›
›

Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thép Việt Nhật - Trần Xuân Dương

pdf 101 trang huongle 390
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thép Việt Nhật - Trần Xuân Dương", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_hoan_thien_to_chuc_cong_tac_ke_toan_nguyen_vat_lie.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thép Việt Nhật - Trần Xuân Dương

  1. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ISO 9001 : 2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinh viên : Trần Xuân Dƣơng Giảng viên hƣớng dẫn: Th.s Nguyễn Văn Thụ - HẢI PHÒNG - 2011 Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 1
  2. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ LIÊN THÔNG NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinh viên : Trần Xuân Dƣơng Giảng viên hƣớng dẫn: Th.s Nguyễn Văn Thụ HẢI PHÒNG - 2011 Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 2
  3. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Trần Xuân Dƣơng Mã SV: 1364010064 Lớp: QTL301K Ngành: Kế toán – Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thép Việt Nhật. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 3
  4. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI 1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp ( về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ). - Hệ thống hoá một cách chi tiết và đầy đủ các vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp. - Giới thiệu những nét cơ bản về Công ty cổ phần thép Việt Nhật nhƣ lịch sử hình thành và phát triển, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, mô hình tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán. - Trình bày chi tiết và cụ thể thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần thép Việt Nhật . - Đánh giá ƣu điểm, nhƣợc điểm của công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần thép Việt Nhật và đƣa ra những giải pháp hoàn thiện có tính khả thi. 2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán. - Số liệu tính toán cụ thể vào Quý IV năm 2010. 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp. Công ty cổ phần thép Việt Nhật Địa chỉ: Km 9 Quốc lộ 5 Quận Hồng Bàng-Hải Phòng. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 4
  5. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu CÁN BỘ HƢỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Ngƣời hƣớng dẫn thứ nhất: Họ và tên: Nguyễn Văn Thụ Học hàm, học vị: Thạc sĩ Cơ quan công tác: Trƣờng ĐHDL Hải Phòng Nội dung hƣớng dẫn: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu taih công ty cổ phần thép Việt Nhật Ngƣời hƣớng dẫn thứ hai: Họ và tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hƣớng dẫn: Đề tài tốt nghiệp đƣợc giao ngày 11 tháng 04 năm 2011 Yêu cầu phải hoàn thành xong trƣớc ngày 16 tháng 07 năm 2011 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Sinh viên Người hướng dẫn Hải Phòng, ngày tháng năm 2011 Hiệu trƣởng GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 5
  6. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu PHẦN NHẬN XÉT TÓM TẮT CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN 1. Tinh thần thái độ của sinh viên trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp: - Nghiêm túc trong học tập và nghiên cứu tài liệu cũng nhƣ tìm hiểu thực tiễn của doanh nghiệp. - Chịu khó học hỏi, tìm tòi tài liệu, số liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu. - Chăm chỉ, khiêm tốn, cố gắng, nỗ lực trong quá trình làm bài để hoàn thành khoá luận theo đúng tiến độ của giảng viên hƣớng dẫn và của nhà trƣờng. 2. Đánh giá chất lƣợng của tiểu luận (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trong nhiệm vụ Đ.T. T.N trên các mặt lý luận, thực tiễn, tính toán số liệu ): - Bài viết trình bày rõ cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu - Nắm đƣợc tình hình kế toán nói chung tại công ty Cổ Phần thép Việt Nhật và công tác kế toán nguyên vật liệunói riêng. - Đánh giá đƣợc thực trạng công tác kế toán của công ty Cổ Phần thép Việt Nhật - Đã đƣa ra đƣợc một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty Cổ Phần thép Việt Nhật. - Phƣơng pháp trình bày dễ hiểu, văn phong gọn gàng 3. Cho điểm của cán bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ): Hải Phòng, ngày tháng năm Cán bộ hƣớng dẫn Ths. Nguyễn Văn Thụ Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 6
  7. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu LỜI MỞ ĐẦU Cùng với xu hƣớng phát triển của kinh tế thế giới, trong những năm vừa qua kinh tế Việt Nam có nhiều chuyển biến khởi sắc. Trong điều kiện nền kinh tế thị trƣờng có sự quản lý của Nhà nƣớc, các doanh nghiệp đƣợc phép hoạt động kinh doanh, cạnh tranh lành mạnh trong khuôn khổ pháp luật. Để có thể khẳng định chỗ đứng của mình thì bất kể doanh nghiệp nào cũng cần phải có những chính sách đƣờng lối cũng nhƣ các công cụ quản lý đắc lực. Là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là tƣ liệu lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm, đồng thời còn ảnh hƣởng trực tiếp đến giá thành và chất lƣợng sản phẩm. Thực hiện tốt công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ hạn chế đƣợc những thất thoát lãng phí và là cơ sở để giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong hiện tại và tƣơng lai. Xuất phát từ tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất, trên cơ sở lý luận đã đƣợc học trong nhà trƣờng và thời gian thực tập tại Công ty cổ phần thép Việt Nhật, em đã đi sâu tìm hiểu về phần hành kế toán kế toán nguyên vật liệu và chọn đề tài “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thép Việt Nhật” làm khoá luận tốt nghiệp của mình. Ngoài lời mở đầu và kết luận, khoá luận của em gồm 3 chƣơng: Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thép Việt Nhật. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thép Việt Nhật. Do thời gian và trình độ có hạn nên khoá luận của em chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp của các thầy cô và các bạn để bài viết của em đƣợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 7
  8. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu CHƢƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1: Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.1.1: Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tƣ liệu sản xuất, nguyên vật liệu là đối tƣợng của lao động đã qua sự tác động của con ngƣời. Trong đó vật liệu là những nguyên liệu đã trải qua chế biến. Vật liệu đƣợc chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu. Việc phân chia nguyên liệu thành vật liệu chính, vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính vật lý, hoá học hoặc khối lƣợng tiêu hao mà là sự tham gia của chúng vào cấu thành sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, chi phí sản xuất gắn liền với việc sử dụng nguyên nhiên vật liệu, máy móc và thiết bị sản xuất và trong quá trình đó vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về vật liệu thƣờng chiếm tỷ trọng lớn từ 65%- 70% trong tổng giá trị sản phẩm. Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kịp thời hay không có ảnh hƣởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, việc cung cấp nguyên vật liệu còn cần quan tâm đến chất lƣợng, chất lƣợng các sản phẩm phụ thuộc trực tiếp vào chất lƣợng của vật liệu mà chất lƣợng sản phẩm là một điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có uy tín và tồn tại trên thị trƣờng. Trong cơ chế thị trƣờng hiện nay việc cung cấp vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu thì không thể tiến hành đƣợc các hoạt động sản xuất vật chất. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 8
  9. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Trong qúa trình sản xuất sản phẩm, thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ từ đó có thể đánh giá những khoản chi phí chƣa hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm. Bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Có thể nói rằng vật liệu giữ vị trí quan trọng không thể thiếu đƣợc trong quá trình sản xuất sản phẩm. 1.1.2: Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu * Khái niệm: Nguyên vật liệu là đối tƣợng lao động đƣợc biểu hiện bằng hình thái vật chất khi tham gia vào quá trình sản xuất, trị giá nguyên vật liệu đƣợc chuyển một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. * Đặc điểm của nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là đối tƣợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, nguyên vật liệu mang những đặc điểm sau: - Tham gia vào một chu kỳ sản xuất. - Thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng. - Chuyển toàn bộ giá trị vào sản phẩm sản xuất ra. Thông thƣờng trong cấu tạo của giá thành sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, đúng mục đích và đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. 1.1.3: Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của vật liệu; từ yêu cầu quản lý vật liệu; từ chức năng của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau: + Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu. Tính giá thành thực Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 9
  10. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu tƣ về các mặt: số lƣợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại. + Áp dụng đúng đắn các phƣơng pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hƣớng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phƣơng pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tƣ phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật tƣ thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. Tính toán, xác định chính xác số lƣợng và giá trị vật tƣ thực tế đƣa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Phải theo dõi vật liệu theo từng loại, từng thứ vật liệu cả về số lƣợng cũng nhƣ giá trị. + Xác định đúng giá trị nguyên vật liệu, phân loại nguyên vật liệu theo yêu cầu tình hình đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và các nguyên tắc chung do nhà nƣớc qui định. + Với mỗi doanh nghiệp cụ thể tuỳ thuộc về lĩnh vực hoạt động, ngành nghề qui mô mà lựa chọn phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho. Công tác ghi sổ sách, chứng từ sử dụng các tài khoản phải phù hợp. + Phản ánh chính xác, trung thực sự biến động nguyên vật liệu trong kỳ hạch toán và vật liệu tồn kho và cung cấp số liệu chính xác để tổng hợp chi phí sản xuất, xác định giá thành sản phẩm. + Đánh giá, phân tích những thành tích và yếu kém trong khâu mua, xuất sử dụng nguyên vật liệu để rút kinh nghiệm cho những kỳ sau. + Tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên kiểm toán hoàn thành công việc khi có các đợt kiểm toán. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 10
  11. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu 1.1.4: Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu 1.1.4.1: Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành sản xuất với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. * Nếu căn cứ vào vai trò, công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu thì nguyên vật liệu được chia thành: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tƣợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm. + Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lƣợng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm. + Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhƣng có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thƣờng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn nhƣ: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phƣơng tiện máy móc, thiết bị hoạt động. + Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tƣ, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phƣơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất + Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất nhƣ sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu quản lý và công ty kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại đƣợc chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu đƣợc sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 11
