Bài giảng Kế toán tài chính - Chương 1: Chứng từ kế toán

Nội dung text: Bài giảng Kế toán tài chính - Chương 1: Chứng từ kế toán

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM, KHOA KẾ TỐN KIỂM TỐN MỤC TIÊU 2
   Sau khi học xong ch ươ ng này sinh viên cĩ th ể:  Gi ải thích và trình bày đượ c một quy trình kế tốn trong doanh nghi ệp CH ƯƠ NG 1: CH ỨNG T Ừ K Ế TỐN  Phân tích ý ngh ĩa, vai trị của ch ứng từ kế tốn  Phân lo ại, xử lý và lập đượ c một số ch ứng từ kế tốn  Phân tích các quy đị nh pháp lý lên quan đế n lập, lưu tr ữ, bảo qu ản ch ứng từ kế tốn  Áp dụng các ki ến th ức đã học trên một số ch ứng từ kế tốn 1 NỘI DUNG 3 SINH VIÊN THAM KH ẢO TÀI LI ỆU 4
   Tổng quan về quy trình kế tốn
   Luật kế toán
   Ch ứng từ kế tốn
   Ngh ị đị nh 129/2004/N Đ-CP
   Tổ ch ức hệ th ống ch ứng từ kế tốn tại doanh nghi ệp
   Chế độ chứng từ KT: QĐ15/2006/QĐ-BTC
   Th ực hành một số bi ểu mẫu ch ứng từ ch ủ yếu
   Thông tư 64/2013/TT-BTC 1
2. KHÁI NI ỆM 6
   Quy trình kế tốn là các bướ c của một quá trình xử lý dữ li ệu để hình thành thơng tin kế tốn. TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH KẾ TỐN KHÁI NI ỆM CÁC N ỘI DUNG C ỦA QUY TRÌNH K Ế TỐN KI ỂM SỐT N ỘI B Ộ VÀ CƠNG TÁC K Ế TỐN CÁC N ỘI DUNG C ỦA QUY TRÌNH K Ế TỐN 7 QUI TRÌNH K Ế TỐN 8
   Quy trình kế tốn bao gồm: D li u Ghi chép Phân lo i, Cung c p Thơng  Ghi chép ban đầ u trên ch ứng từ kế tốn kinh t ban u ghi chép, thơng tin tin  Xử lý trên sổ sách kế tốn (Ch ng tng h p (Báo cáo)  Lập và trình bày các báo cáo kế tốn t) (S sách)
   Lồng ghép trong quy trình kế tốn là vi ệc ki ểm sốt các ho ạt độ ng. 2
3. GI ẢI THÍCH QUI TRÌNH 9 KI ỂM SỐT N ỘI B Ộ V ỚI CƠNG TÁC K Ế TỐN 10
   Ho ạt độ ng kinh doanh của đơ n vị mang đế n cho hệ th ống kế tốn
   Ki ểm sốt nội bộ (KSNB) là quá trình do ng ườ i qu ản lý, hội ngu ồn dữ li ệu kinh tế cần xử lý để cĩ đượ c các thơng tin hữu ích. đồ ng qu ản tr ị và các nhân viên của đơ n vị chi ph ối, nĩ đượ c
   Đầ u tiên, kế tốn sẽ thu th ập dữ li ệu thơng qua vi ệc ghi chép trên thi ết lập để cung cấp một sự đả m bảo hợp lý nh ằm th ực hi ện ch ứng từ kế tốn. các mục tiêu của đơ n vụ nĩi chung.
   Ch ứng từ kế tốn đượ c phân lo ại, tổng hợp số li ệu, ghi chép vào hệ
   KSNB tăng cườ ng độ tin cậy của báo cáo tài chính. th ống sổ kế tốn.
