Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH gốm xây dựng Đá Bạc - Nguyễn Thị Phương Anh

96 trang huongle 1080

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH gốm xây dựng Đá Bạc - Nguyễn Thị Phương Anh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_to_chuc_cong_tac_ke_toan_nguyen_vat_lie.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH gốm xây dựng Đá Bạc - Nguyễn Thị Phương Anh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG ISO 9001:2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinh viên : Nguyễn Thị Phƣơng Anh Giảng viên hƣớng dẫn: Ths. Trần Thị Thanh Thảo HẢI PHÕNG - 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH GỐM XÂY DỰNG ĐÁ BẠC KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN Sinh viên : Nguyễn Thị Phƣơng Anh Giảng viên hƣớng dẫn: Ths. Trần Thị Thanh Thảo HẢI PHÕNG - 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh Mã SV: 1012401151 Lớp: QT1405K Ngành:Kế toán – Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc
NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI 1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp (về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ). Trong đề tài tốt nghiệp này, em tập trung đi sâu tìm hiểu về ba vấn đề, đó là: - Lí luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất - Tìm hiểu về tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc - Từ đó, đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc . 2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán. - Các thông tin chung về quá trình hình thành phát triển của công ty. - Số liệu trên sổ sách kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng của công ty. - Số liệu trên các hóa đơn, chứng từ trong quá trình hoạt động và phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến kế toán nguyên vật liệu tại công ty. 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp Tên công ty: Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc Địa chỉ: Cụm công nghiệp Gia Minh - xã Gia Minh - Thủy Nguyên - Hải Phòng
CÁN BỘ HƢỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Ngƣời huớng dẫn thứ nhất: Họ và tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hướng dẫn: Ngƣời hƣớng dẫn thứ hai: Họ và tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hướng dẫn: Đề tài tốt nghiệp được giao ngày 31 tháng 03 năm 2014 Yêu cầu phải hoàn thành xong trước ngày 06 tháng 7 năm 2014 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Sinh viên Người hướng dẫn Hải Phòng, ngày tháng năm 2014 Hiệu trƣởng GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị
PHẦN NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN 1. Tinh thần thái độ của sinh viên trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp: 2. Đánh giá chất lƣợng của khóa luận (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trong nhiệm vụ Đ.T. T.N trên các mặt lý luận, thực tiễn, tính toán số liệu ): 3. Cho điểm của cán bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ): Hải Phòng, ngày tháng năm 2014 Cán bộ hƣớng dẫn (Ký và ghi rõ họ tên)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƢƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 3 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 3 1.1.1. Nguyên vật liệu và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 3 1.1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu. 3 1.1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 3 1.1.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 3 1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán trong việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. 4 1.2. Phân loại nguyên vật liệu và tính giá nguyên vật liệu. 5 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu. 5 1.2.1.1. Sự cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu. 5 1.2.1.2. Phương pháp phân loại nguyên vật liệu. 5 1.2.2. Tính giá nguyên vật liệu. 7 1.2.2.1. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu. 7 1.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu. 8 1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 12 1.3.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. 12 1.3.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng. 12 1.3.1.2. Các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu 13 1.3.1.3. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 13 1.3.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 18 1.3.2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 18 1.3.2.1.1. Tài khoản kế toán sử dụng. 18 1.3.2.1.2. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu. 19 1.3.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. 20
1.3.3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 20 1.3.3.1. Tài khoản sử dụng 20 1.3.3.2. Phương pháp hạch toán. 21 1.3.4. Tổ chức sổ sách kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo các hình thức kế toán. 23 1.3.4.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung. 23 1.3.4.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái. 24 1.3.4.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. 26 1.3.4.4. Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ. 28 1.3.4.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính. 29 CHƢƠNG 2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH GỐM XÂY DỰNG ĐÁ BẠC. 31 2.1. Tổng quan về công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 31 2.1.1. Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của công ty. 31 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty. 32 2.1.2.1. Chức năng của công ty. 32 2.1.2.2. Nhiệm vụ của công ty. 32 2.1.3. Đặc điểm sản phẩm, công nghệ sản xuất. 32 2.1.3.1. Đặc điểm sản phẩm. 32 2.1.3.2. Công nghệ sản xuất. 32 2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. 34 2.1.5. Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc 35 2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán. 35 2.1.5.2. Hình thức kế toán. 37 2.1.7. Những thuận lợi, khó khăn và kiến nghị cho những năm tới của công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc trong quá trình hoạt động kinh doanh. 38 2.1.7.1. Những thuận lợi. 38 2.1.7.2. Những khó khăn 39 2.1.7.3. Những kiến nghị của công ty trong những năm sau. 40 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 40 2.2.1. Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu tại công ty. 40 2.2.1.1. Đặc điểm chung vể nguyên vật liệu tại công ty. 40 2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 41
2.2.2. Nhiệm vụ kế toán yếu tố nguyên vật liệu, đánh giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 42 2.2.2.1. Nhiệm vụ kế toán yếu tố nguyên vật liệu. 42 2.2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty 42 2.2.3. Phương pháp xác định giá các yếu tố nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 42 2.2.3.1. Xác định giá thực tế của vật liệu nhập kho. 42 2.2.3.2. Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. 43 2.2.4. Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 44 2.2.4.1. Thủ tục và chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại công ty. 44 2.2.4.2. Thủ tục và chứng từ xuất kho nguyên vật liệu tại công ty. 49 2.2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 53 2.2.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 59 2.2.6.1. Tài khoản và sổ sách sử dụng. 59 2.2.6.2. Hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu tại công ty. 60 2.2.6.3. Hạch toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu tại công ty. 69 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH GỐM XÂY DỰNG ĐÁ BẠC 73 3.1. Đánh giá chung công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 73 3.1.1 . Ưu điểm. 73 3.1.2 . Những mặt hạn chế còn tồn tại. 74 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 76 3.2.1. Nguyên tắc hoàn thiện. 76 3.2.2. Yêu cầu hoàn thiện. 76 3.2.3. Nội dung hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 77 KẾT LUẬN 87
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Kinh tế thị trường luôn gắn liền với cạnh tranh. Muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết cách chiến thắng các đối thủ cạnh tranh của mình. Để đạt được mục tiêu ấy, mỗi doanh nghiệp có những hướng đi khác nhau, những giải pháp khác nhau và sử dụng những công cụ khác nhau. Thực tế cho thấy, để tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường ngoài việc nâng cao chất lượng, đa dạng hoá mẫu mã sản phẩm, phương thức phục vụ khách hàng , thì điều đặc biệt quan trọng là phải tìm cách tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh nhằm hạ giá thành sản phẩm tạo lợi thế cạnh tranh về giá bán. Để đạt mục đích này, các nhà quản trị doanh nghiệp đặc biệt coi trọng việc sử dụng công cụ kế toán, nhất là kế toán nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở để hình thành sản phẩm mới. Do đó muốn tối đa hoá lợi nhuận bên cạnh việc sử dụng đúng loại nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng Doanh nghiệp phải biết sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu. Hơn nữa, vật liệu còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho do đó việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu đúng, đủ và kịp thời cho sản xuất đồng thời kiểm tra, giám sát được việc chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu dự trữ, ngăn chặn việc sử dụng lãng phí vật liệu. Như vậy, có thể nói việc quản lý nguyên vật liệu là cần thiết từ đó đòi hỏi công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu phải được thực hiện tốt, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, hạ thấp chi phí trong giá thành. Xuất phát từ những lý do trên, đồng thời qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc em đã đi sâu tìm hiểu thực tế và nhận thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất, sự cần thiết phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty; với những kiến thức thu nhận được trong quá trình học tập tại nhà trường; sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính- Kế toán, đặc biệt với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo, Th.s Trần Thị Thanh Thảo, em đã đi sâu nghiên cứu về đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc ”. Về mặt kết cấu, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung của khóa luận được chia thành 3 chương : Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 1
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Chương I: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. Chương III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. Do trình độ và thời gian thực tập có hạn, công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu rất phức tạp nên bản luận văn này mới chỉ đi vào tìm hiểu một số vấn đề chủ yếu và chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, em kính mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và các anh chị trong phòng Kế toán để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 2