  12. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tên gọi, nhãn hiệu, quy cách của vật liệu. Ký hiệu đó đƣợc gọi là sổ danh điểm vật liệu và đƣợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp. *Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu, nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu tự sản xuất. - Nguyên vật liệu có từ nguồn khác. ( Đƣợc cấp, nhận vốn góp, ) Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho. 1.1.4.2: Đánh giá nguyên vật liệu Các loại nguyên vật liệu thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó về nguyên tắc đánh giá vật tƣ cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho. Vật tƣ trong doanh nghiệp có thể đƣợc đánh giá theo trị giá gốc ( hay còn gọi là giá vốn thực tế) và giá hạch toán. Đánh giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng nhƣ chi phí sản xuất kinh doanh. Đánh giá vật liệu là dùng thƣớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu thực tế, tức là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để có đƣợc số vật tƣ hàng hoá đó. * Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế. * Giá thực tế vật tƣ nhập kho: Theo chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho đƣợc tính theo giá gốc. Trƣờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc thấp hơn giá gốc thì đƣợc tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Giá gốc nguyên vật liệu bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh có đƣợc hàng tồn kho ở thời điểm hiện tại. - Chi phí mua của nguyên vật liệu bao gồm: giá mua, các loại thuế không đƣợc hoàn lại; chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật liệu. Các Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 12
  13. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu khoản chiết khấu thƣơng mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất đƣợc loại trừ khỏi chi phí thu mua. - Chi phí chế biến nguyên vật liệu bao gồm: Những chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất nhƣ chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu thành thành phẩm. - Chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh tính vào giá gốc nguyên vật liệu bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến nguyên vật liệu. Chi phí không đƣợc tính vào giá nguyên vật liệu bao gồm: - Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thƣờng. - Chi phí bảo quản nguyên vật liệu trừ các chi phí bảo quản nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản trong quá trình mua hàng. Trên thực tế, nguyên vật liệu của doanh nghiệp đƣợc hình thành từ các nguồn khác nhau nhƣ: mua ngoài, nhập kho tự sản xuất, nhập do thuê ngoài gia công chế biến, nhập do nhận vốn góp liên doanh, nhập do đƣợc cấp do đó mà giá thực tế nhập kho cũng khác nhau. Tuỳ theo nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu đƣợc xác định nhƣ sau: - Đối với vật tƣ mua ngoài thì giá thực tế nhập kho: Giá thực tế Giá mua ghi Các khoản thuế không đƣợc = + nhập kho trên hoá đơn khấu trừ hoặc hoàn lại Chi phí mua thực tế Các khoản chiết khấu + (Chi phí vận chuyển bỗc xếp) - giảm giá (nếu có) Trong đó giá mua ghi trên hóa đơn đƣợc xác định nhƣ sau: + Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thì giá trị nguyên vật liệu mua vào là giá mua thực tế chƣa bao gồm thuế GTGT đầu vào. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 13
  14. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu + Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT thì giá trị nguyên vật liệu mua vào là tổng giá thanh toán phải trả cho ngƣời bán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). - Đối với vật tƣ do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế = Giá thực tế xu ấ t + Chi phí gia nh ập kho kho chế biến công chế biến - Đối với vật tƣ thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế Giá thực tế vật tƣ Chi phí vận chuyển bốc nhập kho = xuất thuê ch ế bi ế n + dỡ đến nơi thuê chế biến Chi phí thuê gia + công chế biến - Đối với vật tƣ nhận vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần thì trị giá vốn thực tế là giá đƣợc các bên liên doanh, góp vốn đánh giá và chấp thuận. - Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi đƣợc đánh giá theo giá ƣớc tính. * Giá thực tế vật tư xuất kho. Do nguyên vật liệu của doanh nghiệp đƣợc nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, vào những khoảng thời gian khác nhau nên giá thực tế nhập kho cũng khác nhau. Vì vậy khi xuất kho phải tính toán, xác định đƣợc giá thực tế xuất kho cho các yêu cầu và đối tƣợng sử dụng khác nhau. Theo chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho, việc tính giá trị nguyên vật liệu đƣợc áp dụng theo các phƣơng pháp khác nhau, tuy nhiên khi doanh nghiệp áp dụng phƣơng pháp nào thì phải đảm bảo tính nhất quán trong một niên độ kế toán. Một số phƣơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu: + Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng đối với các loại nguyên vật liệu có giá trị cao, các loại vật tƣ đặc chủng. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đƣợc căn cứ vào đơn giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lƣợng xuất kho theo từng lần. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 14
  15. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu + Phương pháp tính theo giá đơn vị bình quân gia quyền: Theo phƣơng pháp này, trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đƣợc tính dựa trên cơ sở số lƣợng thực xuất trong kỳ và đơn giá bình quân. Số lƣợng thực tế Giá bình quân một Giá thực tế xuất kho = X xuất kho đơn vị sản phẩm Đơn giá Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá vật liệu nhập trong kỳ = bình quân Lƣợng vật liệu tồn đầu kỳ + Lƣợng vật liệu nhập trong kỳ - Đơn giá bình quân thƣờng đƣợc tính cho từng loại nguyên vật liệu. - Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ đƣợc gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này, khối lƣợng tính toán giảm nhƣng chỉ tính đƣợc trị giá thực tế của nguyên vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. - Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập đƣợc gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động. Theo cách tình này, hàng ngày cung cấp thông tin kịp thời nhƣng khối lƣợng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phƣơng pháp này rất thích hợp đối với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân gia quyền liên hoàn): Giá đơn vị bình Giá thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập quân sau mỗi lần = nhập Lƣợng thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập Cách tính theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục đƣợc nhƣợc điểm của cả 2 phƣơng pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả; tuy nhiên tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. + Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phƣơng pháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập trƣớc thì xuất trƣớc và lấy giá thực tế của lần nhập đó là giá của nguyên vật liệu xuất kho. Nói cách khác, cơ sở của phƣơng pháp này là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trƣớc sẽ đƣợc dùng làm giá để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất trƣớc Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 15
  16. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu và do vậy, giá trị nguyên vật liệu cuối kỳ sẽ là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho sau cùng. Phƣơng pháp này thích hợp trong trƣờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hƣớng giảm. + Phương pháp nhập sau, xuất trước ( LIFO): Phƣơng pháp này giả định những nguyên vật liệu nhập kho sau cùng sẽ đƣợc xuất trƣớc tiên, ngƣợc lại với phƣơng pháp nhập trƣớc, xuất trƣớc ở trên. Nhƣ vậy giá trị nguyên vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho thuộc các lần nhập đầu kỳ. Phƣơng pháp này thích hợp trong trƣờng hợp lạm phát. * Đánh giá vật tƣ theo giá hạch toán. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lƣợng, chủng loại vật liệu, tình hình nhập xuất diễn ra thƣờng xuyên; việc xác định giá thực tế của nguyên vật liệu hàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trƣờng hợp có thể xác định đƣợc hàng ngày đối với từng lần nhập, đợt nhập nhƣng quá tốn kém nhiều chi phí không hiệu quả cho công tác kế toán, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập, xuất hàng ngày. Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng, đƣợc sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp, trong thời gian dài có thể là giá kế hoạch của nguyên vật liệu. Nhƣ vậy hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu. Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành nhƣ sau: Trƣớc hết phải tính đƣợc hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ (H) theo công thức sau: Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ H = Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Sau đó tính trị giá của nguyên vật liệu xuất trong kỳ theo công thức: Giá trị thực tế của = Tr ị giá h ạ ch toán c ủ a x Hệ số giá NVL xuất trong kỳ NVL xuất trong kỳ Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 16
  17. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu về trình độ quản lý của doanh nghiệp mà trong các phƣơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo đơn giá thực tế hoặc hệ số giá (trong trƣờng hợp sử dụng giá hạch toán) có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cả loại vật liệu. 1.2: Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 1.2.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu * Các phƣơng pháp kế toán chi tiết vật liệu: Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu do nhiều bộ phận tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày đƣợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu thủ kho và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép và thẻ kho, cũng nhƣ việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên phƣơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán. Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phƣơng pháp sau: - Phƣơng pháp thẻ song song - Phƣơng pháp sổ đối chiếu lƣu chuyển - Phƣơng pháp sổ số dƣ Mọi phƣơng pháp đều có những nhƣợc điểm riêng. Trong việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phƣơng pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Và nhƣ vậy cần thiết phải nắm vững nội dung, ƣu nhƣợc điểm và điều kiện áp dụng của mỗi phƣơng pháp đó. 1.2.1.1. Phương pháp thẻ song song - Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lƣợng. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 17
  18. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải triểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất, nhập đã đƣợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. - Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống nhƣ thẻ kho nhƣng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng. Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu. Có thể khái quát, nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau: Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 18
