Khóa luận Một số biện pháp nhằm quản lý hàng hóa tốt hơn tại công ty TNHH Thanh Biên - Phạm Thị Hồng Nhung

69 trang huongle 80

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Một số biện pháp nhằm quản lý hàng hóa tốt hơn tại công ty TNHH Thanh Biên - Phạm Thị Hồng Nhung", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_mot_so_bien_phap_nham_quan_ly_hang_hoa_tot_hon_tai.pdf

Nội dung text: Khóa luận Một số biện pháp nhằm quản lý hàng hóa tốt hơn tại công ty TNHH Thanh Biên - Phạm Thị Hồng Nhung

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG ISO 9001:2008 ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM QUẢN LÝ HÀNG HĨA TỐT HƠN TẠI CƠNG TY TNHH THANH BIÊN Chủ nhiệm đề tài : Phạm Thị Hồng Nhung - Lớp QT1404K HẢI PHÕNG - 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG ISO 9001:2008 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM QUẢN LÝ HÀNG HĨA TỐT HƠN TẠI CƠNG TY TNHH THANH BIÊN CHUYÊN NGÀNH: KẾ TỐN - KIỂM TỐN Chủ nhiệm đề tài : Phạm Thị Hồng Nhung - Lớp QT1404K Giảng viên hƣớng dẫn: Ths. Nguyễn Văn Thụ HẢI PHÕNG - 2014
LỜI CAM ĐOAN Tên em là: Phạm Thị Hồng Nhung Sinh viên lớp: QT1404K Ngành: Kế tốn – Kiểm tốn. Khoa: Quản trị kinh doanh Trường : Đại học Dân lập Hải Phịng. Em xin cam đoan như sau : 1. Những số liệu, tài liệu trong báo cáo được thu thập một cách trung thực 2. Các kết quả của báo cáo chưa cĩ ai nghiên cứu, cơng bố và chưa từng được áp dụng vào thực tế. Vậy em xin cam đoan những nội dung trình bày trên chính xác và trung thực. Nếu cĩ sai sĩt em xin chịu trách nhiệm trước Khoa quản trị kinh doanh và trường Đại học Dân lập Hải Phịng. Hải Phịng, ngày 25 tháng 07 năm 2014 Người cam đoan Phạm Thị Hồng Nhung
LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài nghiên cứu này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến: Các thầy giáo, cơ giáo trong khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học Dân lập Hải Phịng đã tận tình truyền đạt những kiến thức nền tảng cơ sở, kiến thức chuyên sâu về Kế tốn - Kiểm tốn và cả những kinh nghiệm thực tiễn quý báu thực sự hữu ích cho em trong quá trình thực tập và sau này. Thầy giáo, Th.s Nguyễn Văn Thụ đã hết lịng hỗ trợ em từ khâu chọn đề tài, cách thức tiếp cận thực tiễn tại đơn vị thực tập cho đến khi hồn thành đề tài. Các cơ, chú, anh, chị cán bộ làm việc tại Cơng ty TNHH Thanh Biên đã tạo điều kiện cho em được thực tập tại Phịng Kế tốn Cơng ty. Mặc dù đã cố gắng nghiên cứu lý luận, tìm hiểu thực trạng kế tốn hàng hĩa tại cơng ty TNHH Thanh Biên nhằm đưa ra biện pháp hữu ích, cĩ khả năng áp dụng với điều kiện hoạt động của Cơng ty. Song do thời gian và trình độ cịn hạn chế nên trong quá trình hồn thành đề tài khơng thể tránh khỏi những thiếu sĩt nhất định. Em rất mong nhận được những ý kiến đĩng gĩp quý báu và chỉ bảo của thầy cơ và các bạn để bài viết được hồn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo, Th.s Nguyễn Văn Thụ và các cơ, chú, anh, chị cán bộ Phịng Kế tốn Cơng ty TNHH Thanh Biên đã nhiệt tình hướng dẫn, các thầy cơ trong khoa Quản trị kinh doanh và Nhà trường đã tạo điều kiện giúp em hồn thành đề tài nghiên cứu này. Em xin chân thành cảm ơn! Hải phịng,ngày 25 tháng 07 năm 2014 Sinh viên Phạm Thị Hồng Nhung
MỤC LỤC Lời mở đầu 1 Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về cơng tác kế tốn hàng hĩa trong 3 doanh nghiệp thƣơng mại 1.1. Những vấn đề chung về cơng tác kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp 3 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của hàng hĩa 3 1.1.2. Nhiệm vụ kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp 4 1.1.3. Phân loại và đánh giá hàng hĩa 4 1.1.3.1. Phân loại hàng hĩa 4 1.1.3.2. Đánh giá hàng hĩa 5 1.2. Nội dung kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp thương mại 9 1.2.1 Kế tốn chi tiết hàng hĩa trong doanh nghiệp 9 1.2.1.1 Phương pháp thẻ song song 9 1.2.1.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 10 1.2.2.3 Phương pháp sổ số dư 10 1.2.2 Kế tốn tổng hợp hàng hĩa trong doanh nghiệp thương mại 11 1.2.2.1 Kế tốn tổng hợp hàng hĩa theo phương pháp kê khai thường 11 xuyên 1.2.2.2 Kế tốn tổng hợp hàng hĩa theo phương pháp kiểm kê định kỳ 14 Chƣơng 2: Thực trạng cơng tác kế tốn hàng hĩa tại Cơng ty TNHH 16 Thanh Biên. 2.1. Khái quát chung về Cơng ty TNHH Thanh Biên 16 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 16 2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh 16 2.1.3. Tình hình tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty 17 2.1.4. Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty 18 2.2. Thực trạng cơng tác kế tốn hàng hĩa tại Cơng ty TNHH Thanh Biên 21 2.2.1. Thủ thục nhập – xuất 21 2.2.2 Phương pháp kế tốn chi tiết hàng hĩa tại Cơng ty TNHH Thanh 37 Biên 2.2.3 Kế tốn tổng hợp hàng hĩa tại Cơng ty TNHH Thanh Biên 47 2.2.3.1 Chứng từ sử dụng 47 2.2.3.2 Tài khoản sử dụng 47 2.2.3.3 Quy trình hạch tốn 47
2.2.3 Cơng tác kiểm kê hàng hĩa tại Cơng ty TNHH Thanh Biên 54 Chƣơng 3: Một số biện pháp nhằm quản lý hàng hĩa tốt hơn tại Cơng 56 ty TNHH Thanh Biên 3.1 Nhận xét chung về cơng tác kế tốn hàng hĩa tại Cơng ty 56 3.1.1 Ưu điểm 56 3.1.2 Hạn chế 57 3.2. Một số biện pháp nhằm quản lý hàng hĩa tốt hơn tại Cơng ty TNHH 58 Thanh Biên Kết luận và kiến nghị 62
LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển, nhất định phải cĩ phương án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế. Để đứng vững và phát triển trong điều kiện: cĩ sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp phải nắm bắt và đáp ứng được tâm lý, nhu cầu của người tiêu dùng với sản phẩm cĩ chất lượng cao, giá thành hạ, mẫu mã phong phú, đa dạng chủng loại. Muốn vậy, các doanh nghiệp thương mại phải giám sát tất cả các quy trình từ khâu mua hàng đến khâu tiêu thụ hàng hố để đảm bảo việc bảo tồn và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạn hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ cơng nhân viên, doanh nghiệp đảm bảo cĩ lợi nhuận để tích luỹ mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh. Hàng hĩa là một bộ phận tài sản lưu động chiếm giá trị lớn và cĩ vị trí quan trọng trong tồn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Thơng tinh chính xác, kịp thời về hàng hĩa khơng những giúp cho doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, mà cịn giúp cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thường, khơng gây ứ đọng vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp khơng bị gián đoạn. Qua thời gian thực tế tìm hiểu tại cơng ty TNHH Thanh Biên trong thời gian thực tập, em đã hiểu sâu hơn về cơng tác kế tốn hàng hĩa và tầm quan trọng của nĩ. Từ kiến thức em đã được học và thực tế tìm hiểu, em đã quyết định chon đề tài: “Một số biện pháp nhằm quản lý hàng hĩa tốt hơn tại Cơng ty TNHH Thanh Biên” làm đề tài nghiên cứu khoa học cho mình. 2. Mục đích nghiên cứu. - Hệ thống hĩa lý luận chung về kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp thương mại. - Mơ tả và phân tích thực trạng cơng tác kế tốn hàng hĩa tại Cơng ty TNHH Thanh Biên. - Đề xuất một số giải pháp nhằm quản lý hàng hĩa tốt hơn tại Cơng ty TNHH Thanh Biên. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác kế tốn hàng hĩa tại Cơng ty TNHH Thanh Biên. 1
Phạm vi nghiên cứu: - Về khơng gian: tại cơng ty TNHH Thanh Biên. - Về thời gian: từ ngày 10/04/2014 đến ngày 31/07/2014. - Về dữ liệu nghiên cứu: được thu thập vào tháng 12 năm 2013 từ phịng kế tốn của cơng ty TNHH Thanh Biên. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp tổng hợp được sử dụng để tổng hợp các kiến thức, thơng tin, số liệu phục vụ đề tài. - Phương pháp phân tích được sử dụng để thực hiện việc phân tích số liệu thu thập được nhằm rút ra được các kết luận phục vụ mục tiêu đề tài. - Phương pháp chuyên gia: tham khảo, hỏi ý kiến chuyên gia về vấn đề cần tìm hiểu của đề tài, về các kết quả của đề tài. 5. Kết cấu đề tài Ngồi lời mở đầu và kết luận, kết cấu của đề tài gồm 3 chương nội dung như sau: Chương 1: Lý luận chung về kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp thương mại. Chương 2: Thực trạng cơng tác kế tốn hàng hĩa tại Cơng ty TNHH Thanh Biên. Chương 3: Một số biện pháp nhằm quản lý hàng hĩa tốt hơn tại Cơng ty TNHH Thanh Biên. 2
CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN HÀNG HĨA TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1. Những vấn đề chung về cơng tác kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp thƣơng mại. 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của hàng hĩa Khái niệm: Thương mại theo luật thương mại Việt Nam ( được quốc hội khĩa IX, kỳ họp thứ 12 thơng qua ngày 10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hĩa, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Hàng hĩa trong DNTM tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, cĩ thể thỏa mãn một nhu cầu nào đĩ của con người, được thực hiện thơng qua mua bán trên thị trường. Nĩi cách khác là hàng hĩa trong DNTM là những hàng hĩa, vật tư, mà doanh nghiệp mua vào để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Trị giá hàng mua vào, bao gồm: Giá mua, các loại thuế khơng được hồn lại, chi phí thu mua hàng hĩa như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác cĩ liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hĩa. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua khơng đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua hàng hĩa. Hàng hĩa trong DNTM cĩ những đặc điểm sau: - Hàng hố rất đa dạng và phong phú: Sản xuất khơng ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luơn biến đổi và cĩ xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hố ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Hàng hố cĩ đặc tính lí, hố, sinh học: Mỗi loại hàng cĩ các đặc tính lí, hố, sinh học riêng. Những đặc tính này cĩ ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hố trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. 3
- Hàng hố luơn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thơng số kỹ thuật Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Nếu hàng hố thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng thì hàng hố được tiêu thụ và ngược lại -Trong lưu thơng, hàng hố thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thơng, hàng hố mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất. - Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hố tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hố. -Bán hàng là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình lưư thơng hàng hố, sự chuyển hố vốn kinh doanh từ vốn hàng hố sang vốn tiền tệ. -Bảo quản và dự trữ hàng hố là khâu trung gian của lưu thơng hàng hố, hàng hố vận chuyển từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng. Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải cĩ kế hoạch dự trữ hàng hố một cách hợp lý. 1.1.2 Nhiệm vụ của kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp thương mại. - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho hàng hĩa. Tính giá thành thực tế của hàng hĩa đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoặc thu mua hàng hĩa về mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch tốn hàng hĩa, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch tốn ban đầu về hàng hĩa ( lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở các sổ thực hiện các chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong cơng tác kế tốn, tạo điều kiện cho cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp. - Tham gia kiểm kê đánh giá hàng hĩa theo chế độ Nhà nước quy định, lập báo cáo về tình hình nhập- xuất- tồn hàng hĩa phục vụ cơng tác quản lý và lãnh đạo. Tiến hành phân tích kinh tế, tình hình cung cấp, tiêu thụ hàng hĩa để tăng 4
