Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Hùng Thắng - Nguyễn Thị Thủy

81 trang huongle 200

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Hùng Thắng - Nguyễn Thị Thủy", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_cong_tac_ke_toan_von_bang_tien_tai_cong.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Hùng Thắng - Nguyễn Thị Thủy

Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, việc quản lý và sử dụng vốn là một khâu quan trọng có ảnh hưởng tới việc phát triển hay suy thoái của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà kế toán vốn bằng tiền trở nên rất quan trọng và là công cụ không thể thiếu được trong quản lý kế toán của nhà nước và doanh nghiệp. Bởi vì thông qua việc thu chi cho phép đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Trong thực tế chúng ta không chỉ có sử dụng vốn mà điều quan trọng là phải bảo toàn, phát triển và sử dụng vốn có hiệu quả. Nắm bắt dược vấn đề trên và qua tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Hùng Thắng, trong thời gian thực tập tại công ty em đã đi sâu tìm hiểu về công tác“ Kế toán vốn bằng tiền” tại công ty. Từ những thực tại ở công ty và những gì em đã được học ở trường cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo- Thạc sĩ Phạm Thị Nga, em đã chọn đề tài“ Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Hùng Thắng” làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình. Trong thời gian thực hiện viết chuyên đề, do thời gian và năng lực còn hạn chế, cho nên bài luận văn của em không thể tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm cả về mặt nội dung lẫn hình thức thể hiện. Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn! Kết cấu luận văn ngoài phần mở đầu, kết luận thì bao gồm 3 phần:  Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong Doang nghiệp.  Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Hùng Thắng.  Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Hùng Thắng. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 1
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANG NGHIỆP 1.1. Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: 1.1.1. Khái niệm, nội dung kế toán vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm: Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi tại các ngân hàng kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển. Với tính linh hoạt cao vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng các nhu cầu thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư hàng hoá để sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của kế toán mua bán, hạch toán thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lưu động. Vốn bằng tiền được phản ánh ở các tài khoản nhóm 1 gồm: - TK 111: Tiền mặt - TK 112: Tiền gửi - TK 113: Tiền đang chuyển (Bao gồm cả nội tệ, ngân phiếu, vàng, bạc, kim khí, đá quý) 1.1.2. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền là một tài sản đặc biệt, nó là vật ngang giá chung, vì vậy trong quá trình quản lý rất dễ xẩy ra tham ô lãng phí. Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và kế hoạch bảo đảm tốt các yêu cầu sau: - Mọi biến động của vốn bằng tiền phải làm đầy đủ thủ tục là phải có chứng từ gốc hợp lệ. - Việc sử dụng chi tiêu vốn bằng tiền phải đúng mục đích, đúng chế độ. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 2
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 1.1.3. Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền: Để thực hiện tốt việc quản lý vốn bằng tiền với vai trò công cụ quản lý kinh tế, kế toán vốn bằng tiền cần thực hiện tốt các vấn đề sau: - Hàng ngày phản ánh kịp thời tình hình thu, chi, tồn quỹ vốn bằng tiền và tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách. - Kiểm tra giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý nghiêm ngặt việc sử dụng các loại vốn bằng tiền. Kiểm soát phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện các chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch vốn bằng tiền. - Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tài khoản ngân hàng, hàng ngày giám đốc việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. - Phản ánh các khoản tiền đang chuyển kịp thời, phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời và thích hợp giải phóng tiền đang chuyển. - Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình các loại vàng bạc, kim khí, đá quý và ngoại tệ. Giám sát việc chấp hành chế độ quy định về quản lý các loại vốn bằng tiền. - Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ thủ tục hạch toán vốn bằng tiền. 1.1.4. Vai trò của kế toán vốn bằng tiền: Trong quản lý có nhiều công cụ quản lý khác nhau như: Thống kê, phân tích các hoạt động kinh tế Nhưng kế toán luôn được coi là công cụ quản lý kinh tế quan trọng nhất với chức năng: Ghi chép, tính toán, phản ánh, giám sát thường xuyên, liên tục sự biến động của vốn bằng tiền bằng các thước đo giá trị và hiện vật. Kế toán căn cứ vào các tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền, đáp ứng nhu cầu quản lý trong quá trình sản xuất kinh doanh. Với các tài liệu và thông tin về tài chính do kế toán cung cấp giúp cho chủ doanh nghiệp và những người quản lý nắm vững tình hình sử dụng vốn cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp mình. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 3
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Để từ đó thấy được mặt mạnh, mặt yếu, để từ đó có những quyết dịnh quản lý và chỉ đạo chính xác, phù hợp sao cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. 1.1.5. Ý nghĩa của vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ phải trả, hay để mua sắm vật tư, hàng hoá, dịch vụ, nguyên vật liệu để sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn lưu động dùng để phản ánh khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Mặt khác, vốn bằng tiền là một loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị lợi dụng, tham ô, mất mát. Do vậy việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các thủ tục, các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. - Cung cấp thông tin một cách kịp thời chính xác, kiểm tra các hoạt động kế toán tài chính của doanh nghiệp qua đó giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định phù hợp, chính xác nhằm giảm những chi phí không cần thiết tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận. - Đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chủ động được tình hình tài chính của mình trong nghiệp vụ thanh toán không bị rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán. - Đáp ứng thực hiện mua sắm nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ, hàng hoá đảm bảo cho công tác sản xuất kinh doanh được liên tục đem lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh. Nói tóm lại vốn bằng tiền có vai trò rất lớn, nó tham gia vào nhiều chu trình trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp nên có biện pháp quản lý và sử dụng vốn đem lại hiệu quả cao nhất. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 4
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 1.1.6. Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền. - Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam, trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác. - Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày phát sinh giao dịch( là tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trong thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh để ghi sổ kế toán). - Trường hợp bán ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt, gửi vào ngân hàng hoặc thanh toán công nợ ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì được quy đổi đồng ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. + Bên có các tài khoản ngoại tệ: TK 1112, TK 1122 được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán theo một trong các phương pháp sau: - Bình quân gia quyền - Nhập trước xuất trước - Nhập sau xuất trước - Giá thực tế đích danh (như một loại hàng hoá đặc biệt) - Nhóm tài khoản vốn bằng tiền có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ. Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì tuỳ theo từng trường hợp sẽ được sử lý chênh lệch như sau: + Nếu chênh lệch phát sinh trong giai đoạn sản xuất kinh doanh (kể cả doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản) thì số lãi do tỷ giá được phản ánh vào TK 515- Doanh thu tài chính và lỗ do tỷ giá được phản ánh vào TK 635- Chi phí tài chính. + Nếu chênh lệch tỷ giá phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản (là giai đoạn trước hoạt động) thì số chênh lệch được phản ánh vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 5
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền + Số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. - Ngoại tệ được kế toán chi tiết theo từng loại ngoại tệ trên TK 007- Ngoại tệ các loại (Tài khoản ngoài bảng) - Đối với vàng bạc, kim khí, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim khí, đá quý. + Vàng bạc, kim khí, đá quý phải được theo dõi về số lượng, trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá trị vàng bạc, kim khí, đá quý nhập vào quỹ được tính theo giá thực tế (giá hoá đơn hoặc giá được thanh toán). + Khi tính giá xuất vàng bạc, kim khí, đá quý có thể áp dụng một trong bốn phương pháp tính giá hàng tồn kho: Bình quân gia quyền Nhập trước xuất trước Nhập sau xuất trước Thực tế đích danh  Phương pháp giá đơn vị bình quân. Theo phương pháp này giá của vàng, bạc, ngoại tệ, kim khí, đá quý xuất quỹ được tính trên cở sở số lượng xuất quỹ trong kỳ, giá đơn vị bình quân( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hay bình quân sau mỗi lần nhập) Công thức tính như sau: Giá thực tế xuất quỹ = Số lượng xuất quỹ X Giá đơn vị bình quân Trong đó giá đơn vị bình quân theo phương pháp được tính như sau: * Đối với phương pháp bình quân cuối kỳ trước( đầu kỳ này) Giá thực tế tồn kỳ trước Giá đơn vị bình quân = Lượng thực tế tồn kỳ trước Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 6
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Ưu điểm: Phản ánh kịp thời tình hình xuất dung trong kỳ. Nhược điểm: Do đề cập đến giá cả của kỳ này nên độ chính xác không cao. * Đối phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Giá thực tế đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Giá đơn vị bình quân = Lượng thực tế tồn đầu kỳ +Lượng thực tế nhập trong kỳ Ưu điểm: Việc tính toán đơn giản không mất nhiều công sức, thời gian, độ chính xác cao hơn phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ trước (đầu kỳ này). Nhược điểm: Ở phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ thì chỉ xác định được giá đơn vị bình quân khi kết thúc kỳ hạch toán, chỉ mang tính bình quân cả kỳ. Không phản ánh kịp thời được giá của vàng, bạc, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý nên độ chính xác này chưa cao. * Đối với phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Giá thực tế trước và sau mỗi lần nhập Giá đơn vị bình quân = Lượng trước và sau mỗi lần nhập Ưu điểm: Độ chính xác cao nhất, phản ánh được tình hình biến động của giá cả theo từng giai đoạn. Nhựơc điểm: Do sau mỗi lần nhập phải tính lại đơn giá bình quân nên phương pháp này tốn nhiều công sức tính toán.  Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này trước tiên ta phải xác định lại đơn giá của mỗi lần nhập quỹ và giả thiết rằng số vàng, bạc, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý nào nhập trước thì sẽ xuất ra trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất quỹ để tính ra giá thực tế xuất quỹ theo nguyên tắc hàng xuất quỹ trước được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập tiếp theo. Do vậy giá trị của vàng, bạc, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý tồn quỹ cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vàng, bạc, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý mua Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 7
