sổ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 46
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng vào sổ kế toán. Nhƣ vậy phiếu chi đƣợc đính kèm và lƣu trữ với các chứng từ gốc khác nhƣ Hóa đơn GTGT (Liên 2: Giao cho khách hàng) Sau đây em xin trích một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản chi tháng 11 năm 2009 tại Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải. Nghiệp vụ 2 : Ngày 04/11/2009, từ Hóa đơn GTGT (Biểu 2.3) nhận đƣợc từ Nhà hàng Hàn Quốc, bà Bùi Thị Loan đã viết Giấy đề nghị thanh toán (Biểu 2.4) tiền cho Nhà hàng Hàn Quốc, căn cứ vào hoá đơn GTGT, Giấy đề nghị thanh toán đã đƣợc phê duyệt, kế toán lập phiếu chi số 1071 (Biểu 2.5) và chuyển cho Giám đốc, kế toán trƣởng kí duyệt. Sau khi Giám đốc, kế toán trƣởng đã duyệt chi số tiền thủ quỹ tiến hành xuất quỹ. Từ màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Giao dịch, chọn danh mục phiếu chi sau đó kích chuột trái vào phiếu chi màn hình xuất hiện của sổ bao gồm một loạt Phiếu chi, ấn Enter sẽ xuất hiện Phiếu chi gần nhất, ấn F4 hiện lên Phiếu chi mới tiếp theo sau đó kế toán tiến hành nhập số liệu. Ấn F10 phần mềm tự động lƣu thì số liệu trên phiếu chi đi vào Sổ chi tiết TK111. Giao diện phiếu chi Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 47
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.3 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG MB/2008 B Liên 3 : Lƣu nội bộ 0006399 Ngày 03 tháng 11 năm 2009 Đơn vị bán hàng: CTY CP TM BẠCH CHANG MY Số tài khoản: 0 2 0 0 8 5 1 7 4 5 Điện thoại: MS: 0 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: CN CTY CP ĐẦU TƢ TM & DV TKV – XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI Địa chỉ: Địa chỉ: Số 04 – Cù Chính Lan - HP Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 0 2 0 0 1 7 0 6 5 8 8 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lƣợng 6 Đơn giá Thành tiền tính A B C 1 2 3=1x2 1 Tiếp khách ngày 2 + 3/ 11/2009 5.810.000 Cộng tiền hàng: 5.810.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 581.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 6.391.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu ba trăm chín mươi mốt nghìn đồng. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 48
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.4 CN CTY CP ĐTM & DV – TKV - XNVT&VT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ngày 03 tháng 11 năm 2009 Kính gửi: Bà Giám đốc Xí nghiệp Tên tôi là: Bùi Thị Loan Thuộc Phòng TCHC Đề nghị Giám đốc Xí nghiệp duyệt chi về việc tiếp khách Công ty CP than Đèo Nai – TKV, CTY CP Vận tải Viễn Dƣơng Năm Triệu. Tổng số tiền: 6.391.000 Bằng chữ: Sáu triệu ba trăm chín mươi mốt nghìn đồng. Hải Phòng, ngày 03 tháng 11 năm 2009 Ngƣời đề Kế toán trƣởng Phụ trách đơn vị Giám đốc duyệt nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 49
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2. 5 Đơn vị: XN Vật tƣ và Vận tải Mẫu số 02-TT Địa chỉ: Số 4 Cù Chính Lan – Hồng Bàng - Theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC HP ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trƣởng BTC PHIẾU CHI Số: PC1071 Ngày 03 tháng 11 năm 2009 Nợ: 642; 1331 Có: 111 Ngƣời nhận tiền: Bùi Thị Loan Địa chỉ: Phòng KTTC Lý do chi: Trả tiền tiếp khách Cty CP Than Đèo Nai Số tiền: 6.391.000 ( viết bằng chữ ) Sáu triệu ba trăm chín mƣơi mốt nghìn đồng Kèm theo: 01 HĐ000667 Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ Sáu triệu ba trăm chín mươi mốt nghìn đồng. Ngày 03 tháng 11 năm 2009 Thủ trƣởng đơn vị Kế toán trƣởng Ngƣời lập Ngƣời nhận Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  Sổ quỹ tiền mặt Từ các phiếu thu, phiếu chi kèm theo chứng từ gốc trên, thủ quỹ tiến hành ghi Sổ quỹ tiền mặt. (Biểu 2.6) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 50
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.6 CTY CP ĐTTM&DV- TKV XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI SỔ QUỸ TIỀN MẶT Từ ngày: 01/11/2009 đến ngày: 30/11/2009 Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú Ngày Thu Chi Thu Chi Tồn Dƣ đầu 318.635.069 02/11 PT250 Thu tiền thuê văn phòng 2.200.000 320.835.069 T10/09 03/11 PT255 Rút TGNH về nhập quỹ 300.000.000 645.792.053 03/11 PC1071 Chi tiếp khách (CT CP 5.810.000 Than Đèo Nai) 581.000 04/11 PT330 Thu tiền thuê kho bãi 5.200.000 634.051.053 T11/09 520.000 29/11 PC1060 Mua trang bị đồng phục thu 7.650.000 5.237.457 đông cho CBCNV hàng của 382.000 CT Khánh Hƣng Dƣ cuối 3.862.457 (Trích Sổ quỹ tiền mặt của Xí nghiệp Vật tư và Vận tải) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 51
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Trên màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Báo cáo thì sẽ hiện lên Báo cáo kế toán gồm một loạt Sổ sách cần báo cáo. Kích chuột trái vào Báo cáo quản trị chung cửa sổ sẽ hiện lên danh sách các sổ sách cần in sau đó kích chuột trái vào Sổ chi tiết tài khoản theo tài khoản đối ứng, hiện lên cửa sổ thì kế toán nhập mã TK 111 của tháng 11: chọn từ 01/11/2009 đến 30/11/2009 sau đó ấn “Nhận” thì sẽ hiện ra Sổ chi tiết TK111 (Bảng 2.1) Bảng 2.1 Giao diện in Sổ chi tiết TK111 Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 52
