›
›

Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long - Đặng Thị Làn

pdf 83 trang huongle 370
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long - Đặng Thị Làn", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_hoan_thien_cong_tac_ke_toan_hang_hoa_tai_cong_ty_c.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long - Đặng Thị Làn

  1. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ISO 9001 : 2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN KIỂM TOÁN Sinh viên : Đặng Thị Làn Giảng viên hƣớng dẫn : TS. Nguyễn Xuân Năm HẢI PHÒNG - 2011 Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 1
  2. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ TOÀN BỘ CỬU LONG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN KIỂM TOÁN Sinh viên : Đặng Thị Làn Giảng viên hƣớng dẫn : TS. Nguyễn Xuân Năm HẢI PHÒNG - 2011 Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 2
  3. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Đặng Thị Làn Mã SV: 110439 Lớp: QT1103K Ngành: Kế toán kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 3
  4. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI 1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp ( về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ). - Khái quát hóa được những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp. - Phản ánh được thực trangh công tác kế toán hàng hóa tại Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long. - Đánh giá được ưu, nhược điểm của công tác kế toán hàng hóa tại Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long, trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty. 2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán. Sử dụng số liệu kế toán hàng hóa của Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long năm 2010 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp. Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 4
  5. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp MỤC LỤC Lời mở đầu 1 CHƢƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HÀNG HÓA VÀ KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 3 1.1 Những vấn đề chung về hàng hóa trong doanh nghiệp thƣơng mại 3 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 3 1.1.2. Phân loại hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 5 1.1.3. Yêu cầu và nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng hóa 6 1.1.4. Tính giá hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 8 1.2 Kế toán chi tiết hàng hóa trong doanh nghiệp thƣơng mại 12 1.2.1. Yêu cầu hạch toán chi tiết hàng hóa 12 1.2.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng 12 1.2.3. Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa 14 1.3 Kế toán tổng hợp tình hình biến động hàng hóa trong doanh nghiệp 19 1.3.1. Kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên 19 1.3.2. Kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp kiểm kê định kỳ 24 1.4 Kiểm kê hàng hóa: 27 1.5 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 29 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ TOÀN BỘ CỬU LONG 32 2.1 Khái quát chung về Công ty cổ phần đầu tƣ và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long 32 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long 32 2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh thương mại của Công ty 33 2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 34 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 35 Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 5
  6. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2 Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty cổ phần đầu tƣ và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long 38 2.2.1 Những mặt hàng kinh doanh chủ yếu và lượng hàng hóa tồn kho của Công ty 38 2.2.2 Phương pháp tính giá 39 2.2.3 Thủ tục nhập, xuất kho trong công tác kế toán tại Công ty 41 2.2.4 Kế toán chi tiết hàng hóa tại Công ty 48 2.2.5 Kế toán tổng hợp hàng hóa tại Công ty 51 2.2.6 Kiểm kê hàng hóa 57 CHƢƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ TOÀN BỘ CỬU LONG 58 3.1 Những đánh giá chung về công tác tổ chức quản lý kinh doanh, tổ chức công tác kế toán và tổ chức kế toán hàng hóa tồn kho 58 3.1.1 Ưu điểm 59 3.1.2 Nhược điểm 61 3.2 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng hóa tồn kho tại công ty cổ phần đầu tƣ và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long 62 3.2.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện 62 3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện 63 3.2.3 Nguyên tắc cua việc hoàn thiện kế toán hàng hóa tồn kho 65 3.2.4 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tồn kho tại Công ty 66 KẾT LUẬN 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 6
  7. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại hội nhập như hiện nay, phát triển kinh tế một cách bền vững là một trong những vấn đề quan trọng góp phần nâng cao vị thế quốc gia trên trường quốc tế. Khi bước vào sản xuất kinh doanh mục tiêu hàng đầu là sản xuất kinh doanh phải có lãi. Bên cạnh đó các doanh nghiệp cần phải quan tâm quản lý tất cả các yếu tố đầu vào và tăng cường thúc đẩy các yếu tố đầu ra sao cho có hiệu quả nhất. Với mục đích cuối cùng là đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho doanh nghiệp. Từ các nhiệm vụ trên đòi hỏi doanh nghiệp phải tăng cường công tác quản lý mà việc cần thiết trong quản lý là phải tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thương mại. Qua thời gian thực tế tìm hiểu công tác kế toán tại đơn vị thực tập, em đã hiểu sâu hơn về công tác kế toán hàng hóa và tầm quan trọng của nó. Từ kiến thức em đã được học và thực tế tìm hiểu, em quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty cổ phần đầu tƣ và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long” cho bài khoá luận của mình. Nội dung của khoá luận được trình bày trong 3 chương: Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về hàng hóa và kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thƣơng mại. Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại công ty Cổ phần đầu tƣ và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long. Chƣơng 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty cổ phần đầu tƣ và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long. Với những kiến thức đã có trong quá trình học tập và nghiên cứu tại trường cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của tập thể Ban lãnh đạo của Công ty, cán bộ phòng kế toán. Đặc biệt có sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo – Ts. Nguyễn Xuân Năm đã giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 7
  8. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Qua quá trình nghiên cứu, mặc dù đã cố gắng hết mình, nhưng với kiến thức, kinh nghiệm và sự hiểu biết về Công ty còn hạn chế nên những vấn đề em tìm hiểu và trình bày trong bài khóa luận này còn nhiếu thiếu sót. Vì vậy, em mong được sự góp ý của các thầy cô giáo và các cán bộ kế toán của Công ty nhằm giúp cho bài khoá luận của em được hoàn thiện hơn. Đồng thời cũng giúp em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình và phục vụ tốt hơn cho công tác kế toán sau này. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 20 tháng 6 năm 2010 Sinh viên Đặng Thị Làn Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 8
  9. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HÀNG HÓA VÀ KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1 Những vấn đề chung về hàng hóa trong doanh nghiệp thƣơng mại 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 1.1.1.1 Khái niệm hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. Trị giá hàng mua vào, bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí thu mua hàng hóa như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hóa. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua hàng hóa. Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại thường đa dạng và nhiều chủng loại khác nhau. Hàng hóa thường xuyên biến động trong quá trình kinh doanh nên cần phải theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. 1.1.1.2 Đặc điểm hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại - Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: Sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Hàng hoá có đặc tính lí, hoá, sinh học: Mỗi loại hàng có các đặc tính lí, hoá, sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. - Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Nếu hàng hoá thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng thì hàng hoá được tiêu thụ và ngược lại. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 9
  10. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất. - Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại, quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. - Mua hàng: Là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá. - Bán hàng: Là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình lưư thông hàng hoá, sự chuyển hoá vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ. - Bảo quản và dự trữ hàng hoá: Là khâu trung gian của lưu thông hàng hoá, hàng hoá vận chuyển từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng. Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý. 1.1.1.3 Vai trò hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại Trong doanh nghiệp thương mại, hàng hóa là bộ phận của hàng tồn kho, thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy cần phải theo dõi, quản lý thường xuyên. Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó làm tăng lợi nhuận của Công ty. Việc tập trung quản lý một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại giá cả là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 10
  11. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.1.2. Phân loại hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 1.1.2.1. Phân loại hàng hóa tồn kho Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật thì hàng hoá được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng lại có giá cả khác nhau. Hàng hoá gồm có các ngành hàng: - Hàng kim khí điện máy; - Hàng hoá chất mỏ; - Hàng xăng dầu; - Hàng dệt may, bông vải sợi; - Hàng da cao su; - Hàng gốm sứ, thuỷ tinh ; - Hàng mây, tre đan; - Hàng rượu bia, thuốc lá; Theo nguồn gốc sản suất gồm: - Ngành hàng nông sản; - Ngành hàng lâm sản; - Ngành hàng thuỷ sản; Theo khâu lưu thông thì hàng hoá được chia thành: - Hàng hoá ở khâu bán buôn; - Hàng hoá ở khâu bán lẻ; Theo phương thức vận động của hàng hoá: - Hàng hoá chuyển qua kho; - Hàng hoá chuyển giao bán thẳng; Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới việc tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vậy, việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết và quan trọng đối với doanh nghiệp. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 11