cường quản lý hàng hĩa một cách cĩ hiệu quả trong hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu tăng doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. 1.1.3 Phân loại và đánh giá hàng hĩa. 1.1.3.1 Phân loại hàng hĩa Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật thì hàng hố được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhĩm hàng, mỗi nhĩm hàng cĩ nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng lại cĩ giá cả khác nhau. Hàng hố gồm cĩ các ngành hàng: - Hàng kim khí điện máy - Hàng hố chất mỏ - Hàng xăng dầu - Hàng dệt may, bơng vải sợi Theo nguồn gốc sản xuất, hàng hĩa được chia thành: - Ngành hàng nơng sản - Ngành hàng lâm sản - Ngành hàng thuỷ sản Theo khâu lưu thơng, hàng hố được chia thành: - Hàng hố ở khâu bán buơn - Hàng hố ở khâu bán lẻ Theo phương thức vận động, hàng hĩa được chia thành: - Hàng hố chuyển qua kho - Hàng hố chuyển giao bán thẳng 1.1.3.2 Đánh giá giá trị của hàng hĩa. a) Tính giá hàng hĩa nhập kho - Đối với hàng hĩa mua ngồi: Giá thực tế = Giá + Các khoản thuế+ Chi phí – Các khoản giảm giá, nhập kho mua khơng hồn lại thu mua chiết khấu thương mại 5
Giá mua ghi trên hĩa đơn là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp đồng hay hĩa đơn tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng, cụ thể là: + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá mua hàng hĩa là giá chưa cĩ thuế GTGT đầu vào. + Đối vơi doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng khơng chịu thuế GTGT thì giá mua là tổng thanh tốn. Các khoản thuế khơng hồn lại: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT (khơng khấu trừ) Chi phí thu mua hàng hĩa: Chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, bảo hiểm hàng mua, hao hụt trong định mức cho phép, cơng tác phí của bộ phận thu mua, Chiết khấu thƣơng mại: Là số tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ do đã mua hàng hĩa, dịch vụ với số lượng lớn theo thỏa thuận. Giảm giá hàng mua: Là số tiền người bán giảm trừ cho người mua do hàng kém phẩm chất, sai quy cách khoản này ghi giảm giá mua hàng hĩa. - Đối với hàng hĩa mà doanh nghiệp nhận gĩp vốn Giá thực tế= Giá hàng hĩa + Chí phí liên quan nhập kho do Hội đồng định giá - Đối với hàng hĩa điều chuyển: Giá thực tế = Giá hàng hĩa + Chi phí liên quan nhập kho do Hội động định giá - Hàng hĩa được biếu tặng: Giá thực tế = Giá thực được xác + Chi phí vận chuyển nhập kho định theo giá thị trường bốc xếp b) Tính giá hàng hĩa xuất kho Theo chuẩn mực kế tốn số 02 về hàng tồn kho, việc tính giá hàng tồn kho được xác định theo một trong 4 phương pháp sau: phương pháp thực tế đích danh, 6
phương pháp giá đơn vị bình quân, phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) và phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO). a) Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, hàng hĩa xuất kho thuộc lơ hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lơ hàng đĩ để tính. Đây là phương án tốt nhất, nĩ tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế tốn; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. b) Phương pháp giá bình quân Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị của từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình quân cĩ thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lơ hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp cĩ tính ổn định về giá cả hàng hĩa khi nhập, xuất kho. Phương pháp bình quân gia quyền này cĩ thể được thực hiện theo cả kỳ hoặc sau mỗi lần nhập (bình quân liên hồn) + Theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế tốn hàng tồn kho căn cứ vào giá mua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân: Trị giá thực tế hàng hĩa + Trị giá thực tế hàng hĩa tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Giá bình quân = Cả kỳ dự trữ Số lƣợng hàng hĩa + Số lƣợng hàng hĩa tồn đầu kỳ nhập trong kỳ + Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập(bình quân liên hồn: Sau mỗi lần nhập hàng hố, kế tốn phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuất giữa 2 lần nhập kế tiếp để tính giá xuất theo cơng thức sau: 7
Đơn giá Trị giá hàng tồn kho sau lần nhập thứ i nhập kho = lần thứ i Số lƣợng hàng tồn kho sau lần nhập thứ i c) Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. d) Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập .Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tình theo đơn gía của những lần nhập đầu tiên. Hiện nay phương pháp này ít được áp dụng vì tình hình giá cả hiện nay luơn cĩ sự biến động điều này làm ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp. Phân bổ chi phí thu mua hàng hĩa. Về lý thuyết, tồn bộ chi phí thu mua hàng hĩa phải được tính tốn phân bổ cho hàng hĩa đã bán và hàng tồn kho chưa bán được vào lúc cuối kỳ. Đến cuối kỳ trước khi xác định kết quả kinh doanh, kế tốn phải phân bổ chi phí thu mua hàng hĩa cho hàng đã bán trong kỳ và hàng hĩa tồn kho cuối kỳ để tính giá vốn của hàng hĩa đã bán và hàng hĩa chưa bán trong kỳ. Phân bổ theo trị giá mua CP thu mua phân Chi phí thu + CP thu mua phát Trị giá mua phân bổ bổ cho hàng tồn sinh trong kỳ mua hàng cho hàng = đầu kỳ * xuất xuất bán Trị giá mua hàng Trị giá mua hàng bántrong + trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ kỳ Phương pháp này cĩ giá trị mang tính chính xác cao, thích hợp trong trường hợp hàng nhập cĩ chênh lệch giá trị lớn, nhưng tính tốn phức tạp trong trường hợp số lượng nhập suất lớn. Phân bổ theo số lượng Chi phí thu CP thu mua phân + CP thu mua phát Số lượng mua phân bổ cho hàng tồn sinh trong kỳ hàng xuất bổ cho hàng đầu kỳ 8 bántrong xuất bán kỳ trong kỳ
= * Số lượng hàng Số lượng hàng tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Phương pháp này tính tốn dễ dàng nhưng cho kết quả mang tính chất tương đối vì chỉ phụ thuộc vào số lượng hàng nhập. 1.2 Nội dung cơng tác kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp thƣơng mại. 1.2.1 Kế tốn chi tiết hàng hĩa trong doanh nghiệp 1.2.1.1 Phương pháp thẻ song song - Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hố theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ hàng hĩa cùng nhãn hiệu qui cách ở cùng một kho. - Tại phịng kế tốn: Kế tốn sử dụng số (thẻ) kế tốn chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất kho cho từng thứ hàng hố theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Định kỳ, nhân viên kế tốn xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đĩ ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế tốn kiểm tra lại chứng từ, hồn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ (thẻ) chi tiết hàng hĩa. Mỗi chứng từ được ghi 1 dịng. Cuối tháng kế tốn lập bảng kê nhập- xuất- tồn trên sổ kế tốn tổng hợp, sau đĩ đối chiếu với thẻ kho, sổ kế tốn tổng hợp, và số liệu kiểm kê thực tế. Trình tự ghi sổ như sau: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế tốn chi tiết Bảng kê nhập – xuất - tồn Sổ kế tốn tổng hợp Ghi chú: 9
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: (Trương thị Thủy-Ngơ thế Chi, 2009) [2] 1.2.1.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp này được xây dựng trên cơ sở cải tiến phương pháp thẻ song song - Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hố theo chỉ tiêu số lượng giống như phương pháp thẻ song song. - Tại phịng kế tốn: Kế tốn sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép từng thứ hàng hố theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “ Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ hàng hố được ghi một dịng trên sổ. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Đồng thời kế tốn thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho và trên sổ kế tốn tài chính liên quan. Trình tự ghi sổ được khái quát như sau: Thẻ kho Phi ếu nhập kho Phiếu xuất kho B ảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế tốn tổng hợp Ghi chú: Ghi cuối ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: 10
(Trương thị Thủy-Ngơ thế Chi, 2009) [2] 1.2.1.3 Phương pháp sổ số dư - Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hố theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng thủ kho cịn ghi vào “sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng loại hàng hố. Sổ số dư do kế tốn lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên “sổ số dư” hàng hố được sắp xếp theo thứ, nhĩm, loại. Sau mỗi nhĩm, loại, cĩ dịng cộng nhĩm, cộng loại. Cuối mỗi tháng. “sổ số dư”được chuyển cho thủ kho để ghi chép. - Tại phịng kế tốn: Kế tốn định kỳ xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên “ thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau đĩ, kế tốn ký xác nhận vào phiếu nhận chứng từ. Mở bảng kê lũy kế nhập và bảng kê lũy kế xuất. Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê này để cộng số tiền theo từng nhĩm hàng hĩa để ghi vào Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn. Đối chiếu số liệu trên bảng lũy kế nhập – xuất – tồn với số liệu trên sổ kế tốn tổng hợp.Trình tự ghi sổ khái quát như sau: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phi ếu giao nhận Phiếu giao nhận chứng từ chứng từ Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn Sổ kế tốn tổng hợp Ghi chú: Ghi cuối ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra, đối chiếu: (Trương thị Thủy-Ngơ thế Chi, 2009) [2] 11
1.2.2 Kế tốn tổng hợp hàng hĩa trong doanh nghiệp thương mại 1.2.2.1 Kế tốn tổng hợp hàng hĩa theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, cĩ hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn hàng hĩa trên các sổ kế tốn. (Bộ tài chính, 2009) [1]. Khi doanh nghiệp áp dụng việc hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên thì các tài khoản kế tốn hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện cĩ, tình hình biến động tăng, giảm hàng hĩa. Do vậy, trị giá hàng hĩa tồn kho trên sổ sách kế tốn cĩ thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế tốn. Chứng từ sử dụng. Phiếu nhập kho (Mẫu số: 01 – VT) Phiếu xuất kho (Mẫu số: 02 – VT) Hĩa đơn bán hàng (Mẫu số: 01GTK3/001) Các chứng từ khác cĩ liên quan  Tài khoản sử dụng.  TK 156: Hàng hĩa Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện cĩ và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hố của doanh nghiệp bao gồm hàng hố tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hố bất động sản. . Bên Nợ TK 156: - Trị giá mua vào của hàng hĩa theo hĩa đơn mua hàng (Bao gồm các loại thuế khơng được hồn lại); Chi phí thu mua hàng hĩa; - Trị giá hàng hĩa thuê ngồi gia cơng (gồm giá mua vào và chi phí gia cơng) - Trị giá hàng hĩa phát hiện thừa khi kiểm kê; . Bên Cĩ TK 156: - Trị giá của hàng hĩa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc, thuê ngồi gia cơng, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh; Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hĩa đã bán trong kỳ; 12
- Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng; Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng; Trị giá hàng hĩa trả lại cho người bán; Trị giá hàng hĩa phát hiện thiếu khi kiểm kê . Số Dư bên Nợ: Trị giá mua vào của hàng hĩa tồn kho và Chi phí thu mua của hàng hĩa tồn kho. TK 156 cĩ 2 TK cấp 2: - Tài khoản 1561 - Giá mua hàng hố: Phản ánh trị giá hiện cĩ và tình hình biến động của hàng hố mua vào và đã nhập kho (Tính theo trị giá mua vào). - Tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hố: Phản ánh chi phí thu mua hàng hố phát sinh liên quan tới số hàng hố đã nhập kho trong kỳ. Sơ đồ hạch tốn hàng hĩa theo phƣơng pháp kê khai thuờng xuyên. TK 121,122,131 TK 156- Hàng hĩa TK 632 NK hàng hĩa, CP thu mua Xuất HH bán, trao đổi, TK 1331 TK 157 Thuế GTGT( nếu cĩ) Xuất HH gửi bán TK33312 Thuế hàng nhập khẩu TK3333 TK154 Thuế NK phải nộp Xuất HH gia cơng, chế biến TK154 TK331 HH gia cơng nhập kho Hàng giảm giá, trả lại người bán TK 412 TK133 HH nhận từ gĩp vốn TK 222,223 TK 711 HH mang đi gĩp vốn HH được biếu tặng TK 8 11 HH mang đi biếu tặng TK338 13 TK138
HH phát hiện thừa khi kiểm kê HH phát hiện thiếu khi kiểm kê 1.2.2.2 Kế tốn tổng hợp hàng hĩa theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp khơng theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động hàng hĩa trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng hĩa tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và xuất dùng cho việc kinh doanh của doanh nghiệp. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng hĩa cuối kỳ trên sổ kế tốn tổng hợp và từ đĩ tính ra giá trị xuất bán trong kỳ. Theo phương pháp này, mọi biến động của hàng hĩa khơng theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho, giá trị hàng hĩa nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên TK 611 – Mua hàng (Bộ tài chính, 2009) [1]. Giá trị hàng hĩa = Giá trị hàng hĩa + Giá trị hàng hĩa - Giá trị hàng hĩa xuất bán trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ  Chứng từ, tài khoản sử dụng * Tài khoản 611- Mua hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hĩa mua vào, nhập kho hoặc đưa vào kinh doanh trong kỳ. . Bên Nợ: + Kết chuyển giá gốc hàng hố tồn kho đầu kỳ (Theo kết quả kiểm kê); + Giá gốc hàng hố mua vào trong kỳ; hàng hố đã bán bị trả lại . Bên Cĩ: + Kết chuyển giá gốc hàng hố tồn kho cuối kỳ (Theo kết quả kiểm kê); + Giá gốc hàng hố xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc hàng hố xuất bán (Chưa được xác định là đã bán trong kỳ); + Giá gốc hàng hố mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá. Tài khoản 612 khơng cĩ số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: 14
+ Tài khoản 6111 - Mua nguyên liệu, vật liệu + Tài khoản 6112 - Mua hàng hố  Trình tự hạch tốn Trình tự hạch tốn giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ hạch tốn tổng quát hàng hĩa theo phƣơng pháp kiểm kê địnhkỳ. TK121,122, TK611 TK156 331 Kết chuyển giá trị Hàng mua ngồi nhập kho Kết chuyển giá trị hàng tồn kho đầu kỳ hàng tồn kho cuối kỳ Chi phí thu mua hàng hĩa TK157 TK331 Kết chuyển giá trị hàng gửi Hàng được giảm giá đi bán nhưng chưa tiêu hàng mua trả lại thu đầu kỳ người bán TK157 TK3333 Thuế nhập khẩu phải Kết chuyển giá trị nộp hàng gửi bán nhưng chưa tiêu thụ cuốikỳTK 632 TK3331 TK911 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Giá trị hàng xuất Kết chuyển giá vốn (nộp thuế theo PPTT) trong kỳ hàng bán trong kỳ (Bộ tài chính, 2009) [2] 15
CHƢƠNG II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH THANH BIÊN 2.1 Khái quát chung về cơng ty TNHH Thanh Biên 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Cơng ty TNHH Thanh Biên được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0200720693 do Sở kế hoạch và đầu tư cấp ngày 06/12/2006 với lĩnh vực hoạt động chủ yếu là kinh doanh thép, dịch vụ vận tải, cho thuê kho bãi Tên đăng kí: Cơng ty TNHH Thanh Biên Tên tiếng anh: Thanh Biên Limited Company Tên viết tắt: THANH BIEN CO.,LTD Trụ sở giao dịch: Km12 quốc lộ 5, xã An Hưng, huyện An Dương, Hải Phịng Mã số thuế: 0200720693 Điện thoại: 031.3587646 Fax: 031.3924493 Email: sthanhbienthao@gmail.com Người đại diện theo pháp luật: Giám đốc Trần Thị Phương Thanh. Cơng ty TNHH Thanh Biên là doanh nghiệp tư nhân cĩ tư cách pháp nhân, hạch tốn kinh tế độc lập, cĩ con dấu riêng và tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Trải qua hơn 8 năm hình thành và phát triển, với sự quản lý kinh doanh của lãnh đạo cơng ty và sự nhiệt tình của các cán bộ cơng nhân viên cơng đã đưa cơng ty ngày một phát triển, đáp ứng được nhu cầu của các đối tác làm ăn. Cơng ty đã và đang đạt được bước chuyển mình mang tính đột phá cả về mặt chất lượng cũng như quy mơ, đời sống các cán bộ, cơng nhân viên được nâng cao. Cơng ty khơng ngừng mở rộng các lĩnh vực kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như tiềm năng sẵn cĩ của mình. 2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh 16
Cơng ty TNHH Thanh Biên là doanh nghiệp tư nhân cĩ tư cách pháp nhân, hạch tốn kinh tế độc lập, cĩ con dấu riêng và tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Cơng ty TNHH Thanh Biên kinh doanh một số mặt hàng sau: - Kinh doanh sắt thép, xi măng, vật liệu xây dựng, - Dịch vụ vận tải - Cho thuê kho bãi và lưu giữ hàng hĩa 2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý Căn cứ vào yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, cơng ty TNHH Thanh Biên tổ chức quản lý theo mơ hình quản trị theo chức năng. Với cơ cấu này cơng việc quản trị được tiến hành theo chức năng. Sơ đồ Tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty TNHH Thanh Biên Giám đốc Phịng tài Phịng Phịng Phịng chính kinh kếhoạch hành kếtốn doanh chính tổng hợp Cơng ty TNHH Thanh Biên được tổ chức với bộ máy chặt chẽ, thống nhất. + Giám đốc: Là người điều hành hoạt động hàng ngày của cơng ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi quyết định của mình về sự phát triển của cơng ty. + Phịng tài chính kế tốn: Cĩ nhiệm vụ tổ chức các hoạt động về kế hoạch tài chính và cơng tác kế tốn theo luật của Nhà nước quy định, bao gồm: Lập kế hoạch tài chính, dự trữ ngân sách hàng năm cho từng dự án của cơng ty, tổ chức theo dõi và kinh doanh các cơng việc, chi tiêu và thực hiện các chính sách tài chính của cơng ty và của nhà nước. + Phịng kinh doanh: Làm tham mưu cho Giám đốc thiết lập các kế hoạch về tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng phương án kinh doanh, soạn thảo hợp đồng kinh tế. + Phịng kế hoạch: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. 17
+ Phịng hành chính tổng hợp: quản lý, tuyển chọn cán bộ cơng nhân viên cĩ năng lực, tay nghề. Bảo quản lưu trữ con dấu, giấy tờ và cơng văn của cơng ty, cung cấp các thiết bị văn phịng, chịu trách nhiệm đối nội, đối ngoại. 2.1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH Thanh Biên 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế tốn Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức tập trung, hình thức tổ chức này được xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của cơng ty. Tồn bộ cơng tác kế tốn được thực hiện ở bộ phận kế tốn của cơng ty, từ việc thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ chi tiết đến việc lập báo cáo kế tốn. Ưu thế của việc tổ chức cơng tác kế tốn tập trung là tồn bộ thơng tin được năm bắt. Từ đĩ cĩ thể kiểm tra đánh giá, chỉ đạo kịp thời. Đặc trưng của phương pháp này là mọi nhân viên kế tốn được điều hành trực tiếp bởi kế tốn trưởng. Sơ đồ Cơ cấu bộ máy của phịng Tài chính- Kế tốn Kế tốn trưởng Kế tốn Kế tốn Thủ Kế tốn Kế tốn quỹ thuế kho hàng vốn bằng cơng nợ tiền Chức năng nhiệm vụ: * Kế tốn trưởng: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc cơng ty và Nhà nước về thơng tin kế tốn cung cấp, tổ chức điều hành cơng tác kế tốn của cơng ty, đơn đốc, giám sát, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các cơng việc do các nhân viên kế tốn thực hiện. * Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm bảo quản tiền mặt, thực hiện thu chi đối với các chứng từ thanh tốn đã được phê duyệt. * Kế tốn vốn bằng tiền: Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền, theo dõi thanh tốn thu chi, các thủ tục thanh tốn trong cơng ty bằng Tiền mặt và Tiền gửi Ngân hàng. * Kế tốn thuế: Theo dõi hĩa đơn chứng từ đầu ra và đầu vào để phản ánh và sổ sách liên quan. Lập báo cáo cho thuế TNDN, thuế GTGT. 18
* Kế tốn kho hàng:Theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hĩa trong kho, nắm bắt được chính xác số lượng, giá trịnhập xuất tồn của hàng hố. * Kế tốn cơng nợ: Theo dõi các khoản cơng nợ phải thu, phải trả trong cơng ty và giữa cơng ty với khách hàng. 2.1.4.2 Chế độ kế tốn áp dụng tại doanh nghiệp 1. Kỳ kế tốn năm bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12. 2. Chế độ kế tốn áp dụng: Chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. 3. Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam. 4. Hình thức sổ kế tốn áp dụng: Sổ nhật ký chung. 5. Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. 6. Phương pháp khấu hao: TSCĐ khấu hao theo phương pháp đường thẳng. 7. Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. 8. Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân liên hồn. 2.1.4.3 Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản tại cơng ty - Áp dụng hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20 tháng 03 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. - Áp dụng theo bảng hệ thống tài khoản kế tốn mới nhất theo quyết định số 15/2006 ngày 20 tháng 03 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. 2.1.4.4 Hệ thống sổ sách kế tốn và hình thức kế tốn - Hệ thống sổ kế tốn sử dụng để ghi chép và tổng hợp số liệu, các chứng từ kế tốn theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn và các chế độ của Nhà nước, căn cứ vào quy mơ, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Vì vậy Cơng ty sử dụng hệ thống sổ sách của hình thức “ Nhật ký chung”. Để giảm bớt thời gian ghi sổ kế tốn theo phương pháp thủ cơng cùng với việc phát triển cơng nghệ thơng tin, đáp ứng yêu cầu cùa cơng việc, cơng ty đã sử dụng phần mềm kế tốn IT-SOFT. Việc sử dụng phần mềm kế tốn giúp tiết kiệm thời gian đẩy mạnh sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp. Phần mềm này 19