   Kế tốn xử lý dữ li ệu đã ghi chép trên sổ để hình thành báo cáo kế tốn
   Cung cấp thơng tin cho các đố i tượ ng sử dụng thơng tin kế tốn. TÌNH HU ỐNG 1 11 TÌNH HU ỐNG 2 12
   Cơng ty A là một đơ n vị kinh doanh bất độ ng sản (xây dựng
   Cơng ty B là một đơ n vị kinh doanh các sản ph ẩm cơ khí. Kế các chung cư cao cấp sau đĩ bán lại). Trích một đoạn qui trình tốn tr ưở ng là bạn thân của Giám đố c, đượ c sự tin tưở ng tuy ệt thanh tốn cho nhà th ầu nh ư sau: “ . Với kho ản thanh tốn đố i. lần đầ u: Ứng theo tỷ lệ % của hợp đồ ng, hồ sơ thanh tốn  Phịng kế tốn gi ữ con dấu của cơng ty gồm: Hợp đồ ng kinh tế, Gi ấy đề ngh ị thanh tốn của nhà th ầu  KTT cĩ th ể ký ch ữ ký của Giám đố c gi ống tuy ệt đố i so với ch ữ đã đượ c duy ệt, Hĩa đơ n GTGT trên số ti ền tạm ứng. Kế tốn ký mà Giám đố c ký nên đơi khi Giám đố c đi vắng thì KTT ký sẽ căn cứ vào hồ sơ để lập UNC và trình Tổng giám đố c duy ệt ch ữ ký của Giám đố c ch ỉ cần điện tho ại cho Giám đố c ho ặc báo thanh tốn”. cáo qua mail. Yêu cầu: Hãy cho nh ận xét về qui trình thanh tốn trên Yêu cầu: Hãy cho nh ận xét về tính ki ểm sốt của hệ th ống này. 3
4. TÌNH HU ỐNG 3 13
   Cơng ty C là một cơng ty sản xu ất kinh doanh thép. Vì hệ th ống kế tốn khơng mạnh nên Giám đố c giao vi ệc theo dõi số li ệu khách hàng ph ải thu và ph ải tr ả cho phịng kinh doanh. Nhân viên kinh doanh cĩ trách nhi ệm đố i chi ếu với khách hàng và nhà cung cấp đị nh kỳ hằng tháng.
   Sự vi ệc trên tồn tại từ nhi ều năm, kế tốn khơng ki ểm tra cũng nh ư CHỨNG TỪ KẾ TỐN khơng nh ận biên bản đố i chi ếu trên. Khi ki ểm tốn làm vi ệc với phịng kế tốn, phát hi ện 10 kho ản ti ền ph ải thu của khách hàng O đượ c phịng kinh doanh tr ừ nợ ph ải thu 02 lần. Yêu cầu: Hãy cho nh ận xét về cách tổ ch ức của Giám đố c cơng ty C. Ơ ƯOƯ CH ỨNG T Ừ K Ế TỐN 15 VAI TRỊ C ỦA CH ỨNG T Ừ 16
   Ch ứng từ kế tốn là nh ững gi ấy tờ và vật
   Là khâu ghi chép ban đầ u cĩ ý ngh ĩa quan tr ọng đố i mang tin ph ản ảnh nghi ệp vụ kinh tế tài chính với ch ất lượ ng thơng tin kế tốn.
   Là ph ươ ng ti ện truy ền đạ t thơng tin ph ục vụ cho vi ệc phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ để ghi qu ản lý. sổ kế tốn.
   Là cơ sở để ki ểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghi ệp vụ kinh tế.
   Cĩ ý ngh ĩa pháp lý trong vi ệc gi ải quy ết các vụ tranh ch ấp, ki ện tụng. 4
5. BÀI T ẬP TH ỰC HÀNH S Ố 1 17 BÀI T ẬP TH ỰC HÀNH S Ố 2 18
   Ơng A ph ải đi cơng Đà Nẵng – Chi nhánh của Cơng ty. Theo
   Cơng ty X ký hợp đồ ng mua 20 tấn thép từ cơng ty Y. Trong hợp dự tốn, ơng A cần cĩ kho ản ti ền chi phí 10.000.000 đ. Theo đồ ng qui đị nh, th ời gian nh ận hết 20 tấn thép là 1 tháng kể từ ngày các anh/ch ị, ơng A cần ph ải làm gì để ứng đượ c số ti ền này từ ký hợp đồ ng. Cơng ty X ph ải ứng tr ướ c 20% giá tr ị cửa hợp đồ ng cơng ty và cơng ty ph ải làm gì để chi số ti ền này cho ơng A. cho cơng ty Y.