  12. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.1.2.2. Lập danh điểm hàng hoá Hàng hoá của các doanh nghiệp thương mại mua về dự trữ để bán thường rất đa dạng về chủng loại, kích cỡ, nguồn cung cấp Cho nên để phục vụ cho việc tổ chức hạch toán hàng tồn kho, đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán, doanh nghiệp thương mại cần lập danh điểm hàng hoá một cách khoa học và hợp lý. Lập danh điểm hàng tồn kho là qui định cho mỗi thứ hàng hoá tồn kho một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số(có thể kết hợp với các chữ cái) để thay đổi tên gọi, quy cách, kích cỡ của nó. Danh điểm hàng tồn kho phải được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý đối với từng thứ hàng tồn kho. Lập danh điểm hàng tồn kho phải đảm bảo yêu cầu dễ nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lặp. Để lập danh điểm hàng tồn kho, kế toán căn cứ vào ký hiệu tài khoản cấp 1 và dựa vào việc phân chia theo cấp độ từ loại, nhóm hay thứ, nguồn hàng cung cấp, kho nhập hàng. Ví dụ: TK 156 hàng hoá TK156.1.01.1 Số danh điểm của mặt hàng 1 thuộc nhóm 01 loại hàng 1 1.1.3. Yêu cầu và nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng hóa 1.1.3.1 Yêu cầu quản lý hàng hóa Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại có một tầm quan trọng rất lớn, nó ảnh hưởng đến mục tiêu và sự tồn tại của doanh nghiệp nên bất kỳ doanh nghiệp thương mại nào muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thường xuyên liên tục, không bị gián đoạn thì phải có một lượng hàng dự trữ nhất định. Tuy nhiên lượng hàng hoá dự trữ nay luôn bị biến động do hoạt động kinh tế tài chính diễn ra ở các khâu mua, bán hàng hoá. Do đó, để làm tốt công tác quản lý hàng hóa, doanh nghiệp phải tổ chức theo dõi chặt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, xuất bán và dự trữ. Trong quá trình này, nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và giá trị hàng hóa. Cụ thể yêu cầu của công tác quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại là: Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 12
  13. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Trong khâu thu mua: Phải quản lý, kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng hoá về khối lượng, quy cách, chủng loại và chất lượng, giá mua, chi phí thu mua của hàng hóa phải được phản ánh đầy đủ và chính xác. Kế hoạch mua hàng hóa phải đúng tiến độ thời gian, đảm bảo cho quá trình mua hàng đáp ứng được nhu cầu về hàng hoá phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động. - Trong khâu bảo quản: Tổ chức bảo quản hàng hoá trong kho cũng như đang đi trên đường vận chuyển , phải có một hệ thống kho tàng, phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại hàng hoá nhằm bảo đảm an toàn hàng hóa, hạn chế những hao hụt, hư hỏng, mất mát xảy ra trong quá trình bảo quản vận chuyển. - Trong khâu dự trữ: Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh được bình thường không bị ngưng trệ, gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa và tối thiểu. Tóm lại, quản lý chặt chẽ từ khâu mua, khâu bảo quản vận chuyển và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. 1.1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp, đầy đủ số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hoá. - Tính giá thành thực tế của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiên kế hoạch thu mua hàng hoá về mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán hàng hóa, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, từ trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về hàng hoá (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ ), mở các sổ thực hiện các chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 13
  14. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Tham gia kiểm kê đánh giá hàng hóa theo chế độ Nhà nước quy định, lập báo cáo về tình hình nhập- xuất- tồn hàng hóa phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo. Tiến hành phân tích kinh tế, tình hình cung cấp, tiêu thụ hàng hóa để tăng cường quản lý hàng hóa một cách có hiệu quả trong hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu tăng doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. 1.1.4. Tính giá hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại Tính giá hàng hóa là dùng tiền để biểu thị giá trị của hàng hóa theo nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Kế toán nhập xuất tồn kho hàng hóa phải phản ánh theo giá trị thực tế (hay theo giá gốc). Tùy theo từng loại hình doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thuế GTGT hay không có thuế GTGT. Giá thực tế của hàng hóa là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được loại hàng hóa đó. Giá trị thực tế bao gồm giá bản thân hàng hóa và chi phí thu mua, chi phí gia công, chi phí chế biến. 1.1.4.1. Tính giá hàng hóa nhập kho: Theo chuẩn mực kế toán số 02, hàng hóa tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm: giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đế sản phẩm hàng hóa như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung (cố định và biến đổi) phát sinh trong quá trình chuyển hóa hàng hóa thành thành phẩm. Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí thu mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 14
  15. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm: - Chi phí bán hàng. - Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường (vượt quá định mức). - Chi phí bảo quản hàng tồn kho (trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản trong quá trình mua hàng). Đối với hàng hóa nhập kho thì giá thực tế mua ngoài được xác định theo từng nguồn nhập, cụ thể: - Đối với hàng hóa mua ngoài: Các khoản Chi phí thu mua Giá thực tế Giá mua ghi thuế nhập thực tế (chi phí vận nhập kho = trên hóa đơn + + khẩu (nếu có) chuyển, bốc xếp) - Đối với hàng hóa do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: Giá thực tế Giá thực tế của hàng hóa Chi phí nhân công = + nhập kho xuất gia công chế biến chế biến - Đối với hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến Giá thực tế Chi phí Chi phí Giá thực tế = hàng hóa + vận chuyển, + thuê ngoài nhập kho thuê ngoài bốc xếp chế biến - Hàng hóa được biếu tặng: Giá nhập kho là giá thực tế được xác định theo thời giá trên thị trường. 1.1.4.2. Các phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho Theo chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho, việc tính giá hàng tồn kho được xác định theo một trong 4 phương pháp sau: phương pháp thực tế đích danh, phương pháp giá đơn vị bình quân, phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) và phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO). 1.1.4.2.1.Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 15
  16. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp mà giá trị hàng tồn kho lớn, mặt hàng ổn định và mang tính chất đơn chiếc có thể theo dõi riêng và nhận diện được từng lô hàng. + Ưu điểm: Phương pháp đơn giản và dễ tính toán Chi phí của hàng bán ra phù hợp + Nhược điểm: Không phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng. 1.1.4.2.2.Phương pháp giá bình quân: Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị của từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có tính ổn định về giá cả hàng hóa khi nhập, xuất kho. Phương pháp bình quân gia quyền này có thể được thực hiện theo cả kỳ hoặc sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn) + Theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá mua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân: Trị giá thực tế vật tư, SP, Trị giá thực tế vật tư, SP, Giá đơn vị + hàng hoá tồn kho đầu kỳ hàng hoá nhập kho trong kỳ bình quân cả = Số lượng vật tư, SP,hàng Số lượng vật tư, SP, hàng hoá kỳ dự trữ + hoá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Ta thấy, phương pháp này khá đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm lớn là công tác kế toán dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Hơn nữa, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 16
  17. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập: Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuất giữa 2 lần nhập kế tiếp để tính giá xuất theo công thức sau: Trị giá thực tế vật tư, SP, hàng hoá tồn kho Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = sau mỗi lần nhập Số lượngvật tư, SP, hàng hoá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên nhưng việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức. Do đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít. Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. 1.1.4.2.3. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này được áp dụng nhiều đặc biệt là trong các doanh nghiệp theo dõi đơn giá thực tế từng lần nhập. - Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm, cho phép kế toán có thể tính giá hàng hóa xuất kho kịp thời. - Nhược điểm: Phương pháp này làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những chi phí hiện tại. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 17
  18. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.1.4.2.4. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập .Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tình theo đơn gía của những lần nhập đầu tiên. Hiện nay phương pháp này ít được áp dụng vì tình hình giá cả hiện nay luôn có sự biến động điều này làm ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp. - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp theo dõi đơn giá từng lần nhập và phù hợp trong điều kiện có lạm phát. - Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp đơn giá thực tế hàng hóa nhập kho trong từng lần tăng dần, đảm bảo thu hồi vốn nhanh và tồn kho ít. - Nhược điểm: Chất lượng của việc tính giá phụ thuộc vào sự ổn định của giá cả hàng hóa. Trường hợp giá cả hàng hóa biến động mạnh thì việc xuất kho theo phương pháp này sẽ mất tính chính xác và gây bất hợp lý. 1.2 Kế toán chi tiết hàng hóa trong doanh nghiệp thƣơng mại 1.2.1. Yêu cầu hạch toán chi tiết hàng hóa Kế toán chi tiết hàng hóa là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hàng hóa hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm hàng hóa về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa phù hợp để tăng cường quản lý hàng hóa. Muốn vậy, giữa kho và phòng kế toán cần có sự phối hợp chặt chẽ với nhau để sử dụng chứng từ kế toán nhập xuất hàng hóa một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán, nhằm đảm bảo sự phù hợp số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán, tránh sự ghi chép trùng lặp không cần thiết. 1.2.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập xuất hàng hoá đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 18
  19. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Theo chế độ quy định, chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của bộ trưỏng bộ tài chính, các chứng từ kế toán vế hàng hoá bao gồm: - PNK (mẫu 01- VT); - PXK (mẫu 02- VT); - PXK kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03- VT); - Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá (Mẫu 08- VT); - Hoá đơn (GTGT)- MS01 GTKT- 2LN ; - Hoá đơn bán hàng (Mẫu 02GTKT- 2LN); - Hoá đơn cước phí vận chuyển; Đối với các chứng từ này phải kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp tuỳ vào điều kiên hoạt động kinh doanh của đơn vị mà có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04- VT); - Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05- VT); - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07- VT); Mọi chứng từ kế toán phải được tổ chức luân chuyển theo đúng trình tự và thời gian do kế toán trưởng của đơn vị quy định, nhằm phục vụ cho việc ghi chép, tổng hợp và cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ cho các cá nhân, bộ phận liên quan. Các sổ kế toán chi tiết hàng hóa: Tùy thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Thẻ kho - Sổ (thẻ) kế toán hàng hóa - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 19
