Khóa luận Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar

98 trang huongle 2010

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_mot_so_giai_phap_nham_nang_cao_hieu_qua_quan_tri_h.pdf

Nội dung text: Khóa luận Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại phát triển của khoa học kỹ thuật, nền kinh tế thị trƣờng đang thay đổi từng ngày, nếu các Doanh nghiệp không thay đổi tƣ duy để thích ứng với sự thay đổi đó thì khó có thể tồn tại và phát triển nhanh đƣợc. Thay đổi tƣ duy để thích ứng với môi trƣờng không chỉ đúng với các Doanh nghiệp mà em thấy rằng nó còn đúng với mỗi sinh viên. Là sinh viên của trƣờng Đại học Dân Lập Hải Phòng em thấy mình cần phải có sự thay đổi cách nghĩ trong nhận thức, trong học tập và làm việc. Thực tế cho thấy rằng hầu hết sinh viên đi thực tập đều lựa chọn các Công ty sản xuất hoặc thƣơng mại đã hoạt động trong khoảng thời gian dài để có đƣợc số liệu đầy đủ. Nhƣng kiến thức mà các bạn thu thập đƣợc thì liệu có đƣợc đầy đủ nhƣ các báo cáo không? Đối với bản thân em đây là một câu hỏi mà khiến em phải suy nghĩ và băn khoăn. Chính vì vậy mà em đã lựa chọn Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh để làm địa điểm thực tập và viết khoá luận. Đây là một Công ty vừa mới thành lập nhƣng lại có rất nhiều việc để làm. Công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, một lĩnh vực mà rất ít các bạn sinh viên lựa chọn để làm báo cáo. Thời gian thực tập tại Công ty em đã đƣợc tham gia làm các công việc mà một nhân viên chính thức của Công ty phải làm. Trong thời gian này bản thân em giữ 3 vai trò: Một là, sinh viên thực tập. Hai là, nhân viên tập sự. Ba là, cộng tác viên. Là nhân viên của Phòng Nghiên cứu và phát triển, đƣợc Giám đốc cử xuống Công ty khách hàng để thu thập thông tin phục vụ cho công tác Tƣ vấn, em hiểu rõ nhiệm vụ của mình là phải làm gì và làm nhƣ thế nào. Đƣợc tập sự tại Công ty, đƣợc tham gia làm nhiệm vụ của Công ty nên em đã lựa chọn chính nhiệm vụ đó để làm đề tài khoá luận tốt nghiệp. Tên đề tài mà em lựa chọn là: “ Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh)”. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 1
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) Qua thời gian thực tập và thực hiện nhiệm vụ này, em nhận thấy công tác Quản trị hàng tồn kho của Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar còn nhiều điểm bất cập và chƣa hợp lý. Em xin phép đƣợc đƣa ra một số giải pháp để nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho của Công ty. Do thời gian không cho phép nên bài viết của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Bài khoá luận tốt nghiệp của em có kết cấu nhƣ sau: Chƣơng I: Cơ sở lý luận chung về Quản trị hàng tồn kho Chƣơng II: Giới thiệu về Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh và nhiệm vụ Tƣ vấn cho Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar Chƣơng III: Thực trạng công tác Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar Chƣơng IV: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar Trong quá trình thực tập và thực hiện nhiệm vụ bản thân em đã rất cố gắng trong việc tìm hiểu tình hình thực tế, thu thập số liệu chính xác và đầy đủ để hoàn thành tốt bài khoá luận này. Tuy nhiên do trình độ và kiến thức còn hạn chế nên bài khoá luận tốt nghiệp của em không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận đƣợc sự góp ý của các thầy cô trong Bộ môn Quản trị Kinh Doanh để bài viết của em đƣợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Giảng viên – Kỹ sƣ LÊ ĐÌNH MẠNH cùng toàn thể các cô, bác, anh chị trong Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh cũng nhƣ lãnh đạo và nhân viên của Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar đã giúp đỡ em hoàn thành bài khoá luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày tháng năm 2010 Sinh viên Hà Thị Minh Hằng Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 2
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) CHƢƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 1.1. Cơ sở lý luận chung về Quản trị hàng tồn kho. 1.1.1. Khái niệm Hàng tồn kho. Định nghĩa hàng tồn kho theo chuẩn mực số 2: Hàng tồn kho bao gồm:  Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đã mua đang đi trên đƣờng hoặc gửi đi gia công chế biến.  Hàng hoá mua để bán: hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đƣờng, hàng gửi đi gia công, chế biến, hàng gửi bán.  Hàng hoá thành phẩm: thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi bán.  Sản phẩm dở dang: sản phẩm chƣa hoàn thành hoặc sản phẩm hoàn thành nhƣng chƣa làm thủ tục nhập kho.  Chi phí dịch vụ dở dang. Tất cả những thứ này đƣợc coi là hàng tồn kho và chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanh nghiệp, bởi vì doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những khoản thu nhập thêm sau này cho doanh nghiệp. Đó là những tài sản đã sẵn sàng để đem ra bán hoặc sẽ đƣợc đem ra bán. Nếu để tồn hàng tồn kho quá lâu thì sẽ làm ảnh hƣởng không tốt tới quá trình kinh doanh, bởi vì doanh nghiệp sẽ phải tốn chi phí dự trữ, chi phí thanh lý hay cải tiến hàng bị lỗi thời, và thanh lý hàng hƣ hỏng. Tuy nhiên, việc không dự Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 3
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) trữ đủ hàng tồn kho cũng là một rủi ro bởi vì doanh nghiệp có khả năng đánh mất những khoản doanh thu bán hàng tiềm năng hoặc thị phần nếu sau này giá lên cao mà doanh nghiệp không còn hàng để bán 1.1.2. Khái niệm Quản trị hàng tồn kho. - Quản trị hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tƣ nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp. - Quản trị hàng tồn kho là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn kho thông qua chuỗi giá trị, từ việc xử lý trong sản xuất đến phân phối 1.1.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác Quản trị hàng tồn kho.  Vai trò: - Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật tƣ có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. - Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đƣợc tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch. - Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tƣ, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí. - Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tƣ, đối chiếu với tình hình sản xuất, kinh doanh và tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời. - Đảm bảo có đủ hàng hoá, thành phẩm để cung ứng ra thị trƣờng  Ý nghĩa: - Công tác Quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc tiến hành đều đặn, liên tục phải thƣờng xuyên Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 4
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) đảm bảo cho nó các loại vật tƣ, năng lƣợng đủ về số lƣợng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất chất lƣợng. Đó là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm đƣợc. - Doanh nghiệp sản xuất cần phải có vật tƣ, năng lƣợng mới tồn tại đƣợc. Vì vậy, đảm bảo nguồn vật tƣ năng lƣợng cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền hoạt động sản xuất xã hội. - Doanh nghiệp thƣơng mại cần phải có hàng hoá thì mới tồn tại đƣợc, chính vì vậy cần phải đảm bảo có đủ hàng hoá để cung ứng cho thị trƣờng và xã hội. 1.1.4. Các nhân tố ảnh hƣởng đến hàng tồn kho (tồn kho dự trữ).  Đối với các mức tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu thƣờng phụ thuộc vào: - Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất của doanh nghiệp. Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu của doanh nghiệp thƣờng bao gồm 3 loại: dự trữ thƣờng xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ (đối với các doanh nghiệp sản xuất có tính chất thời vụ). - Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trƣờng. - Chu kỳ giao hàng quy định trong hợp đồng giữa đơn vị cung ứng nguyên vật liệu với doanh nghiệp. - Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp. - Giá cả của các loại nguyên vật liệu, nhiên liệu cung ứng.  Đối với mức tồn kho dự trữ bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, các nhân tố ảnh hƣởng bao gồm: - Đặc điểm và các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ trong quá trình chế tạo sản phẩm. - Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm. - Trình độ tổ chức quá trình sản xuất của doanh nghiệp.  Đối với mức tồn kho dự trữ sản phẩm thành phẩm thƣờng chịu ảnh hƣởng của các nhân tố: Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 5
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) - Sự phối hợp giữa khâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. - Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm giữa doanh nghiệp và khách hàng. - Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trƣờng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. 1.1.5. Các loại hàng tồn kho. Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có vai trò nhƣ một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sản xuất kinh doanh nhƣ dự trữ - sản xuất – và tiêu thụ sản phẩm khi mà giữa các giai đoạn này các hoạt động không phải lúc nào cũng đƣợc diễn ra đồng bộ. Hàng tồn kho mang lại cho bộ phận sản xuất và bộ phận Marketing của một Doanh nghiệp sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhƣ lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ. Ngoài ra hàng tồn kho giúp Doanh nghiệp tự bảo vệ trƣớc những biến động cũng nhƣ sự không chắc chắn về nhu cầu đối với các sản phẩm của Doanh nghiệp. Đối với các Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại nhƣ các Doanh nghiệp bán sỉ hay bán lẻ thì hàng tồn kho cũng có vai trò tƣơng tự là một tấm đệm an toàn giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Các Doanh nghiệp sản xuất thƣờng có 3 loại hàng tồn kho ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất: 1.1.5.1. Tồn kho nguyên vật liệu. Tồn kho nguyên vật liệu bao gồm các chủng loại hàng mà một Doanh nghiệp mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình. Nó có thể gồm các loại nguyên vật liệu cơ bản, bán thành phẩm hoặc cả hai. Việc duy trì một lƣợng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua vật tƣ và hoạt động sản xuất. Đặc biệt bộ phận cung ứng vật tƣ sẽ có lợi khi có thể mua một số lƣợng lớn và đƣợc hƣởng giá chiết khấu từ các nhà cung cấp. Ngoài ra Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 6
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) khi doanh nghiệp dự đoán rằng trong tƣơng lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lƣu giữ một số lƣợng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn đƣợc cung ứng đầy đủ, kịp thời với chi phí ổn định. Bộ phận sản xuất trong việc thực hiện các kế hoạch sản xuất cũng nhƣ sử dụng hiệu quả các phƣơng tiện sản xuất và nhân lực của mình cũng cần một số lƣợng hàng tồn kho luôn có sẵn thích hợp. Do vậy chúng ta có thể hiểu đƣợc là tại sao các bộ phận sản xuất và cung ứng vật tƣ trong các doanh nghiệp luôn muốn duy trì một số lƣợng lớn hàng tồn kho nguyên vật liệu. 1.1.5.2. Tồn kho sản phẩm dở dang. Tồn kho sản phẩm dở dang bao gồm tất cả các mặt hàng mà hiện đang còn nằm tại một công đoạn nào đó của quá trình sản xuất. Ví dụ sản phẩm dở dang trong một vài công đoạn (nhƣ lắp ráp hoặc sơn); sản phẩm dở dang có thể đang nằm trung chuyển giữa các công đoạn, hoặc có thể đang đƣợc cất giữ tại một nơi nào đó, chờ bƣớc tiếp theo trong quá trình sản xuất. Tồn trữ sản phẩm dở dang là một phần tất yếu của hệ thống sản xuất công nghiệp hiện đại bởi vì nó sẽ mang lại cho mỗi công đoạn trong quá trình sản xuất một mức độ độc lập nào đó. Thêm vào đó sản phẩm dở dang sẽ giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngừng trệ sản xuất hay có thời gian nhàn rỗi. Vì những lý do này mà bộ phận sản xuất của các doanh nghiệp sẽ luôn muốn duy trì một mức tồn trữ sản phẩm dở dang hợp lý. Nói chung, khi một doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài hơn thì mức độ tồn trữ sản phẩm dở dang cũng lớn hơn. 1.1.5.3. Tồn kho thành phẩm. Tồn kho thành phẩm bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang nằm chờ tiêu thụ. Ngoại trừ các loại thiết bị có quy mô lớn, Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 7