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền vào cùng trong kỳ. Phương pháp này chỉ thích hợp với điều kiện nền kinh tế có giá cả ổn định.  Phương pháp nhập sau, xuất trước( LIFO). Theo phương pháp này trước tiên ta cũng phải xác định được đơn giá từng lần nhập quỹ và giả thiết rằng hàng nào nhập sau cùng sẽ được xuất ra trước tiên. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất quỹ để tính ra giá thực tế xuất quỹ theo nguyên tắc hàng xuất quỹ trước được định giá theo đơn giá thực tế của lần nhập cuối cùng. Số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập trước đó. Phương pháp này chỉ áp dụng trong điều kiện nền kinh tế có lạm phát để đảm bảo thực hiện nguyên tắc thận trọng.  Phương pháp thực tế đích danh. Theo phương pháp này trước hết phải theo dõi, quản lý số lượng, đơn giá sau mỗi lần nhập của từng lô hàng. Khi xuất quỹ thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất quỹ và đơn hàng thực tế nhập quỹ của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất quỹ. 1.2. Kế toán tiền mặt tại quỹ: Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý. Mọi nghiệp vụ thu, chi bằng tiền mặt và bảo quản tiền mặt tại quỹ là do thủ quỹ của doanh nghiệp thực hiện. 1.2.1. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 111- Tiền mặt: Dùng để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam( kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 111- Tiền mặt: Bên nợ: - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý nhập quỹ. - Số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 8
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền - Chênh lệch tỷ giá hối đoái tăng do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ). Bên có: - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí, đá quý xuất quỹ. - Số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ). Số dư bên nợ: - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt.  TK 111- Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2: TK 1111- Tiền Việt Nam TK 1112- Ngoại tệ TK 1113- Vàng bạc, kim khí, đá quý 1.2.2. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ: - Phiếu thu (Mẫu số 01-TT): Dùng để hạch toán số tiền (VNĐ, ngoại tệ) mà công ty đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu. - Phiếu chi (Mẫu số 02-TT): Dùng để hạch toán số tiền (VNĐ, ngoại tệ) mà công ty đã chi trong kỳ theo từng nguồn chi. Đồng thời phiếu chi còn căn cứ để xác định trách nhiệm vật chất của người nhận tiền. - Giấy đề nghị tam ứng (Mẫu số 03-TT): Căn cứ xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. - Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04-TT): Là chứng từ liệt kê các khoản đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người tạm ứng, là căn cứ để công ty thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ. - Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT): Dùng trong trường hợp người có nhiệm vụ uỷ quyền đã chi tiền nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa được nhận Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 9
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tạm ứng. Khi đó người chi tiền sẽ viết giấy đề nghị thanh toán tập hợp các khoản đã chi kèm theo các chứng từ liên quan làm thủ tục thanh toán. - Biên lai thu tiền (Mẫu số 06-TT): Dùng làm căn cứ ghi nhận số tiền đã thu đồng thời đó cũng là căn cứ để xác định trách nhiệm vật chất của người nhận tiền. - Bảng kê vàng, bạc, ngoại tệ , đá quý (Mẫu số 07-TT): Dùng để liệt kê số lượng vàng, bạc, ngoại tệ, đá quý mà công ty có, đồng thời phản ánh giá trị thực tế tại thời điểm cụ thể. - Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08-TT): Là biên bản xác định số tiền hiện có của công ty tại thời điểm nhất định. Qua biên bản kiểm kê quỹ có thể đối chiếu được số tiền thực có của công ty và số tiền trên sổ sách kế toán xem có khớp nhau không. * Quy trình phiếu thu, phiếu chi: Sau khi ghi đầy đủ các nội dung trên tờ phiếu, mỗi phiếu thu, chi sẽ được đính kèm với các chứng từ có liên quan theo để chuyển cho giám đốc và kế toán trưởng duyệt, sau đó được chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ. Các phiếu thu, phiếu chi phải được đánh số liên tục để tránh trường hợp gian lận, biển thủ công quỹ.  Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). ● Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu. ● Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán thanh toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán. ● Liên 3: Giao cho người nộp tiền.  Phiếu chi do kế toán lập thành 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần). ● Liên 1: Lưu ở nơi nộp phiếu. ● Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán thanh toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán. 1.2.3. Phương pháp hạch toán tiền mặt VND. Hạch toán tiền mặt Việt Nam đồng phải tuân thủ theo các nguyên tắc, các chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ hiện hành, đồng thời phải tôn trọng các quy định sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 10
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền - Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để phản ánh (VNĐ). - Nguyên tắc cập nhập: Kế toán phản ánh kịp thời chính xác tình hình thu, chi và số tiền Việt Nam đồng hiện có tại quỹ. 1.2.3.1. Quy tắc kế toán tiền mặt Việt Nam đồng: - Chỉ phản ánh vào TK 1111- tiền Việt Nam số tiền mặt thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp mà chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng) thì không ghi vào bên nợ TK1111 mà ghi vào bên nợ TK113- tiền đang chuyển. - Các khoản tiền do doanh nghiệp khác hoặc cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài khoản bằng tiền khác của doanh nghiệp. - Khi tiến hành nhập xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và đầy đủ chữ ký của người nhận tiền, người giao tiền và người cho phép nhận xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. - Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ quỹ kế toán tiền mặt, ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. 1.2.3.2. Tài khoản sử dụng: TK 1111- Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt, bao gồm cả ngân phiếu. 1.2.3.3. Phương pháp kế toán tiền Việt Nam: Được thể hiện qua sơ đồ 1.1 sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 11
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Sơ đồ 1.1. Kế toán tiền mặt (VNĐ) 112 (1121) 111 (1111) 112 (1121) Rút tiền gửi Ngân hàng Gửi tiền mặt nhập quỹ tiền mặt vào Ngân hàng 131, 136, 138 141, 144, 244 Thu hồi các Chi tạm ứng, ký cược, khoản nợ phải thu ký quỹ bằng tiền mặt 141, 144, 244 121, 128, 221 Thu hồi các khoản ký cược, Đầu tư ngắn hạn, ký quỹ bằng tiền mặt dài hạn bằng tiền mặt 121, 128, 221 152, 153, 156 Thu hồi Mua vật tư, hàng hóa, cc, các khoản đầu tư TSCĐ bằng tiền mặt 311, 341 133 Vay ngắn hạn, Thuế GTGT được KT vay dài hạn 411, 441 627, 641, 642 Nhận vốn góp, vốn cấp Chi phí phát sinh bằng tiền mặt bằng tiền mặt 511, 512, 515, 711 311, 315, 331 Doanh thu HĐSXKD và HĐ Thanh toán nợ khác bằng tiền mặt bằng tiền mặt 3331 Thuế GTGT phải nộp Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 12
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 1.2.4. Phương pháp hạch toán tiền mặt (ngoại tệ). 1.2.4.1. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: - Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ phải phải được quy đổi về “đồng Việt Nam” để ghi sổ. Tỷ gíá quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trường liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chính thức công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Với những ngoại tệ mà ngân hàng không công bố tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam thì thống nhất quy đổi qua đồng đô la Mỹ (USD). - Nguyên tắc cập nhập: Kế toán phản ánh kịp thời chính xác số tiền bằng ngoại tệ hiện có và tình hình thu, chi toàn bộ các loại tiền bằng ngoại tệ, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ (theo đồng ngoại tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi). - Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán. - Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt thì phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên có TK1112- ngoại tệ được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK1112 theo một trong các phương pháp sau: Bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, thực tế đích danh. - Tiền mặt bằng ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007- Ngoại tệ các loại (TK ngoài bảng). Tài khoản này chỉ mở chi tiết theo từng loại ngoại tệ và nơi quản lý ngoại tệ (tại quỹ hay gửi ở ngân hàng). 1.2.4.2. Tài khoản sử dụng: TK 1112- Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam. 1.2.4.3. Phương pháp kế toán tiền ngoại tệ: Được thể hiện qua sơ đồ 1.2. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 13
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 131, 136, 138 111 (1112) 311, 331, 336, 338 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ ghi sổ hoặc bình quân của ngoại tệ khi nhận nợ khi nhận nợ liên Ngân hàng xuất dùng 515 635 515 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ 511, 515, 711 152, 153, 156, 133 Doanh thu, TN tài chính, thu Mua vật tư, hàng hóa, công nhập khác bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ (Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế tại thời điểm PS nghiệp vụ) của ngoại tệ tại thời điểm xuất dùng PS nghiệp vụ 515 635 Lãi Lỗ 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm giá lại số dư ngoại tệ cuối năm Tất cả các nghiệp vụ trên đều phải đồng thời ghi đơn TK 007 - Ngoại tệ các loại. 007 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ - Doanh thu, TN tài chính, - Mua vật tư, hàng hóa, công TN khác bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ Sơ đồ 1.2: Kế toán tiền mặt ngoại tệ Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 14
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 1.2.5. Hạch toán vàng bạc, kim khí, đá quý: 1.2.5.1. Nguyên tắc kế toán vàng bạc, kim khí, đá quý: - Đối với vàng bạc, kim khí, đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim khí, đá quý. - Khi phát sinh nghiệp vụ có vàng bạc, kim khí, đá quý nhập quỹ tiền mặt thì ghi sổ theo giá mua thực tế (giá hoá đơn hoặc giá được thanh toán). - Khi xuất vàng bạc, kim khí, đá quý có thể tính giá bình quân hoặc giá thực tế đích danh. Tuy nhiên do vàng bạc, kim khí, đá quý là loại tài sản có giá trị lớn và mang tính tách biệt nên phương pháp tính giá thực tế đích danh thường được sử dụng. - Nếu có chênh lệch giữa giá xuất và giá thanh toán tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ thì được phản ánh vào TK 711: Thu nhập khác hoặc TK 811: Chi phí khác. - Riêng vàng bạc, kim khí, đá quý nhận ký cược, ký quỹ nhập theo giá nào thì khi xuất hoàn trả lại phải theo giá đó và phải đếm số lượng, cân trọng lượng và giám định chất lượng trước khi niêm phong. 1.2.5.2. Tài khoản sử dụng: TK 1113- Vàng bạc, kim khí, đá quý 1.2.5.3. Phương pháp hạch toán vàng bạc, kim khí, đá quý tại quỹ tiền mặt: (1). Mua vàng bạc, kim khí, đá quý nhập quỹ: Nợ TK 1113: Giá mua thực tế Có TK 111, 112: ghi trên hoá đơn. (2). Nhận ký cược, ký quỹ bằng vàng bạc, kim khí, đá quý: Nợ TK 1113: Giá thực tế nhập quỹ Có TK 338 (3388): Nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn Có TK 344: Nhận ký cược, ký quỹ dài hạn. (3). Hoàn lại tiền ký cược, ký quỹ bằng vàng bạc, kim khí, đá quý: Nợ TK 338 (3388), 344 Có TK 1113: Giá thực tế lúc nhận ký cược, ký quỹ. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 15