  19. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Kế toán chi tiết vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song Phiếu Thẻ nhập kho hoặc sổ chi Bảng tổng Sổ kế toán Thẻ kho tiết hợp nhập, tổng hợp nguyên xuất, tồn vật kho liệu Phiếu xuất kho Ghi chú: : Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Với tƣ cách kiểm tra, đối chiếu nhƣ trên, phƣơng pháp thẻ song song có các ƣu điểm và nhƣợc điểm: Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số liệu và giá trị của chúng. Nhược điểm: việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán cần trùng lặp về chỉ tiêu số lƣợng, khối lƣợng công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại vật tƣ nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thƣờng xuyên hàng ngày. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán. Phƣơng pháp thẻ song song đƣợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lƣợng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất ít, không thƣờng xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 19
  20. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - Ở Kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đƣợc thực hiện trên thẻ kho giống nhƣ phƣơng pháp thẻ song song. - Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cả năm nhƣng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đƣợc theo dõi và về chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập Bảng kê nhập kho Thẻ kho Sổ đối chiếu Sổ kế toán luân chuyển tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra *Quy trình hạch toán: - Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn giống nhƣ phƣơng pháp thẻ song song. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 20
  21. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu - Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lƣợng và số tiền của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng loại nguyên vật liệu, mỗi loại chỉ ghi một dòng trong sổ. Sau đó tính ra số tồn kho cuối tháng và ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. *Điều kiện áp dụng: Phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, không có điều kiện ghi chép nhập, xuất hàng ngày. Phƣơng pháp này thƣờng ít áp dụng trong thực tế. *Nhận xét: -Ƣu điểm: Khối lƣợng ghi chép của kế toán đƣợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. -Nhƣợc điểm: Việc ghi sổ bị trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán do việc kiểm tra đối chiếu số lƣợng chỉ đƣợc tiến hành vào cuối tháng nên vẫn hạn chế trong kiểm tra. Với những doanh nghiệp, ƣu nhƣợc điểm nêu trên phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đƣợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lƣợng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình kế toán nhập, xuất hàng ngày. 1.2.3. Phương pháp sổ số dư: Nội dung phƣơng pháp sổ số dƣ hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kiết kế nhƣ sau: - Ở kho: Thủ kho cũng là thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho, nhƣng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tách trên thẻ kho sang sổ số dƣ vào cột số lƣợng. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 21
  22. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu - Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dƣ theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận sổ số dƣ do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dƣ và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dƣ và bảng kế tổng hợp nhập, xuất tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phƣơng pháp sổ số dƣ đƣợc khái quát theo sơ đồ sau: Kế toán chi tiết vật liệu theo phƣơng pháp sổ số dƣ Phiếu nhập kho Phiếu giao nh ận ch ứng từ nhập Sổ kế toán Sổ số Bảng luỹ kế Thẻ kho tổng hợp dƣ nhập, xuất, tồn Phiếu xuất Phiếu giao nh ận chứng từ xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra *Quy trình hạch toán: - Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 22
  23. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu theo từng nhóm chi tiết cho nguyên vật liệu theo quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi số lƣợng, số hiệu chứng từ của từng nhóm nguyên vật liệu và giao cho phòng kế toán kèm theo phiếu nhập, xuất kho. Cuối tháng, thủ kho ghi số lƣợng vật liệu tồn kho theo từng danh mục vào sổ số dƣ. Sổ số dƣ đƣợc kế toán mở cho từng kho và ghi cả năm, cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải chuyển trả cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền cho vật liệu. - Tại phòng kế toán: Khi nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho, kế toán kiểm tra chứng từ, ghi giá hạch toán và tính thành tiền cho vật liệu. Tổng cộng số tiền trên chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm nguyên vật liệu để ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, căn cứ vào phiếu này ghi vào bảng nhập-xuất-tồn. Bảng này mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, ghi trên cơ sở chứng từ nhập-xuất. Cuối tháng tính ra số tồn kho trên bảng kê nhập-xuất- tồn. Số liệu tồn kho của từng nhóm vật liệu sử dụng để đối chiếu với sổ số dƣ và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng nhóm. *Điều kiện áp dụng: Phƣơng pháp này sử dụng cho các doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán vật liệu nhập-xuất-tồn kho. *Nhận xét: Ƣu điểm: Tránh đƣợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt đƣợc khối lƣợng công việc ghi sổ kế toán do chỉ tiêu ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị và theo nhóm, loại vật liệu. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý ở doanh nghiệp, thực hiện kiểm tra, giám sát thƣờng xuyên của kế toán đối với việc nhập, xuất vật liệu hàng ngày. Nhƣợc điểm: Do kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loại vật liệu nên qua số liệu kế toán không thể không nhận biết đƣợc số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra khi đối chiếu, kiểm tra số liệu ở sổ số dƣ và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nếu không khớp đúng thì việc kiểm tra để phát hiện sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi số sẽ Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 23
  24. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu có nhiều khó khăn, phức tạp và tốn nhiều công sức. Phƣơng pháp sổ số dƣ đƣợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lƣợng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập, xuất) về nhập, xuất vật liệu diễn ra thƣờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng đƣợc hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tƣơng đối cao. 1.2.2: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Theo chế độ hiện hành có hai phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho là: phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lƣợng, chủng loại vật tƣ, hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán. 1.2.2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp theo dõi việc nhập, xuất và tồn kho vật liệu một cách thƣờng xuyên trên sổ kế toán. Đây là phƣơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho vật liệu một cách thƣờng xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh loại hàng tồn kho. Vì thế giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế phải hoàn toàn phù hợp với số hàng tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp ) và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nhƣ máy móc, thiết bị; hàng có kỹ thuật, chất lƣợng cao. *Tài khoản sử dụng: Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 24
  25. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu  Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 152: Bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do muc ngoài, tự chế, thuê gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc đƣa đi góp vốn. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại ngƣời bán hoặc đƣợc giảm giá ngƣời mua. - Chiết khấu thƣơng mại nguyên liệu, vật liệu khi mua đƣợc hƣởng. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm tra. Số dƣ bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ.  TK 151 “Hàng mua đang đi đƣờng”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại vật tƣ, hàng hóa mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đƣờng vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhƣng còn đang chờ kiểm nhận nhập kho. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nhƣ: TK111, TK112, TK331 *Phƣơng pháp hạch toán: Phƣơng pháp hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên đƣợc thể hiện trên sơ đồ Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 25
  26. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Sơ đồ hạch toán NVL theo phương pháp kế khai thường xuyên. TK111,112,331 TK 152 TK621,623,627,641,642,241 Nhập kho NVL mua ngoài Xuất kho NVL dựng cho SXKD, XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ TK 133 TK 154 Thuế GTGT (nếu có) Xuất kho NVL thuê ngoài Chi phí thu mua, vận chuyển, gia công bốc xếp TK111,112,331 TK 154 Giảm giá NVL mua vào, trả lại NVL cho ngƣời bán, CKTM NVL thuê ngoài gia công chế biến xong nhập kho TK 133 TK333 (3333,3332) Thuế nhập khẩu, TTĐB của NVL nhập khẩu phải nộp NSNN TK632 TK 333 (33312) NVL xuất bán Thuế GTGT NVL nhập khẩu nộp NSNN (nếu không đƣợc khấu trừ) TK 142,242 NVL dùng cho SXKD TK 411 phải phân bổ dần Đƣợc cấp hoặc nhận vốn góp liên TK222,223 doanh liên kết bằng NVL NVL xuất kho để đầu tƣ vào công TK621,623,641,642,241 ty liên kết hoặc CSKD đồng kiểm soát NVL xuất dùng cho SXKD, XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ không sử dụng TK 632 hết nhập lại kho NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê TK 222,223 thuộc hao hụt trong định mức Tk 138 (1381) Thu hồi vốn gúp vào cụng ty liên NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê kết, Công ty đồng kiểm soát bằng chờ xử lý NVL TK338 (3381) NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lỷ Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 26
  27. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu 1.2.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ là phƣơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tƣ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của vật tƣ đã xuất dùng theo công thức: Trị giá hàng Tổng trị giá Trị giá hàng Trị giá hàng xuất kho = + hàng nhập - tồn kho tồn kho đầu kỳ trong kỳ kho trong kỳ cuối kỳ Theo phƣơng pháp này, mọi biến động của vật tƣ hàng hóa (nhập, xuất, tồn kho) không theo dõi phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tƣ mua vào nhập kho trong kỳ đƣợc theo dõi phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng: TK611 “Mua hàng”. Công tác kiểm kê vật tƣ, hàng hóa đƣợc tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá vật tƣ, hàng hóa tồn kho thực tế; trị giá vật tƣ hàng hóa xuất kho trong kỳ làm căn cứ để ghi sổ kế toán của TK611 “Mua hàng”. Áp dụng phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dƣ đầu kỳ và cuối kỳ kế toán, phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ) *Tài khoản sử dụng:  Tài khoản 611 “Mua hàng”:Tài khoản này sử dụng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu mua vào, nhập kho, hoặc sử dụng trong kỳ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 611: Bên Nợ: - Kết chuyển giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê). - Giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại, Bên Có: - Kết chuyển giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê). Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 27