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) các thiết bị đặc biệt nhƣ các máy móc công nghiệp, khí tài quân sự, máy bay và các lò phản ứng hạt nhân v.v thƣờng đƣợc hợp đồng đặt hàng trƣớc khi sản xuất, còn lại các sản phẩm tiêu dùng và các sản phẩm công nghiệp đều đƣợc sản xuất hàng loạt và tồn trữ trong kho nhằm đáp ứng mức tiêu thụ dự kiến trong tƣơng lai. Việc tồn trữ đủ một lƣợng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận Marketing của một doanh nghiệp. Dƣới góc độ của bộ phận Marketing, với mức tiêu thụ trong tƣơng lai đƣợc dự kiến không chắc chắn, tồn kho thành phẩm với số lƣợng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ nào trong tƣơng lai, đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán do không có hàng giao hay thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong giao hàng khi hàng trong kho bị hết. Dƣới góc độ của nhà sản xuất thì việc duy trì một lƣợng lớn thành phẩm tồn kho cho phép các loại sản phẩm đƣợc sản xuất với số lƣợng lớn, và điều này giúp giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm do chi phí cố định đƣợc phân bổ trên số lƣợng lớn đơn vị sản phẩm đƣợc sản xuất ra. 1.1.6. Xác định lƣợng tồn kho nguyên vật liệu cần dùng cho kỳ kế hoạch (lƣợng vật tƣ cần dùng).  Lƣợng vật tƣ cần dùng là lƣợng vật tƣ đƣợc sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm nhất trong kỳ kế hoạch. Lƣợng vật tƣ cần dùng phải đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu tổng sản lƣợng trong kỳ kế hoạch. Đồng thời cũng phải tính đến nhu cầu vật tƣ cho chế thử, dùng cho sửa chữa máy móc thiết bị.  Việc xác định lƣợng vật tƣ cần dùng là cơ sở để lập kế hoạch mua sắm vật tƣ. Lƣợng vật tƣ cần dùng đƣợc tính toán cụ thể cho từng loại, từng thứ tự theo quy cách, cỡ loại của nó ở từng bộ phận sử dụng sau đó tổng hợp chung cho toàn công ty.  Khi tính toán cần dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng vật tƣ cho một đơn vị sản phẩm và nhiên liệu cho sản xuất, chế thử sản phẩm và sửa chữa cho kỳ kế Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 8
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) hoạch. Tuỳ thuộc vào từng loại vật tƣ, từng loại sản phẩm đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phƣơng pháp tính toán thích hợp.  Để xác định nhu cầu vật tƣ cho kỳ kế hoạch của doanh nghiệp cần căn cứ vào - Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch. - Định mức tiêu hao vật tƣ cho một đơn vị sản phẩm. - Tình hình giá cả vật tƣ trên thị trƣờng.  Xác định lƣợng vật tƣ cần dùng cho năm kế hoạch đối với các sản phẩm có định mức vật tƣ theo công thức sau: m n Vcd= Qi mij i 1 j 1 Trong đó: Vcd : Lƣợng vật tƣ cần dùng cho năm kế hoạch. Mij : Là định mức vật tƣ loại j dùng để sản xuất một đơn vị sản phẩm loại i hoặc cho một chi tiết sản phẩm loại i. Qi : Là số sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch, hoặc khối lƣợng chi tiết sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch. N : Là số sản phẩm mà công ty sản xuất trong kỳ kế hoạch.  Xác định nhu cầu vật tƣ dùng cho năm kế hoạch đối với các sản phẩm chƣa xây dựng đƣợc định mức vật tƣ chính xác, để xác định nhu cầu vật tƣ có thể dùng phƣơng pháp tính theo hệ số biến động theo công thức sau: Vcd=Nbc xTsx xHsd Trong đó: Vcd: Lƣợng vật tƣ cần dùng cho năm kế hoạch. Nbc: Lƣợng vật tƣ đã sử dụng trong năm báo cáo. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 9
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) Tsx: Nhịp độ phát triển sản xuất của kỳ kế hoạch. H : Hệ số sử dụng vật tƣ năm kế hoạch so với năm báo cáo. Định mức tiêu hao vật tƣ Định mức tiêu hao vật tƣ là quy định số nguyên vật liệu, nhiên liệu tối đa cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm trong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch. Định mức tiêu hao vật tƣ có những tác dụng sau: - Định mức tiêu hao vật tƣ là cơ sở để tính các chỉ tiêu kế hoạch, cân đối trong doanh nghiệp, từ đó xác định đúng đắn mối quan hệ mua bán và ký hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tƣ. - Định mức tiêu hao vật tƣ là căn cứ để tổ chức cấp phát vật tƣ hợp lý, kịp thời cho các phân xƣởng, đội xe, công trƣờng, bộ phận sản xuất và nơi làm việc đảm bảo cho quá trình sản xuất đƣợc tiến hành cân đối nhịp nhàng và liên tục. Định mức tiêu hao vật tƣ có vị trí quan trọng trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh. Điều quan trọng đối với cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp phải nhận thấy rằng định mức tiêu hao vật tƣ là chỉ tiêu biến động phải luôn đƣợc đổi mới và hoàn thiện theo tiến bộ của khoa học kỹ thuật, sự đổi mới và hoàn thiện của các mặt quản lý và trình độ tay nghề của công nhân không ngừng đƣợc nâng cao. Phƣơng pháp xác định định mức tiêu hao vật tƣ có ý nghĩa quyết định đến kết quả tính định mức vật tƣ, các định mức đã đƣợc xác định tuỳ theo những đặc điểm kinh tế kỹ thuật, điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà chọn phƣơng pháp xây dựng thích hợp. Trong thực tế hiện có 3 phƣơng pháp xây dựng định mức tiêu hao vật tƣ: - Phƣơng pháp thống kê - Phƣơng pháp phân tích tính toán - Phƣơng pháp thử nghiệm sản xuất Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 10
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) 1.1.7. Xác định lƣợng tồn kho nguyên vật liệu cần mua (lƣợng vật tƣ cần mua) Sau khi đã xác định lƣợng vật tƣ cần dùng, cần dự trữ thì phải tiến hành tổng hợp và cân đối các nhu cầu để xác định lƣợng vật tƣ doanh nhiệp cần thiết phải mua trên thị trƣờng trong nƣớc và nƣớc ngoài để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch của doanh nghiệp. Xác định lƣợng vật tƣ cần mua theo công thức sau: Vcm =Vcd +(Vd1 –Vd2) Trong đó: Vcm : Lƣợng vật tƣ cần mua. Vcd : Lƣợng vật tƣ cần dùng. Vd2 : Lƣợng vật tƣ dự trữ đầu kỳ kế hoạch ( cuối năm báo cáo). Vd1 : Lƣợng vật tƣ tồn kho cuối kỳ kế hoạch. Lƣợng vật tƣ tồn kho cuối năm báo cáo, đảm bảo cho hoạt động của công ty đƣợc tiến hành bình bình thƣờng, đƣợc xác định ngay từ đầu năm kế hoạch. Lƣợng vật tƣ tồn kho đầu kỳ đƣợc tiến hành theo công thức: Vd1=(Vk +Vnk) –Vx Trong đó: - Vk : Lƣợng vật tƣ tồn kho ở thời điểm kiểm kê. - Vnk: Lƣợng vật tƣ nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo. - Vx : Lƣợng vật tƣ xuất kho để dùng từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 11
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) 1.2. Các chi phí liên quan đến tồn kho. Tại cùng một thời điểm khi một Doanh nghiệp đƣợc hƣởng những lợi ích từ việc sử dụng hàng tồn kho thì các chi phí có liên quan cũng phát sinh tƣơng ứng, bao gồm: Chi phí đặt hàng (Ordering costs) Chi phí tồn trữ (Carrying costs) Chi phí thiệt hại do không có hàng (Stockout costs) 1.2.1. Chi phí đặt hàng (Ordering costs). Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng. Chi phí đặt hàng đƣợc tính bằng đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng. Khi một doanh nghiệp đặt hàng từ một nguồn cung cấp từ bên ngoài thì chi phí đặt hàng bao gồm chi phí chuẩn bị một yêu cầu mua hàng, chi phí để lập đƣợc một đơn hàng nhƣ chi phí thƣơng lƣợng (gọi điện thoại xa, và các thƣ giao dịch tiếp theo sau đó), chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chi phí vận chuyển và chi phí trong thanh toán. Yếu tố giá cả thay đổi và phát sinh chi phí trong những công đoạn phức tạp nhƣ vậy đã ảnh hƣởng đến chi phí cho mỗi lần đặt hàng của doanh nghiệp. Khi đơn đặt hàng đƣợc cung cấp từ trong nội bộ thì chi phí đặt hàng chỉ bao gồm cơ bản là chi phí sản xuất, những chi phí phát sinh khi khấu hao máy móc và duy trì hoạt động sản xuất. Trên thực tế chi phí cho mỗi lần đặt hàng thƣờng bao gồm các chi phí cố định và chi phí biến đổi, bởi vì một phần tỷ lệ chi phí đặt hàng nhƣ chi phí giao nhận và chi phí kiểm tra hàng thƣờng biến động theo số lƣợng hàng đặt mua. Chính vì vậy trong nhiều mô hình quản lý hàng tồn kho đơn giản nhƣ mô hình hàng tồn kho EOQ ngƣời ta sẽ giả định chi phí cho mỗi lần đặt hàng là cố định và độc lập với số đơn vị hàng đƣợc mua. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 12
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) 1.2.2. Chi phí tồn trữ (Carrying costs). Chi phí tồn trữ bao gồm tất cả các chi phí lƣu trữ hàng trong kho trong một khoảng thời gian xác định trƣớc. Chi phí tồn trữ đƣợc tính bằng đơn vị tiền tệ trên mỗi đơn vị hàng lƣu kho hoặc đƣợc tính bằng tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng lƣu kho trong một thời kỳ. Các chi phí thành phần của chi phí tồn trữ bao gồm: chi phí lƣu giữ và chi phí bảo quản, chi phí hƣ hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế, chi phí đầu tƣ vào hàng tồn kho. Chi phí lƣu giữ vào bảo quản bao gồm trong đó chi phí kho hàng. Nếu một doanh nghiệp thuê kho thì chi phí này bằng với tiền thuê phải trả. Nếu nhà kho này thuộc sở hữu của doanh nghiệp thì chi phí này bằng với chi phí cơ hội sử dụng nhà kho này. Ngoài ra chi phí lƣu giữ và bảo quản cũng bao gồm chi phí khấu hao các thiết bị hỗ trợ cho hoạt động kho nhƣ băng chuyền và xe nâng chuyên dụng. Chi phí tồn trữ còn bao gồm tiền lƣơng trả cho nhân viên coi kho và nhân viên điều hành. Hàng tồn kho chỉ có giá trị một khi nó có thể bán đƣợc. Chi phí lỗi thời thể hiện cho sự giảm sút giá trị hàng trong kho do tiến bộ của khoa học kỹ thuật hay thay đổi kiểu dáng và tất cả các hoạt động này làm cho hàng tồn kho trở nên khó có thể bán đƣợc. Chi phí hƣ hỏng thể hiện sự giảm giá trị của hàng tồn kho do các tác nhân lý hóa nhƣ là chất lƣợng hàng hóa bị biến đổi hoặc bị gãy vỡ. Các thành phần khác của chi phí tồn trữ nhƣ là chi phí bảo hiểm hàng tồn kho trƣớc các hiểm họa nhƣ mất cắp, hỏa hoạn, và các thảm họa tự nhiên khác. Ngoài ra, một doanh nghiệp phải trả các loại thuế tài sản và các loại thuế khác theo quy định của địa phƣơng và quy định của chính phủ trên giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. Chi phí đầu tƣ vào hàng tồn kho đƣợc đo lƣờng bằng tỷ suất sinh lợi yêu cầu của nguồn vốn này. Bởi vì việc đầu tƣ vào hàng tồn kho đƣợc xem nhƣ có “rủi ro trung bình” nên chi phí sử dụng vốn bình quân của doanh nghiệp sẽ đƣợc sử dụng Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 13