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền (4). Xuất vàng bạc, kim khí, đá quý đem ký cược, ký quỹ: Nợ TK 144, 244/ Có TK 1113: Theo giá thực tế xuất. (5). Khách hàng trả nợ bằng vàng bạc, kim khí, đá quý: Nợ TK 1113: Giá thực tế khi được thanh toán Nợ TK 811: Chênh lệch khi giá thanh toán giá lúc ghi nhận nợ (6). Xuất vàng bạc, kim khí, đá quý để thanh toán nợ: Nợ TK 331: Theo giá lúc ghi nhận nợ phải trả Nợ TK 811: Chênh lệch khi giá thanh toán giá lúc ghi nhận nợ. 1.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng: 1.3.1. Nguyên tắc kế toán tiền gửi ngân hàng: - Căn cứ để hạch toán trên TK 112- Tiền gửi ngân hàng là các giấy báo có, giấy báo nợ hoặc bảng sao kê của ngân hàng đính kèm theo các chứng từ gốc: Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi Khi nhận được của ngân hàng chuyển đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. - Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, số liệu với chứng từ gốc và số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì số liệu kế toán ghi sổ theo số liệu của ngân hàng theo giấy báo nợ, báo có hoặc bảng sao kê. + Nếu số liệu của sổ kế toán > số liệu của ngân hàng: Ghi có TK 138 (1388)- Phải thu khác. + Nếu số liệu của sổ kế toán < số liệu trên của ngân hàng: Ghi có TK 338- Phải trả, phải nộp khác. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 16
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Sang tháng sau tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác minh nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ. - Ở những doanh nghiệp có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc, không thuộc tổ chức kế toán, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi. - Nếu doanh nghiệp mở TK ở nhiều ngân hàng thì phải hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng ngân hàng để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. - Trường hợp gửi tiền vào ngân hàng bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hay tỷ giá bình quân liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh. Nếu mua ngoại tệ gửi vào ngân hàng thì phản ánh theo tỷ giá thực tế phải trả. - TGNH của doanh nghiệp nếu dùng để ký cược, ký quỹ mở L/C nhập khẩu có nghĩa là doanh nghiệp không được phép chi khoản tiền gửi này cho mục đích khác thì kế toán phải chuyển từ quỹ sang khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn (TK 144) hay dài hạn (TK 244). - Trường hợp rút TGNH bằng ngoại tệ thì được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá phản ánh trên sổ kế toán TK 112 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, LIFI, FIFO, thực tế đích danh. - Trong quá trình sản xuất kinh doanh (bao gồm cả hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp). Trường có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ, nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch này hạch toán vào bên Có TK 515 nếu lãi tỷ giá, hoặc bên Nợ TK 635 nếu lỗ tỷ giá. - Các nghiệp vụ phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản (giai đoạn trước hoạt động) nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch này được hạch toán vào TK 413. - Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 17
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 1.3.2. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 112- Tiền gửi ngân hàng có kết cấu và nội dung phản ánh: Bên nợ: - Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý gửi vào ngân hàng. - Chênh lệch tỷ giá hối đoái tăng do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ (Đối với tiền gửi ngoại tệ). Bên có: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý rút ra từ ngân hàng. - Chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (Đối với tiền gửi ngoại tệ). Số dư bên nợ: Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý hiện còn gửi ở ngân hàng. 1.3.3. Nguyên tắc kế toán tiền gửi Việt Nam: 1.3.3.1. Tài khoản sử dụng: TK 1121- Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng đồng Việt Nam. 1.3.3.2. Phương pháp kế toán tiền gửi Việt Nam: Được thể hiện qua sơ đồ 1.3 1.3.4. Nguyên tắc kế toán tiền gửi ngoại tệ: 1.3.4.1. Nguyên tắc kế toán tiền gửi ngoại tệ: Nguyên tắc kế toán tiền gửi ngoại tệ tương tự như nguyên tắc kế toán ngoại tệ tại quỹ tiền mặt. 1.3.4.2. Tài khoản sử dụng: TK 1122- Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra đồng Việt Nam. 1.3.4.3. Phương pháp kế toán tiền gửi ngoại tệ: Được thể hiện qua sơ đồ 1.4 Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 18
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Sơ đồ 1.3. Kế toán tiền gửi Ngân hàng (VNĐ) 111 112 (1121) 111 Gửi Ngân hàng Rút tiền gửi Ngân hàng vào Ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 131, 136, 138 141, 144, 244 Thu hồi các Chi tạm ứng, ký cược, khoản nợ phải thu ký quỹ bằng tiền gửi NH 141, 144, 244 121, 128, 221 Thu hồi các khoản ký cược, Đầu tư ngắn hạn, ký quỹ bằng tiền gửi NH dài hạn bằng tiền gửi NH 121, 128, 221 152, 153, 156 Thu hồi Mua vật tư, hàng hóa, cc, các khoản đầu tư TSCĐ bằng TGNH 311, 341 133 Vay ngắn hạn, Thuế GTGT được KT vay dài hạn 411, 441 627, 641, 642 Nhận vốn góp, vốn cấp Chi phí phát sinh bằng tiền gửi NH bằng tiền gửi NH 511, 512, 515, 711 311, 315, 331 Doanh thu HĐSXKD và HĐ Thanh toán nợ bằng khác bằng tiền gửi NH tiền gửi Ngân hàng 3331 Thuế GTGT phải nộp Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 19
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Sơ đồ 1.4 Kế toán tiền gửi ngân hàng ngoại tệ 131, 136, 138 112 (1122) 331, 336, 338 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ ghi sổ hoặc bình quân của ngoại tệ khi nhận nợ khi nhận nợ liên Ngân hàng xuất dùng 515 635 515 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ 511, 515, 711 152, 153, 156, 133 Doanh thu, TN tài chính, thu Mua vật tư, hàng hóa, công nhập khác bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ (Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế tại thời điểm PS nghiệp vụ) của ngoại tệ tại thời điểm xuất dùng PS nghiệp vụ 515 635 Lãi Lỗ 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm giá lại số dư ngoại tệ cuối năm Tất cả các nghiệp vụ trên đều phải đồng thời ghi đơn TK 007 - Ngoại tệ các loại. 007 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ - Doanh thu, TN tài chính, - Mua vật tư, hàng hóa, công TN khác bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 20
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 1.4. Tiền dang chuyển: 1.4.1. Nguyên tắc kế toán tiền đang chuyển: Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có hay bản sao kê của ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ, phát sinh trong các trường hợp sau: - Doanh nghiệp nộp tiền mặt hay séc vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng. - Chuyển tiền qua bưu điện trả cho đơn vị khác nhưng ngân hàng chưa nhận được tiền. - Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc. 1.4.2. Tài khoản sử dụng: TK 111- Tiền đang chuyển Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 113: Bên nợ - Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, séc đã nộp vào ngân hàng hoặc đã chuyển bưu điện để chuyển vào ngân hàng. - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ. Bên có - Số kết chuyển vào TK 112- tiền gửi hoặc các tài khoản có liên quan - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ. Số dư bên Nợ Các khoản tiền còn đang chuyển. Tài khoản 113 có 2 tài khoản cấp 2: - TK 1131 “Tiền Việt Nam”: Phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển - TK 1132 “Tiền ngoại tệ”: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 21
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 1.4.3. Phương pháp kế toán tiền đang chuyển: Được thể hiện qua sơ đồ sau: 111 113 112 Xuất tiền mặt gửi vào NH Nhận được giấy báo Có chưa nhận được giấy báo Có của NH về số tiền đã gửi 131, 138 331, 333, 338 Thu nợ nộp thẳng vào NH nhưng Nhận được giấy báo Có chưa nhận được giấy báo Có của NH về số tiền đã trả nợ 511, 512, 515, 711 Thu tiền bán hàng nộp vào NH chưa nhận được GBC 3331 Thuế GTGT phải nộp 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm giá lại số dư ngoại tệ cuối năm Sơ đồ 1.5. Kế toán tiền đang chuyển. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 22
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 1.5. Các hình thức ghi sổ kế toán vốn bằng tiền: 1.5.1. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức chứng từ ghi sổ: - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi hoặc bảng kê thu chi tiền kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ cái tài khoản 111, 112, 113. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của TK 111, 112, 113 trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng Cân đối số phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kê toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. PT, PC, UNT, UNC Sổ quỹ TM Bảng kê thu, chi tiền Sổ, thẻ kế mặt, tiền gửi toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký Bảng tổng Sổ cái TK chứng từ ghi hợp chi tiết sổ 111, 112, 113 Bảng cân đối số PS Ghi chú: Ghi hàng ngày: BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức chứng từ ghi sổ Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 23
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 1.5.2. Hình thức kế toán nhật ký chung: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ: Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để vào Sổ Cái TK 111, 112, 113 phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái TK 111, 112, 113, lập Bảng cân đối phát sinh. - Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái TK 111, 112, 113 và Bảng Tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Sổ nhật ký Sổ, thẻ kế toán chi đặc biệt Sổ nhật ký tiết chung Sổ cái TK 111, 112, 113 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 1.7 Trình tự kế toán vốn bằng tiền theo hình thức nhật ký chung Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 24
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 1.5.3. Hình thức sổ kế toán Nhật ký- sổ cái: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức nhật ký sổ cái được thể hiện qua sơ đồ 1.8 dưới đây. - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc: Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc: Bảng kê thu, chi tiền, kế toán ghi vào Nhật ký sổ cái, sau đó vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa Nhật ký- Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê thu, Sổ quỹ chi tiền mặt, tiền gửi Bảng NHẬT KÝ- SỔ CÁI tổng hợp chi tiết TK 111, 112, 113 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức nhật ký- sổ cái Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 25
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 1.5.4. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ thể hiện qua sơ đồ 1.9 dưới đây. - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc: Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. - Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái TK 111, 112, 113. - Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi và các bảng phân bổ Nhật ký chứng Thẻ, sổ kế Bảng kê số 1, từ số 1, 2, toán chi bảng kê số 2 tiết Sổ cái TK Bảng tổng 111, 112, 113 hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.9 Trình tự kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chứng từ Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 26