  28. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu - Giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc hàng hoá xuất bán (chƣa xác định là đã bán trong kỳ). - Giá gốc nguyên liệu, vật liệu hàng hoá mua vào trả lại cho ngƣời bán, hoặc đƣợc giảm giá. TK 611 không có số dƣ cuối kỳ.  Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Dùng để phản ánh thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên Nợ: Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ. Số dƣ bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ  Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đƣờng”: Bên Nợ: Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tƣ mua đang đi đƣờng cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tƣ đã mua đang đi đƣờng đầu kỳ. Số dƣ bên Nợ: Trị giá hàng hoá, vật tƣ đã mua nhƣng còn đang đi đƣờng. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nhƣ: TK111, TK112, TK331 *Phƣơng pháp hạch toán: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai định kỳ đƣợc mô tả theo sơ đồ Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 28
  29. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai định kỳ. TK 151,152 TK 611 Kết chuyển giá trị NVL tồn đầu kỳ TK111,112,331 TK111,112,331 Mua NVL về nhập trong kỳ Giảm giá hàng mua TK 133 hàng mua trả lại, CKTM Thuế GTGT đầu vào TK 133 (nếu có) Thuế GTGT (nếu có) TK3333 Thuế nhập khẩu phải nộp NSNN TK 3332 TK 138, 334 Thuế TTĐB hàng nhập khẩu phải nộp NSNN Giá trị NVL thiếu hụt TK 33312 TK 632 Thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp NSNN (Nếu không đƣợc Xuất bán khấu trừ) TK621,623,627,641,642,241 TK 3381 NVL thừa khi kiểm kê Cuối kỳ xác định và kết chuyển Tr ị giá NVL xuất kho cho SXKD, XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ TK 151, 152 TK 411 Kết chuyển NVL tồn kho cuối kỳ Nhận vốn góp liên doanh TK 128,22 2,311 NVL nhập từ các nguồn khác Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 29
  30. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu 1.3. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng là khoản dự tính trƣớc để đƣa vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị ghi xuống thấp hơn so với giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm giá đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán. Trong chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho, quy định việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhƣ sau: Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho và giá trị thuần chính là số dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đƣợc tính theo từng loại vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đƣợc tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt. Việc ƣớc tính giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập đƣợc tại thời điểm ƣớc tính. Ngoài ra khi ƣớc tính giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc phải xét đến mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho. Để hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc so với giá gốc của hàng tồn kho. Kết cấu và nội dung của tài khoản 159: Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc hoàn ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 30
  31. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Số dƣ bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. Theo chế độ kế toán hiện hành, vào cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. * Phƣơng pháp hạch toán Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Trƣờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đƣợc lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã đƣợc lập ở cuối kỳ kế toán năm trƣớc thì kế toán phản ánh số chênh lệch (bổ sung thêm) nhƣ sau: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho). Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Trƣờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đƣợc lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã đƣợc lập ở cuối kỳ kế toán năm trƣớc thì kế toán phản ánh số chênh lệch (hoàn nhập) nhƣ sau: Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho). 1.4: Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vào tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc vì kết thúc bằng các báo cáo kế toán qua việc ghi chép, theo dõi, tính toán xử lý số liệu trên các sổ sách kế toán. Sổ sách kế toán là khâu trung gian của toàn bộ công tác kế toán. Sổ của phần kế toán tổng hợp đƣợc gọi là sổ kế toán tổng hợp. Các doanh nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp vật liệu tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 31
  32. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu + Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ, kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu đƣợc thực hiện trên nhiều sổ sách kế toán. Nhƣng nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bên có tài khoản 151 đƣợc phản ánh ở nhật ký chứng từ số 6 - ghi có TK 151 hàng đang đi đƣờng. Nhật ký chứng từ số 6 phản ánh hàng mua đang đi đƣờng đầu tháng đã về nhập kho doanh nghiệp trong tháng. Cuối tháng đƣợc cộng sổ ghi vào bảng kê số 3:" Bảng tính giá thành thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ". Những nghiệp vụ kinh tế có định khoản kế toán liên quan bên có, bên nợ TK 331 đƣợc phản ánh trƣớc hết vào sổ chi tiết mở cho TK 331 - sổ chi tiết số 6. Cuối tháng ghi chuyển số liệu từ sổ chi tiết TK331 vào nhật ký chứng từ số 5 (Mẫu 05/NKCT). Giá trị của vật liệu xuất kho trƣớc hết đƣợc phản ánh vào bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (Bảng phân bổ số 2, Mẫu 02/BPB) giá trị của vật liệu xuất kho đƣợc phản ánh theo từng đối tƣợng sử dụng. Số liệu ở bảng phân bổ số 2 đƣợc dùng để ghi vào bảng kê số 4 "Tập hợp chi phí đầu tƣ xây dựng cơ bản, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, tập hợp chi phí trả trƣớc, chi phí phải trả". Ngoài ra bảng phân bổ số 2 còn đƣợc dùng để ghi vào các nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 7 (Mẫu số 07/NKCT) "Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp" và sau đó giá trị vật liệu xuất kho còn đƣợc phản ánh vào các bảng kê, sổ chi tiết, nhật ký chứng từ có ghi số phát sinh bên có của TK 152. + Trong hình thức kế toán nhật ký sổ cái, từ chứng từ gốc kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu. Căn cứ vào sổ tổng cộng của bảng tổng hợp để ghi vào nhật ký sổ cái một dòng. Chứng từ gốc và bảng tổng hợp sau khi ghi nhật ký sổ cái sẽ đƣợc ghi sổ hoặc thẻ kế toán chi tiêu liên quan. Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ và thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để đối chiếu số liệu với sổ nhật ký - sổ cái cuối tháng. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 32
  33. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu + Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ (đối với chứng từ gốc ít phát sinh) hoặc căn cứ vào chứng từ gốc cùng loại đã đƣợc kiểm tra phân loại để lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ (kèm theo chứng từ gốc). Sau khi lập song trình kế toán trƣởng ký và ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ đăng ký CTGS để ghi vào sổ cái và sổ hoặc thẻ chi tiết liên quan. + Trình tự ghi sổ kế toán: - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật Ký Chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật Ký Chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật Ký Chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính. Hình thức kế toán Nhật Ký Chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật Ký Chung; Sổ Nhật Ký đặc biệt; - Sổ Cái; - Các sổ; thẻ kế toán chi tiết. + Hình thức kế toán trên máy vi tính: - Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. - Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đƣợc nhập trong kỳ. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 33
  34. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy - Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay Quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán máy Chứng từ Sổ kế toán kế toán - Sổ cái Phần mềm kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Máy vi tính -Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 34
  35. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT 2.1: Khái quát chung về công ty Cổ phần thép Việt Nhật 2.1.1: Quá trình hình thành và phát triển Các thông tin cơ bản về công ty -Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT - Tên tiếng Anh: VIỆT NHẬT STEEL JOINT STOCK COMPANY - Tên viết tắt: HPS - Giám đốc/Tổng giám đốc: Nguyễn Văn Bình - Mã số thuế: 0200289981 - Ngành nghề kinh doanh : Kinh doanh và sản xuất thép các loại. - Hệ thống Quản lý: ISO 9001:2000; ISO14001:2004; VLAS 156. - Trụ sở: Km 09, QL 05, Quán Toan, Hồng Bàng, Hải Phòng - Điện thoại: (84-31) 3749998 Fax: (84-31) 3748452 - Địa chỉ email: HPS@hn.vnn.vn - website: Thepvietnhat.vnn.vn Công ty Cổ phần Thép Việt Nhật đƣợc thành lập theo giấy phép thành lập số 00668 GP/TLDN-03 ngày 27 tháng 11 năm 1998 của UBND Thành phố Hải Phòng. Giấy chứng nhận kinh doanh số 055556 ngày 18 tháng 12 năm 1998 của sở kế hoạch đầu tƣ Thành phố Hải Phòng với số vốn điều lệ 30 tỷ đồng, số vốn đầu tƣ 140 tỷ đồng. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 35
  36. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Lịch sử hình thành và phát triển Xuất phát là một doanh nghiệp cổ phần với hơn 10 năm hoạt động và phát triển công ty đã áp dụng đƣợc những công thức và công nghệ sản xuất của Nhật Bản là quốc gia hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất thép. Với quy mô sản xuất lớn nên các sản phẩm của công ty lại có chất lƣợng khá tốt và công ty đã tạo dựng đƣợc cho mình lòng tin và sự tín nhiệm của khách hàng về sản phẩm của mình. Do vậy công ty không chỉ tạo dựng đựơc uy tín với khách hàng mà còn tạo dựng đƣợc uy tín với các nhà cung cấp, với bạn hàng. Tuy đƣợc thành lập trong hoàn cảnh thị trƣờng thép trong nƣớc và trên thế giới biến động lớn về giá cả, sự cạnh tranh gay gắt trong ngành thép do quan hệ cung cầu mất cân đối, chỉ số giá tiêu dùng, giá nguyên liệu đầu vào không ổn định và ngày một tăng cao; thành lập tƣơng đối muộn so với các doanh nghiệp sản xuất thép nhƣng công ty đã đạt đƣợc những thành tựu khả quan. Thƣơng hiệu đƣợc bảo hộ độc quyền trên lãnh thổ Việt Nam và một số quốc gia Châu á. Sản phẩm của công ty cổ phần thép Việt - Nhật đạt đƣợc nhiều huy chƣơng, bằng khen và đạt giải thƣởng Sao vàng Đất Việt. Thép Việt Nhật tự hào là nhà cung cấp chính cho các công trình mang tầm cỡ quốc gia do những nhà thầu quốc tế giám sát: Cầu Thanh Trì - cầu bê tông lớn nhất Việt Nam, cầu Vĩnh Tuy (Hà Nội) – Cầu Bính (Hải Phòng), Trung tâm Hội nghị Quốc Gia Hà Nội, Đờng Cao Tốc Hà Nội – Lào Cai, Đƣờng Cao Tốc Hà Nội – Thái Nguyên đặc biệt là nhà cung cấp thép độc quyền vào dự án Tòa nhà KeangNam Landmark Tower (tại HN, tòa nhà cao nhất Việt Nam, 75 tầng), và nhiều công trình lớn tại các khu đô thị mới trên khắp cả nƣớc. Là doanh nghiệp dẫn đầu ở Hải Phòng trong việc bảo hộ lao động và chăm lo sức khoẻ cho ngƣời lao động. Trong quá trình phát triển công ty, cùng với sự cố gắng của tập thể cán bộ công nhân và nhà quản lý, công ty đã đạt đƣợc một số những giải thƣởng và chứng nhận quan trọng nhƣ: Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 36