  20. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, chúng ta còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất, tồn; các bảng lũy kế tổng hợp nhập – xuất – tồn kho hàng hóa phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 1.2.3. Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa 1.2.3.1. Phương pháp ghi thẻ song song Nội dung: - Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã phân loại theo từng thứ hàng hoá cho phòng kế toán. - Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng số (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất kho cho từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư. Mỗi chứng từ được ghi 1 dòng. Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn trên sổ kế toán tổng hợp, sau đó đối chiếu với thẻ kho, sổ kế toán tổng hợp, và số liệu kiểm kê thực tế. Trình tự ghi sổ như sau (sơ đồ 1.1): Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 20
  21. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết hàng hóa theo phƣơng pháp ghi thẻ song song Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhập - xuất - tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng *Ưu điểm: Phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ thực hiện, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Hiện nay, phương pháp này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp. *Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán. *Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán chưa cao. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 21
  22. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.2.3.2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Nội dung: - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. - Ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “ Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ hàng hoá được ghi một dòng trên sổ. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập - xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn thiện chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ hàng hoá, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng, hoặc kế toán có thể lập bảng kê nhập, bảng kê xuất. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Đồng thời kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho và trên sổ kế toán tài chính liên quan (nếu cần). Trình tự ghi sổ được khái quát như sau (sơ đồ 1.2): Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết hàng hóa theo phƣơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 22
  23. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện do khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt vì chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: + Có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán. + Khối lượng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng quá nhiều nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. - Điều kiện áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hóa ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn hàng ngày. Phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế. 1.2.3.3. Phương pháp ghi số số dư Nội dung - Ở Kho: Thủ kho sử dụng “ Thẻ kho” để ghi chép dư 2 phương pháp trên. Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào “sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng loại hàng hoá. “Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên “sổ số dư” hàng hoá được sắp xếp theo thứ, nhóm, loại. Sau mỗi nhóm, loại, có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối mỗi tháng. “sổ số dư”được chuyển cho thủ kho để ghi chép. - Ở phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên “ thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau đó, kế toán ký xác nhận vào phiếu nhận chứng từ. Mở bảng kê lũy kế nhập và bảng kê lũy kế xuất. Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê này để cộng số tiền theo từng nhóm hàng hóa để ghi vào Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn. Đối chiếu số liệu trên bảng lũy kế nhập – xuất – tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Trình tự ghi sổ có thể khái quát theo sơ đồ sau (sơ đồ 1.3): Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 23
  24. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết hàng hóa theo phƣơng pháp ghi sổ số dƣ Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao Phiếu giao nhận nhận chứng từ chứng từ Bảng luỹ Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn kế nhập Bảng luỹ kế xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu hàng ngày - Ưu điểm: Trong điều kiện thực hiện kế toán bằng phương pháp thủ công thì phương pháp sổ số dư được coi là phương pháp có nhiều ưu điểm: hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép ở kho, quản lý được hàng hóa, kế toán ghi chép đều đặn trong tháng bảo đảm cung cấp số liệu được chính xác và kịp thời, nâng cao công tác kế toán. - Nhược điểm: Không theo dõi được chi tiết đến từng loại hàng hóa, phải căn cứ vào thẻ kho mới có được số liệu về tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại hàng hóa. - Điều kiện áp dụng: Thường xuyên áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, doanh nghiệp xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa hợp lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 24
  25. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.3 Kế toán tổng hợp tình hình biến động hàng hóa trong doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu của quản trị doanh nghiệp, kế toán hàng hóa phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ theo chế độ kế toán quy định được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/ 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động hàng hóa là ghi chép sự biến động về mặt giá trị của hàng hóa trên các sổ kế toán tổng hợp. Trong hệ thống kế toán hiện hành, hàng hóa thuộc nhóm hàng tồn kho. Do vậy, tình hình hiện có và biến động của hàng hóa phụ thuộc vào doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.3.1. Kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.3.1.1. Đặc điểm của phương pháp: - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa trên các tài khoản kế toán. - Khi doanh nghiệp áp dụng việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên thì các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm hàng hóa. Do vậy, trị giá hàng hóa tồn kho trên sổ sách kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Công thức tính giá hàng tồn kho: Trị giá hàng Trị giá hàng Trị giá hàng Trị giá hàng xuất hóa tồn kho = hóa tồn kho + - nhập trong kỳ bán trong kỳ cuối kỳ đầu kỳ Tuy hạch toán phức tạp, tốn nhiều thời gian công sức và phải ghi chép nhiều sổ sách, nhưng phương pháp này cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Phương pháp này thường được áp dụng cho các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 25
  26. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.3.1.2. Tài khoản sử dụng TK 156 - Hàng hóa: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hoá của doanh nghiệp bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 156 – Hàng hóa. Bên Nợ: - Trị giá mua vào của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (Bao gồm các loại thuế không được hoàn lại) ; - Chi phí thu mua hàng hóa; - Trị giá hàng hóa thuê ngoài gia công (gồm giá mua vào và chi phí gia công) - Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại; - Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê; - Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) - Trị giá hàng hóa bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư. Bên Có: - Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc, thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh; - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ; - Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng; - Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng; - Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán; - Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê; - Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ); - Trị giá hàng hóa bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cố định. Số dư bên Nợ: - Trị giá mua vào của hàng hóa tồn kho. - Chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 26
  27. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp TK156 có 3 tài khoản cấp 2 là: - Tài khoản 1561 - Giá mua hàng hoá: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của hàng hoá mua vào và đã nhập kho (Tính theo trị giá mua vào). - Tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá: Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá phát sinh liên quan tới số hàng hoá đã nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hoá hiện có trong kỳ cho khối lượng hàng hoá đã bán trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ (Kể cả tồn trong kho và hàng gửi đi bán, hàng gửi đại lý, ký gửi chưa bán được). Chi phí thu mua hàng hoá hạch toán vào tài khoản này chỉ bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hoá như: Chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, thuê bến bãi,. . . chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hoá từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp; các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá. - TK1567 – Hàng hóa bất động sản: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của loại hàng hóa bất động sản của doanh nghiệp. Hàng hóa bất động sản gồm: Quyền sử dụng đất; nhà; hoặc nhà và quyền sử dụng đất; cơ sở hạ tầng mua để bán trong kỳ hoạt động kinh doanh bình thường. Bất động sản đầu tư chuyển thành hàng tồn kho khi chủ sở hữu bắt đầu triển khai cho mục đích bán. 1.3.1.3. Trình tự hạch toán (sơ đồ 1.4, sơ đồ 1.5): (1). Đối với hàng hóa mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ: - Nếu mua hàng trong nước, ghi: Nợ TK156 – Hàng hóa (TK1561) (giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Thuế GTGT đầu vào) Có các TK111,141,331 (Tổng giá thanh toán). - Nếu mua hàng nhập khẩu – hàng từ nước ngoài, ghi: Nợ TK156 - Hàng hóa (TK1561) (Giá mua cộng (+) Thuế nhập khẩu) Có các TK111,112,331 Có TK3333 – Thuế xuất nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu) Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 27
  28. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Đồng thời phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Ngân sách Nhà nước, ghi: Nợ TK133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu) - Trường hợp hàng mua nhập khẩu phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu, ghi: Nợ TK156 – Hàng hóa (1561) (Giá mua cộng (+) Thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu) Có các TK111,112, 331, Có TK3333 – Thuế xuất, nhập khẩu Có TK3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt (2). Đối với hàng hóa mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, hoặc dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: - Nếu mua hàng trong nước, ghi: Nợ TK156 – Hàng hóa (TK1561) (Tổng giá thanh toán) Có các TK111, 112, 141, 331, (Tổng giá thanh toán) - Nếu mua hàng nhập khẩu, ghi: Nợ TK156 – Hàng hóa (1561) (Giá mua (+) Thuế nhập khẩu (+) Thuế GTGT hàng nhập khẩu (+) Thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu (nếu có)) Có các TK111, 112, 331, Có TK3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu) Có TK3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312). Có TK332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 28