   Cĩ rất nhi ều kho ản chi phí phát sinh: Chi phí đi máy bay, chi
   Cơng ty Y gặp khĩ kh ăn trong ngu ồn hàng nên cơng ty Y ch ỉ giao và xu ất hĩa đơ nchocơngtyX 16tấn thép. Theo hợp đồ ng, Cty Y bị phí lưu trú ở khách sạn, chi phí taxi, chi phí ăn uống ti ếp ph ạt 20 tr đ tr ừ vào số ti ền X nợ Y. khách, Ơng A ph ải làm gì?
   Cơng ty X đã chuy ển kho ản thanh tốn tồn bộ ti ền hàng cho cơng
   Để thanh tốn với số ti ền đã tạm ứng, ơng A ph ải làm gì? ty Y sau khi tr ừ đi 20 tr đ ti ền ph ạt.
   Theo các anh/ch ị, trong các ch ứng từ đượ c lập, ch ứng từ nào là Yêu cầu: Hãy nêu nh ững ch ứng từ cơ bản phát sinh tạicơngtyXvàY. căn cứ tr ực ti ếp để ghi sổ kế tốn. PHÂN LO ẠI CH ỨNG T Ừ 19 PHÂN LO ẠI CH ỨNG T Ừ 20
   Phân lo ại theo nội dung ph ản ánh :
   Phân lo ại theo cơng dụng của ch ứng từ:  Ch ứng từ về ti ền tệ: Phi ếu thu, Phi ếu chi, Gi ấy báo Nợ, Gi ấy báo Cĩ  Ch ứng từ mệnh lệnh  Ch ứng từ về hàng tồn kho: Phi ếu nh ập kho, Phi ếu xu ất kho  Ch ứng từ ch ấp hành  Ch ứng từ về lao độ ng và ti ền lươ ng: Bảng ch ấm cơng, Bảng thanh tốn ti ền lươ ng  Ch ứng từ liên hợp  Ch ứng từ về bán hàng: Hố đơ n GTGT (hay Hố đơ n bán hàng)  Ch ứng từ về TSC Đ: biên bản giao nh ận TSC Đ, biên bản thanh lý 5
6. BÀI T ẬP TH ỰC HÀNH S Ố 3 21 BÀI TH ỰC HÀNH S Ố 4 22
   Lấy bài th ực hành số 1 và số 2, hãy phân lo ại
   Lấy bài th ực hành số 1 và số 2, hãy phân lo ại ch ứng từ đã phát sinh theo nội dung ph ản ánh. ch ứng từ đã phát sinh theo cơng dụng của ch ứng từ. PHÂN LO ẠI CH ỨNG T Ừ 23 PHÂN LO ẠI CH ỨNG T Ừ 24
   Phân lo ại theo ngu ồn gốc của ch ứng từ:
   Phân lo ại theo tính bắt bu ộc:  Ch ứng từ bên trong  Ch ứng từ bắt bu ộc  Ch ứng từ bên ngồi  Ch ứng từ hướ ng dẫn 6
7. PHÂN LO ẠI CH ỨNG T Ừ 25 YÊU C ẦU ĐỐ I V ỚI CH ỨNG T Ư 26
   :
   Ph ải bảo đả m tính trung th ực, khách quan, tính chính  Ch ng t v ti n t: Phi u thu, Phi u chi, Gi y báo N, Gi y xác của số li ệu. báo Cĩ
   Ch ứng từ kế tốn ph ải cĩ đầ y đủ các yếu tố theo qui  Ch ng t v hàng tn kho: Phi u nh p kho, Phi u xu t kho  Ch ng t v lao ng và ti n lươ ng: Bng ch m cơng, Bng đị nh. thanh tốn ti n lươ ng
   Ghi chép trên ch ứng từ ph ải rõ ràng, đầ y đủ , gạch bỏ  Ch ng t v bán hàng: Hố ơ n GTGT (hay Hố ơ n bán hàng) ph ần cịn tr ống, khơng đượ c tẩy xĩa, sửa ch ữa trên  Ch ng t v TSC : biên bn giao nh n TSC , biên bn thanh các ch ứng từ. lý CÁC Y ẾU T Ố C Ơ B ẢN C ỦA CH ỨNG T Ừ 27 BÀI T ẬP TH ỰC HÀNH S Ố 5 28