  37. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu - Hệ thống Quản lý: ISO 9001:2000; ISO14001:2004; VLAS 156. - Bộ thƣơng mại trao tặng bằng khen và 8 huy chƣơng vàng tại triển lãm EXPO 2002-Hà Nội - Bộ Thƣơng Mại trao tặng bừng khen tại hội chợ Thƣơng mại Việt –Lào 2002 - Đạt quả cầu vàng tại hội chợ Hàng Việt Nam chất lƣợng cao Hà Nội 2003 - Bộ khoa học và công nghệ trao tặng Cúp vàng AFTA Hải Phòng 2004 - Ủy ban Quốc gia về hợp tác kinh tế quốc tế trao tặng giải thƣởng Sao Vàng Đất Việt 2004-2008 - Bộ khoa học Công nhệ trao giải Cúp vàng ISO 2008 - Cúp vàng thƣơng hiệu mạnh và phát triển bền vững 2008 - Cúp sen vàng và cúp vinh quang vì sự nghiệp xanh phát triển bền vững 2008 - TOP 500 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam do Báo điện tử Vietnamnet bình chọn năm 2009 - Bộ tài nguyên và môi trƣờng trao tặng bằng khen giải thƣởng Môi trƣờng năm 2010 - Bộ văn hóa-Thể thao-Du lịch trao tặng cúp Vàng văn hóa doanh nghiệp năm 2010 - Công ty Cổ phần Thép Việt-Nhật đƣợc Thủ tƣớng chính phủ tặng bằng khen năm 2004,cờ thi đua 2005 và nhận huân chƣơng Lao động hạng 3 của Chủ tịch nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2010 Những Dự án Trọng điểm sử dụng sản phẩm Thép Việt Nhật Công ty trong những năm qua đã cung cấp 95% thép cho cầu Thanh Trì Hà Nội (Nhà Thầu Nhật bản). - Sản phẩm của công ty đƣợc rất nhiều dự án lớn sử dụng nhƣ:Cầu Vĩnh Tuy Hà Nội (Nhà Thầu Nhật bản), Cầu Đông Trù , Cầu Bính Hải Phòng (Nhà Thầu Nhật bản) , Cầu Khuể - Hải Phòng , Cảng Hải Phòng , Cảng Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 37
  38. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Cái Lân , Nhiệt điện Na Dƣơng, Nhà máy Nhiệt điện HP, Nhà máy Nhiệt điện QN, Thủy điện Sơn La, Hầm đèo Hải Vân, Sân Vận động Chi Lăng, Trung tâm hội nghị QG, Bệnh viện TW Huế, Toàn nhà cao nhất Việt Nam KRANGNAM với sản phẩm thép xây dựng chất lƣợng SD490 (Độc quyền phân phối thép), Toàn bộ các trung tâm nhà cao tầng Trung Hòa Nhân Chính. . 2.1.2: Sản phẩm và quy trính sản xuất Một số sản phẩm của công ty cổ phần Thép Việt Nhật - Công ty có công suất thiết kế 240.000 tấn sản phẩm / năm với các sản phẩm thép tròn đốt, thép tròn cuộn và thép tròn trơn. Sản phẩm của thép Việt Nhật chủ yếu phục vụ- xây dựng , đƣờng kính cỡ từ 8 đến 40, đã đƣợc đăng ký bản quyền tại Cục phát minh sáng chế của Bộ công nghệ môi trƣờng theo tiêu chuẩn của Việt Nam và Nhật Bản. - Thép cuộn Thép tròn cuộn của HPS đƣợc sản xuất theo các tiêu chuẩn JIS G3505 (Nhật Bản) và TCVN 1651-1985 (Việt Nam), kích cỡ Φ5.5, Φ6, Φ8 và Φ10. Đƣợc sản xuất bằng dây chuyền 24 giá cán hoàn toàn tự động của Nhật Bản với tốc độ Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 38
  39. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu 60m/s và làm nguội trực tiếp bằng nƣớc với áp lực lớn nên thép tròn cuộn của HPS có tiết diện tròn đều, bề mặt nhẵn bóng và có khả năng chống ôxy hoá cao. - Thép thanh vằn: Thép thanh vằn hay còn gọi là thép cốt bê tông mặt ngoài có gân đƣờng kính từ 10mm đến 40mm ở dạng thanh có chiều dài 11,7m hoặc theo yêu cầu của khách hàng. - Thép thanh tròn trơn Thép tròn, nhẵn có đƣờng kính từ 9 đến 60mm, dạng thanh có chiều dài từ 6m đến 8,6m và theo yêu cầu của khách hàng. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 39
  40. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Đƣợc đóng bó với khối lƣợng không quá 5 tấn, sản phẩm đƣợc bó ít nhất bằng 3 dây thép hoặc đai. Các thông số kích thƣớc, diện tích mặt cắt ngang, khối lƣợng 1m chiều dài, sai lệch cho phép và các đại lƣợng cần tính toán khác theo quy định cụ thể trong tiêu chuẩn. - Thép góc chữ L Thép góc đều cạnh có kích thƣớc 25x25mm đến 150x150mm với nhiều độ dày khác nhau, chiều dài thanh từ 6m đến 12m hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Các thông số kích thƣớc, diện tích mặt cắt ngang, khối lƣợng 1m chiều dài, sai lệch cho phép và các đại lƣợng cần tính toán khác theo quy định cụ thể trong tiêu chuẩn. * Quy trình công nghệ cán thép: Phôi thép nhập về đƣợc chuyển về kho trong nhà máy bằng ô tô, xuống bãi bằng cầu trục 10 tấn. Tại kho chứa phôi trong gian lò máy, phôi đƣợc cắt thành từng đoạn có chiều dài 3 mét bằng máy cắt nguội 1000 tấn hoặc mỏ cắt O2 - C2H2. Phôi chờ nung đƣợc xếp thành từng kiện ở cạnh lò. Việc nạp lò đƣợc tiến hành nhờ cầu trục 5 tấn cẩu phôi lên sàn nhận liệu, mỗi lần cẩu 8 thanh. Con lăn sẽ đƣa phôi đến lò nung. Máy đẩy thuỷ lực 70 tấn sẽ đẩy thép vào lò nung liên Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 40
  41. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tục ở nhiệt độ từ 1100 - 1150 0C khi đạt yêu cầu nung, thép ra lò rơi vào đƣờng con lăn và đƣợc chuyển đến máy cán qua các giá cán. Tại máy cán thô 3 trục 525, phôi đƣợc cán 5 lần. Tiết diện phôi ra khoảng 55x55mm đƣợc đƣa đến nhóm cán trung liên tục cán tiếp 4 lần. Sau đó, phôi đƣợc cắt đầu và đi vào một trong hai tuyến của nhóm cán tinh cán tối đa 10 lần. Sau khi ra khỏi giá cán cuối cùng, thép đƣợc cắt phân loại theo kích thƣớc < 56m bằng hai máy cắt bay kiểu đĩa. Nhờ có hệ thống con lăn và máy đẩy, thép đƣợc chuyển đến sàn làm nguội và đƣợc cắt theo chiều dài tiêu chuẩn là 11,7m hoặc theo yêu cầu của khách hàng và đóng thành từng bó, sau đó thép đƣợc kiểm tra, phân loại, đóng nhãn hiệu và nhập kho thành phẩm * Sơ đồ lƣu trình công nghệ cán thép: Phôi Cắt Nung Cán thô Cán trung Cán thép phôi phôi tinh Cắt phân Làm nguội loại Đóng bó KCS Thành phẩm Nhập kho Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 41
  42. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu * Phân xưởng sản xuất : - Bao gồm nhiều tổ sản xuất có nhiệm vụ tiến hành sản xuất sản phẩm theo kế hoạch đã đƣợc vạch ra . Mỗi tổ sản xuất có một tổ trƣởng chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra công việc của các công nhân trong tổ của mình. - Bộ phận sản xuất chính: gồm 3 tổ + Tổ lò nung: Có nhiệm vụ lái máy đẩy phôi và cầu trục, móc cáp, nạp phôi vào lò, nung phôi. + Tổ cán thép: Có nhiệm vụ lái máy đài điều khiển, điều chỉnh cán phôi qua giá cán thô, giá cán trung, giá cán tinh. + Tổ sàn nguội: Có nhiệm vụ trực sàn nguội, lái cầu trục, phụ cắt máy chọn phế bavia và bó buộc sản phẩm. - Bộ phận sản xuất phụ: chia làm 5 tổ + Tổ mặt bằng: Có nhiệm vụ vệ sinh xƣởng sau mỗi ca sản xuất, móc cáp, chọn phế đầu mẩu. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 42
  43. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu + Tổ cắt phôi: Có nhiệm vụ cắt phôi trƣớc khi nạp vào lò nung và lái xe nâng, lái cầu trục. + Tổ điện: Có nhiệm vụ trực, sửa điện trong xƣởng, đặt và quản lý các thông số điều khiển điện trên đƣờng công nghệ. + Tổ cơ bị kiện: Có nhiệm vụ sửa chữa máy móc, thiết bị dây chuyền cán, gia công sửa chữa bị kiện, hàn, cắt, xử lý sự cố. + Tổ gia công cơ khí: Có nhiệm vụ tiện, phay, bào thép, gia công cơ khí theo yêu cầu sản xuất. Bộ phận sản xuất chính chia làm 2 ca: Ca A, Ca B. Mỗi ca sản xuất 10 giờ luân phiên nhau hàng ngày, bộ phận sản xuất phụ (Ca C) bố trí tập trung làm vào 4 giờ đổi ca của ca sản xuất chính và chia đều thời gian phục vụ cho 2 ca sản xuất chính. Các tổ sản xuất đƣợc hợp lý hoá, phân công trách nhiệm rõ ràng, đảm bảo cho việc tổ chức và quản lý sản xuất đƣợc chặt chẽ, đảm bảo cho quy trình sản xuất nhịp nhàng, đúng tiến độ và chất lƣợng Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 43
  44. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu 2.1.3: Tổ chức bộ máy quản lý Biểu 2.1 Bộ máy tổ chức của công ty cổ phần thép Việt Nhật ban gi¸m ®èc Phßng kü thuËt Phßng kÕ to¸n Phßng qu¶n lý Phßng tæng hîp Phßng KD - TT c«ng nghÖ tµi vô chÊt lù¬ng nhµ m¸y c¸n thÐp Phßng b¶o tr× Tr¹m gia c«ng c¬ Ca s¶n xuÊt A Ca s¶n xuÊt B thiÕt bÞ c¬ - ®iÖn khÝ Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 44 s¬ ®å bé m¸y tæ chøc cña c«ng ty cæ phÇn thÐp viÖt nhËt
  45. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy tổ chức của công ty cổ phần Thép Việt Nhật :  * Ban giám đốc : Là những ngƣời đứng đầu công ty, đại diện cho công ty trƣớc pháp luật, trực tiếp điều hành, đề ra các chiến lƣợc phát triển cho công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh. Là ngƣời trực tiếp tham gia kí kết các hợp đồng kinh tế, lực chọn và đề ra các quyết định phƣơng án kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ với nhà nƣớc. Có những nhiệm vụ nhƣ: - Xây dựng chính sách chất lƣợng và mục tiêu chất lƣợng của công ty. - Điều hành mọi hoạt động của công ty một cách có hiệu quả. - Cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện mục tiêu chiến lƣợc có hiệu quả. - Phân công chức năng và nhiệm vụ các thành viên trong ban điều hành. - Chịu trách nhiệm quan hệ với các cơ quan chức năng bên ngoài. * Phòng tổng hợp Là nơi tổ chức nhân sự, quản lý lƣơng thƣởng, các khoản thuộc bảo hiểm, quản trị văn phòng, quản lý và lƣu trữ hồ sơ, chứng từ, văn thƣ. Phòng tổng hợp cũng có chức năng lên kế hoạch, thực hiện mua vật tƣ, máy móc nguyên liệu ; Xây dựng, đánh giá thẩm định các nhà thầu ; Tổ chức kho bãi, giao nhận vật tƣ, sản phẩm. * Phòng thị trường : Phòng thị trƣờng có trách nhiệm thực hiện các hợp đồng mua bán hàng hoá. Đồng thời nghiên cứu thị trƣờng và tiếp thị sản phẩm cũng nhƣ lập kế hoạch sản xuất. * Phòng kỹ thuật công nghệ Đây là phòng tổ chức quản lý việc thực hiện quá trình công nghệ, theo dõi việc quản lý bảo dƣỡng, sửa chữa thiết bị, lên kế hoạch dự toán các hạng mục đại tu, trung tu dây chuyền thiết bị. Phòng này cũng có chức năng đăng ký định kì chất lƣợng sản phẩm, kiểm tra nghiệm thu chất lƣợng sản phẩm và các hạng mục cần thiết về vật tƣ, thiết bị, dây chuyền sản xuất ; Thiết kế công nghệ, thiết bị mới phục vụ sản xuất. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 45
  46. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu * Phòng kế toán tài vụ : Phòng này có chức năng trợ giúp lãnh đạo công ty trong việc quản lý, sử dụng vốn và nguồn vốn. Tổ chức công tác thu thập, xử lý các thông tin liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Phòng kế toán tài vụ còn lên kế hoạch tài chính cho từng tuần, tháng, quý, năm và báo cáo các thông tin tài chính kế toán. * Phòng quản lý chất lượng : Phòng có chức năng lập và quản lý hệ thống chất lƣợng tại công ty. Theo dõi, áp dụng quy trình quản lý chất lƣợng , tổng hợp, đề ra các phƣơng án cải tiến chất lƣợng sản phẩm. Kiểm soát, quản lý chất lƣợng toàn bộ vật tƣ đầu vào , kiểm soát quá trình cán thép và sản phẩm thép cán ra. Nơi đây còn có nhiệm vụ báo cáo các thông tin về chất lƣợng sản phẩm và đăng ký định kỳ chất lƣợng sản phẩm. * Nhà máy cán thép : - Tổ chức thực hiện kế hoạch do ban Giám đốc đề ra. - Quản lý hệ thống dây chuyền sản xuất. - Quản lý công nhân trong nhà máy. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 46
  47. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu 2.1.4: Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần thép Việt Nhật 2.1.4.1: Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần thép Việt Nhật TRƢỞNG PHÒNG KẾ TOÁN PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán vật Thủ quỹ lƣơng, các NVL, thanh toán tƣ, và theo khoản trích CCDC, chi và theo dõi dõi các đại theo lƣơng, phí sản công nợ lý BHXH xuất, giá thành SP Nhân viên thống kê tại phân xƣởng Bộ máy kế toán của công ty đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung. Các nghiệp vụ kế toán chính phát sinh đƣợc tập trung ở phòng kế toán của công ty, thuộc dãy nhà văn phòng. Tại đây thực hiện việc tổ chức hƣớng dẫn và kiểm tra thực hiện toàn bộ phƣơng pháp thu thập xử lý thông tin ban đầu, thực hiện đầy đủ chiến lƣợc ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính, cung cấp một cách đầy đủ chính xác kịp thời những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính của công ty. Từ đó tham mƣu cho Ban Tổng Giám đốc để đề ra biện pháp các quy định phù hợp với đƣờng lối phát triển của công ty. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 47