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1. Nguyên vật liệu và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 1.1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu. - Khái niệm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là tài sản ngắn hạn và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Đặc điểm: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ. 1.1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. - Xét về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. - Xét về mặt giá trị: Nguyên vật liệu là bộ phận quan trọng của vốn lưu động. Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm, cho nên cần phải tăng cường công tác kế toán nguyên vật liệu, quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ nhằm sử dụng nguyên vật liệu một cách khoa học và có hiệu quả. 1.1.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Cụ thể: - Khâu thu mua: Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường thì doanh nghiệp phải thường xuyên đảm bảo cho các loại nguyên vật liệu được thu mua đủ khối lượng, đúng quy cách, chủng loại. Kế hoạch thu mua đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đồng thời, Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 3
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua để từ đó chọn nguồn mua đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp nhất. - Khâu bảo quản: Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu phải quan tâm tới việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo kiểm tra, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng mất mát, hao hụt đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. - Khâu dự trữ: Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hóa của nguyên vật liệu, hạn chế nguyên vật liệu bị ứ đọng, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh là một đòi hỏi đối với khâu dự trữ. Do đó, doanh nghiệp phải xây dựng định mức tối đa và định mức dự trữ tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị đình trệ, gián đoạn do việc cung cấp, thu mua không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do việc dự trữ quá nhiều. - Khâu sử dụng: Quản lý ở khâu sử dụng phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí, tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm tăng tích lũy cho doanh nghiệp. Do vậy, ở khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Như vậy, công tác quản lý vật liệu rất quan trọng. Trong thực tế vẫn còn có nhiều doanh nghiệp để thất thoát nguyên vật liệu do không có sự quản lý tốt ở các khâu hoặc không thực hiện đúng yêu cầu. Vậy nên, để quản lý tốt nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải luôn cải tiến công tác quản lý nguyên vật liệu cho phù hợp với thực tế. 1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán trong việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật liệu phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình biến động tăng, giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định trị giá vốn hàng bán Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 4
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết do vậy doanh nghiệp cần phải tổ chức khoa học hợp lý để cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. 1.2. Phân loại nguyên vật liệu và tính giá nguyên vật liệu. 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu. 1.2.1.1. Sự cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu. - Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại, thứ nguyên vật liệu khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hóa khác nhau. Khi tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị, doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Mỗi doanh nghiệp nên sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu thức nhất định. - Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh nghiệp thành các loại các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định. 1.2.1.2. Phƣơng pháp phân loại nguyên vật liệu. Thứ nhất: Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy, khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng Doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Trong các Doanh nghiệp kinh doanh thương mại dịch vụ không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất và chế tạo ra sản phẩm. -Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường. - Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như: xăng, dầu tạo điều kiện cho quá trình chế tạo Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 5
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí. - Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất như sắt, thép, gỗ vụn hay phế liệu thu hồi đựoc từ việc thanh lý tài sản cố định. Tác dụng: Cách phân loại này là cơ sở để xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại ,từng thứ nguyên vật liệu và cũng là cơ sở để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Thứ hai: Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu, chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu tự chế biến, thuê gia công. - Nguyên vật liệu từ các nguồn khác: nhận góp vốn, cấp phát, tài trợ, biếu tặng Tác dụng: Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng kế hoạch, tìm các nguồn cung cấp nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Thứ ba: Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhượng bán; + Đem góp vốn liên doanh; + Đem quyên tặng; Tác dụng: Cách phân loại này giúp cho việc xác định trọng tâm cần phải quản lý những loại nguyên vật liệu nào . Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 6
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Ngoài các cách phân loại vật liệu như trên, để phục vụ cho việc quản lý vật tư một cách tỉ mỉ, chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán cần phải lập danh điểm vật liệu. Lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (Kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Tùy theo từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dể nhớ, không trùng lặp. Thông thường hay dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật liệu kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu tên vật tư. Danh điểm vật tư được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý từng thứ vật tư. 1.2.2. Tính giá nguyên vật liệu. 1.2.2.1. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. Các nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu: - Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho vật liệu phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của vật liệu là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. - Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hơp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh: Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 7
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua. + Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập. + Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất. + Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ. 1.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu. Thứ nhất: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. Vật liệu trong doanh nghiệp được đánh giá theo trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho. Theo phương pháp này, trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá trị của chúng trong từng trường hợp được xác định như sau: - Nhập kho do mua ngoài: + Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán do không đúng quy cách, phẩm chất. + Truờng hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế GTGT. + Trường hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, các dự án thì giá mua đã bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán). - Nhập kho do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của nguyên vật liệu tự sản xuất chế biến. - Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. - Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng các chi phí phát sinh khi nhận. - Nhập vật tư do được cấp: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng các chi phí phát sinh khi nhập. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 8
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Nhập vật tư do được biếu tặng, đựơc tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát sinh. Thứ hai: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Về nguyên tắc hàng nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó. Nhưng nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Tuỳ theo đặc điểm, yêu cầu quản lý, trình độ quản lý của từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp sẽ áp dụng một trong 4 phương pháp được quy định trong chuẩn mực hàng tồn kho (chuẩn mực số 02) để xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: - Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho vật liệu thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, giá trị của từng loại nguyên vật liệu tương đối lớn có thể nhận diện được từng lô hàng. + Ưu điểm: Công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL. + Nhược điểm: Áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe chỉ có thể áp dụng được khi hàng tồn kho có thể phân biệt, chia tách ra thành từng loại, từng thứ riêng lẻ. - Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức: Trị giá vốn thực tế = Số lượng vật liệu x Đơn giá bình quân vật liệu xuất kho xuất kho gia quyền Đơn giá bình quân gia quyền có thể tính theo một trong hai cách sau: + Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ: Trị giá thực tế NVL + Trị giá vốn thực tế NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Đơn giá = bình quân Số lượng NVL + Số lượng NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này, khối lượng tính Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 9