  29. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tổng quát hàng hóa theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên (Cơ sở nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ) Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 29
  30. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng quát hàng hóa theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên (Cơ sở nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp) 1.3.2. Kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động hàng hóa trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng hóa tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và xuất dùng cho việc kinh doanh của doanh nghiệp. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng hóa cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị xuất bán trong kỳ. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 30
  31. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Theo phương pháp này, mọi biến động của hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho, giá trị hàng hóa nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng (TK 611 – Mua hàng). Do đó, độ chính xác không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép. Phương pháp này chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hóa có giá trị thấp, thường xuyên xuất bán. Giá trị Giá trị Tổng giá trị Giá trị hàng hóa xuất bán = hàng hóa tồn + hàng hóa - hàng hóa tồn trong kỳ kho đầu kỳ tăng trong kỳ kho cuối kỳ 1.3.2.1. Tài khoản sử dụng: * Tài khoản 611- Mua hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hóa mua vào, nhập kho hoặc đưa vào kinh doanh trong kỳ. - Nội dung và kết cấu TK611 – Mua hàng: Bên Nợ: + Kết chuyển giá gốc hàng hoá tồn kho đầu kỳ (Theo kết quả kiểm kê); + Giá gốc hàng hoá mua vào trong kỳ; hàng hoá đã bán bị trả lại Bên Có: + Kết chuyển giá gốc hàng hoá tồn kho cuối kỳ (Theo kết quả kiểm kê); + Giá gốc hàng hoá xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc hàng hoá xuất bán (Chưa được xác định là đã bán trong kỳ); + Giá gốc hàng hoá mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá. Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 là: + Tài khoản 6111 - Mua nguyên liệu, vật liệu + Tài khoản 6112 - Mua hàng hoá * Tài khoản 631- Giá thành sản phẩm: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm dịch vụ ở các đơn vị sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp và các đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải, bưu điện, du lịch, khách sạn, trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 31
  32. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Kết cấu tài khoản 631 – Giá thành sản xuất: Bên Nợ: + Chí phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dỡ dang đầu kỳ; + Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: + Giá thành sản phẩm nhập kho, dịch vụ hoàn thành kết chuyển vào Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”; + Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dỡ dang cuối kỳ kết chuyển vào Tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang”. Tài khoản 631 không có số dư cuối kỳ. 1.3.2.2 Trình tự hạch toán (sơ đồ 1.6, sơ đồ 1.7): Trình tự hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán tổng quát hàng hóa theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ (Cơ sở nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ) Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 32
  33. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán tổng quát hàng hóa theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ (Cơ sở nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp) 1.4 Kiểm kê hàng hóa: Kiểm kê hàng hóa là việc tiến hành kiểm tra trực tiếp tại chỗ số hiện có tại thời điểm tiến hành kiểm kê thông qua việc cân, đong , đo, đếm. Được thực hiện bởi ban kiểm kê của doanh nghiệp với sự giám sát và tham gia của phòng kế toán. Kiểm kê hàng hoá tồn kho là nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị từng loại hàng hoá hiện có của doanh nghiệp, kiểm tra tình hình bảo quản nhập - xuất và sử dụng hàng hoá, phát hiện và xử lý kịp thời những hàng hoá bị hao hụt, hư hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa hiện tượng tham ô lãng phí hàng hoá. Có biện pháp xử lý kịp thời những hiện tượng tiêu cực nhằm chấn chỉnh và đưa vào nền nếp công tác và hạch toán hàng hoá ở doanh nghiệp. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 33
  34. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, phải có thành phần của đại diện lãnh đạo Công ty, những người chịu trách nhiệm vật chất về bảo quản hàng hoá, phòng kế toán và cán bộ quản lý doanh nghiệp. Khi kiểm kê phải thực hiện cân, đong, đo, đếm và phải lập biên bản kiểm kê (Mẫu số 08 - VT). Xác định chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu ghi trong sổ sách kế toán, đề xuất ý kiến xử lý khoản chênh lệch (nếu có). Có thể tiến hành kiểm kê theo định kỳ hoặc bất thường, cho cả doanh nghiệp hoặc một bộ phận Căn cứ vào quyết định của hội đồng hoặc ban kiểm kê để xử lý hàng hoá thừa, thiếu phát sinh trong quá trình kiểm kê kho. Tùy từng trường hợp thừa thiếu mà có quyết định xử lý phù hợp. * Trường hợp kiểm nhận phát hiện thừa: + Căn cứ vào biên bản kiểm kê hàng hoá xác định thừa chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 156: Hàng hoá Có TK 3381: Hàng hoá thừa chờ xử lý + Khi bên bán đã nhận được biên bản cho biết hàng đã giao thừa và đồng ý bán luôn số hàng đã giao thừa. Căn cứ vào hóa đơn do bên bán lập bổ sung cho số hàng thừa, ghi: Nợ TK 156: Trị giá hàng thừa chờ xử lý theo giá bán chưa thuế. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. Có TK 3381: Tổng số tiền phải thanh toán thêm. + Trường hợp bên bán không đồng ý bán mà sẽ nhận lại số hàng giao thừa, doanh nghiệp xuất kho trả lại bên bán căn cứ phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 3381: Có TK 1561- Thừa so với với hóa đơn + Nếu thừa với số lượng lớn do bên giao nhầm kế toán ghi vào TK 002: “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, gia công” và phải có trách nhiệm báo cho bên bán biết để xử lý. Trong thời gian giữ hộ, doanh nghiệp cần có trách nhiệm bảo quản số hàng hoá đó. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 34
  35. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp * Trường hợp kiểm nhận phát hiện thiếu : Kế toán chỉ ghi tăng hàng hóa nhập kho theo giá trị giá của số hàng thực nhận, số hàng thuế, căn cứ vào biên bản kiểm nhận để thông báo cho bên liên quan biết và xác định nguyên nhân. Trường hợp thiếu hàng hoá chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 156: Số thực nhập Nợ TK 138: Số thiếu Có TK 111, 112, 331: Số theo hoá đơn Phản ánh số hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 1381: Hàng hoá thiếu chờ xử lý Có TK 156: Hàng hoá 1.5 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được quy định trong chuẩn mực kế toán số 02 như sau: Cuối kỳ kế toán, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch gữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện cho từng mặt hàng tồn kho. Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính. Việc ước tính này phải tính đến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà sự kiện này được xác nhận với các điều kiện ở thời điểm ước tính. Ngoài ra, khi ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được phải tính đến mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho. Để hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 35
  36. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho. Kết cấu của TK159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ; Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Số dư bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. Thời điểm hoàn nhập dự phòng đã lập và lập dự phòng mới được tiến hành tại thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. * Phương pháp hạch toán kế toán (sơ đồ 1.8): - Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá số lượng tồn kho thực tế của từng hàng hoá kế toán xác định mức trích lập dự phòng cho niên độ kế toán: (1) Nợ TK 6426: chi phí dự phòng Có TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Cuối niên độ kế toán sau, kế toán hạch toán toàn bộ khoản dự phòng để lập cuối niên độ kế toán trước vào thu nhập bất thường: (2) Nợ TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 711: thu nhập khác Đồng thời tính, xác định mức trích lập dự phòng mới phải lập cho niên độ kế toán sau: (3) Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi: (4) Nợ TK632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 36
  37. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được hoàn nhập, ghi: (5) Nợ TK159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Sơ đồ 1.8: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 37
  38. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ TOÀN BỘ CỬU LONG 2.1 Khái quát chung về Công ty cổ phần đầu tƣ và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long Tên tiếng Việt: Công ty Cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long -Tên tiếng Anh: Cuu Long investment and import-export overall equiment jiont stock company. -Tên viết tắt: CIE -Trụ sở chính: Số 336 đường Hà Nội, phường Sở Dầu, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng, Việt Nam. - Điện thoại: 031.3528828 Fax: 031.3528640 - Mã số thuế: 0200762213 Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long Vianshin được thành lập ngày 12 tháng 9 năm 2007 theo giấy phép kinh doanh số 0203003446 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hải Phòng, là công ty con của công ty cổ phần đầu tư Cửu Long Vinashin. Quá trình xây dựng và phát triển của công ty đã đạt được kết quả nhất định và góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của thành phố. Ngày 23 tháng 07 năm 2010, Công ty tách ra khỏi công ty mẹ trở thành một công ty độc lập, Công ty đã thay đổi cổ đông, địa chỉ trụ sở chính và đổi tên Công ty thành Công ty Cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long (sau đây gọi tắt là Công ty) theo giấy phép chứng nhận đăng ký kinh doanh số 04/ĐN ĐKKD – CVM, do Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hải Phòng cấp ngày 23 tháng 07 năm 2010. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 38
  39. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh thương mại của Công ty 2.1.2.1 Hình thức pháp lý Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long Vinashin là công ty cổ phần, có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, được tổ chức và hoạt động theo quy định của luật doanh nghiệp, điều lệ của công ty và các quy định khác của pháp luật có liên quan hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh. Công ty không ngừng mở rộng tất cả các lĩnh vực kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như tiềm năng sẵn có của mình. 2.1.2.2 Ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực và phạm vi hoạt động * Ngành, nghề kinh doanh: STT Tên ngành Mã ngành 1 Bán buôn phế liệu, phế thải kim loại,phi kim loại 46697 Bán buôn máy móc, thiết bị,thiết bị phụ tùng máy khác chưa được phân vào đâu: Bán buôn thiết bị đông bộ cho ngành 2 82990 công nghiệp và dân dụng. Bán buôn vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị cho ngành hàng hải,dầu khí, đóng tàu, nghành thép 3 Vận tải hàng hóa đường bộ 4933 Dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải chưa được phân 4 5229 vào đâu: Dịch vụ cẩu hàng 5 Bốc xếp hàng hóa 5224 6 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa 52101 7 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa khác: lưu giữ container 52109 * Lĩnh vực và phạm vi hoạt động: - Xuất nhập khẩu các loại máy móc thiết bị, sắt thép phế liệu, - Đầu tư xây dựng công trình - Các ngành nghề khác theo Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh và theo quy định của pháp luật. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 39