  48. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Tại Phòng Kế toán của công ty thuộc khối văn phòng bao gồm có 7 nhân viên: - Trưởng phòng Kế toán: là một Kế toán tổng hợp, có mối liên hệ trực tuyến với các Kế toán viên thành phần, có năng lực điều hành và tổ chức. Kế toán trƣởng liên hệ chặt chẽ với Phó Tổng Giám đốc Kinh doanh, tham mƣu cho Ban Tổng Giám đốc về các chính sách Tài chính - Kế toán của Công ty, ký duyệt các tài liệu kế toán, phổ biến chủ trƣơng và chỉ đạo thực hiện chủ trƣơng về chuyên môn, đồng thời yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng. Các Kế toán thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của Kế toán trƣởng, trao đổi trực tiếp với Kế toán trƣởng về các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ cũng nhƣ về chế độ kế toán, chính sách tài chính của Nhà nƣớc. - Phó phòng Kế toán: là nhân viên kế toán công nợ phải thu, thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc. Chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ tình hình tăng giảm của tài sản trong công ty, đồng thời tính và trích khấu hao cho tài sản cố định. Bên cạnh đó, kế toán còn kiêm phần đề xuất xây dựng và kiểm tra kế hoạch liên doanh, liên kết đầu tƣ, tình hình vay trả trong đầu tƣ. - Kế toán tiền lương và BHXH: tính toán và hạch toán tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, các khoản khẫu trừ vào lƣơng, các khoản thu nhập, trợ cấp cho cán bộ, công nhân viên trong công ty. Hàng tháng căn cứ vào sản lƣợng của các xí nghiệp và đơn giá lƣơng của xí nghiệp cùng với hệ số lƣơng gián tiếp đồng thời ghi nhận các bảng thanh toán lƣơng do các nhân viên ở phòng kế toán gửu lên, tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp thanh toán lƣơng của công ty, lập bảng phân bổ. - Kế toán nguyên vật liệu, chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: có nhiệm vụ tổng hợp tài liệu từ các phần hành kế toán khác nhau để theo dõi trên các bảng kê, bảng phân bổ làm cơ sở cho việc tính chi phí và giá thành sản Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 48
  49. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu phẩm. Đồng thời kế toán cũng theo dõi cả phần phụ liệu. Hàng tháng, nhận các báo từ các phân xƣởng sản xuất gửi lên, lập báo cáo nguyên vật liệu, căn cứ vào bảng phân bổ, bảng tổng hợp chi phí sản xuất để cuối tháng ghi vào bảng kê. - Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm trong việc thanh toán và tình hình thanh toán với tất cả khách hàng cộng thêm cả phần công nợ phải trả. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ gốc, kế toán thanh toán viết phiếu thu chi (đối với tiền mặt), séc, uỷ nhiệm chi .(đối với tiền gửi ngân hàng) hàng tháng lập bảng kê tổng hợp séc và sổ chi tiết đối chiếu với sổ sách thủ quỹ, sổ phụ ngân hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân hàng có quan hệ giao dịch. Quản lý các tài khoản 111, 112 và các tài khoản chi tiết của nó. Đồng thời theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả trong công ty và giữa công ty với khách hàng phụ trách tài khoản 131, 141, 331, 333. - Kế toán vật tư và theo dõi các đại lý: Làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng, tổng hợp các số liệu lập bảng kê theo dõi nhập xuất tồn và nộp báo cáo cho bộ phận kế toán tính giá thành. Phụ trách tài khoản 152. Khi có yêu cầu bộ phận kế toán nguyên vật liệu và các bộ phận chắc năng khác tiến hành kiểm kê lại kho vật tƣ, đối chiếu với sổ kế toán. Nếu có thiếu hụt sẽ tìm nguyên nhân và biện pháp xử lý ghi trong biên bản kiểm kê. Thêm vào đó còn chịu trách nhiệm cuối cùng của quá trình tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng căn cứ vào đó để tập hợp lên bảng phân bổ tiền lƣơng và cũng theo dõi tình hình tiêu thụ của các đại lý của công ty. - Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, hằng ngày căn cứ vào phiếu thu chi tiền mặt để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu chi. Sau đó tổng hợp, đối chiếu thu chi với kế toán có liên quan. 2.1.4.2: Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp - Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam. (VND) - Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam - Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 49
  50. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu - Hình thức sổ sách kế toán áp dụng: Nhật ký chung - Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định của công ty bao gồm tài sản cố định hữu hình, và tài sản cố định vô hình. Tài sản cố định đƣợc theo nguyên giá và khấu hao luỹ kế. Khấu hao tài sản cố định đƣợc tính theo phƣơng pháp: đƣờng thẳng - Phƣơng pháp áp dụng thuế: Phƣơng pháp khấu trừ - Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tƣơng đƣơng tiền: Trong các năm nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đƣợc chuyển sang VND thực tế tại ngày phát sinh theo tỷ giá thông báo của Ngân hàng Ngoại thƣơng Việt Nam. - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho đƣợc tính theo giá gốc; Giá hàng xuất kho và hàng tồn kho đƣợc tính theo phƣơng pháp tính giá bình quân liên hoàn; hàng tồn kho đƣợc hạch toán theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Thuế suất thuế Thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ quy định của Nhà nƣớc tính trên Thu nhập chịu thuế. 2.1.4.3. Tổ chức hệ thống tài khoản tại Công ty. Công ty vận dụng hệ thống chứng từ tài khoản kế toán ban hành theo QĐ số 15/2006 ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC. 2.1.4.4: Hệ thống sổ sách kế toán và hình thức kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm. hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm Esoft. Phần mềm kế toán hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, in đƣợc đầy đủ sổ sách kế toán và Báo cáo Tài Chính theo quy định. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính : Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo hình thức kế toán Nhật ký chung nên sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung, nhƣng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay khi đƣợc in ra sử dụng. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 50
  51. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Giới thiệu phần mềm kế toán ESOFT Chứng từ Sổ kế toán kế toán - Sổ cái Phần mềm kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Máy vi tính -Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Màn hình ESOFT đƣợc thiết kế bao gồm những phần sau: Biểu 2.2 Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 51
  52. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu ESOFT là một phần mềm có mức độ tự động hóa cao. ESOFT luôn có khả năng trợ giúp cho các nhân viên kế toán một cách tối đa, nhân viên kế toán chỉ phải thực hiện một số ít các thao tác còn lại. Doanh nghiệp dùng phần mềm kết hợp trình tự ghi sổ theo hình thức nhật lý chung. Căn cứ vào hệ thông tài khoản kế toán, chế độ thể lệ kế toán, quy mô đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, trình độ của đội ngũ kế toán yêu cầu quản lỹ cũng nhƣ điều kiện trên máy vi tính. Công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đây là hình thức đơn giản phù hợp với quy mô của doanh nghiệp vừa và nhỏ, đồng thời trong điều kiện công ty đã áp dụng kế toán máy thì giúp hệ thồng hoá thông tin chính xác khoa học. Hệ thống sổ sách báo cáo của công ty cũng khá linh hoạt và đầy đủ phù hợp với chế độ quy định của nhà nƣớc. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 52
  53. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Biểu 2.3 Chứng từ gốc Sổ kế toán Nhật ký chung chi tiết Bảng tổng hợp Sổ cái chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối quý: Đối chiếu : Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, kế toán viên nhập dữ liệu vào phần mềm Esoft. Theo trình tự đƣợc cài đặt sẵn, máy tính sẽ tự động xử lý số liệu để ghi vào Sổ Nhật ký chung. Từ Nhật ký chung thông tin sẽ đƣợc ghi vào Sổ Cái các tài khoản có liên quan. Đồng thời từ các chứng từ gốc, thông qua khai báo chi tiết máy tính cũng tự xử lý số liệu ghi vào Sổ Chi tiết các tài khoản có liên quan. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 53
  54. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Cuối kỳ (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết) kế toán thực hiện các bút toán khoá sổ trên máy vi tính để lập các Báo cáo. Máy tính sẽ tự xử lý số liệu từ Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh và Sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết, sau đó theo chƣơng trình cài đặt sẵn, số liệu đƣợc xử lý để lập Báo cáo tài chính. Cuối kỳ các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết sẽ đƣợc in đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về ghi chép và lƣu trữ sổ sách kế toán. 2.2: Thực trạng tổ chức kế toán NVL tại công ty Cổ phần thép Việt Nhật 2.2.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.1.1: Thủ tục nhập xuất *Trình tự nhập kho nguyên vật liệu a.Mua hàng : -Căn cứ vào kế hoạch SXKD và thực tế sử dụng các bộ phận và phân xƣởng sẽ lập đƣợc nhu cầu sử dụng hàng hoá và dịch vụ và vật tƣ, phụ tùng cho năm kế hoạch bao gồm : số lƣợng và yêu cầu về chất lƣợng, ký mã hiệu, thời hạn cần có, hãng sản xuất, thời gian và phƣơng pháp đánh giá chất lƣợng số lƣợng nguyên vật liệu. -Phòng vật tƣ : lập kế hoạch mua hàng năm trình Tổng Giám đốc duyệt. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng, dữ liệu mua, các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, các báo cáo tồn kho và đánh giá chất lƣợng lƣu kho, các báo cáo đánh giá phản hồi chất lƣợng của nơi sử dụng, diễn biến của thị trƣờng cung cấp giá cả. -Căn cứ vào kế hoạch mua hàng năm, căn cứ vào nhu cầu thực tế phòng Kỹ thuật vật tƣ lập kế hoạch mua theo quý, tháng trình Tổng giám đốc trƣớc 7 ngày và thực hiện mua hàng trƣớc 2 ngày của quý, tháng kế hoạch. + Phôi thép : Căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ theo năm, quý, tháng của Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Kỹ thuật - Vật tƣ lập kế hoạch mua phôi thép, chi tiết chủng loại theo yêu cầu chủng loại sản phẩm của Bộ phận Kinh doanh. Khi bộ Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 54