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 1.5.5. Hình thức kế toán máy: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện theo sơ đồ 1.10 sau: - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc: Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại: Bảng kê thu, chi tiền mặt, tiền gửi đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. - Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, kế toán thực hiện khoá sổ và lập báo cáo tài chính. - Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Phiếu thu, PHẦN phiếu chi, uỷ MỀM KẾ Sổ kế toán nhiệm thu, uỷ TOÁN - Sổ tổng nhiệm chi hợp - Sổ chi tiết MÁY VI TÍNH Bảng kê thu, BÁO CÁO chi tiền mặt, TÀI tiền gửi CHÍNH Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 1.10: Trình tự kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán máy. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 27
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HÙNG THẮNG 2.1: Tổng quan về công ty TNHH Hùng Thắng. 2.1.1: Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Hùng Thắng . Công ty TNHH Hùng Thắng là Công ty được thành lập ngày 12 tháng 01 năm 2004 và Đăng ký thay đổi lần thứ ba theo Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh Công ty Trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên số 0200575862 của Phòng Đăng ký Kinh Doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hải Phòng. Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH HÙNG THẮNG Tên tiếng anh: Hung Thang Limited Company Trụ sở giao dịch: Số 57 - Lê Thánh Tông - Ngô Quyền - Hải Phòng. Điện thoại : 0313. 752367 Fax: 0313. 752367 Vốn điều lệ: 2.500.000.000 Công ty TNHH Hùng Thắng là doanh nghiệp tư nhân hoạt động theo luật Doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, được mở tài khoản tại Ngân hàng Công thương và có con dấu riêng để giao dịch. Công ty còn được quyền mở rộng sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật hiện hành. Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty: - Xây dựng công trình dân dụng - Bán buôn sắt thép - Đại lý mua bán hàng hoá - Vận tải hành khách đường thuỷ, nội địa - Vận tải hàng hoá bằng đường bộ Công ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn phục vụ sản xuất, kinh doanh có hiệu quả cao, tạo công ăn việc làm cho người lao động, tăng lợi nhuận và không ngừng đóng góp cho ngân sách nhà nước theo luật định, phát triển công ty ngày càng vững mạnh trên các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 28
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Trong những năm tới, phương hướng phát triển của công ty là đổi mới, bố trí lại máy móc thiết bị cho phù hợp với sản xuất. Công ty đang tiến hành mở rộng quy mô sản xuất, thu nhận thêm nhiều công nhân nữa tạo điều kiện giúp họ có công ăn việc làm để tự nuôi sống bản thân cũng như gia đình. 2.1.2: Những khó khăn, thuận lợi và thành tích đạt được của công ty trong quá trình hoạt động  Những khó khăn của Doanh nghiệp Nền kinh tế hội nhập tạo ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp tuy vậy cũng tạo ra không ít các thách thức, vì vậy doanh nghiệp phải phấn đấu để theo kịp với xu thế của thời đại cũng như tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Vì mới được thành lập nên công ty sẽ gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý cũng như trong hoạt động kinh doanh vì chưa có nhiều kinh nghiệm cũng như những mối quan hệ làm ăn lâu dài. Trên thị trường đã có nhiều doanh nghiệp có tên tuổi trong ngành nên doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh. Do biến động giá cả trên thị trường nên doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả chưa cao, trong năm chưa nắm bắt được thị trường, thu hút khách hàng còn hạn chế. Để khắc phục những khó khăn đó công ty phải không ngừng tăng cường nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên để từ đó tạo ra đội ngũ nhân viên vừa nhiệt huyết vừa có chuyên môn. Bên cạnh đó công ty cũng không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ để thu hút bạn hàng cũng như tạo được thương hiệu trên thị trường.  Những thuận lợi trong nền kinh tế thị trường Với nền kinh tế hội nhập, cơ chế mở cửa thông thoáng, nền hành chính được cải cách tạo nhiều cơ hội phát triển cho các doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH Hùng Thắng nói riêng. Với lĩnh vực vận tải hành khách đường thuỷ, nội địa công ty có rất nhiều thuận lợi vì nằm trên địa bàn Hải Phòng- một trong những cảng biển lớn nhất của Việt Nam. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 29
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Hơn nữa, công ty đang dần nắm bắt được những công nghệ kĩ thuật tiên tiến để ngày càng nâng cao chất lượng hàng hoá dịch vụ của mình. Một yếu tố không thể thiếu giúp công ty phát triển đó là sự nhiệt tình, sự phấn đấu nỗ lực không mệt mỏi và đầy trách nhiệm của đội ngũ nhân viên trong công ty.  Thành tích cơ bản doanh nghiệp đạt được Là một doanh nghiệp mới thành lập nhưng công ty TNHH Hùng Thắng đang có những bước phát triển mạnh mẽ, công ty luôn ổn định nguồn hàng trên thị trường, cơ sở vật chất, bến bãi được nâng cấp, đầu tư mới đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật và an toàn lao động. Công ty luôn làm tròn nghĩa vụ đóng góp ngân sách Nhà nước và quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của người lao động. Có thể đánh giá tình hình phát triển của công ty qua một số chỉ tiêu cơ bản sau : Bảng số 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 2 năm (2008 - 2009) Năm 2009 Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 so với năm 2008 Chênh lệch % Doanh thu 25.595.434.332 27.212.166.196 1.616.731.864 6,32 Giá vốn 25.119.817.368 26.695.664.927 1.575.847.559 6,27 LN sau thuế 8.577.848 10.366.009 1.788.161 20,85 (Nguồn : Phòng kế toán) Qua bảng số liệu trên ta thấy doanh thu của công ty tăng từ 25.595.434.332 đồng lên 27.212.166.196 đồng tức là tăng 1.616.731.864 đồng tương ứng với 6,32 %. Giá vốn từ 25.119.817.368 đồng tăng lên 26.695.664.927 đồng tức là tăng 1.575.847.559 đồng tương ứng với 6,27%. Lợi nhuận tăng từ 8.577.848 đồng lên 10.366.009 đồng tức là tăng 1.788.161 đồng tương ứng với 20,85 %. Các chỉ tiêu khác của Công ty cũng có xu hướng biến động tích cực. Như vậy có thể khẳng định rằng mặc dù đứng trước thử thách của nền kinh tế thị trường, ngoài những chức năng nhiệm vụ của mình công ty còn tổ chức kinh doanh và đã nhanh chóng tiếp cận cơ chế quản lý kinh tế mới để vươn lên đạt được những thành tích đáng kể. Điều đó khẳng định được xu thế phát triển vững chắc Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 30
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền của doanh nghiệp. Tất nhiên duy trì củng cố và phát triển được thế mạnh đó phần nhiều vẫn còn đang chờ đợi ở phía trước, đòi hỏi ban lãnh đạo doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới tư duy để giúp doanh nghiệp phù hợp với những yêu cầu, những nguyên tắc khắt khe của nền kinh tế thị trường - Phòng kĩ thuật và an toàn lao động: Có nhiệm vụ tham mưu, quản lý về kĩ thuật của các dự án, các hợp đồng. Ngoài ra còn chịu trách nhiệm về kĩ thuật an toàn lao động. - Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ các tài sản của công ty 2.1.4: Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty.  Tổ chức bộ máy của công ty. Cơ cấu tổ chức có vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Một cơ cấu tổ chức hợp lý khoa học và gọn nhẹ, phân công cụ thể quyền hành và trách nhiệm rõ ràng sẽ tạo nên một môi trường làm việc thuận lợi cho mỗi cá nhân nói riêng và các bộ phận nói chung. Hiện nay cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Hùng Thắng được xây dựng và tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Giám đốc trực tiếp điều tiết quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các bộ phận chức năng có nhiệm vụ tư vấn, giúp việc cho các Giám đốc trong quá trình ra các quyết định kinh doanh. Sơ đồ 01: Bộ máy quản lý của công ty TNHH Hùng Thắng Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Kế Phòng kỹ Phòng Bảo Toán thuật và Vệ ATLĐ Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 31
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền - Giám đốc: Là người trực tiếp điều hành mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh và các công tác khác theo đúng đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước, có nhiệm vụ điều hành doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, giữ và bảo toàn vốn, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, cấp trên về kết quả kinh doanh của Công ty. - Phó giám đốc: Là người giúp việc cho giám đốc, thay mặt giám đốc giải quyết các công việc khi giám đốc đi vắng, trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc các hoạt động liên quan đến lĩnh vực mà mình phụ trách. - Phòng kế toán: Có chức năng nhiệm vụ phản ánh với giám đốc tất cả các hoạt động của đơn vị gồm các tài sản, vật tư hàng hoá, tiền vốn. Báo cáo quyết toán tài chính qúy, năm trình giám đốc phê duyệt và báo cáo các cơ quan chức năng có liên quan. Thực hiện chi trả các khoản lương và các chính sách khác đến tay người lao động. Tìm các biện pháp đáp ứng vốn kịp thời, đề xuất các biện pháp quản lý hợp lý và giúp Ban lãnh đạo Công ty có được những quyết định chính xác trong hoạt động kinh doanh. - Phòng kĩ thuật và an toàn lao động: Có nhiệm vụ tham mưu, quản lý về kĩ thuật của các dự án, các hợp đồng. Ngoài ra còn chịu trách nhiệm về kĩ thuật an toàn lao động. - Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ các tài sản của công ty.  Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 02: Bộ máy tổ chức kế toán tại công ty TNHH Hùng Thắng Kế toán trưởng Kế toán bán hàng Kế toán thanh toán và quản lý kho kiêm thủ quỹ Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 32
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc tổ chức thực hiện công tác kế toán trong công ty, chỉ đạo chung về hoạt động của bộ máy kế toán, tổng hợp quyết toán toàn công ty, lập các báo cáo tài chính. - Kế toán bán hàng và quản lý kho: Phụ trách mảng cung tiêu hàng hoá của công ty, hàng ngày tập hợp chứng từ, xử lý chứng từ đồng thời chịu trách nhiệm quản lý hàng hoá nhập- xuất- tồn kho. - Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ: Ngoài công việc thủ quỹ còn phải chịu trách nhiệm về việc theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với khách hàng và các nhà cung cấp, nội bộ Công ty, tiền vay của Công ty tại ngân hàng, đồng thời quản lý, lưu trữ, tập hợp các chứng từ liên quan tới việc thanh toán để ghi sổ chi tiết thanh toán, tiền vay, đồng thời căn cứ vào giá trị phải thu theo kế hoạch, chủ động lập kế hoạch thu hồi vốn, đối chiếu công nợ với các bên.  Hình thức tổ chức công tác kế toán của công ty Dựa vào tình hình thực tế của công ty, bộ máy cán bộ kế toán, để tiến hành công việc kế toán trong công ty đã chọn hình thức chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tách rời việc ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian và hệ thống hoá các nghiệp vụ theo tài khoản. Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị. Sổ sách trong hình thức này bao gồm: - Chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán kiểu tờ rời dùng để hệ thống hoá chứng từ ban đầu theo các nghiệp vụ kinh tế. Thực chất là định khoản nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ gốc để tạo điều kiện cho việc ghi sổ cái. - Sổ cái: Là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên trang sổ cái. Căn cứ duy nhất để ghi vào sổ cái là các chứng từ ghi sổ. - Bảng cân đối số phát sinh: Dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài khoản đã sử dụng nhằm mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng như cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý. Công ty áp dụng kỳ kế toán năm là 12 tháng tính từ 01/ 01 đến hết ngày 31/12 năm Dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ. Kiểm kê hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 33
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Sơ đồ 03: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ kế toán chi Bảng tổng hợp tiết chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú : Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Chứng từ gốc bao gồm: Các phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 34