được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, đồng thời tích cực chặt chẽ với nhau tạo hệ thống quản trị tài chính doanh nghiệp hồn hảo. Phần mềm này cĩ thể chạy trên máy tính các mạng cục bộ cho phép nhiều người cùng chia sẻ một cơ sở dữ liệu. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn trên máy tính Chứng từ kế Sổ kế tốn tốn -Sổ chi tiết -Nhật kí chung Phần -Sổ cái mềm kế tốn Bảng tổng hợp Báo cáo tài chính chứng từ kế tốn Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu kiểm tra : Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung: Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh thực tế dùng để làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi cĩ để nhập số liệu vào máy tính theo trình tự được lập sẵn trên máy. Các số liệu được xử lý thơng qua phần mềm đã được cài sẵn trên máy phân tách và đưa vào sổ cái, sổ chi tiết liên quan đến các tài khoản . Khi đến cuối kỳ, kế tốn thực hiện các bước khĩa sổ và lập báo cáo tài chính tự máy sẽ tổng hợp lên các báo cáo. Số liệu tại các sổ tổng hợp, chi tiết hay trên các báo cáo đều đảm bảo chính sách, trung thực theo thơng tin đã nhập vào. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cĩ trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh cĩ trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. 20
2.2 Thực trạng tổ chức kế tốn hàng hĩa tại cơng ty TNHH Thanh Biên 2.2.1. Thủ tục nhập - xuất  Thủ tục nhập kho Căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, lượng hàng dự trữ trong kho và đơn đặt hàng của các khách hàng, phịng kinh doanhsẽ lập kế hoạch mua hàng. Khi đã tham khảo bảng báo giá hợp lý, phịng kinh doanh trình kế hoạch mua hàng lên Giám đốc xét duyệt. Nhân viên phịng kinh doanh đi mua hàng, cĩ trách nhiệm nhận hàng đầy đủ và mang hĩa đơn GTGT, Biên bản giao nhận hàng hĩa về cơng ty. Hàng hĩa được vận chuyển về kho của cơng ty (cơng ty tự vận chuyển hoặc thuê ngồi). Tại kho, thủ kho cùng kế tốn kho kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hĩa và tiến hành nhập kho. Sau khi kiểm tra về tính hợp lý, hợp pháp của hĩa đơn GTGT của hàng mua về, kế tốn kho nhập số liệu vào phần mềm kế tốn và in Phiếu nhập kho hàng hĩa. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, 1 liên chuyển cho thủ kho và 1 liên phịng kế tốn giữ. Ví dụ 01: Theo hĩa đơn số 0002818 ngày 10/12/2013, cơng ty mua thép D8 của cơng ty TNHH Kim Khí Hà Nội, số lượng 12.134 kg, đơn giá 12.300 đ/kg, VAT 10%, cơng ty chưa thanh tốn cho người bán. Thủ tục nhập kho hàng tại Cơng ty TNHH Thanh Biên nhƣ sau: + Ơng Phạm Văn Tuấn – nhân viên giao nhận được phịng kinh doanh cử đi mua thép D8 của Cơng ty TNHH Kim Khí Hà Nội. Ơng Tuấn giao hàng cho thủ kho,giao Hĩa đơn GTGT và Biên bản giao nhận hàng hĩa cho phịng kế tốn. + Tại kho, ơng Phạm Văn Tài – Thủ kho cùng bà Nguyễn Thị Nhung– kế tốn kho tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hĩa và nhập hàng vào kho. + Bà Nguyễn Thị Nhung kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hĩa đơn GTGT số 0002818( biểu số 01) và Biên bản giao nhận hàng hĩa ( biểu số 02) , căn cứ vào đĩ nhập số liệu vào phần mềm kế tốn và in Phiếu nhập kho số 02289 ( biểu số 03). Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, 1 liên chuyển cho thủ kho và 1 liên phịng kế tốn giữ. 21
Biểu số 01 : Hĩa đơn GTGT số 0002818 HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2: Giao người mua Kýhiệu: AA/12P Ngày 10 tháng 12 năm 2013 Số: 0002818 Đơn vị bán hàng: CƠNG TY TNHH KIM KHÍ HÀ NỘI Mã số thuế: : 0100100368 - 028 Địa chỉ: Km 3 Đường Phan Trọng Tuệ, xã Tam Hiệp, huyện Thanh Trì, Tp Hà Nội Số tài khoản: 33769579 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Thanh Trì – Hà Nội Điện thoại: 04 3296 3699 Fax: 04 3924 2699 Họ tên người mua hàng Tên đơn vị.: Cơng ty TNHH Thanh Biên Mã số thuế:0 2 0 0 7 2 0 6 9 3 Địa chỉ: Km 12 Quốc lộ 5, xã An Hưng, huyện An Dương, Tp Hải Phịng Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản. Số tài khoản STT Tên hàng hĩa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Thép cuộn D8 Kg 12 134 12 300 149 248 200 Cộng tiền hàng: 149 248 200 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 14 924 820 Tổng cộng tiền thanh tốn 164 173 020 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu mươi tư triệu, một trăm bẩy mươi ba nghìn, khơng trăm hai mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đĩng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hố đơn) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 22
Biểu số 02:Biên bản giao nhận hàng hĩa Cơng ty TNHH Kim Khí HàNội CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc o0o o0o BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Ngày 10 tháng 12 năm 2013 I. Bên giao hàng : CƠNG TY TNHH KIM KHÍ HÀ NỘI MST : 0100100368 – 028 Địa chỉ : Km 3 Đường Phan Trọng Tuệ - Tam Hiệp – Thanh Trì – Hà Nội Đại diện : Phạm Tân Dũng - Chức vụ: Nhân viên giao nhận hàng Điện thoại : 04 32962699 - Fax : 04 39242699 II. Bên nhận hàng : CƠNG TY TNHH THANH BIÊN Địa chỉ :Km 12 Quốc lộ 5, xã An Hưng, huyện An Dương, TP. Hải Phịng Đại diện : Phạm Văn Tuấn - Chức vụ: Nhân viên giao nhận hàng Xe vận chuyển : 16N - 5077 Cùng nhau làm biên bản giao nhận hàng với nội dung như sau: ST Số lƣợng Trọng lƣợng Mã hàng Đơn giá Thành tiền T (cây) (Kg) 1 Thép cuộn D8 12.134 12.300 149.248.200 2 3 4 Thành tiền 149.248.200 5 Thuế VAT 10% 14.924.820 Tổng cộng 164.173.020 Bằng chữ : Một trăm sáu mươi tư triệu, một trăm bẩy mươi ba nghìn, khơng trăm hai mươi đồng ./. Biên bản được lập thành 2 bản cĩ giá trị pháp lý như nhau, bên nhận giữ 1 bản, bên giao giữ 1 bản. Bên giao hàng Bên nhận hàng (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 23
Biểu số 03: Phiếu nhập kho số 02289 Cơng ty TNHH Thanh Biên Mẫu số: 01 – VT Km 12 Quốc lộ 5 – An Hưng - (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC An Dương – Hải phịng Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày10 tháng12 năm2013 Nợ : TK 156 Số: 02289 Cĩ : TK 122 - Họ và tên người giao: Ơng Phạm Văn Tuấn - Theo Hĩa đơn số 0002818 ngày 10 tháng 12năm 2013của cơng ty TNHH Kim Khí Hà Nội Nhập tại kho: Cơng ty TNHH Thanh Biên. Số lượng Mã Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm Đơn hàng STT chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, vị Theo Thực Đơn giá Thành tiền hàng hĩa tính chứng từ nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép cuộn D8 D8 Kg 12 134 12 134 12 300 149 248 200 Cộng 12 134 12134 149 248 200 - Tổng số tiền(viết bằng chữ): Một trăm bốn chín triệu, hai trăm bốn mươi tám nghìn, hai trăm đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo: Hĩa đơn GTGT số 0002818 Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế tốn trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 24
Ví dụ 02: Theo hĩa đơn số 0004729 ngày 12/12/2013, cơng ty mua 12.223 kg thép cây D10 của cơng ty TNHH Nhật Tiến với đơn giá 12.500 đ/kg, VAT 10%, chưa thanh tốn cho người bán. Thủ tục nhập kho hàng tại Cơng ty TNHH Thanh Biên nhƣ sau: + Ơng Phạm Văn Tuấn – nhân viên giao nhận được phịng kinh doanh cử đi mua thép D10 của Cơng ty TNHH Cổ Phần Nhật Tiến. Ơng Tuấn giao hàng cho thủ kho,giao Hĩa đơn GTGT và Biên bản giao nhận hàng hĩa cho phịng kế tốn. + Tại kho, ơng Phạm Văn Tài – Thủ kho cùng bà Nguyễn Thị Nhung – kế tốn kho tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hĩa và nhập hàng vào kho. + Bà Nguyễn Thị Nhung kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hĩa đơn GTGT số 0004729( biểu số 04) và Biên bản giao nhận hàng hĩa ( biểu số 05), căn cứ vào đĩ nhập số liệu vào phần mềm kế tốn và in Phiếu nhập kho số 02310 ( biểu số 06). Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, 1 liên chuyển cho thủ kho và 1 liên phịng kế tốn giữ. 25
Biểu số 04 : HĐGTGT số 0004729 HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2: Giao khách hàng Kýhiệu: AA/12P Ngày 12 tháng 12 năm 2013 Số: 0004729 Đơn vị bán hàng: CƠNG TY TNHH NHẬT TIẾN Mã số thuế: : 0200919993 Địa chỉ: 95/292 Lạch Tray – Lê Chân – Hải Phịng. Số tài khoản: 60120089 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Quán Toan – HP Điện thoại: 0313 771 289 Fax: 0313 771 189 Họ tên người mua hàng Tên đơn vị.: Cơng ty TNHH Thanh Biên Mã số thuế: 0200720693 Địa chỉ: Km12 Quốc lộ 5, xã An Hưng, huyện An Dương, Tp Hải Phịng Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản. Số tài khoản STT Tên hàng hĩa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Thép cây D10 Kg 12 223 12 500 152 787 500 Cộng tiền hàng: 152 787 500 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 15 278 750 Tổng cộng tiền thanh tốn 168 066 250 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu mươi tám triệu, khơng trăm sáu mươi sáu nghìn, hai trăm trăm năm mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đĩng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hố đơn) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 26
Biểu số 05: Biên bản giao nhận hàng hĩa CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc o0o BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Hơm nay, ngày 12 tháng 12 năm 2013 I. Bên giao hàng : CƠNG TY TNHH NHẬT TIẾN MST : 0200919993 Địa chỉ : 95/292 Lạch Tray – Lê Chân – Hải Phịng Tài khoản: 60120089 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Quán Toan – Hải Phịng Đại diện : Phạm Trọng Thủy - Chức vụ: Nhân viên giao nhận hàng Điện thoại: 0313 771 289 - Fax : 0313 771 189 II. Bên nhận hàng : CƠNG TY TNHH THANH BIÊN Địa chỉ :Km 12 Quốc lộ 5, xã An Hưng, huyện An Dương, TP. Hải Phịng Đại diện : Phạm Thế Thái - Chức vụ: Nhân viên giao nhận hàng Xe vận chuyển : 16N - 5077 Cùng nhau làm biên bản giao nhận hàng với nội dung như sau: Số lƣợng Trọng lƣợng STT Mã hàng Đơn giá Thành tiền (cây) (Kg) 1 Thép cây D10 12.223 12.500 152.787.500 2 3 4 Thành tiền 152.787.500 5 Thuế VAT 10% 15.278.750 Tổng cộng 168.066.250 Bằng chữ : Một trăm sáu mươi tám triệu, khơng trăm sáu mươi sáu nghìn, hai trăm năm mươi đồng ./. Biên bản được lập thành 2 bản cĩ giá trị pháp lý như nhau, bên nhận giữ 1 bản, bên giao giữ 01 bản. Bên giao hàng Bên nhận hàng (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 27
Biểu số 06: Phiếu nhập kho số 02190 Mẫu số: 01 – VT Cơng ty TNHH Thanh Biên (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Km 12 Quốc lộ 5 – An Hưng - Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) An Dương – Hải phịng PHIẾU NHẬP KHO Ngày 12 tháng 12 năm 2013 Nợ : TK 156 Số: 02310 Cĩ : TK 331 - Họ và tên người giao: Ơng Phạm Văn Tuấn - Theo Hĩa đơn số 0004729 ngày 12 tháng 12năm 2013của cơng ty TNHH Nhật Tiến. Nhập tại kho: Cơng ty TNHH Thanh Biên. Số lượng Mã Tên, nhãn hiệu quy cách, hàng Đơn vị STT phẩm chất vật tư, dụng cụ Theo Đơn giá Thành tiền tính Thực nhập sản phẩm, hàng hĩa chứng từ A B C D 1 2 3 4 1 Thép cây D10 D10 Kg 12 223 12 223 12 500 152 787 500 Cộng 12 223 12223 152 787 500 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm năm mươi hai triệu, bẩy trăm tám mươi bẩy nghìn, năm trăm đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo: Hĩa đơn GTGT số 0004729 Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế tốn trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 28