  40. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp * Phạm vi kinh doanh và hoạt động - Công ty được phép lập kế hoạch và tiến hành tất cả các hoạt động kinh doanh theo quy định của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Điều lệ này phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực hiện các biện pháp thích hợp để đạt được các mục tiêu của Công ty. - Công ty có thể tiến hành những hình thức kinh doanh khác được pháp luật cho phép và được Hội đồng quản trị phê chuẩn. 2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty (sơ đồ 2.1): Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc Phòng kế toán Phòng Phòng Phòng Giao nhận vận tải Kinh doanh Hành chính Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty Chức năng các phòng ban: * Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty. Số lượng các thành viên Hội đồng quản trị là 5 người. * Giám đốc: Giám đốc là người trực tiếp điều hành công việc tổ chức sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị. Tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch kinh doanh và các quyết định có liên quan của Hội đồng quản trị. Giám đốc có thể uỷ quyền cho các quyền hạn của mình cho Phó giám đốc. Nhưng phải chịu trách nhiệm cá nhân về những hành vi và hậu quả do sự uỷ quyền gây ra. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 40
  41. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp * Phó giám đốc: Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc, thay mặt Giám đốc chỉ đạo, điều hành công việc khi Giám đốc vắng mặt. Trực tiếp phụ trách một số công việc cụ thể được Giám đốc phân công. * Phòng Kế toán: Tham mưu và trực tiếp hỗ trợ Giám đốc trong các hoạt động tài chính, quản lý tài sản và các dự án đầu tư của Công ty cũng như việc điều hành, quản lý, tính toán nguồn vốn cho các hoạt động kinh tế. Đảm bảo việc hạch toán sổ sách Công ty theo các chuẩn mực kế toán hiện hành. * Phòng Hành chính: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ nhân lực con người trong Công ty thực hiện chính sách của Đảng, Nhà nước đối với cán bộ công nhân viên đảm bảo quyền lợi cho công nhân sắp xếp bố trí thay đổi nhân lực sao cho phù hợp với tay nghề và sức khoẻ của từng người. * Phòng giao nhận vận tải: Có nhiệm vụ tiếp nhận và lập các hợp đồng , các chứng từ liên quan đến việc làm thủ tục hải quan cho lô hàng và vận chuyển các lô hàng. Sau đó, điều xe để vận chuyển hàng hoá đến các địa điểm theo hợp đồng cho các khách hàng. * Phòng Kinh doanh: Có nhiệm vụ khai thác, tìm kiếm các nguồn hàng. Quảng bá thương hiệu và phát triển thị trường. Phân tích thị trường, xây dựng chiến lược kinh doanh cũng như xây dựng chiến lược thúc đẩy doanh số. Mặc dù mỗi phòng, ban có một nhiệm vụ khác nhau song họ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong công việc. Đó là mối quan hệ phụ thuộc, giúp nhau cùng hoàn thành tốt công việc của Ban lãnh đạo Công ty giao cho. Không thể nói phòng nào, ban nào quan trọng hơn, vì nếu mất đi một trong những phòng, ban trên thì guồng quay của một bộ máy có thể vẫn hoạt động nhưng không có độ chính xác bằng nếu bộ máy đó đầy đủ các phòng ban với tất cả các chức năng đã được đặt ra. 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 2.1.4.1 Tổ chức công tác kế toán Để tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ, có hiệu quả đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 41
  42. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp tập trung. Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của Kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của Ban lãnh đạo công ty đối với hoạt động kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty (sơ đồ 2.2): KẾ TOÁN TRƢỞNG Thủ kho Kế toán Kế toán Kế toán Thủ quỹ Ngân hàng, Vật tƣ Thuế, tài sản hàng hóa công nợ Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Chức năng của các kế toán: - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Chỉ đạo tổ chức các phần hành kế toán, kiểm tra giám đốc toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của Công ty, tham vấn cho giám đốc có thể đưa ra các quyết định hợp lý. Cuối kỳ kế toán, Kế toán trưởng tập hợp số liệu từ các bộ phận phòng ban, lập báo cáo tài chính, xác định kết quả và đánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty. - Kế toán Ngân hàng, tài sản: Có nhiệm vụ về ngân hàng, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ và theo dõi các khoản dài hạn, các khoản vay nợ của Công ty. - Kế toán thuế, công nợ: Có nhiệm vụ về hạch toán các loại thuế GTGT, thuế nhập khẩu, Và các loại công nợ của Công ty. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý và nhập, xuất tiền mặt phục vụ cho hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. - Kế toán Vật tư hàng hóa: Có nhiệm vụ về chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, vật tư, hàng hóa, doanh thu, giá vốn, các chi phí tập hợp giá thành. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 42
  43. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Thủ kho: Quản lý, điều hành mọi hoạt động của kho hàng. Thực hiện giám sát xuất kho, nhập kho, và kiểm kê hàng hóa hàng ngày, định kỳ. 2.1.4.2 Nhiệm vụ của bộ máy kế toán - Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của Công ty. - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Công ty. - Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho hội đồng quản trị Công ty. 2.1.4.3 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty * Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty: - Chế độ kế toán Công ty áp dụng là theo chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. - Niên độ kế toán: Từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm N. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá : Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Khấu hao theo đường thẳng. - Phương pháp tính thuế GTGT: Áp dụng theo phương pháp khấu trừ. * Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép và tổng hợp số liệu, các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán và các chế độ của Nhà nước, căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy Công ty sử dụng hệ thống sổ sách của hình thức “ Nhật ký chung”. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 43
  44. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Kế toán máy” và phần mềm Công ty đang sử dụng là phần mềm AC soft. * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán bằng máy (sơ đồ 2.3): Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán máy 2.2 Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty cổ phần đầu tƣ và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long 2.2.1 Những mặt hàng kinh doanh chủ yếu và lượng hàng hóa tồn kho của Công ty 2.2.1.1 Những mặt hàng kinh doanh chủ yếu - Phôi thép. - Thép thành phẩm: + Thép cuộn Trung Quốc. + Thép tấm các loại. - Máy móc thiết bị: + Máy thủy MTU. + Máy bơm dầu thủy lực. - Các mặt hàng khác: + Dây điện các loại. + Nhông công nghiệp. + Thép phế liệu. + Trục cán các loại. + Dầu FO. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 44
  45. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.1.2 Lượng hàng hóa tồn kho của Công ty: Số lƣợng Số lƣợng Tên cấp ĐV tính tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ Phôi thép 0,00 0,00 Phôi thép 0,00 0,00 Thép thành phẩm 01 03 003 – Thép tấm các loại kg 0,00 0,00 01 03 0005 – Thép cuộn Trung Quốc 0,00 0,00 Máy móc thiết bị 02 001 - Máy thủy MTU Chiếc 18,00 18,00 02 002 – Máy bơm dầu thủy lực Chiếc 19,00 19,00 Mặt hàng khác 09 001 – Dây điện các loại Kg 21.798,00 21.798,00 09 002 – Nhông công nghiệp Kg 22.615,00 22.615,00 156 – Thép phế liệu kg 0,00 0,00 231 – Trục cán các loại Chiếc 0,00 0,00 242 – Khí oxy kg 14.000,00 14.000,00 259 – Dầu FO kg 0,00 0,00 270 – Thép tấm các loại kg 0,00 281.072,00 Tổng cộng 70.586,00 374.114,56 (Nguồn: Sổ chi tiết TK 1561 lập ngày 31/12/2010) 2.2.2 Phương pháp tính giá 2.2.2.1 Tính giá thực tế hàng hóa nhập kho - Công ty áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên giá mua thực tế là giá chưa bao gồm thuế thuế giá trị gia tăng . Thuế giá trị gia tăng đầu vào khi mua hàng hóa và thuế thuế giá trị gia tăng đầu vào của dịch vụ vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, được khấu trừ và hạch toán vào TK 133 – Thuế thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 45
  46. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Ví dụ 1: Theo hóa đơn GTGT số 0079945 ngày 20/11/2010, Công ty mua 11.000 kg đồng tấm của công ty cổ phần thương mại Đức Thành, đơn giá (chưa có thuế) là 95.500 VNĐ/kg, thuế GTGT là 10%. Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long tính trị giá hàng hóa thực tế nhập kho trong kỳ như sau: Số lượng hàng Đơn giá mua hàng hóa Trị giá hàng hóa = hóa ghi trên X (giá mua chưa có thuế) nhập kho hóa đơn ghi trên hóa đơn Vậy trị giá thực tế nhập kho của hàng hóa này được tính như sau: Trị giá thực tế phôi thép tấm nhập kho: 11.000 95.500 = X 1.050.500.000 (VNĐ) (kg) (VNĐ) Trị giá thực tế phôi thép tấm nhập kho = 1.050.500.000 (VNĐ) 2.2.2.2 Tính giá thực tế hàng hóa xuất kho - Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (theo năm) để phản ánh trị giá thực tế xuất kho của hàng hóa. Trị giá mua của hàng Số lượng hàng hóa Giá mua đơn vị = x xuất kho xuất kho bình quân Trong đó: Giá bình quân hàng hóa xuất kho được tính như sau: Giá thực tế Trị giá thực tế của hàng Trị giá mua thực tế của + bình quân hóa tồn kho đầu kỳ hàng nhập trong kỳ = gia quyền Số lượng hàng hóa tồn Số lượng hàng hóa nhập + cả kỳ dự trữ đầu kỳ trong kỳ - Ví dụ 2: Theo hóa đơn số 095362 ngày 20/11/2010, xuất bán thép phế liệu cho công ty TNHH Thắng Minh. Số lượng là 1.125.300 kg, thuế GTGT là 10%. Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long tính trị giá hàng hóa xuất kho trong kỳ như sau: Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 46
  47. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Tồn đầu kỳ: Số lượng : 0,00 kg Thành tiền: 0 VNĐ - Nhập trong kỳ: + Ngày 12/06/2010, nhập kho 1.348.300 kg thép phế liệu, đơn giá nhập kho là 9.238,5 VNĐ/kg. Trị giá nhập kho là 12.456.269.550 VNĐ. + Ngày 01/08/2010, nhập kho 3.450.000 kg thép phế liệu, đơn giá nhập kho là 9.140 VNĐ/kg. Trị giá nhập kho là 31.533.000.000 VNĐ. - Đơn giá xuất kho của 1kg thép phế liệu là: 0 + ( 12.456.269.550 + 31.533.000.000 + ) = 9.238,5 (VNĐ/ kg) 0 + ( 1.348.300 + 3.450.000 + ) Đơn giá này được tính vào cuối năm và được áp dụng cho tất cả các lần xuất trong năm. Vậy trị giá thực tế xuất kho của 1.125.300 kg thép phế liệu là: 1.125.300 x 9.238,5 = 10.396.084.050 (VNĐ) 2.2.3 Thủ tục nhập, xuất kho trong công tác kế toán tại Công ty Một trong những yêu cầu của công tác quản lý hàng hóa đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhóm, từng loại hàng hóa cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết hàng hóa Công ty sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết hàng hóa là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại hàng hóa cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Kế toán chi tiết ở Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song và có một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý hàng hóa. Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán hàng hóa nói chung và kế toán chi tiết hàng hóa nói riêng, thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập, xuất hàng hóa. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 47