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền  Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo TK kế toán được quy định trong chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên bảng tổng hợp chi tiết hoặc các sổ thẻ kế toán chi tiết và dùng để lập Bảng cân đối số phát sinh và BCTC.  Bảng cân đối số phát sinh phản ánh tổng quát tình hình tăng giảm và hiện có của tài sản và nguồn vốn của đơn vị trong kỳ báo cáo và từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. Số liệu trên bảng cân đối số phát sinh là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp, đồng thời đối chiếu và kiểm soát số liệu ghi trên BCTC. Trình tự hạch toán theo hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ: - Căn cứ vào chứng từ gốc, sau khi đã kiểm tra, lập chứng từ ghi sổ. Riêng chứng từ tiền mặt ghi sổ quỹ xong phải kèm theo Báo cáo quỹ, căn cứ vào báo cáo quỹ để lập chứng từ ghi sổ. - Các nghiệp cần hạch toán chi tiết phải đồng thời căn cứ vào các chứng từ gốc để ghi vào sổ chi tiết. - Cuối tháng căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào các TK có liên quan trong sổ cái. - Cuối tháng, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các TK, căn cứ vào sổ chi tiết lập bảng tổng hợp các chi tiết. - Đối chiếu số liệu giữa số cộng Bảng cân đối số phát sinh các TK với số cộng số tiền ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đối chiếu số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết với số liệu TK có liên quan ở sổ cái. - Căn cứ vào Bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo kế toán. 2.2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Hùng Thắng. Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển với tính linh hoạt cao nhất. – Vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của Doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí . Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 35
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Đối với tiền gửi ngân hàng thì có khả năng hạn chế rủi ro trong gửi tiền giải phóng phương thức thanh toán. Tiền tại quỹ của công ty TNHH Hùng Thắng bao gồm tiền Việt Nam. Mọi nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt và việc bảo quản tiền mặt tại quỹ do thủ quỹ của doanh nghiệp thực hiện. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền tại quỹ gồm phiếu thu, phiếu chi. 2.2.1: Kế toán Tiền mặt. - Hàng ngày kế toán theo dõi tiền mặt căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến Tiền mặt để hạch toán các nghiệp vụ thu Tiền mặt phát sinh trong ngày kế toán ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK: Các TK có liên quan - Phiếu thu: Để viết phiếu thu kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ để viết và trước khi viết phiếu thu kế toán phải ghi sổ theo dõi quỹ TK 111. Cách viết phiếu thu do kế toán tiền mặt lập thành 2 liên, ghi đầy đủ nội dung trong phiếu thu và chữ ký, sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhập đủ số tiền thủ quỹ ghi số thực tế nhập quỹ vào phiếu thu trước khi ký tên. VD: Ngày 5 tháng 9 thu tiền hàng CTY KK&TMHP số tiền là 400.000.000 đồng. Nghiệp vụ này được phản ánh vào phiếu thu như sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 36
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.1: Phiếu Thu. Đơn vị: Cty TNHH Hùng Thắng Mẫu sổ: 01- TT Địa chỉ:57 Lê Thánh Tông-NQ-HP (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Phiếu thu Ngày 5 tháng 9 năm 2009 Số: 122 Nợ: 111 Có: 131 Họ và tên người nộp tiền: CTY KK& TM HP . Địa chỉ: Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng . Số tiền: 400.000.000 (viết bằng chữ): Bốn trăm triệu đồng chẵn K èm theo 01 .chứng từ gốc Đã nhận đủ tiền (viết bằng chữ) Ngày 5 tháng9 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp tiền (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) VD: Ngày 20 tháng 9 công ty rút TGNH nhập quỹ Tiền mặt số tiền 700.000.000 đồng. Nghiệp vụ này được phản ánh vào phiếu thu như sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 37
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu Số 2.2: Phiếu thu. Đơn vị: Cty TNHH Hùng Thắng Mẫu sổ: 01- TT Địa chỉ: 57 Lê Thánh Tông - NQ - HP (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Phiếu thu Ngày 20 tháng 9 năm 2009 S ố: 124 Nợ: 111 Có: 112 Họ và tên người nộp tiền: Phạm Đức Cương Địa chỉ: Lý do nộp: thu tiền rút từ ngân hàng về Số tiền : 700.000.000 (viết bằng chữ): Bảy trăm triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 .chứng từ gốc Đã nhận đủ tiền (viết bằng chữ) Ngày 20 tháng 9 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp tiền (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 38
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 2.2.2: Kế toán chi Tiền mặt. - Hàng ngày kế toán theo dõi Tiền mặt căn cứ vào các chứng từ có liên quan về chi Tiền mặt để hạch toán các nghiệp vụ chi Tiền mặt phát sinh trong ngày, Kế toán ghi: Nợ TK: Các TK có liên quan Có TK 111: Tiền mặt + Phiếu chi: Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng giảm số tiền trong quỹ của công ty để viết phiếu chi mua hàng, Kế toán căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ của công ty để viết phiếu chi. VD: Ngày 20 tháng 9 thanh toán tiền mua HĐGTGT, nghiệp vụ này phản ánh vào phiếu chi như sau: Mẫu biểu Số 2.3: Phiếu chi. Đơn vị: CTTNHH Hùng Thắng Mẫu số 02-TT Địa chỉ: 57- Lê Thánh Tông Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Số 244: Phiếu chi Nợ TK 641: Ngày 20 tháng 9 năm 2009 Có TK 111: Họ và tên người nhận tiền: Hoàng thi Dung . Địa chỉ: Lí do chi: Thanh toán tiền mua HĐGTGT Số tiền : 15.200. Viết bằng chữ: mười lăm nghìn hai trăm đồng chẵn. Kèm theo chứng từ gốc. Ngày 20 tháng 9 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Ngưòi lập phiếu Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 39
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.4: Hoá đơn GTGT. Hoá đơn Mẫu số 01 GTKT-3LL Giá trị gia tăng HG/2009B 0014723 Liên2: Giao cho khách hàng Ngày 20 tháng9 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Chi cục thuế Quận Ngô Quyền Địa chỉ: 12 Phạm Minh Đức-HP Số tài khoản : Điện thoại MST: 0200351213-002 Họ tên người mua hàng: CTY TNHH Hùng Thắng Tên đơn vị : Địa chỉ: 57 Lê Thánh Tông-HP Số tài khoản: Hình thức thanh toán: MS: 0200575862 Tên hàng hoá, Đơn vị STT Số lượng Đơn giá Thành tiền Dịch vụ tính A B C 1 2 3=1x2 Thanh toán mua 714 15.200 HĐ/09 Cộng tiền hàng 15.200 Số tiền viết bằng: Mười lăm nghìn hai trăm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 40
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Từ hoá đơn bán hàng, kế toán sẽ lập 3 liên phiếu thu, 1 liên lưu, 2 liên còn lại giao cho thủ quỹ, sau khi thủ quỹ thu tiền xong rồi giao 1 liên cho người nộp tiền, 1 liên để ghi sổ kế toán. VD: Ngày 1 tháng 9 nộp tiền vào TK số tiền là: 5.000.000 đồng. Mẫu biểu số 2.5: Phiếu chi. Đơn vị: CTTNHH Hùng Thắng Mẫu số 02-TT Địa chỉ: 57- Lê Thánh Tông Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Số 233: PHIẾU CHI Nợ TK 112: Ngày 1tháng 9 năm 2009 Có TK 111: Họ và tên: Phạm Đức Cương Địa chỉ: Lý do chi: Nộp tiền vào TK Số tiền: 5.000.000 đồng. (Viết bằng chữ) : Năm triệu đồng chẵn Kèm theo: .chứng từ gốc. Ngày 1 tháng 9 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Ngưòi lập phiếu Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 41
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền VD: Ngày 6 tháng 9 trả tiền hàng cho công ty KK Mai Thủy số tiền là 98.280.000 đồng, nghiệp vụ này phản ánh như sau: Mẫu biểu số 2.6: Phiếu chi. Đơn vị: CTTNHH Hùng Thắng Mẫu số 02-TT Địa chỉ: 57- Lê Thánh Tông Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Số 235: PHIẾU CHI Nợ TK 331: Ngày 6 tháng 9 năm 2009 Có TK 111: Họ và tên: CTY KK Mai Thủy . Địa chỉ: . Lí do chi: Thanh toán tiền hàng Số tiền: 98.280.000 đồng. Viết bằng chữ: Chín tám triệu hai trăm tám mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo .chứng từ gốc. Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Ngưòi lập phiếu Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 42
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.7: Hoá đơn GTGT. Hoá đơn Mẫu số 01 GTKT-3LL Giá trị gia tăng HG/2009B 0014715 Liên2: Giao cho khách hàng Ngày 6 tháng9 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Chi cục thuế Quận Ngô Quyền Địa chỉ: 12 Phạm Minh Đức-HP Số tài khoản: Điện thoại MST: 0200351213-002 Họ tên người mua hàng: CTY TNHH Hùng Thắng Tên đơn vị : Địa chỉ: 57 Lê Thánh Tông-HP Số tài khoản: Hình thức thanh toán: MS: 0200575862 Tên hàng hoá, Đơn vị STT Số lượng Đơn giá Thành tiền Dịch vụ tính A B C 1 2 3=1x2 Thép tấm Kg 3250 28.800 93. 600.000 Cộng tiền hàng: 93.600.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 4.680.000 Tổng tiền thanh toán: 98.280.000 Số tiền viết bằng: Chín tám triệu hai trăm tám mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 43
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Công ty TNHH Hùng Thắng Mẫu số S07-DN Số 57 Lê Thánh Tông - NQ – HP (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Sổ quỹ tiền mặt ( từ ngày1/9 đến ngày 30/9) Ngày Số phiếu Số tiền Ghi Diễn giải tháng Thu Chi Thu Chi Tồn chú số dư 20.470.147 1/9 233 Nộp tiền vàoTK 5.000.000 15.470.147 5/9 122 CTYKK&TM HP 400.000.000 415.470.147 234 TTTH Cáp 55.000 415.415.147 6/9 235 CTY KK Mai thuy 98.280.000 317.135.147 236 CTY TNHH X/L & 66.643.403 250.491.744 VLCN 10/9 123 CTY X/L Hạ Long 5.600.000 256.091.744 237 TT tiền điện Sh 136.620 255.955.124 15/9 238 TT phí VP 50.000 255.905.124 239 TT xăng xe 440.000 255.465.124 16/9 240 Nộp tiền vào TK 110.000.000 145.465.124 19/9 241 Nôp TTNDN Q3/09 3.920.000 141.545.124 20/9 124 Rút TGNH về quỹ 700.000.000 841.545.124 125 CTY CP S/X &TM 1.642.499 843.187.623 V.thịnh 126 X/N DVS/c thuỷ 7.519.798 850.707.421 242 CTY TNHH X/L 58.604.574 792.102.847 &VLCN 243 TT tiền ĐT 358.373 791.744.474 244 TT mua hoá đơn 15.200 791.729.274 245 CN KK Đông Anh 500.000.000 291.729.274 21/9 127 CTY TNHH VT 1.085.599 292.814.873 VÍNÀLO 128 Rút TG về quỹ 150.000.000 442.814.873 Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 44
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Ngày Số phiếu Số tiền Ghi Diễn giải tháng Thu Chi Thu Chi Tồn chú 22/9 129 CTY TNHHTM Hà Đô 686.153.014 1.128.967.887 246 CTY TNHH X/L & VL 37.040.804 1.091.927.083 CN 23/9 247 CTY CP Thép&VT 97.531.801 994.395.282 HP 248 CTY CPĐT & 11.304.004 983.091.278 PTKKHP 24/9 249 Mua BH ôtô 4.350.000 978.741.278 25/9 130 DNTN KK Hùng Khoa 8.421.799 987.163.077 26/9 131 Rút TGNH về quỹ 100.000.000 1.087.163.077 250 CTy CPĐT & 69.519.565 1.017.643.512 PTKKHP 29/9 132 CTY TNHH Thiên 7.181.998 1.024.825.510 Trường 251 CTY TNHH TM Phú 655.857.877 368.967.633 Nam 30/9 252 CTY TNHH Phú Nam 150.000.000 218.967.633 253 Chi lương & thưởng 14.900.000 204.067.633 T9/09 133 CTY CK TM HP 100.000.000 304.067.633 134 CTY Hoàng Vũ 300.000.000 604.067.633 135 CTY TNHH Tuấn Lâm 200.000.000 804.067.633 136 DN TM T.An 274.000.000 1.076.067.633 137 CTY K/S C.Trình 126.000.000 1204.489.633 254 Trả lai CTY N. Luật 1.200.000.000 4.067.633 Cộng 3.067.604.707 3.084.007.221 4.067.633 Mẫu biểu số 2.8: Sổ quỹ Tiền Mặt Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 45
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.9: Trích chứng từ ghi sổ Công ty TNHH Hùng Thắng Mẫu sổ S02a-DN Sè 57 Lê Thánh Tông - NQ – HP (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Chứng từ ghi sổ (TK111) Số: 0109 Ngày 30 tháng9 năm2009 ĐVT: đồng Số hiệu TKĐƯ Ghi Trích yếu Số tiền Nợ Có Chú Tổng hợp thu tiền mặt Thu tiền hàng CTY KK&TMHP 111 131 400.000.000 Rút TGNH về quỹ 111 112 700.000.000 Thu của CTY X/L Hạ Long 111 131 5.600.000 Rút TGNH về quỹ 111 112 50.000.000 Rút TGNH về quỹ 111 112 100.000.000 . Cộng 3.067.604.707 Kèm theo 08 chứng từ gốc Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 46