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. + Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập hoặc tính vào thời điểm trước mỗi lần xuất được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động. Trị giá nguyên vật liệu Trị giá nguyên + ĐGBQ tồn kho mỗi lần nhập vật liệu nhập kho sau mỗi lần = Số lượng nguyên vật Tổng lượng nhập liệu tồn kho mỗi lần + nguyên vật liệu nhập nhập kho Cách tính này xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho hàng ngày, nên có thể cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác. - Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO). Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. Phương pháp này áp dụng ở những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, số lần nhập xuất kho nguyên vật liệu không nhiều. + Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm, cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời. + Nhược điểm: Phương pháp này làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những chi phí hiện tại. - Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO). Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. + Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp đơn giá thực tế vật tư nhập kho trong từng lần tăng dần, đảm bảo thu hồi vốn nhanh và tồn kho ít. + Nhược điểm: Chất lượng của công tác tính giá phụ thuộc vào sự ổn định của giá cả vật tư. Trong trường hợp giá cả của vật tư biến động mạnh thì việc xuất theo phương pháp này sẽ mất tính chính xác và sẽ gây bất hợp lý. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 10
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Phương pháp giá hạch toán. Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho hàng trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua hàng hoá ở một thời điểm nào đó hay giá hàng bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập xuất hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của hàng xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán. Trị giá nguyên vật liệu Trị giá nguyên Hệ số giá + tồn kho đầu kỳ vật liệu nhập kho nguyên liệu, = vật liệu Trị giá hạch toán vật tư Trị giá hạch toán + tồn kho đầu kỳ vật tư nhập kho Sau khi tính hệ số giá, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán trong kỳ thành giá thực tế vào cuối kỳ kế toán. Trị giá thực tế hàng xuất = Hệ số giá × Trị giá hạch toán của hàng xuất kho Trị giá thực tế hàng tồn cuối kỳ = Hệ số giá × Trị giá hạch toán của hàng tồn cuối kỳ Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về hàng trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng do chỉ phải theo dõi biến động của hàng cùng với một mức giá và đến cuối kỳ mới điều chỉnh và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm hàng,số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 11
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1.3.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm, thứ vật tư về số lượng và giá trị. - Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp để tăng cường quản lý nguyên vật liệu. 1.3.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05-VT) - Hoá đơn GTGT- MS 01 GTKT- LN - Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT- LN - Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH) Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: - Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 03-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT) Mọi chứng từ kế toán phải được tổ chức luân chuyển theo đúng trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng ở đơn vị quy định, nhằm phục vụ cho việc ghi chép, tổng hợp và cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ cho các cá nhân, bộ phận liên quan. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 12
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.3.1.2. Các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Số kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán cần hạch toán chi tiết .Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết như sau: - Thẻ kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất ,các bảng luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 1.3.1.3. Các phƣơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Thứ nhất: Phương pháp ghi thẻ song song. - Nội dung: + Ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư, danh điểm vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Danh điểm vật tư là mã sổ chi tiết cho từng loại vật tư. Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán. + Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập - xuất cho từng thứ vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư. Mỗi chứng từ được ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu trên sổ kế toán tổng hợp, sau đó tiến hành đối chiếu: + Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. + Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng tổng hợp chi tiết vật liệu với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. + Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 13
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ song song theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ chi tiết Bảng tổng NVL hợp N - X- T Chứng từ xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Kiểm tra, đối chiếu - Ưu điểm: Phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu. - Nhược điểm: + Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư). + Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. - Điều kiện áp dụng: + Đối với kế toán thủ công: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên. + Đối với doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán: Áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp có chủng loại vật tư nhiều, các nghiệp vụ kế toán nhập, xuất thường xuyên. Thứ hai: Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. - Nội dung: Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 14
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. + Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập - xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, danh mục vật tư chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. Hoặc kế toán có thể lập “bảng kê nhập”, “bảng kê xuất”. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Đồng thời, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với các số liệu trên thẻ kho và trên sổ kế toán tài chính liên quan (nếu cần). Trình tự ghi sổ có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi số đối luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Kiểm tra, đối chiếu Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 15
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: + Vẫn trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán. + Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế việc kiểm tra của phòng kế toán. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp cho những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, không có điều kiện theo dõi, ghi chép thường xuyên tình hình nhập, xuất hàng ngày. Phương pháp này thường được áp dụng ít trong thực tế. Thứ ba: Phương pháp ghi sổ số dư. - Nội dung: + Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như hai phương pháp ghi trên. Đồng thời cuối tháng, thủ kho còn ghi vào “sổ số dư” số lượng tồn kho cuối tháng của từng thứ nguyên vật liệu. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm.Trên số số dư nguyên vật liệu được xếp theo thứ, nhóm, loại. Sau mỗi nhóm, loại có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối tháng, sổ số dư được chuyển cho thủ kho ghi chép. + Ở phòng kế toán: Mở bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất. Cuối tháng, căn cứ vào các bảng kê này để cộng tổng số tiền theo từng nhóm nguyên vật liệu để ghi vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn. Đối chiếu số liệu trên bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Trình tự ghi sổ có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 16
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi số số dư. Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ số dư Phiếu giao nhận Phiếu giao nhận chứng từ chứng từ Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế nhập -xuất - tồn Bảng luỹ kế xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Kiểm tra, đối chiếu - Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu tiền của nguyên vật liệu theo nhóm và theo loại. Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán. Kế toán đã thực hiện kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho.Công việc được dàn đều trong tháng. - Nhược điểm: Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ nguyên vật liệu nên phải căn cứ vào thẻ kho thì mới có được số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ nguyên vật liệu. - Điều kiện áp dụng: Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu, tình hình nhập xuất nguyên vật liệu thường xuyên. Doanh nghiệp đã xây đựng được hệ thống giá hạch toán sử dụng trong hạch toán chi tiết vật tư và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư hợp lý. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 17
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.3.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho,xuất kho và tồn kho của vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng trong các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp ) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao 1.3.2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. 1.3.2.1.1. Tài khoản kế toán sử dụng. Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng : - Tài khoản 152 " Nguyên liệu vật liệu": Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp. TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.Bao gồm: TK 1521 - Nguyên vật liệu chính TK 1522 - Vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu TK 1524 - Phụ tùng thay thế TK 1525 - Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528 - Vật liệu khác - Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đƣờng": Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại vật tư, hàng hoá mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng còn đang chờ kiểm nhận nhập kho. - Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 331, TK 411, TK621, TK 627 Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 18
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.3.2.1.2. Phƣơng pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). TK 111,112,331 TK152 TK: 621, 627, 641,642, 241 Nhập kho NVL mua ngoài Xuất kho NVL cho sản xuất TK 133 kinh doanh, XDCB TK 222 TK 331 Góp vốn liên doanh vào cơ sở kinh Nhập kho NVL do nhập khẩu doanh đồng kiểm soát,cty liên kết TK3333, 33312 TK 133 Chênh Chênh thuế nhập lệch TK711 lệch TK811 khẩu đánh đánh giá giảm giá Thuế GTGT tăng hàng NK TK 1388, 1368 TK 154 Xuất NVL cho vay tạm thời Nhập NVL do tự sản xuất, Thuê ngoài gia công TK 411 TK 1381 Nhập kho NVL do nhận vốn góp Nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê kê chưa rõ nguyên nhân TK 711 Nhập kho NVL do dược biếu TK111,112,331 tặng Chiết khấu TM, giảm giá TK 621, 627, 641 hàng mua,hàng mua trả lại Nhập kho NVL đã xuất dùng TK 133 nhưng không hết Giảm thuế GTGT TK 222 hàng mua Thu hồi vốn góp vào cớ sở kinh doanh đồng kiểm soát, Cty liên két Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 19