 Thủ tục xuất kho Khi cĩ khách mua hàng, phịng kinh doanh nhận đơn hàng và chuyển cho kế tốn kho. Kế tốn kho kiểm tra xem hàng hĩa cĩ đủ khơng và tiến hành lập Phiếu xuất kho. Kế tốn sẽ nhập số lượng vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động tính giá theo phương pháp bình quân liên hồn và in ra Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được in thành 2 bản, 1 bản chuyển xuống cho thủ kho và 1 bản phịng kế tốn giữ. Nếu bên mua hàng cĩ nhu cầu thì in thêm 1 bản cho bên mua hàng. Tại kho, thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho phịng kế tốn chuyển xuống tiến hành xuất kho. Kế tốn căn cứ vào Phiếu xuất kho lập Hĩa đơn GTGT (Giám đốc ký duyệt) và Biên bản giao nhận hàng hĩa giao cho nhân viên giao nhận hàng hĩa. Nhân viên giao nhận hàng hĩa nhận hàng và Chứng từ (gồm Hĩa đơn GTGT và Biên bản giao nhận hàng hĩa) giao cho người mua. (Cơng ty vận chuyển hoặc khách hàng tự vận chuyển). Ví dụ 03: Xuất bán hàng hĩa Theo hĩa đơn số 0004311 ngày 13/12/2013, xuất bán 752 kg thép D8 cho Cơng ty TNHH Trung Hạnh. Đơn giá xuất kho phần mềm tự động tính theo phương pháp bình quân liên hồn là 12.300 đ/kg. Thủ tục xuất kho tại Cơng ty TNHH Thanh Biên nhƣ sau: + Sau khi nhận được đơn hàng của Trung Hạnh, Ơng Đồn Ngọc Thảo chuyển đơn hàng sang cho kế tốn kho. + Bà Nguyễn Thị Nhung –kế tốn kho kiểm tra lại lượng hàng hĩa và nhập số liệu vào phần mềm kế tốn rồi in Phiếu xuất kho số 03181 (biểu số 07).Phiếu xuất kho được lập thành 2 bản, 1 bản chuyển xuống cho thủ kho và 1 bản phịng kế tốn giữ. + Tại kho, Ơng Phạm Văn Tài căn cứ vào phiếu xuất kho phịng kế tốn đưa xuống và tiến hành xuất kho. + Kế tốn theo phiếu xuất kho lập hĩa đơn số 0004311 (biểu số 08), Giám đốc ký duyệt. Đồng thời kế tốn lập biên bản giao nhận hàng hĩa (biểu số 09) +Ơng Phạm Thế Thái – Nhân viên giao nhận ký phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận hàng hĩavà giao752kg D8cho người mua hàng của cơng ty TNHH Trung Hạnh.Kế tốn giaohĩa đơn GTGT cho khách hàng (cĩ chữ ký của người mua). 29
Biểu số 07: Phiếu xuất kho số 03181 Cơng ty TNHH Thanh Biên Mẫu số: 02 – VT Km 12 Quốc lộ 5 – An Hưng - (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC An Dương – Hải phịng Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 13 tháng 12 năm 2013 Nợ : TK 632 Số: 03181 Cĩ : TK 156 - Họ và tên người nhận: Ơng Phạm Thế Thái - Lý do xuất kho: Xuất bán cho cơng ty TNHH Trung Hạnh Xuất tại kho: Cơng ty TNHH Thanh Biên. Số lượng Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm Mã Đơn STT chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng vị Thực Đơn giá Thành tiền Yêu cầu hàng hĩa tính xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép cuộn D8 D8 Kg 752 752 12 300 9 249 600 Cộng 752 752 9 249 600 - Tổng số tiền(viết bằng chữ): Chín triệu, hai trăm bốn mươi chín nghìn, sáu trăm đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo: HD GTGT số 0004311 Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận hàng Thủ kho Kế tốn trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 30
Biểu số 08: HDGTGT số 0004311 HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 3: Lưu hành nội bộ Kýhiệu: AA/12P Ngày 13 tháng 12 năm 2013 Số: 00004311 Đơn vị bán hàng: CƠNG TY TNHH THANH BIÊN Mã số thuế: : 0200720693 Địa chỉ: Km12 - Quốc lộ 5 – An Hưng – An Dương – Hải Phịng Số tài khoản: 2 5 0 6 5 0 3 9 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Quán Toan – Hải Phịng Điện thoại: 0313 587 646 Fax: 0313 924 493 Họ tên người mua hàng Tên đơn vị.: Cơng ty TNHH Trung Hạnh Mã số thuế: 0200453141 Địa chỉ: Thơn Ngọc Khê, xã Phù Ninh, huyện Thủy Nguyên, Tp Hải Phịng Hình thức thanh tốn: Tiền mặt. Số tài khoản STT Tên hàng hĩa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Thép cuộn D8 Kg 752 12 450 9 362 400 Cộng tiền hàng: 9 362 400 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 936 240 Tổng cộng tiền thanh tốn 10 298 640 Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu, hai trăm chín mươi tám nghìn, sáu trăm bốn mươi đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đĩng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hố đơn) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 31
Biểu số 09: Biên bản giao nhận hàng hĩa CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc o0o BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Hơm nay, ngày 13 tháng 12 năm 2013 I. Bên giao hàng : CƠNG TY TNHH THANH BIÊN MST : 0 2 0 0 7 2 0 6 9 3 Địa chỉ : Km12 – QL5 – An Hưng – An Dương – Hải Phịng Tài khoản : 2 5 0 6 5 0 3 9 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Quán Toan – HP Đại diện : Đồn Ngọc Thảo - Chức vụ: Nhân viên giao nhận hàng Điện thoại : 0313 587 646 - Fax : 0313 924 493 II. Bên nhận hàng : CƠNG TY TNHH TRUNG HẠNH Địa chỉ :Thơn Ngọc Khuê, xã Phù Ninh, huyện Thủy Nguyên, TP. Hải Phịng Đại diện: Phạm Văn Tuấn - Chức vụ : Nhân viên giao nhận hàng Xe vận chuyển : 16 L - 2078 Cùng nhau làm biên bản giao nhận hàng với nội dung như sau: Số Trọng ST Mã hàng lƣợng lƣợng Đơn giá Thành tiền T (cây) (Kg) 1 Thép cuộn D8 752 12.450 9.362.400 2 3 5 Thành tiền 9.362.400 6 Thuế VAT 10% 936.240 Tổng cộng 10.298.640 Bằng chữ :Mươi triệu, hai trăm, chín mươi tám nghìn, sáu trăm bốn mươi đồng. Biên bản được lập thành 2 bản cĩ giá trị pháp lý như nhau, bên nhận giữ 1 bản, bên giao giữ 1 bản. Bên giao hàng Bên nhận hàng (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 32
Ví dụ 04: Xuất bán hàng hĩa Theo hĩa đơn số 0004312 ngày 13/12/2013, xuất bán 6470 kg thép D10 cho Cơng ty TNHH Trung Hạnh. Đơn giá xuất kho phần mềm tự động tính theo phương pháp bình quân liên hồn là 12.500 đ/kg. Thủ tục xuất kho tại Cơng ty TNHH Thanh Biên nhƣ sau: + Sau khi nhận được đơn hàng của Trúc Mai, Ơng Đồn Ngọc Thảo chuyển đơn hàng sang cho kế tốn kho. + Bà Nguyễn Thị Nhung – kế tốn kho kiểm tra lại lượng hàng hĩa, nhập số lượng vào phần mềm kế tốn và in Phiếu xuất kho số 03182 (biểu số 10). Phiếu xuất kho được lập thành 2 bản, 1 bản chuyển xuống cho thủ kho và 1 bản phịng kế tốn giữ. + Tại kho, Ơng Phạm Văn Tài căn cứ vào phiếu xuất kho phịng kế tốn đưa xuống và tiến hành xuất kho. + Kế tốn theo phiếu xuất kho lập hĩa đơn số 0004312 (biểu số 12), kế tốn trưởng ký duyệt. Đồng thời kế tốn lập biên bản giao nhận hàng hĩa (biểu số 12) +Ơng Phạm Thế Thái – Nhân viên giao nhận ký phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận hàng hĩa và giao 6470 kg D10 cho người mua hàng của cơng ty TNHH Trúc Mai. Kế tốn giao Hĩa đơn GTGT cho khách hàng (cĩ chữ ký của người mua hàng) 33
Biểu số 10: Phiếu xuất kho số 03182 Cơng ty TNHH Thanh Biên Mẫu số: 02 - VT Km 12 Quốc lộ 5 – An Hưng - (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC An Dương – Hải phịng Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 13 tháng 12 năm 2013 Nợ : TK 632 Số: 03182 Cĩ : TK 156 - Họ và tên người nhận: Ơng Phạm Thế Thái - Lý do xuất kho: Xuất bán cho cơng ty TNHH Trúc Mai Xuất tại kho: Cơng ty TNHH Thanh Biên. Lơ: ngày 12/12 nhập của Cơng ty TNHH Nhật Tiến Số lượng Mã Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm Đơn hàng STT chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, vị Thực Đơn giá Thành tiền Yêu cầu hàng hĩa tính xuất A B C D 1 2 3 4 D1 1 Thép cây D10 Kg 6 470 6 470 12 500 80 875 000 0 Cộng 6 470 6 470 80 875 000 - Tổng số tiền : Tám mươi triệu tám trăm bảy năm nghìn đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo: HD GTGT số 0004312 Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận hàng Thủ kho Kế tốn trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 34
Biểu số 12: HĐ GTGT số 0004312 HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 3: Lưu hành nội bộ Kýhiệu: AA/12P Ngày 13 tháng 12 năm 2013 Số: 00004312 Đơn vị bán hàng: CƠNG TY TNHH THANH BIÊN Mã số thuế: : 0200720693 Địa chỉ: Km12 - Quốc lộ 5 – An Hưng – An Dương – Hải Phịng Số tài khoản: 2 5 0 6 5 0 3 9 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Quán Toan – Hải Phịng Điện thoại: 0313 587 646 Fax: 0313 924 493 Họ tên người mua hàng Tên đơn vị.: Cơng ty TNHH Trúc Mai Mã số thuế: 0200632870 Địa chỉ: Thơn Nam Hịa, xã An Hưng, huyện An Dương, Tp Hải Phịng Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản. Số tài khoản STT Tên hàng hĩa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Thép cây D10 Kg 6470 12 650 81 845 500 Cộng tiền hàng: 81 845 500 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 8 184 550 Tổng cộng tiền thanh tốn 90 030 050 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi triệu, khơng trăm ba mươi nghìn, khơng trăm năm mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đĩng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hố đơn) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 35
Biểu số 12: Biên bản giao nhận hàng hĩa CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc o0o BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Hơm nay, ngày 13 tháng 12 năm 2013 I. Bên giao hàng : CƠNG TY TNHH THANH BIÊN MST : 0 2 0 0 7 2 0 6 9 3 Địa chỉ : Km12 – QL5 – An Hưng – An Dương – Hải Phịng Tài khoản : 2 5 0 6 5 0 3 9 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Quán Toan – HP Đại diện : Đồn Ngọc Thảo - Chức vụ: Nhân viên giao nhận hàng Điện thoại : 0313 587 646 Fax : 0313 924 493 II. Bên nhận hàng : CƠNG TY TNHH TRƯC MAI Địa chỉ : Thơn Nam Hịa, xã An Hưng, huyện An Dương, TP. Hải Phịng Đại diện : Ơng Trần Thịnh Đạt - Chức vụ: Nhân viên giao nhận hàng Xe vận chuyển : 16 N - 5077 Cùng nhau làm biên bản giao nhận hàng với nội dung như sau: ST Số lƣợng Trọng lƣợng Mã hàng Đơn giá Thành tiền T (cây) (Kg) 1 Thép cây D10 6.470 12.650 81.845.500 2 3 5 Thành tiền 81.845.500 6 Thuế VAT 10% 8.184.550 Tổng cộng 90.030.050 Bằng chữ : Chín mươi triệu, khơng trăm ba mươi nghìn, khơng trăm năm mươi đồng ./. Biên bản được lập thành 2 bản cĩ giá trị pháp lý như nhau, bên nhận giữ 1 bản, bên giao giữ 1 bản. Bên giao hàng Bên nhận hàng (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 36
2.2.2 Phương pháp kế tốn chi tiết hàng hĩa tại cơng ty TNHH Thanh Biên Một trong những yêu cầu của cơng tác quản lý hàng hĩa địi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhĩm, từng loại hàng hĩa cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế tốn chi tiết hàng hĩa Cơng ty sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch tốn chi tiết hàng hĩa là việc hạch tốn kết hợp giữa kho và phịng kế tốn nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại hàng hĩa cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Kế tốn chi tiết ở Cơng ty sử dụng phương pháp thẻ song song và cĩ một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý hàng hĩa. Để tổ chức thực hiện được tồn bộ cơng tác kế tốn hàng hĩa nĩi chung và kế tốn chi tiết hàng hĩa nĩi riêng, thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế tốn để phản ánh tất cả các nghiệp vụ cĩ liên quan đến nhập, xuất hàng hĩa. Chứng từ kế tốn là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế tốn. Để đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh và thơng tin định kỳ về tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hố cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền theo từng thứ (mặt hàng), từng nhĩm, từng loại ở từng nơi bảo quản, sử dụng hàng hố, tại cơng ty TNHH Thanh Biên hạch tốn chi tiết hàng hố phải đảm bảo các yêu cầu sau: 1. Tổ chức hạch tốn chi tiết hàng hố ở từng kho và ở bộ phận kế tốn của doanh nghiệp. 2. Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhĩm, thứ (mặt hàng) của hàng hố cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. 3. Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu kế tốn chi tiết với số liệu hạch tốn chi tiết ở kho; giữa số liệu kế tốn chi tiết với số liệu kế tốn tổng hợp hàng hố. 4. Cung cấp kịp thời các thơng tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêu cầu quản trị hàng hố. Trách nhiệm quản lý hàng hố trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phận, nhưng việc quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hố do thủ kho và bộ phận kế tốn hàng tồn kho đảm nhận. Vì vậy giữa thủ kho và kế tốn phải cĩ 37
sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch tốn chi tiết hàng hố. Vì vậy, cơng ty TNHH Thanh Biên đã dùng phương pháp thẻ song song. Sơ đồ Quá trình hạch tốn theo phƣơng pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế tốn chi tiết Bảng kê nhập – xuất - tồn Sổ kế tốn tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra + Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm hàng hố ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế tốn lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày khi cĩ nghiệp vụ nhập, xuất vật tư, hàng hố thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát hàng hố. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vật tư, hàng hố vào thẻ kho của thứ hàng hố cĩ liên quan. Mỗi chứng từ được ghi một dịng trên thẻ kho, cuối ngày thẻ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột “tồn” của thẻ kho. + Tại phịng kế tốn: Hàng ngày, nhân viên kế tốn xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đĩ ký xác nhận vào thẻ kho. 38
Tại phịng kế tốn, nhân viên kế tốn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ, hồn chỉnh chứng từ rồi so sánh, đối chiếu với số liệu trên máy tính mà kế tốn đã nhập khi lập Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Cuối tháng, in ra sổ chi tiết hàng hố, mỗi chứng từ được ghi 1 dịng. Sổ chi tiết được mở cho từng loại hàng hĩa tương tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Cuối tháng, kế tốn đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số liệu trên thẻ kho tương ứng, nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu. Đồng thời in Bảng kê nhập, xuất, tồn kho theo từng loại hàng hố và lập Bảng tổng hợp chi tiết hàng hĩa. Bảng kê nhập, xuất, tồn cĩ thể được sử dụng như một báo cáo vật tư, hàng hố cuối tháng. Các nhật kí sổ tổng hợp, sổ chi tiết đều được khai báo trong máy vi tính theo đúng các mẫu sổ sách theo quy định của chế độ kế tốn hiện hành. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày hoặc các bút tốn kết chuyển thực hiện vào cuối tháng. Các bộ phận kế tốn cĩ nhiệm vụ in các bảng kê, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các nhật kí, kiểm tra tính chính xác và hợp lý của số liệu, thực hiện quan hệ đối chiếu giữa các bộ phận và các sổ cĩ liên quan, lưu trữ sổ sách đúng chế độ quy định. Theo VD 02: Theo hĩa đơn số 0004729 ngày 12/12/2013, cơng ty mua 12.223 kg D10 của cơng ty TNHH Nhật Tiến với đơn giá 12.500 đ/kg, VAT 10%, chưa thanh tốn cho người bán. Quy trình hạch tốn tại cơng ty TNHH Thanh Biên: Khi hàng về, ơng Phạm Văn Tài – thủ kho tiến hành kiểm tra hàng hĩa, đối chiếu với Hĩa đơn GTGT và Biên bản giao nhận hàng hĩa của cơng ty TNHH Nhật Tiến tiến hành nhập kho và ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho (Biểu số 13). Tại phịng kế tốn, Bà Nguyễn Thị Nhung – kế tốn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ, hồn chỉnh chứng rồi đối chiếu, so sánh với số liệu trên phần mềm kế tốn đã nhập khi lập Phiếu nhập kho số 02310. Khi lập Phiếu nhập kho, kế tốn vào phần mềm, chọn “ Kế tốn hàng hĩa thành phẩm” => chọn “ Phiếu nhập hàng” => chọn “ mới” để nhập số liệu vào phần mềm, sau đĩ kế tốn chọn nút “nhận” để lưu lại (hình 2.2). 39
(Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] Cuối tháng, kế tốn vào “Báo cáo” chọn “Sổ chi tiết hàng hố” nhập ngày tháng và loại hàng hĩa cần kết xuất số liệu và chọn “In” (Biểu số 15), mỗi chứng từ được ghi 1 dịng. mỗi chứng từ được ghi 1 dịng. Sổ chi tiết được mở cho từng danh điểm hàng hố tương tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Kế tốn đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số liệu trên thẻ kho tương ứng, nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu. Đồng thời, kế tốn in Bảng tổng hợp chi tiết hàng hĩa( Biểu số 17) Theo ví dụ 03: Xuất bán hàng hĩa Theo hĩa đơn số 00004311 ngày 13/12/2013, xuất bán 752 kg thép D8 cho Cơng ty TNHH Trung Hạnh. Đơn giá xuất bán là 12.450 đ/kg, đơn giá xuất kho phần mềm tự động tính theo phương pháp bình quân liên hồn là 12.300 đ/kg, VAT 10%. Khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt. Quy trình hạch tốn tại cơng ty TNHH Thanh Biên: Khi cĩ phiếu xuất kho chuyển xuống, ơng Phạm Văn Tài – thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho tiến hành xuất kho và ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho (Biểu số 14). 40
Tại phịng kế tốn, Bà Nguyễn Thị Nhung – kế tốn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ, hồn chỉnh chứng từ rồi đối chiếu, so sánh với số liệu trên phần mềm kế tốn đã nhập khi lập Phiếu xuất kho số 03181. Khi lập Phiếu xuất kho, kế tốn vào phần mềm, chọn “ Kế tốn hàng hĩa thành phẩm” => chọn “ Hĩa đơn bán hàng giá bình quân” => chọn “ mới” để nhập số liệu vào phần mềm, sau đĩ kế tốn chọn nút “nhận” để lưu lại (hình 2.3). (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] Cuối tháng. kế tốn vào “Báo cáo” chọn “Sổ chi tiết hàng hố” nhập ngày tháng và loại hàng hĩa cần kết xuất số liệu và chọn “In” (Biểu số 16), mỗi chứng từ được ghi 1 dịng. Sổ chi tiết được mở cho từng danh điểm hàng hố tương tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Kế tốn đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số liệu trên thẻ kho tương ứng, nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu. Đồng thời, kế tốn in Bảng tổng hợp chi tiết hàng hĩa( Biểu số 17) 41
Biểu số 13: Thẻ kho D10 CƠNG TY TNHH THANH BIÊN Mẫu số S09 – DNN Km12 Quốc lộ 5- An Hƣng – (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC An Dƣơng – Hải Phịng ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO - Ngày lập thẻ: 01/12/2013- Tờ số: 3/12 - Tên hàng hĩa : Thép cây D10 - Mã số: D10 - Đơn vị tính: Kilogam (Kg) Số hiệu Ký S Số lượng chứng từ Ngày xác ố Ngày Diễn giải nhập nhận T tháng Nhập Xuất xuất Nhập Xuất Tồn của kế T tốn A B C D E F 1 2 3 G 20 266 Nhập hàng 5 PNK0 12 12/12 cơng ty Nhật 12/12 22.365 6 2310 223 Tiến Xuất hàng 9 PXK03 13/12 bán cho CT 13/12 6 470 21.005 6 182 Trúc Mai 300 312 Cộng cuối kỳ 8 626 692 332 - Sổ này cĩ 100 trang, đánh từ trang 01 đến trang 100 - Ngày mở sổ: 01/12/2013 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Thủ kho Kế tốn trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 42
Biểu số 14: Thẻ kho D8 CƠNG TY TNHH THANH BIÊN Mẫu số S09 – DNN Km12 Quốc lộ 5- An Hƣng – (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC An Dƣơng – Hải Phịng ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO - Ngày lập thẻ: 01/12/2013 - Tờ số: 5/12 - Tên hàng hĩa : Thép cuộn D8 - Mã số: D8 - Đơn vị tính: Kilogam (Kg) Số hiệu Ký S Ngà Ngà Số lượng chứng từ xác ố y y Diễn giải nhận T Thá nhập Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn của kế T ng xuất tốn A B C D E F 1 2 3 G 26 369 Nhập hàng 4 10/1 PNK02 10/1 cơng ty Kim 12 134 32.625 3 2 289 2 Khí Hà Nội Xuất hàng 9 13/1 PXK03 13/1 bán cho CT 752 25.025 7 2 181 2 Trung Hạnh 212 186 Cộng cuối kỳ 52 840 692 221 - Sổ này cĩ 100 trang, đánh từ trang 01 đến trang 100 - Ngày mở sổ: 01/12/2013 Ngày 31tháng 12 năm 2013 Thủ kho Kế tốn trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 43
Biểu số 15: Sổ chi tiết hàng hĩa D10 Mẫu số: S12- DN Cơng ty TNHH Thanh Biên Km12-Ql5- An Hƣng- An Dƣơng- Hải Phịng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HĨA) Tài khoản: 156 Tên, quy cách vật liệu, dụng cụ (sản phầm, hàng hĩa): Thép D10 Mã số vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hĩa): D10 ĐVT: Kg Tháng 12 năm 2013 Chứng từ Diễn giải TK đối Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày ứng SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền hiệu tháng A B C D 1 2 3=1*2 4 5=4*1 6 7=6*1 SDĐK 12.470 20.266 252.717.020 NK02 12/12 Nhập kho thép 331 12.500 12.223 152.787.500 38.592 479.235.720 310 D10của Nhật Tiến NK02 12/12 Nhập kho thép D10 331 12.500 30.321 379.012.500 68.913 858.248.220 312 Vinausteel . XK03 13/12 Xuất kho D10 bán 632 12.500 6.470 80.875.000 35.639 442.122.500 182 cho Trúc Mai Cộng PS tháng X X 300.692 3.755.643.080 312.332 3.901.026.680 X X SDCK X 12.443 X X X X 8.626 107.333.420 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập biểu Kế tốn trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 44
Biểu số 16: Sổ chi tiết hàng hĩa D8 Mẫu số: S12- DN Cơng ty TNHH Thanh Biên Km12-Ql5- An Hưng- An Dương- Hải Phịng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HĨA) Tài khoản: 156 Tên, quy cách vật liệu, dụng cụ (sản phầm, hàng hĩa): Thép D8 trơn Mã số vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hĩa): D8 ĐVT: Kg Tháng 12 năm 2013 Chứng từ Diễn giải TK Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày đối SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền tháng ứng A B C D 1 2 3=1*2 4 5=4*1 6 7=6*1 SDĐK 12380 26.369 326.448.220 NK02289 10/12 Nhập kho thép D8 331 12.300 12.134 149.248.200 38.592 479.235.720 của KKHN NK02290 10/12 Nhập kho thép D8 331 12.300 28.561 351.300.300 67.153 830.536.020 Vinausteel . XK03181 13/12 Xuất kho D8 bán 131 12.300 752 9.362.400 40.407 497.006.100 cho Trung Hạnh Cộng PS tháng X X 212.692 2.622.492.360 186.221 2.296.104.930 X X SDCK X 12.330 X X X X 52.840 651.517.200 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập biểu Kế tốn trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 45
Biểu số 17: Bảng tổng hợp chi tiết hàng hĩa Mẫu số S12-DN CƠNG TY TNHH THANH BIÊN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Km12 Quốc lộ 5 – An Hƣng – ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) An Dƣơng – Hải Phịng BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HĨA Tài khoản: 156 Tháng 12 năm 2013 Tên, quy cách vật Số tiền liệu, dụng cụ, Tồn Nhập Xuất Tồn STT sảnphẩm, hàng đầu kỳ trong kỳ trong kỳ cuối kỳ hố A B 1 2 3 4 1 Thép cuộn D6 220.269.362 2.652.268.220 2.712.362.589 160.174.993 2 Thép cuộn D8 326.448.220 2.622.492.360 2.296.104.930 651.517.200 3 Thép cây D10 252.717.020 3.755.643.080 3.901.026.680 107.333.420 4 Thép cây D12 26.253.152 1.966.332.285 1.900.236.596 92.348.841 Cộng 2.226.352.220 15.265.225.241 16.226.652.154 1.264.925.307 Ngày 31 tháng12năm 2013 Ngƣời lập Kế tốn trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 46
2.2.3 Kế tốn tổng hợp hàng hĩa tại cơng ty TNHH Thanh Biên Hiện nay Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Cơng ty là một cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và thực hiện hạch tốn hàng hố theo hình thức Nhật ký chung. 2.2.3.1 Chứng từ sử dụng  Phiếu nhập kho (Mẫu số: 01 – VT)  Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT)  Hĩa đơn GTGT (Mẫu số: 01GTKT3/001)  Biên bản giao nhận vật tư, hàng hĩa  Hợp đồng mua bán hàng hĩa 2.2.3.2 Tài khoản sử dụng o TK 156 - Hàng hĩa o TK 131 - Phải thu khách hàng o TK 331 – Phải trả người bán o Các TK liên quan khác 2.2.3.3 Quy trình hạch tốn Sơ đồ Trình tự ghi sổ kế tốn trên máy tính -Phiếu nhập Sổ kế tốn -Phiếu xuất -Sổ chi tiết TK 156 -Nhật kí chung Phần -Sổ cái TK 156 mềm kế tốn Bảng tổng hợp Báo cáo tài chính chi tiết hàng hĩa Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu kiểm tra : 47