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) để xác định chi phí của nguồn vốn sử dụng đầu tƣ vào hàng tồn kho này. Nếu một doanh nghiệp hiện tại cho rằng đầu tƣ vào hàng tồn kho nhƣ là một khoản đầu tƣ có rủi ro cao hơn hoặc thấp hơn mức lƣơng trung bình thì cần thiết phải có một vài điều chỉnh trong chi phí sử dụng vốn bình quân của nguồn vốn đầu tƣ để phù hợp với mức độ rủi ro khác biệt này. Một vài doanh nghiệp gặp phải sai lầm khi sử dụng lãi suất vay ngắn hạn khi tính chi phí đầu tƣ vào hàng tồn kho. Khuynh hƣớng này đã đánh giá thấp chi phí thật sự, bởi vì một số lƣợng nợ vay có lãi suất thấp mà doanh nghiệp huy động đƣợc phải đƣợc bù trừ với một nguồn tài trợ tăng thêm có chi phí sử dụng vốn cổ phần cao hơn. Chi phí đầu tƣ vào hàng tồn kho tạo nên chi phí cơ hội thể hiện mức sinh lợi bị mất đi khi doanh nghiệp quyết định đầu tƣ nguồn vốn có giới hạn của mình vào hàng tồn kho cao hơn là vào những tài sản khác. Do đó, đối với hầu hết các quyết định đầu tƣ vào hàng tồn kho, chi phí cơ hội xấp xỉ nhƣ chi phí sử dụng vốn bình quân của doanh nghiệp. Cũng giống nhƣ chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ cũng bao gồm trong đó các chi phí cố định và các chi phí biến đổi. Gần nhƣ tất cả các chi phí tồn trữ biến động tỷ lệ theo mức độ hàng tồn kho, nhƣng có một phần trong đó nhƣ chi phí thuê kho hay chi phí khấu hao các thiết bị hoạt động trong kho là tƣơng đối cố định trong thời gian ngắn hạn. Tuy nhiên, hầu hết các mô hình quản lý hàng tồn kho đơn giản nhƣ mô hình EOQ đều xem chi phí tồn trữ nhƣ là một chi phí khả biến trên mỗi đơn vị hàng tồn kho. 1.2.3. Chi phí thiệt hại khi không có hàng (hàng tồn kho hết) (Stockout costs). Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho hết xảy ra bất cứ khi nào doanh nghiệp không có khả năng giao hàng bởi vì nhu cầu hàng lớn hơn số lƣợng hàng sẵn có trong kho. Ví dụ khi nguyên vật liệu trong kho hết thì chi phí thiệt hại do không có nguyên vật liệu sẽ bao gồm chi phí đặt hàng khẩn cấp và chi phí thiệt hại do ngừng Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 14
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) trệ sản xuất. Khi hàng tồn kho sản phẩm dở dang hết thì doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại do kế hoạch sản xuất bị thay đổi và nó cũng có thể là nguyên nhân gây ra những thiệt hại so sản xuất ngừng trệ và phát sinh chi phí. Cuối cùng khi hàng tồn kho hết đối với thành phẩm có thể gây nên hậu quả là lợi nhuận bị mất trong ngắn hạn khi khách hàng quyết định mua sản phẩm từ những doanh nghiệp đối thủ và gây nên những mất mát tiềm năng trong dài hạn khi khách hàng quyết định đặt hàng từ những doanh nghiệp khác trong tƣơng lai. 1.3. Mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả - mô hình EOQ. 1.3.1. Mô hình EOQ. Mô hình EOQ là một mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính định lƣợng đƣợc sử dụng để xác định mức tồn kho tối ƣu cho doanh nghiệp, dựa trên cơ sở giữa chi phí tồn trữ hàng tồn kho và chi phí đặt hàng có mối quan hệ tỷ lệ nghịch. Cụ thể, khi số lƣợng sản phẩm cho mỗi lần đặt hàng tăng lên, số lần đặt hàng giảm và dẫn đến chi phí đặt hàng giảm trong khi chi phí tồn trữ hàng tăng lên. Do đó, mục đích của quản lý hàng tồn kho là cân bằng hai loại chi phí: chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng sao cho tổng chi phí tồn kho là thấp nhất. Gọi Q là lƣợng hàng tồn kho cho mỗi lần đặt hàng, khi hết hàng doanh nghiệp lạ tiếp tục đặt mua Q đơn vị hàng mới. Tại thời điểm đầu kỳ, lƣợng hàng tồn kho là Q và ở thời điểm cuối kỳ là 0 nên số lƣợng tồn kho bình quân trong kỳ là : Gọi C là chi phí tồn trữ cho mỗi đơn vị hàng tồn kho thì tổng chi phí tồn trữ hàng tồn kho trong kỳ là : Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 15
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) Đƣờng biểu diễn mối quan hệ giữa chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, tổng chi phí theo các mức sản lƣợng tồn kho Chi phí Tổng chi phí Chi phí lƣu giữ hàng Chi phí đặt hàng 0 Q* Quy mô đặt hàng Gọi S là lƣợng hàng tiêu thụ trong kỳ nên số lần đặt hàng trong kỳ là: Gọi O là chi phí cho mỗi lần đặt hàng thì tổng chi phí đặt hàng trong kỳ là : Gọi T là tổng chi phí thì : Từ công thức trên ta có thể tính toán đƣợc số lƣợng vật tƣ, hàng hóa tối đa mỗi lần cần hợp đồng cung cấp nhƣ sau: Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 16
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) Đạo hàm 2 vế theo biến Q ta có: Tổng chi phí tồn kho dự trữ sẽ là tối thiểu khi = 0, khi đó: Gọi Q* là lƣợng hàng dự trữ tối ƣu, tức tại Q* là lƣợng hàng cho chi phí thấp nhất dẫn đến: Đây cũng chính là số lƣợng vật tƣ, hàng hóa tối đa mỗi lần cung cấp * (Qmax=Q ). Một thông tin khác cũng rất hữu dụng và đôi lúc đƣợc sử dụng thay thế là độ dài thời gian dự trữ tối ƣu của một chu kỳ hàng tồn kho: đó là khoảng thời gian giữa hai lần đặt hàng kế tiếp nhau. Gọi T* là thời gian dự trữ tối ƣu đƣợc tính bằng cách lấy số lƣợng đặt hàng tối ƣu Q* chia cho nhu cầu sử dụng hàng tồn kho bình quân một ngày tức là S/365 (giả định rằng một năm có 365 ngày), đơn vị tính là ngày. Ta có công thức sau: Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 17
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) Công thức trên cũng có thể đƣợc viết lại nhƣ sau: Mô hình EOQ mở rộng Mô hình EOQ giả định dựa trên một số các giả định, bao gồm nhu cầu về hàng tồn kho, thời gian chuẩn bị giao nhận hàng bổ sung, nội dung ứng xử của chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ và chiết khấu theo số lƣợng. Tuy nhiên trong ứng dụng thực tế mô hình hàng tồn kho, một vài giả định không còn có giá trị. Do vậy để hiểu sự khác biệt về các giả định đã tác động đến phân tích số lƣợng đặt hàng tối ƣu nhƣ thế nào là điều cần thiết và quan trọng. Thời gian chuẩn bị giao nhận hàng khác 0. Mô hình EOQ giả định rằng việc cung cấp bổ sung hàng tồn kho sẽ đƣợc diễn ra ngay tức thời, nhƣ vậy thời gian chuẩn bị giao nhận hàng là bằng 0. Tuy nhiên trên thực tế thƣờng có một khoảng thời gian trôi qua giữa thời điểm đặt mua hàng và thời điểm hàng đƣợc nhận tại kho. Khoảng thời gian chuẩn bị giao nhận hàng này có thể bao gồm khoảng thời gian cần thiết để sản xuất mặt hàng đó hay khoảng thời gian cần thiết để đóng gói và vận chuyển, hoặc cả hai. Nếu thời gian chuẩn bị giao hàng là một con số nào đó không thay đổi theo thời gian và đƣợc biết chắc chắn, số lƣợng đặt hàng tối ƣu Q* sẽ không bị tác động bởi việc đặt hàng lại. Trong thực tế một doanh nghiệp không bao giờ chờ đến cuối chu kỳ hàng tồn kho (nghĩa là hàng tồn kho tiến đến 0) mới đặt hàng lại. Thay vào đó, các doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng trƣớc n ngày cho cuối mỗi chu kỳ dự trữ. Số ngày n đƣợc xác định bằng với thời gian chuẩn bị giao nhận hàng bổ sung (đơn vị tính là ngày). Điểm đặt hàng lại đƣợc xem nhƣ là mức độ tồn kho mà tại đó thực hiện một đơn đặt hàng kế tiếp. Giả định rằng nhu cầu về một loại hàng tồn kho nào đó là không thay đổi theo thời gian, điểm đặt hàng lại ký hiệu là Qr, điểm Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 18
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) đặt hàng lại Qr đƣợc xác định bằng với thời gian chuẩn bị giao nhận hàng n (đơn vị tính là ngày), nhân cho nhu cầu sử dụng hàng tồn kho trong một ngày: Với S/365 là nhu cầu hàng tồn kho trong một ngày. Chiết khấu theo số lượng Khi một doanh nghiệp đặt hàng với số lƣợng lớn thì thông thƣờng sẽ đƣợc nhà cung cấp bán với giá chiết khấu bởi lẽ doanh nghiệp sản xuất sẽ tiết kiệm đƣợc một khoản chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm đƣợc sản xuất, tiết kiệm chi phí trên mỗi đơn vị khi thực hiện đơn hàng và chi phí trên mỗi đơn vị trong quá trình vận chuyển. Nhiều doanh nghiệp khuyến khích khách hàng của họ đặt một đơn hàng số lƣợng lớn bằng cách dành cho họ một tỷ lệ chiết khấu và đƣợc gọi là chiết khấu theo số lƣợng. Với cách thức chiết khấu theo số lƣợng, chi phí mua trên mỗi đơn vị hàng sẽ thay đổi và tùy thuộc vào số lƣợng hàng đƣợc đặt. Cách tiếp cận này có thể đƣợc sử dụng để xác định ảnh hƣởng của trƣờng hợp chiết khấu theo số lƣợng đối với số lƣợng đặt hàng tối ƣu. Trƣớc hết ta có mô hình EOQ nhƣ đã xác định ở trên. Ta tính toán mức sinh lợi ròng hàng năm khi số lƣợng đặt hàng đƣợc gia tăng từ tồn kho EOQ lên tới mức đặt hàng cần thiết để có thể nhận đƣợc khoản chiết khấu. Mức sinh lợi ròng hàng năm bằng với tiết kiệm từ hƣởng chiết khấu trên tổng mức cầu hàng năm trừ đi bất kỳ một gia tăng nào trong chi phí liên quan đến hàng tồn kho nhƣ đã xác định. Nếu mức sinh lợi ròng tăng thêm hàng năm là dƣơng thì số lƣợng đặt hàng tối ƣu là số lƣợng đặt hàng cần thiết để có thể đƣợc hƣởng mức chiết khấu. Nếu không, lƣợng đặt hàng tối ƣu sẽ là giá trị EOQ. Mô hình kiểm soát hàng tồn kho theo rủi ro Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 19
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) Trong mô hình EOQ, việc phân tích dựa trên những giả định nhƣ nhu cầu và mức độ sử dụng là đều đặn theo thời gian và đƣợc xác định trƣớc, cũng nhƣ thời gian chuẩn bị giao nhận hàng cần thiết để bổ sung hàng tồn kho là không thay đổi. Tuy nhiên trong thực tế hầu hết các vấn đề phát sinh trong quản trị hàng tồn kho là những giả định này không phải lúc nào cũng diễn ra đúng nhƣ vậy. Thƣờng thì nhu cầu hàng tồn kho biến động theo mùa vụ hay biến động có tính chu kỳ hoặc biến động bởi những ảnh hƣởng ngẫu nhiên và những dự báo không chính xác mức cầu hàng tồn kho trong tƣơng lai. Tất cả những điều này đều có thể xảy ra. Tƣơng tự, thời gian chuẩn bị giao nhận hàng cũng bị tác động bởi những yếu tố nhƣ quá trình chuyên chở bị trì hoãn, đình công và các thảm họa tự nhiên khác. Với tất cả những tác động này, khả năng trƣờng hợp hàng tồn kho bị thiếu hụt là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Để khắc phục sự thiệt hại trong những trƣờng hợp nhƣ vậy, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng cách thức bổ sung một lƣợng hàng tồn kho an toàn để sẵn sàng đáp ứng trƣớc những biến động nhu cầu không thể lƣờng trƣớc hoặc khi có sự chậm trễ ngoài mong đợi trong thời gian chuẩn bị giao nhận hàng, hoặc cả hai. Để xác định mức tồn kho an toàn và số lƣợng đặt hàng tối ƣu trong những điều kiện thực tế nhƣ vậy là một quá trình phức tạp. Tuy nhiên, các yếu tố xem xét trong loại phân tích này có thể đƣợc tóm lƣợc nhƣ sau: nếu tất cả những tác động khác đƣợc cân bằng thì hàng tồn kho an toàn tối ƣu sẽ gia tăng khi có sự không chắc chắn cùng với nhu cầu sử dụng dự kiến gia tăng và thời gian giao hàng lên. Cũng nhƣ vậy, nếu tất cả các yếu tố khác không thay đổi thì mức tồn kho an toàn tối ƣu sẽ gia tăng khi chi phí thiệt hại tăng do hàng trong kho hết. Việc xác định mức tồn kho tối ƣu liên quan đến việc cân đối giữa chi phí thiệt hại dự kiến do hết hàng tồn kho so với chi phí tồn trữ hàng tồn kho bổ sung. 1.3.2. Hệ thống quản lý hàng tồn kho Just – In – Time (phƣơng pháp tồn kho bằng không). Hệ thống quản lý hàng tồn kho đúng lúc Just – In – Time là một phần của quá trình quản lý sản xuất nhằm mục đích giảm thiểu chi phí hoạt động và thời Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 20
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) gian sản xuất bằng cách loại bỏ bớt những công đoạn kém hiệu quả gây lãng phí. Hệ thống cung ứng đúng thời điểm (tồn kho bằng 0) đƣợc dựa trên những ý tƣởng cho rằng tất cả các mặt hàng cần thiết có thể đƣợc cung cấp trực tiếp cho các giai đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh một cách chính xác cả về thời điểm giao hàng lẫn số lƣợng hàng đƣợc giao thay vì phải dự trữ thông qua tồn kho. Mô hình tồn kho bằng 0 tỏ ra hiệu quả nhất đối với những doanh nghiệp có những hoạt động sản xuất mang tính chất lặp đi lặp lại. Một phần quan trọng của kỹ thuật Just – In – Time là thay thế việc sản xuất từng lô hàng với một số lƣợng lớn sản phẩm bằng cách sản xuất theo một dòng liên tục các sản phẩm đƣợc sản xuất ra với số lƣợng nhỏ. Việc sử dụng hệ thống tồn kho Just – In – Time đòi hỏi một sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp, bởi vì bất kỳ một sự gián đoạn nào trong quá trình cung ứng cũng có thể gây tổn thất cho nhà sản xuất vì nhà sản xuất sẽ phải gánh chịu các chi phí phát sinh do ngừng trệ sản xuất hay mất doanh số bán. Việc sử dụng kỹ thuật Just – In – Time sẽ cho kết quả giảm thiểu đƣợc thời gian sản xuất và chi phí tồn kho đối với cả những doanh nghiệp lớn lẫn những doanh nghiệp nhỏ. CHƢƠNG II GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TƢ VẤN QUẢN LÝ VÀ ĐÀO TẠO LÊ MẠNH VÀ NHIỆM VỤ TƢ VẤN CHO CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƢƠNG MẠI NEWSTAR. 2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Tư vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh. 2.1.1. Sơ lƣợc quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh. Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh đƣợc thành lập từ ngày 17 tháng 10 năm 2009 theo Giấy CNĐKKD số: 0204003226 do phòng ĐKKD sở KHĐT HP cấp ngày 17/10/09 Tên Công ty: Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 21