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.7 CN CTY CP ĐTTM&DV-TKV- XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN THEO TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNG Từ ngày: 01/11/2009 đến ngày 30/11/2009 Tài khoản 111– Tiền mặt Dƣ nợ đầu ngày 318.635.069 Phát sinh nợ 3.848.124.690 Phát sinh có 4.162.897.302 Dƣ nợ cuối ngày 3.862.457 Ngày Số CT Diễn giải TKĐƢ PS Nợ PS Có 2/11 250 Thu tiền thuê văn phòng T10 1312 2.200.000 2/11 251 Thu tiền điện quý 3 1312 3.928.000 2/11 254 Thu tiền đặt cọc (DNTN Trúc Mai) 344 35.000.000 03/11 1071 Chi tiếp khách (CTy Than Đèo Nai) 642 5.810.000 Thuế GTGT 1331 581.000 04/11 330 Thu tiền thuê kho bãi T10/09 511 5.200.000 Thuế GTGT 3331 520.000 26/11 1014 Trả tiền VC than (Đội VTTBCH QS 3312 12.027.397 Thái Bình) 30/11 1071 Chi tiếp khách (CTy Than Đèo Nai) 642 10.826.753 Thuế GTGT 133 1.202.972 Ngày tháng năm Ngƣời lập (Trích Sổ chi tiết TK 112 của Xí nghiệp Vật tư và Vận tải) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 53
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng b. Kế toán tổng hợp tiền mặt.  Kế toán tổng hợp thu tiền mặt Từ màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Tổng hợp cuối tháng thì sẽ hiện ra cửa sổ tháng cần tổng hợp sau đó ấn Nhận thì phần mềm sẽ tự động tổng hợp. Trên màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Báo cáo thì sẽ hiện lên Báo cáo kế toán gồm một loạt Sổ sách cần báo cáo. Kích chuột trái vào Báo cáo quản trị chung cửa sổ sẽ hiện lên danh sách các sổ sách cần in sau đó kích chuột trái vào Bảng kê chứng từ của một tài khoản, hiện lên cửa sổ thì kế toán nhập mã TK 111rồi chọn từ 01/11/2009 đến 30/11/2009 sau đó ấn “Nhận” thì sẽ hiện ra Bảng kê số 1 (Bảng 2.2) Bảng 2.2. Giao diện bảng kê số 1 Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 54
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.7 CN CTY CP ĐTTM&DV-TKV- XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI BẢNG KÊ SỐ 1 Ghi Nợ Tk: 111 – Tiền mặt Từ ngày: 01/11/2009 đến ngày: 30/11/2009 Số dƣ đầu tháng: 318.635.069 Dƣ cuối Ngày Cộng PS nợ TK Có 112 TK Có 131 TK Có 138 TK Có 141 TK Có 311 TK Có 344 ngày 02/12 64.178.000 14.178.000 15.000.000 35.000.000 345.792.053 03/11 300.000.000 300.000.000 618.716.053 04/11 5.720.000 329.821.053 07/11 500.000.000 500.000.000 825.564.053 11/11 69.548.100 19.548.100 50.000.000 770.361.653 13/11 1.004.370.000 1.000.000.000 4.370.000 842.216.322 19/11 200.000.000 200.000.000 694.294.797 20/11 1.005.300.002 1.000.000.000 5.000.000 300.002 760.789.989 27/11 97.950.00 15.950.000 82.000.000 587.756.951 30/11 601.058.588 600.000.000 1.058.588 3.862.457 Cộng 3.848.124.690 3.600.000.000 40.848.000 1.358.590 105.918.100 65.000.000 35.000.000 Số dƣ cuối tháng: 3.862.457 NGÀY THÁNG NĂM . Ngƣời lập (Trích bảng kê số 1 của Xí nghiệp Vật tư và Vận tải) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 55
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng  Kế toán tổng hợp chi tiền mặt Trên màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Báo cáo thì sẽ hiện lên Báo cáo kế toán gồm một loạt Sổ sách cần báo cáo. Kích chuột trái vào Báo cáo Nhật kí chứng từ cửa sổ sẽ hiện lên danh sách các Nhật kí chứng từ sau đó kích chuột trái vào Nhật kí chứng từ số 1, hiện lên cửa sổ thì kế toán nhập mã TK 111 của tháng 11: chọn từ 01/11/2009 đến 30/11/2009 sau đó ấn “Nhận” thì sẽ hiện ra Nhật kí chứng từ số 1 (Bảng 2.3) Bảng 2.3. Giao diện Nhật kí chứng từ số 1 Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 56
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.8 CN CTY CP ĐTTM&DV-TKV- XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có Tk: 111 – Tiền mặt Từ ngày: 01/11/2009 đến ngày 30/11/2009 Dƣ cuối Ngày Cộng PS Có TK nợ 133 TK nợ 141 TK nợ 152 TK nợ 153 TK nợ 311 TK nợ 331 TK nợ 334 TK nợ 338 TK nợ 641 TK nợ 642 ngày 01/11 37.021.016 1.549.047 3.500.000 20.988.000 1.733.969 345.792.053 02/11 27.076.00 1.966.000 3.700.000 9.000.000 12.410.000 618.716.053 03/11 294.615.000 581.000 289.500.000 300.000 5.810.000 20/11 938.804.810 3.340.739 14.548.569 1.750.000 1.834.000 16.592.000 12.458.000 760.789.989 . . . `25/11 62.087.500 537.500 300.000 582.281.061 30/11 1.184.953.082 5.379.517 14.000.000 10.340.909 7.820.000 474.854.922 595.203.540 9.736.523 12.029.725 Cộng 4.162.897.302 30.173.582 134.700.000 19.118.909 37.956.386 2.307.079.202 39.340.410 1.022.737.540 2.655.000 119.616.523 102.155.932 Số dƣ cuối tháng: 3.862.457 Ngày tháng năm Ngƣời lập (Trích Nhật kí chứng từ số 1 của Xí nghiệp Vật tư và Vận tải) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 57