Hàng ngày, kế tốn nhập số liệu vào phần mềm kế tốn khi lập Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Các số liệu được xử lý thơng qua phần mềm đã được cài sẵn trên máy phân tách và đưa vào sổ cái TK156, sổ chi tiết TK 156 và các sổ liên quan đến các tài khoản . Khi đến cuối tháng, cuối kì kế tốn, kế tốn thực hiện các bước khĩa sổ và lập báo cáo tài chính tự máy sẽ tổng hợp lên các báo cáo. Số liệu tại các sổ tổng hợp, chi tiết hay trên các báo cáo đều đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã nhập vào. Theo ví dụ 01: Theo HD số 0002818 ngày 10/12/2013, cơng ty mua 12.134 kg D8 của cơng ty TNHH Kim Khí Hà Nội, đơn giá 12.300 đ/kg, VAT 10 %, cơng ty chưa thanh tốn cho người bán. Khi lập Phiếu nhập kho số 02289, kế tốn vào phần mềm, chọn “ Kế tốn hàng hĩa thành phẩm” => chọn “ Phiếu nhập hàng” => chọn “ mới” để nhập số liệu vào phần mềm, sau đĩ kế tốn chọn nút “nhận” để lưu lại (hình 2.1). (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] Sau khi nhập số liệu vào phần mềm, phầm mềm xử lý số liệu, kế tốn vào “ Báo cáo” => vào “ Báo cáo hình thức Nhật ký chung” và chọn “ Sổ Nhật ký 48
chung”, nhập ngày tháng cần kết xuất và in sổ nhật ký chung (biểu số 16), chọn “Sổ cái” , nhập ngày tháng cần kết xuất, Mã TK:156 và in Sổ cái (Biểu số 17). Cuối kỳ in báo cáo tài chính và bảng cân đối số phát sinh. Đồng thời kế tốn kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu với chứng từ gốc. Theo ví dụ 2: Theo hĩa đơn số 0004729 ngày 12/12/2013, cơng ty mua 12.223 kg D10 của cơng ty TNHH Nhật Tiến với đơn giá 12.500 đ/kg, VAT 10%, chưa thanh tốn cho người bán. Khi lập Phiếu nhập kho số 02310, kế tốn vào phần mềm, chọn “ Kế tốn hàng hĩa thành phẩm” => chọn “ Phiếu nhập hàng” => chọn “ mới” để nhập số liệu vào phần mềm, sau đĩ kế tốn chọn nút “nhận” để lưu lại (hình 2.2). (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] Sau khi nhập số liệu vào phần mềm, phầm mềm xử lý số liệu, kế tốn vào “ Báo cáo” => vào “ Báo cáo hình thức Nhật ký chung” và chọn “ Sổ Nhật ký chung”, nhập ngày tháng cần kết xuất và in sổ nhật ký chung (biểu số 16), chọn “Sổ cái” , nhập ngày tháng cần kết xuất, Mã TK:156 và in Sổ cái (Biểu số 17). Cuối kỳ in báo cáo tài chính và bảng cân đối số phát sinh. Đồng thời kế tốn kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu với chứng từ gốc. 49
Theo ví dụ 03: Xuất 752 kg D8 cho cơng ty TNHH Trung Hạnh theo Hĩa đơn số 0004311 ngày 13/12/2013 với đơn giá là 12.450 đ/kg, VAT 10%, giá vốn xuất kho phần mềm tự động tính theo phương pháp bình quân liên hồn là 12.300 đ/kg,khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt. Khi lập Phiếu xuất kho số 03181, kế tốn chọn “ Kế tốn hàng hĩa, thành phẩm” => chọn “Hĩa đơn bán hàng giá bình quân” => chọn “Mới” => kế tốn nhập số liệu vào phần mềm => kế tốn chọn nút “cập nhật giá vốn” để phần mềm tự động tính giá vốn hàng bán =>sau đĩ chọn nút “nhận” để xuất bán hàng hĩa (hình 2.3) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] Sau khi nhập số liệu vào phần mềm, phầm mềm xử lý số liệu, kế tốn vào “ Báo cáo” => vào “ Báo cáo hình thức Nhật ký chung” và chọn “ Sổ Nhật ký chung”, nhập ngày tháng cần kết xuất và in sổ nhật ký chung (biểu số 18), chọn “Sổ cái” , nhập ngày tháng cần kết xuất, Mã TK:156 và in Sổ cái (Biểu số 19). Cuối kỳ in báo cáo tài chính và bảng cân đối số phát sinh. Đồng thời kế tốn kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu với chứng từ gốc. 50
Theo ví dụ 04: Xuất 6470 kg D10 cho cơng ty TNHH Trúc Mai theo Hĩa đơn số 0004312 ngày 13/12/2013 với giá 12.650 đ/kg, giá vốn xuất kho phần mềm tự động tính theo phương pháp bình quân liên hồn là 12.500 đ/kg, VAT 10%, chưa thu tiền. Khi lập Phiếu xuất kho số 03182, kế tốn chọn “ Kế tốn hàng hĩa, thành phẩm” => chọn “Hĩa đơn bán hàng giá bình quân” => chọn “Mới” => kế tốn nhập số liệu vào phần mềm => kế tốn chọn nút “cập nhật giá vốn” để phần mềm tự động tính giá vốn hàng bán =>sau đĩ chọn nút “nhận” để xuất bán hàng hĩa (hình 2.4). (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] Sau khi nhập số liệu vào phần mềm, phầm mềm xử lý số liệu, kế tốn vào “ Báo cáo” => vào “ Báo cáo hình thức Nhật ký chung” và chọn “ Sổ Nhật ký chung”, nhập ngày tháng cần kết xuất và in sổ nhật ký chung (biểu số 18), chọn “Sổ cái” , nhập ngày tháng cần kết xuất, Mã TK:156 và in Sổ cái (Biểu số 19). Cuối kỳ in báo cáo tài chính và bảng cân đối số phát sinh. Đồng thời kế tốn kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu với chứng từ gốc. 51
Biểu số 18: Sổ Nhật ký chung Cơng ty TNHH Thanh Biên Mẫu số: S03 – DN Km12-Ql5- An Hƣng- An (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Dƣơng- Hải Phịng Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2013 Đơn vị tính: VND Ngày Chứng từ Số Số tiền tháng Số Ngày, hiệu Diễn giải ghi sổ hiệu tháng TK Nợ Cĩ ĐƯ A B C D H 1 2 Số trang trước chuyển sang 608.265.216 608.265.216 10/12/ NK0 10/12/ Nhập kho thép D8 156 149.248.200 2013 2289 2013 Vinausteel của KKHN 133 14.924.820 331 164.173.020 10/12/ NK0 10/12/ Nhập kho thép D8 156 355.584.450 2013 2290 2013 Vinausteel 133 35.558.445 331 391.142.895 12/12/ NK0 12/12/ Nhập hàng D10 của cơng ty 156 152.787.500 2013 2310 2013 Nhật Tiến 133 15.278.750 331 168.066.250 12/12/ UNC 12/12/ Chuyển khoản trả tiền cơng 331 200.000.000 2013 2612 2013 ty Nhật Tiến 122 200.000.000 12/12/ PC22 12/12/ Tạm ứng cho nhân viên đi 141 20.000.000 2013 96 2013 sửa chữa xe 16N-1845 121 20.000.000 13/12/ XK0 13/12/ Xuất kho D8 bán hàng cho 632 9.249.600 2013 3181 2013 cơng ty Trung Hạnh 156 9.249.600 13/12/ XK0 13/12/ Xuất kho D10 bán cho cơng 632 80.875.000 2013 3182 2013 ty Trúc Mai 156 80.875.000 13/12/ PC23 13/12/ Trả tiền điện tháng 10 642 12.223.260 2013 21 2013 133 1.222.326 121 13.445.586 Tổng cộng 707.801.843.251 707.801.843.25 1 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời ghi sổ Kế tốn trƣởng Thủ trƣởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đĩng dấu) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 52
Biểu số 19: Sổ cái TK 156 Cơng ty TNHH Thanh Biên Mẫu số: S03a – DN Km12-Ql5- An Hƣng- An (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Dƣơng- Hải Phịng Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI (Dùng cho hình thức Nhật kí chung) Từ ngày 01/12/2012 đến ngày 31/12/2012 Tên TK: Hàng hĩa Số hiệu TK: 156 Số dư đầu kỳ: 2.226.352.220 Số phát sinh nợ: 15.265.225.241 Số phát sinh cĩ: 16.226.652.154 Số dư cuối kỳ: 1.264.925.307 NT Chứng từ TK Số tiền ghi SH NT Diễn giải ĐƯ Nợ Cĩ sổ 10/1 NK0 10/12/ Nhập kho thép D8 331 149.248.200 2/20 2289 2013 Vinausteel của cơng ty 13 Kim Khí Hà Nội 10/1 NK0 10/12/ Nhập kho thép D6 331 355.584.450 2/20 2290 2013 Vinausteel của cơng ty 13 Kim Khí Hà Nội 12/1 NK0 12/12/ Nhập kho thép D10 331 152.787.500 2/20 2310 2013 Vianusteel của cơng ty 13 Nhật Tiến 13/1 XK0 13/12/ Xuất kho D8 bán cho 632 9.249.600 2/20 3181 2013 Trung Hạnh 13 13/1 XK0 13/12/ Xuất kho D10 bán cho 632 80.875.000 2/20 3182 2012 Trúc Mai 13 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời ghi sổ Kế tốn trƣởng Thủ trƣởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đĩng dấu) (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 53
2.2.3 Cơng tác tổ chức kiểm kê hàng hĩa tại cơng ty TNHH Thanh Biên Định kỳ cuối mỗi quý, Cơng ty TNHH Thanh Biên tiến hành kiểm kê kho nhằm xác định chính xác số liệu, giá trị của từng loại hàng hĩa hiện cĩ tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đĩ, việc kiểm kê giúp cho Cơng ty kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để cĩ biện pháp xử lý kịp thời. Trước mỗi lần kiểm kê hàng hĩa, được sự thơng báo của hội đồng kiểm kê cơng ty, thủ kho phải hồn tất thẻ kho để tạo điều kiện cho kiểm kê. Đồng thời, ở phịng kế tốn, các sổ sách về hàng hĩa đều được khĩa sổ sau khi kế tốn tính ra giá trị hàng tồn kho của hàng hĩa. Thơng qua việc cân, đếm Hội đồng kiểm kê thể hiện kết quả kiểm kê trên Bản kiểm kê hàng hĩa. Căn cứ vào Biên bản kiêm kê này, Giám đốc cơng ty cùng với hội đồng kiểm kê sẽ cĩ những quyết định xử lý thích hợp. Căn cứ vào các biên bả xử lý kết quả kiểm kê, kế tốn tiến hành ghi sổ. Trong khi kiểm kê hàng hĩa, phát hiện chệnh lệch cơng ty xử lý nhƣ sau: 1. Phát hiện thừa hàng hĩa chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, ghi: Nợ TK 156 – Hàng hĩa Cĩ TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác Khi cĩ quyết định xử lý của cơng ty, ghi: Nợ TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác Cĩ các TK cĩ liên quan 2. Phát hiện thiếu hàng hĩa chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý: Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý Cĩ TK 156 – Hàng hĩa Khi cĩ quyết định xử lý của cơng ty, ghi: Nợ TK 111, 334, 338, 632 Ví dụ 05: Ngày 31/12/2013, cơng ty tiến hành kiêm kể hàng hĩa. Hội đồng kiểm kê lập Biên bản kiểm kê hàng hĩa ( Biểu số 20) 54
Biểu số 20: Biên bản kiểm kê hàng hĩa BÁO CÁO KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO Thời điểm kiểm kê: 9h ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ban kiểm kê gồm: - Bà Trần Thị Phương Thanh( Giám đốc) - Trưởng ban kiểm kê - Ơng Phạm Văn Bính ( Nhân viên kinh doanh) - Uỷ viên - Ơng Phạm Văn Tài (Thủ kho) - Ủy viên - Bà Nguyễn Thị Nhung (Kế tốn kho) - Ủy viên Đã kiểm kho cĩ những mặt hàng sau: S Tên nhãn hiệu, quy Đơn Sổ sách Thực tế Chênh lệch Phẩm chất T cách vật tư Giá SL TT SL TT Thừa Thiếu Cịn Kém Mất ĐVT T SL TT SL TT tốt phẩm phẩm 100% chất chất 1 Thép cuộn D6 Kg 12.380 12.938 160.174.993 12.938 160.174.993 - - - - X 2 Thép cuộn D8 Kg 12.380 40.841 505.615.195 40.841 505.615.195 - - - - X 3 Thép cây D10 Kg 12.520 18.472 231.265.841 18.472 231.265.841 - - - - X . Tổng cộng 182.656 2.264.925.307 182.656 2.264.925.307 Kết luận của ban kiểm kê: Tất cả các loại hàng hĩa cịn tốt 100% và số lượng khơng chênh lệch với sổ sách. Giám đốc Kế tốn trưởng Thủ kho Người lập sổ (Nguồn trích: phịng kế tốn cơng ty TNHH Thanh Biên) [3] 55
CHƢƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM QUẢN LÝ HÀNG HĨA TỐT HƠN TẠI CƠNG TY TNHH THANH BIÊN 3.1 Nhận xét chung về cơng tác kế tốn hàng hĩa tại cơng ty TNHH Thanh Biên 3.1.1 Ưu điểm  Về bộ máy kế tốn và cơng tác ghi chép sổ sách kế tốn - Việc bố trí các cán bộ kế tốn và phân định trong bộ máy kế tốn của cơng ty tương đối phù hợp với khối lượng cơng việc và đáp ứng được nhu cầu đề ra. Đội ngũ cán bộ kế tốn của cơng ty tuy tuổi đời cịn trẻ song lại rất năng động, nghiệp vụ chuyên mơn vững vàng. Cơng ty luơn tạo điều kiện cho cán bộ bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của cơng tác kế tốn. - Trong điều kiện khoa học ngày càng phát triển, cơng ty đã rất nhanh nhạy trong việc áp dụng phần mềm kế tốn máy. Với chương trình phần mềm IT- SOFT, cơng ty đã trang bị hệ thống máy tính văn phịng đầy đủ, tiện nghi. Do vậy, khối lượng cơng việc kế tốn thủ cơng đã được giảm bớt nhiều đảm bảo cung cấp thơng tin một cách nhanh chĩng, đầy đủ, kịp thời.  Hệ thống tài khoản: Cơng ty TNHH Thanh Biên áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Cơng ty luơn cập nhật những thay đổi trong chế độ kế tốn, đặc biệt là những chuẩn mực mới và các thơng tư hướng dẫn, các quy định của Nhà nước.  Hệ thống chứng từ: Chứng từ mà cơng ty sử dụng để hạch tốn đều đúng theo mẫu biểu mà Bộ Tài Chính ban hành từ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hĩa đơn GTGT, Những thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế đều được hạch tốn đầy đủ, chính xác tạo điều kiện cho việc đối chiếu kiểm tra số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách kế tốn.  Hệ thống sổ sách: Cơng ty áp dụng hình thức sổ kế tốn Nhật ký chung, hình thức này tương đối đơn giản, đảm bảo rõ ràng, dễ hiểu, dễ thu nhận xử lý, tổng hợp và cung cấp thơng tin phù hợp với năng lực, trình độ và điều kiện kỹ thuật tính tốn cũng như nhu cầu quản lý của cơng ty. Như vậy, hình 56