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) Tên giao dịch: LE MANH MANAGEMENT CONSULTANT AND TRANING COMPANY LIMITED. Tên viết tắt: CTM Địa chỉ trụ sở chính: 19/109 Nguyễn Bỉnh Khiêm – Phƣờng Đằng Giang – Quận Ngô Quyền – Thành phố Hải Phòng Mã số thuế: 0200996934 Điện thoại: 0313.261355 Fax: 0313.261358 Email: ctm.manhledinh@gmail.com Webside: www.lemanh.com.vn Vốn điều lệ: 500.000.000 đồng Chủ tịch kiêm Giám đốc: Ông Lê Đình Mạnh Ngành nghề đăng ký kinh doanh: Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 22
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) TT Tên ngành 1 Hoạt động tƣ vấn quản lý: - Tƣ vấn xây dựng hệ thống văn bản điều hành nội bộ cho doanh nghiệp, xây dựng quy chế, xây dựng cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp - Tƣ vấn xây dựng chiến lƣợc, lập kế hoạch kinh doanh - Tƣ vấn xây dựng hệ thống phân phối, tiêu thụ hàng hoá - Tƣ vấn chuyển giao kiến thức, phƣơng pháp và quản lý công nghệ mới cho doanh nghiệp - Tƣ vấn các vấn đề khác liên quan đến thành lập doanh nghiệp 2 Quảng cáo 3 Nghiên cứu thị trƣờng và thăm dò dƣ luận 4 Hoạt động của các trung tâm, đại lý tƣ vấn, giới thiệu và môi giới lao động, việc làm (không bao gồm tƣ vấn và môi giới lao động, việc làm cho các các doanh nghiệp có chức năng xuất khẩu lao động) 5 Giáo dục khác chƣa đƣợc phân vào đâu: - Đào tạo kỹ năng trong kinh doanh - Đào tạo kỹ năng phỏng vấn xin việc - Đào tạo tin học - Đào tạo quản trị nhân sự, quản trị sản xuất, quản trị marketing, quản trị chiến lƣợc, đào tạo phân tích hoạt động kinh doanh, đào tạo lập và thẩm định dự án đầu tƣ - Đào tạo quản trị tài chính doanh nghiệp - Đào tạo kế toán, tài chính - Dịch vụ gia sƣ tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông 6 Lập trình máy tính: - Sản xuất phần mềm máy tính - Thiết kế trang web 7 Cài đặt phần mềm máy tính 8 Hoạt động của các điểm truy cập internet 9 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 23
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) 10 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông 11 Bán buôn đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện 12 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy văn phòng (trừ máy vi tính và thiết bị ngoại vi) 13 Bán buôn đồ dùng gia đình (không bao gồm dƣợc phẩm) 14 Sản xuất giƣờng, tủ, ghế, bàn 15 Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện, động cơ điện, dây điện và thiết bị khác dùng trong mạch điện) 16 Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) 17 Bán buôn hàng may mặc 18 Bán buôn thuỷ sản 19 Bán buôn tre, nứa, gỗ chế biến 20 Bán buôn xi măng 21 Bán buôn gạch xây, ngói, đá, sỏi 22 Bán buôn kính xây dựng 23 Bán buôn sơn, vécni 24 Bán buôn gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh 25 Môi giới hàng hoá (không bao gồm môi giới tài chính, bất động sản, chứng khoán, bảo hiểm) 26 Dịch vụ hỗ trợ khác liên quan tới vận tải chƣa đƣợc phân vào đâu: dịch vụ giao nhận, dịch vụ kê khai hải quan 27 Photo, chuẩn bị tài liệu: dịch vụ đánh máy soạn thảo văn bản 28 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chƣa đƣợc phân vào đâu: dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hoá 29 Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thƣơng mại 30 Sửa chữa máy tính và thiết bị ngoại vi Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 24
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) Đƣợc thành lập từ cuối năm 2009, Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh đang từng bƣớc khẳng định mình trên lĩnh vực Tƣ vấn quản lý và đào tạo. Bên cạnh đó Công ty cũng tham gia vào một số ngành nghề kinh doanh thƣơng mại khác nhằm mục đích mang lại lợi nhuận để phát triển lĩnh vực kinh doanh chính. Do mới thành lập nên Công ty không tránh khỏi những khó khăn về nhân lực nhƣng với sự quyết tâm của Giám đốc và các nhân viên trong Công ty thì CTM đang dần chiếm đƣợc cảm tình của các khách hàng và đối tác. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh. Chủ tịch kiêm Giám đốc P. Tổ P. Tài P. Kinh P. NC P. Tƣ chức chính doanh và phát vấn – hành kế toán triển đào tạo chính Ghi chú: Đƣờng trực tuyến Đƣờng chức năng Tổng số lao động: 12 ngƣời. Trong đó: Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 25
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh)  Lao động chính thức: 7 nhân viên  Lao động mùa vụ: 5 nhân viên  Các cộng tác viên: Gồm các lực lƣợng thạc sĩ, tiến sĩ, các cán bộ quản lý ở các doanh nghiệp và các cơ quản quản lý nhà nƣớc. 2.1.3. Hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ của Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh. 2.1.3.1. Lĩnh vực tƣ vấn: - Tƣ vấn quản lý doanh nghiệp. - Tƣ vấn thành lập doanh nghiệp. - Tƣ vấn thay đổi đăng ký kinh doanh. - Tƣ vấn chuyển đổi loại hình doanh nghiệp. - Tƣ vấn xây dựng hệ thống văn bản nội bộ. - Tƣ vấn dự án đầu tƣ. - Tƣ vấn xây dựng chiến lƣợc kinh doanh. - Tƣ vấn xây dựng hệ thống tiêu thụ hàng hóa. - Tƣ vấn chuyển giao kiến thức, công nghệ. - Tƣ vấn và tuyển dụng nhân sự. - Tƣ vấn nghề nghiệp. - Nghiên cứu thị trƣờng. - Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.1.3.2. Lĩnh vực đào tạo: - Quản trị doanh nghiệp - Tài chính – kế toán – thuế - Lập và phân tích dự án đầu tƣ - Chứng khoán Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 26
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) - Tin học ứng dụng - Ngoại ngữ - Kỹ năng nghề nghiệp. 2.1.3.3. Lĩnh vực thƣơng mại và dịch vụ khác: - Thiết kế website và cung cấp phần mềm máy tính - Quảng cáo xúc tiến thƣơng mại - Kinh doanh thiết bị, văn phòng phẩm. - Kinh doanh thiết bị điện, vật liệu điện - Dịch vụ hoa tƣơi nghệ thuật cao cấp. - 2.2. Nhiệm vụ tư vấn cho Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar. Ngay từ khi mới thành lập Công ty đã đƣợc các khách hàng và đối tác biết đến. Hiện nay Công ty đã và đang thực hiện tƣ vấn cho các Doanh nghiệp vừa và nhỏ nhƣ: + Công ty TNHH Thƣơng mại Chấn Phong + Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar + Công ty TNHH Vạn Hồng + Công ty TNHH TM – XNK Duy Quỳnh + Công ty TNHH TL Elecequip Là một trong số những nhân viên của phòng Nghiên cứu và phát triển của Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh đƣợc cử xuống Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar để làm nhiệm vụ thu thập thông tin phục vụ cho công tác tƣ vấn tại Công ty này, chính vì vậy nên em đã lựa chọn đề tài này để làm đề tài khoá luận tốt nghiệp. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 27
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thƣơng mại. Sản phẩm chính của Công ty là đồ điện tử: đầu karaoke, đầu thu hình Kỹ thuật số, Loa đài, đầu đĩa Đặc điểm của Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar là hàng tồn kho nhiều, chính vì vậy mà việc mất hàng xảy ra thƣờng xuyên. Bên cạnh đó, công tác quản lý của Công ty còn gặp rất nhiều khó khăn do sự chồng chéo giữa các phòng ban. Xuất phát từ điểm này Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar đã tìm đến với Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh để nhận đƣợc sự hỗ trợ về mặt chuyên môn trong công tác quản lý. Nhiệm vụ Tƣ vấn cho Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar không đơn giản chỉ là đƣa ra quy trình xuất nhập hàng trong kho, đƣa ra cách thức quản lý kho. Kết quả cuối cùng mà cả 2 Công ty muốn đạt đƣợc đó là sản phẩm Tƣ vấn của Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh phải tạo lại giá trị lâu dài, phải hỗ trợ đƣợc các phòng ban chức năng khác, phải làm tăng doanh thu và lợi nhuận cho Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 28
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) CHƢƠNG III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƢƠNG MẠI NEWSTAR 3.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar. 3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar. - Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại Newstar đăng kí điều lệ công ty vào ngày 23 tháng 12 năm 2002 với trụ sở tại số 70 – Cát Cụt – Lê Chân – Hải phòng. - Điện thoại: (031).3525684 - Vốn điều lệ lúc đó của Công ty là 1.500.000.000 đồng (tiền mặt) do 2 thành viên góp vốn với tỷ lệ 70% và 30%. Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại Newstar đƣợc thành lập và hoạt động theo luật doanh nghiệp đã đƣợc Quốc hội Nhà nƣớc cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa X thông qua vào ngày 12 tháng 6 năm 1999 và đăng kí kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thành phố Hải Phòng. Công ty là doanh nghiệp trong đó các thành viên cùng góp vốn, cùng chia lợi nhuận, cùng chia lỗ tƣơng ứng với phần vốn góp và chỉ chịu trách nhiệm về các pháp nhân đầy đủ, có con dấu và đƣợc mở tài khoản tại Ngân hàng. Công ty đƣợc Nhà nƣớc công nhận sự tồn tại lâu dài và tính sinh lợi hợp pháp của việc kinh doanh. Mọi hoạt động của công ty tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Công ty có quyền kinh doanh và chủ động trong mọi hoạt động kinh doanh đƣợc quyền sở hữu về tƣ liệu sản xuất, quyền thừa kế về vốn, tài sản và các quyền lợi hợp pháp khác. Các quyền lợi hợp pháp của Công ty đƣợc pháp luật bảo vệ. (Trích: Điều lệ công ty TNHH Phát triển Thương mại Newstar ngày 23/12/2002) Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 29
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) Vào ngày 06 tháng 01 năm 2003 Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại Newstar đã đƣợc Sở kế hoạch đầu tƣ Thành phố Hải phòng cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh. Và bắt đầu đi vào hoạt động tại Trung tâm thƣơng mại chợ Sắt- Phƣờng Hồng Thái – Quận Hồng Bàng – Thành phố Hải Phòng. Sau hơn 5 năm hoạt động, công ty đã có những bƣớc phát triển đáng kể và theo đó là nhu cầu mở rộng sản xuất, công ty đã có một quyết định tạo bƣớc chuyển lớn trong quá trình hoạt động của mình. Đó là vào Ngày 01 tháng 06 năm 2008 đã họp hội đồng thành viên nhằm nhất trí chuyển trụ sở chính của công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại Newstar từ Tầng 3 Trung tâm thƣơng mại chợ Sắt- Phƣờng Phạm Hồng Thái – Quận Hồng Bàng – Thành phố Hải Phòng về Số 124 - Hạ Lý – Hồng Bàng - Hải phòng và là trụ sở chính hiện nay của công ty. Đồng thời, công ty cũng đã tăng vốn điều lệ lên 5.000.000.000 đồng nhƣng cũng vẫn do hai thành viên góp vốn. Thời gian hoạt động của công ty tính đến nay là trên 7 năm. Đó là khoảng thời gian không nhiều so với các tên tuổi lớn nhƣng cũng không ít, nhất là trong thời đại công nghệ phát triển nhƣ vũ bão. Dù xuất hiện và tồn tại trên thị trƣờng một thời gian, công ty vẫn còn nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, trang thiết bị và nguồn nhân lực nhƣng công ty cũng đã tạo đƣợc một vị trí nhất định của mình trên thị trƣờng sản phẩm nghe nhìn ở khu vực miền Bắc Việt Nam. Qua 7 năm xây dựng và phát triển, rút ra những kinh nghiệm quý báu của các doanh nghiệp cùng ngành, công ty đã lựa chọn công nghệ tích hợp, tối ƣu từ các nƣớc công nghiệp điện tử nổi tiếng nhƣ Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, sao cho phù hợp với đặc điểm thị hiếu, khả năng kinh tế của ngƣời tiêu dùng. Sự lựa chọn đó là cả một quá trình từ lý thuyết đến thực tế sử dụng, tiếp thu những ý kiến đánh giá, nhận xét của các chuyên gia, khách hàng. Để từ đó, nâng cáo những ƣu điểm và hạn chế những nhƣợc điểm. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 30