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Trên màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Báo cáo thì sẽ hiện lên Báo cáo kế toán gồm một loạt Sổ sách cần báo cáo. Kích chuột trái vào Báo cáo quản trị chung cửa sổ sẽ hiện lên danh sách các Sổ tổng hợp sau đó kích chuột trái vào Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản theo tài khoản đối ứng, hiện lên cửa sổ thì kế toán nhập mã TK 111: chọn từ 01/11/2009 đến 30/11/2009 sau đó ấn “Nhận” thì sẽ hiện ra Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản (Bảng 2.4) Bảng 2.4. Giao diện Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 58
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.9 CN CTY CP ĐTTM&DV-TKV- XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI BẢNG TỔNG HỢP PHÁT SINH TÀI KHOẢN Từ ngày: 01/11/2009 đến ngày 30/11/2009 Tài khoản 111 – Tiền mặt Dƣ nợ đầu ngày 318.635.069 Phát sinh nợ 3.848.124.690 Phát sinh có 4.162.897.302 Dƣ nợ cuối ngày 3.862.457 TKĐƢ Tên tài khoản Phát sinh nợ Phát sinh có 112 Tiền gửi ngân hàng 3.600.000.000 131 Phải thu khách hàng 40.848.000 133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 30.173.582 136 Phải thu nội bộ 163.500.000 138 Phải thu khác 1.358.590 141 Tạm ứng 105.918.100 134.700.000 152 Nguyên liệu, vật liệu 19.118.909 153 Công cụ, dụng cụ 37.956.386 154 Chi phí SXKD dở dang 136.638.395 311 Vay ngắn hạn 65.000.000 2.307.079.202 331 Phải trả cho ngƣời bán 39.340.410 334 Phải trả công nhân viên 1.022.737.540 338 Phải trả, phải nộp khác 2.655.000 344 Nhận kí quỹ, kí cƣợc dài hạn 35.000.000 627 Chi phí SX chung 47.225.423 641 Chi phí bán hàng 119.616.523 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 102.155.932 Ngày tháng năm Ngƣời lập (Trích Bảng tổng hợp PS Tài khoản của XN Vật tư và Vận tải) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 59
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng  Để xem Sổ cái TK 111 Từ màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Tổng hợp cuối tháng thì sẽ hiện ra cửa sổ tháng cần tổng hợp sau đó ấn Nhận thì phần mềm sẽ tự động tổng hợp. Trên màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Báo cáo thì sẽ hiện lên Báo cáo kế toán gồm một loạt Sổ sách cần báo cáo. Kích chuột trái vào Báo cáo tài chính cửa sổ sẽ hiện lên danh sách các sổ sách cần in sau đó kích chuột trái vào Sổ cái tài khoản theo quý hoặc năm, hiện lên cửa sổ thì kế toán nhập mã TK cần in sẽ hiện ra cửa sổ: chọn quý 4 sau đó ấn “Nhận” thì sẽ hiện ra Sổ cái (Bảng 2.5) Bảng 2.5. Giao diện Sổ cái Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 60
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.10. Sổ cái CN CTY CP ĐTTM&DV-TKV- XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI SỔ CÁI TÀI KHOẢN 111 QUÝ 4 NĂM 2009 TK PS NỢ PS CÓ PS Nợ T10 PS Có T10 PS Nợ T11 PS Có T11 PS Nợ T12 PS Có T12 Luỹ kế PS Nợ Luỹ kế PS Có Đƣ Dƣ đầu 349.155.670 349.155.670 318.635.069 3.862.457 522.741.055 TPS 13.144.894.874 11.670.296.609 1.712.474.164 3.848.124.690 4.162.897.302 7.584.296.020 5.764.404.542 33.779.962.790 32.478.949.910 Dƣ 1.823.753.935 318.635.069 3.862.457 1.823.753.935 1.823.753.935 cuối . 112 5.000.000.000 600.000.000 131 107.965.450 5.720.000 40.848.000 138 5.242.923 1.754.164 1.358.590 2.130.169 363.497.847 19.786.366 141 357.686.501 772.400.000 5.00.000 285.700.000 105.918.100 134.700.000 246.768.401 352.000.000 2.379.900.015 2.672.000.000 311 639.000.000 4.509.147.402 200.000.000 229.825.728 65.000.000 2.307.079.202 374.000.000 1.972.242.472 3.854.200.000 6.134.936.318 334 4.011.998.061 758.271.703 1.022.737.540 2.230.898.818 12.610.873.392 Ngày tháng năm Ngƣời lập (Trích Sổ cái 111 của XN Vật tư và Vận tải) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 61
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng 2.2.2. Thực tế tổ chức kế toán tiền gửi Ngân hàng tại Xí nghiệp Vật tư và Vận tải. Cùng với hoạt động tiền mặt, hoạt động tiền gửi ngân hàng cũng đóng vai trò quan trọng và diễn ra thƣờng xuyên tại Xí nghiệp, thể hiện tính đa dạng hoá về hình thức thanh toán, thuận lợi trong việc luân chuyển tiền tệ. Theo chế độ quản lý tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt toàn bộ vốn bằng tiền của Xí nghiệp trừ số đƣợc phép để lại quỹ để chi tiêu hàng ngày còn lại đều gửi tại Ngân hàng. Trong quá trình sản xuất kinh doanh Xí nghiệp gửi tài khoản nhàn rỗi của mình vào Ngân hàng để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán. Khi cần chi tiêu Xí nghiệp phải làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền. Hiện nay Xí nghiệp đang thực hiện giao dịch với ngân hàng Vietin Bank (Ngân hàng TMCP Công thƣơng Việt Nam – Chi nhánh Hồng Bàng). 2.2.2.1. Chứng từ sử dụng Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi của Xí nghiệp là các giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc các bảng sao kê của ngân hàng. Khi nhận đƣợc các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có số chênh lệch thì phải báo cáo với ngân hàng để hai bên có biện pháp xử lý. Sau đó kế toán nhập số liệu vào phần mềm CADS 2002 tƣơng tự nhƣ đối với các nghiệp vụ tiền mặt. - Giấy nộp tiền - Sao kê tài khoản chi tiết . - Giấy báo có - Uỷ nhiệm chi - Giấy báo nợ - Lệnh chuyển tiền - Phiếu tính tiền lãi vay 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng - Để hạch toán tiền gửi Ngân hàng, kế toán sử dụng TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng” (chi tiết TK 1121 - Tiền gửi Việt Nam). Tài khoản này dùng để Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 62