thức nhật ký chung đã đáp ứng được yêu cầu hạch tốn kế tốn và quản lý của Cơng ty. Nhìn chung, tổ chức kế tốn hàng hĩa tại cơng ty TNHH Thanh Biên phù hợp với phương pháp kế tốn hàng hĩa hiện hành, tuân thủ các quy định của Nhà nước về hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, chứng từ, đảm bảo sự thống nhất.  Đối với kế tốn chi tiết hàng hĩa: Cơng ty TNHH Thanh Biên hạch tốn chi tiết hàng hĩa theo phương pháp thẻ song song, đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu. Trong cơng tác hạch tốn hàng hĩa tại cơng ty, giữa thủ kho và phịng kế tốn luơn cĩ sự phối hợp chặt chẽ. Thủ kho theo dõi hàng hĩa, quản lý chi tiết hàng hĩa, kế tốn theo dõi chi tiết hàng hĩa thơng qua sổ chi tiết hàng hĩa, từ đĩ, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn chi tiết với thẻ kho để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ trong việc hạch tốn hàng hĩa.  Đối với kế tốn tổng hợp hàng hĩa: Cơng ty TNHH Thanh Biên hạch tốn kế tốn hàng hĩa theo phương pháp kế khai thường xuyên nên bất cứ thời điểm nào cũng tính được giá trị nhập, xuất, tăng, giảm hiện cĩ của cơng ty. Như vậy, cơng ty cĩ điều kiện để quản lý tốt hàng hĩa và hạch tốn chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kiểm tra kế tốn tại cơng ty.  Đối với phương pháp tính hàng hàng hĩa: Cơng ty TNHH Thanh Biên tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân liên hồn là phù hợp với đặc điểm kinh doanh của cơng ty. Việc áp dụng phương pháp này giúp kế tốn cơng ty vừa đảm bảo tính kịp thời, vùa phản ánh được tình hình biến động của thị trường. 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh những thành tích đạt được, việc hạch tốn kế tốn nghiệp vụ nhập xuất hàng hĩa nĩi riêng cũng như cơng tác kế tốn nĩi chung tại cơng ty vẫn cịn một số những hạn chế nhất định sau: 57
Thứ nhất: Cơng ty xây dựng danh điểm hàng hĩa chưa hợp lý, rõ ràng và cụ thể theo từng loại hàng hĩa nên việc theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn hàng hĩa của cơng ty cịn chưa được kịp thời và hiệu quả. Thứ hai: Cơng ty chưa xây dựng được kế hoạch thu mua, dự trữ hàng hĩa tốt, vẫn cịn tồn tại tình trạng khách hàng mua mà hết hàng trong khi cĩ những mặt hàng tồn đọng nhiều trong kho. Thứ ba:Tình hình quản lý kho bãi cịn hạn chế, kho cơng ty khá rộng nhưng chưa phân loại rõ ràng từng loại mặt hàng dẫn đến việc quản lý thiếu chặt chẽ, khĩ khăn trong việc nhập – xuất hàng cũng như quá trình kiểm kê hàng hĩa. Thứ tƣ: Cơng tác kiểm kê hàng tồn kho tại Cơng ty chưa được thực hiện thường xuyên, cuối năm cơng ty mới tiến hành cơng tác kiểm kê nên khơng phát hiện kịp thời được sự mất mát, hư hỏng hàng tồn kho để xử lý kịp thời. 3.2 Một số biện pháp nhằm quản lý hàng hĩa tốt hơn tại tại Cơng ty TNHH Thanh Biên. Bằng những kiến thức tài chính kế tốn đã được học tại trường và qua thời gian thực tập tại Cơng ty TNHH Thanh Biên, em đã thấy được sự vận dụng giữa lý thuyết và thực tế trong cơng tác kế tốn hàng hố. Bên cạnh những mặt tích cực mà cơng tác kế tốn hàng hố đã đạt được trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty vẫn cịn bộc lộ một số hạn chế, làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến hiệu quả của tổ chức kế tốn. Xuất phát từ những hạn chế này, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện thêm tổ chức kế tốn hàng hố tại cơng ty. Thứ nhất: Về cơng tác quản lý hàng hĩa Nguồn hàng hĩa trong cơng ty cĩ nhiều chủng loại vì vậy doanh nghiệp nên lập danh điểm hàng hĩa rõ ràng, cụ thể hơn theo từng loại hàng hĩa để việc theo dõi và kiểm sốt vật tư được dễ dàng và chính xác hơn. Để thuận tiện cho cơng tác quản lý hàng hĩa được chặt chẽ thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sĩt và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thơng tin về một loại hàng hĩa nào đĩ, Cơng ty nên mở "Sổ danh điểm hàng hĩa" theo từng loại mặt hàng, từng chủng loại hàng hĩa. 58
Bởi vì như đã nĩi ở trên, hạch tốn chi tiết hàng hĩa ở cơng ty áp dụng phương pháp thẻ song song và việc tính giá xuất hàng hĩa theo phương pháp bình quân liên hồn, như vậy việc mở sổ danh điểm hàng hĩa sẽ gĩp phần giảm bớt khối lượng cơng việc hạch tốn, xử lý nhanh chĩng, cung cấp thơng tin kịp thời phục vụ quản lý, kinh doanh và rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế tốn cho phần vận hành hạch tốn hàng tồn kho trên máy vi tính. Sổ danh điểm cĩ thể đƣợc xây dựng theo mẫu sau: Kho Danh điểm Tên hàng hố ĐVT Giá hạch Ghi hàng hố tốn chú Cơng ty 1561 Hàng hố Kg 15611 Thép xây dựng Kg 156111 Thép cuộn D6 Kg 156112 Thép cây D8 Kg 156113 Thép cây D10 Kg 15612 Xi măng Kg 156121 Xi măng Hải Phịng Kg 156122 Xi măng Chifon Kg 156123 Xi măng Hồng Thạch Kg Mở sổ danh điểm hàng hĩa phải cĩ sự kết hợp nghiên cứu của phịng kế tốn, phịng kế tốn cung ứng sau đĩ trình lên cơ quan chủ quản của cơng ty để thống nhất quản lý và sử dụng trong tồn cơng ty. Khi cơng ty xây dựng được hệ thống danh điểm hàng hĩa thì việc theo dõi, kiểm tra hàng hĩa được dễ dàng hơn rất nhiều và như vậy ban lãnh đạo cĩ 59
thể đưa ra hướng giải quyết kịp thời để khơng làm ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai: Về việc xây dựng kế hoạch thu mua, dự trữ hàng hĩa Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn hàng hĩa và thực hiện tốt cơng tác bán hàng, cơng ty cần xây dựng kế hoạch thu mua và dự trữ hàng hĩa một cách hợp lý và hiệu quả. Hàng ngày, kế tốn kho và thủ kho phải đối chiếu và báo cáo được tình hình nhập – xuất – tồn hàng hĩa cho phịng kinh doanh. Phịng kinh doanh dựa vào số lượng tồn, cùng các đơn đặt hàng cũng như tình hình mua bán hiện tại của thị trường thép nĩi chung và cơng ty TNHH Thanh Biên nĩi riêng để lập kế hoạch mua hàng và dự trữ hàng hĩa trong kho một cách hợp lý, đảm bảo hàng hĩa trong kho đủ số lượng, chủng loại, đáp ứng nhu cầu bán hàng, khơng bị gián đoạn hay hết hàng, cũng như đảm bảo việc tránh tồn kho quá nhiều gây tồn đọng vốn và chiếm nhiều diện tích kho bãi. Hàng hĩa để lâu trong kho cĩ thể sẽ kém chất lượng như han rỉ, gãy, cũ Thứ ba: Về hệ thống kho tàng bến bãi Hàng hĩa của cơng ty cịn nhiều chủng loại khác nhau đặc biệt là các loại cĩ giá trị nên cơng tác bảo quản hàng hĩa của cơng ty là rất quan trọng. Vì vậy mà cơng ty cần chú trọng đến các kho tàng bến bãi để bảo quản hàng hĩa được đảm bảo. Cơng ty phải xây dựng hệ thống kho tàng để bảo quản hàng hĩa tránh hư hỏng gây thiệt hại cho cơng ty. Ngồi ra cĩ những kho tàng đã được xây dựng lâu năm cơng ty phải kiểm tra và tu sửa lại cho đảm bảo cĩ thể giữ gìn và bảo quản hàng hĩa tốt hơn. Khi hệ thống kho tàng bến bãi của cơng ty được xây dựng đầy đủ và được tu sửa chắc chắn sẽ giúp cho việc bảo quản hàng hĩa được tốt hơn, hàng hĩa khơng bị hư hỏng và mất mát tránh được tổn thất kinh tế cho cơng ty. Thứ tư: Về cơng tác tổ chức kiểm kê hàng hố. Doanh nghiệp nên hồn thiện cơng tác kiểm kê kho, tiến hành kiểm kê thường xuyên hàng tháng hoặc hàng quý để kịp thời phát hiện những loại hàng hĩa bị thiếu hụt hay cịn dư thừa, ít dùng cho sản xuất hoặc xuất bán để từ đĩ cĩ 60
những biện pháp xử lý kịp thời cũng như đề ra các biện pháp khắc phục vànhững quyết định thu mua, xuất bán hàng hĩa. Cơng tác kiểm kê thường sửdụng thước đo hiện vật để đo lường cũng như đo, đếm tại chỗ. Khi phát hiện thừa, thiếu hàng hĩa tại kho, kế tốn phải xác định nguyên nhân và ghi sổ kế tốn. Vì doanh nghiệp cĩ rất nhiều loại hàng hĩa hơn nữa cịn cĩ những hàng hĩa cĩ giá trị nên cơng ty cần chú trọng vào việc kiểm tra hàng hĩa trong khotránh được những thất thốt, mất mát hàng hĩa. Hơn nữa việc kiểm kê thường xuyên giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý kịp thời khi bị mất hay hư hỏng hàng hĩa. Trên thực tế đến cuối năm doanh nghiệp mới tiến hành cơng tác kiểm kê hàng hĩa trong kho, như vậy nếu cĩ những hàng hĩa bị hư hỏng trong quá trình lưu trữ thì doanh nghiệp sẽ khơng kịp thời xử lý sẽ dẫn đến những tổn thất kinh tế, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Như vậy hàng tháng hoặc hàng quý doanh nghiệp phải tiến hành việc kiểm tra. 61
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Đề tài đã hệ thống hĩa được lý luận chung về kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp. Về thực tiễn, đề tài đã mơ tả và phân tích được thực trạng cơng tác kế tốn hàng hĩa tại Cơng ty TNHH Thanh Biên một cách khách quan, trung thực thơng qua số liệu tháng 12 năm 2013 minh chứng cho các lập luận đưa ra. Qua quá trình thực tập được tiếp cận thực tế tại cơng ty, em nhận thấy cơng tác kế tốn hàng hĩa của cơng ty cĩ một số ưu điểm và hạn chế chính sau: - Ưu điểm: Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức tập trung, khá gọn nhẹ nhưng cĩ tính hồn thiện tương đối cao, hoạt động nề nếp với quy trình làm việc khoa học. Hệ thống sổ sách, tài khoản kế tốn khoa học, tuân thủ đúng chế độ kế tốn ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006. Về cơng tác kế tốn hàng hĩa chặt chẽ, khoa học, phù hợp với tình hình đơn vị, cung cấp thơng tin nhanh và chính xác về tình hình hàng hĩa. - Hạn chế: Cơng tác quản lý hàng hĩa chưa tốt Kế hoạch thu mua, dữ trữ chưa phù hợp Hệ thống kho tàng bến bãi chưa đáp ứng được yêu cầu dự trữ tại đơn vị. Cơng tác kiểm kê chưa được thực hiện thường xuyên. 2. Kiến nghị Từ thực trạng nêu trên, đề tài đã đưa ra được một số giải pháp nhằm quản lý hàng hĩa tốt hơn tại cơng ty TNHH Thanh Biên: - Cơng ty nên tăng cường cơng tác quản lý hàng hĩa bằng cách lập danh điểm cho hàng hĩa cụ thể hơn. - Cơng ty nên xây dựng kế hoạch thu mua, dự trữ hợp lý. - Cơng ty nên cĩ kế hoạch sửa chữa, nâng cấp cải tạo cũng như xây dựng mới kho tàng nhằm phục vụ tốt cho cơng tác quản lý, bảo quản hàng hĩa. - Cơng ty nên xây dựng kế hoạch kiểm kê thường xuyên hơn. Các kiến nghị đề xuất đều xuất phát từ thực tế tại cơng ty nên cĩ thực tế khả thi. 62
TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ tài chính (2009), Chế độ kế tốn doanh nghiệp quyển 1 Hệ thống tài khoản kế tốn, Nhà xuất bản Tài chính. 2. Bộ tài chính (2009), Chế độ kế tốn doanh nghiệp quyển 2 Báo cáo tài chính, chứng từ, sổ sách kế tốn và sơ đồ kế tốn, Nhà xuất bản Tài chính. 3. Cơng ty TNHH Thanh biên (2013), Sổ sách kế tốn Cơng ty. 4. Trương Thị Thủy – Ngơ Thế Chi (2012), Kế tốn tài chính, Nhà xuất bản Tài chính.