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) Hiện nay, Newstar đã phát triển trên 20 dòng sản phẩm các loại chuyên về lĩnh vực điện tử nghe nhìn nhƣ DVD, MIDI KARAOKE, LOA, ÂM LY, Các sản phẩm của Newstar luôn thể hiện tính ƣu việt, đẳng cấp bởi những tính năng hiện đại, thân thiện với ngƣời tiêu dùng, khả năng giao tiếp đa kết nối, đa ứng dụng, phù hợp với ngƣời tiêu dùng trong thời đại phát triển công nghệ điện tử tin học, cho phép khai thác tối đa giá trị gia tăng từ sản phẩm. Tuy nhiên so với yêu cầu thực tế, đòi hỏi để thật sự trở thành thƣơng hiệu đủ mạnh, đủ sức cạnh tranh trong bối cảnh hiện nay, Newstar cam kết sẽ tiếp tục phát huy những kết quả ban đầu, tích cực đầu tƣ toàn diện về nhân lực, công nghệ, nhằm đáp ứng đƣợc yêu cầu phát triển bền vững theo định hƣớng của Nhà nƣớc, tính tiện ích đa dụng, thẩm mĩ và văn hóa cũng nhƣ quy trình cung ứng sản phẩm, các dịch vụ trƣớc, trong và sau bán hàng theo yêu cầu càng cao của ngƣời tiêu dùng. Quyết tâm xây dựng thƣơng hiệu, chất lƣợng sản phẩm, cung cách phục vụ đồng bộ và tƣơng xứng với tầm cỡ quốc tế. Những ý tƣởng này đƣợc gói gọn trong phƣơng châm và cũng là thông điệp nghiêm túc nhất của Newstar hƣớng đến đông đảo khách hàng, đối tác quan hệ, rằng: “Hãy cùng NEWSTAR thắp sáng niềm tự hào của THƢƠNG HIỆU VIỆT”. 3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar. Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại Newstar đã đăng kí một số lĩnh vực sản xuất kinh doanh sau: - Sản xuất, lắp ráp và kinh doanh linh kiện điện tử các loại. - Dịch vụ sửa chữa các loại máy móc thiết bị điện tử, phƣơng tiện vận tải, xây dựng công trình dân dụng giao thông thủy lợi. - Dịch vụ: Vận tải hàng hóa thủy bộ. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 31
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) - Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa. - Kinh doanh vật liệu xây dựng, trang trí nội ngoại thất, thiết bị phụ tùng điện máy, hàng tiêu dùng - Kinh doanh văn phòng phẩm, công nghệ phẩm. - Kinh doanh vật tƣ nông nghiệp. - Kinh doanh dịch vụ du lịch và du lịch sinh thái. - Kinh doanh khách sạn ăn uống, karaoke, hàng may mặc. (Trích: Điều lệ Công ty TNHH Phát triển Thương mại Newstar ngày 23/12/2002) Chức năng, nhiệm vụ của Công ty là sản xuất và kinh doanh các mặt hàng điện tử phục vụ nhu cầu khách hàng trong nƣớc từ đó vƣơn ra thị trƣờng nƣớc ngoài nhằm đẩy mạnh thƣơng hiệu Việt. So với yêu cầu, đòi hỏi để thực sự trở thành thƣơng hiệu mạnh, đủ sức cạnh tranh trong bối cảnh Việt Nam đã là thành viên của tổ chức thƣơng mại thế giới WTO, Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar cam kết sẽ tiếp túc phát huy những kết quả ban đầu, tích cực đầu tƣ toàn diện về nhân lực, công nghệ, thiết bị đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững theo định hƣớng nhà nƣớc, tính tiện ích đa dụng, thẩm mỹ và văn hoá cũng nhƣ quy trình cung ứng sản phẩm, các dịch vụ chăm sóc trƣớc, trong và sau bán hàng theo yêu cầu ngày càng cao của ngƣời tiêu dung. Quyết tâm xây dựng thƣơng hiệu, chất lƣợng sản phẩm, cung cách phục vụ đồng bộ và tƣơng xứng với tầm cỡ quốc tế. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 32
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) 3.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Phát triển Thương mại Newstar. Giám đốc Khối Khối văn phòng sản xuất Phân xƣởng Kho Phòng Phòng sản xuất Kế Kinh toán doanh Dây Dây Linh Kho Kho chuyền chuyền Kho Thành Bảo 1 2 Kiện Phẩm Hành Nhân Nhân viên viên KCS 1 KCS 2 kinh Bán doanh hàng kiêm Lái xe Bộ phận Đóng gói Chú thích: : Đƣờng chức năng : Đƣờng trực tuyến (Nguồn: Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar) Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 33
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) 3.1.3.1. Giám đốc Công ty Là ngƣời đứng đầu, nắm quyền điều hành, quyết định, chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trƣớc Nhà nƣớc và tập thể ngƣời lao động. Trong quá trình ra quyết định Giám đốc đƣợc sự tham mƣu trực tiếp của các phòng ban chức năng nhƣ phòng hành chính tổng hợp, phòng kinh doanh để ra quyết đinh kịp thời, chính xác. Giám đốc có quyền sau đây: - Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên; - Quyết định tất cả các vấn đề lien quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty; - Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tƣ của Công ty; - Ban hành quy chế quản lý nội bộ của Công ty; - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên; - Ký hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trƣờng hợp thuộc thầm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên; - Kiến nghị phƣơng án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty; - Trình báo cáo quyết toán hàng năm lên Hội đồng thành viên; - Kiến nghị phƣơng án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ trong kinh doanh; - Tuyển dụng lao động; - Các quyền khác đƣợc quy định tại hợp đồng lao động mà Giám đốc ký với Công ty và theo quyết định của Hội đồng thành viên. Giám đốc có các nghĩa vụ sau: - Thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao một cách trung thực, mẫn cán vì lợi ích hợp pháp của Công ty; Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 34
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) - Không đƣợc lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty để thu lợi riêng cho bản thân, cho ngƣời khác; không đƣợc tiết lộ bí mật của Công ty, trừ trƣờng hợp đƣợc Hội đồng thành viên chấp thuận; - Khi Công ty không thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác đến hạn phải trả thì phải thông báo tình hình tài chính của Công ty cho tất cả các thành viên Công ty và chủ nợ biết; không đƣợc tăng tiền lƣơng, không đƣợc trả tiền thƣởng cho công nhân viên của Công ty, kể cả cho ngƣời quản lý; phải chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại xảy ra đối với chủ nợ do không thực hiện nghĩa vụ quy định tại điểm này; kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính của Công ty; 3.1.3.2. Phòng kế toán  Số lƣợng nhân viên: 5 ngƣời  Chức năng: - Hoạt động theo quy chế tổ chức và điều lệ công ty và các quy định của Luật kế toán Việt Nam hiện hành - Đảm nhiệm công tác hạch toán kế toán - Báo cáo thống kê - Quyết toán tài chính - Báo cáo thuế - Công tác tài chính tín dụng - Thẩm định các dự án đầu tƣ - Kiểm toán nội bộ - Phân tích hoạt động kinh tế  Trách nhiệm, quyền hạn của Trƣởng phòng kế toán tài chính Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 35
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) Trách nhiệm: - Phụ trách chung, tổ chức phân công giao việc các bộ phận kế toán, chỉ đạo trực tiếp và quyết định các phƣơng pháp hạch toán kế toán, hƣớng dẫn và đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên. - Tổ chức công tác hạch toán kế toán theo quy định trong quy chế hoạt động của Công ty và theo Luật kế toán Việt Nam hiện hành. - Tổ chức thực hiện việc nộp báo cáo tài chính, thống kê theo quy định của Nhà nƣớc. Thực hiện kịp thời, đầy đủ, đúng hạn, đúng chế độ các khoản phải trả, phải nộp ngân sách Nhà nƣớc, ngân hàng, khách hàng và cán bộ công nhân viên. - Giúp lãnh đạo xây dựng giá cả, hợp đồng kinh tế, dự án đầu tƣ, củng cố và hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế. - Kiểm tra, giám sát tài sản, hàng hoá Công ty thông qua công tác kế toán - Tổng hợp kết quả kinh doanh và phân tích hoạt động kinh tế cung cấp thông tin cho lãnh đạo làm cơ sở cho việc thực hiện các chiến lƣợc và ra quyết định kinh doanh. - Cập nhật thông tin và truyền đạt kịp thời đến các cấp lãnh đạo, các bộ phận nghiệp vụ về chính sách kế toán, chính sách tài chính, chính sách thuế, - Chịu trách nhiệm về kết quả công việc của công tác kế toán – tài chính trực tiếp với Ban TGĐ và lien đới chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng thành viên. Quyền hạn: - Có quyền yêu cầu tất cả các phòng ban, bộ phận trong Công ty cung cấp các thông tin và chứng từ phục vụ cho công tác kế toán tài chính. - Điều phối, bố trí công việc cho các bộ phận của phòng - Đề nghị khen thƣởng, kỷ luật CBNV của phòng - Đánh giá, nhận xét CBNV của phòng Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 36
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) - Kiến nghị tăng lƣơng, khen thƣởng, bổ nhiệm, bãi nhiệm, thôi việc CBNV của phòng.  Trách nhiệm, quyền hạn của Phó phòng kế toán tài chính Trách nhiệm: - Giúp việc cho trƣởng phòng, đƣợc phân công trực tiếp giám sát, kiểm tra công tác tập hợp chi phí, đặc trách quản lý kế toán tổng hợp và các báo cáo kế toán – tài chính. - Kiểm tra thƣờng xuyên và liên tục (hàng ngày) các nghiệp vụ định khoản, ghi sổ chi tiết của kế toán viên và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chỉ đạo trực tiếp các bộ phận về việc thực hiện các nghiệp vụ đã đƣợc phân công. - Tham mƣu củng cố và hoàn thiện công tác kế toán cho trƣởng phòng. - Ký thay trƣởng phòng các chứng từ kế toán, các báo cáo kế toán – tài chính khi trƣởng phòng vắng mặt. - Tổ chức lƣu trữ và hệ thống chứng từ theo quy định. - Chịu trách nhiệm trực tiếp với trƣởng phòng và liên đới trách nhiệm trƣớc ban lãnh đạo Công ty. Quyền hạn: - Có quyền yêu cầu tất cả các phòng ban, bộ phận trong Công ty cung cấp các thông tin và chứng từ phục vụ cho công tác kế toán tài chính. - Đánh giá, nhận xét CBNV của phòng. - Kiến nghị tăng lƣơng, khen thƣởng , bổ nhiệm, bãi nhiệm, thôi việc CBNV của phòng.  Kế toán trưởng - Tổ chức ghi chép, tính toán toàn bộ tài sản và báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nội bộ công ty với Giám đốc hàng tháng. - Tổ chức sắp xếp, kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 37
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) - Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo tài chính với cơ quan thuế. - Tổ chức bảo quản, lƣu trữ các tài liệu và số liệu kế toán của công ty. - Quản lý hợp đồng kinh tế, lƣu trữ hồ sơ liên quan đến ngƣời lao động. - Theo dõi các khoản nợ vay với ngân hàng, vay cá nhân và nợ các nhà cung cấp. - Báo cáo chi tiết bằng văn bản lên Giám đốc các phát sinh đột biến trong tháng. - Cùng lãnh đạo công ty lập kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh ngắn hạn và lâu dài. - Tổ chức kiểm kê đánh giá tồn kho, tài sản cố định, quỹ, hàng tháng. - Yêu cầu phòng Kế toán nghiêm túc chấp hành nội quy của công ty, đặc biệt chứng từ, tài liệu phải theo quy địn, ngăn nắp, gọn gàng, sạch sẽ. - Chịu trách nhiệm ký duyệt tất cả các báo cáo hàng tháng và bảng lƣơng từ phòng kế toán chuyển cho phòng Giám đốc trƣớc ngày mùng 2 dƣơng lịch. - Kế toán trƣởng phải ký quỹ trách nhiệm bằng 02 tháng lƣơng của mình đồng ý trừ dần vào lƣơng hàng tháng, mỗi tháng 15% lƣơng.  Kế toán kiểm soát kinh doanh. - Nhận sổ bán hàng để vào máy ngay trong buổi sáng, kiểm soát quá trình bán hàng của của nhân viên thông quáổ bán hàng và đối chiếu với số tiền thực thu của thủ quỹ. - Nhận phiếu yêu cầu, phiếu xác nhận hàng tồn để viết phiếu xuất nhập kho hàng ngày, cuối ngày phải cùng với thủ kho khớp lại các phiếu đã ghi trong ngày. - Các phiếu nhập xuất kho phải ghi 03 liên (Bản gốc, liên giao ngƣời nhập xuất, thủ kho). - Tổng hợp công nợ, phát sinh nợ của khách hàng. Kết hợp cùng thủ quỹ đôn đốc nhân viên bán hàng chốt và thu hồi công nợ của khách hàng trong tháng. - Tổng hợp hàng tồn kho về số lƣợng và giá trị. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 38