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tất cả các loại tiền của đơn vị gửi tại Ngân hàng. 2.2.2.3. Sổ sách sử dụng - Bảng kê số 2 - Nhật kí chứng từ số 2 - Sổ tiền gửi ngân hàng - Sổ tổng hợp chi tiết tiền gửi ngân hàng - Các sổ kế toán tổng hợp - Các sổ kế toán chi tiết liên quan 2.2.2.4. Quy trình ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng a. Kế toán chi tiết tiền gửi Ngân hàng  Các nghiệp vụ thu TGNH. Các nghiệp vụ thu TGNH chủ yếu của Xí nghiệp bao gồm : - Thu từ việc bán hàng hoá, kinh doanh dịch vụ, cho thuê kho bãi. - Thu tạm ứng, đặt cọc  Lập báo Có trên phần mềm Từ màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Giao dịch, cửa sổ màn hình sẽ hiện ra một loạt Danh mục Chứng từ kế toán, kế toán TGNH sẽ kích chuột trái vào Báo có NH thì sẽ hiện ra các Báo có gần nhất, sau đó ấn enter và ấn phím F4 để tạo mới và kế toán NH sẽ thực hiện việc nhập số liệu từ chứng từ gốc vào phần mềm. Ấn F10 phần mềm tự động lƣu vào sổ Tiền gửi Ngân hàng, Sổ chi tiết TK112, Sổ tổng hợp phát sinh tài khoản, Bảng kê số 2, Sổ cái TK112. Trong tháng 11 năm 2009 Xí nghiệp có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi Ngân hàng. Sau đây em xin trích một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng. Nghiệp vụ 3: Ngày 02/11/2009, Công ty CP Than Khe Chàm thanh toán tiền hàng cho Xí nghiệp bằng chuyển khoản, khi đó Xí nghiệp sẽ nhận đƣợc Lệnh chuyển có 500.000.000 (Năm trăm triệu đồng chẵn) của Ngân hàng Công thƣơng Vietinbank. Xí nghiệp nhận đƣợc Lệnh chuyển có (biểu 2 11) và Sao kê tài khoản chi tiết của Ngân hàng (biểu 2.12) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 63
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.11. THANHTOÁN ĐIỆN TỬ LIÊN NGÂN HÀNG LỆNH CHUYỂN CÓ Mã KS: HQT1012 Số bút toán: 00000013 Loại giao dịch: Lệnh chuyển có giá trị cao Thời điểm TTXL:20091102110852 Số hiệu giao dịch: 10000084 Ngày, giờ nhận: 02/11/2009 11:07:14 Ngân hàng gửi:NHTMCP Sai Gon Ha Noi HSC Mã NH: 01348002 TK Nợ Ngân hàng nhân: NHTMCP Công thƣơng CN Hồng Bàng Mã NH: 31201002 TK Có Ngƣời phát lệnh: CTY TNHH 1TV THAN KHE CHÀM – TKV Địa chỉ/Số CMND: Tài khoản: 000519200050 Tại NH: 01348002 – NHTMCP Sai Gon Ha Noi HSC Ngƣời nhận lệnh: CN CTY CP ĐTTM&DV–TKV–XN VAT TU VA VAN TAI Địa chỉ/Số CMND: Tài khoản: 1020100000213174 Tại NH: 31201002 – NHTMCP Công thƣơng CN Hồng Bàng Chƣơng - loại - khoản - hạng mục: Nội dung: CTY TNHH !TV THAN KHE CHÀM – TKV TRA TIEN MUA VTU BAO HO Số tiền bằng số: 500.000.000 Số tiền bằng chữ: Năm trăm triệu đồng KẾ TOÁN KIỂM SOÁT CHỦ TÀI KHOẢN Mẫu biểu 2.12 NHTMCP Công thƣơng Việt Nam VietinBank Sao kê tài khoản chi tiết Statement of Account Từ ngày From date 02/11/2009 Đến ngày To date 02/11/2009 Trang Page Số tài khoản Account no 102010000213174 Tiền tệ Curency VND Tên tài khoản Account name CNCTCPD.TUTM& Ngày phát sinh cƣớc Previcus Period Dƣ đầu kì Beginning Balance 3,535,341,855.00 Số dƣ cuối kì Ending Balance 4,035,341,855.00 Ngày phát sinh Số chứng từ Nội dung giao dịch Doanh số phát sinh Transacted Amount Transaction date Document No Description Nợ Debit Có Credit 02/11/2009 7 GHI CO KHAC VAO 500.000.000 CA/SA CONG PHAT SINH Giao dịch viên Kiểm soát viên Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 64
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Từ Sao kê tài khoản chi tiết và Lệnh chuyển có kế toán TGNH tiến hành việc nhập số liệu trên phần mềm CADS 2002. Bảng 2.6. Giao diện giấy báo Có  Các nghiệp vụ chi TGNH Các nguồn chi TGNH chủ yếu của Xí nghiệp bao gồm : - Chi tạm ứng - Chi mua vật tƣ, tài sản, hàng hóa, công cụ dụng cụ, nhiên liệu - Chi trả nợ cho ngƣời bán và Ngân hàng  Lập báo Nợ trên phần mềm Từ màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Giao dịch, cửa sổ màn hình sẽ hiện ra một loạt Danh mục Chứng từ kế toán, kế toán TGNH sẽ kích chuột trái vào Báo nợ NH thì sẽ hiện ra các Báo nợ gần nhất, sau đó ấn enter và ấn phím F4 để tạo mới và kế toán NH sẽ thực hiện việc nhập số liệu từ chứng từ gốc vào phần mềm. Ấn F10 phần mềm tự động lƣu thì số liệu trên chứng từ trực tiếp đi vào Sổ Tiền gửi Ngân hàng, Sổ chi tiết TK112. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 65