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.3.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp. Về cơ bản các nghiệp vụ liên quan tới tăng, giảm nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cũng tương tự như Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ có một điểm khác đó là: - Trong giá hàng mua đã có cả thuế GTGT đầu vào, vì vậy kế toán không còn sử dụng tài khoản 133. - Trong giá hàng bán có cả thuế GTGT đầu ra, vì vậy trong kỳ kế toán không sử dụng tài khoản 3331(chỉ tới cuối kỳ sau khi xác định được số tiền thuế GTGT phải nộp kế toán mới sử dụng tài khoản 3331 để phản ánh định khoản). 1.3.3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá, vật tư đã xuất dùng theo công thức: Trị giá hàng Trị giá hàng Trị giá hàng Tổng giá trị hàng xuất kho = tồn kho đầu + - tồn kho cuối nhập kho trong kỳ trong kỳ kỳ kỳ Theo phương pháp này, mọi biến động của vật tư hàg hoá (nhập, xuất, tồn kho) không theo dõi phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hoá mua vào nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng: TK 611 "Mua hàng". Công tác kiểm kê vật tư, hàng hoá được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế; trị giá vật tư hàng hoá xuất kho trong kỳ làm căn cứ để ghi sổ kế toán của TK 611 "Mua hàng". Áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ và cuối kỳ kế toán, phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ). 1.3.3.1. Tài khoản sử dụng. - Tài khoản 611 "Mua hàng": Tài khoản này sử dụng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu mua vào, nhập kho, hoặc sử dụng trong kỳ. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 20
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 611: + Bên Nợ: Kết chuyển giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê). Giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại + Bên Có: Kết chuyển giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê). Giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc hàng hoá xuất bán (chưa xác định là đã bán trong kỳ). Giá gốc nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng hóa mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá. Tài khoản 611 không có số dƣ cuối kỳ. - Tài khoản 152 "Nguyên vật liệu": Dùng để phản ánh thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. - Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đƣờng" Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 331 1.3.3.2. Phƣơng pháp hạch toán. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được mô tả theo sơ đồ: Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 21
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.5: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 151, 152 TK 611 Kết chuyển giá trị NVL tồn đầu kỳ TK 111, 112, 331 TK 111,112,331 Mua NVL về nhập trong kỳ Giảm giá hàng mua, hàg mua bị trả lại, CKTM TK 133 TK 133 Thuế GTGT Thuế GTGT(nếu có) đầu vào nếu có TK 3333 TK 138,334 Giá trị NVL thiếu hụt Thuế nhập khẩu phải nộp NSNN TK 3332 TK 632 Thuế TTĐB hàng nhập khẩu phải nộp NSNN Xuất bán TK 3381 TK 621,623,627,641,642,241 NVL thừa khi kiểm kê TK 411 CK xđ và kết chuyển trị giá NVL XK cho SXKD, XDCB, SCLTSCĐ Nhận góp vốn liên doanh TK 151,152 TK 128,222,311 Kết chuyển NVL tồn kho cuối kỳ NVL nhập từ các nguồn khác Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 22
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.3.4. Tổ chức sổ sách kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo các hình thức kế toán. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong năm hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ; - Hình thức kế toán trên máy vi tính. 1.3.4.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung. - Nguyên tắc, đặc diểm: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung đó là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó, lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: + Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt; + Sổ Cái; + Các sổ thẻ kế toán chi tiết. - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 23
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Kiểm tra, đối chiếu 1.3.4.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái. - Đặc điểm: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái đó là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng tưg kế toán cùng loại. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 24
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm các loại sổ sau: + Nhật ký - Sổ Cái; + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái. Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Bảng tổng Nhật ký sổ Cái hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Kiểm tra, đối chiếu Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 25
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.3.4.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. - Đặc điểm: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ đó là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp đó là "Chứng từ ghi sổ". Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau: + Chứng từ ghi sổ; + Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; + Sổ Cái; + Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 26
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ (thẻ) chi chứng từ gốc tiết Sổ đăng kí Chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Kiểm tra, đối chiếu Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 27
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.3.4.4. Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ. - Đặc điểm: + Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. + Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. + Kết hợp rỗng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toánchi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. + Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: + Nhật ký chứng từ; + Bảng kê; + Sổ Cái; + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. - Trình tự ghi sổ kế toántheo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 28
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ, thẻ kế toán Bảng kê Nhật ký chứng chi tiết từ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Kiểm tra, đối chiếu 1.3.4.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính. - Đặc điểm: Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 29
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính. Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức kế toán trên máy vi tính. Chứng từ Sổ kế toán gốc Phần mềm kế -Sổ tổng hợp toán - Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Máy vi tính - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Kiểm tra, đối chiếu Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 30
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG 2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH GỐM XÂY DỰNG ĐÁ BẠC. 2.1. Tổng quan về công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. Thông tin chung: - Tên giao dịch: Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. - Địa chỉ: Cụm Công nghiệp xã Gia Minh – Thủy Nguyên – Hải Phòng - Mã số thuế: 0200774804 - Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất -Thương mại - Dịch vụ. 2.1.1. Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của công ty. Ngày 10 tháng 12 năm 2007 Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc chính thức thành lập theo giấy phép số 095 GP/TLDN do UBND.TP Hải Phòng cấp. Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hải Phòng cấp, ngành nghề kinh doanh của công ty được quy định như sau: - Ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất gốm xây dựng; hiện tại là các sản phẩm gạch 2 lỗ, gạch 6 lỗ, gạch 4 lỗ, gạch lát nền (gạch đỏ), và ngói. - Ngành phụ kinh doanh như: vận tải, xuất nhập khẩu hàng hóa xây dựng và dịch vụ tư vẫn công trình dân dụng và khu công nghiệp. Tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Ngân hàng Techcombank tại Hải Phòng. Những ngày đầu mới thành lập, với số vốn điều lệ không nhiều, máy móc trang thiết bị còn hạn chế, nhưng bằng sự nỗ lực không ngừng, dưới sự lãnh đạo, điều hành của giám đốc, 06 cán bộ công nhân viên công ty đã không ngừng phấn đấu vươn lên, xây dựng cơ sở vật chất – kỹ thuật, mạnh dạn đổi mới công nghệ, mở rộng kinh doanh tìm kiếm thị trường. Cũng vì lẽ đó mà thị phần của công ty ngày càng lớn, hoạt động kinh doanh ngày càng có hiệu quả, đời sống của cán bộ công nhân viên công ty cũng được cải thiện và nâng cao hơn trước. Tóm lại, với những kết quả kinh doanh đáng khích lệ như trên, công ty TNHH Gốm XD Đá Bạc đã bảo toàn và sử dụng tốt nguồn vốn của mình, đảm bảo thu nhập cho đơn vị và cho người lao động, thực hiện tốt các nhiệm vụ kinh tế - chính trị - xã hội mà công ty đã đặt ra. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 31
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty. 2.1.2.1. Chức năng của công ty. Công ty TNHH Gốm XD Đá Bạc tập trung chủ yếu vào các lĩnh vực kinh doanh như: - Ngành nghề chính là sản xuất gốm xây dựng, hiện tại là các sản phẩm: Gạch 2 lỗ, gạch 6 lỗ, gạch 6 lỗ nửa (một nửa gạch 6 lỗ), gạch 3 lỗ chống nóng, gạch 4 lỗ, ngói, - Ngảnh nghề phụ như kinh doanh vận tải, xuất nhập khẩu hàng hóa xây dựng và dịch vụ tư vẫn công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp, khai thác vật liệu xây dựng như cát, sỏi, đất, đất sét, 2.1.2.2. Nhiệm vụ của công ty. Do ngành nghề kinh doanh là gốm XD nên công ty có nhiệm vụ cung cấp cho thị trường những sản phẩm gốm xây dựng có chất lượng tốt, làm hài lòng khách hàng và ngày càng đáp ứng được nhu cầu thị trường. Là một doanh nghiệp mới ra đời và phát triển trong 3 năm nhưng công ty không ngừng phát triển sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần xây dựng những công trình dân dụng và công nghiệp cho Hải Phòng và một số tỉnh lân cận như: Quảng Ninh, Hải Dương, Thái Bình, Nam Định, 2.1.3. Đặc điểm sản phẩm, công nghệ sản xuất. 2.1.3.1. Đặc điểm sản phẩm. Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc bao gồm các sản phẩm: Gạch (gạch 6 lỗ, 6 lỗ nửa, 4 lỗ, 2 lỗ), ngói (ngói trang trí), gạch lát nền (gạch đỏ). 2.1.3.2. Công nghệ sản xuất. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty TNHH Gốm XD Đá Bạc trải qua nhiều giai đoạn khác nhau thể hiện qua sơ đồ: Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 32