   Tên gọi và số hi ệu của ch ứng từ kế tốn
   Căn cứ vào mẫu Phi ếu thu, cho bi ết trình tự ký duy ệt trên
   Ngày, tháng, năm lập ch ứng từ kế tốn phi ếu thu
   Tên , đị a ch ỉ, mã số thu ế (nếu cĩ) của đơ n vị ho ặc cá nhân lập ch ứng từ
   Căn cứ vào mẫu Hĩa đơ n, nh ận di ện các yếu tố cơ bản của
   Tên, đị a ch ỉ, mã số thu ế (nếu cĩ) của đơ n vị ho ặc cá nhân nh ận ch ứng từ này. ch ứng từ
   Nội dung của nghi ệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
   Số lượ ng, đơ n giá và số ti ền của nghi ệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số ti ền ghi bằng ch ữ
   Ch ữ ký, họ và tên của ng ườ i lập, ng ườ i duy ệt ch ứng từ và nh ững ng ườ i cĩ liên quan đế n ch ứng từ kế tốn. 7
8. 29 30 LẬP VÀ LUÂN CHUY ỂN CH ỨNG T Ừ 31 Lập và ph ản ảnh nghi ệp v ụ kinh t ế 32
   Lập và ph ản ảnh nghi ệp vụ kinh tế
   Ch ứng từ đượ c lập tại bộ ph ận phát sinh nghi ệp vụ
   Lưu chuy ển ch ứng từ qua các bộ ph ận
   Ch ứng từ đượ c lập thành nhi ều liên, trong đĩ th ườ ng
   Ki ểm tra ch ứng từ cĩ 1 liên để lưu tr ữ tại bộ ph ận lập
   Hồn ch ỉnh ch ứng từ và ghi sổ kế tốn
   Trong nhi ều doanh nghi ệp hi ện nay, ch ứng từ đượ c
   Lưu tr ữ và bảo qu ản ch ứng từ lập trong máy tính và in ra. 8
9. Lưu chuy ển ch ứng t ừ qua các b ộ ph ận 33 BÀI T ẬP TH ỰC HÀNH 6 34
   Ch ứng từ th ườ ng lưu chuy ển qua nhi ều bộ ph ận tr ướ c
   Dựa vào lưu đồ đơ n gi ản ở slide sau, gi ải thích: khi đượ c dùng ghi sổ:  Nếu kế tốn thanh tốn đi vắng, vi ệc lập Phi ếu chi cĩ th ể giao cho ai th ực hi ện?  Xét duy ệt nghi ệp vụ  Kế tốn thanh tốn sẽ làm nh ững cơng vi ệc gì tr ướ c khi lập  Th ực hi ện nghi ệp vụ Phi ếu chi?
   Để thi ết kế, đánh giá quá trình lưu chuy ển ch ứng từ,  Giám đố c rất bận nên đề ngh ị sau khi kế tốn tr ưở ng ký là cĩ th ể ng ườ i ta sử dụng lưu đồ (flowchart) chi; cu ối ngày trình Giám đố c ký sau. Theo bạn cĩ đượ c khơng?  Nếu ch ứng từ đượ c nh ập và in ra từ máy tính, kế tốn thanh tốn cĩ th ể ghi Sổ kế tốn ngay khi nh ập li ệu xong khơng? NGUYÊN TẮC CỦA LẬP CHỨNG TỪ 36
   Ch ứng từ kế tốn ch ỉ lập 1 lần cho một nghi ệp vụ kinh tế phát sinh.
   Nội dung ch ứng từ kế tốn ph ải đầ y đủ các ch ỉ tiêu, ph ải rõ ràng, trung th ực.