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Nghiệp vụ 4: Ngày 01/11/2009 Xí nghiệp mua vật tƣ phụ tùng của Công ty TNHH Trƣờng Thành số tiền là 112.749.000 chƣa thanh toán. Ngày 03/11/2009 Xí nghiệp nhận đƣợc giấy đề nghị thanh toán của Ô. Trần Quốc Hùng thuộc Phòng Kinh doanh yêu cầu thanh toán số tiền trên theo hóa đơn GTGT 81813 Mẫu biểu 2.13 XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG KINH DOANH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN TIỀN Kính gửi : Giám đốc Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải Tên tôi là: Trần Quốc Phƣơng thuộc Phòng Kinh doanh. Đề nghị Giám đốc duyệt chi chuyển trả tiền mua vật tƣ, phụ tùng cho Công ty TNHH Vật tƣ Trƣờng Thành theo hóa đơn GTGT số : 0081813 ngày 01/11/2009 Vào tài khoản: 10201000201522 Ngân hàng Công thƣơng Hải Phòng. Tổng số tiền: 112.749.000 đ Viết bằng chữ: Một trăm mười hai triệu bẩy trăm bốn mươi chín nghìn đồng. Hải Phòng, ngày 04 tháng 11 năm 2009 Giám đốc KTT TP. Kinh doanh Ngƣời đề nghị Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 66
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.14 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG MB/2008 B Liên 3 : Lƣu nội bộ 081813 Ngày 04 tháng 11 năm 2009 Đơn vị bán hàng: CTY TNHH VẬT TƢ TRƢỜNG THÀNH Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0 2 0 0 1 1 5 5 0 0 1 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: CN CTY CP ĐẦU TƢ TM & DV TKV – XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI Địa chỉ: Địa chỉ: Số 04 – Cù Chính Lan - HP Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 0 2 0 0 1 7 0 6 5 8 0 0 1 8 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số 6lƣợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Choong khoan than L=1.5m Cái 500 186.000 93.000.000 2 Choong khoan than L=1.8m Cái 20 200.000 4.000.000 Choong khoan than L=2m Cái 20 210.000 4.200.000 Choong khoan than L=3m Cái 20 300.000 6.100.000 Cộng tiền hàng: 107.380.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 5.369.000 Tổng cộng tiền thanh toán 112.749.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười hai triệu bẩy trăm bốn mươi chín triệu đồng chẵn Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 67
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Kế toán TGNH căn cứ vào Lệnh chi và Sao kê tài khoản chi tiết (Biểu 2.16) do ngân hàng chuyển làm chứng từ gốc để theo dõi phát sinh. Mẫu biểu 2.15 NGÂN HÀNG CÔNG THƢƠNG VN LỆNH CHI Liên 1/Coppy 1 VIETTINBANK PAYMENT ORDER Số/No Ngày/Date: 04 /11/2009 Đơn vị trả tiền Payer: CN Cty CP Đầu tƣ thƣơng mại và dịch vụ _ TKV - XN Vật tƣ và Vận tải Tài Khoản nợ: Debit A/C: 1 0 2 0 1 0 0 0 0 2 1 3 1 7 4 Ngân hàng/With Bank: TM CP Công thƣơng VN - CN Hồng Bàng Tỉnh:TP: HP Số tiền bằng chữ/Amout in words: Một trăm mƣời hai triệu bảy trăm bốn mƣơi chín ngàn đồng. Đơn vị nhận tiền/Payee: Công ty TNHH Vật tƣ Trƣờng Thành Tài khoản có/ Credit A/C: 1 0 2 0 1 0 0 0 0 2 0 1 5 2 2 Ngân hàng/ With Bank: TM CP Công thƣơng VN - CN Hải Phòng Tỉnh: Hải Phòng Nội dung/ Remark: Trả tiền mua hàng (HĐ: 81813) Ngày hạch toán/Accounting date Đơn vị trả tiền Giao dịch viên Kiểm soát viên Kế toán Chủ tài khoản Teller Supervisor Accountant A/c hold Mẫu biểu 2.16 NGÂN HÀNG CÔNG THƢƠNG VN SAO KÊ TÀI KHOẢN CHI TIẾT VIETTINBANK Ngày/Date: 04 /11/2009 Statement of Account Từ ngày From date 04/11/2009 Đến ngày To date 04/11/2009 Trang Page Số tài khoản Account No 10200000213174 Tiền tệ Curency VND Tên tài khoản Account Name CNCTYCPD. TUTM & Ngày phát sinh trƣớc Previcus Period Số dƣ đầu kỳ Beginning Balance 4,035,341,855,00 Số dƣ cuối kỳ Ending Balance 4,077,968,429,00 Ngày phát sinh Số chứng từ Nội dung giao dịch Doanh số phát sinh (Transaction (Document (Description) Nợ Debit Có Crredit Date) No) 04/11/2009 5 CHUYEN KHOAN CO VAO 8,534,426,00 200,540,000,00 CA/SA 04/11/2009 22 CA MISCELLANEOUS DEBIT 36,630,000,00 04/11/2009 22 CA MISCELLANEOUS DEBIT 112,749,000,00 04/11/2009 23 CA TRANSFER DR 157,913,426,00 200,540,000,00 Giao dịch viên Kiểm soát viên Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 68
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Từ Lệnh chi và Sao kê tài khoản chi tiết kế toán TGNH tiến hành nhập số liệu trên phần mềm CADS 2002 Bảng 2.7. Giao diện giấy báo Nợ b. Kế toán tổng hợp tiền gửi Ngân hàng.  Kế toán tổng hợp thu TGNH Từ màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Tổng hợp cuối tháng thì sẽ hiện ra cửa sổ tháng cần tổng hợp sau đó ấn Nhận thì phần mềm sẽ tự động tổng hợp. Trên màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Báo cáo thì sẽ hiện lên Báo cáo kế toán gồm một loạt sổ sách cần báo cáo. Kích chuột trái vào Báo cáo quản trị chung cửa sổ sẽ hiện lên danh sách các sổ sách cần in sau đó kích chuột Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 69
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng trái vào Bảng kê chứng từ của một tài khoản, hiện lên cửa sổ thì kế toán nhập mã TK 112 sau đó chọn từ 01/11/2009 đến 30/11/2009 và ấn “Nhận” thì sẽ hiện ra Bảng kê số 2 (Bảng 2.8) Bảng 2.8. Giao diện Bảng kê số 2 Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 70