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 2.1. Quy trình công nghệ và sản xuất của công ty TNHH Gốm Xây dựng Đá Bạc Khai thác vận Kho đất, bãi Máy ủi vào cấp chuyển nguyên liệu chứa đất để liệu thùng (đất sét) phong hóa Nung đất Vận chuyển xếp vào Vận chuyển goong đưa vào lò nung phơi sấy Làm Ra lò nguội Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 33
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty nên công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng – quan hệ chỉ đạo từ trên xuống dưới. Sơ đồ 2.2. Bộ máy quản lý của công ty TNHH Gốm XD Đá Bạc Tổng Giám đốc công ty Phó giám đốc hành Phó giám đốc sản xuất chính Quản đốc Quản đốc Phòng tổ chức hành phân phân chính xưởng xưởng Phòng kế toán Phân Phân xưởng xưởng xử chế biến lí nhiệt và tạo hình hoàn thành Phòng kinh doanh + Marketing Các tổ Các tổ sản xuất sản xuất + Tổng Giám đốc công ty: Là đại diện pháp nhân của công ty trước Pháp luật và là người điều hành cao nhất của công ty, đại diện cho quyền lợi của toàn bộ công nhân viên, đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 34
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Phó Giám đốc sản xuất (PGĐ SX): Là người chịu trách nhiệm quản lý theo dõi việc sản xuất sản phẩm, theo dõi kiểm tra chất lượng gạch ngói sau khi ra lò. Đồng thời phụ trách việc hoạch định và thực hiện chính sách chất lượng. + Phó Giám đốc hành chính (PGĐ HC): Là người tham mưu cho giám đốc công ty về bộ máy SXKD và bố trí nhân lực phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty. + Các quản đốc phân xƣởng: Có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra công nhân trong từng phân xưởng làm việc theo dây chuyền sản xuất. Gồm: - Quản đốc phân xưởng Cơ điện và Chế biến tạo hình - Quản đốc phân xưởng Xếp đốt và phân loại sản phẩm + Phòng Tổ chức hành chính: Quản lí lao động tiền lương và thanh tra, bảo vệ, thực hiện các chế dộ chính sách của Nhà nước có liên quan đến người lao động, tiếp nhận công nhân viên và ký hợp đồng lao động. + Phòng kế toán: Thực hiện chức năng tham mưu cho giám đốc trong công tác tài chính và quản lý kinh tế của công ty, giúp giám đốc tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế tài chính trong phạm vi toàn công ty. Phản ánh và giám sát chi phí giá thành, thu hồi tiền, thu hồi công nợ, đôn đốc khách hàng thanh toán đầy đủ, tránh hiện tượng chiếm dụng vốn. Thông tin chính xác về giá vốn hàng hóa tiêu thụ. + Phòng kinh doanh và Marketing: Là cơ quan chuyên môn, có chức năng tham mưu giúp giám đốc về các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lượng hàng hóa của công ty. Thực hiện việc mua bán mà công ty giao cho bao gồm cả việc tìm kiếm thị trường đầu vào và đầu ra cho hoạt động kinh doanh của công ty. 2.1.5. Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Công tác kế toán do các nhân viên trong phòng kế toán thực hiện bao gồm các công tác nghiệp vụ hạch toán kế toán tài chính, lập báo cáo kế koán, phân tích thông tin đề xuất phương án. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 35
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 2.3: Mô hình tổ chức kế toán tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc: Kế toán trưởng Kế toán vật tư Kế toán tiêu Kế toán TSCĐ Thủ quỹ và thanh toán thụ và công nợ và tính giá thành - Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng, kế toán trưởng kiêm kế toán tiền lương và kế toán tổng hợp, có chức năng giám sát mọi hoạt động chung của phòng kế toán. Theo dõi chung tình hình thanh toán lương, phụ cấp, trợ cấp, BHXH, BHYT, BHTN với các cán bộ công nhân trong toàn công ty, đồng thời tổng hợp số liệu, giám sát đôn đốc kế toán phần hành. Cuối kỳ tập hợp các khoản mục chi phí, xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp số liệu báo cáo tài chính, tư vấn lên giám đốc cho mọi hoạt động tương lai của công ty. - Kế toán nguyên vật liệu kiêm kế toán thanh toán với người bán: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho đối với nguyên vật liệu, đồng thời còn theo dõi tình hình thanh toán đối với nhà cung cấp. - Kế toán tiêu thụ và phải thu khách hàng: Theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm tại các đại lý cũng như tình hình thanh toán công nợ của người mua. - Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm của TSCĐ, đồng thời tổ chức tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Các tài khoản sử dụng: TK 221, TK 213, TK 621, TK 622, TK 627 - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ chi tiền mặt trên cơ sở chứng từ thu chi, giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng và lập báo cáo quỹ tiền mặt theo quy định. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 36
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.1.5.2. Hình thức kế toán. Căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, công ty TNHH Gốm XD Đá Bạc đã lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. * Trình tự ghi sổ: Sơ đồ2.4.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ Sổ chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG Quỹ Bảng tổng SỔ CÁI hợp chi tiết (4) (5) Bảng Cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 37
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp * Giải thích trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp,tiến hành phân loại lập định khoản; kế toán lập Sổ quỹ, Sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết của các tài khoản có liên quan và các chứng từ có liên quan. Từ Sổ nhật ký chung lập sổ cái cho từng tài khoản. - Cuối tháng, căn cứ vào số liệu Sổ chi tiết kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết; dựa vào Sổ cái lập Bảng Cân đối SPS. - Cuối tháng kế toán đối chiếu số liệu giữa các sổ của các tài khoản có liên quan. - Cuối quý, căn cứ vào Số cái, Bảng Cân đối SPS, Bảng tổng hợp chi tiết lập Báo cáo tài chính. * Phương pháp tính thuế GTGT áp dụng tại công ty là phương pháp khấu trừ thuế. * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. * Phương pháp tính giá hàng tồn kho: phương pháp bình quân gia quyền cả kì. * Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: phương pháp khấu hao đều * Niên độ kế toán: Theo năm tính từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 . * Đơn vị tiền hạch toán: Đồng Việt Nam. * Chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán áp dụng theo quyết định số 15/2006-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006. 2.1.7. Những thuận lợi, khó khăn và kiến nghị cho những năm tới của công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc trong quá trình hoạt động kinh doanh. 2.1.7.1. Những thuận lợi. - Là doanh nghiệp đang trên những bước phát triển nên việc ứng dụng khoa học kĩ thuật vào sản xuất dễ dàng. Đó là việc nhập máy móc, dây chuyền sản xuất của Ukraina có công nghệ tiên tiến hàng đầu thế giới, sản xuất với sản lượng nhiều, chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu thị trường vật liệu xây dựng ở Việt Nam. - Với sản phẩm gạch nung, gốm xây dựng từ đất sét sản xuất trên dây chuyền công nghệ tiên tiến đã xóa bỏ được những lò thủ công cũ gây tác hại Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 38
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp nhiều đến môi trường, cung ứng cho thị trường những vật liệu xây dựng uy tín chất lượng. - Ban chỉ đạo huyện Thủy Nguyên cũng như chính quyền địa phương xã Gia Minh đã tạo điều kiện cho công ty phát triển sản phẩm và mở rộng quy mô sản xuất, do đó đã có những chính sách khuyến khích cho sự phát triển chung của cụm công nghiệp mới xã Gia Minh. - Phần lớn những công trình dân dụng và công nghiệp ở nước ta vẫn chưa kiên cố và vững chắc; đồng thời trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, nhu cầu xây sửa nhà cửa, công trình trong nhiều năm tới còn tăng cao, là cơ sở cho sản xuất của công ty tiếp tục phát triển và mở rộng quy mô hơn. - Công ty có đội ngũ lãnh đạo trẻ, năng động, sáng tạo; đội ngũ công nhân có sức khỏe và tay nghề, tất cả đều nhiệt tình, hăng hái tham gia lao động sản xuất. Chính nhờ những điều đó công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc ngày càng lớn mạnh và phát triển. 2.1.7.2. Những khó khăn. Bất cứ một công ty nào khi mới đi vào sản xuất kinh doanh cũng gặp phải những khó khăn nhất định, công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc cũng không thể tránh khỏi nhiều khó khăn: - Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc sản xuất các sản phẩm là vật liệu xây dựng, đây là doanh nghiệp mới hình thành và phát triển được 6 năm nên gia nhập ngành còn chịu nhiều áp lực từ các đối thủ cạnh tranh, đó là các doanh nghiệp lâu năm có uy tín: Gạch ngói Hạ Long, Hưng Yên, Hải Dương, Với hơn 100 đại lý nhưng thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty chưa nhiều. - Sản xuất gạch nung phải gắn liền với khai thác nguyên vật liệu đất sét, than, xỉ, nên điều kiện tự nhiên ảnh hưởng rất lớn. Nếu thời tiết xấu, đặc biệt là mưa, gió, bão sẽ gây trở ngại lớn cho việc cung cấp nguyên vật liệu đầu vào. Sản phẩm khi qua giai đoạn chế biến tạo hình (gạch mộc) được phơi đảo cũng Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 39
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp sẽ gặp khó khăn vì diện tích phơi đảo gạch trong nhà không đủ chứa số lượng sản xuất ra. - Công ty đã có dây chuyền sản xuất tiên tiến đang hoạt động với công suất tương đối lớn, nay đầu tư thêm một dây chuyền hiện đại hơn khiến công ty gặp khó khăn về nhân lực, nhất là những lao động có tay nghề cao trong việc sản xuất các sản phẩm gốm kỹ thuật cao. - Đặc thù của sản xuất gạch nung theo dây chuyền sản xuất thì không được phép có gián đoạn trong quá trình sản xuất nên công nhân phải làm việc thay ca (3 ca/ngày, mỗi ca 8 tiếng). Vì vậy sẽ dẫn đến thay đổi liên tục giờ giấc sinh hoạt của công nhân trực tiếp sản xuất dưới phân xưởng, gây ảnh hưởng đến sức khỏe người lao động. 2.1.7.3. Những kiến nghị của công ty trong những năm sau. - Chọn các nhà cung cấp có chất lượng ổn định, để đảm bảo sản phẩm có chất lượng cao. - Xây dựng được các nhà thu mua sản phẩm uy tín (các công trình lớn nhỏ trong khu vực Hải Phòng và các tỉnh lân cận, ) - Xây dựng mối quan hệ tốt giữa các đại lý cấp 1, 2 bằng các chế độ ưu đãi khách hàng. - Nâng cao tay nghề người lao động bằng cách mở lớp đào tạo ngay tại công ty hoặc cử công nhân đi tập huấn tay nghề 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 2.2.1. Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu tại công ty. 2.2.1.1. Đặc điểm chung vể nguyên vật liệu tại công ty. Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc sản xuất sản phẩm như gạch ngói xây dựng, vì thế công ty phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu. Các loại nguyên vật liệu này đa dạng về chủng loại, quy cách. Sự biến động của nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, do đó đòi hỏi sự chú trọng trong việc lựa chọn phương pháp quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 40