  48. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Tại Công ty, chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết hàng hóa là: - Phiếu nhập kho hàng hóa. - Phiếu xuất kho hàng hóa. - Hoá đơn GTGT. - Số kế toán chi tiết hàng hóa. - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa. Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau (sơ đồ 2.4): Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết Chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Giải thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 2.4: Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty 2.2.3.1 Thủ tục nhập kho hàng hóa - Đối với hàng hóa mua trong nƣớc: Thủ tục nhập kho hàng mua trong nước tại Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long như sau: + Công ty cử nhân viên giao nhận đi mua hàng hóa. Nhân viên giao nhận sẽ mang hóa đơn và biên bản giao nhận hàng hóa nhận của người bán về giao cho phòng kế toán. Còn hàng hóa, kế toán gọi điện báo cho thủ kho nhập hàng vào kho. + Tại kho, thủ kho tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa và lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại quyển, 1 liên thủ kho giữ lại và 1 liên chuyển cho phòng kế toán. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 48
  49. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ chứng từ gồm hóa đơn mua hàng, biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu nhập kho nhận từ thủ kho gửi về phòng kế toán để tiến hành ghi sổ kế toán. Quy trình hạch toán hàng hóa nhập kho tại Công ty: - Đối với hàng hóa mua từ nƣớc ngoài: Khi có bộ chứng từ gốc bao gồm : + Hoá đơn thương mại (Invoice) + Vận đơn đường biển (Bill of Ladding) + Bảng kê khai chi tiết hàng nhập khẩu (Packing list) Cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ căn cứ vào đó làm giấy phép nhập khẩu và mở tờ khai hải quan. Sau khi nhận được thông báo hàng đã về đến địa điểm giao hàng thì cán bộ phòng xuất nhập khẩu là những người chịu trách nhiệm về việc tiếp nhận hàng và làm thủ tục hải quan cho lô hàng đó. Căn cứ để làm giấy phép nhập khẩu và mở tờ khai hải quan chính là bộ chứng từ gốc ở trên. Hàng sau khi đã hoàn thành xong thủ tục hải quan sẽ được chuyển về nhập kho bằng phương tiện của Công ty. Thủ tục nhập kho lúc này cũng giống như mua hàng trong nước. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 49
  50. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Ví dụ 3: Mua hàng trong nước Theo hóa đơn số 0098814 ngày 26/11/2010, mua thép phế liệu của công ty cổ phần thép Cửu Long Vinashin, số lượng 2.134.840 kg, đơn giá 9.185 VNĐ/kg, thuế GTGT 10% Thủ tục nhập kho hàng mua trong nước tại Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long: + Ông Vũ Trường Phát – nhân viên giao nhận đi mua thép phế liệu (hóa đơn số 0098814 – Công ty cổ phần thép Cửu Long Vinashin). Ông Phát mang hóa đơn và biên bản giao nhận hàng hóa nhận của người bán về giao cho phòng kế toán. Còn hàng hóa, kế toán gọi điện báo cho thủ kho nhập hàng vào kho. + Tại kho, ông Bùi Văn Thái – Thủ kho, tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa và lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại quyển, 1 liên thủ kho giữ lại và 1 liên chuyển cho phòng kế toán + Ông Vũ Trường Phát mang bộ chứng từ gồm hóa đơn mua hàng, biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu nhập kho (biểu số 1.1, 1.2, 1.3) gửi về phòng kế toán để tiến hành ghi sổ kế toán. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 50
  51. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Ví dụ 4: Nhập khẩu hàng hóa Theo hóa đơn thương mại số H9130330 ngày 14/10/2010, nhập khẩu một phần thiết bị của máy dỡ tôn cuộn: Máy cắt xén .Trị giá 38.000 USD, chi phí vận chuyển, bốc dỡ là 70 USD, tỉ giá giao dịch là 18.932. Phương thức thanh toán: TT, thuế NK 0%, thuế GTGT 10%. Đã trả bằng chuyển khoản. Thủ tục nhập kho hàng nhập khẩu của Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long: + Nhận bộ chứng từ do bên bán gửi tới gồm các chứng từ: packing list, commercial invoice, bill of lading, + Mở tờ khai hàng hóa nhập khẩu. + Vận chuyển hàng về Công ty. + Ông Vũ Trường Phát – nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ về giao cho phòng kế toán. Còn hàng hóa, kế toán gọi điện báo cho thủ kho nhập hàng vào kho. + Tại kho, ông Bùi Văn Thái – Thủ kho, tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa và lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại quyển, 1 liên thủ kho giữ lại và 1 liên chuyển cho phòng kế toán + Ông Vũ Trường Phát mang bộ chứng từ gồm bill of lading, commercial invoice, packing list, tờ khai hải quan và phiếu nhập kho (biểu số 1.4, 1.5, 1.6, 1.7, 1.8) gửi về phòng kế toán để tiến hành ghi sổ kế toán. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 51
  52. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.3.2 Thủ tục xuất kho hàng hóa - Tại Công ty, hàng hóa xuất kho chủ yếu là phục vụ hoạt động kinh doanh thương mại. Hàng hóa sau khi được kiểm tra theo đúng các quy định sẽ bắt đầu tiến hành làm thủ tục xuất kho. Kế toán hàng hóa viết hóa đơn bán hàng rồi trình cấp trên ký duyệt. Lưu tại quyển liên 01, giao cho nhân viên giao nhận liên 02 ( để giao cho khách hàng) và liên 3 để làm chứng từ nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Sau khi được duyệt, kế toán gọi điện báo thủ kho xuất kho hàng hóa. Khi đó thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho lập thành 03 liên, 01 liên lưu tại cuống, 01 liên thủ kho giữ và 01 liên giao cho phòng kế toán kẹp bộ chứng từ làm căn cứ ghi sổ. Nhân viên giao nhận phòng giao nhận vận tải nhận hàng, lập biên bản giao nhận hàng hóa rồi chuyển hàng cho người mua. Sau đó, nhân viên giao nhận gửi biên bản giao nhận hàng hóa về phòng kế toán để kẹp vào bộ chứng từ. Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho chuyển tới, biên bản giao nhận hàng hóa và hóa đơn xuất bán để nhập số liệu vào phần mềm kế toán. - Quy trình hạch toán xuất kho hàng hóa tại Công ty: Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 52
  53. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Ví dụ 5: Xuất bán hàng hóa Theo hóa đơn số 0095371 ngày 24/11/2010, xuất bán 912.762 kg phôi thép thanh SD 390 cho Công ty cổ phần đầu tư thương mại Tân Hương. Thuế GTGT 10%, đơn giá xuất bán là 11.000 VNĐ, đơn giá xuất kho là 10.235,6 VNĐ/kg. Thủ tục xuất kho tại Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long: + Kế toán lập hóa đơn số 0095371 (biểu số 2.9), kế toán trưởng ký duyệt. + Gọi điện cho thủ kho chuyển 912.762 kg phôi thép thanh SD 390 cho ông Dương Văn Tâm để chuyển hàng cho người mua hàng là công ty cổ phần đầu tư thương mại Tân Hương. + Tại kho, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho và xuất kho hàng hóa. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên lưi tại cuống, 1 liên thủ kho giữ và 1 liên chuyển cho phòng kế toán ghi sổ. + Ông Dương Văn Tâm – Nhân viên giao nhận, ký phiếu xuất kho và nhận 912.762 kg phôi thép thanh SD 390 để chuyển cho công ty cổ phần đầu tư thương mại Tân Hương. + Ông Tâm lập biên bản giao nhận hàng hóa, giao hàng và giao 1 biên bản cho Công ty cổ phần đầu tư thương mại Tân Hương. + Sau đó, ông Tâm tập hợp phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa (biểu 1.10, 1.11) gửi về phòng kế toán để phòng kế toán tiến hành ghi sổ. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 53
  54. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.4 Kế toán chi tiết hàng hóa tại Công ty - Phương pháp hạch toán hàng hóa là phương pháp kê khai thường xuyên. - Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp thẻ song song. 2.2.4.1 Xác định trị giá hàng hóa tồn kho - Về mặt số lượng: Là lượng hàng hóa còn lại trong kho hàng của Công ty, được thể hiện trên sổ sách của Công ty: Sổ cái, số chi tiết các mặt hàng - Về mặt giá trị: Công thức: Trị giá hàng hóa Trị giá hàng Trị giá hàng Trị giá hàng xuất = + - tồn kho cuối kỳ hóa tồn đầu kỳ nhập trong kỳ bán trong kỳ 2.2.4.2 Trị giá hàng hóa mua vào trong kỳ - Mua hàng trong nước: + Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu nhập kho Hóa đơn GTGT + Phương thức mua hàng: Mua hàng trực tiếp: Theo phương thức này doanh nghiệp cử nhân viên của mình trực tiếp đến mua hàng ở bên bán và trực tiếp nhận hàng chuyển về doanh nghiệp bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài. + Quy trình lập phiếu nhập kho: Tại đơn vị lập tờ trình xin mua hàng hóa. Phòng kế toán trình lên giám đốc ký xét duyệt thì phòng kinh doanh xin phiếu từ bên bán và trình lên giám đốc duyệt giá. Sau khi giám đốc duyệt mức giá phù hợp, các phòng có liên quan về việc kí hợp đồng mua bán. Khi hàng về đến Công ty phải được kiểm tra chủng loại, số lượng, chất lượng và cho tiến hành nhập kho. Sau khi kiểm tra về tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn GTGT của hàng mua về, tiến hành viết phiếu nhập kho hàng hóa. Khi nhận được hóa đơn GTGT kế toán ghi biên bản giao nhận hàng, phiếu nhập kho, từ phiếu nhập kho nhập vào phần mềm kế toán và các chứng từ có liên quan. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 54
  55. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Ví dụ 6: Theo hóa đơn số 0097530 ngày 29/11/2010, mua thép buộc f6 của công ty TNHH thương mại và vận tải Hoa Dương, số lượng 1.248 kg, đơn giá 13.685 VNĐ, thuế GTGT 10%. Vậy trị giá hàng này được tính như sau: Trị giá hàng mua vào = 1.248 x 13.685 = 17.078.880 (VNĐ) - Mua hàng từ nước ngoài: + Chứng từ hạch toán: Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) Vận đơn đường biển (Bill of lading) Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight) Phiếu đóng gói (Parking list). + Ví dụ 7: Theo hóa đơn thương mại số BNV2010E ngày 09/07/2010, nhập khẩu 04 lò gia nhiệt model KGPS – 200kw-0.5. Đơn giá 38.000 USD/máy, tỉ giá giao dịch là 18.544. Phương thức thanh toán: TT, thuế NK 0%, thuế GTGT 10%. Trị giá hàng này được tính như sau: Trị giá hàng nhập khẩu = (38.000 x 4 ) x 18.544 = 2.818.688.000 (VNĐ) Vậy trị giá hàng nhập khẩu là 2.818.688.000 (VNĐ) - Chi phí mua hàng: +Chi phí thu mua hàng hóa của Công ty bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, bảo quản hàng hóa từ nơi mua đến kho doanh nghiệp. Chi phí bảo hiểm hàng hóa Các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức trong quá trình thu mua. Các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa, công tác chi phí nhân viên thu mua, phí ủy thác nhập khẩu, Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 55