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.17 CN CTY CP ĐTTM&DV-TKV- XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI BẢNG KÊ SỐ 2 Ghi Nợ Tk: 112 – Tiền gửi Ngân hàng Từ ngày: 01/11/2009 đến ngày: 30/11/2009 Số dƣ đầu tháng: 9.679.083.729 Dƣ cuối Ngày Cộng PS nợ TK Có 131 TK Có 136 TK Có 144 TK Có 331 TK Có 344 ngày 02/12 500.000.000 500.000.000 500.000.000 03/11 300.000.000 1.200.000.000 800.000.000 04/11 5.900.000 5.900.000 805.900.000 11/11 69.548.100 19.548.100 50.000.000 770.361.653 19/11 200.000.000 694.294.797 30/11 97.950.00 15.950.000 82.000.000 587.756.951 Cộng 25.300.480.316 21.696.972.624 2.000.000.000 450.283.600 84.434.797 42.000.000 Số dƣ cuối tháng: 9.380.613.589 NGÀY THÁNG NĂM . Ng ƣời lập (Trích bảng kê số 2 của Xí nghiệp Vật tư và Vận tải) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 71
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng  Kế toán tổng hợp chi tiền gửi Ngân hàng Trên màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Báo cáo thì sẽ hiện lên Báo cáo kế toán gồm một loạt Sổ sách cần báo cáo. Kích chuột trái vào Báo cáo Nhật kí chứng từ cửa sổ sẽ hiện lên danh sách các Nhật kí chứng từ sau đó kích chuột trái vào Nhật kí chứng từ số 2, hiện lên cửa sổ thì kế toán nhập mã TK 112 rồi chọn từ 01/11/2009 đến 30/11/2009 sau đó ấn “Nhận” thì sẽ hiện ra Nhật kí chứng từ số 2 (Bảng 2.9) Bảng 2.9. Giao diện Nhật kí chứng từ số 2 Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 72
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.18 CN CTY CP ĐTTM & DV – TKV – XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi có TK : 112 – Tiền gửi Ngân hàng Từ ngày 01/11/2009 đến ngày : 30/11/2009 Số dƣ đầu tháng : 9.679.083.729 Ngày Cộng PS có TK nợ 111 TK nợ 133 TK nợ 331 TK nợ 333 TK nợ 641 TK nợ 642 Dƣ cuối ngày 03/11 300.000.000 300.000.000 9.884.491.129 04/11 112.749.000 107.380.000 5.369.000 9.927.117.703 10/11 1.282.724.508 111.367 1.267.350.600 13.470.794 1.971 11.521.643.940 16/11 556.276.556 113.093 555.032.538 40.016 15.296.326.619 23/11 3.431.754.228 821.935 3.422.712.952 8.219.341 15.995.825.489 24/11 3.503.861.732 129.959 3.502.432.181 1.210.200 89.392 12.496.163.757 . 30/11 789.169.511 600.000.000 4.329.050 88.738.887 36.000 9.380.613.589 Cộng 25.598.950.456 3.600.000.000 12.108.664 19.291.431.579 244.937.636 . 6.434.445 20.201.627 Số dƣ cuối tháng : 9.380.613.589 Ngày tháng năm (Trích Nhật kí chứng từ số 2 của Xí nghiệp Vật tư và Vận tải) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 73
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.19 CN CTY CP ĐTTM&DV-TKV- XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN THEO TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNG Từ ngày: 01/11/2009 đến ngày 30/11/2009 Tài khoản 112– Tiền gửi Ngân hàng Dƣ nợ đầu ngày 9.679.083.729 Phát sinh nợ 25.300.480.316 Phát sinh có 25.598.950.456 Dƣ nợ cuối ngày 9.380.613.589 Ngày Số CT Diễn giải TKĐƢ PS Nợ PS Có 2/11 02KC Thu tiền bán hàng (CTy CP Than 1311 500.000.000 Khe Chàm TKV) 3/11 255 Rút tiền Ngân hàng về quỹ (Đặng 1111 300.000.000 Thanh Thủy) 4/11 04/BL Trả tiền phun cát vỏ Sà lan HĐ: 5310 3312 36.630.000 (CTy Bảo Lâm) 4/11 04/VTT Trả tiền mua hàng HĐ: 81813 (Cty 3312 112.749.000 T Trƣờng Thành) 06/11 06/TĐ Trả tiền mua hàng HĐ: 25227 (Cty 3312 44.198.000 Trí Đức) 26/11 26/QS Trả tiền VC than (Đội VTTBCH QS 3312 79.027.397 Thái Bình) 30/11 30/QĐ Lãi tiền vay 635 19.106.574 30/11 30/TBD Trả tiền mua que hàn (Cty Thái Bình 3312 22.780.800 Dƣơng) Ngày tháng năm Ngƣời lập (Trích Sổ chi tiết TK 112 của Xí nghiệp Vật tư và Vận tải) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 74
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.20 CN CTY CP ĐTTM&DV-TKV- XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Từ ngày: 01/11/2009 đến ngày 30/11/2009 Tài khoản 112– Tiền gửi Ngân hàng Dƣ nợ đầu ngày 9.679.083.729 Phát sinh nợ 25.300.480.316 Phát sinh có 25.598.950.456 Dƣ nợ cuối ngày 9.380.613.589 Chứng từ Số tiền Diễn giải TKĐƢ Số dƣ tiền gửi Ngày Báo có Báo nợ Gửi Rút 02/11 02/KC Thu tiền bán hàng (CTy CP 1311 500.000.000 10.179.083.729 Than Khe Chàm TKV) 03/11 03/CHP 03/11 255 Rút tiền Ngân hàng về quỹ 1111 300.000.000 9.884.491.129 (Đặng Thanh Thủy) 04/11 04/BL Trả tiền phun cát vỏ Sà lan HĐ: 3312 36.630.000 10.048.401.129 5310 (CTy Bảo Lâm) 04/11 04/VTTT Trả tiền mua hàng HĐ: 81813 3312 112.749.000 9.927.117.703 (Cty Trƣờng Thành) 06/11 06/TĐ Trả tiền mua hàng HĐ: 25227 3312 44.198.000 10.314.969.526 (Cty Trí Đức) 07/11 07/NL Thu tiền đặt cọc tham gia VC 344 21.000.000 10.040.920.026 than (CTy Nam Loan) 30/11 30/QĐ Lãi tiền vay 635 19.106.574 9.403.405.389 Trả tiền mua que hàn (Cty Thái 3312 22.780.800 Bình Dƣơng) Ngày tháng năm Ngƣời lập (Trích Sổ tiền gửi Ngân hàng của Xí nghiệp Vật tư và Vận tải)) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 75