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) - Lên kế hoạch báo cáo kinh doanh, báo cáo tồn kho hàng tháng. - Tham gia kiểm kê theo sự phân công. - Tất cả các báo cáo và bảng lƣơng phải nộp trƣớc ngày 02 dƣơng lịch của tháng tiếp theo. - Kế toán tổng hợp phải ký quỹ trách nhiệm bằng 02 tháng lƣơng của mình đồng ý cho trừ dần vào lƣơng hàng tháng, mỗi tháng 15% lƣơng.  Kế toán thanh toán - Thu tiền của nhân viên bán hàng theo phiếu yêu cầu nộp tiền, đối chiếu số tiền thực thu với kế toán kiểm soát bán hàng. - Tiếp nhận các hóa đơn, chứng từ làm sổ sách kế toán thuế, báo cáo thuế với kế toán trƣởng. - Hàng ngày, dựa vào những chứng từ thành toán gốc đã đƣợc Giám đốc ký duyệt để viết phiếu thu, phiếu chi. - Từ phiếu thu – chi, thủ quỹ vào sổ quỹ, làm báo cáo quỹ hàng ngày. - Theo dõi tạm ứng và công nợ của nhân viên. - Làm lƣơng và bảo hiểm cho công nhân viên. - Tất cả các báo cáo và bảng lƣơng phải nộp trƣớc ngày 02 dƣơng lịch của tháng kế tiếp. - Kế toán thanh toán phải ký quỹ trách nhiệm bằng 02 tháng lƣơng của mình, đồng ý cho trừ dần vào lƣơng hàng tháng, mỗi tháng 15% lƣơng. 3.1.3.3. Phòng kinh doanh  Số lƣợng nhân viên: 10 ngƣời.  Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh. - Mỗi một nhân viên kinh doanh đi thị trƣờng phải có ý thức bảo quản phƣơng tiện mà mình đƣợc giao. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 39
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) - Hàng ngày, sau khi đi bán hàng về phải cho tiền và sổ sách vào trong tủ sắt khóa niêm phong lại để buổi sáng hôm sau nộp ngay cho kế toán, phải làm hàng tồn với kho ngay để tránh trƣờng hợp nhầm lẫn. - Sau khi đi công tác về phải kiểm tra, rửa xe, bảo dƣỡng, đảm bảo an toàn cho phƣơng tiện. - Nếu làm thất thoát, hỏng hóc do lỗi cá nhân phải bồi thƣờng 100% theo giá thị trƣờng. - Nhân viên kinh doanh phải ký quỹ 5.000.000 đồng, cho phép trừ dần vào lƣơng trong kỳ, mỗi tháng 500.000 đồng. 3.1.3.4. Phân xƣởng sản xuất  Quản đốc phân xưởng: 1 ngƣời - Có trách nhiệm kiểm tra, cân đối lao động và điều chuyển giữa các tổ nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất hàng ngày. Thực hiện báo cáo tăng giảm lao động hàng tháng, quý với Ban giám đốc Công ty và Phòng Hành chính tổng hợp. - Quản lý chất lƣợng sản phẩm trƣớc khi đƣa vào kho. - Tiến hành lập kế hoạch sản xuất của đơn vị, xây dựng chỉ tiêu năng suất và chất lƣợng. Bố trí phân bổ lao động và tổ chức triển khai sản xuất cho các tổ (Nếu có). - Sau khi nhận tài liệu kỹ thuật và quy trình – Công nghệ của đơn mã hàng, thực hiện triển khai sản xuất cho công nhân trong tổ. - Đối với Quản đốc Phân xƣởng phải đánh giá đƣợc chính xác tay nghề của từng công nhân để chia quy trình hợp lý. Thƣờng xuyên theo dõi, giám sát năng suất của dây chuyền sản xuất để có biện pháp điều hòa công việc hợp lý. - Có trách nhiệm kiểm tra, giám sát về chất lƣợng các chi tiết và các công đoạn trên dây chuyền.  Đối với công nhân sản xuất: 19 ngƣời. - Phải sử dụng các trang bị an toàn bảo hộ đầy đủ. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 40
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) - Có trách nhiệm bảo vệ tài sản an toàn khi sản xuất. - Đồ đạc, dụng cụ sản xuất phải gọn gàng – bảo đảm an toàn chống cháy nổ trong sản xuất. - Công nhân giao nhận của phân xƣởng hoặc của tổ sản xuất tiến hành nhận phụ kiện và linh kiện. Quá trình giao nhận đƣợc thực hiện theo đúng thủ tục kiểm soát giao hàng. Khi nhận, có trách nhiệm kiểm tra, phát hiện những linh kiện, phụ kiện không phù hợp phải báo cáo với Quản lý để có phƣơng án xử lý. - Đối với công nhân: Thực hiện nghiêm túc công đoạn đƣợc phân công theo quy định đã hƣớng dẫn; có trách nhiệm tự kiểm tra công đoạn do mình thực hiện và chỉ đƣợc chuyển giao cho công đoạn tiếp theo khi đã đạt yêu cầu. Trong khi sản xuất, nếu phát hiện chi tiết không phù hợp, phụ kiện hoặc linh kiện không đảm bảo hoặc công đoạn trƣớc sai quy cách, Phải phản ánh ngay với Tổ trƣởng để có biện pháp giải quyết kịp thời. 3.1.3.5. Kho  Chức năng: kho là nơi chứa các linh kiện đầu vào để lắp ráp, đồng thời cũng là nơi chứa các thành phẩm để chuẩn bị đem ra thị trƣờng tiêu thụ.  Thủ kho: 1 ngƣời. Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm chính về kho hàng và kho linh kiện. - Chịu trách nhiệm và báo cáo trực tiếp trƣớc lãnh đạo Công ty về vật tƣ hàng hoá. - Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch công việc (nhân sự, định mức, công việc, lên sơ đồ kho ) đồng thời giám sát kết quả của các công việc đó thông qua hiệu quả hoạt động ở các kho. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 41
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) - Phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết các sự việc kịp thời và thực hiện đúng các quy định trong nhập kho, xuất kho, xếp dỡ, lƣu kho, bảo quản, ATLĐ, PCCC, VSMT - Cấm tất cả những ngƣời không có nhiệm vụ vào kho. - Buổi sáng cùng phụ kho kiểm kê hàng tồn kho của các xe đi bán hàng về, xe nào kiểm tra xong hàng tồn, thủ kho ký xác nhận để nhân viên bán hàng viết yêu cầu của mình. - Hàng ngày, thủ kho có trách nhiệm xuất kho, nhập kho theo phiếu xuất kho, nhập kho của phòng kế toán đƣa xuống. Xuất nhập xong vào thẻ sổ chi tiết để rút ra số nhập – xuất – tồn kho chính xác. Hàng ngày, thủ kho phải khớp chứng từ xuất nhập với phòng Kế toán. - Cuối tuần, thủ kho phải chốt số liệu nhập – xuất – tồn kho để đối chiếu với phòng kế toán, cuối tháng phải cùng kế toán kiểm kê số lƣợng tồn thực tế tại kho. - Nếu để xảy ra mất mát, thiếu hụt hàng hóa cũng nhƣ linh kiện điện tử trong kho, thủ kho là ngƣời chịu trách nhiệm chính về sự mất mát, thiếu hụt đó. - Bố trí, sắp xếp hàng hóa trong kho theo trình tự khoa học. - Tham gia kiểm kê theo sự phân công. - Thủ kho phải ký quỹ trách nhiệm bằng 02 tháng lƣơng của mình, đồng ý cho trừ dần vào lƣơng hàng tháng, mỗi tháng 15% lƣơng. Quyền hạn: - Không ký phiếu xuất kho cho hàng hoá ra cổng nếu thấy có nghi ngờ. - Đƣợc quyền kiểm kê đột xuất/ định kỳ các xe hàng hoặc các kho hàng trong Công ty. - Đƣợc quyền điều phối sản phẩm giữa các kho với nhau khi thấy cần thiết. - Điều phối, bố trí công việc của phụ kho. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 42
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) - Đề nghị khen thƣởng, kỷ luật cho các cá nhân có thành tích, sang kiến tăng hiệu quả của kho - Không cho ngƣời vào kho do mình quản lý nếu thấy không đảm bảo an toàn - Kiến nghị tăng lƣơng, bổ nhiệm, bãi nhiệm, tuyển dụng, thôi việc của thủ kho.  Phụ kho: 2 ngƣời. Trách nhiệm: - Giúp việc cho thủ kho, tổ chức sắp xếp bố trí vật tƣ sản xuất và hàng hoá trong kho. - Chịu trách nhiệm trực tiếp với thủ kho và chịu trách nhiệm liên đới trƣớc Lãnh đạo điều hành sản xuất về phần việc đƣợc phân công. - Là ngƣời trực tiếp nhập, xuất hàng hoá, vật tƣ linh kiện cho xƣởng SX, cho các xe đi bán hàng thị trƣờng. Quyền hạn: - Đƣợc quyền yêu cầu kiểm tra đột xuất các xe hàng hoặc các kho hàng trong Công ty khi có nghi ngờ. - Đƣợc quyền không xuất hàng khi Phiếu xuất kho không có đủ chữ ký theo quy định hoặc không có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền yêu cầu xuất. - Có quyền từ chối thực hiện việc xuất nhập vật tƣ hàng hoá và báo cáo ngay với cấp trên khi thấy có dấu hiệu không minh bạch. - Không cho ngƣời lạ vào kho nếu thấy không đảm bảo an toàn. - Đề nghị khen thƣởng, kỷ luật đối với mọi cá nhân làm việc tại kho. - Đánh giá, nhận xét hiệu quả hoạt động của Kho. - Kiến nghị tăng lƣơng, bổ nhiệm, bãi nhiệm của mọi cá nhân làm việc tại kho. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 43
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) 3.1.4. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar. BẢNG 1: BẢNG KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH Đơn vị tính: VNĐ Chênh lệch Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2008 Tiền % 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp 5.498.602.480 4.269.330.458 1.229.272.022 28,7% dịch vụ 2.Các khoản giảm trừ doanh thu 3.Doanh thu thuần về bán hàng và 5.498.602.480 4.269.330.458 1.229.272.022 28,7% cung cấp dịch vụ 4.Giá vốn hàng bán 4.715.062.314 4.003.669.790 711.492.524 17,8% 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 783.540.166 265.660.668 517.879.498 195% 6.Doanh thu hoạt động tài chính 720.139 372.787 347.352 93,2% 7.Chi phí tài chính 295.217.963 183.192.697 112.025.266 61,2% Trong đó, lãi vay 295.217.963 183.192.697 112.025.266 61,2% 8.Chi phí bán hàng 626.623.433 664.638.975 (38.015.542) -5,7% 9.Chi phí quản lý doanh nghiệp 617.260.850 508.818.556 108.442.294 21,3% 10.Lợi nhuận thuần từ hoạt động (754.841.941) (1.090.616.773) 335.774.832 -30,8% kinh doanh 11.Thu nhập khác 100.000 12.Chi phí khác 3.130.571 13.Lợi nhuận khác (3.030.571) 14.Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế (751.811.370) (1.090.616.773) 338.805.403 -30,1% 15.Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành 16.Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại 17.Lợi nhuận sau thuế 18.Lãi cơ bản trên cổ phiếu (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Phát triển Thương mại Newstar) Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 44
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) Nhìn vào bảng trên ta thấy doanh thu thuần năm 2009 đã tăng 28,7% so với năm 2008 tƣơng đƣơng với 1.229.272.022 đồng (từ 4.26933.458 đồng lên 5.498.602.480 đồng). Nhƣng giá vốn của sản phẩm quá cao, chiếm 79% tổng chi phí của Công ty. Công ty cần phải xem xét lại giá vốn hàng bán của mình bởi vì giá vốn cao nhƣ vậy thì chắc chắn Công ty sẽ không còn lợi nhuận, chƣa kể đến các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Khi Công ty cố gắng cắt giảm chi phí bán hàng thì chi phí quản lý doanh nghiệp lại tăng 21,3% tƣơng ứng với 108.442.294 đồng. Công ty cần phải chú trọng đến công tác quản lý hơn, không đƣợc để lãng phí tài nguyên và kiểm soát lỏng lẻo. Nếu làm tốt có thể cùng giảm chi phí quản lý xuống với chi phí bán hàng thì chắc chắn Công ty sẽ tiết kiệm đƣợc rất nhiều chi phí. Bên cạnh đó cũng phải nâng cao hiệu quả của công tác sản xuất thì mới có thể tăng doanh thu và lợi nhuận. 3.1.5. Các loại sản phẩm chủ yếu Hiện nay, ngoài việc kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là các loại thiết bị điện tử Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar còn kinh doanh những mặt hàng phụ nhƣ tủ lạnh, phích cắm nƣớc, quạt, đèn phun sƣơng, tivi Dƣới đây là bẳng giá các mặt hàng chủ yếu của Công ty: Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 45
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) BẢNG 02: BẢNG GIÁ CÁC SẢN PHẨM KINH DOANH CHỦ YẾU Đơn vị tính: VNĐ TT CHỦNG LOẠI NHÃN HIỆU GIÁ (CHƢA THUẾ VAT) GHI CHÚ BÁN BUÔN BÁN LẺ ĐẦU MIDI KARAOKE 6 SỐ Đ/chiếc Đ/chiếc 1 MIDI 7777 NEWSTAR 560.000 650.000 2 MIDI 8888 NEWSTAR 560.000 700.000 3 MIDI 9999 NEWSTAR 570.000 700.000 4 MIDI M1 NEWSTAR 570.000 700.000 5 MIDI M2 NEWSTAR 480.000 600.000 6 MIDI 2868 NEWSTAR 480.000 600.000 7 MIDI 5555 NEWSTAR 560.000 650.000 8 MIDI 6666 NEWSTAR 560.000 700.000 9 MIDI 2222 NEWSTAR 980.000 1.200.000 ĐẦU DVD, EVD, MPEG4 1 DVD 1868 NEWSTAR 420.000 470.000 2 DVD 111 NEWSTAR 420.000 470.000 3 DVD 149 NEWSTAR 410.000 450.000 4 DVD 515 NEWSTAR 410.000 450.000 Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 46