  56. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Ví dụ 8: Theo hóa đơn số 0097421 ngày 24/11/2010, chi phí vận chuyển 04 bộ cửa trượt mua của công ty TNHH thương mại và vận tải Hoa Dương về nhập kho là 2.200.000 VNĐ ( đã có thuế GTGT là 10%). Chi phí vận chuyển Công ty đã trả bằng tiền mặt. Vậy chi phí mua hàng của hàng hóa này tính vào trị giá mua hàng hóa là 2.000.000 VNĐ 2.2.4.3 Trị giá hàng hóa xuất bán trong kỳ - Chứng từ kế toán sử dụng: + Hóa đơn giá trị giá tăng + Phiếu xuất kho + Biên bản giao nhận vật tư, hàng hóa - Hàng hóa xuất bán: Doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và hàng hoá xuất bán thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ. Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng kế toán tiến hành lập phiếu báo giá để gửi cho khách hàng. Khi cả hai bên đồng ý với mức giá theo thỏa thuận thì mới tiến hành xuất hàng đi bán. Khi hàng xuất kho đi bán Thủ kho đã tiến hành lập phiếu xuất kho để xuất kho lô hàng này, sau đó thủ kho lập biên bản giao nhận vật tư, hàng hóa, đồng thời cũng là theo dõi loại hàng này mỗi khi có nghiệp vụ xuất nhập liên quan. Theo trình tự, phiếu xuất kho được lập thành 2 liên:1 liên lưu tại kho và 1 liên chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ. Thủ kho thực hiện việc giao nhận hàng hóa. Trên cơ sở phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán theo dõi hàng hoá thông qua sổ chi tiết 1561, 1562, sổ cái 1561, 1652. Hàng tháng, thủ kho theo dõi và báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho lên Công ty nhằm đáp ứng kịp thời thông tin cho lãnh đạo Công ty, đảm bảo hàng hoá luôn trong tình trạng được bảo quản tốt về chất lượng, số lượng cũng như giá cả Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 56
  57. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Ví dụ 9: Theo hóa đơn số 0095400 ngày 30/11/2010, xuất bán 39,4 tấn vật liệu chịu lửa cho công ty cổ phần thép Cửu Long Vinashin, đơn giá 18.240.086 VNĐ, thuế GTGT 10% Số dư đầu kỳ: 0 VNĐ Nhập trong kỳ: Trong kỳ Công ty nhập 1 lần 39,4 tấn, đơn giá hàng hóa này là 12.757.855 VNĐ/tấn, trị giá lô hàng là 502.659.456 (VNĐ) Số xuất trong kỳ: 39,4 tấn Vậy trị giá hàng xuất bán là 502.659.456 (VNĐ) 2.2.5 Kế toán tổng hợp hàng hóa tại Công ty 2.2.5.1 Tài khoản sử dụng Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động hàng hóa, kế toán sử dụng TK 156 và các tài khoản liên quan: TK 133, TK 331, 2.2.5.2 Chứng từ kế toán sử dụng Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) Vận đơn đường biển (Bill of lading) Phiếu đóng gói (Parking list). Biên bản giao nhận vật tư, hàng hóa 2.2.5.3 Trình tự hạch toán Hàng hóa của Công ty được nhập chủ yếu từ mua ngoài. Kế toán tổng hợp hàng hóa ngoài việc phản ánh giá mua thực tế còn phản ánh chi phí mua thực tế hàng hóa để phản ánh chính xác, đầy đủ giá mua thực tế của hàng hóa. Công ty sử dụng hình thức thanh toán bằng chuyển khoản hoặc trả bằng tiền mặt. Bên cạnh đó Công ty cũng dùng hình thức thanh toán chậm trả đối với những khách hàng quen để giúp việc luân chuyển tiền được dễ dàng. Trình tự hạch toán kế toán tổng hợp hàng hóa được thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.5 a): Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 57
  58. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 2.5 a: Tổng hợp hàng nhập, xuất trong kỳ tại Công ty 2.2.5.4 Hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng hóa - Phòng kinh doanh của Công ty có nhiệm vụ lập kế hoạch mua hàng và thực hiện kế hoạch đó. Quá trình mua hàng của công ty hoàn tất khi hàng mua vào đã kiểm nhận, nhập kho và tiền mua hàng đã được thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. - Hiện nay Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, Công ty là một cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và thực hiện hạch toán hàng hoá theo hình thức Nhật ký chung. - Căn cứ vào các hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng hóa phát sinh trong kỳ, kế toán nhập số liệu vào phần mềm để các số liệu tự động vào các sổ sách liên quan. Cuối kỳ, kế toán in các sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết hàng hóa, Trình tự hạch toán kế toán tổng hợp quá trình mua hàng được thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.5 b): Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 58
  59. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 2.5 b: Tổng hợp quá trình mua hàng trong kỳ tại Công ty - Ví dụ 10: Theo hóa đơn số 0095543 ngày 28/11/2010, mua 1.170 lít dầu diezel của công ty cổ phần khí Công nghiệp Vinashin, đơn giá 11.536 VNĐ, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán cho người bán. Kế toán định khoản: Nợ TK 1561 : 13.497.120 Nợ TK 1331 : 1.349.712 Có TK 331 : 14.846.832 Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 59
  60. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Căn cứ vào Hóa đơn, biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu nhập kho (biểu 1.12, 1.13, 1.14), kế toán vào phần mềm, chọn “ Kế toán chi tiết” => chọn “Nhập hàng mua nội địa” => chọn “Nhập hàng mua nội địa” => chọn “ nhập” để nhập số liệu vào phần mềm, sau đó kế toán chọn nút “lưu” để lưu lại (hình 2.1): Hình 2.1: Màn hình nhập hàng mua nội địa vào phần mềm Sau khi nhập số liệu vào phần mềm, phầm mềm xử lý số liệu, kế toán in các sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 1561 và cuối kỳ in báo cáo tài chính và bảng cân đối số phát sinh.Đồng thời kế toán kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu với chứng từ gốc. ( Biểu số 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6, 2.7) Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 60
  61. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.5.5 Hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng hóa - Công ty sử dụng phương thức bán hàng trực tiếp. Trình tự hạch toán kế toán tổng hợp quá trình bán hàng được thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.5 c): Sơ đồ 2.5 c: Tổng hợp quá trình bán hàng trong kỳ tại Công ty - Ví dụ 11: Theo hóa đơn số 0095402 ngày 30/11/2010, xuất bán 1.170 lít dầu Diezel cho công ty TNHH một thành viên luyện thép Cửu Long, đơn giá 12.636 VNĐ, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán. Kế toán định khoản: Nợ TK 632 : 13.497.120 Có TK 1561 : 13.497.120 Nợ TK 131 : 16.262.532 Có TK 5111 : 14.784.120 Có TK 33311 : 1.478.412 Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 61
  62. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Căn cứ vào hóa đơn số 0095402, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa (biểu 1.15, 1.16, 1.17), kế toán vào phần mềm, chọn “ Kế toán chi tiết” => chọn “Xuất bán hàng hóa” => chọn “Xuất bán hàng hóa” => kế toán nhập số liệu vào phần mềm => kế toán chọn nút “xác nhận” để phần mềm tự động tính giá vốn hàng bán =>sau đó chọn nút “xuất” để xuất bán hàng hóa (hình 2.2): Hình 2.2: Màn hình nhập nghiệp vụ xuất bán hàng hóa vào phần mềm Sau khi nhập số liệu vào phần mềm, phầm mềm xử lý số liệu, kế toán in các sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 1561 và cuối kỳ in báo cáo tài chính và bảng cân đối số phát sinh.Đồng thời kế toán kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu với chứng từ gốc. ( Biểu số 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6, 2.7) Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 62
  63. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.6 Kiểm kê hàng hóa Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long tiến hành kiểm kê kho nhằm xác định chính xác số liệu, giá trị của từng loại hàng hóa hiện có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó, việc kiểm kê giúp cho Công ty kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. Ví dụ 12: Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành kiểm kê hàng hóa tồn kho. Công ty tiến hành kiểm kê kho và lập biên bản kiểm kê gồm 3 người: thủ kho, kế toán kho và trưởng phòng giao nhận. Kế toán thực hiện so sánh, đối chiếu giữa sổ chi tiết hàng hóa với số lượng thực tế trong kho. Không có sự chênh lệch về giá trị hay số lượng giữa hàng hóa tồn thực tế trong kho và hàng hóa tồn trên sổ sách. Sau đây là bảng kiểm kê kho hàng hóa lập ngày 31 tháng 12 năm 2010 (biểu 1.18) Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 63
  64. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ TOÀN BỘ CỬU LONG 3.1 Những đánh giá chung về công tác tổ chức quản lý kinh doanh, tổ chức công tác kế toán và tổ chức kế toán hàng hóa tồn kho *Nhận xét chung: - Trong nền kinh tế thị trường ngày nay và đặc biệt là nước ta đã gia nhập các tổ chức kinh tế quốc tế (như WTO, APEC ), việc hội nhập này đòi hỏi tất cả các doanh nghiệp phải thay đổi cách nhìn nhận về một sân chơi mới và có tính chuyên nghiệp cao. - Trước những thách thức và cơ hội này, Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long đã từng bước khẳng định tính độc lập và tự chủ trong kinh doanh. Công ty đã biết khai thác, phát huy, sử dụng có hiệu quả nội lực, khai thác tiềm năng từ bên ngoài thu được những thắng lợi rõ rệt về mọi mặt: + Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên. + Làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà Nước. + Sắp xếp, tổ chức tốt bộ máy quản lý. + Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ có tay nghề và trình độ. - Tuy Công ty mới được thành lập 5 năm nên có thể nói thành tích mà Công ty đạt được trong thời gian qua có ý nghĩa rất quan trọng với sự phát triển trong tương lai của Công ty. - Một doanh nghiệp với đặc điểm là công ty thương mại xuất nhập khẩu nên công tác quản lý, sử dụng và hạch toán hàng hóa có vị trí hết sức quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất. Qua quá trình nghiên cứu thực tế về công tác quản lý, sử dụng và hạch toán kế toán hàng hóa tại Công ty cho thấy Công ty gặp không ít các khó khăn thử thách. Sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh cùng ngành nghề làm cho cung vượt quá cầu. Song với sự nỗ lực phấn đấu không ngừng, Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 64
  65. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Công ty đã khẳng định được vị thế và đứng vững trên thị trường, làm nên thương hiệu riêng cho từng sản phẩm của mình. - Hàng hóa là khoản mục chi phí quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Do vậy việc tổ chức quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện được mục tiêu tối da hóa lợi nhuận của Công ty. Điều này thể hiện ở khâu quản lý của Công ty, khâu tiêu thụ - Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long em nhận thấy công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho của Công ty có những ưu điểm nhưng cũng tồn tại một số hạn chế. Em xin mạnh dạn đưa ra dưới đây rất mong Công ty tiếp tục phát huy những ưu điểm đồng thời nhanh chóng khắc phục những nhược điểm nhằm mục đích hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức quản lý và hạch toán kế toán kế toán hàng tồn kho trong thời gian tới. 3.1.1 Ưu điểm Cũng như tất cả các doanh nghiệp khác, để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường trong môi trường cạnh tranh là một khó khăn rất lớn đối với Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long. Nhưng với sự năng động của bộ máy quản lý cùng với sự cố gắng quyết tâm của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Công ty đã nhanh chóng hòa nhập và đứng vững trên thị trường trong nước cũng như quốc tế. Trong những năm qua Công ty đã đạt được những kết quả nhất định trong sản xuất kinh doanh, hoàn thành mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận mà Công ty đã đề ra, không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. Ngoài ra trong công tác quản lý, công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho của Công ty cũng đạt được một số ưu điểm nhất định. 3.1.1.1 Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh - Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức Sổ Nhật ký chung. Đây là hình thức sổ áp dụng khá phổ biến hiện nay. Hình thức Sổ Nhật ký chung có các ưu điểm: hạn chế được số lượng sổ sách cồng kềnh, giảm bớt Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 65