  55. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu phận kinh doanh có phát sinh về số lƣợng và chủng loại phôi thép phải thông báo kịp thời biến động về bộ phận kế hoạch vật tƣ điều chỉnh kế hoạch mua. + Hàng nhập khẩu : Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, Bộ phận kỹ thuật vật tƣ làm thủ tục với các cơ quan chức năng xin giấy phép nhập khẩu tiếp căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu, cán bộ quản lý soạn thảo các văn bản, tờ khai nhập khẩu theo quy định của nhà nƣớc trình Tổng giám đốc làm thủ tục nhập khẩu -Tiếp nhận hàng : + Thông báo thời gian giao hàng : Nhân viên mua hàng/XNK thông báo tiếp nhận hàng để các bộ phận phối hợp. Đối với phôi thép và và hàng hoá cần đề nghị về phƣơng tiện vận tải xếp dỡ phải thông báo bằng văn bản trình Giám đốc Kỹ thuật vật tƣ hoặc trƣởng phòng Vật tƣ - XNK ký để gửi tới các Bộ phận cùng phối hợp tiếp nhận hàng hoá. + Viết đề nghị nghiệm thu khi hàng về để hoàn tất thủ tục nhập kho. Phòng vật tƣ - XNK căn cứ vào biên bản nghiệm thu làm thủ tục nhập kho. Nhân viên mua hàng và xuất nhập khẩu nhận và đảm nhận đã kiểm tra nội dung chứng từ và tính hợp pháp và đúng đắn chuyển cho nhân viên kế hoạch vật tƣ. Nhân viên kế hoạch vật tƣ tập hợp chứng từ, kiểm tra lại tính hợp lệ và hợp pháp đề nghị thanh toán trình trƣởng phòng Vật tƣ xuất nhập khẩu rồi chuyển sang bộ phận kế toán. b) Nhập kho, bảo quản, và đánh giá chất lƣợng : - Nhập kho vật tƣ : Thủ kho : Căn cứ vào hoá đơn, kết quả giám định hoặc nghiệm thu tiến hành nhập kho hàng hoá phù hợp với các yêu cầu của hợp đồng, đơn hàng hoặc kết luận trong các biên bản nghiệm thu của xƣởng sản xuất, cập nhật vào thẻ kho. Nhân viên kế toán vật tƣ : Căn cứ bộ chứng từ trên viết phiếu nhập kho và nhập vào báo cáo chi tiết nhập xuất tồn nguyên vật liệu. - Việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu nhập kho là vấn đề quan trọng, giúp Công ty đảm bảo đƣợc tình hình cung cấp nguyên vật liệu, đánh giá đƣợc việc Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 55
  56. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu thƣờng xuyên cung cấp nguyên vật liệu, đánh giá đƣợc chi phí đầu vào của Công ty. Do đó các chứng từ hóa đơn phải đƣợc lƣu giữ đầy đủ theo quy định hiện hành. Chứng từ sử dụng cho thủ tục nhập nguyên vật liệu gồm: - Hóa đơn GTGT. - Phiếu nhập kho. Trình tự nhập kho: Khi nguyên vật liệu về đến Công ty, phòng kỹ thuật vật tƣ sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn và tiến hành kiểm tra về mặt số lƣợng, chất lƣợng nguyên vật liệu nhập kho khi tổ chức bốc xếp vào kho. Trong trƣờng hợp nguyên vật liệu nhập kho kém phẩm chất, không đủ số lƣợng thì phải báo ngay với phòng kỹ thuật vật tƣ và cùng với bộ phận kiểm tra chất lƣợng tiến hành kiểm tra lại lô hàng để có biện pháp xử lý kịp thời. Phiếu nhập kho đƣợc lập khi có đủ chữ ký của các bên có liên quan. Phiếu nhập kho đƣợc lập thành 3 liên:  Liên 1: Kế toán sử dụng để vào sổ  Liên 2: Giao cho ngƣời giao hàng.  Liên 3: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho. VD: Ngày 03 tháng 12 Công ty nhập kho Quặng thép để làm Thép của Công ty Cổ phần Gang Thép Thái Nguyên. Căn cứ vào HĐGTGT số 004384 (Biểu 2.1) và số lƣợng thực tế kế toán tiến hành khai báo số liệu từ hóa đơn vào phần mềm ESOFT (Biểu 2.2 và 2.3) và in ra phiếu nhập (Biểu 2.4). Phiếu nhập in ra 3 liên chuyển cho các bên liên quan Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 56
  57. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Biểu 2.1 CÔNG TY CỔ PHẦN GANG THÉP THÁI NGUYÊN Địa chỉ: Phƣờng Cam Giá- Thành phố Thái Nguyên Tel:(84) 0280 3832236 – Fax: (84) 0280 3832056 Website:www.tisco.com.vn MÃ SỐ THUẾ: (OUR CODE) : 4600100155 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG INVOICE ( VAT) Liên 2(page2):khách hàng(Buyer) Series: VN/2010T No: TÊN KHÁCH HÀNG (BUYER):CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT 004384 Đị a chỉ (Address): Km 9 Quốc lộ 5 Quận Hồng Bàng-Hải Phòng Ngày (Date) Mã số thuế (Buyer’ Code): 0200289981 03/12/2010 Theo lệnh (Order): . Xu ất tại kho (Warehouse): CÔNG TY CỔ PHẦN GANG THÉP THÁI NGUYÊN TÊN HÀNG HÓA MÃ SỐ ĐVT SỐ LƢỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN Description Code Unit Quantily Unit Price Total Quặng Thép QT Tấn 400 2.298.145 919.258.000 Cộng (Sub Total) 919.258.000 Thuế GTGT (VAT) 10% 91.925.800 Tổng (Total) 1.011.183.800 Số tiền bằng chữ (Total in Words): Một tỷ không trăm mười một triệu một trăm tám mươi ba ngàn tám trăm đồng chẵn NGƢỜI NHẬN HÀNG LẬP PHIẾU KẾ TOÁN TRƢỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC Consignees Signature Write’s Signature Chief Accountant Gereral Directer Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 57
  58. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Biểu 2.2 Biểu 2.3 Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 58
  59. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Biểu 2.4 CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT Mẫu số 01- VT Km 9, quốc lộ 5,Quán Toan, Hồng Bàng,Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Số: 04/12 Ngày 3 tháng 12 năm 2010 Họ tên ngƣời giao hàng: Lê Bảo Phúc Đơn vị bán: Công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên Theo: Hóa đơn Số 004384 Ngày 03 tháng 12 năm 2010 Biên bản kiểm nhập ngày03 tháng 12 năm 2010 Của: Nhập nguyên liệu Nhập tại kho: Kho nguyên liệu (Kho 1 – kho công ty) STT Tên,quy cách vật tƣ Mã ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền số Theo CT Thực nhập 1 Quặng thép QT Tấn 400 400 2.298.145 919.258.000 Tổng cộng 919.258.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ):Chín trăm mƣời chín triệu hai trăm năm tám ngàn đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 03 tháng 12 năm 2010 Ngƣời lập Ngƣời giao Thủ kho Kế toán Thủ trƣởn phiếu hàng (Ký,họ tên) trƣởng đơn vị (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 59
  60. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu VD 2: Ngày 09/12 mua nhập kho 500 tấn phôi thép từ Công ty thép Đình Vũ Căn cứ vào HĐGTGT số 035874 ( Biểu 2.5) và số lƣợng thực tế kế toán tiến hành khai báo số liệu từ hóa đơn vào phần mềm ESOFT (Biểu2.6) và in ra phiếu nhập (Biểu2.7). Phiếu nhập in ra 3 liên chuyển cho các bên liên quan Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 60
  61. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu CTCP Thép Đình Vũ - Hải Phòng Lô 3.1,Khu Công nghiệp Đình Vũ, Đông Hải, HảiAn, Hải Phòng T: 031 3769038 F: 031 3769039 Mã số thuế: 0200513633 Email: info@dinhvusteel.com Website: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Series: VN/2010 INVOICE Số: 035874 Ngày 09 tháng 12 năm 2010 Liên 2(page2):khách hàng(Buyer) TÊN KHÁCH HÀNG (BUYER):CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT Đị a chỉ (Address): Km 9 Quốc lộ 5 Quận Hồng Bàng-Hải Phòng Mã số thuế (Buyer’ Code): 0200289981 Theo lệnh (Order): . Xuất tại kho (Warehouse): CÔNG TY CỔ PHẦN Thép Đình Vũ TÊN HÀNG HÓA MÃ SỐ ĐVT SỐ LƢỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN Description Code Unit Quantily Unit Price Total Phôi thép PT Tấn 500 15.687.000 7.843.500.000 Cộng (Sub Total) Hình thức thanh toán (Mode of Payment): CK 7.843.500.000 Tài khoản (Our Account) : Thuế GTGT (VAT) 10% 784.350.000 Tại Ngân hàng At): Tổng (Total) 8.627.850.000 Số tiền bằng chữ (Total in Words): Tám tỷ sáu trăm hai bảy triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. NGƢỜI MUA HÀNG NGƢỜI BÁN HÀNG GIÁM ĐỐC Consignees Signature Write’s Signature Gereral Directer Biểu 2.5 Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 61
  62. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Biểu 2.6 Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 62
  63. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Biểu 2.7 CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT Mẫu số 01- VT Km 9, quốc lộ 5,Quán Toan, Hồng Bàng,Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) Số NMN: PHIẾU NHẬP KHO Nợ: . Số: 17/12 Có: . Ngày 09 tháng 12 năm 2010 Họ tên ngƣời giao hàng: Lê Bảo Phúc Đơn vị bán: Công ty cổ phần thép Đình Vũ Theo: Hóa đơn Số 035874 Ngày 09 tháng 12 năm 2010 Nhập :nguyên vật liệu Nhập tại kho: Kho nguyên liệu ( Kho 1 – Kho công ty) Tên,quy cách vật ĐV Số lƣợng STT Mã số Đơn giá Thành tiền tƣ T Theo CT Thực nhập 1 Phôi thép PT1 Tấn 500 500 15.687.000 7.843.500.000 Tổng cộng 7.843.500.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ):Bảy tỷ tám trăm bốn mƣơi ba triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo:01 Ngày 09 tháng 12 năm 2010 Ngƣời lập Ngƣời giao Thủ kho Kế toán Thủ trƣởng phiếu hàng (Ký,họ tên) trƣởng đơn vị (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 63
  64. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu * Trình tự xuất kho : Nguyên vật liệu tại Công ty đƣợc dùng chủ yếu cho sản xuất, ngoài ra khi có yêu cầu có thể xuất bán hoặc xuất khác. Tuy nhiên, cũng đòi hỏi các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ xuất cũng phải đƣợc phê chuẩn đầy đủ và hợp lệ. Từ các phiếu xuất kho, thủ kho vào thẻ kho để theo dõi mặt số lƣợng của nguyên vật liệu xuất kho. Mỗi thẻ kho đƣợc mở cho từng loại nguyên vật liệu. Kế toán kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của phiếu xuất kho (phải có đủ chữ ký của ngƣời có liên quan), sau đó tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho để điền vào phiếu. Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 3 liên: * Liên 1: Phòng kế toán vào sổ * Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho. * Liên 3: Giao cho ngƣời nhận vật tƣ VD 1: Xuất kho quặng thép để phục vụ sản xuất: Ngày 04/12/2010 công ty xuất 100 tấn quặng thép phục vụ sản xuất Đơn vị sử dụng phƣơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn nên đơn giá quặng thép đƣợc phần mềm tính đƣợc nhƣ sau: Đơn giá bình quân = (257.820.000 + 919.258.000) / 500 = 2.354.156 Trị giá 100 tấn quặng thép xuất kho đƣợc tính bằng: 100 x 2.354.156 = 235.415.600 VD 2: Ngày 10/12 năm 2010. Công ty xuất 300 tấn phôi thép phục vụ sản xuất Đơn giá bình quân đƣợc phần mềm kế toán xác định nhƣ sau: - Trị giá hàng tồn kho: 12.929.779.250 - Số lƣợng hàng tồn kho: 850 Tấn Đơn giá bình quân: 12.929.779.250/ 850 = 15.211.505 Trị giá 300 tấn phôi thép xuất kho: 300 x 15.211.505 = 4.563.451.500 Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 64
  65. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Biểu 2.8 CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT Mẫu số 02- VT Km 9, quốc lộ 5,Quán Toan, Hồng Bàng,Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Số: 08/12 Ngày 04 tháng 12 năm 2010 Lý do xuất: Xuất kho phục vụ sản xuất Kho xuất: Kho nguyên liệu ( kho 1 – kho công ty) STT Tên,quy cách vật tƣ Mã số ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Quặng thép QT Tấn 100 100 2.354.156 235.415.600 Tổng cộng 235.415.600 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai trăm ba mƣơi năm triệu bốn trăm mƣời năm ngàn sáu trăm đồng Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 04 tháng 12 năm 2010 Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận Thủ kho Kế toán Giám đốc (Ký,họ tên) hàng (Ký,họ tên) trƣởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 65
  66. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Biểu 2.9 CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT Mẫu số 02- VT Km 9, quốc lộ 5,Quán Toan, Hồng Bàng,Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Số: 11/12 Ngày 10 tháng 12 năm 2010 Lý do xuất: Xuất kho phục vụ sản xuất Kho xuất: Kho nguyên liệu ( kho 1 – kho công ty) STT Tên,quy cách vật tƣ Mã số ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Phôi thép PT Tấn 300 300 15.211.505 4.563.451.500 Tổng cộng 4.563.451.500 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn tỷ năm trăm sáu mƣơi ba triệu bốn trăm năm mốt ngàn năm trăm đông chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo:01 Ngày 10 tháng 12 năm 2010 Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận Thủ kho Kế toán Giám đốc (Ký,họ tên) hàng (Ký,họ tên) trƣởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 66