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) 5 DVD 888 NEWSTAR 420.000 470.000 6 DVD 1004 NEWSTAR 410.000 450.000 ĐẦU THU KỸ THUẬT SỐ 1 KTS N1 NEWSTAR 460.000 550.000 2 KTS N2 NEWSTAR 430.000 500.000 3 KTS 9001 NEWSTAR 430.000 500.000 LOA 1 BMB 450 NHẬP KHẨU 1.200.000 1.500.000 2 BMB 455 NHẬP KHẨU 1.400.000 1.700.000 3 SUPERBASS TO NHẬP KHẨU 1.150.000 1.400.000 4 SUPERBASS NHỎ NHẬP KHẨU 1.200.000 1.450.000 5 Loa JBL NHẬP KHẨU 750.000 850.000 6 Mic Newstar 9.0 NHẬP KHẨU 90.000 110.000 7 Âm ly Newstar, Jagua 8 950.000 1.200.000 NHẬP KHẨU xò 8 Âm ly Newstar, Jagua 1.200.000 1.400.000 NHẬP KHẨU 12 xò 3.2. Quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty. Nhìn vào bảng trên ta thấy sản phẩm của Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar gồm rất nhiều chủng loại. Quy trình lắp ráp mỗi sản phẩm về cơ bản Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 47
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) là tƣơng đối giống nhau. Việc lắp ráp sản phẩm đƣợc hoàn thành theo từng công đoạn, mỗi một công đoạn lắp ráp sẽ có một mức giá riêng.  Quy trình sản xuất tại phân xƣởng Kho linh kiện Lắp ráp Kỹ thuật Kho thành phẩm Đóng gói KCS - Căn cứ vào số lƣợng sản phẩm đƣợc khoán trong ngày, mỗi buổi sáng tổ trƣởng kiểm tra lại toàn bộ khu vực lắp ráp sau đó viết giấy yêu cầu số lƣợng vật tƣ cần dùng chuyển cho phòng kế toán để kế toán viết phiếu xuất kho linh kiện cho lắp ráp. Đây là công tác chuẩn bị vật tƣ cho sản xuất của tổ trƣởng. - Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất linh kiện cho lắp ráp. - Linh kiện đƣợc chuyển về phân xƣởng và bắt đầu lắp ráp sản phẩm: lắp mặt, lƣng, lắp vỉ. - Sau công đoạn lắp ráp, bộ phận kỹ thuật sẽ thực hiện lắp cơ cho sản phẩm, chạy thử sản phẩm. - Bộ phận KCS có nhiệm vụ kiểm tra toàn bộ máy xem có bị lỗi ở vị trí nào không, nếu có lỗi chuyển lại cho bộ phận kỹ thuật, nếu không có lỗi sẽ chuyển cho bộ phận đóng gói. - Bộ phận đóng gói có nhiệm vụ vệ sinh, dán tem và đóng gói sản phẩm hoàn chỉnh. Sau khi hoàn thành xong thì thông báo cho phòng kế toán viết phiếu nhập kho thành phẩm và chuyển xuống kho cho thủ kho kiểm đếm nhập kho thành phẩm. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 48
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) BẢNG 03: BẢNG ĐỊNH MỨC KHOÁN CHO TỪNG BỘ PHẬN Vị trí ĐVT DVD MIDI KTS LOA BMB Tổ trƣởng đ/c 500 500 300 Lắp mặt, lƣng đ/c 500 600 500 Lắp vỉ, thử máy đ/c 500 600 800 Lắp cơ, thử máy đ/c 1.100 1.500 Hàn hộp kênh đ/c 200 Thay mắt và hoàn thiện máy đ/c 500 KCS đ/c 500 600 300 Đóng gói đ/c 800 800 Dán tem sắt NewStar đ/c 300 Lắp loa đ/c 3.200 Đóng gói đ/c 800 1.000 - Mức khoán sản phẩm này đƣợc dùng làm căn cứ để tính lƣơng cho công nhân dựa trên số lƣợng sản phẩm hoàn thành nhập kho. - Để lắp ráp đƣợc 1 sản phẩm thì bao gồm rất nhiều loại linh kiện, với 1 chiếc đầu đĩa DVD thì cần phải có những loại linh kiện sau: Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 49
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) BẢNG 04: BẢNG LINH PHỤ KIỆN LẮP ĐẦU DVD STT Mã hàng Tên Số lƣợng Đơn vị 1 MD1 Mặt DVD D1 1 chiếc 2 VNFU Vỉ nguồn FU-2A 1 chiếc 3 VHDJ29D Vỉ hình DVD DJ29D – 2CH (969) 1 chiếc 4 DV3268 – 850 Cơ nhựa 3268 mắt 850 1 chiếc 5 GND Giắc nguồn DVD 1 chiếc 6 DND Dây nguồn DVD 1 chiếc 7 TMNN Tem mặt nhôm New 1 chiếc 8 VAD8202 Vỉ AV – DVD 8202D-J 1 chiếc 9 NCD1 Nóc DVD D1 1 chiếc 10 DYD1 Đáy DVD D1 1 chiếc 11 LUD1 Lƣng DVD D1 1 chiếc 12 K6 Khiển 6 số 1 chiếc 13 HDD Hƣớng dẫn sử dụng DVD 1 quyển 14 DAV Dây AV 1 chiếc 15 PB Pin bé 1 đôi 16 Di1011 Đĩa MP4 1011 1 chiếc 17 L1011 List DVD 1011 1 quyển 18 chiếcXD Xốp DVD 1 bộ 19 HDD1 Hộp DVD D1 1 chiếc 20 DC Dán chân 2 chiếc 21 TSX Tem sản xuất 1 chiếc 22 TVT Tem vỡ trong 2 chiếc 23 PBH Phiếu bảo hành 1 chiếc 24 LCD1 Lƣỡi cơ D1 1 chiếc Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 50
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh)  Nhận xét: - Hiện tại, Công ty có xây dựng định mức sản xuất sản phẩm trong năm nhƣng công tác này không phát huy đƣợc hiệu quả bởi vì Công ty vẫn quen với việc có bao nhiêu thì sản xuất bấy nhiêu, tức là trong kho có bao nhiêu nguyên vật liệu thì sản xuất hết, không căn cứ vào lƣợng sản phẩm và nhu cầu thị trƣờng. - Nhân viên quản lý thì điều hành mọi hoạt động tại Công ty theo chỉ thị của Giám đốc, còn công nhân sản xuất thì muốn sản xuất ra càng nhiều sản phẩm càng tốt. Đã xảy ra trƣờng hợp bộ phận lắp ráp và bộ phận đóng gói to tiếng với nhau khiến cho sản phẩm dở dang bị ứ đọng lại tại phân xƣởng gây ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất của Công ty. - Việc phân công công việc cũng chƣa thật hợp lý. Bộ phận kỹ thuật không thể dừng công việc của mình để chuyển sang đóng gói đầu KTS cho đủ chỉ tiêu, dẫn đến việc cãi lộn giữa bộ phận đóng gói và bộ phận kỹ thuật. 3.3. Tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty.  Quy trình bán hàng, giao hàng: nhân viên bán hàng đem sản phẩm cùng các giấy tờ kèm theo nhƣ hóa đơn giá trị gia tăng, lệnh điều xe, phiếu xác nhận hàng tồn và yêu cầu xuất nhập hàng, hóa đơn giao nhận, khi đi bán hàng cho các đại lý.  Tình hình tiêu thụ sản phẩm: - Trong những năm vừa qua tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar luôn có sự biến động cả về số lƣợng và chủng loại. Nhu cầu thị trƣờng về các loại sản phẩm điện tử tăng cao nên sản phẩm mà Công ty sản xuất đến đâu tiêu thụ hết đến đó, đặc biệt là sản phẩm đầu đĩa DVD. Đây là mặt hàng sản xuất chủ yếu của Công ty, chiếm gần 60% trong tổng số các mặt hàng tiêu thụ của Công ty năm 2008 và năm 2009. - Hiện tại, Công ty xác định mặt hàng chiến lƣợc của mình là sản phẩm đầu thu hình kỹ thuật số. Sản phẩm này mới phát triển trong mấy năm trở lại đây, rất phù hợp với những khách hàng không thể dùng truyền hình cáp. Tuy nhiên, do là sản phẩm mới nên lƣợng tiêu thụ sản phẩm này chƣa cao. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 51
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) BẢNG 05: BẢNG TIÊU THỤ THEO CHỦNG LOẠI SẢN PHẨM Năm 2008 Năm 2009 Chủng loại Tiêu thụ Tỷ trọng Tiêu thụ Tỷ trọng Đầu DVD, EVD, MPEG4 5.943 55,7% 7.485 58,9% Đầu MIDI KARAOKE 6 số 1.406 13,2% 1.070 8,5% Đầu thu KTS 2.165 20,3% 2.915 22,9% Loa 570 5,3% 743 5,8% Âm ly 589 5,5% 498 3,9% Tổng 10.673 100% 12.711 100% - Nhìn vào bảng trên ta có thể thấy rằng sản lƣợng tiêu thụ năm 2009 chỉ tăng 19,09% so với năm 2008 tƣơng đƣơng với 2.038 sản phẩm. Đây là con số không lớn bởi vì nhìn vào chi tiết từng loại sản phẩm ta sẽ thấy rõ điều đó. - Mặt hàng chủ yếu của Công ty là đầu DVD chỉ tăng thêm đƣợc 3,2% năm 2009 (từ 5.943 chiếc lên 7.485 chiếc). Đầu thu hình KTS cũng tăng nhẹ 2,6%. - Bên cạnh sự tăng nhẹ của các mặt hàng chủ yếu và mặt hàng chiến lƣợc là sự giảm đáng kể của các mặt hàng khác. Đầu Midi karaoke 6 số giảm 4,7% năm 2009 tƣơng đƣơng với 336 chiếc. - Sự biến động này có thể là do chất lƣợng sản phẩm chƣa ổn định, sản phẩm bị lỗi nhiều khiến cho hàng bảo hành tại Công ty tăng lên đáng kể. Ngoài ra, bộ phận chăm sóc khách hàng chƣa đƣợc tốt khiến cho khách hàng không hài lòng về sản phẩm. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 52
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) BẢNG 06: BẢNG TIÊU THỤ SP THEO KẾ HOẠCH VÀ THỰC TẾ Đơn vị tính: chiếc Năm 2008 Năm 2009 Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế Kế hoạch Thực tế Sản lƣợng tiêu thụ 11.200 10.673 12.300 12.711 BẢNG 07: BẢNG DOANH THU TỔNG HỢP Đơn vị tính: VNĐ Năm Doanh thu 2007 4.787.144.640 2008 4.269.330.458 2009 5.498.602.480 - Năm 2008 sản lƣợng tiêu thụ kế hoạch Công ty đề ra là 11.200 chiếc nhƣng thực tế lại tiêu thụ ít hơn 527 chiếc, nhƣ vậy Công ty đã không hoàn thành kế hoạch đề ra khiến cho doanh thu từ 4.787.144.640 đồng năm 2007 giảm Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 53
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) xuống còn 4.269.330.458 đồng năm 2008. Sự giảm sút này có thể là do khu vực thị trƣờng mới mà Công ty hƣớng tới không hiệu quả. Theo số liệu từ phòng kế toán thì năm 2008 tồn kho lên đến 8.808 chiếc trong đó có 7.102 chiếc là thành phẩm, 1.706 chiếc là hàng bảo hành. Đây là con số khá lớn, nếu Công ty không tìm ra giải pháp cho công tác bán hàng thì sẽ ảnh hƣởng đến vốn lƣu động, gây ứ đọng vốn mà hiệu quả sản xuất lại bị giảm sút. - Năm 2009 có sự biến động nhẹ về sản lƣợng sản phẩm tiêu thụ. Thực tế tiêu thụ tăng 411 chiếc so với kế hoạch. Nhƣ vậy là Công ty đã hoàn thành vƣợt mức kế hoạch đề ra là 3,3%, làm cho doanh thu tăng thêm 1.224.272.022 đồng năm 2009. Đây không phải là con số nhỏ nhƣng cũng không lớn, tuy nhiên để hoàn thành đƣợc nhiệm vụ đó là công sức của Giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Theo số liệu từ phòng kế toán thì doanh thu năm 2009 tại các tỉnh Nam Định – Thái Bình chiếm tỷ trọng cao nhất là 25%, trƣớc đó năm 2008 thì doanh thu tại Thái Nguyên – Phú Thọ - Hà Nội – Yên Bái là cao nhất, chiếm 29% tổng doanh thu. - Nhƣ vậy, năm 2009 Công ty đã mở rộng các đại lý, cửa hàng ra Nam Định – Thái Bình, khách hàng tại đây thấy có thể chấp nhận đƣợc sản phẩm của Công ty vì giá rẻ so với các đối thủ cạnh tranh khác. - Tuy nhiên ta có thể thấy rằng doanh thu năm 2009 tăng do sản lƣợng tiêu thụ tăng, nhƣng chi phí để sản xuất cho lƣợng sản phẩm vƣợt mức kế hoạch cũng tăng do phải mua thêm nguyên vật liệu. Lƣợng nguyên vật liệu mua thêm này sẽ làm cho lƣợng thành phẩm tồn kho tăng lên vì có bao nhiêu sản xuất bấy nhiêu. Theo số liệu thống kê thì năm 2009 tồn kho là 7.810 chiếc, trong đó có 4.641 chiếc là thành phẩm, 3.169 chiếc là hàng bảo hành. - So sánh số lƣợng hàng bảo hành của năm 2008 và năm 2009 ta thấy rằng năm 2009 số lƣợng này tăng 1.463 chiếc tƣơng đƣơng với 85,8%. Điều này chứng tỏ công tác quản lý chất lƣợng nguyên vật liệu và KCS chƣa tốt khiến cho lƣợng sản phẩm tồn kho tăng cao, làm mất nhiều chi phí cho sửa chữa, tồn trữ Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 54
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) và bảo quản. Công ty cần có biện pháp để kiểm soát chất lƣợng đầu vào và đầu ra chặt chẽ hơn thì mới có thể làm giảm chi phí và tăng lợi nhuận đƣợc. 3.4. Phân tích công tác Quản trị hàng tồn kho của Công ty. 3.4.1. Nhân sự trong kho. - Hiện tại trong kho chỉ có 1 thủ kho chịu trách nhiệm quản lý hàng hoá, linh kiện, thành phẩm, xuất nhập hàng. - Thủ kho là ngƣời mới chƣa từng đƣợc hƣớng dẫn về việc quy trình sắp xếp hàng hoá trong kho, chƣa biết tên và đặc điểm của các sản phẩm, linh kiện (thủ kho mới nhận chức đƣợc 1 ngày trƣớc khi ngƣời của Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và Đào tạo xuống thu thập thông tin). Do trình độ và kinh nghiệm còn ít nên khi xuất kho linh kiện thu kho đều phải nhờ tổ trƣởng của phân xƣởng lắp ráp lấy hàng hộ. - Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar mới tuyển thêm 1 kế toán kho vào đầu tháng 5 năm 2010, chịu trách nhiệm lập phiếu xuất nhập, vào sổ kế toán linh kiện, hàng hoá, thành phẩm để cùng kiểm soát hàng tồn kho với thủ kho. - Ngoài ra còn có 02 phụ kho là bác Đông và chú Đại, chịu trách nhiệm lấy hàng, dỡ hàng, sắp xếp hàng hoá theo ý của thủ kho và quản lý. Qua tiếp xúc em đƣợc biết bác Đông làm việc tại đây đƣợc 2 đến 3 năm, trƣớc đây là bảo vệ nhƣng từ khi công ty thuê đội bảo vệ mới thì ngƣời này đƣợc điều xuống làm bên xƣởng và kho với nhiệm vụ xếp dỡ hàng hoá. Chú Đại cũng làm việc ở đây đƣợc một thời gian khá dài và cũng là công nhân xếp dỡ hàng. Hai ngƣời này cho biết vấn đề bức xúc nhất đối với họ cũng nhƣ toàn thể công nhân tại đây là lƣơng quá thấp. Với mức lƣơng hiện tại là 1,5 triệu/tháng không có phụ cấp hay thƣởng mà chỉ có phạt, thậm chí quà Tết cũng không có thì họ cảm thấy làm việc nhƣ vậy là quá bất công khi so sánh với các công ty khác. Lƣơng thấp mà không trả trực tiếp bằng tiền mặt lại phải thông qua thẻ Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 55