  66. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp được khối lượng ghi chép, dễ hiểu, dễ làm, phù hợp nhất với việc áp dụng kế toán trên máy vi tính. - Về mô hình kế toán: Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Mọi chứng từ sổ sách đều tập trung về phòng kế toán chịu sự kiểm tra trực tiếp từ kế toán trưởng. Vì vậy số liệu được luân chuyển qua các chứng từ, sổ sách một cách chính xác, rõ ràng, đúng trình tự. - Bộ máy quản lý của Công ty tương đối gọn nhẹ, các phòng ban chịu sự giám sát của lãnh đạo, phân công công việc theo hướng chuyên môn hoá sẽ làm giảm áp lực cho ban lãnh đạo. - Nền kinh tế Việt Nam đang trên đà tăng trưởng khá nhanh và ổn định, tạo cơ hội to lớn để Công ty mở rộng quy mô kinh doanh cũng như phạm vi hoạt động kinh doanh. Và hiện nay, Nền kinh tế Việt Nam chính thức bước vào cánh cửa hội nhập, đã tạo ra thế và lực cho các doanh nghiệp Việt Nam, tránh tình trạng bị phân biệt đối xử, và được hưởng những ưu đãi thương mại. Mở ra cơ hội phát triển bền vững cho các doanh nghiệp. 3.1.1.2 Tổ chức công tác kế toán - Phòng kế toán với đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình, ham học hỏi. Hiện nay với yêu cầu nâng cao của công tác kế toán, phòng kế toán đã thường xuyên chú trọng đến công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ kế toán, tất cả các cán bộ kế toán đều có trình độ đại học, luôn phấn đấu đạt hiệu quả cao trong công tác kế toán góp phần đem lại hiệu quả kinh tế cao trong Công ty. - Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán Công ty sử dụng nhìn chung phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với đặc điểm của Công ty, đã phần nào đáp ứng được yêu cầu quản lý. - Công việc ghi chép hạch toán kế toán sử dụng phần mềm kế toán riêng nên công việc kế toán nhanh chóng, thuận tiện, có độ chính xác cao, phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh của Công ty. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 66
  67. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 3.1.1.3 Tổ chức kế toán hàng hóa tồn kho - Trong công tác theo dõi hàng hóa nhập – xuất – tồn trong kỳ kế toán luôn cập nhật phản ánh đầy đủ tình hình biến động tăng giảm hàng hóa lên hệ thống sổ sách của Công ty: + Về kế toán giá mua hàng hóa: Công ty thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành về nguyên tắc quản lý hàng hóa. Mọi nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, bảo quản hàng hóa đều do thủ kho thực hiện. Tất cả các nghiệp vụ nhập, xuất đều có chứng từ hợp lệ và chữ ký của kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị. Thủ kho và kế toán hàng hóa độc lập với nhau, chỉ thực hiện đối chiếu kết quả. + Về kế toán chi phí mua hàng: Kế toán hàng hóa theo dõi thường xuyên, chặt chẽ, phân bổ chi phí mua hàng hợp lí, kịp thời. - Kế toán hàng hóa của Công ty được theo dõi, kiểm tra, giám sát chặt chẽ bởi kế toán trưởng. 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán nói chung và kế toán hàng hóa nói riêng tại Công ty vẫn còn những tồn tại nhất định của một doanh nghiệp mới đi vào hoạt động chưa lâu: - Hiện nay Công ty thường xuất bán hàng hóa với khối lượng lớn nhưng không áp dụng những biện pháp khuyến khích người mua như giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán khi khách hàng mua với khối lượng lớn, thanh toán tiền sớm, Trong khi đó, thị trường hiện nay có nhiều đối thủ cạnh tranh lớn. Như vậy sẽ làm cho các khách hàng tìm kiếm những nguồn hàng mới giúp họ đạt lợi nhuận cao hơn. - Theo quyết định 15/2006 về chế độ kế toán doanh nghiệp có quy định về sổ sách chứng từ sử dụng. Nhưng hiện nay Công ty không sử dụng thẻ kho mà chỉ sử dụng phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Làm như vậy ảnh hưởng đến việc theo dõi, quản lý hàng hóa trong kho cũng như việc đối chiếu giữa kế toán hàng hóa với thủ kho gặp khó khăn hơn. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 67
  68. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Quá trình mua hàng hóa của Công ty không được hưởng các khoản khuyến mại, giảm giá, khi mua với số lượng lớn, hay thanh toán sớm, Điều này làm cho giá vốn Công ty lớn, hay phải chi trả các khoản chi phí cao. - Công ty không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong khi thị trường hàng hóa biến động không ngừng, hàng hóa lưu kho có thể bị thiệt hại về giá trị hay số lượng. Điều này có thể làm tăng rủi ro cho Công ty trong quá trình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa. - Hiện nay Công ty chỉ theo dõi riêng lẻ giá mua hàng hóa trên tài khoản 1561 và chi phí thu mua hàng hóa trên tài khoản 1562, mà không mở sổ tổng hợp tài khoản 156 để theo dõi một cách tổng hợp toàn bộ hàng tồn kho của Công ty. Điều này là không đảm bảo tính chính xác, mất nhiều thời gian của kế toán khi tập hợp, tính toán trị giá nhập kho, xuất kho hàng hóa. Nhất là khi xuất hàng hóa, kế toán phải tính chi phí bằng tay rồi mới nhập vào phần mềm. - Quy trình xuất kho - nhập kho hàng hóa và xắp xếp chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh trong tháng còn nhiều lộn xộn, không theo trình tự ghi sổ chi tiết tài khoản 1561. Điều này thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, thiếu chính xác của kế toán viên trong Công ty. 3.2 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng hóa tồn kho tại công ty cổ phần đầu tƣ và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long 3.2.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện - Nền kinh tế thị trường với những đổi mới thực sự trong cơ chế quản lý đã khẳng định vai trò, vị trí của thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Kế toán là công cụ hữu hiệu nhất để điều hành, quản lý, kiểm tra và tính toán hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Khi xu thế cạnh tranh ngày càng lành mạnh giữa các doanh nghiệp, giá cả là yếu tố cốt yếu quyết định “ số phận” của sản phẩm, lợi nhuận của Công ty. Như chúng ta đã biết hàng tồn kho là yếu tố quan trọng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp thương mại. Hạch toán kế toán hàng tồn kho đầy đủ, chính xác là một trong những yếu tố đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển để từ đó doanh nghiệp tiến tới tối đa hóa lợi nhuận và khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường. Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 68
  69. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp chính vì vậy công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho là một phần hành không thể thiếu trong các doanh nghiệp thương mại. - Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ Cửu Long mặc dù có rất nhiều cố gắng trong tổ chức công tác quản lý, sử dụng và hạch toán kế toán hàng hóa tồn kho song vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục để đáp ứng hơn nữa yêu cầu cung cấp đầy đủ, kịp thời và chủ động hàng hóa để từ đó tạo ra những sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng được nhu cầu của thị trường, tăng lợi nhuận cho Công ty. Do đó, việc nghiên cứu các biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác quản lý và hạch toán kế toán hàng tồn kho tại Công ty là vô cùng quan trọng. - Hoàn thiện giúp Công ty có phương hướng khắc phục những điểm yếu trong công tác kế toán hàng tồn kho, giúp ban lãnh đạo Công ty nắm chắc tình hình hoạt động kinh doanh để có kế hoạch tốt hơn. - Hoàn thiện giúp cho phòng kế toán của Công ty làm việc hiệu quả hơn, khai thác tốt hơn tiền năng của mỗi người. - Hoàn thiện giúp cho công tác kế toán hàng tồn kho nắm bắt chính xác số lượng, giá trị hàng tồn kho: đảm bảo chất lượng và hàng kém chất lượng, hàng chậm tiêu thụ để kịp thời điều chỉnh. 3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện - Kế toán trong doanh nghiệp nói chung và kế toán hàng hóa tồn kho nói riêng là công cụ đắc lực của doanh nghiệp trong quản lý kinh doanh nên đòi hỏi nó phải luôn hướng tới sự hoàn thiện. Tuy nhiên công việc kế toán lại thay đổi thường xuyên, liên tục tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn và theo chính sách chế độ quản lý kế toán tài chính mới của Nhà Nước. Chính vì thế mà quá trình tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp phải đáp ứng những yêu cầu sau: + Tôn trọng nguyên tắc, chế độ, chuẩn mực kế toán mà Bộ Tài chính ban hành. Đây là yêu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thồng nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể áp dụng những hình thức, phương pháp kế toán khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ đúng chế độ, chuẩn mực kế toán Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 69
  70. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp của Nhà Nước. Đó chính là hành lang pháp lý của công tác kế toán tạo khả năng so sánh, đối chiếu được và thuận tiện cho việc kiểm tra chỉ đạo, đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán. + Tổ chức kế toán nói chung và tổ chức kế toán hàng tồn kho nói riêng phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp về tổ chức sản xuất, kinh doanh và về công tác quản lý. Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau thì sẽ chọn cho mình một hình thức kế toán, phương pháp kế toán khác nhau (phương pháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp tính giá vốn xuất kho ) để đảm bảo sự phù hợp đó. Nếu doanh nghiệp chỉ áp dụng cứng nhắc một hình thức , một phương pháp kế toán nào đó không thích hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp tất yếu sẽ tạo ra sự bất hợp lý trong khi hạch toán và không đem lại hiệu quả trong công tác hạch toán kế toán như mong muốn. Tuy vậy việc lựa chọn này dù linh động đến đâu vẫn phải đảm bảo các chế độ chuẩn mực của Nhà Nước. + Công tác kế toán phải đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác. Yêu cầu này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đưa ra các quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp. Nếu thông tin kế toán không đáp ứng được những yêu cầu cơ bản này thì quyết định kế toán không đáp ứng được những yêu cầu cơ bản này thì quyết định kế toán của doanh nghiệp sẽ không đảm bảo được tính thích hợp, đúng đắn, sát với thực tế. Hơn nữa thông tin kế toán được cung cấp còn là một bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp. Nó là căn cứ để thuyết phục các chủ đầu tư, các ngân hàng vì thế thông tin kế toán được cung cấp như thế nào sẽ quyết định sự thắng lợi của doanh nghiệp trong cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. + Hoàn thiện kế toán hàng hóa tồn kho phải trong mối quan hệ thống nhất với các phần hành kế toán khác nhau, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán tài chính và kế toán quản trị, kế toán hàng tồn kho cũng như các phần hành kế toán khác chỉ là một biện pháp trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp. Giữa chúng có mối quan hệ mật thiết, khăng khít với nhau, không thể thiếu một bộ phận nào. Vì vậy bất kỳ một phần hành kế toán nào yếu kém đều ảnh hưởng tới các phần hành kế toán Sinh viên: Đặng Thị Làn – QT 1103K 70