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Nguyên vật liệu của công ty được nhập kho hoàn toàn là do mua ngoài không có nguyên vật liệu tự chế hay liên doanh. Đất chủ yếu được mua từ các xã lân cận sau đó vận chuyển về công ty. Ngoài ra, các nguyên vật liệu khác được công ty mua từ các công ty sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng trên địa bàn. Để đảm bảo tiến độ sản xuất, nguyên vật liệu cần phải được cung cấp một cách kịp thời đảm bảo về mặt số lượng và chất lượng, thoả mãn cho nhu cầu sản xuất. Kế toán nguyên vật liệu phải cung cấp được thông tin một cách kịp thời, có hệ thống để phục vụ cho quản trị doanh nghiệp, cho việc lập kế hoạch thu mua vật liệu cũng như công tác tính giá thành sản phẩm. Gắn với những đặc điểm riêng của mình, công ty đã lựa chọn kế toán tổng hợp nguyên liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. 2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. Tuỳ từng doanh nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, nhưng do đặc tính sử dụng và công dụng gần như nhau trong quá trình chế biến nên nguyên vật liệu của công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc được chia thành 2 loại, đó là: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng cấu thành nên thực thể sản phẩm bao gồm: đất sét, than cám, than bùn ; chiếm 65% trong quá trình sản xuất ra sản phẩm - Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ làm tăng chất lượng, hoàn chỉnh sản phẩm trong quá trình sản xuất như: than dầu, than lẫn đá, bột Fric, bột Borach. - Nhiên liệu: dầu Diezen, xăng A92, dầu CN92 Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 41
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.2. Nhiệm vụ kế toán yếu tố nguyên vật liệu, đánh giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 2.2.2.1. Nhiệm vụ kế toán yếu tố nguyên vật liệu. - Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho đối với nguyên vật liệu, đồng thời còn theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp. - Tham gia vào công tác kiểm kê và lập báo cáo nhằm giúp các nhà quản lý nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản nguyên vật liệu, các định mức dự trữ và định mức tiêu hao áp dụng những biện pháp cụ thể nhằm theo dõi kịp thời quá trình biến động của nguyên vật liệu. 2.2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty. Khi đánh giá nguyên vật liệu, Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giá gốc. - Nguyên tắc thận trọng. - Nguyên tắc nhất quán. 2.2.3. Phƣơng pháp xác định giá các yếu tố nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 2.2.3.1. Xác định giá thực tế của vật liệu nhập kho. Nguồn nhập nguyên liệu của công ty nhập kho là hoàn toàn do mua ngoài (mua trong nước) không có nguyên vật liệu tự chế hay liên doanh. Vì là đơn vị sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá chưa có thuế GTGT. Phần lớn, nguyên vật liệu mua ngoài theo hợp đồng kinh tế và được giao nhận tại kho, nên chi phí vận chuyển, bốc xếp do bên bán chịu. Trong trường hợp này, trị giá vốn thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT. Trị giá vốn thực Số lượng Đơn giá mua ghi trên hóa tế nguyên vật liệu = nguyên vật liệu x đơn (chưa có thuế GTGT) nhập kho nhập kho Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 42
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Ví dụ 2.1: Căn cứ vào HĐGTGT số 000539 của Công ty TNHH Thanh Tuyền, ngày 02/12/2013 bán 3000 m³ đất sét: Giá chưa có thuế : 246.000.000 đ Thuế GTGT (thuế suất 10%) : 24.600.000 đ Tổng giá thanh toán : 270.600.000 đ Theo thoả thuận thì toàn bộ chi phí vận chuyển, bốc dỡ sẽ do bên bán chịu. Với tài liệu trên, công ty tính giá thực tế nhập kho của 3000 m³ đất sét là 246.000.000 đ, tức bằng giá mua chưa có thuế GTGT. 2.2.3.2. Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Nguyên vật liệu mua về nhập kho rồi mới đưa vào sản xuất. Để xác định trị giá vốn xuất kho của nguyên vật liệu, công ty áp dụng phương pháp "Bình quân gia quyền cả kỳ". Trị giá NVL nhập Trị giá NVL tồn kho đầu kỳ + ĐGBQ kho trong kỳ = Cả kỳ Tổng số lượng NVL Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ Sau đó, căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho để tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho. Trị giá NVL ĐGBQ Số lượng NVL = x xuất kho cả kỳ xuất kho Ví dụ 2.3: Tháng 12/2013, công ty có tình hình nhập - xuất - tồn dầu Diesel như sau: Số lượng tồn kho đầu tháng 12/2013: 300 lít Thành tiền: 6.450.000 đ Trong kỳ: Nhập kho: 4000 lít Thành tiền: 88.400.000 đ Xuất kho: 3000 lít Với tài liệu trên, công ty tính trị giá vốn thực tế xuất kho của nguyên vật liệu xuất kho của dầu Diesel như sau: 6.450.000 + 88.400.000 ĐGBQ cả kỳ = = 22.058 đ/lít 300 + 4000 Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 43
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Trị giá vốn thực tế của dầu Diesel xuất kho trong tháng 12/2013 là: 3000 × 22.058 = 66.174.000 đ 2.2.4. Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. 2.2.4.1. Thủ tục và chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại công ty. Toàn bộ quy trình nhập kho nguyên vật liệu tại công ty được bắt đầu từ việc lựa chọn nhà cung ứng, kí kết hợp đồng mua bán, vận chuyển hàng, giao hàng và nhập kho, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán. Các chứng từ như hợp đồng mua bán, hoá đơn GTGT , phiếu nhập kho được luân chuyển và xử lý một cách khoa học. Tại công ty, nguyên vật liệu nhập kho là hoàn toàn do mua ngoài. Căn cứ vào các đơn đặt hàng, tình hình sản xuất kinh doanh, bộ phận sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, tính toán nguyên vật liệu đầu vào cần thiết , quy cách chủng loại, để trình giám đốc. Căn cứ vào kế hoạch đó, giám đốc xem xét, chỉ đạo phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm nhà cung ứng thích hợp thông qua việc kí kết hợp đồng mua bán. Trong quá trình mua nguyên vật liệu, chứng từ quan trọng là hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT cùng với hợp đồng sẽ được gửi lên phòng kế toán. Khi nhận được các chứng từ này, kế toán kiểm tra đối chiếu giữa chúng , sau đó dùng làm căn cứ để ghi vào phiếu nhập kho, sổ nhật ký chung Khi nguyên vật liệu về tới công ty, phòng kỹ thuật vật tư sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và đối chiếu với hợp đồng đã ký với các nhà cung cấp, sau đó tiến hành các thủ tục nhập kho. Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra trực tiếp số lượng, chất lượng của các lô hàng khi tổ chức vận chuyển, bốc xếp vật liệu vào kho. Trong trường hợp nếu phát hiện vật tư kém phẩm chất, không đủ số lượng thì phải báo ngay với phòng kỹ thuật vật tư cùng với bộ phận KCS tiến hành kiểm tra lại lô hàng để có biện pháp xử lý kịp thời. Sau đó, sẽ được ghi vào phiếu yêu cầu nhập vật tư (Biểu số 2.2), Phòng kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho (Biểu số 2.3) giao cho thủ kho. Sau khi nhập kho, thủ kho cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho gồm 3 liên: Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 44
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp  Liên 1: Lưu tại phòng vật tư.  Liên 2: Giao cho người giao hàng.  Liên 3: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho, rồi chuyển cho kế toán để vào sổ. Phiếu nhập kho sau khi được đưa về phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại và căn cứ vào hoá đơn GTGT, các chứng từ liên quan khác để hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu “Đơn giá” và “Thành tiền” trên phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT kế toán ghi sổ nhật ký chung. Mặt khác, phiếu nhập kho sau khi hoàn chỉnh được dùng làm căn cứ để ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu (Biểu số 2.8). Ví dụ 2.4: Ngày 02/12/2013 công ty mua 3000 m³ đất sét của Công ty TNHH Thanh Tuyền. Đơn giá chưa có thuế GTGT 10% là 82.000 đ/tấn. Công ty chưa thanh toán. - Hoá đơn GTGT (Biểu số 2.1); - Phiếu yêu cầu nhập vật tư (Biểu số 2.2); - Phiếu nhập kho (Biểu số 2.3). Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 45
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Ngày 02/12/2013 công ty nhận được hoá đơn GTGT của Công ty TNHH Thanh Tuyền. Biểu số 2.1: HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/ 001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/ 13P Liên 2: Giao cho khách hàng 000539 Ngày 02 tháng 12 năm 2013 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THANH TUYỀN Địa chỉ: Đc: Xã Đức Chính - Đông Triều - Quảng Ninh Số tài khoản: MST: 0200435056 Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Vũ Thị Nhung Tên đơn vị: Công ty TNHH gốm XD Đá Bạc Địa chỉ: Cụm CN Gia Minh – Thuỷ Nguyên – Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: MS: 0 2 0 0 7 4 4 8 0 4 Đơn vị Số 4 STT Tên hàng hóa, dịch vụ 4 Đơn giá Thành tiền tính lƣợng A B C 1 2 3=1x2 1, Đất sét m³ 3000 82.000 246.000 .000 Cộng Cộng tiền hàng: 246.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 24.600.000 Tổng cộng tiền thanh toán 270.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bảy mươi triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn.\. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 46
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Căn cứ vào hóa đơn GTGT công ty tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư: Biểu số 2.2: Đơn vị: Công ty TNHH Gốm XD Đá Bạc CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Địa chỉ: Cụm CN Gia Minh Độc lập – Tự do – Hạnh phúc – Thủy Nguyên – Hải Phòng BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ HÀNG HÓA Hải Phòng, ngày 02 tháng 12 năm 2013 Ban kiểm nghiệm gồm có: 1. Ông Lê Anh Đức: Cán bộ kĩ thuật 2. Ông Phạm Anh Tuấn: Thủ kho 3. Bà Lê Thị Thúy Hòa: Kế toán viên Tên nhãn Phương thức SL theo Kết quả kiểm nghiệm STT hiệu quy kiểm ĐVT hợp Số lượng quy Số lượng quy cách phẩm nghiệm đồng cách đúng cách không chất phẩm chất đúng phẩm chất 1 Đất sét Chọn mẫu m³ 3000 3000 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Sau khi kiểm nghiệm vật tư hàng hóa về nhập kho, thấy số lượng vật tư đầy đủ, đúng chủng loại theo quy cách phẩm chất. Ngày 02 tháng 12 năm 2013 Kế toán trưởng Thủ kho Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 47