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) rút tiền khiến họ mất thời gian. Nhƣng nói chung. Trong những cuộc họpkhông một công nhân nào dám nêu đề xuất tăng lƣơng chỉ với một lý do là sợ bị đuổi việc. Bác Đông có nói rằng cách đây không lâu bác đƣợc tăng lƣơng từ 1,1triệu/tháng lên 1,5triệu/tháng nhƣng khi lĩnh lƣơng thì chỉ nhận đƣợc 1,1triệu; ngƣời này đã trực tiếp hỏi thẳng Giám đốc thì đƣợc biết rằng phòng kế toán không làm văn bản tăng lƣơng, sau đó mới nhanh chóng làm một văn bản sơ sài rằng bác Đông đƣợc tăng lƣơng lên 1,5triệu/tháng (theo nhƣ lời của chú Đại nói thì kế toán định ăn chặn 400.000đồng tiền lƣơng của họ). Nhận xét: . Nhân sự trong kho đều là ngƣời chƣa có kinh nghiệm do đó công tác quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là khá thấp không tránh khỏi hiện tƣợng mất hàng. . Lƣơng thƣởng luôn là động lực để công nhân hăng hái làm việc nhƣng tại Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar lại chƣa chú trọng đến vấn đề đó lắm khiến cho công nhân viên cảm thấy bức xúc và điều này có thể khiến cho nhân viên nhanh chóng rời khỏi Công ty, hoặc nếu nhƣ có ở lại thì năng suất lao động mà họ tạo ra chắc chắn sẽ thấp mà hiệu quả lại không cao. Công ty cần quan tâm hơn đến vấn đề này trong tƣơng lai. 3.4.2. Công tác phân loại hàng tồn kho ở Công ty. Theo cách phân loại hàng tồn kho ta có thể thấy rằng chúng đƣợc phân chia thành 3 loại: tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho thành phẩm. Cách phân chia này ứng với 3 giai đoạn của một quá trình sản xuất. Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar hiện cũng phân chia hàng tồn kho theo 3 loại trên để dễ dàng trong việc quản lý và bảo quản  Nhóm tồn kho nguyên vật liệu Nhóm này đƣợc chứa đựng và bảo quản trong kho linh kiện của Công ty, bao gồm: - Mặt các loại đầu DVD, đầu kỹ thuật số, đầu karaoke Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 56
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) - Lƣng các loại đầu DVD, đầu kỹ thuật số, đầu karaoke - Đáy các loại đầu DVD, đầu kỹ thuật số, đầu karaoke - Nóc các loại đầu DVD, đầu kỹ thuật số, đầu karaoke - Điều khiển DVD, VCD, khiển kỹ thuật số, khiển 6 số - Vỉ công suất âm ly - Vỉ cổng AB - Tay xách âm ly - Vỉ nhại - Mặt âm ly - Vỉ mic âm ly - Vỉ volum âm ly - Vỉ nguồn DVD, D02 - Tem mặt nhôm - Tem 7 màu - Dây nguồn - Vỉ hình - Chống nóc - Lƣỡi cơ - Ốc - List 6 số - Đĩa 6 số - Pin - Supper bass to - Supper bass nhỏ Những loại nguyên vật liệu này có loại mua trong nƣớc nhƣng cũng có loại phải nhập khẩu từ nƣớc ngoài do đó để đảm bảo cho việc sản xuất không bị dở dang thì cứ khoảng 4 ngày Công ty lại mua hàng 1 lần. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 57
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh)  Nhóm tồn kho sản phẩm dở dang Nhóm này đƣợc chứa đựng và bảo quản tại kho hàng hoá để chờ công đoạn dán tem, đóng gói và kiểm tra chất lƣợng, bao gồm: - Đầu Midi karaoke 6 số: Midi 7777, Midi 8888, Midi 9999, Midi M1, Midi M2, Midi 2686, Midi 5555, Midi 6666, Midi 2222. - Đầu DVD: DVD 1686, DVD 111, DVD 149, DVD 515, DVD 888, DVD 1004 - Đầu thu hình kỹ thuật số: N1, N2, 9001 - Loa: BMB 450, BMB 455  Nhóm tồn kho thành phẩm Sau khi công đoạn dán tem, đóng gói và kiểm tra chất lƣợng hoàn thành thì các loại sản phẩm dở dang trên sẽ đƣợc nhập kho thành phẩm chờ tiêu thụ. Việc phân chia hàng tồn kho nhƣ vậy giúp cho Công ty có thể quản lý, kiểm soát chặt chẽ tránh trƣờng hợp mất hàng trong các giai đoạn sản xuất. 3.4.3. Hệ thống kho chứa ở Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar. 3.4.3.1. Phân loại kho. Kho là các công trình kiến trúc chứa đựng, bảo quản dự trữ hàng hoá trong thời gian nhất định. Đây là một yếu tố cần thiết tất yếu để thực hiện dự trữ cho việc sản xuất có thể diễn ra một cách liên tục. Tuỳ theo mức độ, nhu cầu và điều kiện của các doanh nghiệp mà quy mô kết cấu, công nghệ kỹ thuật của kho có thể khác nhau. Trong một doanh nghiệp kho đƣợc xem nhƣ một đơn vị, một bộ phận cấu thành của quá trình tái sản xuất, một đơn vị kinh tế. Nó ra đời nhằm thực hiện việc dự trữ bảo quản hàng hoá phục vụ quá trình sản xuất và quản lý, bảo quản các loại sản phẩm trƣớc khi đƣa ra thị trƣờng. Chức năng chung của các Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 58
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) loại kho là đảm bảo lƣu kho một cách hợp lý các loại hàng hoá nhằm đáp ứng kịp thời mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp với sự hợp lý về chi phí và vốn lƣu động cần thiết. Vì vậy có thể phân ra các loại kho sau: - Kho nguyên vật liệu: Là các kho có nhiệm vụ dự trữ các loại vật tƣ, nguyên vật liệu phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh. - Kho thành phẩm : Là các kho bảo quản các loại sản phẩm đã hoàn thành của doanh nghiệp và đang chờ tiêu thụ. - Kho bán thành phẩm : Là các kho bảo quản các loại bán thành phẩm đã hoàn thành chờ chuẩn bị đƣa vào tiếp tục sản xuất chế biến trong các bƣớc công đoạn tiếp theo. Ở mỗi doanh nghiệp cần phải dựa vào quy mô sản xuất. Đặc tính của nguyên vật liệu, các sản phẩm hàng hoá của mình mà lựa trọn một mô hình hệ thống kho thích hợp nhƣ vậy mới phát huy đƣợc tác dụng của kho và giảm các chi phí không cần thiết. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 59
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) 3.4.3.2. Hệ thống kho chứa ở Công ty Sơ đồ kho của Công ty Bảo Khu vực vệ P.Kế toán P.Giám vệ sinh đốc P.Kinh doanh Lối Kho Kho h vào P. Bảo hành Kho BH Cửa àng Đóng gói h ó PX a Khu Khu v KCS KCS 1 Dây chuyền 2 ự c đ ể xe Cửa Dây chuyền 1 KCS 2 Kho linh Cửa Linh kiện lắp ráp kiện Kho thành phẩm - Từ khi chuyển trụ sở Công ty về số 124 Hạ Lý – Hồng Bàng – Hải Phòng thì Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình kho và phân xƣởng lắp ráp nhƣ trên. - Với thực tế quan sát em thấy rằng phân xƣởng lắp ráp có diện tích rộng hơn kho, trong khi đó chỉ có dây 2 chuyền lắp ráp, 1 bộ phận đóng gói, 2 KCS. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 60
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) Qua sơ đồ trên ta có thể thấy rằng kho bảo hành và kho hàng hoá nằm ngay trong phân xƣởng mà lại chỉ có 1 thủ kho, việc này có thể làm giảm tầm kiểm soát của thủ kho vì thủ kho không thể bỏ kho linh kiện và kho thành phẩm để sang phân xƣởng giám sát đƣợc. - Bên cạnh đó tƣờng của kho và phân xƣởng đã cũ, khi trời mƣa thì bị ngấm nƣớc, mái che làm bằng tôn mạ màu nhƣng có chỗ bị dột điều này sẽ làm ảnh hƣởng đến việc bảo quản hàng hoá, linh kiện, thành phẩm trong kho do tính chất của các loại hàng này là hàng điện tử. - Do diện tích kho dài nhƣng không rộng, khi có nhiều thành phẩm nhập kho thì thiếu chỗ phải để lẫn sang khu vực linh kiện lắp ráp, chƣa kể đến linh kiện nhập về nhƣng không có chỗ để phải để tràn lan sang khu phân xƣởng, ngoài sân mà ngƣời chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Qua đó có thể thấy công tác kiểm soát hàng tồn kho là không chặt chẽ. - Việc bố trí kho nhƣ trên có ƣu và nhƣợc điểm nhƣ sau: Ưu điểm: khoảng cách giữa kho và phân xƣởng lắp ráp là ngắn nên thuận tiện cho việc vận chuyển linh kiện, thành phẩm. Nhược điểm: vị trí của kho và phân xƣởng bố trí nhƣ vậy chƣa hợp lý, khi xảy ra mất hàng thì khó quy trách nhiệm, khó kiểm soát hàng hoá. Diện tích để hàng là quá hẹp, chỉ cần một loại hàng hoá nào đó nhiều là việc sắp xếp, nhập kho hàng khác sẽ gặp khó khăn. 3.4.4. Quy trình Quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Phát triển Thƣơng mại NewStar. 3.4.4.1. Quy trình xuất nhập hàng tồn kho.  Nhập hàng, hàng đổi của nhà cung cấp (BM-K-02) - Khi nhập hàng từ các nhà cung cấp về kho thì kế toán kho phải xuống kho cùng thủ kho, phụ kho kiểm hàng, lập bảng kê kiểm hàng nhập theo mẫu Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 61
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) BM-K-02 để xác định chính xác số liệu thực tế nhập kho, dựa theo kết quả này lập phiếu nhập kho. - Khi nhận đƣợc hàng đổi của nhà cung cấp chuyển theo hàng nhập, thủ kho vào cùng bảng kê hàng nhập BM-K-02 xác định hàng đổi của nhà cung cấp nào ghi rõ số lƣợng, chủng loại để kế toán kho lập phiếu nhập kho hàng đổi. - Sau khi kiểm kê giao bản kê các loại hàng thực nhận cho KTT làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu, xác nhận với các nhà cung cấp.  Nhập hàng mua ngoài (BM-KT-01) - Khi đi mua hàng theo phiếu yêu cầu của các bộ phận hoặc theo lệnh giám đốc, ngƣời đi mua hàng dựa theo phiếu đề xuất làm cơ sở để tạm ứng, trƣớc khi nhập hàng vào kho ngƣời mua hàng phải làm đề nghị thanh toán, kế toán kho dựa trên đề nghị thanh toán lập phiếu nhập kho, thủ kho nhận và kiểm hàng theo phiếu nhập kho của ngƣời mua hàng giao, xác nhận số lƣợng để kê toán làm cơ sở thanh toán.  Nhập hàng đổi mới của phòng bảo hành (BM-KT-01) - Nhân viên giao nhận của phòng bảo hành mang phiếu yêu cầu cho quản lý hoặc tổ trƣởng tổ sản xuất đã làm ra sản phẩm đó kiểm tra ký duyệt rồi đƣa kế toán kho để làm căn cứ lập phiếu nhập kho, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho của kế toán để nhận hàng.  Nhập hàng từ xƣởng (BM-KT-01) - Đóng gói hoặc quản lý dùng phiếu yêu cầu báo số lƣợng nhập kho cho kế toán kho làm cơ sở lập phiếu nhập, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho của kế toán để nhận hàng (khi nhập kho có xác nhận của đóng gói, quản lý hoặc tổ trƣởng).  Nhập hàng đổi của dây chuyền, xuất linh kiện đổi (BM-KT-01) - Khi linh kiện bị hỏng không thể sửa chữa đƣợc, tổ trƣởng chịu trách nhiệm ký phiếu yêu cầu đổi số lƣợng chủng loại linh kiện hỏng cho tổ mình, đây là cơ sở kế toán kho lập phiếu nhập linh kiện hỏng và phiếu xuất linh kiện đổi Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 62
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar (Thực hiện công tác Tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh) tƣơng ứng, thủ kho dựa theo những phiếu này để nhập linh kiện hỏng và xuất linh kiện đổi cho tổ sản xuất.  Nhập, xuất hàng cho nhân viên bán hàng và kho Bạch Đằng (BM-KD-01) - Nhân viên bán hàng lấy phiếu “ xác nhận hàng tồn và đề nghị nhập, xuất hàng” từ bộ phận kế toán để làm hàng tồn trên xe hoặc kho, sau đó nhân viên bán hàng chuyển phiếu cho thủ kho kiểm tra, xác nhận số lƣợng hàng tồn, dựa trên số lƣợng hàng tồn nhân viên kinh doanh đề nghị số nhập trả kho và số hàng xuất thêm cho chuyến tiếp theo. - Căn cứ vào đề nghị số lƣợng nhập trả kho và hàng xuất thêm, kế toán kho lập phiếu nhập kho, xuất kho, thủ kho căn cứ vào phiếu của kế toán kho để nhập, xuất hàng.  Xuất linh kiện cho sản xuất (Mẫu lệnh sản xuất) - Hàng ngày, Giám đốc hoặc ngƣời đƣợc Giám đốc uỷ quyền phát lệnh sản xuất cho phân xƣởng sản xuất, tổ trƣởng nhận lệnh sản xuất chuyển qua phòng kế toán, dựa vào đó kế toán kho lập phiếu xuất kho linh kiện, tổ trƣởng mang phiếu xuất kho của kế toán kho giao cho thủ kho, thủ kho căn cứ vào đó để xuất linh kiện cho sản xuất.  Xuất đổi bảo hành cho nhà cung cấp (BM-K-02) - Mỗi khi xuất hàng đổi cho nhà cung cấp kế toán kho yêu cầu thủ kho lập bảng kê giao linh kiện hỏng thật chi tiết để lập phiếu xuất kho hàng đổi. Bảng kê xuất hàng đổi cũng là căn cứ đối chiếu hàng đổi với nhà cung cấp.  Xuất đổi bảo hành cho phòng bảo hành (BM-KT-01) - Nhân viên giao nhận của phòng bảo hành viết phiếu yêu cầu số lƣợng linh kiện cần để bảo hành cùng bảng kê linh kiện hỏng đã thay thế lên phòng kế toán để làm cơ sở lập phiếu xuất kho linh kiện bảo hành, nhập kho linh kiện hỏng. Hàng ngày, nhân viên giao nhận bảo hành phải ghi nhận lại kết quả công việc của từng nhân viên bảo hành, thay thế bao nhiêu linh kiện, còn lại bao nhiêu chiếc, lý do còn lại. Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng Lớp : QT1003N 63