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.10: Trích Chứng từ ghi sổ Công ty TNHH Hùng Thắng Mẫu số S02a-DN Số 57 Lê Thánh Tông - NQ – HP (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Chứng từ ghi sổ (TK 111) Số: 0209 Ngày 30 tháng9 năm2009 ĐVT: đồng Số hiệu TKĐƯ Ghi Trích yếu Số tiền Nợ Có Chú Tổng hợp chi tiền mặt TT phí VP 641 111 50.000 Nộp tiền vào TK 112 111 5.000.000 Thanh toán mua HĐGTGT 641 111 15.200 Trả tiền cho cty TNHH Phú Nam 331 111 150.000.000 Nộp tiền vào TK 112 111 110.000.000 . Cộng 3.084.007.221 Kèm theo 08 .chứng từ gốc Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 47
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.11: Sổ cái TK 111. Sổ cái TK 111 Năm 2009 Trang: Tên tài khoản: Tiền mặt (Trích sổ cái TK111 tháng9năm 2009 ) Số hiệu: TK 111 ĐVT: đồng Ngày Chứng từ ghi sổ Số hiệu Số tiền tháng Diễn giải TK đối Số Ngày ghi sổ ứng Nợ Có hiệu tháng Số dư đầu quý 20.470.147 30/9 0109 30/9 Tổng hợp thu 131 400.000.000 TM 112 700.000.000 131 5.600.000 112 50.000.000 112 100.000.000 . . 30/9 0209 30/9 Tổng hợp chi 641 50.000 TM 112 110.000.000 112 5.000.000 641 15.200 331 98.280.000 Cộng ps 3.067.604.707 3.084.007.221 Dư cuối tháng 9 4.067.663 Người lập Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 48
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.12: Sổ cái TK 112. Sổ cái TK 112 Năm 2009 Trang: Tên tài khoản: Tiền mặt (Trích sổ cái TK112 tháng9năm 2009 ) Số hiệu: TK 111 ĐVT: đồng Chứng từ ghi Ngày Số hiệu sổ Số tiền tháng Diễn giải TK đối Số Ngày ghi sổ ứng Nợ Có hiệu tháng Số dư đầu quý 20.470.147 30/9 0109 30/9 Nộp tiền vào TK 111 5.000.000 30/9 1109 30/9 Lãi TGNH 515 28.079 30/9 0209 30/9 Nộp tiền vào TK 111 110.000.000 . . . . 30/9 02/9 30/9 Rút TGNH về quỹ 111 700.000.000 30/9 0309 30/9 Trả nợ vay NH 311 500.000.000 30/9 0109 30/9 Rút TGNH về quỹ 111 50.000.000 30/9 0109 30/9 Rút TGNH về quỹ 111 100.000.000 . Cộng PS 2.565.028.079 2.558.145.525 Số dư cuối kỳ 9.342.907 Người lập Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 49
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.13: Sổ cái TK 131. Sổ cái TK 131 Năm 2009 Trang: Tên tài khoản: Phải thu của khách hàng (Trích sổ cái TK131 tháng9năm 2009 ) Số hiệu: TK 131 ĐVT: đồng Chứng từ ghi Ngày Số hiệu sổ Số tiền tháng Diễn giải TK đối Số Ngày ghi sổ ứng Nợ Có hiệu tháng Số dư đầu quý 5.906.625.560 30/9 0609 30/9 Doanh thu bán hang 511 1.318.162.620 30/9 0609 30/9 Thuế GTGT đầu ra 3331 65.908.126 30/9 0409 30/9 CTYCPDT&KD 112 400.000.000 Thep NL 30/9 0109 30/9 Khách trả bằng TM 111 400.000.000 30/9 0109 30/9 Khách trả bằng TM 111 5.600.000 . . . . Cộng PS 2.584.070.746 3.467.604.707 Dư cuối kỳ 5.023.091.599 Người lập Kế toán trưởng (ký,họ tên) (ký,họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 50
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.14: Sổ cái TK 331. Sổ cái TK 331 Năm 2009 Trang: Tên tài khoản: Phải trả người bán (Trích sổ cái TK 331 tháng 9 năm 2009) Số hiệu: TK 331 ĐVT: đồng Ngày Chứng từ Số hiệu Số tiền tháng Diễn giải TK đối Số Ngày ghi sổ ứng Nợ Có hiệu tháng Số dư đầu quý 3.428.019.182 30/9 0209 30/9 Trả tiền người bán 111 150.000.000 bằng TM 30/9 0709 30/9 Trả tiền người bán 112 1.100.000.000 bằng TGNH 30/9 0409 30/9 Trả tiền CTY TNHH 112 500.000.000 Hà Đô 30/9 0909 30/9 Hàng hoá mua trong kỳ 156 2.054.993.547 . . . Cộng PS 2.844.782.028 2.157.743.224 Dư cuối tháng 9 2.740.980.378 Người lập Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (ký,họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 51
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 2.2.2: Kế toán TGNH tại công ty . Căn cứ vào hạch toán vào TGNH lấy giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm séc chuyển khoản. Mọi khoản ghi chép về TK 112 khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh như gửi và rút tiền ở ngân hàng đều căn cứ vào các chứng từ gốc, giấy báo Nợ, giấy báo Có, séc chuyển khoản của ngân hàng gửi đến, kế toán ngân hàng phải xem xét có sai sót chênh lệch gì không nếu có thì phải đối chiếu giữa kế toán với ngân hàng trong thực tế 1 tháng có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh về TGNH do đó cách lập sổ sách về TGNH rất đơn giản theo 1 trình tự luân chuyển như sau: Giấy báo nợ, giấy báo có, uỷ nhiệm chi, séc, Sổ TGNH Chứng từ ghi sổ Sổ cái BCĐ số phát sinh Báo cáo tài chính - Căn cứ vào các chứng từ gốc: Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, giấy báo Có, chứng từ TGNH đều tiến hành hợp lệ do giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt. * Hình thức được công ty sử dụng: - Uỷ nhiệm chi được chủ TK lập trên mẫu in sẵn ngân hàng chính của mình chi trả cho đơn vị được hưởng. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 52
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền - Đơn vị giao hàng cho đơn vị mua sẽ lập thành 4 liên uỷ nhiệm chi nộp cho ngân hàng, kho bạc nhà nước, TK của mình trả cho bên bán. VD: Xuất quỹ tiền mặt gửi ngân hàng Thương Mại cổ phần Hàng Hải Việt Nam. - Ngày 16/9/2009 kế toán được lệnh xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng thì tiến hành viết Phiếu chi. - Sau đó khi có đủ chữ ký của người có liên quan, người nộp tiền (đại diện cho Công ty TNHH Hùng Thắng) sẽ nhận tiền từ thủ quỹ mang đến ngân hàng Thương Mại cổ phần Hàng Hải Việt Nam. Tại Ngân hàng phát hành Giấy nộp tiền ghi nhận số tiền Công ty đã nộp. Sau khi hoàn thành thủ tục gửi tiền vào Ngân hàng này người nộp tiền sẽ mang Giấy nộp tiền, cùng với phiếu chi đưa cho kế toán. - Kế toán sẽ ghi vào Chứng từ ghi sổ, sau đó tiếp tục ghi Sổ cái TK 111, Sổ cái TK 112 Đơn vị: . Mẫu số: 02-TT Địa chỉ: (Ban Hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU CHI Số: 240 Ngày 16 tháng 9 năm 2009 Nợ: Có: Họ tên người nhận tiền: Nguyễn văn Nam Địa chỉ: Lý do chi: Xuất quỹ tiền mặt gửi Ngân hàng Thương Mại cổ phần Hàng Hải Việt Nam. Số tiền: 110.000.000 (Viết bằng chữ): Một trăm mười triệu đồng chẵn. Kèm theo: 01 Chứng từ gốc Ngày 16 tháng9 năm 2009 Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập phiếu Người nh.tiền (Ký, họ tên, đóng trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) dấu) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một trăm mười triệu đồng chẵn Mẫu biểu số 2.15: Phiếu chi Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 53
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.16: Giấy nộp tiền Ngân Hàng Thương Mại cổ phần Hàng Hải Việt Nam Liên 2/ copy 2 Số/ No Giao người nộp Deposito s copy GIẤY NỘP TIỀN Cash Deposit Slip Ngày/Date:16/9/2009 Tài khoản có/ Credit A/C No: 02001010030342 Tên tài khoản/ Accont name: Công ty TNHH Hùng Thắng Số tiền bằng số Số tiền bằng chữ/ Inword:Một Trăm mười triệu đồng chẵn. (Amount in figures) 110.000.000đ Người nộp tiền/ Deposted by: Hoàng Thị Dung Địa chỉ/ Address: 57 Lê Thánh Tông –NQ-HP Tại ngân hàng/ with bank: Thương Mại cổ phần Hàng Hải Việt Nam Nội dung nộp/ Remarks: Nộp vào tài khoản Người nộp tiền Giao dịch viên Kiểm soát viên Deposito s signature Teller Supervisior VD: Ngày 15/9/2009 Công ty CP ĐT& KD thép NL thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản. Công ty TNHH Hùng Thắng và Công ty CP ĐT& KD Thép NL đều mở TK tại Ngân hàng Thương Mại cổ phần Hàng Hải Việt Nam Công ty nhận Giấy báo Có. - Từ Giấy báo Có kế toán ghi Chứng từ ghi sổ, sau đó ghi Sổ cái TK 112, TK 131. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 54
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.17: Giấy báo Có Số (Seq.No./Ref No.)0090600055338 Giấy Báo Có Ngày (date) 15/9/2009 CREDIT ADVICE Giờ (time) 06:01:09 PM Chi nhánh (Branch name): chi nhanh Hai Phong Mã số thuế (Branch VAT code): 0100233488 Mã số khách hàng : 00071335 Client No. Số tài khoản: 02001010030342 RB A/C No.: Tên tài khoản: Công Ty TNHH Hùng Thắng RBA/C Name: Nội dung: CTYCPDT&KDTHEP NHAN LUAT UNG TRUOC TIEN MUA THEP Narrative/description Tên và địa chỉ người chuyển:CTY CPDT&KD THEP NHAN LUAT Ordering Name and address Số tiền bằng chữ: Số tiền(credit amount in figures&ccy code) VND 400.000.000 Credit amount in words Bốn trăm triệu đồng chẵn Giao dịch viên/NV nghiệp vụ Kiểm soát User ID Override user ID GDVC10376 KSV10432 VD: Ngày 25/9/2009 Công ty thanh toán tiền thuê Công ty TNHH TM Hà Đô. Do là đối tác yêu cầu thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản tại Ngân hàng TM CP Hàng Hải Hải Phòng. Kế toán viết Uỷ nhiệm chi gửi lên Ngân hàng TM CP Hàng Hải Hải Phòng. - Từ Uỷ nhiệm chi kế toán ghi Chứng từ ghi sổ đồng thời vào Sổ cái TK 112, TK 331. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 55
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.18: Uỷ nhiệm chi Ngân hàng TM CP Hàng Hải VN Liên 2:Báo Nợ Khách hàng Chi nhánh HP For customer Maritime Bank- operation centrer Ngày 25 tháng 9 năm 2009 Uỷ nhiệm chi APPLICATION FOR REMITTANCE Số tiền/Amount: 500.000.000 đồng Bằng chữ /in words: (năm trăm triệu đồng chẵn) Nội dung/Remark: Trả tiền mua hàng Người yêu cầu :CTY TNHH Hùng Thắng Người hưởng:Phạm Đức Cương APPLICAT BENEFICIARY SốTK/A/C/No.: 02001010030342 Số TK/A/C/No.: 02001010020781 Tại NH/w.Bank: CP TM Hàng Hải HP Tại NH /w.Bank: CP TM Hàng Hải HP Phần dành cho ngân hàng/for Bank Ngươi yêu cầu ký & đóng dấu/APPLICAT'S use only SIGNATURE(S)& STAMP * MST Khách hàng: 0200575862 Kế toán trưởng Chủ TK Customer's tax code * Tổng số ghi nợ: 50.000.000VND DEBIT AMOUNT * Phí ngân hàng: 0.00VND CHARGE: * Thuế GTGT: 0.00 VND V.A.T * Số tiền chuyển: 500.000.000 VND REMITTANCE AMOUNT Giao dịch viên kiểm soát viên Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 56
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.19: Sổ tiền gửi ngân hàng Công Ty TNHH Hùng Thắng 57 Lê Thánh Tông- NQ- HP SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Nơi mở tài khoản giao dịch: Ngân hàng TM CP Hàng Hải HP Số hiệu tài khoản tại nơi gửi: 02001010030342 Ngày Chứng từ Số tiền TK G tháng Ngày Diễn giải Thu Chi Còn SH ĐƯ C ghi sổ tháng (gửi vào) (rút ra) Lại A B C D E 1 2 3 F Số dư ĐK 1.002.451 1/9 1910 1/9 Nộp tiền vào TK 111 5.000.000 1/9 3370 1/9 Trả lãi NH tháng 8 635 4.489.073 14/9 9646 14/9 Trả lãi NH 635 513.378 15/9 9325 15/9 CTY CPDT&KD Thep NL 131 400.000.000 15/9 2230 15/9 Trả nợ vay NH(HĐ 30154) 311 397.096.711 15/9 3993 15/9 Trả lãi NH 635 2.903.289 16/9 7050 16/9 Nộp tiền vào TK 111 110.000.000 16/9 3869 16/9 Trả nợ vay ngắn hạn 311 102.954.741 20/9 4047 20/9 CTCPDT&KD Thep NL 131 800.000.000 20/9 3045 20/9 Rút TGNH về quỹ 111 700.000.000 21/9 21/9 Rút TGNH về quỹ 111 100.000.000 25/9 25/9 Vay hạn mục NH 311 500.000.000 25/9 5439 25/9 trả CTTNHHTM Hà Đô 331 500.000.000 26/9 26/9 Trả lãi NH 635 168.333 29/9 29/9 Vay hạn mục NH 311 600.000.000 29/9 0030 29/9 Trả CTY TNHH H à Đô 331 600.000.000 30/9 4466 30/9 Thanh toán phí 641 20.000 30/9 30/9 Lãi TGNH 515 16.101 30/9 30/9 Trả lãi NH 635 51.452 Cộng 2.415.016.101 2.408.145.525 7.873.027 Ngày 30 tháng 9 năm2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,Họ tên) (Ký ,Họ tên) (Ký ,Họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 57
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.20: Trích chứng từ ghi sổ. Công ty TNHH Hùng Thắng Mẫu số S02a-DN Số 57 Lê Thánh Tông – NQ – HP (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Chứng từ ghi sổ (TK112) Số: 0309 Ngày 30 tháng9 năm2009 ĐVT: đồng Số hiệu TKĐƯ Ghi Trích yếu Số tiền Nợ Có Chú Doanh nghiệp TN Phương Tâm 112 131 50.000.000 Doanh nghiệp TN Phương Tâm 112 131 100.000.000 Lãi TGNH 112 515 11.978 CTYCPĐT&KD thép NL 112 131 400.000.000 Nộp tiền vào TK 112 111 110.000.000 CTYCPĐT&KD thép NL 112 131 800.000.000 Vay hạn mục ngân hàng 112 311 500.000.000 . . Cộng 2.565.028.079 Kèm theo . chứng từ gốc Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 58