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Trên màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Báo cáo thì sẽ hiện lên Báo cáo kế toán gồm một loạt Sổ sách cần báo cáo. Kích chuột trái vào Báo cáo quản trị chung cửa sổ sẽ hiện lên danh sách các Sổ tổng hợp sau đó kích chuột trái vào Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản theo tài khoản đối ứng, hiện lên cửa sổ thì kế toán nhập mã TK 112 rồi chọn từ 01/11/2009 đến 30/11/2009 sau đó ấn “Nhận” thì sẽ hiện ra Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản (Bảng 2.9) Bảng 2.10. Giao diện Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản 112 Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 76
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.21 CN CTY CP ĐTTM&DV-TKV- XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI BẢNG TỔNG HỢP PHÁT SINH TÀI KHOẢN Từ ngày: 01/11/2009 đến ngày 30/11/2009 Tài khoản 112 – Tiền gửi ngâm hàng Dƣ nợ đầu ngày 9.679.083.729 Phát sinh nợ 25.300.480.316 Phát sinh có 25.598.950.456 Dƣ nợ cuối ngày 9.380.613.589 TKĐƢ Tên tài khoản Phát sinh nợ Phát sinh có 111 Tiền mặt 3.600.000.000 131 Phải thu khách hàng 22.696.972.624 133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 12.108.664 136 Phải thu nội bộ 2.000.000.000 138 Phải thu khác 300.002 144 Thế chấp, kí cƣợc, kí quỹ ngắn 450.283.600 44.415.000 hạn 154 Chi phí SXKD dở dang 8.602.560 331 Phải trả cho ngƣời bán 84.434.797 19.291.431.579 333 Thuế và các khoản phải nộp 244.937.636 NN 338 Phải trả phải nộp khác 196.936.592 344 Nhận kí cƣợc, kí quỹ dài hạn 42.000.000 515 Doanh thu tài chính 26.789.295 635 Chi phí tài chính 19.106.574 627 Chi phí SX chung 154.475.777 641 Chi phái bán hàng 6.434.445 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 20.201.627 Ngày tháng năm Ngƣời lập (Trích Bảng tổng hợp PS tài khoản của XN Vật tư và Vận tải) Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 77
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng  Để xem Sổ cái TK 112 Từ màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Tổng hợp cuối tháng thì sẽ hiện ra cửa sổ tháng cần tổng hợp sau đó ấn Nhận thì phần mềm sẽ tự động tổng hợp. Trên màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Báo cáo thì sẽ hiện lên Báo cáo kế toán gồm một loạt Sổ sách cần báo cáo. Kích chuột trái vào Báo cáo tài chính cửa sổ sẽ hiện lên danh sách các sổ sách cần in sau đó kích chuột trái vào Sổ cái tài khoản theo quý hoặc năm, hiện lên cửa sổ thì kế toán nhập mã TK 112 rồi chọn quý 4 sau đó ấn “Nhận” thì sẽ hiện ra Sổ cái (Bảng 2.11) Bảng 2.11 Giao diện Sổ cái Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 78
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Mẫu biểu 2.22 CN CTY CP ĐTTM&DV-TKV- XN VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI SỔ CÁI TÀI KHOẢN 112 QUÝ : 4 NĂM 2009 Phát sinh nợ Phát sinh có Phát sinh nợ Phát sinh có TKĐƢ Phát sinh nợ Phát sinh có Phát sinh nợ T10 Phát sinh có T10 Lũy kế PS nợ Lũy kế PS có T11 T11 T12 T12 Dƣ đầu 12.255.357.009 12.255.357.009 9.679.083.729 9.380.613.589 5.801.385.081 Tổng PS 82.635.398.583 88.964.857.492 20.395.418.117 22.971.691.397 25.300.480.316 25.598.950.456 36.939.500.150 40.394.215.639 311.749.921.040 311.625.408.021 Dƣ cuối 5.925.898.100 9.679.083.729 9.380.613.589 5.925.898.100 5.925.898.100 111 3.600.000.000 6.900.000.000 1.301.000.000 25.150.000.000 131 77.649.591.091 3.000.000 19.812.443.689 21.696.972.624 35.276.174.769 3.000.000 292.009.921.945 3.000.000 136 698.742.803 388.000.000 2.000.000.000 174.742.803 5.423.991.737. 144 450.283.600 504.538.100 460.123.100 450.283.600 44.415.000 468.973.600 1.281.267.400 331 966.351.891 70.008.251.787 129.833.184 19.229.608.037 84.434.797 19.291.431.579 752.083.910 29.487.212.171 1.298.030.998 255.256.181.984 635 61.994.803 23.8640.126 19.106.574 19.024.103 265.901.884 Ngày tháng năm Ngƣời lập (Trích Sổ cái tài khoản 112 của Xí nghiệp Vật tư và Vận tải) 2.2.3. Kế toán tiền đang chuyển tại Xí nghiệp Vật tư và Vận tải. Tại Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải không phát sinh nghiệp vụ này. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 79
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng PHẦN 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI XÍ NGHIỆP VẬT TƢ VÀ VẬN TẢI 3.1. Nhận xét đánh giá chung về bộ máy kế toán và công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải đƣợc thành lập từ năm 1995, sau 15 năm tiếp quản Xí nghiệp đã trải qua không ít khó khăn và thử thách. Để khẳng định chỗ đứng của mình trên thƣơng trƣờng ban Lãnh đạo Xí nghiệp cùng toàn thể cán bộ nhân viên đã phải phấn đấu, nỗ lực rất lớn. Xí nghiệp không ngừng nâng cao trình độ quản lý, đào tạo bồi dƣỡng nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên. Xí nghiệp thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanh, các nhiệm vụ đề ra trong từng chu kì kinh doanh cụ thể. Chính sự nỗ lực liên tục không ngừng đó mà uy tín của Xí nghiệp ngày càng đƣợc nâng cao, nhiều bạn hàng tín nhiệm, hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp ngày càng mở rộng, nhờ đó mà đời sống của cán bộ công nhân viên cũng đƣợc nâng cao. Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lƣu động có tính linh hoạt cao nhất trên bảng Báo cáo tài chính. Nó phản ánh khả năng thanh toán tức thời của Xí nghiệp tại thời điểm. Ý thức đƣợc tầm quan trọng của Vốn bằng tiền và để đáp ứng nhu cầu thanh toán của Xí nghiệp, thực hiện việc mua sắm, chi phí, nhằm đảm bảo công tác sản xuất, kinh doanh đƣợc liên tục, đem lại hiệu quả cao, Xí nghiệp đã tổ chức quản lý một cách tối đa vốn bằng tiền. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp đƣợc tổ chức một cách hợp lý, hoạt động có nề nếp. Đội ngũ cán bộ trẻ nhiệt tình, yêu nghề, tiếp cận kịp thời với chế độ kế toán hiện hành và vận dụng một cách linh hoạt sáng tạo, khoa học, có tính tƣơng trợ nhau trong công việc đem lại hiệu quả cao. Hơn nữa với sự trợ giúp của máy tính, công tác kế toán của Xí nghiệp đã giảm bớt tính phức tạp và khối lƣợng công việc, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán đầy đủ kịp thời, nhanh chóng, chính xác phù hợp với các yêu cầu quản lý của Xí nghiệp. Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 80
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán vốn bằng tiền tai Xí nghiệp Vật tƣ và Vận tải, em nhận thấy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vốn bằng tiền nói riêng có những ƣu nhƣợc điểm sau: 3.1.1. Ưu điểm Xí nghiệp đã tạo đƣợc một mô hình quản lý và hạch toán khá khoa học, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trƣờng, bộ máy quản lý hoạt động một cách khá nhịp nhàng, giúp cho Giám đốc Xí nghiệp điều hành một cách có hiệu quả. Hiện nay với yêu cầu nâng cao của công tác kế toán, phòng kế toán thƣờng xuyên chú trọng đến công tác nâng cao, bồi dƣỡng nghiệp vụ cho cán bộ kế toán. Đó là điều kiện hết sức thuận lợi và cùng với bộ máy gọn nhẹ, sự phân nhiệm rõ ràng cho từng ngƣời đã tạo ra sự ăn khớp nhịp nhàng giữa các phần hành kế toán đã cung cấp số liệu cụ thể, chi tiết, chính xác và tổng hợp cho nhau một cách đầy đủ kịp thời nhằm thực hiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vốn bằng tiền. Với bộ máy kế toán đƣợc tổ chức theo hình thức tập trung đã tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung của kế toán trƣởng cũng nhƣ sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Xí nghiệp đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh. Vốn bằng tiền là loại tài sản đặc biệt, là vật ngang giá chung, do vậy trong quá trình quản lý rất dễ xảy ra tham ô, lãng phí. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của vấn đề đó, bên cạnh việc chấp hành các quy định và chế độ quản lý, lƣu thông tiền tệ hiện hành nhƣ: - Mọi vấn đề biến động của vốn bằng tiền đều có đầy đủ thủ tục và có chứng từ gốc hợp lệ. -Việc sử dụng chi tiêu vốn bằng tiền đúng mục đích, đúng chế độ. Để hạch toán vốn bằng tiền, Xí nghiệp đã phân chia công việc rõ ràng: +Một kế toán chịu trách nhiệm kế toán tiền mặt + Một kế toán chịu trách nhiệm kế toán tiền gửi ngân hàng Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 81
Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng + Một ngƣời là thủ quỹ - Hiện nay Xí nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán máy theo hình thức Nhật kí chứng từ, nên đã khai thác hết công dụng của máy vi tính và phần mềm. Nhất là cuối kỳ kế toán, khối lƣợng công việc rất lớn, nhân viên kế toán không phải làm thêm giờ vì đã có phần mềm xử lý rất nhanh chóng và chính xác nên không xảy ra sai sót đáng tiếc. Đƣa phần mềm vào đã góp phần giảm nhẹ sức lực cũng nhƣ thời gian làm việc cho kế toán làm cho công việc theo đúng tiến độ ban lãnh đạo đề ra và đạt hiệu quả cao hơn. Việc thực hiện phân tách công việc kế toán của những ngƣời liên quan đến vốn bằng tiền giảm thiểu đƣợc thất thoát vốn bằng tiền. Hay nói cách khác là một khâu kiểm soát chặt chẽ vốn bằng tiền. Đặc biệt là giữa thủ quỹ với kế toán tiền mặt. Nếu không tách biệt hai ngƣời này thì khả năng biển thủ công quỹ là rất lớn. Việc nhập xuất tiền mặt đều đƣợc dựa trên những chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ, đƣợc kế toán trƣởng soát xét, và Giám đốc Xí nghiệp phê duyệt, có đầy đủ chữ ký của ngƣời nộp tiền, nhận tiền, thủ quỹ, Vì vậy không xảy ra tình trạng chi tiêu lãng phí, đảm bảo các khoản chi đều hợp lệ, và có mục đích rõ ràng. Hình thức sổ sách kế toán mà Xí nghiệp đang áp dụng là hình thức Kế toán máy theo trình tự hạch toán của hình thức Nhật kí chứng từ, đây là hình thức kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm của Xí nghiệp. Khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh khá nhiều, do đó với hình thức kế toàn này sẽ hạn chế đƣợc khối lƣợng sổ sách cồng kềnh, tạo cho công tác kế toán tổng hợp cuối cùng đƣợc nhanh chóng kịp thời và không bị ứ đọng. 3.1.2. Những hạn chế tại Xí nghiệp Vật tư và Vận tải Nhƣ vậy về cơ bản tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền của Xí nghiệp đã đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của Xí nghiệp cũng nhƣ đáp ứng đƣợc yêu cầu của công tác quản lý nói chung. Tuy nhiên trong quá trình hạch toán còn tồn tại những vƣớng mắc sau: Sinh viên: Trần Thị Ngọc Hải 82