   Ch ữ vi ết trên ch ứng từ ph ải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng vi ết tắt.
   Số ti ền vi ết bằng ch ữ ph ải kh ớp đúng với số ti ền vi ết bằng số.
   Đố i với ch ứng từ lập nhi ều liên ph ải đượ c lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy ch ữ ho ặc vi ết lồng bằng gi ấy than. 9
10. NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ 37 NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ 38
    Tất cả các ch ữ ký trên ch ứng từ kế tốn đề u ph ải ký bằng bút
    Ch ữ ký của ng ườ i đứ ng đầ u doanh nghi ệp (T ổng Giám đố c, bi ho ặc bút mực, khơng đượ c ký bằng mực đỏ , bằng bút chì, Giám đố c ho ặc ng ườ i đượ c uỷ quy ền), của kế tốn tr ưở ng ch ữ ký trên ch ứng từ kế tốn dùng để chi ti ền ph ải ký theo (ho ặc ng ườ i đượ c uỷ quy ền) và dấu đĩng trên ch ứng từ ph ải từng liên. phù hợp với mẫu dấu và ch ữ ký cịn giá tr ị đã đă ng ký tại ngân
    Ch ữ ký trên ch ứng từ kế tốn của một ng ườ i ph ải th ống nh ất hàng. và ph ải gi ống với ch ữ ký đã đă ng ký theo quy đị nh, tr ườ ng
    Ch ữ ký của kế tốn viên trên ch ứng từ ph ải gi ống ch ữ ký đã hợp khơng đă ng ký ch ữ ký thì ch ữ ký lần sau ph ải kh ớp với đă ng ký với kế tốn tr ưở ng. ch ữ ký các lần tr ướ c đĩ. NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ 39 KI ỂM TRA CH ỨNG T Ừ 40
    Nh ững cá nhân cĩ quy ền ho ặc đượ c uỷ quy ền ký ch ứng từ,
    Ng ườ i kế tốn cần ki ểm tra ch ứng từ tr ướ c khi ghi nh ận: khơng đượ c ký ch ứng từ kế tốn khi ch ưa ghi ho ặc ch ưa ghi  Ki ểm tra tính rõ ràng, trung th ực, đầ y đủ của các ch ỉ tiêu ph ản đủ nội dung ch ứng từ theo trách nhi ệm của ng ườ i ký. ảnh trên ch ứng từ.  Ki ểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghi ệp vụ kinh tế tài chính
    Vi ệc phân cấp ký trên ch ứng từ kế tốn do Tổng Giám đố c phát sinh. (Giám đố c) doanh nghi ệp quy đị nh phù hợp với lu ật pháp, yêu  Ki ểm tra tính chính xác của số li ệu, thơng tin trên ch ứng từ. ầ ả đả ả ể ặ ẽ ả c u qu n lý, m b o ki m sốt ch t ch , an tồn tài s n.  Ki ểm tra vi ệc ch ấp hành quy ch ế qu ản lý nội bộ của nh ững ng ườ i lập, ki ểm tra, xét duy ệt đố i với từng lo ại ch ứng từ kế tốn. 10
11. NGUYÊN TẮC KIỂM TRA CHỨNG TỪ 41 CH ỨNG T Ừ G ỐC
    Ki ểm tra tính rõ ràng, trung th ực, đầ y đủ của các ch ỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên ch ứng từ kế tốn;
    Ki ểm tra tính hợp pháp của nghi ệp vụ kinh tế, tài chính phát a sinh đã ghi trên ch ứng từ kế tốn, đố i chi ếu ch ứng từ kế tốn với các tài li ệu khác cĩ liên quan; a
    Ki ểm tra tính chính xác của số li ệu, thơng tin trên ch ứng từ kế tốn. BÀI T ẬP TH ỰC HÀNH 7 43 NGUYÊN TẮC KIỂM TRA CHỨNG TỪ 44