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.21: Trích chứng từ ghi sổ Công ty TNHH Hùng Thắng Mẫu sổ S02a-DN Sè 57 Lê Thánh Tông - NQ - HP (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Chứng từ ghi sổ (TK 112) Số: 0409 Ngày 30 tháng9 năm2009 ĐVT: đồng Số hiệu TKĐƯ Ghi Trích yếu Số tiền Nợ Có Chú Rút TGNH về quỹ 111 112 50.000.000 Rút TGNH về quỹ 111 112 100.000.000 Trả lãi NH 635 112 4.489.073 Trả nợ vay HĐ 30154 311 112 397.096.711 Trả lãi NH 635 112 2.093.289 Chi phí bằng TGNH 641 112 20.000 Trả tiền CTY TNHH TM Hà Đô 331 112 500.000.000 CTY CP DT&KD Thep NL 131 112 400.000.000 . . Cộng 2.558.145.525 Kèm theo chứng từ gốc Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 59
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 2.22: Sổ Cái TK 112 Sổ cái TK 112 Năm 2009 Trang: Tên tài khoản: TGNH (Trích sổ cái TK112 tháng9năm 2009 ) Số hiệu: TK 112 ĐVT: đồng Chứng từ ghi Ngày Số hiệu sổ Số tiền tháng Diễn giải TK đối Số Ngày ghi sổ ứng Nợ Có hiệu tháng Số dư đầu quý 2.460.353 30/9 1009 30/9 Vay ngắn hạn NH 311 1.100.000.000 30/9 0209 30/9 Rút TGNH về quỹ 111 5.000.000 . . . 30/9 0409 30/9 Trả tiền người bán 331 500.000.000 30/9 0209 30/9 Phí NH 641 20.000 . . . Cộng PS 2.565.028.079 2.558.145.525 Dư cuối tháng9 9.342.907 Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 60
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Chương 3: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM CẢI THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HÙNG THẮNG 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Hùng Thắng. - Công ty TNHH Hùng Thắng được thành lập vào ngày 12 tháng 1 năm 2004, thời gian tồn tại và hoạt động tuy chưa nhiều nhưng công ty đã trải qua biết bao những khó khăn phức tạp để tồn tại, cạnh tranh và phát triển trong suốt những năm qua, ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể cán bộ công nhân viên đã từng bước tháo gỡ những khó khăn, vượt qua thử thách luôn cố gắng vươn lên và càng ngày khẳng định vị thế của mình.Công ty không ngừng nâng cao trình độ quản lý, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ công nhân viên. Công ty đã thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanh, những nhiệm vụ đề ra trong từng chu kỳ kinh doanh cụ thể. Chính nhờ sự nỗ lực không ngừng đó mà uy tín của công ty ngày càng nâng cao, hoạt động kinh doanh ngày càng mở rộng, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện. - Để có được những thành tựu đó không thể không kể đến sự đóng góp của bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách hợp lý, hoạt động nề nếp. Các cán bộ nhiệt tình yêu nghề, tiếp cận kịp thời với kế toán hiện hành và vận dụng một cách linh hoạt sang tạo khoa học, có tinh thầnh tương trợ nhau trong công việc đem laị hiệu quả cao. Hơn nữa, với sự trợ giúp của máy tính, công tác của công ty đã giảm bớt tính phức tạp và khối lượng công việc, đảm bảo cung cấp thông tin cho kế toán nhanh chóng, đầy đủ chính xác, kịp thời phù hợp với các yêu cầu quản lý của công ty. Qua thời gian tìm hiểu công tác kế toán vốn bằng tiền của công ty TNHH Hùng Thắng, em nhận thấy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vốn bằng tiền nói riêng tại công ty có những ưu, nhược điểm như sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 61
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền 3.1.1: Những ưu điểm. - Về bộ máy quản lý: Công ty đã tạo được mô hình quản lý và hạch toán khoa học phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thi trường, bộ máy quản lý hoạt động khá nhịp nhàng. - Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hình thức này phù hợp với nhiều loai hình doanh nghiệp, hạn chế được số lượng sổ sách cồng kềnh, giảm bớt khối lượng ghi chép, giúp cho lãnh đạo công ty thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh một cách thuận lợi và dễ dàng cung cấp thông tin kịp thời cho việc phân công công tác. - Về tổ chức bộ máy kế toán: * Mô hình tổ chức tập trung, với mọi nhân viên kế toán đều dưới sự kiểm soát của kế toán trưởng. Điều này tạo điều kiện cho việc kiểm tra chỉ đạo và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung của kế toán trưởg cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh * Công ty có đội ngũ kế toán giàu kinh nghiệm, có trình độ, nhiệt tình trong công việc cũng như việc nhạy bén trong việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp những thônh tin kế toán. * Từ những việc hạch toán ban đầu đến việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ được tiến hành một cách khá thận trọng, đảm bảo số liệu phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng và dễ hiểu. * Vốn bằng tiền là tài sản đặc biệt, là vật ngang giá chung, do vậy trong quá trình quản lý rất dễ xảy ra tham ô, lãng phí. Nhận thức được tầm quan trọng đó nên công ty luôn chấp hành các quyết định và chế độ quản lý lưu thong tiền tệ hiện hành của nhà nước là: ● Mọi biến động của vốn bằng tiền đều phải làm đầy đủ thủ tục và phải có chứng từ gốc hợp lệ. ● Việc sử dụng và chi tiêu vốn bằng tiền phải đúng mục đích, đúng chế độ. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 62
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền ● Tiền mặt của công ty được quản lý tại quỹ do thủ quỹ chịu trách nhiệm thu, chi. Thủ quỹ và kế toán tiền mặt độc lập lẫn nhau, chỉ thực hiện đối chiếu, kiểm tra. ● Việc nhập, xuất quỹ tiền mặt đều được dựa trên chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ được kế toán trưởng xem xét và giám đốc công ty phê duyệt, có đầy đủ chữ ký của người nộp tiền, người nhận tiền, thủ quỹ. Sau đó mới chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Vì vậy không xảy ra tình trạng chi tiêu lãng phí, đảm bảo báo cáo khoản chi đều hợp lý rõ ràng. ● Về tiền gửi ngân hàng kế toán liên hệ chặt chẽ và quan hệ tốt với các ngân hàng. Tập hợp theo dõi đầy đủ các chứng từ và đối chiếu với phía ngân hàng. Lãnh đạo công ty cùng kế toán trưởng luôn giám đốc chặt chẽ việc tiến hành thu chi và quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để đáp ứng nhu cầu thanh toán, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty luôn được diễn ra liên tục mang lại hiệu quả cao cho công ty. Như vậy với việc tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền như trên đã đáp ứng được yêu cầu của công ty đề ra là đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế đảm bảo số liệu kinh tế phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu. Trong quá trình hạch toán hạn chế được trùng lặp trong ghi chép mà vẫn đảm bảo được tính thống nhất của nguồn số liệu ban đầu. Hơn nữa, với sự trợ giúp của máy tính, công tác kế toán của công ty đã giảm bớt tính phức tạp và khối lượng công việc kế toán. Do đó việc tổ chức công tác kế toán ở công ty là phù hợp với điều kiện của một doanh nghiệp có phạm vi hoạt động vừa phải. 3.1.2. Những nhựơc điểm: - Bên cạnh những ưu điểm thì công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Hùng Thắng vẫn còn tồn tại một số nhược điểm sau: ● Công ty vẫn chưa tận dụng được hết hình thức thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng vẫn còn thường xuyên thanh toán những khoản tiền mặt quá lớn.Việc Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 63
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt những khoản tiền lớn sẽ không an toàn cho quỹ tiền mặt và không kinh tế. ● Việc trả lương dồn dập vào cuối tháng khiến cần đến một khoản tiền mặt khá lớn. Điều này có thể ảnh hưởng đến dòng tiền ra của doanh nghiệp. ● Việc chứng từ sổ sách kế toán: Công ty vẫn chưa sử dụng đầy đủ hệ thống sổ sách liên quan đến hạch toán vốn bằng tiền như: Bảng kê thu tiền mặt, bảng kê chi tiền mặt, các sổ chi tiết TK 131, 331, biên bản kiểm kê quỹ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ● Kế toán những khi chưa hạch toán được kịp thời tình hình biến động tăng giảm vốn bằng tiền từ đó dẫn đến thiếu sót không chính xác. Một số kế toán viên còn thiếu kinh nghiệm và trình độ, đôi khi vẫn làm việc dựa trên hiểu biết và kinh nghiệm của bản thân. ● Mặc dù cố gắng hết sức trong việc giảm bớt khối lượng tính toán và hệ thống sổ sách nhưng việc ghi chép vẫn thực hiện thủ công, máy tính chỉ giúp phần tính toán nên khối lượng công việc mà kế toán phải làm rất vất vả và ảnh hưởng đến tiến độ công việc. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Hùng Thắng. Ngày nay, kế toán không chỉ làm công việc tính toán ghi chép đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản. Nó còn là một bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, là công cụ quản lý thiết yếu. Dựa trên những thông tin trung thực, chính xác nhà quản trị mới có thể đưa ra những quyết định kinh doanh hữu hiệu nhất. Như vậy về mặt công cụ quản lý kinh tế, nó cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp có hiệu quả, giúp nhà quản lý đánh giá được các hoạt động của mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp, yếu tố thị trường và cơ chế quản lý có ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức công tác kế toán. Do vậy cần phải thấy được những đặc trưng của nền kinh tế thị trường và sự tác động của các nhân tố khác với việc tổ chức công tác kế toán tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, đáp ứng Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 64
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền được các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đặt ra. Muốn vậy việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức công tác vốn bằng tiền nói riêng cần phải tuân thủ theo các yêu cầu sau: - Phải tuân thủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành. - Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. - Phải tuân thủ được việc cung cấp thông tin kịp thời chính xác. - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm hiệu quả. Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Hùng Thắng, căn cứ vào những tồn tại khó khăn hiện nay trong công tác tổ chức kế toán của công ty, căn cứ vào những quy định của Nhà Nước và Bộ tài chính, đồng thời với sự giúp đỡ nhiệt tình của giáo viên hướng dẫn và phòng kế toán công ty, kết hợp với lý luận đã học tại trường, em xin đề xuất một số ý kiến sau đây hy vọng sẽ góp phần hoàn thiện hơn tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền tại công ty. Biện Pháp 1: Hoàn thiện chứng từ kế toán. Công ty nên lập bảng kê thu Tiền mặt, bảng kê chi Tiền mặt .Việc lập bảng kê thu Tiền mặt và bảng kê chi Tiền mặt được căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày giúp cho việc quản lý Tiền mặt được hiệu quả hơn. Kế toán Tiền mặt có thể đối chiếu số liệu với sổ quỹ Tiền mặt được nhanh chóng thuận tiện, dễ dàng, chính xác, giúp phát hiện những chênh lệch, tìm ra nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch kịp thời. Đới với TGNH, việc lập bảng kê TGNH cũng giúp cho kế toán theo dõi số liệu sổ sách với sổ TGNH. Từ đó quản lý lượng tiền gửi tốt hơn, phát hiện được những chênh lệch nếu có. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 65
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 3.2.1: Bảng kê chi tiền Đơn vị: Mẫu số :09-TT Bộ phận: Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Bảng kê chi Tiền Tháng . năm - Họ và tên người chi: - Bộ phận(hoặc địa chỉ): - Chi cho công việc: Chứng từ STT Ngày, Nội dung Số tiền Số hiệu tháng A B C D 1 Cộng Số tiền viết bằng chữ: (Kèm theo chứng từ gốc) Người lập bảng kê Kế toán trưởng Người duyệt (Ký ,họ tên) (Ký,họ tên) ( Ký,họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 66