  67. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu 2.2.2.2 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và việc ghi chép kế toán tại phòng kế toán Công ty trong việc quản lý vật tƣ mà ở đó thủ kho có trách nhiệm quản lý về mặt số lƣợng còn kế toán kiểm soát cả mặt số lƣợng và giá trị. Công việc hạch toán chi tiết là công việc khá phức tạp đòi hỏi phải phản ánh kịp thời, đầy đủ cả về mặt hiện vật và giá trị trong quá trình kiểm soát các loại nguyên vật liệu. Quá trình nhập xuất tại Công ty diễn ra rất thƣờng xuyên liên tục nên hiện tại doanh nghiệp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp ghi thẻ song song. Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty đƣợc mô tả theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp ghi thẻ song song. Phiếu nhập kho Thẻ hoặc sổ chi Bảng tổng hợp Sổ kế toán tiết Thẻ kho nhập, xuất, tồn tổng hợp nguyên kho vật liệu Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 67
  68. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu * Tại kho: Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu ghi số lƣợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho, cuối tháng tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. *Tại phòng kế toán: Tại phòng kế toán, kế toán phải theo dõi tình hình nhập-xuất nguyên vật liệu theo cả chỉ tiêu số lƣợng và chỉ tiêu giá trị. Sau khi kiểm tra các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán, khi đã đủ điều kiện, kế toán ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Tại màn hình giao diện chính chọn mục nhập dữ liệu, màn hình nhập nguyên vật liệu hiện ra. Tại ô loại chứng từ ta có thể chọn các phiếu nhập, phiếu xuất. Khi cập nhật dữ liệu trên máy, kế toán nhập số hiệu của chứng từ, ngày tháng phát sinh nghiệp vụ và nội dung của chứng từ theo các nội dung cài đặt sẵn trên màn hình. Đối với vật liệu nhập kho, kế toán nhập số lƣợng, đơn giá, đơn vị khách hàng, sau đó máy sẽ tự động tính thành tiền. Đối với nghiệp vụ xuất kho, kế toán nhập số liệu xuất, xác định đối tƣợng chi phí, đơn giá xuất máy sẽ tự động tính theo phƣơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Sau khi cập nhật xong chứng từ vào máy, máy sẽ quản lý vật liệu theo tên hoặc mã quy định. Khi muốn xem sổ chi tiết nào đó chỉ cần đánh tên vật liệu hoặc mã của vật liệu đó. Ta có thể xem chi tiết số liệu của từng loại vật liệu theo ngày, tháng, năm . Các loại sổ có thể xem là: Sổ chi tiết vật tƣ, Bảng cân đối vật tƣ, bảng cân đối vật tƣ theo mã. VD 1 : Ngày 03/12/2010. Công ty cổ phần thép Việt Nhật mua 400 tấn quặng thép từ công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên. Tại phòng kế toán, căn cứ vào HĐGTGT số 04384 và các chứng từ có liên quan kế toán khai báo vào phần mềm kế toán để in phiếu nhập kho ( Biểu 2.4). Từ số liệu đã đƣợc khai báo, máy tính sẽ tự động xử lý số liệu ghi vào sổ chi tiết TK152 ( Biểu 2.11). Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 68
  69. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Cuối kỳ, máy tính tự động xử lý số liệu từ các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn. - Tại kho, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập ( Biểu 2.4) vào thẻ kho ( Biểu 2.10) - Ngày 04/09, tại phòng kế toán, theo yêu cầu về xuất 100 tấn quặng thép từ phân xƣởng chuyển lên đã đƣợc phê duyệt, kế toán làm thủ tục xuất quặng thép. Kế toán khai báo dữ liệu vào phần mềm kế toán, máy tính tự động tính giá quặng thép xuất kho theo phƣơng pháp bình quân liên hoàn và in ra phiếu xuất kho ( Biểu 2.8). Từ số liệu đã đƣợc khai báo, máy tính sẽ xử lý số liệu ghi vào sổ chi tiết TK152 ( Biểu 2.11). Cuối kỳ, máy tính tự động xử lý số liệu từ các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn. ( Biểu ) - Tại kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho ( Biểu 2.8 ) vào thẻ kho ( Biểu 2.10). Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 69
  70. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Biểu 2.10 CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT Mẫu số : S12-DN Km 9, quốc lộ 5,Quán Toan, Hồng Bàng,Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: 31/12/2010 Tờ số:01 - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tƣ: Quặng thép - Đơn vị tính: Tấn - Mã số : QT STT Ngày Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày Số lƣợng Ghi tháng Nhập Xuất nhập, Nhập Xuất Tồn chú xuất Tồn đầu tháng 100 01 03/12 PN04/12 Nhập kho quặng thép 03 400 500 02 04/12 PX08/12 Xuất kho quặng thép 04 100 400 . . . 09 07/12 PN16/12 Nhập kho quặng thép 07 150 600 10 08/12 PN18/12 Nhập kho quặng thép 08 50 650 . . . . 19 15/12 PX16/12 Xuất kho quặng thép 15 100 500 . . . 26 31/12 PN36/12 Nhập kho quặng thép 20 100 400 Cộng phát sinh tháng 12 x 700 400 x Cộng cuối kỳ 400 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Thủ kho Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 70
  71. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Biểu 2.11 Đơn vị : Công ty Cổ phần Thép Việt Nhật Địa chỉ: Km 9 Quốc lộ 5 Quận Hồng Bàng-Hải Phòng SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tài khoản: 1521 – Nguyên liệu, vật liệu Chi tiết : 15211 – Quặng thép Đơn vị: Tấn SL tồn đầu kỳ: 100 Tiền tồn đầu: 257.820.000 Ngày Chứng Diễn giải SL nhập T.Tiền nhập SL xuất Đơn giá Giá vốn xuất SL tồn T.Tiền tồn từ xuất 03/12 PN04/12 Nhập mua quặng 400 919.258.000 500 1.177.078.000 04/12 PX08/12 Xuất kho phục vụ sản xuất 100 2.354.156 235.415.600 400 941.662.400 . . . . . 07/12 PN16/12 Nhập mua Quặng 150 330.000.000 600 1.335.000.000 08/12 PN18/12 Nhập mua quặng 50 107.500.000 650 1.442.500.000 . 15/12 PX16/12 Xuất kho phục vụ sản xuất 100 2.125.000 212.500.000 500 1.062.500.000 . 31/12 PN36/12 Nhập kho quặng 100 225.436.000 400 928.040.000 Số phát sinh tháng 12 700 1.575.060.000 400 904.840.000 Số dƣ cuối tháng 12 400 928.040.000 Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 71
  72. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu VD 2: Ngày 09/12/2010. Công ty cổ phần thép Việt Nhật mua 500 tấn phôi thép từ công ty thép Đình Vũ. Tại phòng kế toán, căn cứ vào HĐGTGT số 35874 và các chứng từ có liên quan kế toán khai báo vào phần mềm kế toán để in phiếu nhập kho ( Biểu 2.7). Từ số liệu đã đƣợc khai báo, máy tính sẽ tự động xử lý số liệu ghi vào sổ chi tiết TK152 ( Biểu 2.13). Cuối kỳ, máy tính tự động xử lý số liệu từ các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn. Tại kho, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập( Biểu 2.7) vào thẻ kho(Biểu 2.12) - Ngày 10/09, tại phòng kế toán, theo yêu cầu về xuất 300 tấn phôi thép từ phân xƣởng chuyển lên đã đƣợc phê duyệt, kế toán làm thủ tục xuất phôi thép. Kế toán khai báo dữ liệu vào phần mềm kế toán, máy tính tự động tính giá quặng thép xuất kho theo phƣơng pháp bình quân liên hoàn và in ra phiếu xuất kho ( Biểu 2.9). Từ số liệu đã đƣợc khai báo, máy tính sẽ xử lý số liệu ghi vào sổ chi tiết TK152 ( Biểu 2.13). Cuối kỳ, máy tính tự động xử lý số liệu từ các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn. ( Biểu 2.14) - Tại kho,thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho( Biểu 2.9) vào thẻ kho(Biểu 2.12). Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 72
  73. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Biểu 2.12 CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT Mẫu số : S12-DN Km 9, quốc lộ 5,Quán Toan, Hồng Bàng,Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: 31/12/2010 Tờ số:01 - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tƣ: Phôi thép - Đơn vị tính: Tấn - Mã số : PT STT Ngày Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày Số lƣợng Ghi chú tháng Nhập Xuất nhập, Nhập Xuất Tồn xuất Tồn đầu tháng 150 01 02/12 PN07/12 Nhập mua phôi thép 02 200 350 02 03/12 PN09/12 Nhập mua phôi thép 03 100 450 03 05/12 PN13/12 Nhập mua phôi thép 05 200 650 . . . . . 04 09/12 PN17/12 Nhập mua phôi thép 09 500 850 05 10/12 PX11/12 Xuất kho phôi thép 10 300 550 08 12/12 PN19/12 Nhập mua phôi thép 12 100 300 09 13/12 PN21/12 Nhập mua phôi thép 13 50 350 . . 15 21/12 PX19/12 Xuất kho phôi thép 200 250 . . . . Cộng phát sinh x 1800 1600 x Tồn cuối tháng 350 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Thủ kho Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 73
  74. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Đơn vị : Công ty Cổ phần Thép Việt Nhật Biểu 2.13 Địa chỉ: Km 9 Quốc lộ 5 Quận Hồng Bàng-Hải Phòng SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tài khoản: 152 – Nguyên liệu, vật liệu Chi tiết : 15212 – Phôi thép Đơn vị NVL : Tấn SL tồn đầu kỳ: 150 Tiền tồn đầu: 2.305.050.000 Ngày Chứng Diễn giải SL nhập T.Tiền nhập SL xuất Đơn giá Giá vốn xuất SL tồn T.Tiền tồn từ xuất 02/12 PN07/12 Nhập mua phôi thép 200 3.029.450.800 350 5.334.500.800 03/12 PN09/12 Nhập mua phôi thép 100 1.569.820.000 450 6.904.320.800 05/12 PN13/12 Nhập mua phôi thép 200 3.049.640.000 650 9.953.960.800 . 09/12 PN17/12 Nhập mua phôi thép 500 7.843.500.000 850 12.929.779.250 10/12 PX11/12 Xuất kho phục vụ sản xuất 300 15.211.505 4.563.451.500 550 8.366.327.750 . . . . . 12/12 PN19/12 Nhập mua phôi thép 150 2.298.350.000 300 4.595.145.000 . 21/12 PX19/12 Xuất kho phục vụ sản xuất 200 15.209.150 3.041.830.100 250 3.802.287.500 . Số phát sinh tháng 12 1.800 27.228.920.800 1600 24.174.065.800 Số dƣ cuối tháng 12 350 5.359.905.000 Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 74
  75. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT Mẫu số B07 - H Km 9, quốc lộ 5,Quán Toan, Hồng Bàng,Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN KHO VẬT TƢ HÀNG HOÁ Tài khoản : 152 – Nguyên vật liệu Đơn Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ STT Tên vật tƣ vị tính SL TT SL TT SL TT SL TT I.Nhóm vật liệu chính 1 Thép phế A1 Tấn 200 1.760.000.000 150 1.320.000.000 320 2.816.000.000 30 264.000.000 . . . . . 3 Phôi thép Tấn 150 2.305.050.000 1800 27.228.920.800 1600 24.174.065.800 350 5.359.905.000 . . . 5 Quặng thép Tấn 100 257.820.000 700 1.575.060.000 400 904.840.000 400 928.040.000 II. Nhóm nguyên liệu 12 Than đá Tấn 500 1.000.000.000 1500 3.000.000.000 1700 3.400.000.000 300 600.000.000 . . 15 Than bùn Tấn 100 6.0000.000 300 18.000.000 400 24.000.000 - - . . Cộng 11.705.498.000 135.684.215.600 139.252.992.500 8.136.721.100 Lập, ngày 31 tháng 12 năm 2010 Ngƣời lập biểu Phụ trách kế toán Thủ trƣởng đơn vị (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.14 Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 75
  76. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu 2.2.2: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần thép Việt Nhật Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc phản ánh một cách tổng quát tình hình nhập xuất nguyên vật liệu thông qua các tài khoản kế toán. Để phục vụ cho công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, hiện nay Công ty áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên để ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất tồn trên các tìa khoản kế toán hàng tồn kho. 2.2.3.1. Chứng từ sử dụng: Công ty áp dụng hệ thống chứng từ do Bộ tài chính ban hành sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu bao gồm các loại: Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, và các chứng từ khác có liên quan. 2.2.3.2. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, Công ty cổ phần thép Việt Nhật sử dụng tài khoản 152- “Nguyên liệu, vật liệu”. Và các tài khoản liên quan: TK 111, TK 112, TK 133, TK 331, TK 621, TK 627, TK 632, TK 641, Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập- xuất- tồn. 2.2.3.3. Quy trình hạch toán: Công ty đang sử dụng hệ thống phần mềm kế toán máy ESOFT theo sổ Nhật ký chung. Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 76