    Nêu ch ứng từ gốc của các ch ứng từ sau:
    Khi ki ểm tra ch ứng từ kế tốn nếu phát hi ện cĩ hành vi vi  Hĩa đơ n bán hàng của doanh nghi ệp ph ạm chính sách, ch ế độ , các quy đị nh về qu ản lý kinh tế, tài  Phi ếu xu ất vật tư cho phân xưở ng chính của Nhà nướ c, ph ải từ ch ối th ực hi ện (Khơng xu ất qu ỹ,  Phi ếu thu ti ền mặt thanh tốn, xu ất kho, ) đồ ng th ời báo ngay cho Giám đố c doanh nghi ệp bi ết để xử lý kịp th ời theo pháp lu ật hi ện hành. 11
12. NGUYÊN TẮC KIỂM TRA CHỨNG TỪ 45 HỒN CH ỈNH CH ỨNG T Ừ VÀ GHI S Ổ 46
    Đố i với nh ững ch ứng từ kế tốn lập khơng đúng th ủ tục, nội
    Tr ướ c khi ghi sổ kế tốn cần hồn ch ỉnh ch ứng từ: dung và ch ữ số khơng rõ ràng thì ng ườ i ch ịu trách nhi ệm ki ểm  Ghi giá vào các ch ứng từ cần tính giá; tra ho ặc ghi sổ ph ải tr ả lại, yêu cầu làm thêm th ủ tục và điều  Phân lo ại ch ứng từ; ch ỉnh sau đĩ mới làm căn cứ ghi sổ.  Lập ch ứng từ tổng hợp ho ặc lập đị nh kho ản kế tốn trên ch ứng từ. BẢO QU ẢN VÀ L ƯU TR Ữ CH ỨNG T Ừ 47 TH ỜI H ẠN L ƯU TR Ữ CH ỨNG T Ừ 48
    Sau khi ghi sổ kế tốn xong, ch ứng từ kế tốn cần ph ải đượ c sắp xếp, phân lo ại, bảo qu ản và lưu tr ữ theo quy đị nh của Lu ật
    5 năm đố i với ch ứng từ khơng dùng để ghi sổ kế tốn và lập kế tốn. BCTC
    Khi cần thanh lý ph ải lập biên bản ghi lại nh ững tài li ệu đã
    10 năm đố i với ch ứng từ tr ực ti ếp dùng để ghi sổ kế tốn và đượ c thanh lý. lập BCTC, sổ sách kế tốn, BCTC, báo cáo ki ểm tra, ki ểm tốn, Biên bản tiêu hủy TLKT , TLKT của đơ n vị ch ủ đầ u tư, TLKT liên quan đế n vi ệc chia, tách, sáp nh ập , hồ sơ ki ểm tốn.
    Vĩnh vi ễn đố i với TLKT cĩ tính sử li ệu 12
13. YÊU C ẦU 50
    Tuân th ủ các quy đị nh pháp lý
    Phù hợp với đặ c điểm của đơ n vị  Đáp ứng yêu cầu qu ản lý  Phù hợp kh ả năng của đơ n vị TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TỐN TỔ CH ỨC CH ỨNG T Ừ K Ế TỐN 51 DANH M ỤC CH ỨNG T Ừ 52
    Xây dựng danh mục ch ứng từ kế tốn sử dụng
    SV tham kh ảo danh mục ch ứng từ trong ch ế độ kế tốn theo
    Qu ản lý, thi ết kế, và sử dụng bi ểu mẫu ch ứng từ quy ết đị nh 15/2006/Q Đ-BTC.
    Hướ ng dẫn các bộ ph ận liên quan th ực hi ện đúng ch ế độ
    SV tham kh ảo thơng tư 64/2013/TT-BTC liên quan đế n hố ch ứng từ kế tốn đơ n bán hàng hố và dịch vụ.
    Lập và tổ ch ức th ực hi ện quy trình lưu chuy ển ch ứng từ
    Tổ ch ức xử lý ch ứng từ ở phịng kế tốn
    Tổ ch ức bảo qu ản và lưu tr ữ ch ứng từ 13
14. Quy trình hạch tốn hàng hĩa xuất kho Quy trình hạch tốn và quản lý tài sản cố định 53 54 ư ơ ư ơ ơ THỰC HÀNH MỘT SỐ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ BA 14