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 3.2.2: Bảng kê chi tiền Đơn vị: Mẫu số :09-TT Bộ phận: Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Bảng kê chi Tiền Tháng 9 năm 2009 - Họ và tên người chi: Nguyễn Thị Thủy - Bộ phận(hoặc địa chỉ): Kế toán - Chi cho công việc: Chứng từ STT Ngày, Nội dung Số tiền Số hiệu tháng A B C D 1 1 233 1/9 Nộp tiền vào TK 5.000.000 2 234 5/9 TTTH Cáp 55.000 3 235 6/9 CTY KK Mai Thuy 98.280.000 4 236 6/9 CTY TNHH x/l& VLCN 66.643.403 . Cộng 3.084.007.221 Số tiền viết bằng chữ: Ba tỷ không trăm tám tư triệu không trăm linh bảy ngàn hai trăm hai mươi mốt đồng chẵn./. (Kèm theo chứng từ gốc) Người lập bảng kê Kế toán trưởng Người duyệt (Ký ,họ tên) (Ký,họ tên) ( Ký,họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 67
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Biện pháp 2: Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết. Công ty nên sử dụng hệ thống sổ chi tiết trong công tác ghi chép kế toán như mẫu sổ chi tiết TK 131, TK 331 Mẫu biểu 3.2.3: Sổ chi tiết thanh toán với người mua(người bán) Đơn vị: . Mẫu số S31-DN Địa chỉ: . Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006của Bộ trưởng BTC Sổ chi tiết thanh toán với người mua(người bán) (Dùng cho TK:131,331) Tài khoản: Đối tượng: . Loại tiền:VND NT Chứng từ Thời hạn Số PS Số dư ghi Số Ngày, Diễn giải TKĐƯ chiết N C N C sổ hiệu tháng khấu A B C D E 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Cộng số PS X X X x Số dư cuối kỳ X X X X -Số này có .trang, đánh số từ số trang 01 đến trang . - Ngày mở sổ . Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (ký,họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 68
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu 3.2.4: Sổ chi tiết thanh toán với người mua. Đơn vị: . Mẫu số S31-DN Địa chỉ: . Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006của Bộ trưởng BTC Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Dùng cho TK: 131) Tài khoản: 131 Đối tượng: Công ty KK Mai Thủy Loại tiền: VND Chứng từ Số PS Số dư NT Thời hạn Số Ngày, Diễn giải TKĐƯ ghi sổ chiết khấu N C N C hiệu tháng A B C D E 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ 5.906.625.560 Số phát sinh trong kỳ 30/9 30/9 Doanh thu BH 511 1.318.162.620 30/9 30/9 Thuế GTGT đầu ra 3331 65.908.126 30/9 30/9 Trả lại khách =TM 111 1.200.000.000 30/9 30/9 Khách trả =TM 111 2.117.604.707 30/9 30/9 Khách trả=TGNH 112 1.350.000.000 Cộng số PS 2.584.070.746 3.467.604.707 Số dư cuối kỳ 5.023.091.599 -Số này có .trang, đánh số từ số trang 01 đến trang . - Ngày mở sổ . Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (ký,họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 69
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Biện Pháp 3: Hoàn thiện việc lập bảng kiểm kê quỹ. Bảng kiểm kê quỹ nhằm xác nhận số tiền tồn tại quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với số quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán chênh lệch. Mẫu biểu 3.2.5: Bảng kiểm kê quỹ Đơn vị: (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Bảng kiểm kê quỹ Số Hôm nay vào giờ ngày tháng năm Chúng tôi gồm: - Ông/bà đại diện kế toán - Ông/bà đại diện thủ quỹ - Ông/bà đại diện Cùng tiến hành kiểm kể quỹ Tiền mặt,kết quả như sau: STT DG Số lượng(tờ) Số tiền A B 1 2 I Số dư theo sổ quỹ . II Số kiểm kê thực tế . 1 Trong đó: - loại . . 2 - loại 3 - loại . 4 - loại 5 - loại III Chênh lệch(III=I -II) - Lý do:- thừa - thiếu - Kết luận sau khi kiểm kê quỹ. Kế toán trưởng Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ (Ký,họ tên) (Ký ,họ tên) (Ký ,họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 70
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu 3.2.6: Bảng kiểm kê quỹ Đơn vị:Công ty TNHH Hùng Thắng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ:57 Lê Thánh Tông-NQ- HP ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Bảng kiểm kê quỹ Hôm nay, vào17 giờ30 ngày 30 tháng 9 năm 2009 Chúng tôi gồm: - Ông/bà: Nguyễn Thị Thủy đại diện kế toán - Ông/bà: Hoàng Thị Dung đại diện thủ quỹ Cùng tiến hành kiểm kể quỹ Tiền mặt, kết quả như sau: Số lượng STT DG Số tiền (tờ) A B 1 2 I Số dư theo sổ quỹ 4.067.633 II Số kiểm kê thực tế 4.067.633 1 Trong đó:- loại 35 100.000 2 - loại 10 50.000 3 - loại 4 10.000 4 - loại 1 20.000 5 - loại 1 5.000 - loại 3 200 III Chênh lệch(III=I -II) - - - Lý do:- thừa - thiếu - Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: Tiền mặt tại quỹ đủ Kế toán trưởng Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ (Ký,họ tên) (Ký ,họ tên) (Ký ,họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 71
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 3.2.7: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Đơn vi: Công ty CP KS DL Đại Dương Mẫu số:S02b- DN Địa chỉ: 20 Lê Đại Hành- HB- HP Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2009 Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số Ngày Số Ngày Số tiền Số tiền hiệu tháng hiệu tháng A B 1 A B 1 Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 72
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Mẫu biểu số 3.2.8: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Đơn vi: Công ty CP KS DL Đại Dương Mẫu số:S02b- DN Địa chỉ: 20 Lê Đại Hành- HB- HP Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2009 Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số Ngày Số Ngày Số tiền Số tiền hiệu tháng hiệu tháng A B 1 A B 1 0109 30/9 3.067.604.707 0209 30/9 3.084.007.221 0309 30/9 2.565.028.079 0409 30/9 2.558.145.525 . Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 73
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Biện Pháp 4: Hoàn thiện hệ thống TK áp dụng trong công ty. Hiện nay công ty TNHH Hùng Thắng không sử dụng TK 113 “Tiền đang chuyển” để hạch toán. Công ty nên đưa TK này hạch toán vốn bằng tiền để đảm bảo tính chính xác, cập nhật về tiền. Đây là số tiền của doanh nghiệp trong quá trình xử lý như chuyển tiền đang gửi vào ngân hàng, kho bạc, chuyển trả cho khách hàng qua đường bưu điện nhưng chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng hay hay thông báo của bưu điện về việc hoàn thành nghiệp vụ- Tiền đang chuyển có thể là VND hoặc có thể là ngoại tệ các loại. N TK 113 C - Các khoản Tiền mặt hoặc séc - Kết chuyển vào TK 112 hoặc TK bằng tiền VN, ngoại tệ đã nộp vào có liên quan. ngân hàng hoặc gửi bưu điện nhưng chưa nhận được giấy báo có. - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái Do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền Đang chuyển cuối kỳ. đang chuyển cuối kỳ. Số dư: các TK tiền đang chuyển cuối kỳ Biện Pháp 5: Hoàn thiện về việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền. - Hầu hết các khoản chi trả của công ty đều dần vào cuối tháng, do vậy thời điểm này phải cần đến một lượng Tiền mặt rất lớn. Điều này có thể ảnh hưởng rất lớn đến dòng tiền ra của doanh nghiệp. Để tránh tình trạng này, công ty có thể áp dụng việc trả lương bằng thẻ vừa an toàn, vừa tiện lợi. - Công ty nên lập khoản dự phòng nợ phải thu để chủ động về tài chính trong những trương hợp khách hàng thanh toán chậm hay phát sinh những khoản nợ khó đòi. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 74
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền - Nâng cao, hoàn thiện bộ máy quản lý chi phí trong công ty, tránh phát sinh những khoản không cần thiết như tiếp khách, hội họp, mua TSCĐ không dùng cho mục đích kinh doanh sẽ ảnh hưởng không ít đến hiệu quả sử dụng vốn. Biện pháp 6: Hòan thiện việc áp dụng công nghệ thông tin. Công ty nên áp dụng kế toán trên máy bằng việc sử dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng. Hiện nay, kế toán thủ công chưa đáp ứng được yêu cầu hạch toán và yêu cầu quản lý. Để góp phần hiện đại hoá công tác quản lý và nâng cao chất lượng công tác quản lý, đồng thời tiết kiệm được nguồn nhân lực giảm áp lực công việc cho kế toán, giảm thiểu được những nhầm lẫn do tính toán thủ công gây ra. Một kế toán có thể đảm nhiệm được nhiều thành phần kế toán hơn, đáp ứng một cách nhanh chóng kịp thời, chính xác thông tin kiểm toán khi có yêu cầu. Từ đó tạo điều kiện cho kế toán tập trung vào công việc lao động thực sự sáng tạo của quá trình quản lý, tư vấn tài chính, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho những kỳ tới, nâng cao hiệu quả của công tác kế toán và hiệu quả kinh doanh nói chung. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán ví dụ: Fast, Sas, Misa, EFFECT, do đó ta có thể lựa chọn chương trình kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. - Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn bảo đảm chính xác, trung Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 75
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. - Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, PHẦN MỀM Sổ kế toán uỷ nhiệm chi KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết MÁY VI TÍNH Bảng kê thu, chi tiền mặt, tiền gửi BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Biểu 3.1 Trình tự kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính. Bên cạnh đó công ty nên thực hiện việc đầu tư đổi mới máy móc thiết bị hiện đại, đào tạo, hướng dẫn cho đội ngũ cán bộ kế toán sử dụng thành thạo các bút toán đã cài đặt trên máy vi tính. Đồng thời công ty phải quan tâm hơn nữa tới việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ cho các nhân viên kế toán để nâng cao hơn trình độ nghiệp vụ, nhằm đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán trong giai đoạn mới. Trên đây là một số phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác vốn bằng tiền nói riêng mà em xin mạnh dạn nêu ra, mong rằng đó sẽ là những phương hướng đem lại hiệu quả nào đó cho công ty. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 76
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền LỜI KẾT Việc quản lý và sử dụng vốn là một khâu quan trọng ảnh hưởng tới việc phát triển hay suy thoái của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà công tác kế toán vốn bằng tiền rất quan trọng và là công cụ không thể thiếu được trong quản lý kế toán của doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập ở công ty TNHH Hùng Thắng, em nhận thấy công tác kế toán vốn bằng tiền luôn được công ty chú trọng và thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước và đã đáp ứng được nhu cầu quản lý của công ty trong giai đoạn hiên nay. Tuy nhiên, vì mục tiêu phát triển của công ty, theo em công tác kế toán cần phải có những bước đổi mới, đặc biệt là công tác kế toán vốn bằng tiền, từ đó nhằm hoàn thiện bộ máy kế toán của công ty, mang lại hiệu quả cao hơn trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại công TNHH Hùng Thắng, được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo- Thạc sĩ Phạm Thị Nga, cùng toàn thể cô bác trong phong kế toán và ban giám đốc công ty TNHH Hùng Thắng, em đã hoàn thành bài khoá luận tốt nghiệp của mình với đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Hùng Thắng”. Do trình độ lý luận và thời gian thực tập còn hạn chế, luận văn tốt nghiệp chắc chắn còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô để bài luận văn của em hoàn thiện cả về mặt lý luận lẫn nội dung. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể các cô bác cán bộ phòng kế toán và đặc biệt là cô giáo- Thạc sĩ Phạm Thị Nga đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn! Hải phòng, ngày 25 tháng 6 năm 2009 Sinh viên Nguyễn Thị Thuỷ. Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 77
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Danh mục tài liệu tham khảo 1. Chế độ kế toán doanh nghiệp- Quyển 1: Hệ thống tài khoản kế toán – NXB tài chính- Hà Nội 2006. 2. Chế độ kế toán doanh nghiệp- Quyển 2: Báo cáo tài chính chứng từ và sổ kế toán sơ đồ kế toán – NXB tài chính – Hà Nội 2006. 3. Tài liệu sổ sách do công ty TNHH Hùng Thắng cung cấp. 4. PGS.TS Ngiêm Văn Lợi, giáo trình nguyên lý kế toán, NXB tài chính 2006. 5. Trang www.webketoan.com.vn 6. Trang www.tradimexcohp.com.vn Sinh viên: Nguyễn Thị Thuỷ - Lớp QTL201K 78