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn, phòng kế toán lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu. Biểu số 2.3: Mẫu số 01 - VT QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC CÔNG TY ngày 20 tháng 03 năm 2006 TNHH GỐM NỢ 152 của Bộ trƣởng Bộ Tài PHIẾU NHẬP KHO chính XD Đá Bạc CÓ 112 ĐÁ BẠC Ngày 02 tháng 12 năm 2013 Số: 1144 Họ tên người giao hàng: CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THANH TUYỀN Theo: HĐ GTGT số 000539 ngày 02 tháng 12 năm 2013 Lý do nhập: Để sản xuất gạch Nhập tại kho: Công ty TNHH Gốm XD Đá Bạc SỐ LƢỢNG Tên nhãn hiệu, quy Đơn Số cách phẩm chất vật Theo Thành tiền Mã số vị Thực Đơn giá TT tƣ (sản phẩm hàng chứng tính nhập hóa) từ A B C D 1 2 3 4 1 Đất sét m³ 3000 3000 82.000 246.000.000 Cộng: 3000 3000 82.000 246.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm bốn mươi sáu triệu đồng chẵn. Nhập, ngày 02 tháng 12 năm 2013 Phụ trách Ngƣời giao Thủ kho Kế toán Ngƣời lập cung tiêu hàng trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 48
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.4.2. Thủ tục và chứng từ xuất kho nguyên vật liệu tại công ty. Ở công ty, xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu là cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra khi có yêu cầu có thể xuất bán hoặc xuất khác. Tuy nhiên, cũng đòi hỏi các chứng từ liên quan tới nghiệp vụ xuất cũng phải được phê chuẩn đầy đủ và hợp lệ. Các chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu xuất nguyên vật liệu, lệnh sản xuất, phiếu xin lĩnh vật tư Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong ngày, phân xưởng sản xuất lập "phiếu xin lĩnh vật tư" (Biểu số 2.4) hoặc "phiếu xin lĩnh vật tư theo hạn mức". Phiếu này sẽ ghi rõ họ tên người lĩnh, chi tiết loại vật tư, số lượng. Ngoài ra, có thể kèm theo "phiếu lệnh sản xuất" xác định tên sản phẩm sản xuất, tổng số mẻ, và loại đóng gói bao gồm hai cột: kế hoạch và thực hiện, trên đó có chữ ký của người viết lệnh, người nhận, người giám sát sản xuất. Sau khi đã thông qua phòng cung ứng vật tư, xét thấy nhu cầu hợp lý, kế toán sẽ viết phiếu xuất kho (biểu số 2.5, 2.6) theo số lượng yêu cầu của phân xưởng. Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ nguyên vật liệu hoặc lập cho nhiều loại cùng kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: - Liên 1: Thủ kho giữ (liên gốc), làm căn cứ ghi vào sổ theo dõi dưới kho. - Liên 2: Được gửi cho kế toán làm căn cứ ghi vào sổ. Sau đó, thủ kho sẽ tổ chức giám sát công nhân lấy nguyên vật liệu trong kho theo yêu cầu. Ví dụ 2.5: Ngày 05/12/2013, phân xưởng sản xuất có nhu cầu đất sét, phiếu xin lĩnh vật tư được viết như sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 49
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 2.4: Đơn vị: Công ty TNHH Gốm XD Đá Bạc CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Địa chỉ: Cụm CN Gia Minh Độc lập – Tự do – Hạnh phúc – Thủy Nguyên – Hải Phòng ĐƠN XIN LĨNH VẬT TƢ Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty TNHH Gốm XD Đá Bạc Phòng Kế hoạch vật tư Tên tôi là: Nguyễn Văn Long – Tổ trưởng tổ sản xuất STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng I Nguyên vật liệu 1 Đất sét m³ 1000 2 3 4 5 Thủ trƣởng đơn vị Phòng kỹ thuật Phụ trách bộ phận Ngƣời yêu cầu (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 50
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 2.5: Mẫu số 02 - VT CÔNG TY TNHH QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC GỐM XD PHIẾU XUẤT KHO ngày 20 tháng 03 năm 2006 Ngày 03 tháng 12 năm 2013 NỢ 621 của Bộ trƣởng Bộ Tài ĐÁ BẠC chính SỐ: 1243 CÓ 152 Họ tên người nhận hàng: Đào Văn Toàn Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất Xuất tại kho: Nguyên vật liệu ĐVT: đồng SỐ LƢỢNG Tên nhãn hiệu, quy Đơn Số cách phẩm chất vật Theo Thành tiền Mã số vị Thực Đơn giá TT tƣ (sản phẩm hàng chứng tính xuất hóa) từ A B C D 1 2 3 4 1, Đất sét m³ 1000 1000 Cộng: 1000 1000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ngày 03 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập Ngƣời nhận Thủ kho Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 51
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 2.6: Mẫu số 02 - VT CÔNG TY TNHH QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC GỐM XD PHIẾU XUẤT KHO ngày 20 tháng 03 năm 2006 Ngày 05 tháng 12 năm 2013 NỢ 621 của Bộ trƣởng Bộ Tài ĐÁ BẠC chính SỐ: 1249 CÓ 152 Họ tên người nhận hàng: Đào Văn Toàn Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất Xuất tại kho: Nguyên vật liệu ĐVT: đồng SỐ LƢỢNG Tên nhãn hiệu, quy Đơn Số cách phẩm chất vật Theo Thành tiền Mã số vị Thực Đơn giá TT tƣ (sản phẩm hàng chứng tính xuất hóa) từ A B C D 1 2 3 4 1, Đất sét m³ 500 500 Cộng: 500 500 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ngày 05 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập Ngƣời nhận Thủ kho Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 52
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và việc ghi chép kế toán tại phòng kế toán công ty trong việc quản lý vật tư. Mà ở đó, thủ kho có trách nhiệm quản lý về mặt số lượng, còn kế toán kiểm soát cả về mặt số lượng và giá trị. Công việc hạch toán chi tiết là công việc khá phức tạp, đòi hỏi phải phản ánh kịp thời, đầy đủ cả về mặt hiện vật và giá trị trong quá trình kiểm soát các loại nguyên vật liệu. Quá trình nhập xuất của công ty lại diễn ra thường xuyên, liên tục nên hiện tại doanh nghiệp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. - Ở kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho (Biểu số 2.7) để theo dõi tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu về mặt hiện vật, nhằm xác định căn cứ cho việc tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, đồng thời cũng xác định được trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi thẻ kho dùng để ghi chép cho một thứ nguyên vật liệu. Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập (xuất) nguyên vật liệu phát sinh sau khi thực hiện công việc nhập kho (xuất kho) thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập (thực xuất) vào Phiếu nhập kho (Phiếu xuất kho). Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho ghi số lượng thực nhập (thực xuất) vào thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho nguyên vật liệu để ghi chép vào cột “tồn” của thẻ kho.Các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho sau khi được sử dụng để ghi vào thẻ kho sẽ được thủ kho bảo quản đề giao cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết (Biểu số 2.8) để ghi chép tình hình nhập xuất cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Hàng tuần, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, đồng thời ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các phiếu nhập kho, phiếu Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 53
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp xuất kho về phòng kế toán. Ở phòng kế toán, kế toán vật tư kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu giá trị trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Đối với phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT( của người bán), các chứng từ khác liên quan để tính ra „„Đơn giá‟‟ và „„Thành tiền‟‟. Còn đối với phiếu xuất kho, để giúp cho việc tính „„Đơn giá‟‟ cho từng phiếu xuất được đơn giản, kế toán sử dụng chỉ tiêu số lượng trên phiếu xuất kho để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và từ sổ chi tiết nguyên vật liệu tính ra đơn giá xuất, tổng giá trị xuất của mỗi loại nguyên vật liệu xuất kho. Để có thể quản lý chi tiết nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị, phòng kế toán của công ty đã sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu (Biểu số 2.8). Các sổ chi tiết này được mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu. Cơ sở để ghi sổ là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và sổ chi tiết kỳ trước. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty theo phương pháp thẻ song song. Cụ thể là : + Ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư, danh điểm vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Danh điểm vật tư là mã sổ chi tiết cho từng loại vật tư. Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán. + Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập - xuất cho từng thứ vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư. Mỗi chứng từ được ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu trên sổ kế toán tổng hợp, sau đó tiến hành đối chiếu: + Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 54
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng tổng hợp chi tiết vật liệu với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. + Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ song song theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.5: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ chi tiết Bảng tổng NVL hợp N - X- T Chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Kiểm tra, đối chiếu Ví dụ 2.6: Căn cứ vào phiếu nhập số 1144, phiếu xuất 1243 và các phiếu nhập, phiếu xuất đất sét trong tháng 12/2013, thủ kho ghi thẻ nguyên liệu đất sét. Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 55
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 2.7: Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc Mẫu số S12 - DN KCN Vĩnh Niệm - Lê Chân - Hải Phòng QĐ 15/2006- BTC Ngày 20/03/2006 THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/12/2013 Tờ số: 05 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Đất sét. Đơn vị tính: m³ STT Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Chữ kí xác nhập, nhận của Ngày Số xuất Nhập Xuất Tồn kế toán Dƣ đầu tháng 460 1 02/12 1144 Nhập kho 02/12 3000 3460 2 03/12 1243 Xuất kho sản xuất 03/12 1000 2460 3 05/12 1249 Xuất kho sản xuất 05/12 500 1960 Cộng số phát sinh 16000 10000 Dƣ cuối tháng 6460 Thñ kho (Ký, hä tªn) Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 56
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 2.8: Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc Mẫu số S10- DN Cụm CN xã Gia Minh – Thủy Nguyên - Hải Phòng QĐ số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 SỔ CHI TIẾT VẬT TƢ Năm: 2013 Đơn vị tính: m³ Tên vật liệu: Đất sét - Tài khoản: 152 Chứng từ TK Đơn Nhập Xuất Tồn Diễn giải ĐƯ giá SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền SH Ngày Tồn ngày 30/11 80.000 460 36.800.000 Phát sinh trong kỳ HĐ 000539 02/12 Mua đất sét thanh toán bằng TGNH 112 82.000 3000 246.000.000 PX 1243 03/12 Xuất kho phục vụ sản xuất sp 621 1000 PX 1249 05/12 Xuất kho phục vụ sản xuất sp 621 500 PX 1332 31/12 Xuất kho phục vụ sản xuất sp 621 82.309 500 41.154.500 Cộng phát sinh 16000 1.318.000.000 10000 823.090.000 Tồn ngày 31/12 6460 531.710.000 Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 57
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết nguyên vật liệu với sổ trên thẻ kho, nếu khớp nhau (về số lượng) thì các số liệu trên sổ chi tiết nguyên vật liệu được dùng để lập "Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu" (Biểu số 2.9). Biểu số 2.9: Đơn vị: Công ty TNHH Gốm XD Đá Bạc Địa chỉ: Cụm CN Gia Minh – Thủy Nguyên – Hải Phòng BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU, CCDC, SP HH Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013 TK: 152 ĐVT: đồng Danh Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng điểm Tên NVL ĐVT SL TT SL TT SL TT SL TT NVL 1 Đất sét m³ 460 36.800.000 16000 1.318.000.000 10000 823.090.000 6460 531.710.000 2 Dầu diesel Lít 300 6.450.000 4000 88.400.000 3000 66.174.000 1300 28.676.000 3 Dầu thủy lực Lít 100 3.314.500 5000 162.650.000 2000 65.084.000 3100 100.880.500 4 Than pha Tấn 100 98.619.600 1000 990.000.000 500 494.827.000 600 593.792.600 5 Xỉ than m³ 300 75.010.800 1000 250.000.000 800 200.006.400 500 125.004.400 6 Bã xít phụ phẩm Tấn 300 46.338.900 2000 311.000.000 1000 155.365.000 1300 201.973.900 7 8 Tổng cộng 866.533.000 4.120.050.500 3.404.546.000 1.582.037.500 Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 58
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. Song song với công việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu được trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Hiện nay, công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc đang áp dụng kế toán tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tức là việc ghi chép tính toán tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ hợp lý được diễn ra thường xuyên liên tục. Và trong quá trình hạch toán kế toán công ty cũng sử dụng các tài khoản có liên quan đến tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp này. 2.2.6.1. Tài khoản và sổ sách sử dụng. a. Tài khoản sử dụng Tại công ty, kế toán nguyên vật liệu sử dụng một số TK sau: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. - Các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu, công ty sử dụng tài khoản sau: + TK 111: Tiền mặt. + TK 112: Tiền gửi ngân hàng. + TK 331: Phải trả cho người bán. + TK - Các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu, công ty sử dụng tài khoản sau: + TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. + TK 627: Chi phí sản xuất chung. + TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang. + TK Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 59
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp b. Sổ sách sử dụng Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Chính vì vậy các loại sổ sách kế toán của công ty sử dụng đều phải tuân theo những quy định chung của hình thức này, bao gồm: - Sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu. - Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Các sổ liên quan khác như sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp vật tư, các bảng tổng hợp chứng từ gốc 2.2.6.2. Hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu tại công ty. Do nguyên vật liệu của công ty được nhập hoàn toàn từ mua ngoài nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa công ty và các nhà cung cấp vật tư. Đối với những vật tư mua lẻ có giá trị nhỏ có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt. Còn đối với những vật tư có giá trị lớn, công ty thường sử dụng hình thức thanh toán bằng chuyển khoản. Hình thức này giúp cho việc thanh toán được dễ dàng và nhanh chóng. Bên cạnh đó, công ty cũng dùng hình thức thanh toán trả chậm đối với những nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên với công ty. Ví dụ 1: Nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài được thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng. Ngày 08 tháng 12 năm 2013, công ty mua 1000 tấn xỉ than của công ty TNHH Hải Hà theo hoá đơn GTGT 066716. Tổng số tiền thanh toán là 275.000.000 đồng. Trong đó, đơn giá mua chưa có VAT 10% là 250.000đ/tấn, công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản. Khi nhận được hoá đơn GTGT số 066716 (Biểu số 2.10): - Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. - Kế toán thanh toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, uỷ nhiệm chi, lệnh chi (Biểu số 2.11) của ngân hàng để định khoản. - Kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn GTGT , phiếu nhập kho, uỷ nhiệm chi của ngân hàng để ghi vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.12), từ sổ Nhật ký chung vào sổ Cái TK 152 (Biểu số 2.13). Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 60
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 2.10: Mẫu số: 01 GTKT3/001 HÓA ĐƠN Ký hiệu: AA/ 13P GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng 066716 Ngày 08 tháng 12 năm 2013 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH Hải Hà Địa chỉ: Đc: Thủy Đƣờng- Thủy Nguyên – Hải Phòng Số tài khoản: MST: 0200237005 Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Hà Thị Lệ Tên đơn vị: Công ty TNHH gốm XD Đá Bạc Địa chỉ: Cụm CN Gia Minh – Thuỷ Nguyên – Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MS: 0 2 0 0 7 4 4 8 0 4 Đơn vị Số 4 STT Tên hàng hóa, dịch vụ 4 Đơn giá Thành tiền tính lƣợng A B C 1 2 3=1x2 1, Xỉ than m³ 1000 250.000 250.000.000 Cộng Cộng tiền hàng: 250.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 25.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 275.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bảy mƣơi lăm triệu đồng chẵn.\. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 61
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 2.11: NGÂN HÀNG TECHCOMBANK HẢI PHÕNG Liên 1/copy 1 Số /No: 08R18 LỆNH CHI PAYMENT ORDER Ngày /Date: 08/12/2013 Đơn vị trả tiền /Payer: Công ty TNHH Hải Hà Tk nợ / Debit AC : 102010000207186 Số tiền bằng số Ngân hàng / With bank : Techcombank Hải Phòng . 275.000.000 Số tiền bằng chữ :Hai trăm bảy mươi năm triệu đồng chẵn. . Tên đơn vị trả / Payee : Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc Tk có / order /AC : 3408659 Tại ngân hàng /With bank : Techcombank Hải Phòng Nội dung : Trả tiền mua hàng. Ngày hạch toán / Date counting date: 08/12/2013 Đơn vị trả tiền / Payer Giao dịch viên Kiểm soát viên Kế toán Chủ tài khoản Teller Supervisor Accountant A/C holder (Mẫu số 07/NHCT 13) Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 62
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 2.12: Mẫu số S03a - DN Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc QĐ 15/2006- BTC Cụm CN Xã Gia Minh - Thủy Nguyên - HP Ngày 20/3/2006 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm: 2013 ĐVT: VNĐ Ngày Đã STT Số tháng Chứng từ ghi dòng hiệu Số phát sinh Diễn giải ghi Sổ TK sổ SH NT Cái ĐƯ Nợ Có Số trang trước chuyển 1.067.500.450 1.067.500.450 sang HĐ Mua đất sét chưa thanh 02/12 02/12  152 246.000.000 000539 toán  1331 24.600.000  331 270.600.000 PC Chi tiền tạm ứng cho 03/12 03/12  3.000.000 1819 Đương  1111 3.000.000 Mua than pha, chưa HĐ 03/12 03/12 thanh toán (Cty TNHH  152 990.000.000 006719 Hải Hà)  1331 99.000.000  331 1.089.000.000 PC 04/12 04/12 Chi tiền tiếp khách  642 2.000.000 1820  1111 2.000.000 Mua bã xít phụ phẩm HĐ 04/12 04/12 chưa thanh toán (Cty  152 77.750.000 006692 Hòa Lâm)  1331 7.775.000  331 85.525.000 Mua xỉ than, thanh toán HĐ 08/12 08/12 bằng TGNH (Cty Hải  152 250,000,000 066716 Hà)  133 25,000,000  1121 275,000,000 PC Chi trả tiền bã xít phụ 09/12 09/12  331 85.525.000 1822 phẩm  1121 85.525.000 HĐ Mua bổ sung bã xít phụ 10/12 10/12  152 15,550,000 006736 phẩm (Cty Hòa Lâm)  1331 1,555,000  1111 17.105.000 Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 63
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Mua dầu Diesel chưa HĐ 11/12 11/12 thanh toán (Cty xăng  152 88,400,000 038990 dầu Lưu Kiếm)  1331 8,840,000  331 97,240,000 PX 31/12 03/12 Xuất đất sét cho sản xuất  621 82.309.000 1243  152 82.309.000 PX Xuất dầu diesel phục vụ 31/12 05/12  621 28.400.000 1244 phân xưởng sản xuất  152 28.400.000 PX 31/12 31/12 Xuất đất sét cho sản xuất  621 41.154.500 1295  152 41.154.500 Cộng phát sinh 8.520.345.566 8.520.345.566 -Sổ này có trang , đánh số từ trang 01 đến trang -Ngày mở sổ: 01/01/2013 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 64
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 2.13: Mẫu số S03b- DN Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc QĐ 15/2006- BTC Cụm CN xã Gia Minh – Thủy Nguyên - HP Ngày 20/3/2006 SỔ CÁI Năm: 2013 SHTK: 152 Tên TK: Nguyên vật liệu NT Chứng từ Sổ NKC Số tiền ghi Diễn giải Trang STT TKĐƯ sổ SH NT số dòng Nợ Có Số dƣ 30/11 866.533.000 Phát sinh trong kỳ Mua đất sét của công ty HĐ 02/12 02/12 Thanh Tuyền chưa 331 246,000,000 000539 thanh toán Mua than pha của công HĐ 03/12 03/12 ty TNHH Hải Hà chưa 331 990,000,000 006719 thanh toán Mua bã xít phụ phẩm HĐ 04/12 4/12 chưa thanh toán (Cty 331 77.750.000 006692 Hòa Lâm) HĐ Mua xỉ than, thanh toán 08/12 08/12 1121 250,000,000 066716 bằng chuyển khoản HĐ Mua bổ sung bã xít phụ 10/12 10/12 1111 15.550.000 006736 phẩm Mua dầu Diesel của HĐ 11/12 11/12 Công ty xăng dầu Lưu 331 88,400,000 038990 Kiếm chưa thanh toán PX Xuất đất sét cho sản 31/12 03/12 621 82.309.000 1243 xuất PX Xuất dầu Diesel phục 31/12 05/12 627 28.400.000 1244 vụ phân xưởng sản xuất PX Xuất đất sét cho sản 31/12 31/12 621 41.154.500 1295 xuất Cộng phát sinh 4.120.050.500 3.404.546.000 Số dƣ 31/12 1.582.037.500 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Trích năm 2013) Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 65
Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Ví dụ 2: Nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài nhưng thanh toán bằng tiền mặt. Ngày 10/12/2013, công ty mua thêm 100 tấn bã xít phụ phẩm của công ty Hòa Lâm, thanh toán ngay bằng tiền mặt. Căn cứ vào HĐGTGT số 066736 có: Giá chưa thuế: 15.550.000 Thuế GTGT( Thuế suất 10%): 1.555.000 Tổng giá thanh toán: 17.105.000 Theo thoả thuận, toàn bộ chi phí vận chuyển bốc dỡ sẽ do bên bán chịu. Khi nhận được hoá đơn GTGT số 066736 (Biểu số 2.14): - Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. - Kế toán thanh toán căn cứ vào hoá đơn GTGT để lập phiếu chi (Biểu số 2.15) . - Kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn GTGT , phiếu nhập kho, phiếu chi mở sổ nhật ký chung (Biểu số 2.12). Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Anh - Lớp: QT1405K 66